La Ejecucin del Evento

Gestin de Eventos Empresariales

Karen Warner Barrientos
Instituto Profesional Iacc
29 de Octubre de 2017
INSTRUCCIONES: Desarrolle la siguiente actividad, considerando los contenidos
revisados durante la semana:
Analice, identifique y describa las competencias que debiera demostrar el organizador
del evento para llevar a cabo la ejecucin del evento.
Las competencias que debe presentar un organizador de eventos es primero un amplio
criterio y sentido comn para poder manejar diversas situaciones, considerando que
generalmente en la preparacin, transcurso y finalizacin suceden diferentes
circunstancias, se debe tener una habilidad para el manejo del personal, una mente
innovadora y creativa para poder lograr tomar decisiones, suministrar ideas productivas
y tener capacidades de coordinadora.
Tambin es muy importante poder ser metdico, pragmtico, detallista, flexible,
organizado, tener sentido del humor, conocimientos de administracin e informtica,
buena reputacin y presentacin personal y en lo posible es fantstico el poder manejar
mas de un idioma.

Explique la importancia de cumplir las distintas etapas en los das previos a la

ejecucin de un evento.

Es recomendable realizar en terreno un reconocimiento general para verificar que todo

funcione a la perfeccin por eso el revisar el estado del lugar donde se realizara el
evento, ya que hay que verificar la aislacin, los puntos elctricos, accesos de publico y
emergencias, ascensores, escaleras, mtodos para transportar carga, estado de los baos,
funcionamiento de climatizacin del lugar, estado del mobiliario, sealtica, sistemas de
seguridad. Sin duda este reconocimiento es fundamental ya que al momento de realizar
un evento necesitaremos en caso de cualquier cosa saber hacia donde dirigirnos, ya que
siempre es necesario saber con que se cuenta y de lo contrario poder llevarlo para poder
contar al 100% del funcionamiento del evento.
Es importante tambin Revisar el estado de los equipos audiovisuales: atriles,
micrfonos, amplificacin, consolas de sonido, pizarras, pantallas, retroproyectores,
data-show ya que al momento de comenzar el evento no podemos fallar en algo que
quiz para el cliente es fundamental, como algn video para los participantes, entre
otros.
Tambin es importante 24 horas antes del evento tener la disponibilidad de materiales a
distribuir durante el evento en cantidad suficiente (programas, copia de discurso,
ponencias, diplomas, reconocimientos, trofeos, regalos corporativos, carpetas,
archivadores, credenciales, hojas de registro y acreditacin, evaluaciones, CD, DVD,
pendrives, brazaletes, posters, folletos, memorias, reportes, catlogos, alimentos,
bebidas, etc. Ya que no podemos estar momentos previos al evento para ejecutar esto,
considerando que puede suceder cualquier cosa, tambin el estado de despacho y
recepcin de servicios de proveedores: este punto es crtico, pues a veces, algunos de
ellos fallan y se debe contar con al menos otras 2 alternativas para cubrir el servicio
contratado, ya sea, transporte, gastronoma o banquetera, equipos de sonido y/o
iluminacin, seguridad, anfitrionas, contratacin de grupos, DJ, decoracin del lugar,
etc. La idea es siempre tener certeza de contar con aquello que se necesita y se prometi
para el evento.
Una de las partes mas fundamentales es el montaje del auditorio o propiamente tal del
saln del evento ya que es el lugar donde se desarrollara y distribuir las personas
invitados esto considerando que todos los eventos son diferentes y que las exigencias
son distintas, por ejemplo en caso de congresos, seminarios, cenas, festivales entre
otros, las distribuciones de mesas, sillas, espacios son diferentes.

Y lo mas fundamental es poder realizar un ensayo o simulacro ya que esto nos permite
afinar detalles y hacer todos los ajustes que sean necesarios para conseguir la perfeccin
Se sugiere asimismo que en el ensayo participen todos aquellos integrantes involucrados
en las distintas actividades del evento: el maestro de ceremonias o presentador -si lo
hay-, guardias, secretarias, recepcionistas, azafatas, fotgrafos, intrpretes, bailarines,
cantantes, actores, garzones, meseros, etc. Esto permitir conocer los diferentes lugares
donde realizarn las actividades programadas, as como el rol y lugar que le
corresponder desempear a cada uno.
 Bibliografa
Contenido semana Iacc 6