Acta de constitucin del proyecto

<Nombre del proyecto>

Fecha:<dd/mm/aa>

<Nombre de la Institucin Educativa>

Realizado <Nombre Lider proyecto>

Ciudad, Ao

Acta de constitucin del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA
 DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha Versin Descripcin Autor

I Acta de Iniciacin de un proyecto

1. Descripcin del Proyecto

Debe describir conceptualmente en que consiste el proyecto. Debe explicar cul es la

necesidad o el problema que genera el proyecto. Debe adems explicar los antecedentes
del presente proyecto: otros proyectos en el rea, otros proyectos con los que se
relaciona, etc.

2. Objetivos del proyecto a realizar

Definir objetivo general del proyecto ( Que busca este proyecto, para
Objetivo general que est?) Debe responder a la pregunta DE QU PARA QU l o los
actores principales quieren el proyecto.
Especifique los pasos para alcanzar el objetivo general. Que se debe
Objetivos especficos lograr o alcanzar con el producto a realizar para cumplir con el objetivo
general.
Para cada Objetivo especfico definir los entregables que sern
Entregables necesarios terminar para que el objetivo especfico sea alcanzado. A partir
de los entregables definidos, se deber definir la WBS o EDT del proyecto
Objetivos El proyecto propuesto no puede estar aislado del plan estratgico
institucionales que institucional, por lo tanto anote a cul o cules objetivos apoya el
apoya el proyecto proyecto propuesto

3. Finalidad y justificacin del proyecto.

3.1. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

[Mencione las oportunidades a corto mediano y largo plazo de realizar el proyecto]

4. Cronograma

4.1.Hitos1
Adicionalmente, se debern definir al menos dos puntos de control de avance en el transcurso del
proyecto y detallar los entregables intermedios que sern exigidos para verificar que se termin
cada etapa.
1
Actividades de duracin cero, por ejm. Terminacin fase, entrega documentacin, etc.
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 4.2. Criterios de aceptacin
Se debe especificar detalladamente las caractersticas que se exigirn de cada entregable, de
forma que quede definido de antemano hasta donde se debe llegar en cada uno. Este punto es
muy importante que sea detallado ya que define que ser exigido para terminar el proyecto y cada
una de sus etapas. Se debe especificar tambin cmo ser aprobado cada uno de los entregables
exigidos.

4.3.Definicin detallada del alcance (EDT o WBS)

En este punto debe especificar las actividades del proyecto en detalle. Se recomienda dividir las
actividades por fases, de manera que se facilite definir los entregables, los hitos que ayudaran a
controlar el avance del proyecto. (Para este tem se debe usar una herramienta de gestin que
permita desglosar las actividades del proyecto)

4.4. Organigrama del proyecto, listado de tareas

En este punto se deber realizar en un software de gestin de proyectos:

Identificacin de las tareas a realizar, descripcin de las mismas, recursos
necesarios y tiempos estimados.
un diagrama de GANTT del proyecto con nivelacin de recursos. (opcional)
Identificacin del camino crtico (opcional)

Se generar a partir de lo anterior, un listado de las Tareas indicando: nombre, fecha de

inicio, fecha de fin, horas hombre de dedicacin programadas y Recursos.
Adems, se adjuntarn dos columnas a ir completando a lo largo del proyecto: %
realizado, horas reales.

4.5. Recursos

Recursos Descripcin Proveedor

Equipo del
proyecto
Equipamiento,
Hardware
Software
Formacin
Otros

5. Influencias de los Interesados.

Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el
proyecto debe satisfacer

Interesado Requerimientos exigidos

Cliente Necesidad o requerimiento del interesado
Patrocinador

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6. Organizaciones funcionales y su participacin.

Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarqua a lo largo
del desarrollo del proyecto

6.1. Definicin y descripcin de roles de los involucrados

Rol Nombre / Cargo

Patrocinador2
Lder funcional3
Usuarios Finales4
Coordinador o
director del proyecto5

7. Asunciones o supuestos.
Identificar supuestos y restricciones del proyecto (es decir aquellas hiptesis que estamos haciendo y
que deben cumplirse para alcanzar los objetivos).

8. Restricciones
Identificar aquellas limitaciones que pueden afectar negativamente el proyecto.

9. Presupuesto
Realice una tabla con el presupuesto del proyecto

2
rea o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realizacin del proyecto.
3
Persona a quien se le entregar el producto resultante del proyecto (cliente), l est involucrado en las actividades de monitoreo y
control y en las decisiones sobre el proyecto.
4
rea, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (acadmicas o
laborales).
5
Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto
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 10. Anlisis de riesgos

Se debe identificar aquellos riesgos que enfrenta el proyecto para alcanzar el xito tanto tcnicos,
como en tiempos, costos, o en el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Dos aspectos a considerar como base para el anlisis de riesgo son:

- Los supuestos y restricciones identificados

- El anlisis de cada componente de la WBS

A partir del listado anterior se identificar la probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre el proyecto
de cada riesgo identificado..-

De este anlisis surgirn aquellos de mayor impacto y ms alta probabilidad de ocurrencia, para los
cuales se deber establecer que acciones y planes se realizarn. Se deber definir un plan mediante el
cual se tome alguna de las posibles acciones:

Se evite el riesgo
Se mitigue el riesgo
Se transfiera el riesgo
Se realice un plan de contingencia
Se acepte el riesgo

11. Requisitos para la aprobacin del proyecto

Qu constituye el xito, quin lo decide y quin firma la aprobacin del proyecto. Escriba los factores
a tener en cuenta.

[Nombre del Lder funcional y cargo] [Nombre del coordinador y cargo]

Lder funcional Coordinador del proyecto

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