APR Cdigo PC-SGC-07

OF PROCEDIMIENTO Versin 001

COMPRAS Fecha 22/10/2008
LTDA
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1. OBJETIVO2
2. ALCANCE.2
3. DOCUMENTOS APLICABLES2
4. RESPONSABILIDADES..2
5. DEFINICIONES..2
6. PROCEDIMIENTO...3
7. REGISTROS..4
8. ANEXOS.4
9. MODIFICACIONEL DEL DOCUMENTO4
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1. OBJETIVO

El propsito de este procedimiento, es establecer las pautas a ser consideradas en el

proceso de compras de insumos, requeridos por APROF LTDA para el desarrollo de sus
actividades de de manera de satisfacer las necesidades o requerimientos de los clientes.

2. ALCANCE

El alcance del presente procedimiento de adquisiciones involucra al administrador y

gerente general.

3. DOCUMENTOS APLICABLES

Norma ISO 9001:2000 Prrafo 7.4.1. Proceso de compra, prrafo 7.4.2

Informacin de las compras, prrafo 7.4.3. Verificacin de los productos
Productos

4. RESPONSABILIDADES

GERENTE GENERAL
ADMINISTRADOR
SECRETARIA

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Secretaria Administrador Gerente General

5. DEFINICIONES

Orden de Compra: Documento que especifica y detalla los materiales y/o equipos
requeridos, en cantidad, formas de pago, lugar de entrega, facturacin, etc., para
la implementacin de los servicios.

Proveedor: Empresa externa o persona natural que cumple con las exigencias de
calidad para abastecer para abastecer los requerimientos de APROF LTDA.

Factura: Documento tributario que los proveedores envan a APROF LTDA con el
detalle de los materiales y/o equipos su precio unitario, el total del valor
cancelable de la venta, indicacin del plazo y forma de pago.

Boleta de Compra Venta: Documento tributario que se emite por la adquisicin

de bienes por el total de la venta.
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Solicitud de materiales: Formulario computacional o impresa que esta disponible

para adquirir productos.

6. PROCEDIMIENTO

6.1 Detectar requerimientos.

1. Se efectan las cotizaciones correspondientes para seleccionar al proveedor.

2. Se autoriza la cotizacin seleccionada.
3. Emisin de la orden de compra.
4. El responsable al momento de la recepcin compara la orden de compra que
obra en su poder y la documentacin del proveedor (boletas, facturas o guas
de despacho).
5. Luego se compara la orden de compra con los materiales fsicos recibidos.
6. En caso de que cumpla con este control se firma la factura o gua de despacho
(si aplica).
7. En caso de que haya que retirar algn material en las dependencias del
proveedor el V.B lo realiza la persona que retira dicho material.
8. En caso de que se no se cumpla no se recepciona el material.
9. Se entrega la documentacin a la secretaria para cursar el pago al proveedor.
10. Se guardan los registros asociados al proceso de compras los cuales son:
Cotizaciones
Orden de compra
Gua de despacho

11. Evaluacin de proveedores, la evaluacin de proveedores se hace en forma

trimestral.
1. Primer trimestre (Enero - Abril).
2. Segundo trimestre (Mayo Agosto).
3. Tercer trimestre (Septiembre Diciembre).

Los criterios de proveedores estn estipulados en el registro tabla de evaluacin

de proveedores por registros histricos ver anexo. En este registro los
proveedores se clasifican en tipos de productos que proporcionan ejemplo:
proveedor de materiales de escritorio, computacin.

7. REGISTROS

7.1. Mail
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7.2. Cotizacin
7.3. Orden compra
7.4. Factura
7.5. Boleta
7.6. Gua de despacho (si aplica)
7.7. Tabla para Evaluacin de Proveedores por Registro Histrico

8. ANEXOS
Anexo 1: Solicitud
Anexo 2: Orden de compra
Anexo 3: Cotizacin
Anexo 4: Factura

Tabla para Evaluacin de Proveedores por Registro Histrico Ao 2007

Proveedores Artculos de Oficina
Calidad del material Muy bueno 7,0 90-100%
Criterios Tiempo de respuesta Bueno 6,0 80-89%
Conformidad con orden de Conceptos Regular 5,0 70-79%
compra Deficiente 4,0 < 69%
Cumplimiento pos venta
Proveedor Contacto Telfono Fech Tercer trimestre Cuarto trimestre
a
C C C C X C C C C X
1 2 3 4 1 2 3 4

9. MODICICACION DE DOCUMENTO

REVISIN FECHA CAMBIO EFECTUADO