UNIDAD IV

HERRAMIENTAS USUALES
 Un analista administrativo/analista de la
tecnoestructura necesita ciertos
instrumentos especficos (HERRAMIENTAS)
para realizar c/u de las tareas que le
prescribe su metodologa de trabajo.

Definiremos las HERRAMIENTAS ms

usuales y su aplicacin, para de esta
manera definir un lenguaje comn que
facilite la comprensin entre especialistas y
tambin con terceros (clientes o usuarios).
 Estas HERRAMIENTAS sern tiles para:
- Programar el proyecto y controlar su
ejecucin.
- Recopilar informacin acerca del sistema
vigente (procedimientos, formularios,
archivos, etc.) as como los requerimientos del
usuario.
- Detectar errores y fallas en el sistema en uso.
- Formular la propuesta de un nuevo sistema.
- Servir de apoyo a la implementacin y a la
capacitacin del usuario.
 Tambin es importante mencionar que c/u de las
HERRAMIENTAS pueden aplicarse a ms de una etapa del
programa de ANALISISDE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.
Por ej. Tomando como referencia el Enfoque Tradicional
de Anlisis de Sistemas Administrativos, veremos que:
- Los Diagramas de Programacin de actividades pueden usarse
- en la elaboracin del plan
pero tambin para una programacin especfica en
el momento de la IMPLEMENTACION
- Los diagramas de interdependencia sectorial y los cursogramas
pueden servir en el paso inicial de la etapa de ANALISIS
para integrar la informacin relevada
como para el DISEO detallado del nuevo
sistema
- Los Manuales de Procedimiento, que son el ppal. Producto del
DISEO de detalle, son un elemento imprescindible para capacitar
al usuario durante la IMPLEMENTACION.
 CUESTIONARIOS
Es un formulario integrado por preguntas relacionadas con el
sistema o subsistema que se investiga cuando es necesario
relevar informacin acerca de la tarea especfica de
empleados o supervisores dentro de un procedimiento
(suple a la entrevista personal, tpica de aplicacin en los
niveles gerenciales y de jefatura)
Ventajas:
- No requiere la presencia del analista.
- Se recopila gran cantidad de informacin en un tiempo breve.
Limitaciones:
- Existir resistencia a responder cuestionarios largos y tediosos
que signifiquen prdida de tiempo de trabajo.
- Los encuestados pueden tardar en responder comprometiendo
los tiempos del proyecto.
 Para que un Cuestionario cumpla con su funcin debe
ponerse especial cuidado en su elaboracin:
- Las preguntas deben ser claras y concretas.
- La extensin del mismo no debe ser excesiva.
- El diseo debe ser apropiado y debe incluir un breve instructivo de
cmo debe ser completado.
Estructuralmente un formulario de encuesta debe
contener como mnimo:
1) Un Encabezamiento: donde se completarn los datos referenciales
del encuestado y del puesto.
2) Un cuerpo central: donde se especifican las preguntas o aspectos
que debern ser completados.
3) Un sector de observaciones: donde el encuestado pueda efectuar
sus apreciaciones y comentarios, as como sus propuestas acerca del
sistema objeto de anlisis.
Para facilitar las
respuestas, es
conveniente
armar el
cuestionario con
preguntas que
puedan
responderse por
SI o por NO, o
marcar con una X
en el lugar
correspondiente
(ver figura 4.1)
Otra forma de simplificacin puede ser disear un formulario con casilleros a
completar (ver figura 4.2)
 DIAGRAMAS
El uso de tcnicas de diagramacin permite, mediante grficos y
smbolos, la programacin de actividades (diagrama de Gantt y
CPM) y la modelizacin o representacin de sistemas
Administrativos (diagramas de bloque, de interdependencia
sectorial, cursogramas, etc.)
Ventajas:
- Proporciona una visin rpida y global del sistema o de los eventos
presentados.
- Facilita la representacin de relaciones complejas.
- Sistematiza, mediante el uso de smbolos, la informacin que se
exhibir.
- Permite una fcil comparacin entre dos o ms sistemas (actual y
propuesto; distintas alternativas de diseo, etc.)
Limitaciones:
- Dificultad de representar grficamente la multiplicidad de situaciones y
relaciones posibles.
- El riesgo de que, al simplificar, la informacin sea incompleta.
 DIAGRAMAS DE PROGRAMACION
Estas tcnicas de diagramacin permiten representar actividades y
requerimientos de tiempo (diagrama de Gantt, diagramas de
redes(Pert - CPM)).
GANTT
El diagrama de Gantt tiene el objeto de programar en el tiempo las distintas
actividades o tareas necesarias para la concrecin de un proyecto o de una etapa
del mismo y, al mismo tiempo permitir el control de los plazos de ejecucin.
Este diagrama se apoya en las coordenadas cartesianas, en cuyo eje horizontal se
representa el tiempo y en el vertical las tareas o actividades por realizar.
Dentro del grfico y a partir de cada actividad, se trazan lneas horizontales que
representan el tiempo de duracin de cada una de ellas.
Si las lneas representativas de cada actividad se iniciaran todas desde el momento
cero, el diagrama solo nos mostrar la duracin comparativa de las distintas
actividades.
En cambio, si se trazan a partir del momento en que realmente se inician, el diagrama
nos brindar mayor informacin, ya que podemos observar la secuencia de
actividades y la duracin total del proyecto.
Por ltimo, si utilizamos un trazo para representar las tareas planeadas y otro distinto
para indicar los tiempos reales de ejecucin, el grfico permitir efectuar el
seguimiento de lo planeado, visualizar los desvos, y determinar de que manera
estos afectan el desarrollo del proyecto.
(ver fig. 4.3)
Grfico de Gantt aplicado a la programacin del estudio de un sistema administrativo
Figura 4.3
 DIAGRAMAS DE REDES (PERT y CPM)
Las tcnicas de redes tales como CPM y PERT parten de relaciones de
precedencia entre tareas o actividades y proporcionan informacin valiosa
para mejorar el uso de los recursos, sobre todo cuando la trama de
relaciones entre actividades es compleja.
Este modelo grfico utiliza NODOS y FLECHAS.
Los NODOS representan momentos en el tiempo donde terminan unas
actividades y deben comenzar otras.
Las FLECHAS relacionan a los nodos y representan actividades.

(ver fig. 4.4)

Red de actividades necesarias para construir una planta
(leer representacin de red)
Figura 4.4
 Para aplicar el mtodo CPM (camino crtico) adems de
definir las actividades del proyecto y construir la red
mostrando la relacin entre ellas, se requiere:
1) Realizar una estimacin de los tiempos de cada actividad.
2) Sumar los tiempos de cada actividad sobre sus respectivos
caminos (ver figura 4.5).
3) Determinar como camino crtico aquel con mayor duracin
(en el ejemplo es B).
4) Optimizar mediante la asignacin de recursos el tiempo
total del proyecto.
Tanto el PERT como el CPM son herramientas de planeamiento y
control vinculadas con el tiempo.
La diferencia bsica entre ambos mtodos radica en que el PERT
incorpora probabilidades en la red utilizando tres tiempos
estimados (optimista, pesimista y ms probable) para cada
actividad, en lugar de uno.
 DIAGRAMAS DE REPRESENTACION

Cuando representamos un sistema o procedimiento administrativo

mediante un diagrama estamos haciendo una abstraccin de la
realidad.
Describiremos los tres diagramas ms usuales:
- Diagrama de bloque.
- Diagrama de interdependencia sectorial.
- Cursogramas.
Vale aclarar que para la confeccin de estos diagramas existen mltiples
softwares.
DIAGRAMA DE BLOQUE
Mediante ste podemos tener una visin sinttica de un sistema administrativo y de
su funcionamiento, describiendo sus partes bsicas:
Soportes de informacin de ENTRADAS
Soportes de informacin de SALIDAS
ARCHIVOS en uso
PROCESOS que vinculan las otras tres partes
Se utiliza (en la etapa de anlisis) para representar a partir de la informacin relevada
(etapa de relevamiento), los sistemas vigentes.
Pero su uso tpico es como herramienta de diseo global (etapa de diseo)
El carcter eminentemente sinttico del diagrama de bloque requiere agrupar los
elementos mencionados en cuatro rectngulos, unidos entre s por flechas que
indican el flujo del proceso.
- En el rectngulo izquierdo se enumeran las Entradas
- En el rectngulo derecho se enumeran las Salidas
- Entre los rectngulos de Entradas y Salidas se ubica el de los Procesos (en este se
mencionan las actividades necesarias para transformar la informacin de entrada y
la disponible en archivo en informacin de Salida.
- El rectngulo representativo de Archivos se ubica debajo del de Procesos (en l se
indican los datos que se mantienen guardados)
Ver figura 4.6 (se representa un subsistema de liquidacin de sueldos)
As mismo si quisiramos aumentar el grado de detalle del diagrama,
podramos descomponer el subsistema del ej. anterior en tantos diagramas
como actividades encontremos en el bloque de los PROCESOS.
Ver diagrama detallado (figura 4.7)
DIAGRAMA DE INTERDEPENDENCIA SECTORIAL
Este es de utilidad cuando se requiere una visin global del sistema, sin entrar
en particularidades de ejecucin del trabajo administrativo.
Si bien desde este punto de vista es similar al diagrama de bloque, se
diferencia en que nos muestra los distintos sectores que intervienen en el
proceso.
Los elementos necesarios para su construccin son:
- Un cuadro con columnas, en donde cada una de ellas representa a un
sector.
- Rectngulos representativos de las operaciones que se desarrollan en cada
sector. Cuando las operaciones son heterogneas podemos diferenciarlas
usando ms de un rectngulo por columna. Cada rectngulo puede incluir la
descripcin de la operacin.
- Lneas de interconexin entre los rectngulos, que representan el traslado
de informacin y la secuencia en que se realizan las operaciones.

Ver ejemplo en figura 4.8 (subsistema de compras)

CURSOGRAMAS
Tambin denominado diagrama de procedimiento, circuito o flujograma.
Es sin duda una tcnica analtica que permite describir sistemas
administrativos en forma clara y lgica, facilitando una impresin
visual del movimiento o flujo de informacin.
Usado por los ANALISTAS como lenguaje universal tanto para estudiar
los sistemas vigentes, como para el sistema detallado de los sistemas
que se proponen.
Estos diagramas son dibujados mediante convenciones preestablecidas.
Vamos a adherir a la normalizacin realizada por el IRAM (Instituto
Argentino de Racionalizacin de Materiales).
Este Instituto es una entidad civil a la cual el Estado le reconoci la
facultad de dictar normas. Originariamente se dedic a la
normalizacin de materiales, pero a partir de 1972 incluy la
normalizacin de tcnicas y terminologa administrativas.
Los elementos necesarios para elaborar un CURSOGRAMA son:
- Un cuadro de columnas similar al utilizado en el diagrama de
interdependencia sectorial (segn las especificaciones de la norma
34.503).
- Un conjunto de smbolos para la representacin grfica (establecidos
en la norma 34.501).
- Lineamientos que deben seguirse en el diseo (enunciados en la
norma 34.502).

Normas en apndice I libro de Gilli.

Ver figura 4.9 como ej. de aplicacin de las normas mencionadas

(cursograma del subsistema de pago a proveedores)
 MANUALES
Un manual es todo cuerpo sistemtico que indique las
actividades que deben ser cumplidas por los miembros de
una empresa o institucin, as como la forma en que las
mismas deben ser realizadas.
En algunas empresas estos aspectos son difundidos mediante
circulares, memorndos o instrucciones internas, que ordenadas
correlativamente o cronolgicamente van formando un cuerpo de
disposiciones.
Ambos mtodos no son excluyentes, mas bien se complementan.
Mientras que las circulares y los instructivos pueden ser tiles
para comunicar disposiciones transitorias, los manuales compilan
informacin de carcter ms estable, referida a los
procedimientos administrativos bsicos.
***Los manuales de procedimiento constituyen el producto por
excelencia del diseo detallado, pero adems sirven de base para
la capacitacin y puesta en marcha durante la etapa de
implementacin
 Debe aclararse que el uso de los manuales se centrar en
aquellos sistemas o subsistemas bsicos desde el punto de
vista administrativo. Sus principales ventajas son:
- Proporciona informacin permanente sobre las prcticas
administrativas.
- Ayuda a institucionalizar y hacer efectivo los procedimientos.
- Facilita la normalizacin y la fijacin de estndares.
- Asegura continuidad y coherencia a las prcticas a travs del
tiempo.
- Constituye un valioso elemento de consulta, de capacitacin
y de resolucin de conflictos.
* Por ltimo cabe mencionar que los manuales constituyen un
requisito indispensable para la acreditacin de acuerdo con
las normas internacionales de calidad (ISO Serie 9000)
 Limitaciones:
- Su confeccin y actualizacin puede requerir esfuerzo y
costo significativo.
- Una redaccin defectuosa o poco cuidada, o de una
extensin inadecuada, pueden dificultar su uso.
- En caso de ser muy detallado limita la discrecionalidad y
consecuentemente la iniciativa individual.
- Si no se lo actualiza peridicamente puede quedar obsoleto.
 Pautas para la elaboracin de una manual:
1 Estructura del manual:
La norma IRAM 34.551 establece con carcter enunciativo cual debe
ser el contenido de un manual:
Objetivos y alcance
Instrucciones acerca de las codificaciones utilizadas o de la
forma de actualizacin
Cursogramas
Descripcin de los procedimientos
Formularios (modelos e instructivos)
Por ltimo podramos incluir informacin adicional al manual como:
- Glosario
- Indice temtico
- Fecha de emisin y vigencia
2 Presentacin del manual
La norma IRAM 34.551 tambin establece especificaciones acerca
del formato (sugiere los formatos IRAM A4 y A5) y del armado
del manual.
Sobre este ltimo aspecto debe tenerse en cuenta que la
diagramacin permita su encuadernacin y que la tipografa y el
espaciado del texto faciliten la lectura.
El manual tiene que ser una herramienta dinmica susceptible de
actualizacin permanente, por lo que es recomendable su
armado como carpeta de hojas mviles.
3 Redaccin
De ella depende la claridad y precisin del mensaje por lo que se proponen ciertas
premisas:
De forma:
- Las frases deben ser cortas
- El lenguaje utilizado debe ser claro (no debe dejar lugar a dudas)
- El estilo debe ser formal pero no aburrido
Operativas:
- Las instrucciones indican en todos los casos una accin o decisin (por ej:
emitir, controlar, completar, archivar, etc)
- Las acciones hacen referencia a objetos, formularios o archivos. Estos deben
identificarse con propiedad, indicando el nmero de copias (ver ej Gilli)
- El enunciado de la accin debe completarse con la enumeracin de los datos
que sern operados (ver ej Gilli)
- Cada instruccin debe indicar los soportes o sectores que proporcionan los
datos necesarios para producir la accin (ver ej Gilli)
- Debe determinarse la oportunidad o circunstancia que determina el
cumplimiento de la accin (ver ej Gilli)
- Cuando la accin que debe ser desarrollada es compleja, la instruccin se
separar en pasos con las especificaciones necesarias (ver ej Gilli)