“Construyendo la nueva visión”

Instructivo para la
Elaboración de Manuales
Caracas, septiembre de 2009

Ministerio del Poder Popular para

las Industrias Básicas y Minería
Oficina de Planificación y Presupuesto
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Instructivo para la Elaboración

de Manuales

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

1. Índice …...........................................................................................................3

2. Objetivo General…..........................................................................................4

3. Base Legal…...................................................................................................5

4. Normas Generales para la elaboración de los manuales...............................6

5. Responsables del proceso de elaboración de los manuales …....................11

6. Procedimiento para la elaboración de los manuales.....................................12

7. Diagrama de Flujo….....................................................................................14

8. Modelo de manual de normas y procedimientos...........................................15

9. Glosario..........................................................................................................33

10. Anexos: Nomenclatura para codificar manuales..........................................34

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Objetivos del Manual de Normas y Procedimiento

· Establecer la normativa para elaborar y actualizar manuales en el Ministerio del

Poder Popular para las Industrias Básicas y Minería (Mppibam), que garanticen
la buena marcha de sus operaciones y el acatamiento del bloque de legalidad
que rige su funcionamiento.

· Servir de orientación en las actividades que realiza el personal de funcionarios,

obreros y contratados que labora en las distintas unidades organizativas del
Mppibam.

· Ser fuente de información a las personas que desean conocer las actividades y
normas que están presentes en un procedimiento.

· Instrumentar un mecanismo administrativo de difusión clara y precisa a efectos

de que el personal que labora en el Mppibam se encuentre debidamente
informado sobre el control de gestión institucional en materia procedimental.

· Coadyuvar en el establecimiento del sistema de control interno en el Mppibam.

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Base Legal

- Ley Orgánica de la Administración Pública, publicado en la Gaceta Oficial de

República Bolivariana de Venezuela Nº 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001.

- Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en la Gaceta Oficial

de la República de Venezuela N° 2818 Extraordinaria de fecha 1 de julio de
1981.

- Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional

de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela N° 37.347, de fecha 17 de diciembre de 2001.

- Decreto Nº 6.265 de fecha 31 de julio de 2008, con rango, valor y fuerza de Ley
de Simplificación de Trámites Administrativos, publicado en la Gaceta Oficial de
la República de Venezuela Nº 5.891 extraordinaria de fecha 31de julio de 2008.

- Decreto Nº 3.547 de fecha 28 de marzo de 2005 mediante el cual se dicta el

Reglamento Orgánico del Ministerio de Industrias Básicas y Minería, publicada
en la Gaceta Oficial de la República de Venezuela Nº 38.155 de fecha 30 de
marzo de 2005.

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Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Normas Generales

1. Un manual de organización, es un documento que contiene en forma ordenada y

sistemática la información detallada referente a la historia, atribuciones, visión, misión,
arquitectura organizacional, objetivos y funciones de la organización, constituyéndose
en una herramienta de apoyo administrativo que describe las relaciones orgánicas que
se dan entre los elementos de la estructura organizacional.

2. Un manual de normas y procedimientos, es un documento administrativo que se

utiliza para orientar al usuario en todos los aspectos importantes y más resaltantes al
momento de realizar una actividad, la cual incluye el objetivo, base legal, las normas,
los responsables, el procedimiento, los diagramas de flujo, los formularios e
instructivos, que permiten visualizar de manera clara y sencilla las actividades que se
realizan en el procedimiento.

Es un documento que describe de forma secuencial las operaciones que integran los
procesos, así como también, las normas y pasos a seguir por los trabajadores y
trabajadoras de las unidades organizativas involucradas en el mismo.

3. Un manual de usuarios, es un documento mediante el cual se describe un sistema

o proceso detalladamente en cuanto a características técnicas y funcionamiento.
Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado; de allí
que es necesario que se detallen todas y cada una de las características que los
usuarios deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema,
específicamente debe reunir la información, normas y documentación necesarias para
que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicación desarrollada.

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Normas Generales

4 Tipos de manuales
4.1 Manual de Organización, cuya estructura será así:
4.1.1 Índice
4.1.2 Introducción
4.1.2.1 Historia de la Institución u órgano
4.1.2.2 Misión y Visión
4.1.2.3 Valores Institucionales
4.1.3 Objetivo del Manual
4.1.4 Organigrama Estructural
4.1.5 Objetivo de la Unidad Organizativa
4.1.6 Organigrama de la Unidad Organizativa
4.1.7 Competencias de la Unidad Organizativa
4.1.8 Funciones de la Unidad Organizativa
4.1.9 Matriz Insumo Producto

4.2 Manual de Normas y Procedimientos, cuya estructura será así:

4.2.1 Índice
4.2.2 Objetivo General
4.2.3 Alcance
4.2.4 Base Legal
4.2.5 Normas Generales
4.2.6 Responsables del Proceso
4.2.7 Procedimiento y Diagrama de Flujo
4.2.8 Glosario
4.2.9 Anexos

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Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Normas Generales

4.3 Manual de Usuarios, cuya estructura variará de acuerdo al tipo de

manual de usuarios, pero que pudieran orientarse así:
4.3.1. Índice
4.3.2. Objetivo y alcance del sistema
4.3.3. Normas de uso del sistema
4.3.4. Roles y Perfiles de los usuarios del sistema
4.3.5. Descripción del sistema
4.3.6. Operación del sistema
4.3.7. Formatos utilizados y Reportes generados
4.3.8. Glosario
4.3.9. Anexos
5 Para la elaboración de los manuales se constituirá un equipo de trabajo
conformado por un representante de la unidad organizativa solicitante o requiriente,
un representante de cada unidad organizativa involucrada en el proceso y un
representante de la Oficina de Planificación y Presupuesto. El documento que el
equipo de trabajo prepare se denominará Anteproyecto de Manual y será remitido a
la Oficina de Planificación y Presupuesto quien solicitará opinión técnica a la
Consultoría Jurídica y a la Unidad de Auditoría Interna. Obtenidas las opiniones
solicitadas se validará la información del anteproyecto y se convertirá en proyecto
de manual, y se elaborará Punto de Cuenta para someterlo a la consideración y
aprobación de la máxima autoridad del Mppibam.

6 Aprobación del manual: Para que los Manuales de Organización, Normas y

Procedimientos y Usuarios, adquieran validez legal dentro de la institución deben
ser aprobados por la máxima autoridad del Ministerio del Poder Popular para las
Industrias Básicas y Minería; así mismo, la Oficina de Planificación y Presupuesto
es la unidad organizativa encargada de elaborar y remitir el Punto de Cuenta
correspondiente para la aprobación de documentos normativos.

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Normas Generales

7. Difusión de los manuales: Una vez aprobado los Manuales de Organización, Normas
y Procedimientos y Usuarios, se difundirán a las unidades organizativas del
Ministerio, con el propósito de que se conozcan las disposiciones o normativas allí
contenidas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento. De igual forma, la versión
electrónica se publicará en la intranet del organismo.
8. La codificación de los manuales elaborados en el Mppibam será responsabilidad de
la Oficina de Planificación y Presupuesto a través de la Coordinación de
Planificación y Desarrollo Institucional, tomando en cuenta lo siguiente:
8.1. Se utilizarán las letras con las cuales empieza el manual, por ejemplo:
MNYP
8.2. Se utilizarán las siglas que identifican la unidad organizativa solicitante,
por ejemplo: OPP
8.3. Se utilizarán tres (3) dígitos asignados en orden consecutivo a cada
unidad organizativa, por ejemplo: 001
9. En los manuales que se elaboren deben respetarse los elementos de pertenencia
al Ministerio del Poder Popular para las Industrias Básicas y Minería (Mppibam),
como son la imagen representativa de la actividad que ejerce, los colores y el
vocativo.
10. Todo Manual contendrá la Base Legal que lo sustenta indicándose el ordenamiento
legal de acuerdo con el orden formulado en la Pirámide de Kelsen y
mencionándose el número y la fecha de publicación en Gaceta Oficial.
11. Los manuales se elaborarán en los formatos establecidos por la Oficina de
Planificación y Presupuesto a través de la Coordinación de Planificación y
Desarrollo Institucional, los cuales contienen los elementos que los integran y las
especificaciones para su identificación y contenido.

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Normas Generales

La identificación contempla primeramente la portada del manual que representa

la presentación del mismo, de esta forma se podrá distinguir de otros que ya
estén aprobados en la institución.
El contenido, contendrá el objetivo, base legal, normas generales,
responsables, procedimiento, diagrama de flujo, glosario y anexos, dentro de
estos últimos se encuentran los formularios e instructivos.
12. Las modificaciones que requieran ser realizadas a los manuales deberán ser
notificadas a la Oficina de Planificación y Desarrollo, con el objeto de iniciar
nuevamente los trámites propios establecidos en el procedimiento, a partir del
paso correspondiente al equipo de trabajo.
13. La Oficina de Planificación y Presupuesto llevará un registro u archivo histórico
automatizado de todos y cada uno de los manuales.

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Responsables de la elaboración de los manuales

Responsables de su elaboración
· Unidad organizativa requiriente o solicitante del Manual, la cual recopilará la
información necesaria del proceso a normar y procedimentar, conforme al
presente instructivo y la remitirá a la Oficina de Planificación y Presupuesto.

· La Oficina de Planificación y Presupuesto del Ministerio del Poder Popular para

las Industrias Básicas y Minería, a través de la Coordinación de Planificación y
Desarrollo Institucional, quien recibirá la información de las unidades
solicitantes y efectuará las observaciones y ajustes técnicos en caso de ser
necesario y llevará un registro u archivo histórico automatizado de todos y cada
uno de los manuales.

· Equipo de Trabajo, conformado por personal de la unidad requiriente, personal

de otras unidades organizativas involucradas y personal de la Oficina de
Planificación y Presupuesto, quienes revisarán y harán las modificaciones a
que haya lugar en la información levantada para la elaboración del Proyecto de
Manual.

· Consultoría Jurídica, quien revisará y efectuará análisis técnico jurídico del

anteproyecto de Manual

· Oficina de Auditoría Interna, quien revisará el anteproyecto de Manual a los

fines de emitir opinión respecto al área de su competencia.

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Descripción del Procedimiento

Unidad Acción a Ejecutar

Responsable
Unidad 1. Detecta aspectos a mejorar o necesidades básicas de la
Organizativa Unidad Organizativa, en cuanto a los procesos que le
requiriente corresponde llevar a cabo.

2. Realiza estudio preliminar sobre los procesos que ejecuta o

que desea implementar.

3. Prepara memorando solicitando la elaboración de un

manual.

4. Remite a la Oficina de Planificación y Presupuesto,

memorando y estudio preliminar indicando las necesidades
básicas detectadas. Este estudio preliminar debe ser
presentado en forma de anteproyecto de manual, de
acuerdo a lo dispuesto en este Instructivo.
Oficina de 5. Recibe memorando y estudio preliminar (Anteproyecto de
Planificación y Manual).
Presupuesto
6. Revisa el anteproyecto para ver si está adaptado al
presente instructivo y efectúa análisis para establecer su
viabilidad técnica.

7. De no estar adaptado al instructivo o no existir viabilidad

técnica, devuelve el anteproyecto a la unidad organizativa
requiriente, mediante memorando, argumentando las
razones.

8. De estar adaptado y existir viabilidad técnica, convoca al

equipo de trabajo para revisar el anteproyecto de manual
de normas y procedimientos.
Equipo de Trabajo 9. Revisa anteproyecto de manual.

10. De no existir información suficiente sobre la normativa y el

procedimiento, solicitará a la Oficina de Planificación y
Presupuesto, su recopilación e incorporación al
anteproyecto de manual.

11. De existir información suficiente sobre la normativa la

revisa, analiza y valida según el caso.

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

12. Efectúa proposiciones.

13. Remite documento de trabajo a la Oficina de Planificación y

Presupuesto y le solicita la elaboración del proyecto de
manual.
Oficina de 14. Imprime y codifica el proyecto de manual definitivo.
Planificación y
Presupuesto 15. Solicita la opinión de la Consultoría Jurídica y Auditoría
Interna

Consultoría Jurídica 16. Reciben solicitud de opinión jurídica y técnica,

y Auditoría Interna respectivamente.

17. Elaboran la opinión y la remiten a la OPP.

Oficina de 18. Recibe opinión de ambas unidades administrativas. y

Planificación y efectúa cambios sugeridos si fuere el caso.
Presupuesto
19. Elabora el punto de cuenta y memorando de remisión.

20. Remite el punto de cuenta acompañado del proyecto de

manual, a la Dirección General del Despacho, para su
presentación al Ministro (a).
Dirección General 21. Recibe memorando, punto de cuenta y proyecto de manual.
del Despacho
22. Presenta proyecto de manual y punto de cuenta a la
consideración y aprobación del Ministro(a).

23. Si el manual es aprobado por el Ministro (a) es remitido a la

Oficina de Planificación y Presupuesto, a los fines de su
difusión.

24. Si el manual no es aprobado por el Ministro (a), lo devuelve

a la Oficina de Planificación y Presupuesto, para que ésta
se encargue de la notificación a la unidad organizativa
requiriente y al resto de los miembros del equipo de trabajo,
a los fines de que se subsanen las correcciones o se hagan
las modificaciones a que haya lugar.(Regresa al numeral 9)

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Diagrama de Flujo

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Modelo de Manual de Normas y Procedimientos

A continuación se presenta de forma ordenada los títulos que integran

y describen un manual de normas y procedimientos, con el propósito
de estandarizar los mismos. Es importante mantener este orden para
garantizar la comprensión de este documento normativo.

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Estructura de los Manuales de Normas y Procedimientos

Anexos

Glosario

Modelo de Manual de
Normas y
Procedimiento

Diagrama de Flujo

Descripción del
Procedimiento

Responsables del
Procedimiento

Normas Generales

Base Legal

Objetivo del Manual

Índice

Portada

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Modelo de Manual de Normas y Procedimientos

Portada
Es la primera página del manual, puesto que identifica y diferencia al documento de
otros que ya existen en la Institución y contiene datos fundamentales a traves de un
fondo de fotografía que hace alusión a las industrias básicas y minería, asimismo,
específica de forma extensa el título, nombre, fecha, organismo editos, autor entre
otros aspectos

1. Imagen sobre las industrias básicas y minería.

2. Eslogan institucional de orientación política.
3. Nombre del documento.
4. fecha de publicación.
5. Nombre del organismo.
6. Nombre de la unidad organizativa.

“Construyendo la nueva visión”

Instructivo para la
Elaboración de Manuales
Caracas, 30 de Agosto de 2009

Ministerio del Poder Popular para las

Industrias Básicas y Minería
Oficina de Planificación y Presupuesto

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Encabezado del manual de normas y procedimientos

Se trata de un formato tipo rectángulo dividido en tres partes iguales y a su vez en

cinco (5) campos descriptivos según la estructura del manual de normas y
procedimientos, el mismo debe contener los siguientes elementos:

1. Cintillo o logotipo del Ministerio.

2. Siglas del manual de normas y procedimientos (MNP).
3. Enunciado del procedimiento a desarrollarse.
4. Asunto del manual (índice, objetivo del manual, unidades que intervienen, base
legal, normas generales, responsables, descripción del procedimiento,
flujograma, formularios e instructivos según sea el caso).
5. Código del manual, se refiere a las siglas de identificación del documento.
Ejemplo:

Código:
OPP-MNPPEFFM
MNP Solicitud de Viáticos Nacionales Versión:
002
Asunt Índice
o:

OPP - OAS - MNP - SVN

Nombre del documento en siglas

(Tipo de documento) manual de normas y procedimientos
Siglas de la unidad organizativa responsable del procedimiento
Oficina de Planificación y Presupuesto

6. Versión del documento

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Índice

Es la estructura del documento en la cual se relacionan los capítulos y/ secciones que

lo integran, se recomienda realizar el mismo al terminar el manual para que la
numeración de las páginas corresponda exactamente con las que allí se mencionan.

Código:
OPP-MNPPEFFM
MNP Solicitud de Viáticos Nacionales Versión:
002
Asunto: Índice

Índice.............................................................................................2
Objetivo General............................................................................3
Normas Generales para la elaboración de Manuales....................4
Responsables o unidades que intervienen....................................8
Descripción del Procedimiento...................................................... 9
Diagrama de Flujo........................................................................11
Formatos utilizados......................................................................13
Glosario........................................................................................14
Anexos........................................................................................ 15

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Asunto: Del contenido del manual de normas y procedimientos

Objetivo del manual

El objetivo del manual debe estar orientado a lo que se espera alcanzar o lograr con la
documentación del procedimiento en términos normativos, regulatorios y de
estandarización de los procesos de las unidades organizativas.

Por ejemplo:

Código:
Formulación de Planes Operativos OPP-MNPPEFFM
MNP Anuales Versión:
002
Asunto: Objetivo del Manual

Indicar las normas y procedimientos orienten a las unidades organizativas del Ministerio
del Poder Popular para las Industrias Básicas y Minería, llevar a cabo el proceso de
formulación de los Planes Operativos Anuales Institucionales, y su correspondiente
estimación presupuestaria; a través de consideraciones, orientaciones metas y
resultados; que sean previsibles dentro de sus proyectos y/o acciones centralizadas a
concreciones reales y plausibles.

· · 20
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Unidades que Intervienen

Es la sección mediante la cual se indican las unidades organizativas que intervienen en
el procedimiento que se está describiendo.
Por ejemplo:

Código:
OPP-MNPPEFFM
MNP Versión:
002
Asunto: Unidades que Intervienen

· Oficina de Planificación y Presupuesto

· Unidades Organizativas que intervienen en el proceso

En aquellos casos en los cuales intervengan organismos y /o entes en el procedimiento

que se esta describiendo, se deben señalar en la pagina siguiente a la unidades
organizativas.
Por ejemplo:

Código:
OPP-MNPPEFFM
MNP Versión:
002
Asunto: Organismos que Intervienen

· Ministerio del Poder Popular para la Planificación

· Oficina Nacional de Presupuesto (Onapre)
· Ministerio del Poder Popular para Economía y Finanzas

· · 21
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Base Legal

En el basamento legal se menciona el marco jurídico necesario para dar cumplimiento

al procedimiento, se recomienda dar el siguiente orden, Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela, leyes orgánicas, leyes supletorias, reglamentos, decretos,
resoluciones, providencias, entre otros actos administrativos.

Es importante tomar en cuenta el instrumento legal que tengan vinculación con la

descripción del procedimiento y estructurarlo metodológicamente de la siguiente
manera:
a) Nombre del ordenamiento legal.
b) Número y fecha de publicación de la gaceta oficial.

Por ejemplo:

Código:
OPP-MNPPEFFM
MNP Solicitud de Viáticos Nacionales Versión:
002
Asunto: Base Legal

9. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial

Extraordinaria Nº 5.453 de fecha 24 de marzo de 2000.

10. Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en la Gaceta Oficial Nº 38.378 de

fecha 13 de febrero del 2006.

· · 22
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Normas Generales
Las normas generales están orientadas a reglamentar y normar las acciones de los
actores y/o unidades organizativas involucradas en el procedimiento que se está
desarrollando.

Por ejemplo:

Código:
OPP-MNPPEFFM
MNP Compras y Suministros Versión:
002
Asunto: Normas Generales

1. Se considera adjudicación directa, en aquellos casos en los cuales la compra de

bienes y materiales se le asigne a un proveedor, cuando el precio de la adquisición no
supere las mil cien unidades tributarias. (1.100 U.T.)

2. Es responsabilidad de la Coordinación de Compras Suministros y Servicios

Generales; dar fiel cumplimiento a las normas y procedimientos establecidos en el
presente manual.

3. Toda solicitud de compra de bienes y materiales deberá ser tramitada a través del
formulario orden de requisición de bienes y servicios (Forma 0201).

4. La Coordinación de Compras Suministros y Servicios Generales; es la unidad

organizativa responsable de la tramitación de las compras de materiales y bienes para
el Ministerio de Industrias Básicas y Minería (Mppibam).

· · 23
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Responsables o Unidades que intervienen

Son las personas o unidades organizativas que intervienen en el procedimiento.

Por ejemplo:

Código:
OPP-MNPPEFFM
MNP Compras y Suministros Versión:
002
Asunto: Responsables
Normas
De la Responsabilidad De Las Unidades Solicitantes

1. Deberán programar mensualmente las compras de bienes y materiales,

tomando en cuenta las necesidades de sus propias unidades.

2. Deberán enviar a la Coordinación de Compras, Suministros y Servicios

Generales, el formulario orden de requisición de bienes y servicios (Forma
0201) debidamente firmado y sellado por el coordinador de la unidad
solicitante, a fin de proceder a la ejecución de análisis y tramitación de la
compra.

La Responsabilidad De La Oficina de Administración y Servicios

1. Verificará que el formulario orden de requisición de bienes y servicios

(Forma 0201) esté debidamente llenado por la unidad solicitante, en caso
contrario se abstendrá de tramitar la adquisición del bien o servicio
solicitado.

2. Tendrá la responsabilidad de aprobar las órdenes de requisición y ordenes

de compra a fin de satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades
solicitantes.

· · 24
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Descripción del Procedimiento

Un procedimiento es la descripción lógica de un conjunto de actividades de forma
secuencial y ordenada.

Para representar un procedimiento se requiere diseñar un cuadro de dos columnas, en

la primera se debe describir al responsable de cada actividad (unidades organizativas
que intervienen en el procedimiento), y en la segunda, tiene que ver con la acción que
realiza la dependencia para llevar a cabo el procedimiento, asimismo, debe poseer una
numeración de cada operación.

A continuación se presentan algunas sugerencias para la descripción de

procedimientos en los manuales:

1. Deben indicar de forma coordinada y secuencial la manera de realizar cada

actividad.
2. Deben ser redactados en verbos infinitivos de forma tal que se lleve una
secuencia lógica.
3. Debe detallar la secuencia de ejecución de los elementos operativos de un
determinado proceso, concretando:
– ¿Qué se hace? =Procedimiento.
– ¿Quién lo hace? =Responsable.
– ¿Cómo lo hace? =Actividades.

· · 25
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Unidad Responsable Acción a Ejecutar

1. Realiza la programación de metas físicas y

financieras en atención a su plan operativo anual y
al presupuesto asignado; y completa la forma
MNP00201 “Programación de Metas y Volúmenes
Unidades Organizativas de Trabajo”.
Responsables
2. Envía memo y forma MNP00201 a la Oficina de
Planificación y Presupuesto 20 días antes de
terminar el cuarto trimestre del ejercicio fiscal
anterior al que se programa.
3. Recibe memo con la programación trimestral de
metas físicas y financieras.
Oficina de Planificación
y Presupuesto 4. Revisa, analiza y remite instrucciones a la
Coordinación de Planificación y Desarrollo
Institucional.
5. Revisa, analiza y convalida la programación
inicial de metas físicas y financieras de las
unidades organizativas con respecto a su plan
operativo y presupuesto asignado.
Coordinación de
6. En los casos de modificaciones en las metas
Planificación y físicas y/o financieras tramita los ajustes ante las
Desarrollo Institucional instancias que corresponda.

7. Elabora cuadros de control y seguimiento a la

ejecución física financiera de los proyectos y
acciones centralizadas del Ministerio.

· · 26
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Diagrama de flujo (Flujograma)

Los flujogramas o diagramas de flujo son la representación gráfica de un procedimiento

a través de símbolos y figuras que se conectan por medio de flechas para indicar la
secuencia de la operación. A manera de hacer comprensibles los diagramas a todas
las personas, los símbolos tienen una concepción universal.

Recomendaciones para el diseño de diagramas de flujo (Flujograma)

14. Se deben usar solamente líneas de flujo horizontal y/o vertical.

15. Se debe evitar el cruce de líneas utilizando los conectores.
16. Se deben utilizar los conectores sólo cuando sea necesario.
17. No deben quedar líneas de flujo o símbolos sin conectar.
18. Los símbolos deben estar trazados de manera que se puedan leer de arriba
hacia abajo y de izquierda a derecha.
19. Todo texto escrito en el centro de un símbolo debe ser claro, entendible y
preciso evitando el uso de muchas palabras.

Símbolos
Para lograr una mejor interpretación de los procedimientos se han establecido
símbolos convencionales que se utilizan en los gráficos para la elaboración de
diagramas de flujo, en la siguiente página se muestran los mismos.

· · 27
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Por ejemplo:

Inicio

Proceso Documentos

Decisión
Documento

Conector
de misma
página

Conector Dirección
a otra
página

Archivo

Línea de Comunicación

· · 28
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Por ejemplo:

· · 29
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Formularios

Los formularios son unos formatos con una serie de campos que han de ser rellenados
con el objetivo de levantar información de un proceso y/o procedimiento, cuyo objetivo
fundamental es trasladar datos para simplificar y facilitar el desarrollo de las
actividades; se sugiere diseñar los mismos en formato Microsoft Excel, con el propósito
de unificar los que ya existen en el Ministerio.

El formulario está compuesto por:

– Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iniciales o de

identificación del formulario, como logotipo del organismo, nombre del formato y
datos de control (fecha, código, versión, número de página entre otros que se
consideren). Representa la introducción respecto a la acción que se va a
desarrollar en el cuerpo del formulario.

– Cuerpo del formulario: Es aquel que contiene el mayor grupo de datos y

acciones implícitas determinantes en el flujo de la información que se desea
obtener, siguiendo una secuencia lógica de colocación numérica en cada
campo.

– Extremo inferior o pie: Es aquel que contiene los datos de cierre o conclusión
del formulario, firmas, sellos, totales entre otros, para aprobar o conformar la
información registrada en el cuerpo del mismo.

· · 30
 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Por ejemplo:

Fecha:
Programación de Compras
COD Proyecto / Acción Centralizada

(2)
Responsable del Proyecto / Acción Centralizada:
(3)
Unidad Ejecutora Local:
(4) (8) (9) (10) (11)
Imputación (6)
Descripción de Bienes (7)
Unidad de I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre (12)
Asignación
(5)
N' Cantidad
PART SUB.P SUB.E y/o Materiales Medida Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Agos Sep Oct Nov Dic Presupuestaria

10

11

12
(13)
Totales de Bienes y/o Materiales:
(14)
Unidades Solicitantes
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:
Nombre y Apellido Nombre y Apellido Nombre y Apellido

Firma Firma Firma y Sello

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Instructivo para el llenado de formularios

Son formatos cuya función fundamental radica en la descripción de forma lógica,
ordenada y metodológica de cómo debe llenarse cada campo de un formulario ya
elaborado, a través de indicaciones y /o señalizaciones al usuario; se sugiere diseñar
los mismos en formato Microsoft Excel, con el propósito de unificar los que ya existen
en el Ministerio.

Por ejemplo:

Código Fecha 25-ene-08

MNP00202
Instructivo para el llenado del Formulario Versión 002

Paginas 1/1

Nombre de la Forma Ejecución de Metas y Volúmenes de Trabajo

Objetivo de la Forma Registrar el seguimiento a la ejecución de física financiera de metas y volúmenes de trabajo del Ministerio

Unidades Usuarias Todas las Unidades Organizativas del Ministerio del Poder Popular para las Industrias Básicas y Minería

Distribución Original Unidades Organizativas y Copia, Oficina de Planificación y Presupuesto

Descripción de Campos

1. Código Campo predeterminado

2. Denominación del Proyecto / Acción Centralizada Campo predeterminado

3. Unidad Organizativa Responsable Campo predeterminado

4. Enfoque Estratégico Campo predeterminado

5. Objetivo Institucional Campo predeterminado

6. Objetivo Especifico Campo predeterminado

7. Unidad Ejecutora Local Campo predeterminado

8. Código Campo predeterminado

9. Acciones Especificas Campo predeterminado

10. Unidad de Medida Campo predeterminado

11. Programado Campo predeterminado

12. Ejecutado Señale la ejecución trimestral física de la acción especifica/actividad

13. Variación Absoluta Campo que se refleja de manera automática

14. Eficacia Campo que se refleja de manera automática

15. Resto Anual Campo que se refleja de manera automática

16. Total Acciones Especificas /Actividades Campo que se refleja de manera automática

17. Código Partidas Campo predeterminado

18. Partidas Presupuestarias Campo predeterminado

19. Programado Campo predeterminado

20. Ejecutado Campo que se refleja de manera automática

21 Eficiencia Campo que se refleja de manera automática

22 Eficacia Campo que se refleja de manera automática

23 Resto Anual Campo que se refleja de manera automática

24 Ejecución Trimestral Señale la ejecución trimestral financiera por partida presupuestaria de la acción especifica/actividad

25 Total Ejecución Trimestral Campo que se refleja de manera automática

Observaciones

Esta forma no debe ser modificada en cuanto a sus campos. La Of icina de Planificación y Presupuesto es la unidad organizativa encargada del diseño, control,
modificación y distribución de las formas del Ministerio. Cualquier observación, consideración o sugerencia sobre el diseño de la misma deberá ser remitida a
esta oficina.

Fuente: Oficina de Planificación y Presupuesto del Ministerio del Poder Popular para las Industrias Básicas y Minería.

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Glosario

Manual: Documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información e

instrucciones precisas sobre normas y procedimientos de una unidad administrativa
que se consideren necesarios para llevar a cabo una óptima ejecución del trabajo. (1)

Objetivo General: Fin que se persigue con el manual o enunciado global sobre el
resultado final que se pretende alcanzar. (2)

Normas Generales: Disposiciones que establecen los lineamientos dentro de los

cuales se deben realizar los manuales y los procesos (3).

Formatos: Formas impresas que se utilizan dentro de un procedimiento para captar,

registrar y proporcionar información. (4)

Base Legal: Relación de las disposiciones legales y reglamentarias de las cuales se

derivan las atribuciones de las unidades administrativas. (5)

Procedimiento: Secuencia detallada de la acción que deben realizar dentro de un

proceso.(6)

Diagrama de Flujo: Representación Gráfica de las secuencias que siguen las

operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los
materiales. (7)

Anexo: Es todo lo accesorio al documento principal (8)

Anteproyecto de Manual: Versiones preliminares del manual que se está elaborando

antes de ser aprobado por el Ministro. (9)

Proyecto de Manual: Carácter que adquiere el Anteproyecto de Manual una vez que
es aprobado por el Ministro (a).

Responsables: Son las unidades administrativas que tienen que ver con el proceso
del trámite en cuestión.
(1) Quiroga Gustavo, Organización y Métodos en la Administración Pública, Editorial Trillas, México, 1999
(2) Oficina de Planificación y Presupuesto
(3) Quiroga Gustavo, Ob. Citada
(4) Quiroga Gustavo, Ob. Citada
(5) Oficina de Planificación y Presupuesto
(6) Oficina de Planificación y Presupuesto
(7) Quiroga Gustavo, Ob. citada
(8) Oficina de Planificación y Presupuesto
(9) Oficina de Planificación y Presupuesto

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

Nomenclatura para Codificar Manuales

Código Denominación de la Dependencia

DGD Dirección General del Despacho
DGD-CSD Coordinación de Seguimiento del Despacho
DGD-CTNP Coordinación de Trámites de no producción
DGD-CAS Coordinación de Atención al Soberano
DGD-CDE Coordinación de Desarrollo Endógeno
VM Viceministerio de Minas
DGCM Dirección General de Concesiones Mineras
DGCM-CTM Coordinación de Trámites Mineros
DGCM-CCM Coordinación de catastro Minero
DGFCM Dirección General de Fiscalización y Control Minero
DGFCM-CSCF Coordinación de Seguimiento y Control Fiscal
DGFCM-CSCM Coordinación de Seguimiento y Control Minero
DGFCM-ITR1 Inspectoría Técnico Regional Nº 1 Puerto Ordaz
DGFCM-IFLC Inspectoría Fiscal Las Claritas
DGFCM-IFCO Inspectoría Fiscal Caicara
DGFCM-IFSEG Inspectoría Fiscal Santa Elena de Uairen
DGFCM-IFCP Inspectoría Fiscal Ciudad Piar
DGFCM-IFEC Inspectoría Fiscal El Callao
DGFCM-ITR2 Inspectoría Técnico Regional Nº 2 Centro Llanos
DGFCM-ITR3 Inspectoría Técnico Regional Nº 3 Zulia Falcón
DGFCM-ITR4 Inspectoría Técnico Regional Nº 4 Los Andes
DGFCM-IFM Inspectoría Fiscal Mérida
DGFCM-ITR5 Inspectoría Técnico Regional Nº 5 Nor Oriental e Insular
DGPEM Dirección General de Planificación y Economía Minera
CPEM Coordinación de Planificación y Economía Minera
VPI Viceministerio de Promoción de Inversiones
DGSDI Dirección General de Seguimiento y Desarrollo Industrial
DGSDI-CDIT Coordinación de Desarrollo Industrial y Tecnológico
DGSDI-CII Coordinación de Información Industrial
DGNPI Dirección General de Negociación y Promoción de
Inversiones
DGNPI-CNI Coordinación de Negociación Internacional
DGNPI-CAEPI Coordinación de Análisis y Estrategias de Promoción de
Inversiones
VIB Viceministerio de Industrias Básicas
DGIMMNM Dirección General de Industrias Metalúrgicas
DGMMNM-CIM Coordinación de Industrias Metalúrgicas
DGMMNM-CMNM Coordinación de Minerales no Metálicos

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 Código:
Instructivo para la Elaboración OPP-IEMNP
MNP Versión:
de Manuales 002

DGIM Dirección General de Industrias Madereras

DGIM-CDF Coordinación de Desarrollo Forestal
DGIM-CFIM Coordinación de Fiscalización de Industrias Madereras
DGCJ Dirección General de Consultoría Jurídica
DGCJ-CM Coordinación de Minería
DGCJ-CIB Coordinación de Industrias Básicas
DGAI Dirección General de Auditoría Interna
DGAI-CCP Coordinación de Control Posterior
DGAI-CDR Coordinación de Determinación de Responsabilidades
OSEPP Oficina de Seguimiento y Evaluación de Políticas
Públicas
OSEPP-CSEPP Coordinación de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas
OSEPP-CAE Coordinación de Análisis Estratégico
OCRI Oficina de Comunicación y Relaciones
Interinstitucionales
OCRI-CCP Coordinación de Comunicación y Prensa
OPP Oficina de Planificación y Presupuesto
OPP-CPDI Coordinación de Planificación y Desarrollo Institucional
OPP-CPCG Coordinación de Presupuesto y Control de Gestión
ORRHH Oficina de Recursos Humanos
ORRHH-CPDP Coordinación de Planificación y Desarrollo de Personal
ORRHH-CSRC Coordinación de Seguimiento, Registro y Control
ORRHH-CRLBS Coordinación de Relaciones Laborales y Bienestar Social
OAS Oficina de Administración y Servicios
OAS-CF Coordinación de Finanzas
OAS-CCS Coordinación de Compras y Suministros
OAS-CBM Coordinación de Bienes y Materias
OAS-CTI Coordinación de Tecnología de la Información
OAS-CTSG Coordinación de Transporte y Servicios Generales

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