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IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

El ser humano y la sociedad, necesitan de la memoria y del recuerdo para edificar


un futuro Jorge Palacio Preciado

Los archivos son la herramienta primordial de las organizaciones, un recurso


esencial que correctamente organizado, se constituye en memoria y testimonio de
la evolucin de su entidad productora.

Un archivo organizado garantiza el flujo y disposicin de la informacin en forma


gil y oportuna; simplifica trmites; evita la acumulacin innecesaria de
informacin; facilita la toma de decisiones; conserva la memoria institucional.

Los archivos son la imagen de quien los produce, acreditan y documentan la


evolucin jurdico administrativa de las organizaciones.

Los archivos recopilan, conservan y difunden informacio n registrada, generada o recibida por
una entidad, grupo o persona en funcio n de las actividades que e sta realiza.

Dicha informacio n puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles por equipos meca nicos o electro nicos, cintas o discos de
computadora, microformas, fotografas, fonogramas, videocintas, pelculas, pintura, dibujos,
mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de informacio n de un pas, por cuanto
en su documentacio n se expresa, en forma original, el desarrollo histo rico de su misio n,
funciones y actividades. Su importancia se podra comprender a partir del valor que tiene
para: la administracio n, la investigacio n, la comunidad, el desarrollo econo mico, social,
cientfico y tecnolo gico, el fomento de la cultura y la consolidacio n de la identidad nacional.
Por razones de orden pra ctico se explicara cada componente, no sin antes advertir que no es
posible determinar los lmites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son
interdependientes.

PARA LA ADMINISTRACIN

Si partimos del supuesto ba sico de que los archivos, son creados orga nicamente por personas
e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que
todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos
anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones,
responder a tra mites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de
ciudadanos.
La funcio n de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que
pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendra n los funcionarios que partir de cero,
o invertir tiempo y recursos en la bu squeda infructuosa de informacio n, elevando los costos
de operacio n, produciendo ineficiencia, atraso, confusio n y, en general, una deficiente
administracio n.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y


deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de e ste con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relacio n con la documentacio n que se acrecienta
en el transcurso de su vida: esta relacio n le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con
las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.

Su creacio n, existencia, desempen o y desaparicio n son siempre demostrables a trave s de


documentos.

Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control pu blico y social, lo
cual favorece la participacio n ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. As
mismo, los archivos fortalecen la implementacio n de estrategias que se privilegian en los
Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de informacio n inciden de
manera transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado,
representado en todo su aparato poltico-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por
posesionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafos del orden
econo mico, poltico, social y cultural a fin de atender las demandas y expectativas de
desarrollo de la comunidad y del pas.

En un a mbito ma s amplio, es esencial que un pas mantenga un registro permanente de sus


derechos y obligaciones en relacio n con otros Estados y con la comunidad internacional en su
conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y dema s acuerdos internacionales o no
son de fa cil acceso, se presentara n desavenencias con otros Estados y controversias y
conflictos internacionales.

PARA EL DESARROLLO ECONMICO Y SOCIAL

El mejoramiento de las condiciones de vida de la poblacio n es un objetivo constante en todas


las polticas, planes y programas de desarrollo econo mico y social de los gobiernos. Para
llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensio n de los antecedentes sobre
programas, medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de mucho valor.

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendra n la garanta de tomar y


proyectar decisiones con bases so lidas, pues e stos acopian gran cantidad de informacio n
sobre: poblacio n, funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria,
comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educacio n, entre otros.

PARA EL DESARROLLO CIENTFICO Y TECNOLGICO

Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas
veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropo sitos.

Aunque un pas como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales, su


caracterizacio n, cuantificacio n, conservacio n y desarrollo, ha de ser asumida por las empresas
e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por asociaciones y
corporaciones mixtas que reu nan los recursos y esfuerzos pu blicos, privados y comunitarios.
La investigacio n es condicio n para el avance cientfico y tecnolo gico; sus resultados permiten
aplicaciones pra cticas y la generacio n de conocimientos pertinentes para las necesidades de
los diferentes sectores del pas.

Gran parte de la contribucio n de los archivos al desarrollo cientfico y tecnolo gico esta dado
por su capacidad de proporcionar informacio n sobre insumos y resultados obtenidos durante
los procesos de investigacio n.

ORGANIZACIN DEL ARCHIVO DE UNA EMPRESA

Autor: Miguel Angel Fernndez Garca

Para una buena organizacin de los documentos de una empresa, hace falta una actitud
positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.

El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles all donde se
encuentran.

La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo
por un profesional de la materia.

Archivar no va a ser maana ms sencillo que hoy pero cada da que pasa puede hacerlo
ms difcil.

Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y
duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados.
De ah la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.

LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia


para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estn involucrados en la labor aunque la gestin y ordenacin
sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fcil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio


requiere decisiones y para cualquier tipo de informacin tenemos tres tipos de decisiones:
tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Tirar es la primera opcin. Segn Brbara Hemphill Si usted no sabe lo que tiene, o no
puede encontrarlo, no vale nada para usted.

Nos es difcil tirar por los siguientes motivos: el hbito de ojear, no tener los objetivos
claros y el miedo a tirar.

Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:

1. Requiere esto alguna accin por mi parte?


2. Puedo encontrarlo en otro sitio?

3. La informacin es suficientemente reciente para ser til?

4. Para que puedo utilizar esta informacin?

5. Existen implicaciones legales o financieras?

6. Qu es lo peor que me podra pasar si no tengo esta informacin?

7. Necesita alguien esta informacin?

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y


reglas bsicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y
recuperar de inmediato.

En toda organizacin las finalidades del archivo son:

Ser el centro de la informacin y de la documentacin.


Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

Asegurar la conservacin de los documentos.

Los fundamentos metodolgicos de un archivo son:


- Lgica.
Como me piden los documentos.
Como necesitamos la informacin.
- Rigor.
- Sencillez.
Los criterios para un archivo eficaz son:
- Inequvocos.
- Explcitos.
- Objetivos.
La organizacin bsica de un archivo es la siguiente:
- Existencia de unas normas de archivo o manual.
- Existencia de un ndice.
- Instalaciones.

El guin para un manual de archivo de departamento o central sera el siguiente:

1. Introduccin general.
2. Relacin de tipos de documentos ms corrientes.

3. Proceso de llegada del documento al archivo.

4. Normas y sistemas de clasificacin.

5. Tipos y niveles de archivos.

6. Tipos y criterios para documentos.

7. Conservacin de la documentacin en cada nivel.

8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histrico.

9. Normas de eliminacin y conservacin.

10. Normas de retencin o caducidad.

11. Normas de solicitud de documentacin.

12. Normas para prstamos.

13. Medios materiales necesarios.

14. Medios personales necesarios.

Un ndice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra
documentacin, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminacin.
Tenemos diferentes clases de archivo:
- Centralizado.
- Descentralizado.
- Mixto.
Las ventajas del archivo centralizado son:
- Orden y control.
- Asequible a todos.
- Economiza duplicados.
- Economiza espacio y equipo.
- El procedimiento es uniforme.
Sus inconvenientes:
- Es esttico.
- Requiere personal especializado.
- Retrasa la informacin.
- Riguroso en el prstamo.
Las ventajas del archivo descentralizado son:
- Mayor autonoma.
- Ajuste permanente.
- Rapidez de acceso.
- No requiere personal especializado aunque debera de tenerlo.
- Normas estrictas en cuanto al nmero de copias.
- Normas para el control y seguimiento de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Puede faltar informacin.
- Falta de conocimiento del personal.
- Incremento de las tareas.
- Bsqueda y control de los documentos difcil.
Las ventajas del archivo mixto son:
- Mayor elasticidad.
- Pronta localizacin de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Coordinacin efectiva entre las dependencias.
- El archivo central debe establecer normas.
El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:
- Creacin y clasificacin.
- Orden y conservacin.
- Transferencia.
- Eliminacin
SISTEMAS DE CLASIFICACIN
Reglas bsicas de los sistemas de archivo
Los conceptos bsicos del archivo son:

- Ttulo.

Alfabtico.
Numrico.

Alfanumrico.

- Unidad.

- Clasificar.

- Alfabetizar.

La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la
manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un nico sistema de
archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetizacin de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y
despus el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como
aparecen registrados.

Los sistemas de clasificacin de archivos son los siguientes:

- Alfabticos.

Nominal.
Geogrfico.

Temtico.

- Numricos.

Natural.
Cronolgico.

Codificado.

Terminal.

- Alfanumricos.

El sistema alfanumrico de clasificacin es uno de los ms antiguos, sencillos e


indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:

- Nombre de la empresa.

- Nombre de quien firma la carta.

- Nombre a quien est dirigida la carta.

- Nombre del tema de la carta.

- Nombre de la localidad geogrfica.

Las ventajas del archivo alfabtico son que es sencillo de ordenar y permite una fcil
ampliacin y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la
bsqueda y la creacin de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.

La organizacin fsica es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:

1. Guas primarias.
2. Guas secundarias.

3. Carpetas individuales.
Las guas primarias dividen el archivo en secciones alfabticas y las guas secundarias se
usan para subdividir una seccin y destacar los nombres importantes.

El archivo alfabtico por temas puede ser diccionario o enciclopdico.

El archivo geogrfico es una colocacin alfabtica de acuerdo con la divisin geogrfica y


el nombre o tema.

En el archivo numrico los documentos se ordenan segn un cdigo.

Las ventajas del archivo numrico son que permite aadir carpetas, grandes ampliaciones,
ampliar archivos, rpida identificacin e indicar temas relacionados y un gran
inconveniente es que necesita un ndice auxiliar alfabtico.

El archivo numrico consta de:

1. ndice numrico.
2. ndice auxiliar.

3. ndice alfabtico.

El ndice numrico contiene guas primarias, secundarias y especiales y carpetas


individuales.

Un archivo alfanumrico es un archivo con combinacin de nmeros y letras.

MECANICA DEL ARCHIVO

Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:

1. Inspeccin.
2. Clasificacin.

3. Codificacin.

4. Prearchivo.

5. Archivo.

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categoras. En el ordenador se tiende


a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.

Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:

1. Archivar sobre la marcha.


2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.

3. Usar separadores.
4. Colocar informacin reciente en la parte delantera de las carpetas.

5. Sujetar los papeles con grapas.

6. Unir las copias de las respuestas.

7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan.

8. No recargar cajones.

9. Archivar la correspondencia por asuntos.

10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.

11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.

12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.

13. Apuntar con lpiz la fecha en que se puede eliminar material.

14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamao.

15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.

16. Destinar un sitio a cada cosa.

Todas las normas establecidas para los mtodos manuales son aplicables a los
procedimientos informticos.

CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIN.

Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la


materia y que se encargar de establecer:

Normas para el funcionamiento del archivo.


Normas para el control de los documentos.

Normas para transferencia de documentos.

Normas para eliminacin de archivos.

Tendrn que consensuarse o hacrselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo,
teniendo en cuenta sus necesidades.

El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para
imponer que se sigan las normas.

Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para
dar informacin. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen.
Para llevar este control podemos disponer de:
Archivo recordatorio.
Archivo de asuntos pendientes.

Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:

Formulario de registro de salida.


Formulario de comprobante.

Hojas de colores.

Archivo recordatorio.

Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un perodo de
transferencia. Se suelen hacer cada ao pero depender del tipo de empresa y del tipo de
documentos. Esto implicar decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar
los archivos antes de transferir.

Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar.
Se tiene que guardar un ndice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia
son:

1. Preparar lista de carpetas transferidas.


2. Preparar cajas de transferencia.

3. Sacar un ndice de lo que se transfiere.

El ltimo paso en la vida de un documento es la eliminacin o el paso al archivo histrico.


Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar.

El archivo de departamento est formado por documentos recientes, en plena vigencia


jurdica y administrativa, de consulta continua.

El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor
vigencia jurdica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.

El archivo intermedio forma parte del archivo central y est formado por los documentos
que tienen menos uso.

El archivo histrico recibe los documentos con ms de 25 aos y su misin principal es


servir de fuente para la investigacin histrica.

EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente
algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:
Estandarizacin de los equipos.
La colocacin de los despachos.

Tipo de documentos.

La durabilidad.

La esttica.

Para guardar los documentos tenemos:

Archivos verticales.
Archivos horizontales.

Archivos de anillas.

Carpetas colgantes.

Subcarpetas.

Guas para el archivo.

Tambin tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes
ventajas:

1. La informacin puede ser intercalada.


2. Se puede suprimir informacin.

3. Se puede arreglar la informacin.

La microfilmacin es un sistema de conservacin de documentos que permite ahorrar


espacios. Sus ventajas son:

Menor capacidad de espacio.


Ahorro de tiempo.

Mayor seguridad.

Mayor economa.

Sus inconvenientes son:

Es un procedimiento costoso.
Hay que utilizar compaas externas.

Se necesitan lectores para los documentos.

Las pelculas tienen una vida relativa.

diferencias entre la clasificacin, ordenacin y descripcin.


la clasificacin es el proceso mediante el cual se identifican las agrupaciones
documentales, en la ordenacin se establece una secuencia dentro de las agrupaciones y
en la descripcin se hace el anlisis de los documentos de archivo y sus agrupaciones
dando como resultado los instrumentos de descripcin y consulta.

Organizacin y crecimiento

Herramientas para una eficaz gestin documental (II)

1. CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE LOS DOCUMENTOS

La organizacin de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar


una estructura lgica al fondo documental de modo que refleje las actividades que
desarrolla la asesora y, por otro lado, facilitar la localizacin de los documentos. Los
documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesora lleva a cabo en
el desempeo de sus funciones y por eso la organizacin del archivo es producto de los
procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero adems, debe
hacer posible la rpida localizacin de los documentos: cada expediente o documento debe
tener asignada una ubicacin y no otra, de forma que su bsqueda sea gil y siempre
encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organizacin de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan
estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

La elaboracin de un cuadro de clasificacin que d cabida a todos los tipos documentales


y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar
los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, divisin que se establece a partir de las principales actividades
desarrolladas por la asesora (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditora, etc.) y, dentro
de stas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un
mismo procedimiento administrativo o jurdico.
As, en una asesora, la documentacin de los clientes se agrupar en primer lugar por
reas de negocio y despus por tipos de servicio.
La ordenacin de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio ms
adecuado para cada tipo de documento. Esta operacin, en tanto complemento de la
clasificacin, consiste en poner en orden (cronolgico, alfabtico, numrico) las unidades
documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

La instalacin fsica de los documentos en el depsito de archivo, mediante cajas


archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localizacin de los documentos a travs
del correspondiente cdigo de archivo o signatura topogrfica.

El cuadro de clasificacin
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesora, se elabora
un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la
organizacin del archivo. El cuadro de clasificacin es el primer instrumento de descripcin
de un archivo y ofrece una visin de conjunto de los diferentes tipos de documentos
(series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerrquicas. Es la
herramienta que va a permitir la planificacin sistemtica del resto de las operaciones de
tratamiento de los documentos, desde la eliminacin de los mismos (calendario de
conservacin) hasta la elaboracin de los instrumentos de descripcin (inventario).

Las series son los elementos bsicos para confeccionar un cuadro de clasificacin
mnimamente slido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de
concretar la denominacin de los distintos tipos de documentos o series documentales y
determinar la jerarqua que se pueda establecer entre ellos, para ms tarde articular una
estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.

Para la elaboracin de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio


orgnico y el criterio funcional. Se admite comnmente que el criterio orgnico de
clasificacin de un archivo, aqul que reproduce la estructura u organigrama de la entidad
productora de los documentos, es muy til para fondos cerrados, o bien en casos de escasa
evolucin organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes
divisiones administrativas y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la
entidad. En el caso de las asesoras, en las que no es habitual la existencia de departamentos
y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este
criterio.

En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades bsicas de una


empresa, es decir, por las reas de negocio que desarrolla, de manera que permite
confeccionar un cuadro ms slido y de mayor duracin. Los servicios que ofrece la
asesora a sus clientes son los elementos que se han de tomar en consideracin para
clasificar los documentos. Las clases principales o ms amplias pueden establecerse a partir
de las reas de negocio y las ms elementales o series documentales deben corresponder a
expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o
trmite especfico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerrquicamente con las
dems, sin dar lugar a la ambigedad; es decir, la adscripcin de los documentos por su
origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.

Para establecer un sistema de archivo homogneo, es preciso utilizar un sistema de


clasificacin que refleje las funciones de la asesora, es decir, los servicios que ofrece a sus
clientes y que son la causa de la creacin y la recepcin de documentos. El criterio
funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el que se produce una cierta
atomizacin en la toma de decisiones y se trabaja a menudo en equipo.

Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos grandes


apartados:

Los documentos administrativos de gestin o internos, que hacen referencia a la propia


asesora.
Los documentos administrativos de explotacin u operativos, procedentes de los trmites
que efecta cada asesora en el desempeo de sus funciones y que se pueden organizar
lgicamente por clientes.

La confeccin de un cuadro de clasificacin uniforme presenta ventajas indudables, si bien


es cierto que exige una decisin previa. Fundamentalmente, la voluntad del equipo de
direccin de implantar un sistema de gestin documental que va ms all de la estricta
accin archivstica, en tanto que precisa la integracin de los sistemas informticos, la
introduccin de nuevos procedimientos de organizacin y mtodos de trabajo y la
capacidad del personal para adoptar una nueva cultura administrativa.

Las principales ventajas que reporta a una asesora un sistema de clasificacin uniforme son
las siguientes:

Constituye la clave para la implantacin de un sistema de gestin integral de la


documentacin y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del sistema
(calendario de conservacin, inventario).
Se utiliza el mismo cuadro de clasificacin para toda la documentacin del archivo de
oficina.

Facilita un manejo gil y efectivo de la documentacin administrativa de los clientes y de la


propia asesora.

Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por ms de una persona y simplifica su


consulta.

Facilita el intercambio de informacin en el seno de la asesora, ya que se trata de un


sistema nico y uniforme.

No es preciso modificar el cuadro de clasificacin cuando se produce un cambio


organizativo o la incorporacin de nuevo personal.

Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los
profesionales y colaboradores.

No obstante las ventajas que presenta, la aplicacin de un cuadro de clasificacin uniforme


ha de superar una serie de limitaciones:

Su implantacin es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma progresiva


como por el hecho de que comporta un cambio global en los procesos administrativos de
la asesora.
Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerrquicos (gerencia,
profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir
conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.

Obliga a todo el personal a un conocimiento ms profundo de las tareas y las actividades


que se desarrollan en la asesora y tambin del funcionamiento de las diversas reas de
negocio.
Precisa una supervisin y actualizacin constantes, con el objeto de adecuar el sistema de
clasificacin a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.

Presupone la necesidad de dotar al personal de la formacin adecuada (procedimientos


administrativos, tcnicas de archivo, uso de aplicaciones informticas).

Tipos de ordenacin

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificacin con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenacin ms adecuado para cada serie,
a partir de las caractersticas que la definen. La ordenacin va a indicar qu lugar exacto
ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.

Los diferentes tipos de ordenacin permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos sern situados de manera correlativa: segn la fecha (ordenacin
cronolgica), segn el nombre (ordenacin alfabtica), segn el cdigo (ordenacin
numrica), segn la divisin territorial o geogrfica (ordenacin topogrfica) o segn la
temtica (ordenacin por materias):

La ordenacin cronolgica se basa en un elemento presente en prcticamente cualquier


documento, su fecha, y se concreta en la secuencia ao, mes, da. Comenzando por el ao
ms remoto, los documentos se suceden hasta la fecha ms reciente, dentro de cada ao
por meses y dentro de stos por das. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una
empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronolgicamente por
perodos anuales.
La ordenacin alfabtica suele tener como referente principal los apellidos de una persona
o la razn social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de
ordenacin. Es el idneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el
caso del personal contratado de una empresa.

La ordenacin numrica responde habitualmente a un sistema de cdigos que permiten


identificar inequvocamente un documento concreto. Por ejemplo, el nmero asignado a
una factura o un recibo, el nmero de un expediente, el nmero de registro de entrada o
salida de la correspondencia, etc. Es el sistema ms utilizado en las tareas ms vinculadas a
la contabilidad y las tareas administrativas comunes.

La ordenacin geogrfica o topogrfica permite la ordenacin de elementos en funcin de


su situacin en una zona o territorio; sera el sistema empleado por un agente de la
propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que empleara la
secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.

La ordenacin por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o
temas tratados por ellos. Si existe abundante documentacin es preciso elaborar listas
alfabticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes,
dossieres y memorias tcnicas, agrupndolos por reas temticas.
Entre estos mtodos no es posible establecer a priori cul de ellos es el mejor. Para cada
tipo de documento hay que decidir el tipo de ordenacin ms conveniente, eligiendo el que
mejor se adapte al objeto de la ordenacin.

La instalacin fsica

La instalacin fsica o archivo de los documentos en el depsito es el paso final de la


organizacin de un archivo y consiste en su emplazamiento fsico en un espacio
determinado. Es una tarea ntimamente relacionada con la organizacin del fondo y
consiste en la ubicacin fsica de los expedientes y documentos, agrupndolos en cajas en
las estanteras para ofrecer mayor proteccin a los documentos y resistencia al polvo, la luz,
etc.

Con el fin de proceder a su posterior localizacin es necesario indicar la ubicacin de cada


expediente mediante el cdigo de archivo o signatura topogrfica. Por eso, antes de
introducir un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber que
lugar ocupa fsicamente en el archivo y para ello se le otorga un cdigo que hace referencia
a la caja que lo contiene y a su orden dentro de ella.

La ubicacin de los documentos puede hacerse empleando tres mtodos distintos:

El reflejo exacto del cuadro de clasificacin. Consiste en reconstruir la estructura del


cuadro de clasificacin en el depsito de archivo, reservando espacio para el ulterior
crecimiento de las series documentales. Las cajas archivadoras ostentan en su lomo una
signatura topogrfica para su ubicacin y posterior localizacin que reproduce los cdigos
del cuadro de clasificacin que corresponden a cada serie documental. Es el sistema
empleado por las bibliotecas, en el que el sistema de clasificacin por materias se
reproduce en la disposicin de los libros en las estanteras y en el que la signatura que
representa la materia de un libro tambin indica su ubicacin fsica.
Este sistema presenta algunos inconvenientes de difcil solucin. Por un lado, exige
reservar espacio libre en las estanteras para aadir los documentos que se vayan
agregando con el tiempo; en muchas ocasiones, sin embargo, resulta muy difcil prever con
exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra parte, entraa mltiples dificultades la
incorporacin de nuevas series documentales al cuadro de clasificacin por cuanto implica
reordenar el depsito de archivo.
Un sistema de instalacin continua. El sistema de numeracin continua, el ms indicado
para todo archivo en crecimiento, numera las cajas mediante nmeros desde el uno en
adelante. Este sistema establece una clara disociacin entre la clasificacin de los
documentos y su emplazamiento material. A medida que ingresan en el archivo las cajas se
numeran sucesivamente y se colocan en las estanteras. De esta manera se logra un ahorro
de espacio mximo y adems, la localizacin de la unidades de instalacin es rpida,
sencilla y con pocas posibilidades de error. Permite el aprovechamiento del espacio, pues
cuando se procede al expurgo del archivo y se eliminan documentos, la solucin consiste
en ocupar los huecos dejados con los nuevos ingresos utilizando las signaturas topogrficas
que han quedado desocupadas.
Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesora, pues la
documentacin que atae a un mismo cliente se puede encontrar desperdigada por
numerosas cajas, lo cual puede ser bastante engorroso a la hora de efectuar, por ejemplo
un cierre contable y fiscal o una auditora de cuentas. Por otra parte, este sistema requiere
mantener un inventario permanentemente actualizado; de lo contrario, las bsquedas
documentales resultan infructuosas.

Un sistema mixto, que combina el cuadro de clasificacin y un sistema de numeracin


basado en la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna un cdigo correlativo que va a
servir para numerar las cajas en el archivo: los expedientes, dentro de stas, se van a
clasificar siguiendo el cuadro de clasificacin y se van a ordenar empleando el mtodo de
ordenacin que se haya definido para cada serie. De este modo, para cada cliente slo
tendremos las entradas del cuadro correspondientes a los tipos de servicio que se le
prestan.
Este mtodo exige un expurgo continuado que no resulta difcil de realizar. Como la
documentacin se efecta en perodos casi siempre fijos, sobre todo anuales, y la
documentacin tiene un valor fiscal y legal preestablecido, al introducir un expediente se
puede eliminar el ms antiguo. Por ejemplo, en el caso de la documentacin fiscal, al
guardar el expediente del impuesto de sociedades del ejercicio 1999 se puede eliminar,
siempre que no posea valor informativo, el del ejercicio 1995, que ya ha perdido su valor
fiscal.
Adems, este sistema de ubicacin fsica en el archivo de los documentos en papel puede
tener su reflejo en el sistema informtico, orientado al archivo de los documentos o
ficheros electrnicos.

2. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

Archivo de los documentos informticos

Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se crear la carpeta


correspondiente, que contendr todos los ficheros de trabajo que genere la tramitacin
del asunto.
Para ello se seguirn los siguientes pasos:
a) Abrir una carpeta a nombre del cliente en cuestin en el disco duro del servidor: unidad
H:, carpeta Clientes
b) Dentro de la carpeta del cliente, abrir una subcarpeta correspondiente al rea de
trabajo:
Auditora
Contable
Fiscal
Laboral
Mercantil y civil
c) Dentro de la carpeta de rea de trabajo, abrir otra que se denominar con el cdigo de
expediente. El cdigo de expediente se confecciona del siguiente modo:
(i) El nmero correlativo del expediente dentro del perodo anual seguido de las dos
ltimas cifras del ao en que se inicia el expediente (p. ej. 243/00).
(ii) Cdigo de tipo de servicio (p. ej. AUCA para una auditora de cuentas anual).
As, los ficheros de trabajo incluidos en el expediente de auditora de cuentas anual del
Club de Equitacin Alcor, al que corresponde el nmero de expediente 243/00, estarn
ubicados en la ruta de acceso
H:\Clientes\Club de Equitacin Alcor\Auditora\243-00-AUCA
Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo) estn
clasificados siguiendo unos criterios que nos indiquen:
1. El cliente para el que se est trabajando.
2. El rea de trabajo al que pertenece ese expediente.
3. El nmero de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.
Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan a las
reas de trabajo en las que se les prestan determinados servicios.

Cada expediente tendr su correspondiente registro en la base de datos Inventario, en la


cual se vincular mediante un campo de hiperenlace dicho registro con la ruta de la
carpeta especfica que le corresponda en el disco duro.

Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc Word o tipo .xls Excel) recibirn un
nombre que represente sin ambigedad su contenido: a) Dictamen
b) Recurso
c) Liquidacin
d) Estudio
e) Informe
Se aadir, si es preciso, su grado de elaboracin:
_notas
_borrador
_definitivo

Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de posteriores
documentos se archivarn en la carpeta Plantillas, en la subcarpeta correspondiente a
rea de trabajo, indicando el tipo de trabajo genrico del que se trata. Es recomendable
convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en
plantillas de Excel (.xlt).

Descripcin de los documentos: el inventario

La descripcin de los documentos constituye la operacin que culmina el trabajo


archivstico y coincide en su finalidad con la de los propios documentos: suministrar
informacin. Los archivos existen por la necesidad de obtener informacin precisa para
distintas finalidades; la funcin bsica del inventario en cuanto instrumento de descripcin
consiste en garantizar un acceso lo ms rpido y eficiente posible a los documentos
archivados.

El inventario tiene como propsito describir las unidades documentales, tanto si se trata de
un expediente como de una agrupacin de documentos referidos al mismo asunto. Es decir,
identifica los expedientes que componen cada una de las series documentales con el
propsito de acceder a los documentos ms relevantes para una consulta especfica. Ante la
necesidad de efectuar una bsqueda documental, el inventario ha de permitir obtener
respuestas rpidas y precisas acerca de cuestiones puntuales (qu expedientes tiene en
curso X y Ca.?, cuntos expedientes se estn tramitando en el Registro Mercantil?,
cuntos expedientes se han iniciado este ao en el rea laboral?). Asimismo ha de
reflejar el contenido de cada expediente el trmite o asunto especfico al que hace
referencia y su localizacin fsica en el archivo.

Hoy en da la herramienta ms eficaz para elaborar un inventario es una base de datos en la


que cada expediente se halle descrito en los trminos imprescindibles para garantizar una
informacin suficiente. Esto permitir un acceso selectivo a la informacin ya que la base
de datos localizar los registros que respondan a una consulta determinada buscando la
informacin por un solo campo o cruzando la informacin de diferentes campos.

Inventario: campos de la base de datos

- Nmero de expediente
Estado (en curso/cerrado)
Cdigo del cliente
Nombre o razn social del cliente
rea de trabajo: secciones del cuadro de clasificacin (contable, fiscal, laboral)
Tipo de servicio: series del cuadro de clasificacin
Procedimiento o asunto
Organismo (en que se tramita)
Fecha de inicio
Fecha de finalizacin
Signatura tipogrfica
Notas u observaciones
Autor (responsable de la tramitacin)

En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificacin funciona como un
sistema de indizacin, es decir, como un conjunto de palabras o trminos que tienen como
misin sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos
posteriormente. En este sentido, el uso de la informtica comporta numerosas ventajas,
traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisin en el trabajo: ordenacin
automtica por cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados, bsquedas
a partir de un trmino o de varios relacionados, elaboracin de listados, etc.