Planificación Hoja de Calculo Ucv - Chile - Cursos - Excel

4/12/2017 laplace.ucv.cl/Cursos/Old/FisComputacional/excel/excel.
html
Excel Bsico
Francisco Vera
Universidad Catlica de Valparaso. ChiLe
1. Conceptos elementales
2. Organizacin de la informacin en libros de trabajo
3. Administracin de la informacin en las listas
4. Anlisis de datos econmicos
5. Uso eficaz de Excel: tablas largas
6. Funciones de la hoja de clculo
7. Evaluacin grfica de datos
8. Intercambio de datos y vnculos con otras aplicaciones
9. Automatizacin y programacin en Excel
1. Conceptos elementales
Hay ciertos aspectos fundamentales, comunes a casi todas las hojas de clculo y que sern nicamente
mencionados, como por ejemplo la estructura tabloide de una hoja, as como el nombre de cada celda, es decir,
el uso de referencias para denominar a los elementos componentes de un clculo, en prcticas o en otros
apartados de este texto mencionaremos aspectos bsicos tratndolos superficialmente.
Planificacin y diseo de modelos de clculo

Un programa de hojas de clculo invita a introducir datos nada ms entrar en l, a menudo esto conduce a la
obtencin de resultados mediocres que no aprovechan de forma conveniente las capacidades puestas a
disposicin del usuario, es preciso por ello establecer una configuracin previa desplazando celdas o columnas e
insertando ttulos aclaratorios. Normalmente las hojas de clculo se utilizan para representar de forma ordenada
determinados estados de cuentas, relaciones y desarrollos.
Por lo general, una hoja de clculo consta de tres partes integrantes:
Ttulos para columnas y filas: en primer lugar se establece la estructura con ttulos.
Valores: a continuacin se introducen los valores.
Instrucciones de clculo: por ltimo se elaboran las frmulas.
Para introducir cualquier elemento en una celda o actuar sobre el contenido de sta es preciso seleccionarla
previamente, pudindose seleccionar rangos de celdas y celdas no contiguas utilizando la tecla <Ctrl> en
combinacin con el ratn, hay otros modos de efectuar selecciones que trataremos convenientemente en la parte
prctica.
http://laplace.ucv.cl/Cursos/Old/FisComputacional/excel/excel.html 1/25
4/12/2017 laplace.ucv.cl/Cursos/Old/FisComputacional/excel/excel.html
Tambin podemos seleccionar de forma rpida una fila o una columna pulsando con el ratn en la
correspondiente cabecera.
Otra posibilidad es dotar a celdas individuales o rangos de celdas de un nombre que los identifique, y que podr
ser utilizado por el resto de elementos de la hoja, para ello realizaremos la seleccin y utilizaremos la secuencia
Insertar + Nombre, opcin con la que tendremos acceso tanto a la asignacin de nombres a celdas como a su
uso.
Introduccin y modificacin de datos

Es posible introducir datos siempre que el programa est preparado para recibirlos, lo que puede reconocerse
porque en la barra de tareas aparece la palabra LISTO, cuando se escribe algo en una celda, el programa decide
como debe considerarlos.
Se considerar texto cualquier dato que no pueda interpretarse como frmula o valor numrico, en particular la
frmulas deben contener como primer carcter al signo =.
Podemos definir el tipo y el formato de los datos que se introducirn en una celda haciendo uso de la secuencia
Formato + Celdas, estando seleccionada la celda a la que deseamos aplicar el formato.
Si el tamao del contenido introducido en una celda supera al ancho de la columna actual, sta se rellenar con
smbolos # si es un nmero, mientras que si es texto invadir la celda contigua, no obstante esto puede evitarse
activando la casilla Ajustar texto del formato de la alineacin en la celda. Podemos del mismo modo
configurar el tratamiento que se dar a datos especiales como fechas y horas, posiciones decimales, fracciones y
nmeros con ceros a la izquierda, por ejemplo.
Formato de Celdas, Fila, Columna y Hoja
Podemos acceder a ciertos aspectos especficos del formato de los diferentes elementos que componen la hoja de
clculo usando la secuencia: Formato + ... De este modo tenemos la posibilidad de manipular: el formato
numrico de los datos que contendr una celda o rango de celdas, la alineacin, caractersticas de la fuente,
definicin de bordes y tramas y el bloqueo u ocultacin de celdas, aspectos estos ltimos que dependern del
nivel de proteccin de la hoja definido en Herramientas + Proteger.
Con respecto a la Fila o la Columna activa o seleccionada podemos definir su altura o anchura respectivamente,
su estado (visible o no) y si deseamos que se "autoajuste" el tamao del elemento a sus contenidos.
Para la Hoja podemos definir su nombre, su estado (visible o no) y asignarle un fondo.
Otras capacidades que se ofrecen en esta opcin del men son el autoformato, por medio del cul podemos
acceder a diseos de hoja estndar, el formato condicional, que permite asignar a una celda o rango de celdas un
formato especfico en funcin de si satisface una condicin, y la definicin y modificacin de estilos.
Introduccin de Anotaciones
Si se desea compartir las hojas de clculo con otros usuarios, es posible que deseemos marcar algunas celdas con
anotaciones o sonidos para indicar instrucciones o resaltar informacin crtica, esto se realiza con la opcin
Insertar + Comentario, de modo que aparece una marca, un pequeo punto rojo en la esquina superior derecha
de la celda, en la casilla afectada y cada vez que nos coloquemos sobre ella aparecer un cuadro emergente con
el nombre del que ha realizado la anotacin y el contenido de la misma. Si estamos situados sobre una casilla
que tiene un comentario y pulsamos Insertar, se nos ofrece la opcin de modificar el comentario adjunto.
Podemos tambin utilizar la opcin Ver+Comentarios para ir de uno a otro y modificarlos o eliminarlos.
Introduccin de frmulas
Para realizar clculos usando la hoja es preciso introducir frmulas en las celdas, una frmula es una ecuacin
que calcula un nuevo valor a partir de unos valores ya existentes, una frmula puede contener: nmeros,
operadores, rangos de celdas y funciones predefinidas. Las frmulas comienzan con el carcter =, en caso de no
introducir este carcter, el contenido se interpreta como texto, no produciendo en consecuencia ningn resultado
su ejecucin, salvo la insercin del texto en la celda activa.
Las frmulas se almacenan internamente, pueden verse en la barra de frmulas cuando se coloca el cursor sobre
la celda en la que fueron creadas, mientras que la celda muestra el resultado del clculo.
Referencias a celdas
Las frmulas pueden contener referencias a celdas de la hoja, usando su direccin (A4, B5,..), o rangos de celdas
(A4:A8),o su nombre, en caso de que el clculo afecte a ms de una celda, estas referencias se combinan con
operadores aritmticos y con funciones para obtener los resultados buscados.
Las referencias a celdas o rangos pueden crearse escribiendo directamente la referencia desde el teclado o
usando el ratn (o las teclas de direccin), pulsando sobre la celda que queremos referenciar estando el cursor
situado en el punto de insercin en el que deseamos ubicar la referencia.
Dependiendo del trabajo que deseemos desarrollar podemos utilizar diferentes tipos de referencia, por una parte
la referencia relativa, A2, que es la ms frecuentemente utilizada y que tiene la propiedad de que al mover o
copiar la celda que contiene la referencia, sta sufre una transformacin en funcin del traslado. Otro tipo de
referencias son las denominadas referencias absolutas, en este caso se realizan usando el carcter $: $A$2, de
modo que la referencia no variar a pesar de que se realicen movimiento o copias de celdas. Tambin es posible
utilizar referencias mixtas, de la forma $A2 o A$2 de esta forma tan solo la fila o la columna sern tratadas
como referencia absoluta.
Pueden incluirse adems referencias a otras hojas de la forma: Hoja1!$A$2, esta referencia ser siempre
absoluta, y referencias a otros libros: [Libro1]Hoja1!$A$2.
Estructura de frmulas
Normalmente una frmula slo proporciona un valor para la celda en la que se encuentra, una forma especial de
frmulas son las matriciales, que calculan a la vez valores para varias celdas. Hay distintos tipos de frmulas:
Frmulas aritmticas: contienen constantes, referencias a celdas y operadores aritmticos (p.ej. =-D5*B3)
Frmulas de cadenas de caracteres: permiten enlazar dos o ms cadenas de caractres con el operador & ( p.ej.
=Audio&A1&C3)
Frmulas lgicas: contienen comparaciones entre constantes o referencias de celdas (p.ej. =S4>5), de modo
que el valor Verdadero se corresponde con el valor numrico 1, y Falso con 0.
Frmulas que contienen funciones: p.ej. SUMA(B4;B10)
Es posible mezclar los distintos tipos de frmula, pero en este caso debemos tener en cuenta la compatibilidad de
los datos, por ejemplo un dato tipo cadena de caracteres no puede usarse para sumar o multiplicar.
Introduccin de frmulas
Es conveniente tener en cuenta las siguientes recomendaciones para introducir frmulas:
El primer carcter es siempre el signo igual

Las cadenas de caracteres constantes deben colocarse entre comillas dobles
Se puede agilizar la legibilidad de las frmulas insertando espacios, pero estos no pueden aparecer entre el
nombre de una funcin y el primer parntesis.
Para facilitar la adquisicin de referencias de celdas ubicadas en zonas lejanas de la hoja, podemos dividir la
pantalla usando Ventana + Nueva ventana.
Introduccin de funciones
Podemos usar funciones dentro de frmulas escribindolas directamente en la barra de captura de datos para
celdas. Cada funcin que utilicemos tendr una sintaxis propia que debe ser respetada para que se produzca el
resultado apetecido, hay unas 320 funciones y se incluyen mecanismos de ayuda directos para facilitar su uso
como es el Asistente para funciones, el cul se activa con el botn de la barra de herramientas o con la opcin
Insertar + Funcin. De modo que se abrir un cuadro de dilogo que permite seleccionar una funcin, en este
cuadro aparece adems una explicacin del resultado que se obtiene al usar la funcin seleccionada y la sintaxis
a emplear. Una vez seleccionada una funcin aparece un cuadro de dilogo asociado a ella en el que podremos
introducir los diferentes argumentos que sta precise.
Como evitar fallos en las frmulas
Antes de aceptar la introduccin de una frmula, el programa realiza una comprobacin de su sintaxis, si existen
errores en los valores aparecer en la celda implicada un mensaje de error, tambin se nos advertir de un error
en caso de haber introducido una frmula circular, es decir una frmula que contiene una referencia a la casilla
en la que se encuentra.
No obstante podemos haber cometido fallos lgicos no detectables por la mquina aunque existe mecanismos
para rastrear la construccin de la hoja y localizar el error cometido. Para ello usaremos el comando
Herramientas + Auditora, que permitir mostrar en pantalla por medio de flechas los conjuntos de celdas
encadenadas y el sentido de las operaciones que llevan de una a otra, establecindose una relacin visual entre
ellas.
Uso de Cortar Pegar para mover datos
Una vez que tenemos unos datos metidos en un rango de celdas de la hoja de clculo, y queremos moverlos a
otro lugar, podemos marcarlos y usar las opciones Cortar Copiar Pegar, pero debemos tener en cuenta que las
celdas referenciadas en las marcadas cambian su referencia en funcin del destino: por ejemplo, si en A1
tenemos una referencia a B1, si copiamos o movemos A1 a C2, la celda que aparecer en la referencia ser D2.
Otro modo ms rpido de realizar esta accin es usar el mtodo arrastrar y soltar sobre un rango de celdas
seleccionado, de este modo se producir el mismo efecto que si usamos los comandos Cortar y Pegar.
Un rango de celdas seleccionado del modo citado anteriormente es susceptible de ser borrado, para ello
nicamente hay que pulsar la tecla <Supr> mientras est activo el marcado de las celdas que deseamos eliminar.
La seleccin de celdas o rangos puede hacerse tanto con el ratn como con la combinacin de teclas <May>+
<Tecla de cursor>.
Aadir celdas
Es posible introducir celdas en una hoja ya hecha, as como filas o columnas completas, para ello usaremos la
opcin Insertar + seleccionando en cada caso lo deseado, pudiendo elegir el desplazamiento aplicado al
resto de celdas de la hoja..
Llenado para crear series
El hecho de copiar el contenido de una celda en otras puede llevarse a cabo por medio del uso de las funciones
estndar Cortar Copiar Pegar, o utilizando alguna de las dos opciones siguientes:
Llenado Automtico
Este efecto se lleva a cabo por medio del denominado controlador de llenado, esto es un punto negro que
aparece en la parte inferior derecha de la celda, o del conjunto de celdas marcadas y que reproduce el contenido
de una celda, simplemente con colocar el cursor sobre el y cuando cambie de aspecto, transformndose en un
signo +, con el mtodo arrastrar y soltar, podemos marcar un rango de celdas en las que se producir alguno de
los efectos siguientes en funcin del contenido de la celda original:
Texto: el texto se copia en el rango de celdas marcado
Nmero: si tan solo una celda contiene valores, se copia ste, si hay dos celdas con valores se crea un serie,
progresin aritmtica con valor inicial el primero de ellos y con incremento la diferencia.
Texto con nmeros: se incrementan los nmeros y se copia el texto.
Da Mes Ao Hora: genera series con los diferentes elementos, en funcin del elemento inicial.
Listas personalizadas: podemos crear series de elementos para ser usados con esta capacidad, introduciendo
la correspondiente secuencia en el cuadro de dilogo que para tal fin se ofrece, la secuencia precisa es
"Herramientas + Opciones + Listas Personalizadas."
Cuadro de dilogo Series
Utilizando la secuencia Edicin + Rellenar + Series aparece un cuadro de dilogo en el que podemos
introducir diferentes opciones para definir una serie de forma ms especfica, para ello debemos realizar esta
accin desde una celda que contenga un valor inicial, y podemos establecer tanto el incremento como el
lmite mximo de la serie.
2. Organizacin de la informacin en libros de trabajo

Las hojas de clculo son los bloques bsicos en los que se almacena la informacin, mientras que los libros de
trabajo son las herramienta utilizadas para administrar de modo eficiente la informacin contenida en las hojas.
Cada libro contiene por defecto tres hojas, aunque esta cantidad puede ser incrementada.
Administracin de las hojas de clculo
Las hojas de clculo pueden reunirse en los denominados libros de trabajo, cada libro puede contener hasta un
total de 255 hojas, de modo que todas las hojas de un libro se almacenan en un solo fichero, as podemos
almacenar hojas referentes a un proyecto bajo el marco de un libro. Para cambiar de una hoja a otra del mismo
libro utilizaremos las pestaas que aparecen en la parte inferior del libro, y que contienen el nombre de la hoja,
este nombre puede cambiarse pulsando un doble clic sobre el.
Por medio del men de edicin podemos eliminar e insertar hojas en un libro, y tambin es posible reordenarlas
usando la tcnica de arrastrar y soltar.
Con Herramientas + Opciones podemos configurar ciertos aspectos, entre ellos podemos indicar cual es la
cantidad de hojas que deseamos que aparezcan por defecto en un nuevo libro.
Vnculos entre hojas
Cuando se crea un libro de trabajo que contiene varias hojas, es posible que se quieran referenciar los datos de
una de ellas con respecto a los de otra, para ello se crean los denominados vnculos, para ello tan solo debemos ir
a la hoja origen desde la hoja destino y marcar en ella la celda o rango de celdas vinculadas, en la frmula
aparecer la referencia as:
Nombre_Hoja!Rango_Celdas.
Uso de libros y reas de trabajo
Cada libro de trabajo se almacena en un fichero distinto, en consecuencia, podemos abrir varios libros de
trabajo, pero solo uno de ellos tendr el foco en cada momento, para mejorar la visin de los diferentes libros
abiertos y por consiguiente facilitar el trabajo podemos utilizar la opcin Ventana + Organizar.
Cuando se utiliza habitualmente la misma coleccin de libros de trabajo , cabe la posibilidad de crear un archivo
que contenga el estado del rea de trabajo, donde se guarde informacin acerca de los archivos abiertos y de su
disposicin en pantalla, para ello usaremos Archivo + Guardar Area de trabajo, de este modo se abrir un
cuadro de dilogo con el que se generar el archivo deseado con extensin XLM.
Vnculos entre libros
Es posible crear frmulas que hagan referencia a celdas o rangos de celdas de hojas de clculo pertenecientes a
otros libros, para lo cual es necesario que estos libros estn abiertos, para ello en la celda destino del vnculo se
escribir un texto con el siguiente formato:
=[Nombre_Libro]Nombre_Hoja!$A$1:$A$4
Si deseamos vincular varias hojas de clculo que compartan formatos de organizacin comunes, se puede utilizar
la orden Datos + Consolidar , de este modo podemos establecer vnculos en mltiples celdas de diversos libros
con el objeto de aplicarles una determinada funcin estadstica, y mantener la accin para poder repetirla en
cualquier instante, para ello debemos completar el cuadro de dilogo que se ofrece.
Libros de trabajo multiusuario
Cuando se tiene acceso a una carpeta compartida a travs de una red, es posible crear libros de trabajo
multiusuario, que se puedan abrir y utilizar simultneamente por varios individuos, de modo que pueden estar
trabajando sobre el mismo libro a la vez, a este tipo de hojas de clculo se suele denominar listas compartidas, a
la hora de crear una de ellas es conveniente tener en cuenta el uso de anotaciones aclaratorias, y en el formato
debe primar la claridad, a continuacin usaremos Herramientas + Compartir Libro, de este modo se abrir un
cuadro de dilogo en el que aparecern los nombres de los usuarios que tienen abierto en ese momento el libro,
as como las diferentes opciones de configuracin, por ejemplo el comportamiento en casos de conflicto, es
decir, cuando dos o ms usuarios modifican el contenido de una celda de diferentes formas, la configuracin del
modo de guardar datos y del control de cambios.
Proteccin de hojas y libros

Podemos como primera medida de proteccin ocultar una fila o columna de una hoja de clculo con el fin de
evitar que los datos sean consultados por personal no autorizado o para que no molesten mientras trabajamos en
otros aspectos de la hoja, para ello colocaremos el cursor en una celda perteneciente a la fila o columna que
deseamos ocultar y usamos la secuencia de instrucciones Formato + Fila (Columna) + Ocultar, para recuperar
un elemento ocultado, debemos marcar los elementos que se encuentren a cada lado de los ocultos y usar
Formato + Fila (Columna) + Mostrar.
Sin embargo, es posible proteger una hoja de clculo completa o un libro de trabajo con la opcin denominada
Proteccin con contrasea.
Proteccin de las hojas de clculo
Para proteger una hoja de clculo dentro de un libro de trabajo, usaremos Herramientas + Proteger + Hoja, de
este modo aparecer un cuadro de dilogo en el que podemos especificar el tipo de proteccin que deseamos y la
contrasea para desproteger la hoja.
Proteccin de la estructura del libro de trabajo
Podemos proteger la estructura del libro de trabajo de posibles modificaciones (de los nombres y del orden de
las hojas de clculo), para ello usamos la secuencia Herramientas + Proteger + Libro, apareciendo un cuadro
de dilogo.
Proteccin del control de cambios
Es la tercera opcin ofrecida en el men de proteccin, con ella podemos evitar que alguien desactive el
control de cambios para el libro, se activa con Herramientas + Proteger + Proteger y compartir.
Al igual que en el procesador de textos, podemos usar un nivel de proteccin ms alto, con el fin de impedir que
cualquier usuario no autorizado abra un documento, para ello se har uso de las Opciones de Guardar Como.
3. Administracin de la informacin en las listas

Cundo se trabaja con una gran cantidad de informacin, es conveniente aprovechar las posibilidades que ofrece
el administrador de listas para facilitar el trabajo, una lista es una tabla de datos almacenados en una hoja de
clculo y organizados en columnas de campos y filas de registros, en esencia es una base de datos.
Listas como bases de datos
Una lista es una coleccin de filas con cabeceras de columna uniformes y datos consistentes, de modo que cada
columna contendr el mismo tipo de informacin (campo), y cada fila contendr informacin referente a un
elemento (registro). Para crear una lista es conveniente dar formato a las celdas previamente, la cabeceras de
cada columna tendrn formato de texto, con un aspecto que podemos seleccionar, y las celdas de la lista podrn
corresponder a cualquiera de los formatos que ofrece el programa para
los datos.
Uso de formularios por defecto para introducir datos
Una vez creada la estructura de la tabla, con los nombres de las columnas introducidos, es posible proceder a
introducir los datos por medio de un formulario usando Datos + Formulario, ofrecindose opciones de bsqueda
de registros en funcin de un determinado criterio, esta opcin es muy til cuando trabajamos con una gran
cantidad de datos.
Ordenacin de listas
Una vez que los registros estn organizados en una lista, podemos usar diferentes rdenes del men para
establecer ordenaciones, para ello usamos la secuencia Datos + Ordenar, apareciendo un cuadro de dilogo en
el que seleccionamos los campos de primer, segundo y tercer criterio, as como el tipo de ordenacin, ascendente
o descendente, de modo que podemos basar la ordenacin en ms de una columna, para deshacer empates.
Otra posibilidad es crear ordenaciones personalizadas para ordenar listas sin seguir unos determinados modelos
alfanumricos o cronolgicos, estas opciones de ordenacin personalizada pueden seleccionarse pulsando el
botn Opciones del cuadro de dilogo de Ordenar. Para crear una ordenacin personalizada y aadirla a esta
lista debemos utilizar la secuencia Herramientas + Opciones, visitando la pestaa denominada Listas
personalizadas.
Creacin de filtros
El filtro automtico que podemos encontrar en Datos + Filtro, denominado Autofiltro, se puede utilizar para
ocultar todas las filas de la lista excepto aquellas que cumplan una determinada condicin. Esta orden sita una
lista desplegable en lo alto de cada columna, permitiendo seleccionar para cada una de ellas un criterio, una vez
usado un filtro. Tambin se ofrece la posibilidad de personalizar el filtro de cada columna para que se muestren
las filas cuyo valor en esa columna est dentro de un determinado rango as como seleccionar los diez mejores
valores en cuanto a proximidad a uno dado, y permitir mostrar todas las filas, por lo que respecta a esta columna.
Para volver a ver todos los registros debemos seleccionar la opcin Datos + Filtro + Mostrar todo.
Existe la posibilidad de definir Filtros avanzados, de modo que podemos establecer un filtro que acte
nicamente para un determinado rango de celdas y que solo ofrezca posibilidad de definir filtros en
determinadas columnas, pudiendo solicitarse el resultado sobre la propia tabla o copiado en otro lugar.
Uso de Subtotales
La orden Datos + Subtotales del men ayuda a organizar la lista mostrando los registros en grupos con
subtotales, medias o cualquier otro tipo de informacin de balance, para realizar esta accin primero debemos
reordenar la tabla en funcin del campo sobre el que deseemos crear subtotales, hecha esta operacin, abrimos el
cuadro de dilogo correspondiente con la citada secuencia, en el que indicaremos el campo que determinar la
agrupacin de datos, la funcin a utilizar y el campo sobre el que se aplicar esta funcin.
Podemos trabajar en modo esquema dentro de esta opcin, puesto que aparece en la parte izquierda de la
pantalla un cuadro de controles, de modo que podemos expandir o contraer los subtotales a un determinado
nivel, de forma general o particular para cada uno de ellos.
Creacin de tablas dinmicas

Mediante el uso de tablas dinmicas podemos crear una tabla personalizada que puede usarse para organizar los
campos de formas diferentes, para ello se hace uso del Asistente de tablas dinmicas, que se activa por medio de
la secuencia Datos + Asistente para tablas dinmicas. De este modo aparecer el correspondiente cuadro de
dilogo debiendo indicar en primer lugar la procedencia de los datos, es decir, si son de la propia hoja o son
datos externos, a continuacin, en caso de ser de la propia hoja, indicaremos el rango de celdas que contiene los
datos, normalmente una tabla simple, para definir a continuacin la colocacin de los diferentes campos en la
tabla as como las operaciones que se efectuarn sobre ellos. Cuando finalice este proceso aparecer la tabla
creada en el destino que hayamos indicado junto a una barra de herramientas flotante que permite realizar
modificaciones sobre la tabla creada.
Dentro de la tabla dinmica cuesta poco reconocer los datos puesto que sta presenta una nueva forma de
visualizar la lista, como si se hubieran creado nuevas cabeceras de filas y columnas, y los datos fueran nuevos,
usando la barra de herramientas flotante, que se activa con el botn Asistente para tabla con pivotes, podemos
llevar a cabo acciones como: reordenar los campos, cambiar la funcin utilizada para hacer los clculos en el
rea de Datos y ajustar el formato mostrado.
Los cambios que se realicen sobre la lista no quedarn reflejados en la tabla dinmica hasta que se elija la orden
Renovar datos.
Existe la posibilidad de usar una tabla dinmica para visualizar datos externos, para ello el programa usa un
driver denominado ODBC (Open Database Connectivity) y la utilidad Microsoft Query que funciona como
unin entre Excel y los archivos de bases de datos con diferentes formatos.
4. Anlisis de datos econmicos

Una potente herramienta de administracin que podemos usar por medio de una hoja de clculo es la creacin de
modelos que hacer si para prever determinadas situaciones, a las que podramos denominar herramientas de
planificacin.
Buscar objetivo
La orden bsica para hacer previsiones es Buscar Objetivo, que se encuentra en el men herramientas, con ella
podemos determinar un valor desconocido capaz de producir un resultado determinado, usaremos esta funcin
cuando la simplicidad del problema nos permita especular sobre una sola variable.
Para usar Buscar objetivo debemos configurar la hoja de clculo de modo que contenga una frmula que calcule
el objetivo, una celda vaca que guarde el nmero con la previsin y cualquier otro tipo de valores que se
necesiten para calcular la frmula.
Al hacer uso de la seleccin Herramientas + Buscar objetivo, aparecer un cuadro de dilogo en el debemos
introducir el rango de la celda que contiene la frmula, el valor que deseamos que se obtenga y el rango de la
celda que contendr el valor variable.
Cuando empieza a ejecutarse la orden Buscar objetivo, sta prueba repetidamente nuevos valores en la celda
variable para encontrar la solucin al problema propuesto, a este proceso se le denomina iteracin, y se repite
hasta que se ha ejecutado cien veces o se ha encontrado una solucin con una precisin de 0,001 respecto al
objetivo especificado. No obstante podemos configurar este proceso en la pestaa Calcular de Herramientas
+ Opciones.
Solver
Cuando el problema sobre el que se quieren hacer previsiones contiene ms de una variable, hay que utilizar el
complemento Solver para hacer el anlisis del escenario.
Para ello debemos contar con una especificacin de un problema en el que deben aparecer datos iniciales,
casillas variables, para su evaluacin, una casilla solucin, que contendr una frmula a evaluar y si ello es
preciso, algunas casillas de restriccin.
En primer lugar debemos crear la hoja de clculo, incluyendo los datos iniciales, las casillas variables y las
frmulas que relacionan todo ello, a esta construccin se le denomina escenario, a continuacin usamos la
secuencia Herramientas + Solver, aunque es posible que sea necesario usar el disco de instalacin de Office, si
la utilidad no aparece en el men Herramientas.
En el cuadro de dilogo que se nos presenta debemos introducir la direccin de la casilla que contendr la
frmula a evaluar, junto con la especificacin del tipo de clculo deseado: maximizar, minimizar o igualar a
cantidad fija. Tambin introduciremos los rangos de las celdas variables, escribiendo sus rangos a mano o
`pulsando con el puntero sobre las celdas, y separndolas con ;.
A continuacin si el problema lo requiere, introduciremos las restricciones, pulsando el botn Agregar y

estableciendo la condicin particular en cada caso usando el cuadro de dilogo que en ese momento se ofrece.
Cuando pulsamos el botn de Resolver, Solver buscar una solucin al problema planteado encontrando
valores para la celda solucin y para las celdas variables que satisfagan las restricciones, lo que se denomina una
solucin aceptable. La utilidad funciona por medio de iteraciones, es decir, repite pruebas con diferentes valores
en las variables, hasta un total de 100 siempre que antes no haya encontrado una solucin con una precisin de
0,001 respecto al objetivo especificado. Estas condiciones de trabajo pueden modificarse pulsando el botn
etiquetado con Opciones dentro del cuadro de dilogo de Solver.
En caso de existir ms de una solucin para el problema, podemos incitar al resolutor a que las encuentre
introduciendo unos valores iniciales aceptables dentro de las celdas variables, as el proceso de clculo ser
distinto y posiblemente tambin lo sern las soluciones.
Una vez que Solver ha terminado su trabajo podemos solicitar la creacin de informes de tres tipos: resultados,
sensibilidad y lmites, los cules se generarn en una hoja nueva que se adjuntar al libro
Podemos utilizar Solver para realizar previsiones, calculando los valores que deben tener las variables para que
el objetivo alcance un determinado valor, para ello introduciremos este valor en la casilla correspondiente al
objetivo y pulsaremos el botn Resolver, obtendremos entonces los valores de las variables que dan como
resultado el objetivo apetecido.
Administrador de escenarios
Las rdenes Buscar objetivo y Solver son muy tiles, pero en caso de hacer varias previsiones es muy fcil
olvidar cules fueron los valores originales, no existiendo tampoco la posibilidad de comparar soluciones, ya que
cada vez que se modifiquen los datos la iteracin anterior se perder, esto puede solventarse usando
Herramientas + Escenario.
Un escenario es un modelo que hacer si al que se le da un nombre y que incluye celdas variables relacionadas
por una o ms frmulas, para crear un escenario podemos usar la opcin Crear escenario que aparece en el
cuadro de dilogo de Solver una vez que ha realizado los clculos, o bien usar Herramienta + Escenario, as
aparecer un cuadro de dilogo en el que debemos pulsar el botn Agregar dando este comando paso a otro
cuadro de dilogo en el que introduciremos el nombre del escenario a guardar, el rango de las celdas cambiantes,
algn comentario alusivo y el nivel de proteccin con el que lo deseamos dotar. Si seleccionamos una opcin de
proteccin para un escenario en particular, bien sea evitar cambios u ocultar, stas tendrn efecto cuando
activemos la proteccin de la hoja con Herramientas + Proteccin.
A continuacin debemos especificar los valores que tendrn las celdas cambiantes en este escenario, con efecto
de redondear los valores que a veces debido a la exactitud del clculo no son adecuados para su tratamiento.
Los escenarios definidos se guardan en el mismo fichero que contiene al libro, y para visualizarlo usaremos la
opcin Mostrar del Administrador de escenarios, tambin podemos crear informes que contengan uno o ms
escenarios, para ello usaremos el botn Resumen del cuadro de dilogo del Administrador de escenarios, este
comando crea automticamente otra hoja dentro del libro, y podemos elegir entre dos tipos de informe: resumen
o tabla dinmica, indicando tambin cul es la celda que contiene el resultado. As podemos cmodamente
comparar los resultados obtenidos en diferentes escenarios.
Aparecern en este punto botones de esquema a los lados, que permitirn expandir o contraer las filas o
columnas del sumario de escenarios, para visualizar nicamente aquello que se desea.
5. Uso eficaz de Excel: tablas largas

Trataremos a continuacin algunas cuestiones relacionadas con la creacin de modelos de clculo complejos,
como son el uso eficaz de los libros, para no perder la visin general de los datos, y el uso de plantillas.
Uso de libros
Como primera medida debemos considerar el establecimiento de algn criterio a la hora de ordenar las hojas en
libros, es mejor tener varios libros con contenido relacionado que un gigantesco libro con hojas no relacionadas,
adems es conveniente recoger en un mismo libro aquellas hojas que estn relacionadas por frmulas.
Existe la posibilidad de insertar hojas nuevas en un libro, con la secuencia Insertar + Hoja o usando el men
contextual del men de pestaas, utilizando este men podemos reordenar las hojas de un libro, cambiar su
nombre y eliminar hojas sobrantes. Tambin podemos editar varias hojas a la vez, algo que puede ser
especialmente interesante en el caso de colocar el todas ellas el mismo encabezado o dotarlas de una estructura
similar, para ello debemos seleccionar las hojas implicadas usando el men contextual del men de pestaas, si
queremos seleccionar todas, o los mtodos habituales para hacer selecciones mltiples.
Visin general
A pesar de las barras de desplazamiento, suele ser fatigoso visualizar en pantalla una hoja que sea algo grande,
sin embargo podemos utilizar las diferentes opciones que se nos ofrecen para facilitar la visin general de una
hoja. Una posibilidad es abrir varias ventanas para un solo libro, de manera que en cada subventana veamos una
parte de la hoja, organizando a continuacin las ventanas en la pantalla.
Otra posibilidad es el uso de Zoom con la secuencia Ver + Zoom, seleccionando en este caso un determinado
aumento.
Tambin es til el uso de la divisin de una ventana en dos o cuatro partes, para ello usaremos la secuencia
Ventana + Divisin, de este modo podemos situar cada una de las partes en un lugar diferente de la hoja, a
veces sucede que a poco que nos movamos en una hoja de clculo nos encontraremos inmersos en un mar de
celdas si referencias claras de que es cada una de ellas, de este modo podemos mantener los ttulos de filas y/o
columnas siempre visibles en la pantalla, existiendo la posibilidad de inmovilizar la divisin, hecho con el cul
las barras de desplazamiento desaparecern, permitindonos crear una zona de trabajo adaptada a nuestras
necesidades.
Vistas de una tabla
Una hoja de clculo puede tener datos pensados para diferentes destinatarios, de modo que no todos precisen de
la misma configuracin de los datos o deban tener acceso a ellos, por ello a veces es conveniente la definicin de
vistas de una tabla, con lo cual podemos ahorrarnos el guardar diferentes versiones de un libro.
Para definir una vista, activamos la hoja de clculo para la que deseamos determinar la vista, a continuacin
seleccionamos la configuracin de presentacin e impresin que deseamos utilizar para esa vista y con la
secuencia Ver + Vistas personalizadas para abrir el cuadro de dilogo con el que podemos agregar la vista,
indicando su nombre y si deseamos incluir la configuracin de impresin y las filas o columnas ocultas.
Una vez definida una vista podemos volver a verla seleccionndola en el cuadro de dilogo citado anteriormente.
Texto y color
Cuanto mayor sea el tamao de los modelos de clculo ms complejas sern las operaciones matemticas que
aparezcan en ellos, y ms necesario ser contar con cierta informacin adjunta a los clculos, adems de la
inclusin de notas, de la que ya hemos hablado, es til usar los diferentes elementos que ofrece la barra de
dibujo para colocar cuadros de texto y otros elementos ilustrativos.
6. Funciones de la hoja de clculo

La mayor parte de las funciones pertenecen a la configuracin estndar de Excel, aunque otras ms especficas,
fundamentalmente estadsticas y tcnicas pueden instalarse opcionalmente.
Estructura y utilizacin
Las funciones son indicaciones de operaciones que el programa debe ejecutar, las funciones de hoja de clculo
son operaciones que se utilizan dentro de una hoja. Todas las funciones utilizan valores que se suministran como
argumentos para producir nuevos valores, pudindose tratar adems de clculos matemticos, de anlisis lgicos,
divisin de cadenas y similares.
Estructuralmente es como una caja negra en la que entran datos y se ofrecen resultados cuyo tipo depender del
tipo de funcin, su estructura generalmente ser:
FUNCIN(Argumento,...)
Tipos de Argumentos
Una funcin puede contener uno o varios argumentos, dentro de los cuales algunos sern obligatorios y otros
opcionales, los posibles argumentos son:
Constantes: valores que se introducen directamente.
Celdas o rangos: Los valores con los que trabajar la funcin ya estn contenidos en otras celdas, y a ellos se
har referencia mediante su direccin, esta direccin puede ser introducida manualmente o seleccionando la
celda o rango adecuado, utilizando para ello el "retorno a la hoja" que se ofrece en los cuadros de captura de
direcciones.
Nombres de rangos: si se ha asignado un nombre a un rango de celdas podemos utilizarlo para hacer
referencia a ellas.
Funciones: una funcin puede utilizarse como argumento para otra funcin.
Hay no obstante funciones que no necesitan ningn argumento, por ejemplo PI(), aunque deben ir acompaadas
del parntesis para que ser reconocidas como funciones.
7. Evaluacin grfica de datos

Cuanto ms voluminoso sea el material numrico que se presenta y se calcula en una tabla, ms cuesta
seleccionar la informacin realmente importante, para facilitar la representacin de datos y en consecuencia su
evaluacin rpida, el programa incorpora la posibilidad de crear grficos asociados a los resultados numricos de
forma sencilla.
Elementos de un grfico
Para convertir una tabla en un grfico debemos marcar el rango de datos que deseamos incorporar a la tabla y
seleccionar las diferentes opciones que se nos ofrecen al pulsar sobre el asistente para grficos.
Los diferentes elementos de que consta un grfico en Excel son:
Ejes: normalmente se denomina al eje x (horizontal) como Eje de rtulos y al eje y (vertical) como Eje de
magnitudes. En los grficos tridimensionales se aade a estos dos un nuevo eje, z que es ahora denominado
Eje de magnitudes, pasando a llamarse al eje y Eje de orden.
Escala de los ejes: el escalado de los ejes se manifiesta por una divisin de estos con lneas, mostrndose con
rtulos, este proceso tan solo tiene sentido cuando se trata de un eje numrico, debemos tener en cuenta que
prcticamente todos los grficos que construimos con una hoja de clculo tienen un nico eje numrico.
Sistemas de coordenadas en ngulo no recto: podemos utilizar en excel otros dos sistemas de coordenadas
para crear grficos, por una parte un eje circular, en el los diferentes valores estarn relacionados con el valor
de un determinado ngulo, dando lugar a grficos como los de sectores, y por otra el sistema de coordenadas
que da lugar al grfico de radar, con el cual se establece para cada rtulo un eje de magnitudes sobre el que
se marcar el punto o los puntos correspondientes.
Series de datos y puntos de datos: el sistema de coordenadas es el marco de referencia en el que se

representan grficamente los datos de una tabla, stos pueden representarse por medio de puntos, barras,
sectores, reas, etc. Los datos relacionados entre s forman una serie de datos. Un grfico de excel puede
contener como mximo 255 series de datos y cada serie puede contener hasta 32 puntos de datos.
Elementos adicionales: para convertir un grfico en una presentacin realmente explicativa, son necesarios
otros elementos, como son:
Rotulacin de ejes: que dejen claro a que se refiere cada eje.
Divisiones de eje: hacen que los valores se vean ms claramente.
Retcula: compuesta por lneas sobre la superficie del grfico.
Leyendas: con indicaciones acerca de los elementos del grfico.
Ttulo: que describa brevemente el contenido.
Todos los elementos citados pueden definirse para un grfico de modo sencillo por medio del uso del Asistente
para Grficos, no obstante, una vez creado, podemos modificar cualquiera de estas caractersticas situndonos
sobre el elemento correspondiente del grfico afectado y usando su men contextual.
Vinculacin entre la tabla y el grfico

Cuando creamos un grfico figura en la misma hoja en la que figura la tabla que da origen a sus datos, si
modificamos un valor de la tabla de datos el aspecto de la grfica se adaptar a este cambio.
Sin embargo en caso de que la tabla y el grfico figuren en hojas distintas, o en libros distintos, se establece un
vnculo entre ambos elementos en las mismas condiciones que en el caso de los rangos. En caso de que se borre
la tabla origen de los datos, el grfico permanece en su destino convirtindose en una imagen.
Tambin es posible convertir un grfico en una imagen desvinculada de sus datos originales, para ello una vez
creado el grfico lo llevamos al portapapeles y a continuacin lo pegamos en el lugar deseado utilizando la
opcin Pegado especial, seleccionando la opcin Dibujo.
Mejoras y posibilidades de configuracin
La apariencia de los grficos creados puede manipularse de varias formas, desde el punto de vista del
procedimiento podemos dividir las posibilidades de configuracin en tres categoras:
Trabajar con el cuadro de dilogo, que se activa con una doble pulsacin sobre el rea que contiene al
grfico.
Mens contextuales: cada parte del grfico tiene un men contextual.

Utilizar el arrastrado con el ratn.
Uso de la barra de herramientas para grficos.
Existe la posibilidad de modificar el tamao y la posicin de un grfico y de sus elementos de forma particular.
Uso prctico de grficos

La eleccin del tipo de grfico que debemos utilizar en un caso determinado es a veces compleja, veremos a
continuacin algunas pautas a seguir para ello.
En principio, un grfico debe ser ms claro que su correspondiente tabla , por lo cual no debe estar
excesivamente sobrecargado con especificaciones innecesarias, adems debe representar correctamente los
datos, por lo que deben evitarse trucos con las escalas que disimulen diferencias, si ello no es posible, debe
indicarse claramente. En el contexto de una presentacin general debemos utilizar los mismos tipos de grficos
para los mismos tipos de datos, puesto que ello favorece la claridad, aunque pueda resultar algo montono.
Veamos usos especficos a los que podemos destinar diferentes tipos de grficos:
Grficos de columnas: para casi todos los casos
Los grficos de columnas y de barras son cmodos de usar y fciles de comprender lo que hace que su uso este
muy generalizado, su principal caracterstica es que cada columna representa un elemento discreto e
independiente de los dems, tradicionalmente el eje horizontal se usa como eje de rtulos y en muchas ocasiones
como eje temporal, mientras que las magnitudes se representan en el eje vertical
Podemos incluir en grficos de columnas una o varias series de datos, para ello podemos utilizar tantas columnas
como series deseemos introducir o usar el formato de columnas apiladas.
Grficos de barras: para rtulos largos
La estructura de los grficos de barras es muy similar a la de los grficos de columnas, pero en esta caso el eje
vertical es el eje de rtulos y el eje horizontal el de magnitudes, tiene sentido utilizar este tipo de grficos cuando
la longitud de los rtulos es demasiado larga para que su ubicacin en la parte inferior cause problemas de
legibilidad.
Grficos de lneas: especiales para tendencias
Este tipo de grficos permite incluir muchos ms datos en un espacio ms reducido, siendo por el contrario
menos claros que los de barras o columnas. Cuando se muestran datos usando este formato existe la tendencia a
interpolar visualmente valores entre datos prximos, es decir, ver datos que no existen en la tabla que sirve de
base, interpretando de este modo la tendencia ascendente o descendente de la lnea, es conveniente usarlos por
tanto cuando estas interpolaciones sean deseables y correctas.
En este sentido es conveniente que el eje de rtulos, o eje horizontal, represente una evolucin temporal o de
otra magnitud, en aquellos casos en los que el eje de rtulos tan solo contenga caractersticas cualitativas no est
indicado el uso de este tipo de grficos.
Grficos para cotizaciones de bolsa

Dentro del apartado de grficos de lneas se encuentran un tipo de grficos en los que cuando hay varias series
de datos, no se vinculan los datos consecutivos de una serie, unindolos por ejemplo con una lnea, sino que se
relacionan valores afines de varias series de datos. Este tipo de grficos se suelen denominar grficos burstiles
o de acciones, y es conveniente su uso cuando representemos series que se compongan de dos, tres o cuatro
valores en los que sea importante la presentacin de los valores mximo y mnimo, o de los valores medios.
Grficos de reas: para representar el desarrollo de partes porcentuales.
Son grficos cuyo uso es conveniente cuando se traten varias series de datos, los diferentes datos se tratan de
forma aditiva, no cruzndose las lneas que delimitan las diferentes zonas, remarcndose as las diferencias entre
unos valores y otros a lo largo de una magnitud. Suelen usarse cuando en el eje de rtulos se trate de evoluciones
temporales o espaciales.
Grficos combinados
Suelen utilizarse cuando deseamos comparar en un grfico datos de tipo y magnitud muy diversa, evitando
efectos no deseados como podra ser la mezcla de columnas muy grandes y columnas muy pequeas, el
programa ofrece la posibilidad de definir combinaciones personalizadas.
Grficos circulares: para partes de un todo.
Son grficos que deben usarse cuando deseamos mostrar las diferentes partes de un todo, no precisan de una
cruz de coordenadas y tan solo representan porcentajes, no es por tanto aconsejable cuando deseamos mostrar
varias series de datos, si deseamos usar este formato con varias series debemos crear un grfico para cada una de
ellas, colocndolos a continuacin uno al lado del otro, aunque en este caso ser preferible el uso del grfico de
anillo.
Grficos de anillos: distribucin mltiple de partes.
Equivale prcticamente a una combinacin de varios grficos circulares, pero que no estn uno al lado del otro,
sino uno dentro de otro, representndose cada resultado en un anillo, dando lugar a una estructura de sectores
circulares. No es conveniente, debido a su excesiva complejidad, usar este tipo de grficos con ms de cuatro o
cinco series de datos, tambin es conveniente establecer una jerarqua de representacin de modo que los
primeros grupos de datos se encuentren en el interior y los ltimos, o ms recientes, en el exterior.
Grficos de radar.
Es un tipo de grfico adecuado para representar procesos cclicos, como temperatura a lo largo de un da o de un
ao, es posible editar varias series de datos, aunque en un nmero mayor de dos el grfico puede ser no
conveniente. Tengamos en cuenta que en este tipo de grficos una nica lnea se destina representar la escala de
los datos, por ello debemos seleccionar una escala adecuada para hacer que todos los valores sean realmente
legibles, y una eleccin de intervalos para que no se interponga la rotulacin con los datos.
Grficos XY: representacin de la relacin entre los valores.
Son utilizados para representar funciones matemticas o representaciones de series de medida, ya que este es el
nico tipo de grfico que dispone de ms de un eje numrico, es por tanto el tipo de grfico cientfico. Es posible
usar mtodos de edicin para personalizar este tipo de grficos, puesto que las posibilidades que ofrece el
programa estn muy limitadas.
Grficos 3D: aliciente visual

Un grfico realmente tridimensional dispone de tres dimensiones: longitud, anchura y altura, hay otros grficos
denominados 3D que lo nico que hacen es incorporar un efecto visual a un grfico 2D, este tipo de conversin
puede aportar ciertas ventajas visuales, pero al mismo tiempo suelen perderse algunas capacidades informativas
del grfico, por ello estos efectos se usarn cuando sea conveniente presentar los datos de modo atractivo,
aunque no importe mucho cuales sean estos datos. En todos los grficos 3D, tanto verdaderos como falsos, es
posible decidir el ngulo de visin.
Un uso curioso que podemos dar a los grficos 3D reales es el dibujo de superficies en perspectiva.
El grfico 3D ms interesante es el grfico de superficie, consiste en la ampliacin en una eje de un grfico de

lneas.
Mapas.
Si los datos estn distribuidos por regiones es posible ilustrar su presentacin con mapas que se insertan como
un juego de objetos OLE, para ello tan solo hay que seleccionar la tabla y pulsar el asistente para la construccin
de grficos, de forma automtica se ofrecen algunos mapas adecuados a los datos introducidos y las distintas
posibilidades de incorporar los datos al mapa. Tambin es posible mostrar ciertas caractersticas de un pas,
como las grandes ciudades, los aeropuertos y autopistas.
8. Intercambio de datos y vnculos con otras aplicaciones

Existen diversos mtodos para intercambiar datos entre aplicaciones, trataremos a continuacin tanto la
importacin como la exportacin de objetos y datos en el contexto de la hoja de clculo.
Los convertidores o filtros se utilizan para trasladar datos de un determinado formato de archivo a otro. Si por
ejemplo, se lee una tabla Lotus 1-2-3 en Excel, el convertidor se encarga de que las funciones de clculo de
Lotus se traduzcan a las correspondientes funciones de clculo Excel.
Una conversin de este tipo tambin es necesaria para editar archivos que hayan sido creados en otras versiones
de este programa. Las funciones de importacin o exportacin de datos son independientes del hecho de que la
aplicacin externa que ha creado el fichero en un formato especfico est o no instalada en el propio ordenador,
en consecuencia, podemos crear un archivo, por ejemplo, de formado dBASE sin tener el programa. Adems la
mayora de los programas son capaces de grabar sus datos en un formato comprensible por todos, en particular
para hojas el formato ms simple es el formato texto, en el que los datos estarn separados por un carcter
concreto.
Abrir formatos externos
Cuando tenemos un archivo en formato externo, si usamos la opcin normal de abrir archivo, el tipo de ste har
que el programa utilice el filtro adecuado, tambin podemos seleccionar este tipo en el cuadro de dilogo que se
ofrece al pulsar Abrir, al grabar archivos abiertos en otros formatos, Excel intentar siempre grabar en primer
lugar el archivo en el formato en el que ha sido abierto, si deseamos hacerlo en otro formato debemos utilizar la
opcin Guardar como.
Importacin de archivos de texto

Especialmente interesante es el uso del formato texto por la amplia gama de compatibilidad que proporciona,
podemos recoger datos usando un editor, es decir casi en cualquier sistema, convertirlos en datos de una tabla
utilizando para ello el asistente para la importacin de archivos de texto.
En primer lugar al abrir el archivo debemos seleccionar la opcin Archivo de texto, automticamente
aparecer el cuadro de dilogo del asistente, y debemos determinar el modo en el que indicaremos como deben
tomarse los datos, usando un carcter separador o especificando un ancho fijo, en el caso de usar caracteres
separadores, que pueden ser un blanco, un tabulador, etc, podemos definir varios al mismo tiempo, indicado que
al estar dos juntos se consideren como un solo separador, a continuacin dotaremos a cada columna de datos con
tipo, que puede ser general, texto o fecha.
Exportar datos
Se utilizan los comandos normales de almacenamiento de archivos, seleccionando en la lista desplegable
correspondiente el tipo de archivo de deseamos crear. Debemos tener en cuenta que en la mayora de los
formatos tan solo se graba la hoja activa, lo cual se nos indica al llevar a cabo la accin.
Intercambio de datos en Windows
Es posible utilizar diversos mtodos en funcin del tipo de relacin que se desee establecer entre el objeto fuente
y el objeto destino, veremos a continuacin algunas de estas posibilidades:
Intercambio simple de datos a travs del portapapeles
Es la posibilidad ms sencilla, en este caso la palabra simple hace referencia a que los datos u objetos se
trasladan una vez, y que luego ya no existe ningn vnculo entre el documento destino y el documento fuente o
entre ambas aplicaciones, es por tanto una accin nica y sin repercusiones.
En muchos casos el intercambio de datos a travs del portapapeles es del todo suficiente en comparacin con
procedimientos ms costosos, y sobre todo cuando los datos transmitidos solo se necesitan una vez, no
modificndose cuando los datos originales cambien.
Vinculacin dinmica: los datos se adaptan a cada modificacin.
Los documentos en aplicaciones Windows se pueden vincular de diferentes formas, el modo ms antiguo es la
vinculacin DDE (Dynamic Data Exchange), la aplicacin del archivo fuente acta en esta vinculacin en el
papel de servidor, es decir, el que tiene datos o capacidades especiales preparados, la vinculacin no est
limitada a un solo acto como en una simple copia efectuada con el portapapeles, y por ello se denomina
dinmica. Con la vinculacin DDE aparece una relacin entre dos archivos, en la que un archivo actuar como
archivo preferente y el otro como dependiente, siempre que se modifique los datos en el archivo fuente, tambin
se ajustarn los datos en el archivo destino. El mtodo de vinculacin soportado actualmente es OLE (Object
Linking Exchange), versin OLE 1 o OLE 2 con este mtodo de vinculacin si se modifica el objeto en el
destino, el cambio afecta tambin a la fuente.
Podemos vincular objetos usando el comando Pegado especial, y activando la casilla correspondiente a Pegar
vnculo, de modo que podemos constatar el estado de una vinculacin usando Edicin + Vnculos.
Imgenes incrustadas: capacidades prestadas.
Junto con las capacidades antes mencionadas, OLE dispone de la posibilidad de incrustar objetos (Object
Embedding), de este modo podemos usar capacidades propias de otros programas en una hoja de clculo.
A diferencia de la vinculacin, en la incrustacin se traspasan todos los datos fuentes al archivo destino, siempre
y cuando el objeto traspasado se encuentre en un archivo, a continuacin se cortar la relacin con el archivo
fuente, en otro caso el objeto se desarrollar in situ dentro de la hoja de clculo, pero utilizando las funciones
de la aplicacin externa.
Podemos llevar a cabo esta accin por medio del comando Pegado especial o por medio de la secuencia Insertar
+ Objeto, donde podemos especificar la existencia previa del objeto en un archivo o crearlo en ese momento.
Con la secuencia Edicin + Objeto podemos modificar el contenido o cambiar el tipo de objeto.
Esta accin tambin puede ejecutarse arrastrando textos marcados o grficos de una aplicacin a otra con el
ratn, lo cul introduce un alto grado de simplificacin.
Tambin podemos realizar extracciones de datos al escritorio, seleccionando el objeto y arrastrndolo sobre el
escritorio, all se crear un icono que hace referencia a un fichero que contendr al objeto, permaneciendo ah
tanto tiempo como se desee, quedando as a disposicin de otras aplicaciones.
9. Automatizacin y programacin en Excel

En el trabajo cotidiano con una hoja de clculo, surgen tareas repetitivas cuya ejecucin conviene automatizar,
una posibilidad para ello es el uso de macros.
Grabar y ejecutar macros

Para crear una macro debemos utilizar la secuencia Herramientas + Macros + Grabar Nueva Macro, se nos
mostrar un cuadro de dilogo en el que introduciremos el nombre de la macro y su descripcin, tambin
podemos ahora asignar una combinacin de teclas de mtodo abreviado as como indicar donde quedar
almacenada la macro:
En este libro: con lo que su uso solo ser posible cuando el libro actual est abierto, puesto que la macro se
almacenar en un mdulo perteneciente a este libro.
Nuevo libro: con lo que se crear un nuevo libro que tan solo contendr a la macro en su mdulo, estando sus
hojas vacas de contenido.
En el libro personal de macros: con lo que la macro estar disponible siempre que se abra Excel.
Aparecer la barra de herramientas para la grabacin de macros en la que debemos seleccionar el tipo de
referencia a celdas que deseamos usar en los comandos que se almacenarn, relativa o absoluta, a continuacin
debemos ejecutar la secuencia de instrucciones que deseemos automatizar, cuando terminemos pulsamos en el
botn correspondiente a Finalizar grabacin de la barra de herramientas de la macro.
Para ejecutar una macro podemos usar la secuencia Herramientas + Macro + Macros o pulsar la combinacin
<Alt><F8>, con ello aparecer un cuadro de dilogo en el que adems se nos ofrece la posibilidad de ejecutar la
macro paso a paso o modificar su contenido, editndose la secuencia de programacin en Visual Basic que
genara la macro.
El lenguaje de programacin Visual Basic para aplicaciones ofrecido por Excel es una variante del lenguaje
Basic, del que tan solo toma el ncleo puesto que est ampliado con mltiples opciones.
Inicio rpido con iconos
Existen diferentes modos de simplificar tanto la grabacin como la ejecucin de macros, fundamentalmente
stos consisten en adecuar el mbito de trabajo incluyendo los botones de la barra de herramientas de macros en
el conjunto de barras de herramientas visibles, as como la simplificacin del inicio de las macros utilizando
alguno de los mtodos siguientes:
Iconos: La macro se inicia mediante un icono que se puede integrar en una de las barras de herramientas,
para ello usamos la secuencia Herramientas + Personalizar + Comandos, utilizando el apartado
correspondiente a macros y seleccionando el icono al que a continuacin asignaremos la macro. Existe la

posibilidad de disear la vieta que aparecer sobre el botn en el men.
Botones: La macro se inicia de forma similar a los iconos, pero usando un botn creado con el cuadro de
controles, elemento que podremos situar en la propia tabla, siendo recomendable su uso para macros propias
de la tabla que contiene los botones, para ellos debern definirse las acciones asociadas a cada evento,
definiciones que entran dentro del campo del lenguaje de programacin visual, pero que para activar una
macro tan slo es necesario usar una instruccin para llamar a la macro, indicando su ubicacin en un
Mdulo.
Mens: el mtodo a seguir es igual que en el caso de los iconos, ahora la macro se corresponder con un
mensaje que aparecer en un men.
Objetos: Las macros pueden usar tambin objetos, como por ejemplo un grfico o un dibujo, en estos casos
el men contextual del objeto se ofrece la posibilidad de asignarle una macro, tambin podemos utilizar
elementos de Formularios, como botones, casillas de verificacin, etc, y en este caso la macro se incorpora al
objeto usando el cuadro de dilogo que se abre para indicar sus propiedades.
Visual Basic para Excel

Los programas en Windows se pueden definir por dos caractersticas: estn orientados a objetos y dirigidos por
sucesos, un programa de este tipo suele tener un procedimiento de inicio con el que se instala un men, se
activan iconos o se muestran cuadros de dilogo, a partir de ese momento le ejecucin de eventos determinar la
evolucin del programa.
La parte ms amplia del lenguaje de Visual Basic la conforman los objetos, propiedades y mtodos. Muchos
objetos son objetos contenedores, es decir, contienen a su vez objetos, pero en general los objetos tienen
propiedades y disponen de mtodos.
En el contexto que nos ocupa, para definir acciones sobre los elementos de una hoja de clculo que se ejecutarn
cuando se produzca un determinado evento sobre un determinado objeto, contamos con la posibilidad del uso de
macros.
Objetos Rango
Los rangos en una hoja de clculo son los objetos originarios, para los que existen una serie de mtodos. El
primer mtodo que estudiaremos es el de seleccin, si estamos ubicados en una ventana de cdigo de hoja,
podemos seleccionar el rango de la forma:
Range(A1:C5).Select
Aplicndole a continuacin variaciones a las propiedades de la seleccin, como por ejemplo:
With Selection.Font
.Name=Arial
.Size=16
.Shadow=False
.Underline=x1None
End With
With Selection
.HorizontalAlignment=x1Center
.VerticalAlignment=x1Center
.Orientation=x1Horizontal
End With
Si estamos ubicados en una ventana de cdigo de un libro debemos seleccionar una hoja antes de seleccionar un
rango de celdas, para ello se usa el comando:
Sheets(Hoja1).Select
Indicaciones acerca de la sintaxis
Hay ciertas expresiones que se usan para nombrar constantes en Excel, stas se caracterizan porque comienzan
con xl..., y se usan al programar grabando macros, de este modo se intenta dotar al programa de mayor
comprensin.
Generalmente se necesitan los objetos y sus propiedades desde dos puntos de vista, por una parte, para definir
las propiedades y por otra para asignarlas a una variable, en un programa suelen formularse este tipo de
procesos:
Objeto.Propiedad = valor
Variable = Objeto.Propiedad
Con la primera fila se define la propiedad , con la segunda se asigna el valor de la propiedad a una variable,
veamos el siguiente ejemplo:
Sub ObjetoRango2()
Application.Sheets("Hoja1").Range("A1").Font.Size = 12
documento = Sheets("Hoja1").Range("A1").Font.Size
MsgBox documento
End Sub
La utilizacin de los mtodos se realiza con la sintaxis Objeto.Mtodo, a diferencia de las propiedades, ni se
define ni se obtiene ningn valor, tan slo se asocia el mtodo a un objeto, provocando una accin relacionada
con ese objeto, por ejemplo:
Sub metodo1()
ActiveCell.Offset(-1,0).Range(A1).Select
Selection.Copy
ActiveCell.Offset(1,0).Range(A1).Select
ActiveCell.Insert
Application.CutCopyMode = False
End Sub
Con este procedimiento se copia en el portapapeles el contenido de la celda situada por encima de la celda activa
y desde all la inserta en la celda de partida. En este ejemplo se usan los mtodos Select, Copy y Insert.
Referencia a objetos mediante variables objeto
Podemos realizar asignaciones de objetos a la variables, de este modo podemos incluirlos en los mtodos de
forma cmoda, veamos el siguiente ejemplo:
Sub metodo2()
Dim aadirambito As object
Dim copiarambito As object
Set aadirambito = Selection.Offset(1,0).Range(A1:C4)
Set copiarambito = Selection.Offset(-1,0). Range(B1:D4)
Copiarambito.Copy
Aadirambito.Select
Selection.Insert
Application.CutCopyMode = False
End sub
Este mtodo produce el siguiente efecto: se asigna a aadirambito el rango de celdas indicado correspondiente a
la fila situada debajo de la celda activa, y se asigna a copiarambito el rango de celdas indicado de la fila situada
encima de la celda activa, procediendo a copiar un rango sobre el otro.
Mtodos con argumentos
Existen una serie de mtodos a los que se les ha dotado con argumentos, su forma de escritura es:
Objeto.Mtodo argumento1,argumento2,...,argumenton.
Los argumentos de separan por comas, adems los argumentos pueden utilizar nombres de constantes, lo que
hace ms claro el texto del programa, por ejemplo:
Sub metodo3()
ActiveCell.range(A1:C4).Select
Selection.BorderAround Weight:=x1Medium;ColorIndex:=4
End sub
Seleccionar rangos en tablas
Veamos como podemos llevar a cabo la seleccin de celdas o rangos, la lectura de datos de esos rangos y la
escritura de datos. Para ello se usa el mtodo Seleccionar, especificando el objeto, mientras que con la propiedad
Frmula se definir el contenido de la celda activa (al seleccionar un rango, la celda activa es la celda superior
izquierda).
Si la tabla de la que deseamos seleccionar un rango no est activa en ese momento, debemos seleccionar antes la
correspondiente hoja, pero para ello debemos estar ubicados en el objeto Libro. Tambin es posible seleccionar
celdas y columnas completas, veamos el siguiente ejemplo:
Sub seleccionar()
ActiveCell.Formula = Inicio
fila = Selection.Row
columna = Selection.Column
filanueva = fila + 1
columnanueva = columna + 2
Cells(filanueva,columnanueva).Select
ActiveCell.Formula = =B1+B7
End Sub
En este caso, se escribe inicio en la celda activa, y a continuacin se recogen los nmeros de la fila y la columna,
que son usados en la siguiente seleccin.
Tambin podemos seleccionar rangos de celdas la funcin Range:
Sub seleccion()
ActiveCell.Select
Selection.Range(Cells(1,1),Cells(7,4)).Select
End Sub
Sub seleccion()
ActiveCell.Select
Selection.Range(A1:D7).Select
End Sub
En ambos casos se selecciona un rango de celdas, tomando como punto de partida la celda activa.
Podemos usar la funcin Offset para mover la celda respecto a la cual realizar la seleccin, y la funcin Address
para calcular referencias, como se ilustra en los siguientes ejemplos:
Sub seleccion2()
Range(A1).Select
Selection.Offset(1,3).Range(A1).Select
ActiveCell.Formula = Hola
End Sub
Sub sele()
determ = ActiveCell.Address()
MsgBox (determ)
determ = Selection.Address()
MsgBox (determ)
End Sub
Escribir en tablas
Podemos escribir en la celda activa, tal y como ocurre en los ejemplos anteriores, usando la propiedad Formula,
aunque tambin es posible escribir algo en celdas que no se han activado previamente, usando tanto referencias
absolutas como referencias relativas. Para ello podemos utilizar la funcin Offset, citada anteriormente:
Sub escribir()
ActiveCell.Formula = Buenos dias
Selection.Offset(1,0).Formula = Adios
End Sub
Existe la posibilidad de hacer uso de la propiedad FormulaR1C1, mediante la cual podemos escribir frmulas en
la hoja, usando de este modo referencias correctas, en funcin de la celda activa o usando rangos relativos, el
siguiente ejemplo ilustra esta situacin:
Private Sub CommandButton1_Click()
ActiveCell.Value = 12
ActiveCell.Offset(1, 0) = 15
ActiveCell.Offset(2, 0) = 16
ActiveCell.Offset(3, 0).FormulaR1C1 = "=SUM(R[-3]C:R[-1]C)"
End Sub
En este caso se han usado referencias relativas a la celda activa en cada momento, para usar referencias
absolutas deberamos haber escrito R(3)C(1):R(4)C(1).
Notar que se hace uso de la denominacin inglesa de las funciones, en este caso SUM en vez de SUMA.
Leer en tablas
Para la lectura de los contenidos de las celdas de una hoja en una variable se usan los mismos mtodos que para
la seleccin y la escritura, veamos el siguiente ejemplo:
Sub leer()
texto1 = Range(A1)
texto2 = Cells(1,2)
Cells(1,3).Formula = texto1*texto2
End Sub
Elementos de un cuadro de dilogo personalizado
El uso de cuadros de dilogo personalizados para capturar datos, puede ayudarnos a crear interfaces sencillas
que alejen al usuario no experto del uso de la spera retcula de una hoja de clculo, para ello se inserta, desde el
editor de Visual Basic, un formulario (Userform), sobre el que disearemos el cuadro de captura de datos,
usando cuadros de texto, botones de opcin, casillas de verificacin, listas, etc, todos ellos con sus
correspondientes propiedades y eventos asociados. A continuacin debemos incluir un al menos un elemento
cuya ejecucin sirva para trasladar los resultados de la captura a una hoja, frecuentemente un botn.
La estructura diseada previamente, contendr los clculos que deseamos que se apliquen a los datos obtenidos.
En el ejemplo siguiente a la celda B5 de la hoja "Hoja1" se la asigna el valor actual de un cuadro de lista creado
sobre un formulario, de modo que ste al ser activado aporta los valores al cuadro de lista, mientras que al ser
desactivado lo vaca.
El rango de celdas debe incluirse referenciado como si lo fusemos a utilizar en una hoja distinta, es decir:
Hoja1!B4:B7, en las siguientes lneas de programacin vemos como realizar esta accin, y como llamar a un
cuadro de dilogo desde una hoja, usando la ayuda de un botn que habremos insertado con anterioridad, y
como despus de haberlo usado, hacemos que el formulario se oculte:
El formulario contendr un botn llamado cmbTraspaso encargado de ejecutar la accin descrita anteriormente y
que originalmente no estar activo, adems de un cuadro de lista llamado lstLista que contendr los valores,
cundo un valor sea seleccionado el botn modificar su estado, estando ahora a disposicin del usuario.
Cdigo en el formulario:
Private Sub UserForm_Activate()
With lstLista
.AddItem "Uno"
.AddItem "Dos"
.AddItem "Tres"
End With
End Sub
Private Sub lstLista_Click()
cmbTraspaso.Enabled = True
End Sub
Private Sub cmbTraspaso_Click()
Sheets("Hoja1").Select
Range("B5").Select
Selection.Value = lstLista.Value
UserForm1.Hide
End Sub
Private Sub UserForm_Deactivate()
lstLista.Clear
End Sub
Cdigo asociado al botn cmbAccion ubicado en la hoja:
Private Sub cmbAccion_Click()
UserForm1.Show
End Sub

Planificación Hoja de Calculo Ucv - Chile - Cursos - Excel

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Planificación Hoja de Calculo Ucv - Chile - Cursos - Excel

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

4/12/2017 laplace.ucv.cl/Cursos/Old/FisComputacional/excel/excel.

2. Organizacin de la informacin en libros de trabajo

3. Administracin de la informacin en las listas

4. Anlisis de datos econmicos

5. Uso eficaz de Excel: tablas largas

6. Funciones de la hoja de clculo

7. Evaluacin grfica de datos

8. Intercambio de datos y vnculos con otras aplicaciones

9. Automatizacin y programacin en Excel

Planificacin y diseo de modelos de clculo

Por lo general, una hoja de clculo consta de tres partes integrantes:

Valores: a continuacin se introducen los valores.

Instrucciones de clculo: por ltimo se elaboran las frmulas.

Introduccin y modificacin de datos

Formato de Celdas, Fila, Columna y Hoja

Frmulas que contienen funciones: p.ej. SUMA(B4;B10)

Es conveniente tener en cuenta las siguientes recomendaciones para introducir frmulas:

El primer carcter es siempre el signo igual

Las cadenas de caracteres constantes deben colocarse entre comillas dobles

Como evitar fallos en las frmulas

Uso de Cortar Pegar para mover datos

Llenado para crear series

Texto: el texto se copia en el rango de celdas marcado

Texto con nmeros: se incrementan los nmeros y se copia el texto.

Cuadro de dilogo Series

2. Organizacin de la informacin en libros de trabajo

Administracin de las hojas de clculo

Vnculos entre hojas

Uso de libros y reas de trabajo

Vnculos entre libros

Libros de trabajo multiusuario

Proteccin de hojas y libros

Proteccin de las hojas de clculo

Proteccin de la estructura del libro de trabajo

Proteccin del control de cambios

3. Administracin de la informacin en las listas

Listas como bases de datos

Uso de formularios por defecto para introducir datos

Creacin de tablas dinmicas

4. Anlisis de datos econmicos

A continuacin si el problema lo requiere, introduciremos las restricciones, pulsando el botn Agregar y

5. Uso eficaz de Excel: tablas largas

Vistas de una tabla

6. Funciones de la hoja de clculo

Constantes: valores que se introducen directamente.

7. Evaluacin grfica de datos

Los diferentes elementos de que consta un grfico en Excel son:

Series de datos y puntos de datos: el sistema de coordenadas es el marco de referencia en el que se

Rotulacin de ejes: que dejen claro a que se refiere cada eje.

Divisiones de eje: hacen que los valores se vean ms claramente.

Retcula: compuesta por lneas sobre la superficie del grfico.

Leyendas: con indicaciones acerca de los elementos del grfico.

Ttulo: que describa brevemente el contenido.

Vinculacin entre la tabla y el grfico

Mejoras y posibilidades de configuracin

Mens contextuales: cada parte del grfico tiene un men contextual.

Utilizar el arrastrado con el ratn.

Uso de la barra de herramientas para grficos.

Uso prctico de grficos

Grficos de columnas: para casi todos los casos

Grficos de barras: para rtulos largos

Grficos de lneas: especiales para tendencias

Grficos para cotizaciones de bolsa