Herramientas para la productividad

EXCEL 2003
SEMANA 6
 TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO............................................................................................................................. 2
NCLEO TEMTICO 5. .............................................................................................................................. 3
Descripcin, uso y diseo de funciones de bsqueda. ....................................................................... 3
1. OBJETIVO ESPECFICO .......................................................................................................................... 3
2. COMPETENCIA ....................................................................................................................................... 3
3. DESARROLLO TEMTICO .................................................................................................................... 4
3.1 INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 4
3.2 Definicin de Funciones de Bsqueda ............................................................................................ 4
3.3 Criterios necesarios para elaborar funciones de bsqueda complejas .................................... 4
La funcin BUSCAR ....................................................................................................................................... 4
Prctica 1. ............................................................................................................................................................... 5
La funcin BUSCARV .................................................................................................................................... 8
Prctica 2................................................................................................................................................................ 8
La funcin BUSCARH .................................................................................................................................. 10

2 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

NCLEO TEMTICO 5.
Descripcin, uso y diseo de funciones de
bsqueda.
Desde que la informacin pas del papel a los computadores, una de las mximas ganancias
obtenidas es la de localizar cualquier dato de forma inmediata, sin importar qu tan grandes
sean los archivos. Microsoft Excel brinda excelentes ayudas para bsqueda de datos.

1. OBJETIVO ESPECFICO

Proporcionar al estudiante los fundamentos de conocimiento necesarios para utilizar

funciones de bsqueda que permitan agilizar procesos de localizacin y extraccin de datos.

2. COMPETENCIA

Usar de manera eficiente las funciones de bsqueda en la localizacin y extraccin de datos

especficos, dentro de una base de datos administrada por un software de hoja de clculo.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 3

 3. DESARROLLO TEMTICO
3.1 INTRODUCCIN
Teniendo en cuenta los grandes volmenes de informacin que se pueden registrar en las
hojas de clculo Microsoft Excel, pues en una sola hoja caben ms de 16 millones de datos,
no se debe extraar que haya funciones de bsqueda muy eficientes.

3.2 Definicin de Funciones de Bsqueda

A diferencia de la opcin Buscar del Men Edicin que ubica el valor buscado y activa la celda
que lo contiene (o lo que es lo mismo, muestra en la pantalla la celda con el valor) las
funciones de bsqueda son usadas para traer un resultado a una celda dependiendo de lo
que haya encontrado.

3.3 Criterios necesarios para elaborar funciones de

bsqueda complejas

La funcin BUSCAR

=BUSCAR(Valor buscado ; Rango de comparacin ; Rango de resultado)

El Valor buscado puede ser un nmero, texto, un valor lgico o una referencia.

Rango de comparacin hace referencia al conjunto de celdas donde se debe localizar el valor
buscado. La condicin es que este rango corresponda a una sola fila o a una sola columna.
Los valores pueden ser de tipo numrico, texto, o valores lgicos. Adicionalmente, es
importante que estn ordenados en forma ascendente.

Rango de resultado es el conjunto de celdas de una sola fila o una sola columna de donde se
obtendr el valor que debe mostrarse en la celda de la funcin. Es indispensable que el rango
de resultado contenga el mismo nmero de celdas que contiene el rango de comparacin.

A trabajar!

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Prctica 1.

Suponga que un Hotel de Paso, lleva un mes de labores con una nica habitacin para una
persona sola. El dueo lleva un registro en Excel del da de ingreso y nombre de quien ocupa
la habitacin. Sus clientes son habituales. La habitacin siempre ha estado ocupada por
alguien.

Ingrese la siguiente informacin:

(ingrese los dos primeros das y use el control de relleno. En ocupante, aydese de
autocompletar)

Guarde con el nombre de Hotel ZZZ

La idea es que cuando se ingrese un da del mes en la celda D9, automticamente el dueo
pueda saber quin ocupaba la habitacin, en la celda E9.

Observe la funcin buscar que logra ese objetivo. Ingrsela en la celda E9:

=BUSCAR( D9 ; A2:A17 ; B2:B17 )

Resultado:

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 5

 Cuando se ingresa el da 8 en la celda D9, la funcin busca el valor en el rango de das
(A2:A17), con una caracterstica especial:

Si no encuentra el valor exacto, se decide por el valor menor ms cercano. En el ejemplo, 8

no aparece, entonces el valor menor ms cercano a 8 es 7.

Una vez decide el valor, busca en el rango de ocupantes (B2:B17) el nombre de quien ingres
ese da.

Se asume que Claudia ingres el da 7 y ocup la habitacin hasta el da 8, pues el da nueve

ingres Pedro.

Pruebe con otros das y analice el resultado. Por ejemplo:

6 [ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

Otros ejemplos:

Ejemplo especial:

Se ingres el da 0 y el Excel informa mediante un mensaje de error #N/A, que no encontr

ningn valor menor cercano a 0, dentro del Rango.

Lgico: no es posible arrendar la habitacin antes de abrir el Hotel

Ejemplo especial:

Al ingresar el valor 33, Excel encuentra que hay un valor menor cercano a 33.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 7

 Sera de suponer que Nicols an est ocupando la habitacin el da 33.

La funcin BUSCARV

=BUSCARV(Valor buscado ; Matriz comparacin ; Columna Resultado ; Exacto)

Busca Valor buscado dentro de la primera columna de Matriz comparacin y muestra el dato
segn la Columna resultado.

Valor buscado puede ser un valor, un texto o una referencia.

Matriz comparacin es el rango de celdas que incluye varias columnas, la primera de las
cuales contendr Valor buscado.

Exacto es opcional (no es de uso obligatorio). Puede tomar los valores VERDADERO o FALSO.
Si es VERDADERO o se omite, exige que la primera columna de Matriz comparacin est
ordenada ascendentemente y si no encuentra Valor buscado se decide por el valor menor
ms cercano. Si es FALSO exige que Valor buscado exista, de lo contrario devuelve el error
#N/A..

Columna resultado es el nmero de la columna dentro de Matriz comparacin desde la cual

debe mostrar el resultado.

Prctica 2.

Inserte una nueva columna para ampliar el ejemplo Hotel, ingrese los datos de Pago (no los
cuestione, son slo para el ejemplo) como sigue:

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La funcin BUSCARV para este ejemplo ser:

=BUSCARV( E14 ; A2:C17 ; F14 )

Ingrsela en G14. El resultado ser:

Se omiti el parmetro Exacto, lo que equivale a haber escrito VERDADERO.

[ HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD ] 9

 La funcin BUSCARV busc el da 14, pero como no est, asumi el valor menor ms cercano
que es 13. Como se indic el # de columna 3, muestra en resultado los $1700 (Pago es la
tercera columna) que pag Lus por su estada los das 13 y 14.

Otros ejemplos:

La funcin BUSCARH

=BUSCARH(Valor buscado ; Matriz comparacin ; Fila Resultado ; Exacto)

Esta funcin se desempea de igual forma que la funcin BUSCARV, pero se usa cuando los
datos han sido ingresados por filas y no por columnas, o sea de forma Horizontal y no
Vertical, como en el caso de BUSCARV.

La prctica queda a gusto del estudiante.

De cualquier manera, si desea ayuda de Excel para

saber algo ms de esa funcin presione la tecla F1,
o lo que es lo mismo, abra el men ? y seleccione la
primera opcin:

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Se abre el panel Ayuda de Excel, en el que usted puede
escribir lo que desea buscar:

Presione <enter> o
haga clic en :

Presenta un listado
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temas relacionados.

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 Al hacer clic (en este ejemplo sobre ) se muestra una ventana de
texto explicativa:

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