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Base 5S 2016 PDF
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NACIONAL 5S
PERU - 2016
INDICE
1. Introduccin Pag. 03
2. Premio Nacional 5S Objetivos - Conceptos Pag. 04
3. Seiri Pag. 04
4. Seiton Pag. 05
5. Seiso Pag. 06
6. Seiketsu Pag. 06
7. Shitsuke Pag. 07
8. Pasos para la implementacin de un programa 5S Pag. 08
9. Fase de Preparacin Pag. 08
10. Paso 1: La Alta Direccin anuncia su decisin de
Introducir el Programa de 5S Pag. 08
11. Tabla Los diez pasos para la implementacin Pag. 09
12. Paso 2: Crear una organizacin de promocin de las 5S Pag. 09
13. Los facilitadores, grupo de difusin, grupo de auditores Pag. 11
14. Paso 3: Establecer Polticas y Objetivos del Programa 5S Pag. 13
15. Paso 4: Disear un Plan Maestro de Implementacin de 5S Pag. 13
16. Paso 5: Sectorizar instalaciones y asignar responsabilidades Pag. 13
17. Paso 6: Lanzamiento del programa 5S Pag. 14
18. Paso 7: Capacitacin a Lderes de la Implementacin de 5S Pag. 14
19. Paso 8: Auditora inicial del programa 5S Pag. 14
20. Paso 9: Campaa de cada S (1S, 2S, 3S, 4S, 5S) Pag. 14
21. Paso 10: Consolidacin del Programa 5S Pag. 15
22. Criterios para la evaluacin del Premio Nacional 5S Pag. 16
23. Compromiso de la Alta Direccin Pag. 16
24. Organizacin Pag. 21
25. Implementacin Pag. 23
26. Integracin y resultados Pag. 25
27. Puntajes por criterios Pag. 27
28. Rbrica de Evaluacin Pag. 29
29. ANEXO 1. Gua para presentacin de informe de postulacin Pag. 30
30. ANEXO 2 Ficha de Inscripcin Pag. 32
31. ANEXO 3 Condiciones de Aceptacin Pag. 33
32. ANEXO 4 Compromiso de Reserva de Informacin Pag. 34
33. ANEXO 5 Cronograma 2016 Pag. 35
34. Categoras de postulacin Pag. 36
35. Convocatoria y postulacin Fase previa Pag. 37
36. Evaluacin del Relatorio. Fase I Pag. 37
37. Visita de Evaluacin. Fase II Pag. 38
38. Reunin del Comit Autnomo Premio 5S. Fase III. Pag. 38
39. Ceremonia de entrega del Premio Nacional 5S - 2016 Pag. 39
40. Miembros del Comit Organizador Pag. 40
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INTRODUCCION
La manera de cmo poner en prctica este programa y las bases del concurso son parte
del presente documento.
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PREMIO NACIONAL 5S
1. Objetivos
Promover una cultura organizacional donde sea propicia la prctica de herramientas de
mejora continua y sistemas de gestin de calidad de clase mundial, logrando adems un
armonioso ambiente de trabajo, donde el personal est motivado a trabajar en equipo y
ganar conocimiento de la actividad en la que participan.
Optimizar el uso de los recursos, identificar, seleccionar, separar o eliminar del lugar
de trabajo todos los materiales innecesarios, conservando solo los materiales
necesarios que se van a utilizar. Eliminar desperdicios que no generan valor.
Ampliando ms el concepto,
Seleccionar es:
Separar todo lo que es til de lo intil, lo que sirve de lo que no sirve. Todos
tenemos en nuestro lugar de trabajo un cajn, un estante o un lugar donde
guardamos cosas que no necesitamos porque creemos que en algn momento
las utilizaremos, sin embargo permanece en ese lugar por mucho tiempo sin
utilizarlo ocupando espacio que podemos necesitar para otros objetos.
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los cuales terminan siendo mal utilizados, se deterioran o terminan en otros
destinos lo cual genera prdidas para la organizacin.
No confundir lo bueno con lo malo. A menudo los trabajadores, en especial el
personal de mantenimiento, suelen guardar repuestos, partes y piezas
malogradas, con la idea de que en algn momento van a necesitarlas y ello
generalmente nunca sucede.
No guardar informacin desactualizada o sin importancia como por ejemplo
catlogos o informacin de organizaciones con las que ya no se trabaja o archivos
electrnicos intiles en la computadoras. No mantener peridicos murales con
informacin desactualizada, manuales y planos tcnicos, procedimientos e
instructivos en versiones antiguas que ya han sufrido modificaciones, o lo que es
peor, no se cumplen.
Optimizar el uso de los recursos, implica utilizar, gastar o comprar solamente lo
que se necesita en la cantidad que se necesita y solo cuando se necesita.
En general, los malos hbitos que nos condicionan a actuar as nos perjudican no
solo a nivel laboral, sino principalmente en el nivel personal.
Este concepto, que es bastante general y conocido por todos los que practican las
5S, se puede estructurar en base a tres puntos, para que su aplicacin sea ms
objetiva:
El orden de las 5S no tiene mucho que ver con el orden cosmtico con el que
generalmente se asocia esta palabra. El orden de las 5S est orientado a eliminar
desperdicios de tiempo, espacios, esfuerzos, etc., generar ahorros y mejorar la
eficiencia, mejorar la productividad. Si la disposicin de las cosas permite ahorrar,
tiempo, energa, recursos o dinero, entonces cumple con esta segunda S. Por
ejemplo, las cosas guardadas en un estante o archivador no deben estar
amontonadas sino debern cumplir con los tres conceptos mencionados.
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Seiso = Limpiar (Tercera S)
Se trata de identificar y eliminar las fuentes que generan suciedad, asegurando que
todos los equipos, materiales o cosas se encuentren siempre en perfecto estado de
uso, a fin de evitar riesgos o desperdicios por mala operatividad.
Se trata de identificar y eliminar las fuentes que generan suciedad, asegurando que
todo se encuentre siempre en perfecto estado de uso.
Se puede estructurar de la siguiente forma:
La cuarta S quiz sea la ms incomprendida, sin embargo se considera como una de las
ms importantes porque asegura el sostenimiento del sistema y propicia la mejora
continua.
Mucha gente utiliza las palabra estandarizacin o estndar en sus conversaciones,
pero ante la pregunta: Qu significa estandarizar?, La mayora responde:
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serlo cuando permite un error para lo cual ser necesario crear un nuevo estndar o
mejorarlo.
La disciplina es el apego a una serie de leyes o reglas que norman la vida de una
comunidad, de una organizacin o de nuestra propia vida; la disciplina es orden y
control personal que se logra a travs de un entrenamiento de las facultades
mentales, fsicas o morales.
Al igual que la estandarizacin, la disciplina se constituye en una de las actividades
ms importantes de las 5S ya que en ella radica la clave del xito para sostener el
sistema con el tiempo.
Para lograr la implantacin total del sistema es fundamental la creacin o formacin de
hbitos, as como el cambio de actitud y la adopcin de una nueva cultura de vida y de
trabajo, en la que se practiquen y difundan los valores de la organizacin.
Para lograr la implantacin de la quinta S es importantsimo el compromiso y la
participacin activa de la Alta Direccin quien se constituye como el lder principal
de la implantacin del sistema y debe predicar con el ejemplo, por ello ser
importantsimo tambin que sea l la primera persona en implementar las 5S en su
rea de accin.
Igualmente deber liderar y trabajar en equipo con todo su personal utilizando las
herramientas disponibles como son la comunicacin permanente, auditoras,
publicaciones en el peridico mural, revistas, etc. La utilizacin de la cuarta S y de
sencillas herramientas y tcnicas japonesas servirn en muchos casos de apoyo para
lograr la implantacin exitosa de la quinta S. Igualmente la prctica constante
(repetir, repetir, repetir) permitir la creacin de buenos hbitos.
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PASOS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA 5S
El programa de 5S, se implementa normalmente en cuatro fases: Preparacin,
Introduccin, Implantacin y Consolidacin, los cuales se descomponen en diez pasos
(ver tabla).
Fase de preparacin
Es vital elaborar cuidadosa y esmeradamente los fundamentos para un programa 5S. Si
la planificacin es descuidada, se necesitarn repetidas modificaciones y correcciones
durante la ejecucin del programa 5S.
La fase de preparacin empieza con el anuncio de la Alta Direccin de su decisin de
introducir el Programa.
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Tabla - Los diez pasos para la implementacin de las 5S
Implementacin de 5S Puntos clave
. Anuncio de introduccin del programa 5S por la alta Direccin a travs de una
reunin plenaria interna y/o elaborando un video.
P1 La alta direccin anuncia su decisin de introducir el Programa 5S . Debe existir el compromiso de la alta direccin y de todos los integrantes de la
organizacin de continuar con el programa 5S hasta su implantacin total.
. Crear mecanismo de comunicacin masiva (revista, peridico mural etc.)
P5 Sectorizar las instalaciones y asignar responsabilidades en cada sector. . Todas las zonas de las reas de implementacin deben tener un responsable
P6 Lanzamiento del Programa 5S . Organizar un evento invitando a trabajadores, clientes, filiales y contratistas
P7 Capacitacin a Lderes de la Implementacin de 5S . Iniciar con los miembros del comit 5S
. Realizar auditora inicial de 5S en todos los ambientes de la organizacin con
P8 Auditora Inicial del programa 5S - Elaboracin de lnea base registros fotogrficos o videos que evidencien el estado inicial antes de la
ejecucin del programa 5S.
. Entindase que la implementacion de las 5S, es la estructura organizativa que
incluye las auditoras que soportar las campaas de las 4S restantes.
Las campaas deben propiciar la participacin masiva del personal en el
P9 Campaas de cada S - Implementacin de 5S
lanzamiento del rea seleccionada.
Las auditoras estarn presentes al final de cada campaa para medir su
resultado.
. Fijar un da de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal en
Campaa de 1 S
P9.1 el lanzamiento de la 1 S
Auditora de 1 S . Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 1 S
. Fijar un da de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal en
Campaa de 2 S
P9.2 el lanzamiento de la 2 S
Auditora de 1 y 2 S . Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 2 S
. Fijar un da de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal en
Campaa de 3 S
P9.3 el lanzamiento de la 3 S
Auditora de 1, 2 y 3 S . Auditar luego del resultado del lanzamiento de la 3 S
. Fijar un da de lanzamiento, dar facilidades operativas y motivar al personal en
Campaa de 4 S
P9.4 el lanzamiento de la 4 S
Auditoria de 1, 2 , 3 y 4 S . Auditar luego del resultado del lanzamiernto de la 4 S
. La alta direccin liderar la implantacin de la 5 S con apoyo de los
P9.5 Campaa de la 5 S
facilitadores.
. Postular al premio Nacional 5S
P10 Consolidacin del Programa 5S
. Contemplar objetivos mas elevados
Capacitacin de todo el personal involucrado en herramientas y tcnicas
. Preparar al grupo de facilitadores para que desplieguen el entrenamiento
de soporte o sostenimiento de las 5S:
necesario para el personal. Poner en prctica lo aprendido por los grupos
Px . Kaizen, Ciclo PDCA, Poka Yokes, Control Visual
multifuncionales resolviendo los problemas ms crticos que afectan al sector
. 7 Herramientas, Herramientas de Solucin de problemas,
de responsabilidad.
Implementacin de los Proyectos de Mejora, TPS, TPM, SMED, etc.
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Tambin es sabido que los funcionarios ms representativos tienen muy poco tiempo
libre para dedicarlo a estos quehaceres, la presente metodologa prev para esto una
labor ejecutiva de este comit que vele solo por el cumplimiento de lo establecido, para
todo lo dems existir un equipo de apoyo que tendr la misin de hacer el trabajo de
coordinacin y supervisin del programa.
Las 5S se promueven a travs de una estructura de pequeos grupos multifuncionales
que se solapan en toda la organizacin. Como muestra la figura 1, en este sistema, los
lderes de pequeos grupos de cada nivel de la organizacin son miembros de pequeos
grupos del siguiente nivel ms elevado. Tambin la alta direccin constituye en s misma
un pequeo grupo. Este sistema es extremadamente eficaz para desplegar las polticas y
objetivos de la Alta Direccin por toda la organizacin.
Para brindar los espacios y comodidades del caso no solo para el comit ejecutivo sino
principalmente para los grupos de apoyo, es deseable que se cuente con una oficina de
promocin de las 5S donde:
- Los miembros del comit puedan sesionar.
- Se implemente una biblioteca que estar al servicio del comit y los interesados.
- Pueda tambin servir para reuniones de proyectos de mejoras que los grupos de 5S
puedan requerir, etc.
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Es necesario proveer al comit ejecutivo de un grupo de apoyo, que se encargue de realizar el
trabajo tcnico para la implementacin del programa, esto incluye:
- Definicin de planes.
- Programacin y ejecucin de actividades.
- Supervisin.
- Generacin de informes y reportes al comit ejecutivo.
Para el grupo de apoyo del comit se sugiere la creacin de 3 subgrupos:
- Facilitadores.
- Grupo de Difusin y
- Auditores.
Los facilitadores
De los tres grupos de apoyo, el ms importante es el de los facilitadores, ya que es el grupo
que se convertir en el motor del sistema, motivando y capacitando a todo el personal, pero
fundamentalmente repartiendo la responsabilidad de implementacin a un grupo mayor de
personas.
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Si bien es cierto la capacitacin inicial en 5S puede ser realizada por un consultor externo, se
recomienda que el consultor solo se encargue de la preparacin del grupo de facilitadores, la
capacitacin del resto de la planta e inclusive la de los otros miembros del comit , debe ser
llevada a cabo por los facilitadores. Esto levanta el nivel de este grupo y los compromete
seriamente con la implementacin.
Los facilitadores deben ser en un 80% miembros de base de la organizacin, se debe invitar a
participar de este grupo principalmente a:
Los auditores del programa 5S podrn ser elegidos cuidando su perfil, de preferencia se debe
dar prioridad a los auditores internos de ISO, si la organizacin los tiene. De lo contrario,
deber seleccionarse revisando la planilla de jefes y supervisores.
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El programa 5S es difundido a los miembros del comit y los grupos de apoyo por un consultor
o capacitador externo. Se recomienda que los facilitadores se encarguen del resto del
personal de la planta.
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Paso 6: Lanzamiento del programa 5S
Una vez que se ha aprobado el plan maestro, puede tener lugar el Lanzamiento inicial
del programa. Este comienzo debe perfilarse para cultivar una atmsfera que eleve la
moral del personal e inspire dedicacin. Por ejemplo, en Japn el lanzamiento consiste a
menudo en una reunin de todo el personal con clientes, filiales y subcontratistas. En la
reunin, la alta direccin confirma su compromiso de implantar el programa e informa
de los planes desarrollados y el trabajo realizado durante la fase de preparacin.
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Campaa de la 1 S. Fijar un da para el Lanzamiento de la 1S en la que todo el personal
har el descarte o seleccin y luego auditar el resultado.
Campaa de la 2S. Se fijar un da para el lanzamiento de la 2 S y luego se auditar esta
campaa.
Campaa de la 3S. Fijar un da para el lanzamiento de la 3S y luego se auditar la 1, 2
y 3S.
Campaa de la 4S. Se fijar un da para el lanzamiento de la 4S y luego se realizar la
auditora.
Campaa de la 5S. Ser constante desde el inicio del programa con el liderazgo de la
Alta Direccin y apoyo de los facilitadores quienes debern promover la prctica de los
valores y ensear con el ejemplo.
Las auditora internas a todos los sectores de la organizacin debern ser permanentes en
frecuencias que determine el comit y alternadamente de manera cruzada, vale decir que los
auditores de un sector debern auditar alternadamente otro sector y viceversa.
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CRITERIOS PARA LA EVALUACION DEL PREMIO NACIONAL 5S
1. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN ( 250 puntos)
Este criterio examina el compromiso, participacin y responsabilidad de la Alta Direccin,
adems de la forma como apoya y respalda al programa 5S y a todos los involucrados en el
proyecto de implementacin.
1.1. Planeacin
El sub-criterio planeacin, examina el proceso de desarrollo de las estrategias sobre las 5S.
La Alta Direccin debe incluir la manera como se conciben los objetivos 5S asociados a los
grandes objetivos estratgicos de la Organizacin, los planes de accin para alcanzar dichos
objetivos y los planes del personal responsable o dueos de sus procesos. Tambin la Alta
Direccin examina la manera o forma en que se despliegan los planes y como se har el
seguimiento al desempeo.
1.1.1. Cmo evidencia la Alta Direccin su compromiso con la promocin de las 5S en
su organizacin?
- Existe una alineacin de los objetivos de las 5S, con los objetivos estratgicos de la
organizacin.
- Revisando los informes de auditora y apoyando las conclusiones a las que llegue el
comit producto de su anlisis.
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- Se pueden tambin revisar formatos, reportes o informes mensuales de avance de
los resultados de la implementacin de las 5S. En cada caso se verifican los
cronogramas comparando las fechas establecidas entre el plan inicial y el plan
actual.
-La organizacin debe contar con un plan anual aprobado por la Alta Direccin de
capacitaciones en 5S ya sea con consultores externos o facilitadores internos para
todo el personal.
1.2. Ejecucin
El sub-criterio ejecucin, examina la amplitud y la profundidad con que los enfoques
estratgicos de la Alta Direccin son aplicados a las reas relevantes de la organizacin, es
decir que tan bien se ejecuta y se despliega el enfoque en el programa 5S. La ejecucin es
excepcional si la implementacin se da en todas las reas de lo contrario solo sera
limitado. La organizacin debe garantizar que el despliegue de las estrategias asociadas a
las 5S logre alcanzar las metas.
1.2.1. Puede la Alta Direccin demostrar que brinda facilidades (recursos, materiales,
ambientes, etc.) para llevar a cabo la implementacin de las 5S en su
organizacin?
- Asigna recursos en general para las actividades de 5S, etapa por etapa, y/o otros
recursos logsticos como: lugar para reuniones semanales, mesas de trabajo,
muebles, pizarras, materiales de capacitacin, edicin y publicacin de revistas,
cmara fotogrfica o filmadora, tableros de publicacin, etc.
- Respaldando y fortaleciendo las decisiones del Comit 5S, para conformar los
equipos de auditores, facilitadores y/o lderes del programa, en las unidades de
negocio o divisiones de la organizacin. Se debe hacer evidente la conformacin
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voluntaria de sus miembros, mediante una reunin de trabajo y declaracin del
porqu de su intencin.
- Mediante los medios tecnolgicos o las redes sociales, la alta direccin se apoya
para la comunicacin fluida de manera indirecta, pero en tiempo real para difundir
estrategias, cambios, avances, nuevos miembros o resultados exitosos que merecen
ser compartidos por todos. Ser importante archivar estos mensajes en una carpeta
de las 5S, o archivar copias impresas luego de su publicacin en el tablero de las 5S
(peridicos murales), para conocimiento de todo el personal de la organizacin.
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- Durante las reuniones mensuales del Comit 5S y los integrantes de su equipo de
auditores, facilitadores, el equipo de difusin y/o lderes del programa 5S, se
comunican los resultados obtenidos del avance en la implementacin de las 5S. A su
vez se ejecuta el despliegue hacia abajo con los miembros de estos equipos y el
despliegue hacia arriba con el Comit 5S.
1.2.5. Es posible comprobar que todo el personal tiene conocimiento de esta actividad y
todos cuentan con la misma posibilidad de participacin?
- Para todos los grupos que son o pueden ser parte interesada del programa 5S, la
alta direccin establece un da central previamente planificado, para que todos
estn presentes incluyendo supervisin y jefaturas. Ese da, algunas actividades son
paralizadas o delegadas al personal ya capacitados en las 5S. Se deber elaborar
una relacin de participantes con firma de asistencia, fotos y/o filmacin del evento.
- De igual manera con el apoyo del rea de Recursos Humanos, todo personal nuevo
que ingresa a la organizacin, tendr un proceso de induccin, y debe ser de
carcter obligatorio que dentro de esta induccin se incluya el tema de las 5S.
1.3. Control
El sub-criterio control, examina el camino seguido para llevar a cabo la implementacin del
programa 5S, verificando el uso de mtodos y herramientas que la Alta Direccin ha
establecido como estndares de trabajo dentro de las polticas y normas de la
organizacin. Se explica la manera como se asegura el cumplimiento de los pasos previstos
en el proyecto, la manera en que la Alta Direccin induce a que los equipos y personas
gestionen las reas claves de la organizacin. El manejo y control de la documentacin
tendr un enfoque sistmico desde su concepcin inicial, y se elegirn responsables entre
los miembros del Comit 5S para su administracin.
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1.3.1. Puede la Alta Direccin mostrar evidencias de que realiza un seguimiento de las
actividades del Comit 5S o equipos de trabajo con respecto a la implementacin de
5S en la organizacin?
La revisin del sistema deber ser realizada por la Alta Direccin al inicio de cada periodo
anual considerando una revisin de lo realizado en el periodo anterior de acuerdo al plan
maestro, identificando todo aquello que falt realizar o que no se cumpli segn lo
planificado, igualmente la revisin servir para plantear los correctivos del caso, presentar
nuevos objetivos para el sistema, etc.
1.5. Reconocimientos
1.5.1. Existe algn tipo de reconocimiento para las personas o equipos que participan
en la implementacin de 5S?
El reconocimiento no tiene que ser pecuniario el cual con el tiempo puede generar
un efecto contrario, en este caso se recomienda reconocimientos para los equipos
destacados en lugar de reconocimientos individuales, los cuales deben ser
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generadores de motivacin intrnseca y hasta trascendente. Presentar el o los tipos
de reconocimientos.
Se deben contar con un proceso metdico especialmente diseado para alcanzar los
objetivos propuestos por el programa 5S.
En este proceso se deben planificar la toma de decisiones al ms alto nivel que permita a la
organizacin tener el control de las actividades del programa, para orientarlas al logro de
los objetivos.
2.1. Planeacin
2.1.1. Cuenta la organizacin con comits o equipos de trabajo que soporten esta
actividad de manera sostenida y permanente?
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Los objetivos y polticas del programa 5S en la organizacin deben estar claramente
definidas y publicadas para conocimiento de todo el personal.
2.2 Ejecucin
Tan importante como hacer una buena planificacin, es ejecutar los trabajos de acuerdo a lo
planeado, en este punto verificaremos que el accionar del comit este alineado con lo
planificado.
2.2.1. El comit o equipo de trabajo cuenta con actas de reuniones de trabajo realizados
en los ltimos 6 meses y referidos a la implementacin de las 5S en la
organizacin?
Las actas de las reuniones deben contener los nombres y firmas de los participantes
indicando fecha de la reunin, acuerdos tomados, etc., referidos al programa de
implementacin de las 5S en la organizacin.
2.3. Control
2.3.1. Pueden mostrar evidencias de los controles que realiza el comit o equipo para
asegurar el xito de las actividades de 5S?
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Algn indicador que mida el % capacitacin realizada relacionada con el
sistema vs. lo planeado, etc.
2.3.2. Cmo demuestra la organizacin que a su vez ellos reciben tambin un control de
sus actividades?
Para asegurar el xito del comit o equipo de trabajo encargado del programa de 5S,
se debe demostrar que ellos a su vez reciben algn control de sus actividades de parte
de la alta direccin, y para esto pueden servir:
2.3.3. Cuentan con registros fotogrficos (Fotografa del punto fijo) o videos del Antes
y despus del proceso de implementacin de 5S?
3.1 Planeacin
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3.1.3 Cuentan con un esquema sectorizado de ambientes para la implementacin de
5S en la organizacin?
3.2 Ejecucin
3.2.2 Existen evidencias (Registros fotogrficos, videos, actas, etc.) de haber realizado
las campaas de 5S por lo menos una vez en los ltimos 6 meses?
Cualquier registro fotogrfico, acta o video ser suficiente para evidenciar que en los
ltimos 6 meses se ha realizado por lo menos una campaa de 5S.
3.2.3 El personal puede demostrar conocimientos claros sobre los conceptos de 5S? (Se
preguntar indistintamente al personal)?
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3.3 Control
La organizacin deber contar con los registros mensuales de los indicadores que
demuestren la efectividad o no del programa 5S.
3.3.3 Pueden mostrar evidencias del levantamiento de los hallazgos en las auditoras de
5S en los ltimos 6 meses?
Los hallazgos indicados en las auditoras internas debern contar con evidencias del
levantamiento de los mismos. Una foto, video o acta de levantamiento ser
suficiente.
El cuarto punto tiene como propsito ver el grado de implementacin alcanzado por la
organizacin tanto en el aspecto cualitativo como cuantitativo as como el grado de
integracin que ha logrado con los proveedores, clientes, vecinos etc.
La organizacin debe enumerar los logros alcanzados en aspectos cualitativos que debern
ser acreditados de alguna forma. Por ejemplo:
25
4.2 Pueden evidenciar resultados obtenidos despus de la implementacin? (Aspectos
cuantitativos)
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PUNTAJES POR CRITERIO
CRITERIO Puntos
1.5. Reconocimientos 30
1.5.1. Existe algn tipo de reconocimiento para las personas o equipos que participan en la 10
implementacin de 5S?
1.5.2. Existe un sistema estructurado y planificado de reconocimientos relacionado con las 5S
para el personal?
10
27
2.2.3. Existen evidencias de haber desarrollado o implementado los acuerdos de mejora? 10
2.3. Control 30
2.3.1. Pueden mostrar evidencias de los controles que realiza el comit o equipo para
10
asegurar el xito de las actividades de 5S?
2.3.2. Pueden mostrar evidencias de que a su vez ellos reciben tambin un control de sus
actividades por parte de la alta direccin?
10
2.3.3. Cuentan con registros fotogrficos (Fotografa del punto fijo) o videos del Antes y
despus del proceso de implementacin de 5S?
10
3.3. Control 30
3.3.1. Pueden mostrar las constancias de auditoras internas de 5S realizadas en las reas en
10
los ltimos 6 meses?
3.3.2. Pueden mostrar registros de por lo menos 3 indicadores de implementacin de 5S en
los ltimos 6 meses?
10
3.3.3. Pueden mostrar evidencias del levantamiento de los hallazgos en las auditoras de 5S
en los ltimos 6 meses?
10
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RUBRICA DE EVALUACION
NIVEL BRONCE PLATA ORO DIAMANTE
CRITERIOS DE POCO DESARROLLO DESARROLLO BASICO BUEN DESARROLLO MUY BUEN DESARROLLO GANADOR POR 3 AOS CONSECUTIVOS DEL NIVEL
EVALUACION (menos de 500 puntos) (501 a 650 puntos) (651 a 800 puntos) (801 a 1000 puntos) ORO con un total de 2,800 puntos como mnimo
- No existe un involucramiento - Existe un relativo apoyo de la Alta - Existe el compromiso de la Alta Direccin. - Existe el compromiso comprobado de la - Existe un gran compromiso probado de la Alta Direccin.
COMPROMISO probado de la Alta Direccin. Direccin. - Se destinan algunos recursos al programa Alta Direccin. - Se han realizado presentaciones masivas (a toda la Organizacin) de
DE LA ALTA - No existe un plan definido de - No se hacen controles ni revisiones de 5S - Se han realizado presentaciones de la Alta la Alta Direccin, especficas para el tema de las 5S (presenciales,
implementacin. comprobadas del sistema - La alta direccin controla y revisa las Direccin, especficas para el tema de las 5S escritas y/o a travs de videos a todo el personal de la Organizacin).
DIRECCIN - Se invierten muy pocos - No existe un programa de actividades del comit de las 5S. - Se ha conformado el Comit de las 5S, - Se ha conformado un Comit de las 5S, donde intervienen gerentes
recursos en la implementacin reconocimientos referidos a las 5S - Existen algunos avances en el manejo de donde participa por lo menos un gerente de del ms alto nivel dentro de la Organizacin.
de las 5S. - Se han destinado algunos recursos reconocimientos al personal que participa alto nivel dentro de la Organizacin. - El presidente del Comit de las 5S, reporta directamente los avances
para la implementacin de las 5S. con xito en el programa - Existe un control probado de la alta del sistema al Gerente General de la Organizacin.
direccin sobre el comit o grupo - Existe un equipo organizacional en paralelo dentro de la Organizacin
organizacional encargado del programa de que dirige y controla las actividades de las 5S.
5S. - Se ha incluido los principios de las 5S, como parte de las polticas, los
1 valores o principios de la Organizacin.
- Existen un subgrupo y/o actividades en el Comit de las 5S, dedicados
a las acciones de capacitacin permanente para el personal de la
Organizacin.
- Existe un subgrupo y/o actividades en el Comit de las 5S, dedicados a
reforzar y mantener una cultura propia en la Organizacin sinrgica a
las 5S (incluye edicin de revistas institucionales, peridicos murales y
dems actividades formativas de las buenas prcticas
organizacionales).
- Existe un subgrupo y/o actividades en el Comit de las 5S, que
planifica y realiza auditorias cruzadas y permanentes en toda la
Organizacin.
- No se evidencia un real -Se ha conformado un Comit de las - Se ha conformado un Comit de las 5S. - Existe un Comit de las 5S integrado por - Se ha capacitado a todo el personal de la Organizacin (en todos los
ORGANIZACIN conocimiento de la metodologa 5S. - Existe un equipo organizacional que gerentes y/o miembros representativos de la niveles, empleados, jefes y gerentes) incluyendo a los contratistas y
de las 5S. - No existe ningn control que controla y revisa las actividades de las 5S. organizacin dems personas involucradas en las diversas actividades de la
- No se ha conformado un asegure que la prctica de las 5S se - Se evidencia apoyo a las actividades del - El Comit controla y revisa Organizacin.
comit o equipo organizacional convertir en una prctica sostenida programa, de parte de alta direccin. comprobadamente las actividades de las 5S.
2 que se responsabilice de la en el tiempo. - Se evidencia un buen apoyo a las
implementacin y el actividades del programa, de parte de alta
mantenimiento de las 5S. - No se evidencia el apoyo de la alta direccin.
- No se evidencia planes de direccin a las actividades del
accin para la implementacin programa
de las 5S.
- El nivel de implementacin de - No se ha implementado las 5S en - Se ha implementado las 5S en toda la - Se ha implementado las 5S en toda la - Se ha implementado las 5S a toda la Organizacin, incluyendo a todas
IMPLEMENTACI las 5S, todava no est terminada toda la organizacin. Organizacin, incluye adems a por lo menos Organizacin, adems incluye a dos o ms las organizaciones externas relacionadas con las actividades de la
ON - La capacitacin en la - Se ha logrado alcanzar un puntaje una de las empresas proveedoras o clientes empresas proveedoras o clientes de la Organizacin. - Se ha logrado alcanzar un
metodologa de las 5S, no ha menor al 65/100 (65%) en la Auditoria de la Organizacin. Organizacin. promedio de puntaje en los ltimos 3 aos de 93.33/100 (93.33%) en
incluido a todo el personal del de Evaluacin de las 5S. - Se ha logrado alcanzar un puntaje menor al - Se ha logrado alcanzar superar un puntaje la Auditoria de Evaluacin de las 5S.
rea donde se realiza la - Existen muchas personas que no han 80/100 (80%) en la Auditoria de Evaluacin de 80/100 (80%) en la Auditoria de - La Organizacin puede probar en forma documentaria, que tiene las
implementacin de las 5S. sido incluidas en la capacitacin de 5S de las 5S. Evaluacin de las 5S. 5S funcionando con ms de 3 aos de antigedad.
- La Auditoria de Evaluacin de - Se han capacitado al todo el personal - Existe un buen control de la capacitacin y - La capacitacin es un tema institucional manejado por el comit y
3 las 5S, tiene un resultado menor reforzamiento de la misma liderado por el constantemente se estn actualizando los temas y analizando los
a 50/100 (<50%). rea de Recursos Humanos resultados
- Solo se est trabajando la - Existe un programa de induccin que
implementacin de las 5S incluye la formacin bsica en 5S
dentro del rea piloto. - El equipo de facilitadores est muy bien
- El nmero de Auditoras organizado y se encarga de las
internas realizadas para la capacitaciones de 5S entre otras de inters
Evaluacin de las 5S son muy general para los trabajadores
limitadas.
- La implementacin de las - Las 5S, integran o involucran a por lo - Las 5S, integran o involucran a por lo - Las 5S integran a toda la Organizacin (con - Las 5S integran a toda la Organizacin (en trminos de participantes
INTEGRACION menos el 65% de los participantes menos el 80% de los participantes por lo menos un miembro en el Comit de del Comit de las 5S, estn representadas todas las gerencias de la
5S es solamente una
relacionados con las gerencias de la relacionados con las gerencias de la las 5S, que representa a cada gerencia) y Organizacin) y adems incluye la participacin en el Comit de la 5S,
iniciativa localizada. Organizacin. Organizacin. existen planes de extender su alcance a las de algn representante de los contratistas mas importantes
- No se cuenta con el apoyo - Las actividades de las 5S todava no - Todas las actividades de las 5S estn organizaciones externas ms importantes involucrados en la actividad de la Organizacin.
4 de otras reas de la estn plenamente integradas a los integradas a los Sistemas de Gestin y de involucrados en la actividad de la - Todas las actividades de la 5S estn integradas a los Sistemas de
Organizacin. Sistemas de Gestin y de Calidad de la Calidad de la Organizacin. Organizacin. Gestin y de Calidad de la Organizacin. Se realizan Auditorias
Organizacin. - Todas las actividades de la 5S estn Integradas,
integradas a los Sistemas de Gestin y
Calidad de la Organizacin.
INTEGRACION Y - No se observan - Los resultados de la - Los resultados de la - Los resultados de la - Los resultados de la implementacin de las 5S, resaltan a
resultados medibles, implementacin de las 5S, no implementacin de las 5S, resaltan a implementacin de las 5S, resaltan a la vista y tambin se pueden comprobar con por lo menos
RESULTADOS solamente un incipiente son tan notorios, dan la la vista y con impacto positivo solo en la vista pero todava est en proceso 2 indicadores de medicin.- Existen mltiples Proyectos de
desarrollo focalizado en impresin que son esfuerzos el rea donde se aplica con ms generar indicadores que muestren el Mejora Continua, derivados de la prctica de las 5S.- La
algn rea de trabajo. La aislados de algunas reas. No intensidad, pero todava no se usan resultado conseguido. - Existen implementacin de las 5S, ha mejorado el Clima Laboral de
implementacin del hay Proyectos de Mejora o indicadores que midan el avance o algunos Proyectos de Mejora en la Organizacin.- Las 5S, tienen un impacto positivo y
programa de 5S solo est Crculos de Calidad, derivados los resultados de la implementacin marcha, derivados de la prctica de medible en otros Sistemas y/o actividades de la
en progreso en una fase de de la prctica de las 5S.- La de 5S.- Son pocos o ninguno los las 5S.- La implementacin de las 5S, Organizacin. - Se puede comprobar con documentos que
plan piloto implementacin de 5S est en Proyectos de Mejora Continua est mejorando el Clima Laboral de la cada trabajador de la Organizacin recibe capacitacin en
5 fase piloto y ha pasado derivados de la prctica de 5S.- La Organizacin.- Las 5S tienen un las 5S, - La organizacin est en plena extensin del
desapercibida en gran parte de implementacin de las 5S, ha impacto positivo en otros Sistemas programa de 5S entre sus proveedores, clientes y socios
la Organizacin. No es posible mejorado el Clima Laboral de la y/o actividades de la Organizacin. Se estratgicos.
medir el impacto positivo de las Organizacin.- No se comprueba puede comprobar con documentos,
5S en otros Sistemas y/o documentariamente que cada que cada trabajador de la
actividades de la Organizacin.- trabajador de la Organizacin recibe Organizacin recibe capacitacin en
No existe un manejo capacitacin.- La implementacin 5S.
sistemtico de capacitacin en est en la fase de generalizacin a
5S. toda la empresa
29
ANEXO 1
30
- N de trabajadores.
- Posicin en el mercado (% participacin en el mercado).
- Organigrama.
6. Organizacin propuesta para la implementacin de las 5S
En este punto mostrar cmo est estructurada la organizacin para la implementacin de
las 5s, tareas, roles, etc.
7. Vocabulario (Relacin de trminos, abreviaciones y/o acrnimos utilizados en el
documento).
8. Sustento de los 04 criterios de evaluacin.
Para respaldar este sustento se puede presentar copias, fotos, registros de evaluaciones,
etc.
Utilizar los mismos puntos y sub puntos que plantea el formato de postulacin.
9. Formato de presentacin
- Formato A4.
- Letra Arial 11.
- Espacio 1.5
- Anillado con la primera tapa transparente que deje observar la cartula.
- 60 pginas como mximo para sustentar la implementacin de 5S.
- Los sustentos pueden incluirse como anexos.
31
ANEXO 2
FICHA DE INSCRIPCIN
1. DATOS DE LA ORGANIZACIN
a. Razn Social: _______________________________________________________
b. Representante Legal: _______________________________________________
c. Nombre comercial (como la conocen los clientes): _________________________
d. RUC: ______________________
e. Giro del negocio: __________________________________________
f. Domicilio legal: ____________________________
g. Distrito________________ Provincia ______________
h. Pgina web de la organizacin: ________________________________________
i. Correo electrnico: _______________________________________________
j. Telfono fijo: _______________________ Celular: _____________________
k. Fecha de inicio de actividades de la organizacin: __________________________
l. Fecha de inicio de la implementacin de 5S __________________________
2. DATOS DE PERSONA DE CONTACTO
Apellido paterno: _________________ Apellido materno: _____________________
Nombres: _________________________________________
DNI: _____________________________
Cargo: ___________________________________________
Telfono: ______________ Celular: ___________________
E-mail 1: ________________________________________________
Email 2: __________________________________________________
_______________________________________________________
NOMBRE:
DNI:
32
ANEXO 3
CONDICIONES DE ACEPTACIN
Declaro haber ledo detenida y detalladamente y tener pleno conocimiento de los trminos y
condiciones expresados en las bases del concurso Premio Nacional 5S - 2016, en el cual
participamos de manera voluntaria y ACEPTAMOS de forma expresa los resultados del Comit
Evaluador del concurso, el cual reconocemos y nos sometemos al carcter de inapelable de
sus decisiones.
Aceptamos tambin:
- En el supuesto de la obtencin de un premio nacional, la difusin del premio nica y
exclusivamente est determinada a la sede respecto a la cual particip en el concurso.
- Brindar las facilidades pertinentes a 2 evaluadores como mnimo en el caso de que
nuestra empresa sea seleccionada para la segunda etapa del concurso Premio
Nacional 5S que comprende visitas a la empresa.
- Cubrir los gastos que demanden la participacin de nuestra empresa de acuerdo a las
siguiente estructura:
1. Cuota de Inscripcin:
1.1. Empresas PYMES y Grandes Empresas,
Organizaciones pblicas. S/. 1,500.00 + IGV
1.2. Colegios y Universidades privadas, Empresas
Inscritas en REMYPE S/. 1,000.00 + IGV
1.3. Colegios y Universidades Nacionales S/. 500.00 + IGV
2. Evaluacin Presencial:
2.1 Medianas y Grandes Empresas. S/. 5,000.00 + IGV
2.2 Pequeas Empresas, Organizaciones Pblicas S/. 3,000.00 + IGV
2.3 Micro empresas (inscritas en REMYPE), Colegios
y Universidades Privadas S/. 2,000.00 + IGV
2.4 Colegios y Universidades Nacionales S/. 1,000.00 + IGV
Importante:
- Para las organizaciones en general ubicadas fuera de Lima metropolitana, se debern
adicionar los costos totales por pasajes, viticos, estadas y seguros para los evaluadores.
(Dos evaluadores como mnimo)
- El pago de la evaluacin presencial solo aplica para una sede de la organizacin
participante.
.......
(Firma del Representante Legal)
33
ANEXO 4
Presidente
Comit Autnomo Premio Nacional 5S
34
ANEXO 5
CRONOGRAMA 2016
35
CATEGORIAS DE POSTULACION
Sectores:
Manufactura
Minera
Comercio
Servicios
Educacin
Pblico
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CONVOCATORIA Y POSTULACIN
FASE PREVIA.
La fase previa comienza con la publicacin de convocatoria del Premio Nacional 5S - 2016 y la
difusin de las bases correspondientes.
Desde el momento de difusin de las bases 2016, las organizaciones interesadas podrn
presentar su postulacin mediante la Ficha de inscripcin presentndola en la oficina de
AOTS PERU, (la que podr encontrar en el Anexo 2 de las presentes bases) debidamente
llenada, junto al comprobante de abono por concepto de Postulacin al Premio Nacional 5
Per 2016. www.aotsperu.com
Recibida la ficha de inscripcin, AOTS PERU remitir un acuse de recibo a la organizacin
postulante, analizar la documentacin presentada y confirmar la aceptacin de la
postulacin.
La fecha lmite de inscripcin para postular al concurso Premio Nacional 5S - 2016 es el 15 de
Junio del 2016. Desde la convocatoria con las Bases del Premio se otorgar un tiempo
prudencial, como se indica en el cronograma, para la redaccin del expediente, documento
fundamental para la postulacin al Premio Nacional 5S Per - 2016 , el cual debe reflejar la
realidad de la organizacin postulante de forma concisa y precisa, ya que en la siguiente Fase
II, Visita de Evaluacin, se realizar la comprobacin de la implementacin.
Recibido el expediente de postulacin, se analizar el cumplimiento de los requisitos
establecidos en relacin al formato y contenido del mismo. Si el expediente cumple dichos
requisitos, se enviar la confirmacin de aceptacin de documentacin a la organizacin. En
caso de que el expediente tenga algunas no conformidades menores, se permitir a la
organizacin la subsanacin y adecuacin del expediente en el plazo de 5 das hbiles. En caso
de presentar no conformidades mayores o no adecuacin a los requerimientos, el expediente
podr no ser considerado.
EVALUACIN DEL RELATORIO. FASE I.
Los Evaluadores, seleccionados entre expertos profesionales de la Asociacin AOTS PERU, e
integrados en equipos de evaluacin, examinarn el expediente de las organizaciones
postulantes de forma individual, grupal e imparcial, manteniendo en todo momento la
imparcialidad y confidencialidad de la informacin recibida.
Finalizado el anlisis por parte de los equipos de evaluacin, la documentacin resultante
(Informe de evaluacin de la implementacin) ser remitida al Comit Tcnico del Premio
Nacional 5S Per - 2016.
El Comit Tcnico del Premio Nacional 5S Per 2016 participar en la seleccin de
organizaciones que acceden a la fase de visita de evaluacin, siendo informados del listado
37
completo de todas las organizaciones postulantes con la puntuacin obtenida, y analizando la
documentacin que sea necesaria para su evaluacin y seleccin.
AOTS PERU informar a todas las organizaciones postulantes de su situacin, de forma
personalizada y confidencial.
VISITA DE EVALUACIN. FASE II.
Todas las organizaciones seleccionadas recibirn una visita de evaluacin (Fase II) para
continuar en el proceso, que contrastar la informacin contenida en el expediente de
postulacin. Igualmente los miembros del Comit Organizador integrado por prestigiosas
organizaciones ligadas a Japn podrn visitar las instalaciones de la organizacin concursante
a manera de observadores para apreciar el nivel de implementacin de 5S que ha alcanzado la
organizacin concursante (No emitirn ningn juicio ni calificacin), para ello se solicitar el
permiso correspondiente con la debida anticipacin.
En el caso en que se necesite clarificar determinados aspectos contenidos en el expediente, la
organizacin postulante puede presentar datos y evidencias adicionales, que podran
modificar la valoracin final de la evaluacin, por lo que la informacin bsica y principal debe
estar contenida en el expediente. Si se diera una variacin en la puntuacin entre las fases I y
II tendr una justificacin cualitativa elaborada por el equipo de evaluacin.
El equipo responsable de esta visita estar formado por un coordinador Principal acompaado
por una representacin del equipo evaluador.
La visita de evaluacin se realizar en la semana del 08 de Agosto al 19 de Setiembre del 2016.
La duracin de la visita ser determinada en funcin del tamao y caractersticas de la
organizacin postulante.
Como consecuencia de la visita, el equipo evaluador actualizar y complementar el Informe
de Retorno Final.
REUNIN DEL COMIT AUTONOMO DEL PREMIO 5S. FASE III.
El informe final, junto a la informacin y documentacin recabada a lo largo del proceso, ser
analizado por los miembros del Comit Autnomo del Premio Nacional 5S, integrado por
representantes de las organizaciones peruano japonesas, as como por personalidades e
Instituciones japonesas que por su prestigio y trayectoria realzan la trascendencia del proceso
de evaluacin y enriquecen el fallo del Comit Autnomo del Premio Nacional 5S.
Tras el estudio de la documentacin, el Jurado emitir su Fallo para cada una de las categoras
del Premio Nacional 5S - 2016.
El Comit Autnomo podr designar a ms de un galardonado por categora, y tambin podr
declarar desierta una o varias categoras. La decisin del comit ser inapelable.
Finalizado el proceso, todas las organizaciones participantes en el Premio Nacional 5S Per -
2016 recibirn, el informe final emitido por el equipo evaluador con el anlisis y conclusiones
de la evaluacin.
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CEREMONIA DE ENTREGA DEL PREMIO NACIONAL 5S. FASE IV.
La entrega de trofeos a las organizaciones galardonadas con el Premio Nacional 5S Per - 2016
tendr lugar en una ceremonia central, en los primeros das del mes de Noviembre del 2016,
la cual se desarrollar dentro de las instalaciones de la Asociacin Peruano Japonesa.
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