Herramientas para la productividad

EXCEL 2003
SEMANA 6
 TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007

TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007.......................................................................................2

6. NCLEO TEMTICO 6 ..........................................................Error! Marcador no definido.
Filtrar y extraer datos de manera efectiva ......................Error! Marcador no definido.
6.1. Objetivo especfico ...........................................................Error! Marcador no definido.
6.2. Competencia .......................................................................Error! Marcador no definido.
6.3. Desarrollo temtico .........................................................Error! Marcador no definido.
6.3.1 introduccin ....................................................................Error! Marcador no definido.
6.3.2 Conceptos generales sobre filtros y su aplicacin en listas y bases de datos
.........................................................................................................Error! Marcador no definido.
6.3.3 Uso del Filtro ...................................................................Error! Marcador no definido.
Prctica 1............................................................................................... Error! Marcador no definido.
Prctica 2............................................................................................... Error! Marcador no definido.
Prctica 3............................................................................................... Error! Marcador no definido.

2 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

NCLEO TEMTICO 6.
FILTRAR Y EXTRAER DATOS DE MANERA EFECTIVA.

Son muchas las ocasiones en las que la cantidad de datos que se manejan en una hoja de
clculo, dificultan dimensionar algunas de sus particularidades. Poder extraer VISTAS de
subconjuntos de datos se convierte en una excelente colaboracin para el anlisis.

1. OBJETIVO ESPECFICO

Proveer el conocimiento necesario sobre la aplicacin de filtros automticos y avanzados en

el desarrollo de actividades de bsqueda, presentacin y manipulacin de datos numricos y
textuales.

2. COMPETENCIA

Reconocer el uso adecuado de filtros en la administracin de la informacin y cmo depurar y

extraer datos hacia otras aplicaciones de software.

3. DESARROLLO TEMTICO
3.1 INTRODUCCIN

Cuando se hace un jugo de fruta, luego del proceso de licuado se debe utilizar un colador
para filtrar (o separar) el lquido de la pulpa. Este mismo concepto de colador se puede
aplicar a los filtros en Excel.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 3

 3.2 Conceptos generales sobre filtros y su aplicacin en
listas y bases de datos.
Los filtros son una herramienta muy til para buscar y extraer un subconjunto de datos del
total de datos o de un rango de datos de una lista o base de datos. Cuando se aplica un filtro,
solo se muestran las filas que cumplan con las condiciones de filtrado. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea ver.

Los filtros no solo se usan para obtener un grupo de datos, tambin es posible modificarlos,
eliminarlos, cambiar su formato, imprimirlos, etc.

Un conjunto de informacin se define como LISTA cuando cumple con las siguientes
premisas:

La primera fila de una lista debe contener un ttulo por columna, que identifique
los datos que se ingresarn en las columnas (como en el ejemplo del Hotel, cada
columna tiene un ttulo).

En cada celda de una columna solo debe haber datos relacionados entre s (si la
columna tiene el ttulo APELLIDOS, los datos registrados en esa columna slo
deben corresponde a Apellidos, no debe aparecer un valor numrico o una fecha
en esa columna).

No se deben dejar celdas vacas entre la fila de Ttulo y el ltimo dato de la lista.

Al aplicar filtros, asegrese que las columnas a filtrar cumplan con las condiciones de una
lista.

Excel provee de dos herramientas de filtrado: El Autofiltro y el Filtro Avanzado. El estudio del
Filtro Avanzado excede el alcance de este curso.

3.3 Uso del autofiltro

El comando autofiltro permite filtrar datos por el mtodo de seleccin, usando criterios
simples.

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Prctica 1.

Aunque ya se ha trabajado con listas en esta unidad, se crear una hoja de clculo nueva.

Ingrese la siguiente informacin y guarde el libro Excel con el nombre Automviles

Vendidos

(Los datos utilizados en este ejemplo no comprometen a nadie)

Aplique el comando Autofiltro. Haga clic en cualquier celda de la lista y abra el Men Datos,
submen Filtro, Opcin Autofiltro.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 5

 Observe lo ocurrido con los ttulos de la lista:

Cuando se hace uso del comando Autofiltro, aparece un botn asociado a cada uno
de los ttulos de la lista.

Ejemplo 1: Se quiere filtrar por la columna MARCA para que solo se vean los Mazda
vendidos:

Haga clic en el botn asociado al ttulo MARCA.

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 Hacer clic en un botn presenta una lista desplegable para seleccin. El filtro muestra
entre otras cosas, que las marcas utilizadas en la lista son Chevrolet, Mazda, Renault y
Volkswagen. Seleccione Mazda:

El contenido de la venta cambia:

Qu ha sucedido? Lo que se hizo fue pedirle al filtro que solo mostrara esa marca. Adems,
ha cambiado el color del pequeo tringulo en el botn de filtro que se us, a color azul:

Este cambio de color sirve para indicar que el filtro de esa columna ha sido usado y que debe
haber datos ocultos.

Ahora se hace ms fcil analizar cmo estuvo la venta de Mazdas, que cuando estaban todos
los datos.

Podra seleccionar toda esa informacin para copiarla (<ctrl.>+C) y luego pegarla en un
documento de Word (abra Word y de <ctrl.>+V) si estuviera haciendo un informe sobre venta
de Mazda.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 7

 Para regresar a la lista completa, haga clic en botn asociado a MARCA y seleccione la
opcin (Todas)

Esto le indica al filtro que se desea ver todas las filas de la lista.

Ejemplo 2: se desea saber sobre los vehculos ao 2006:

Haga clic en el botn y seleccione 2006:

Adems de ese listado de automviles Ao 2006, se quiere saber cules se vendieron en

$ 11,000: haga clic en el filtro de y seleccione el valor pedido.

Para volver a ver la lista de autos Ao 2006 se debe seleccionar la opcin Todos de PRECIO
DE VENTA.

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Tenga presente que debe estar seguro que no haya ningn filtro aplicado (botn con
tringulo en color azul) antes de iniciar un nuevo ejemplo.

Cules automviles se vendieron el da 4 de enero de 2008?

Cules automviles de color Negro se vendieron el da 4 de enero de 2008?

Cules automviles se vendieron en $ 11.000?

Cules automviles MODELO Allegro MARCA Renault se vendieron?

Es imposible efectuar esta operacin de filtrado pues si primero se filtra por MODELO Allegro,
cuando se vaya a filtrar por MARCA no aparece Renault. Si primero se filtra por MARCA
Renault, cuando se vaya a filtrar por MODELO no aparece Allegro.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 9

 Prctica 2.

No siempre las consultas son tan sencillas.

Ejemplo 1: se desea consultar cules autos se vendieron en $12.000 o

ms:

Para lograr filtrar esta consulta se debe hacer uso de la opcin

(personalizar) del filtro asociado a PRECIO DE VENTA:

Personalizar despliega un cuadro de dilogo que permite hacer filtrados

ms complejos que la simple seleccin.

La parte alta del cuadro permite

seleccionar la condicin que se quiere
aplicar y el valor por el que se quiere
filtrar.

La consulta es sobre autos con precio

de venta mayor o igual que $12.000:

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Y luego:

Haga clic en Aceptar:

Se desea consultar los autos cuyo precio de venta no es igual a $10.000:

Elija la opcin (personalizar) del filtro asociado a PRECIO DE VENTA y seleccione la condicin
no es igual a:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 11

 Y luego:

Haga clic en aceptar:

No debe aparecer ninguno con precio de venta de $10.000

Vuelva la lista a su estado original.

Ejemplo 2: Cules autos se vendieron con MODELO que comienza por la letra A?

Elija la opcin (personalizar) del filtro asociado a MODELO y seleccione la condicin

comienza por:

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Y luego:

Haga clic en aceptar:

Prctica 3.

Cuando la consulta tiene 2 condiciones, existen dos posibilidades que se deben analizar:
1. Cuando se debe cumplir la condicin 1 y la condicin 2
2. Cuando se debe cumplir la condicin 1 o la condicin 2

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 13

 Los resultados pueden ser sorpresivos, si no se tiene en cuenta este aspecto al momento de
diligenciar la ventana personalizar:

Ejemplo 1: Se quiere consultar los autos cuyo precio de venta fue de $ 9.200 o de $ 18.000

Elija la opcin (personalizar) del

filtro asociado a PRECIO DE VENTA
y seleccione la condicin es igual a
y seleccione el valor $ 9.200:

En el cuadro de dilogo hay dos

conectores lgicos , y por
defecto est seleccionado el conector Y.

Ahora, analice la unin lgica de la doble

consulta: $ 9.200 o $ 18.000. Significa que
se debe usar el conector lgico ,
basta con hacer clic sobre l.

Ingrese la segunda condicin:

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Y por ltimo haga clic en Aceptar:

Si se hubiera manejado el conector lgico Y, la consulta no hubiera mostrado nada, pues no

es posible que un Precio de Venta sea igual a $ 9.200 y tambin sea igual a $ 18.000.

Ejemplo 2: se quiere consultar los autos cuyo precio de venta es mayor a $11.000 y menor o
igual a $ 19.000.

Elija la opcin (personalizar) del

filtro asociado a PRECIO DE
VENTA y registre las condiciones,
asegurndose que el conector Y
est seleccionado:

Haga clic en aceptar:

No debe aparecer ningn precio de venta de $ 11.000 o menos, ni tampoco mayor que
$19.000.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 15

 Ejemplo 3: La consulta
ahora es sobre los autos
cuyo precio de venta es
mayor o igual a $12.000 o
igual a $9.200:

Haga clic en Aceptar:

Por ltimo, para quitar el Autofiltro, basta con abrir el men Datos, seleccionar el submen
filtro y hacer clic en Autofiltro. Los botones desaparecern y se restablecer todo el
contenido del documento.

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