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Resumen / Abstract
Este trabajo se realiz con el objetivo de disear una metodologa que permita
a las empresas medir y elevar la calidad en sus productos y/o servicios,
.
aplicando el modelo de gestin de la calidad segn ISO 9001:2008, integrado a
requisitos vinculados con la formacin del Capital Humano. Su aplicacin
garantiza a las organizaciones mayor confianza en la capacidad de sus
productos y un marco para la mejora continua a partir de una mayor formacin
de los clientes internos. Al evaluar sus resultados en la prctica, las autoras
comprobaron la correlacin existente entre la satisfaccin de los clientes
internos y externos y un aumento de la productividad de la organizacin.
This work was carried out with the objective of designing a methodology that
allows the companies to measure and to increase the quality of its products and
services, by means of the application of the Quality Management System
according to ISO 9001:2008 integrated to requirements related to the
formation of the Human Capital. Their application guarantees to the
organizations higher confidence in the capacity of its products and a frame for
the continuous improvement from a higher training of the internal clients. The
existent correlation between the satisfaction of the internal and external clients
and therefore an increased productivity of the organization was demonstrated
in practical condition by the authors.
de accin se pueden atender a travs de dos actual sistema de produccin, es decir mejora de la
estrategias: mejorar la funcionalidad del
productividad o mediante estrategias de innovacin, donde productividad. La realizacin del diagnstico se realiza a
se generan propuestas de naturaleza diferente [1]. travs de las etapas, ilustradas en la Figura 2.
El Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) es aquella parte Para la realizacin del diagnstico se emplean varias
del sistema de gestin de la organizacin enfocada en el tcnicas tales como: entrevistas, encuestas a dirigentes y
logro de resultados, en relacin con los objetivos de la trabajadores, revisin documental, observacin directa y
calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y anlisis de tcnicas estadsticas.
requisitos de los clientes [2].
Cuando se habla de satisfaccin de clientes, es importante
referirse al grado de vinculacin entre la satisfaccin de los Diagnstico inicial de la organizacin
clientes internos y externos, ya que si bien los trabajadores
constituyen la fuente de generacin de la ganancia de las
entidades, sta no se materializa sino a travs del Definicin del alcance del proyecto
intercambio con los clientes externos, al tiempo que el
mantenimiento e incremento de la adquisicin de los
Identificacin de los procesos y sus interrelaciones
productos o servicios de las entidades por parte de los
clientes externos, depende de su satisfaccin y sta se
encuentra directamente vinculada a la satisfaccin del Revisin y elaboracin de la documentacin
cliente interno [3].
Se hace necesario practicar por parte de la direccin un
estilo participativo, organizar y mantener la comunicacin, Implantacin de la documentacin propuesta
de tal forma que se trate al empleado como un cliente y su
trabajo como un producto. Todo esto permite que los
trabajadores se encuentren sensibilizados de la importancia Medicin y Seguimiento de los Procesos
de su cometido y motivados para desarrollar su trabajo con
la mayor calidad, lo que redunda en mejoras en la
Toma de Acciones y Mejora
prestacin de los servicios que brindan.
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El presente trabajo tiene el objetivo de ofrecer una
Figura 1 Metodologa.
metodologa con enfoque de sistema, que permite una
interaccin entre todos los procesos y la mejora del
desempeo a partir de indicadores y su medicin,
seguimiento y anlisis, haciendo nfasis en el proceso de Determinacin de los
Gestin del Capital Humano, para garantizar una mayor elementos a considerar
satisfaccin de los clientes internos y demostrar su en el diagnstico.
interrelacin con la satisfaccin de los clientes externos [4].
La metodologa fue aplicada en Agrinfor, Agencia de
Informacin y Comunicacin del Ministerio de la
Agricultura y durante el desarrollo del trabajo se exponen Caracterizacin Requisitos ISO Anlisis y
los resultados obtenidos. del Capital 9001:2008 evaluacin de
Humano las variables
1. Solucin Proyectada
La metodologa propuesta cuenta con 7 pasos, descritos a
continuacin en la Figura 1, y tiene como objetivo Realizacin del
fundamental realizar la medicin de los niveles de calidad Diagnstico.
dentro de las organizaciones con el fin de elevarlos, ____________________________________
considerando el vnculo entre el aumento de la satisfaccin Figura 2 Procedimiento diagnstico.
del cliente interno y el externo.
1.1 Diagnstico Inicial de la organizacin 1.2 Definicin del alcance del proyecto
En esta etapa se desarrolla un anlisis de la organizacin, a Se determina el alcance para la aplicacin del proyecto con
partir de la caracterizacin general y el diagnstico de los relacin a los servicios que presta la organizacin,
servicios que brinda, utilizando el modelo de gestin de la basndose en la utilizacin de las tcnicas de trabajo en
calidad ISO 9001:2008 [5] y los requisitos de la NC grupo como la tormenta de ideas [1], el mtodo de
3001:2007 [6] vinculados con la formacin del Capital consenso grupal W de Kendall [7] y la decisin
Humano, teniendo en consideracin un anlisis y multicriterios [8].
evaluacin de las variables definidas en el trabajo: Se utiliza el brainstorming por ser una tcnica que permite
satisfaccin de los clientes internos y externos y la determinacin de los criterios a utilizar en la evaluacin
de los distintos servicios sobre la base de la igualdad. Una
vez obtenidos los mismos se determina, a partir de W de con el objetivo de medir su competencia, a travs de las
Kendall, el grado de asociacin que existe entre las auditoras que se realicen. Adems, se establecen las
opiniones de todos respecto a los criterios que se deben Revisiones por la Direccin, segn lo descrito en el
usar para evaluar las distintas alternativas propuestas captulo 5 de la Norma ISO 9001:2008 [5].
(servicios de la organizacin) y se seleccionan los de 1.7 Toma de Acciones y Mejora
mayor ponderacin. El objetivo de esta etapa es tomar las acciones necesarias
Con los criterios definidos y las alternativas propuestas, se que permitan dar respuestas a las no conformidades
utiliza el mtodo Electre II, para decidir entre el conjunto detectadas en el monitoreo del desempeo de los procesos
de alternativas propuestas, a travs de una relacin de y en funcin de los resultados obtenidos en las Auditoras
preferencia estricta, cul es la alternativa preferida. Internas realizadas al SGC ,as como en las Revisiones por
1.3 Identificacin de los procesos y sus interrelaciones la Direccin previstas. Para la mejora del desempeo de los
Durante esta etapa se identifican todos los procesos que procesos es necesaria la toma de acciones correctivas y
influyen en el buen desempeo del servicio seleccionado en preventivas pertinentes ante las no conformidades y las no
la etapa anterior, teniendo en consideracin la clasificacin conformidades potenciales [9].
de los procesos utilizada por el modelo establecido segn la En esta etapa se debe cuestionar continuamente los
ISO 9001:2008 [5] y los requisitos vinculados con la indicadores de eficacia de los procesos, en busca de subir a
formacin y competencia del Capital Humano segn la NC un escaln superior y establecer comparaciones de
3001:2007 [6]. Se establece el mapa de procesos de la desempeo con la competencia, que permita reforzar la
organizacin, que muestra las interrelaciones entre los creatividad y la capacidad de los trabajadores de la
procesos, utilizando la clasificacin antes mencionada. Agencia. Adems, se establecen los planes de accin para
1.4 Revisin y elaboracin de la documentacin darle solucin a los problemas detectados a travs de la
La revisin y elaboracin de toda la documentacin medicin del desempeo de los procesos relacionados con
constituye el objetivo de esta etapa, teniendo en el alcance del proyecto y fundamentalmente con los
consideracin el diagnstico realizado en la etapa # 1. Aqu resultados de los indicadores relacionados con la
se determinan los documentos que deben ser elaborados formacin del Capital Humano involucrado.
para dar cumplimiento a los modelos utilizados para el
desarrollo del trabajo. 2 Resultados de la aplicacin
1.5 Implantacin de la documentacin propuesta 2.1 Diagnstico de la situacin actual
La implantacin de las documentaciones elaboradas se Despus de un anlisis del cumplimiento de los requisitos
realiza una vez concluida la etapa de aprobacin y de la Norma ISO 9001:2008, se aplic el software ISO
conformada la versin definitiva. Se hace de forma 9000 (2006) [10] y se concluy que exista un bajo % de
simultnea para todos los estn involucrados en el proceso cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma,
descrito. Debe estar dirigida por los propietarios de cada fundamentalmente en los captulos 4, 5, y 8, lo que
proceso, los cuales deben realizar el monitoreo, que no es confirm que los procesos dentro de Agrinfor no estaban
ms que el control estricto de que el proceso se realiza de bien documentados y controlados y no exista una medicin
acuerdo al documento establecido. Durante esta etapa clara que permitiera el anlisis de datos para lograr la
pueden surgir nuevas dudas, sugerencias y propuestas de mejora continua, lo cual se puede ver a travs del grfico
modificaciones a la documentacin, las cuales sern de la Figura 3:
recogidas por el responsable de la implantacin.
1.6 Medicin y Seguimiento de los Procesos
Establecer el sistema de medicin del desempeo de la
organizacin, de forma que se tenga claro cules son los
signos vitales de salud de la misma y con base en ellos se
puede encauzar el pensamiento y la accin de mejora a lo
largo del ciclo de negocio en los diferentes procesos, es el
objetivo fundamental de esta etapa.
Para realizar la medicin de los procesos involucrados, se
establecen a nivel de cada proceso uno o varios indicadores
que miden el desempeo de los mismos. La medicin de
los indicadores de eficacia se define en cada Ficha de
Proceso, as como la frecuencia y el responsable de
registrar los datos correspondientes a los resultados de los
indicadores.
Durante esta etapa se efectan las Auditoras Internas para
__________________________________
la medicin del desempeo del SGC, segn se establece en
Figura 3 Cumplimiento de los requisitos.
el captulo 8 la Norma ISO 9001:2008. Para ello, se debe
seleccionar el equipo de auditores, prepararlos y evaluarlos
Con relacin al cumplimiento de los requisitos establecidos Procesos de la Alta Direccin: Revisin por la
en la NC 3001:2007 vinculados con la satisfaccin de los direccin, Control de la documentacin.
clientes internos, se evidenci a partir de la revisin Procesos Gestin de los Recursos: Gestin del Capital
documental y las encuestas realizadas, que la organizacin Humano.
necesitaba trabajar en la comunicacin eficaz dentro la Procesos Realizacin del producto: Relacin con los
misma y mejorar a su vez la formacin y competencia de clientes, Compras, Contratacin, Diseo y desarrollo de
sus trabajadores. asesoras, Realizacin de las asesoras.
A partir de los resultados del diagnstico, se concluy que Procesos Medicin, Anlisis y Mejora: Auditoras
no exista un mtodo eficaz para medir la satisfaccin de internas de calidad, Tratamiento del producto no
los clientes internos y externos de la organizacin. Al conforme, Acciones correctivas y preventivas,
analizar la productividad de la Agencia, se apreci cmo Medicin y anlisis.
los valores se mantuvieron inestables en los ltimos aos 2.4 Revisin y elaboracin de la documentacin
con tendencia a decrecer en relacin a todos sus servicios. La estructura de la documentacin elaborada incluye
2.2 Definicin del alcance del proyecto declaraciones documentadas de una poltica de calidad y
En la definicin del alcance del proyecto, el grupo de objetivos de calidad, un manual de la calidad que describe
trabajo expuso a travs de una lluvia de ideas varios el SGC, los procedimientos documentados requeridos por
criterios, los cuales fueron listados para determinar los que la ISO 9001:2008, que a su vez se integran con los
se iban a utilizar en la evaluacin de las alternativas requisitos relacionados con la formacin y competencia del
(servicios de Agrinfor). Capital Humano, los documentos necesitados por la
En la seleccin de los criterios se utiliz W de Kendall y se Agencia para asegurar la eficaz planificacin, operacin y
calcularon las ponderaciones de cada uno de ellos. Una vez control de sus procesos, los registros requeridos por la
calculado W, se aplic la dcima RC: K(N-1) W>2 ;n- Norma ISO 9001:2008 y los documentos que permitan la
1, por ser el nmero de criterios N mayor que 7. El medicin y evaluacin de la satisfaccin de los clientes
resultado de W fue 0.9009 y por tanto RC fue 49.69, al internos y la elevacin de su formacin.
aplicar la dcima se obtuvo que 49.69 > 14.067 y Se elabor la Estrategia de Comunicacin, asegurando los
entonces se rechaz Ho, concluyendo que haba acuerdo procesos apropiados de comunicacin institucional dentro
entre los expertos y por tanto los resultados alcanzados de la organizacin y la informacin certera y veraz que
eran vlidos. permita el cumplimiento de los objetivos de trabajo de la
A partir de este anlisis se ordenaron los criterios con el Agencia, as como la satisfaccin de las necesidades del
objetivo de seleccionar aquellos de mayor Ci para evaluar pblico interno y externo. Para la descripcin del proceso
las alternativas (servicios de Agrinfor). A partir de los de comunicacin institucional, se tuvieron en consideracin
resultados de la tormenta de ideas y W de Kendall se los requisitos requeridos por la Norma ISO 9001:2008
concluy que los tres criterios de mayor ponderacin, con Requisito 5.5.3 y el Requisito 4.9 de la NC 3001:2007.
un alto nivel de concordancia fueron: Complejidad del Por la importancia de la satisfaccin de los clientes internos
producto, Recursos necesarios y Motivacin del Personal. para el trabajo durante esta etapa se elabor una encuesta,
Una vez definidos estos criterios, se procedi a la toma de donde se establece la relacin expectativas contra
decisiones con relacin a cul alternativa sera percepciones reales del trabajador y sus resultados definen
seleccionada, en funcin de los criterios evaluados, el indicador que mide el grado de satisfaccin del cliente
utilizando para ello el Mtodo Electre II. interno como parte del proceso de Gestin del Capital
Las alternativas a valorar para definir el alcance fueron: Humano[11].
Servicios de asesora, Servicios de consultora, Servicios de Para el diseo de la encuesta de la satisfaccin de los
videos, Servicios de diseos editoriales y Servicios clientes externos, se decidi utilizar el mtodo Delphi [7],
bibliotecarios. A partir de estas alternativas se realiz la con el propsito de determinar las caractersticas de
evaluacin de las mismas, teniendo en consideracin una calidad, a travs de un consenso lo ms fiable posible que
matriz en funcin de la escala Excelente, Muy Bien y Bien. garantizara la medicin de la percepcin real del cliente
Al analizar la evaluacin de cada alternativa en relacin a externo con un gran porciento de xito. Para ello se
los tres criterios definidos, se observ que exista una siguieron los pasos que se muestran a continuacin:
alternativa cuyo valor era el mximo para todos los Seleccin del grupo de expertos utilizando los
criterios evaluados y por tanto se defini como alternativa criterios: nivel de influencia de los candidatos,
predominante: Servicio de realizacin de las asesoras. coeficiente de competencia e ndice de experticidad.
2.3 Identificacin de los procesos y sus interrelaciones Se defini adems el grupo de anlisis, encargado de
Para la identificacin y clasificacin de los procesos, se procesar la informacin.
utiliz el modelo ISO 9001:2008 y los requisitos de la NC Determinacin de las caractersticas de calidad del
3001: 2007 vinculados las competencias laborales de los servicio de Asesora, a partir de los datos recogidos a
clientes internos. cada experto del grupo, la cual fue procesada por el
Estos procesos se muestran a continuacin y sus grupo de anlisis.
interrelaciones se aprecian en un mapa de procesos.
metodologa y sus resultados (como se observa en la Figura Figura 5 se aprecia que el ndice de satisfaccin del cliente
5) evidenciaron cmo se elev el potencial de motivacin externo aument paulatinamente en el transcurso de los
de los trabajadores involucrados en los procesos definidos meses, desde un valor de 3,99 a finales de septiembre del
en el alcance del proyecto. 2007, para alcanzar un valor de 4,67 en septiembre del ao
La encuesta diseada para la satisfaccin de los clientes 2008, en la medida que se avanz en la aplicacin de la
externos se aplic a partir de septiembre 2007, metodologa.
recopilndose la informacin hasta septiembre 2008. En la
4,7
Valores de Satsifaccin
4,65
4,6
4,55
4,5
4,45
4,4
4,35
4,3
4,25 Grado de Satisfaccin
Ene-08 4,42
Feb-08 4,45
Mar-08 4,5
Abr-08 4,53
May-08 4,55
Jun-08 4,6
Jul-08 4,6
Ago-08 4,62
Sep-08 4,67
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Figura 5 Grado de satisfaccin Clientes Externos.
CONCLUSIONES
Las tcnicas de consenso grupal y multicriterios para
la seleccin y evaluacin de alternativas son
herramientas importantes para determinar el alcance en
el diseo de los modelos de Gestin de la Calidad.
Trabajar sobre las expectativas de los clientes internos,
como parte de la formacin del Capital Humano,
permiti elevar el potencial de motivacin de los
trabajadores y elevar la calidad del servicio.