ACCESS: PRLOGO

ACCESS

EJERCICIO PRLOGO

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS: TABLAS, CONSUL-

TAS, FORMULARIOS E INFORMES

ACCESS es un programa de gestin de bases de datos.

Una base de datos es un conjunto estructurado de datos entre los que

existe algn vnculo comn.

Ejemplos: datos de una empresa (clientes, empleados, proveedores, pro-

ductos...), de una biblioteca (volmenes, ttulos, estanteras, salas...), de un insti-
tuto (niveles, grupos, alumnos, profesores...), de un aeropuerto (vuelos, compa-
as, terminales...). En estos casos, el vnculo comn es la empresa, la biblioteca,
el instituto o el aeropuerto

Access permite crear una base de datos y gestionarla (es decir, realizar
consultas a dicha base, introducir nuevos datos, suprimir otros, etc.).

ACTIVIDAD:

La estructura de una base

de datos puede comprobarse
abriendo alguna de las plantillas
descargables online desde la
ventana de presentacin del
programa. Aqu utilizaremos
para ello la base de datos
NORTHWIND que se incluye en
el apartado Ejemplo.

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En nuestro caso, para abreviar, puedes descargar directamente en tu pen-

drive el archivo Northwind.zip desde la web del mdulo y, a continuacin, des-
comprmelo. Desde el pendrive, abre el archivo descomprimido (doble clic sobre
el mismo).

2.- Al abrirse la base de datos aparecer el siguiente mensaje de presen-

tacin:

Este es un formulario que personaliza la base de datos en funcin del em-

pleado seleccionado. Pero ahora mismo no nos interesa averiguar cmo funcio-
na. Deja el empleado que aparece por defecto y pulsa Iniciar sesin.

La pantalla que aparece es la correspondiente al formulario de Inicio. Tam-

poco interesa demasiado, de momento. Hay que profundizar un poco ms para
acceder a la estructura bsica de la base de datos.

Haz clic en la doble

flecha del Panel de
exploracin para
acceder al panel
con los objetos de
la base de datos..

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El panel de exploracin tambin ha sido personalizado para esta base de

datos en concreto. Para visualizar el panel genrico hace falta un paso ms:

Haz clic en esta

flecha y selecciona
la opcin Tipo de
objeto.

El Panel de exploracin adopta este aspecto:

Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos son los obje-

tos tpicos de cualquier base de datos. De momento nos limitaremos a los 4 pri-
meros.

Cierra el formulario Inicio haciendo clic en

el aspa de la esquina superior derecha de la
ventana del mismo

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TABLAS:

Incluyen todos los datos que queramos almacenar sobre cualquier elemen-
to: clientes, empleados, artculos...

Para acceder a las tablas, haz

clic en esta flecha

A continuacin, haz doble clic sobre la primera tabla (estn en orden alfa-
btico) de la base: Clientes.

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Tabla Clientes
Cada uno de los datos almacenados sobre los clientes
es un campo. Los campos se disponen en columnas.

Cada cliente
de la tabla es
un registro.
Los registros
se disponen
en filas

Todas las tablas de la base tienen la misma estructura. Su creacin requiere

una cuidadosa planificacin previa, as que lo dejaremos para ms adelante.

CONSULTAS:

Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de la

base de datos y muestre slo aquella informacin que nos interesa en cada mo-
mento.

La informacin se muestra a su vez en forma de tabla aunque ocupa mucho

menos espacio en el disco que una tabla (ya que lo que se almacena es slo la
instruccin y no los datos).

ACTIVIDAD:

Como ejemplo, vamos a hacer una consulta sobre la tabla Empleados que
nos muestre slo los apellidos y el nombre de los empleados que sean represen-
tantes de ventas (pg. sig.):

1.- Cierra en primer lugar la tabla Clientes, haciendo clic en el aspa de la

ventana correspondiente a la tabla.

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2.- Despliega las consultas de la base de datos en el panel izquierdo (To-

dos los objetos de Access)

3.- Selecciona la opcin Crear de la cinta de opciones del programa:

Haz clic en el botn

Diseo de consulta.

En el cuadro Mostrar tabla

selecciona la tabla Empleados y
haz clic en Agregar. A continua-
cin, haz clic en Cerrar.

Doble clic sobre el campo Apellidos. Luego,

haz doble clic sucesivamente sobre los cam-
pos Nombre y Cargo.

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4.- La mitad inferior de la ventana presenta la forma de una tabla.

En la mitad inferior de la ventana

aparecern, en diferentes columnas,
los campos seleccionados y el nombre
de la tabla a que pertenecen.

5.- A continuacin, indicaremos al programa que slo queremos mostrar

los vendedores que sean representantes de ventas:

En la fila Criterios de la columna Car-

go, escribe Representante de ventas y
desactiva la casilla Mostrar (dado que
todos los empleados sern represen-
tantes de ventas, no tiene sentido
mostrar este dato).

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7.- En el penltimo paso, ejecutaremos la consulta para ver los resultados:

Haz clic sobre el botn Ejecutar en la

pestaa Diseo de la cinta de opciones

Los resultados se visualizan en forma de tabla de 2 columnas (ya que slo

nos interesan dos campos: apellidos y nombre; el campo Cargo lo hemos oculta-
do, aunque sirve para filtrar los datos).

Para guardar la consulta, haz clic

sobre el icono de disquete de la barra de
Office..

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En el cuadro de dilogo en el que se nos pide

un nombre para la consulta escribe Repre-
sentantes de ventas y pulsa Aceptar

Cierra la consulta y observa cmo su nombre aparece en la lista de consul-

tas del panel izquierdo. En adelante, para conocer cules son los empleados que
ocupan el cargo de representante de ventas ya slo ser necesario seleccionar y
abrir esta consulta.

Este, no obstante, es ya un ejemplo de cierta complejidad;

convendr, para ir paso a paso, retroceder un poco y empezar
con consultas ms simples que no incluyan filtrado de datos ni
ocultacin de campos (como la anterior).

FORMULARIOS:

No son, en general, ms que una forma distinta (ms atractiva) de presen-

tar en pantalla los datos de las tablas y facilitan, adems, la introduccin de da-
tos. Suelen incluir botones que permiten ejecutar ciertas acciones.

Los formularios tienen estructura de fichas. A cada registro de la tabla co-

rresponde una ficha. A continuacin se muestra el formulario Detalles de Clientes
de la base de datos Northwind:

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Clic aqu para aadir un nuevo

cliente (registro)
Clic aqu para pasar al si- Clic aqu para ir al ltimo
guiente cliente (registro) cliente (registro)

El formulario Detalles de clientes incluye elementos adicionales, como: bo-

tones asociados a acciones, una lista de bsqueda de clientes y una pestaa adi-
cional con un subformulario de pedidos. Todos esos objetos no forman parte,
necesaria de un formulario y, de momento, no los trataremos.

ACTIVIDAD:

Crear un formulario simple es muy sencillo. Haremos uno que muestre ca-
da producto en una ficha independiente:

1.- Despliega la lista de tablas en el panel izquierdo Todos los objetos de

Access. Selecciona, sin abrirla, la tabla

2.- En la cinta de opciones del programa,.selecciona con un solo clic la ta-

bla Productos.

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2.- En la cinta de opciones del programa, en la pes-

taa Crear, haz clic en el botn Formulario

La creacin del formulario es inmediata (si bien se trata de un formulario

muy bsico, sin formato):

Esto es un subformulario, que muestra los

proveedores que suministran el producto a
la empresa

3.- Para guardar el formulario haz clic en el icono de disquete de la barra

de herramientas; acepta el nombre propuesto (Productos).

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Cierra el formulario y despliega la lista de formularios del panel izquierdo

Todos los objetos de Access. Observa cmo en la lista aparece el nombre del
formulario recin creado. Finalmente, cierra el formulario.

INFORMES:

Presentan los datos de las tablas o de las consultas con un formato ade-
cuado para su impresin y presentacin por escrito.

De momento, no crearemos ninguno.

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