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Los archivos recopilan, conservan y difunden informacio n registrada, generada o recibida por
una entidad, grupo o persona en funcio n de las actividades que e sta realiza.
Dicha informacio n puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles por equipos meca nicos o electro nicos, cintas o discos de
computadora, microformas, fotografas, fonogramas, videocintas, pelculas, pintura, dibujos,
mapas, etc.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de informacio n de un pas, por cuanto
en su documentacio n se expresa, en forma original, el desarrollo histo rico de su misio n,
funciones y actividades. Su importancia se podra comprender a partir del valor que tiene
para: la administracio n, la investigacio n, la comunidad, el desarrollo econo mico, social,
cientfico y tecnolo gico, el fomento de la cultura y la consolidacio n de la identidad nacional.
Por razones de orden pra ctico se explicara cada componente, no sin antes advertir que no es
posible determinar los lmites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son
interdependientes.
PARA LA ADMINISTRACIN
Si partimos del supuesto ba sico de que los archivos, son creados orga nicamente por personas
e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que
todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos
anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones,
responder a tra mites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de
ciudadanos.
La funcio n de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que
pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendra n los funcionarios que partir de cero,
o invertir tiempo y recursos en la bu squeda infructuosa de informacio n, elevando los costos
de operacio n, produciendo ineficiencia, atraso, confusio n y, en general, una deficiente
administracio n.
Toda persona desde su nacimiento inicia una relacio n con la documentacio n que se acrecienta
en el transcurso de su vida: esta relacio n le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con
las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.
Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control pu blico y social, lo
cual favorece la participacio n ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. As
mismo, los archivos fortalecen la implementacio n de estrategias que se privilegian en los
Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de informacio n inciden de
manera transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado,
representado en todo su aparato poltico-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por
posesionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafos del orden
econo mico, poltico, social y cultural a fin de atender las demandas y expectativas de
desarrollo de la comunidad y del pas.
Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas
veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropo sitos.
Gran parte de la contribucio n de los archivos al desarrollo cientfico y tecnolo gico esta dado
por su capacidad de proporcionar informacio n sobre insumos y resultados obtenidos durante
los procesos de investigacio n.
Para una buena organizacin de los documentos de una empresa, hace falta una actitud
positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles all donde se
encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo
por un profesional de la materia.
Archivar no va a ser maana ms sencillo que hoy pero cada da que pasa puede hacerlo
ms difcil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y
duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados.
De ah la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.
Tirar es la primera opcin. Segn Brbara Hemphill Si usted no sabe lo que tiene, o no
puede encontrarlo, no vale nada para usted.
Nos es difcil tirar por los siguientes motivos: el hbito de ojear, no tener los objetivos
claros y el miedo a tirar.
1. Introduccin general.
2. Relacin de tipos de documentos ms corrientes.
Un ndice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra
documentacin, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminacin.
Tenemos diferentes clases de archivo:
- Centralizado.
- Descentralizado.
- Mixto.
Las ventajas del archivo centralizado son:
- Orden y control.
- Asequible a todos.
- Economiza duplicados.
- Economiza espacio y equipo.
- El procedimiento es uniforme.
Sus inconvenientes:
- Es esttico.
- Requiere personal especializado.
- Retrasa la informacin.
- Riguroso en el prstamo.
Las ventajas del archivo descentralizado son:
- Mayor autonoma.
- Ajuste permanente.
- Rapidez de acceso.
- No requiere personal especializado aunque debera de tenerlo.
- Normas estrictas en cuanto al nmero de copias.
- Normas para el control y seguimiento de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Puede faltar informacin.
- Falta de conocimiento del personal.
- Incremento de las tareas.
- Bsqueda y control de los documentos difcil.
Las ventajas del archivo mixto son:
- Mayor elasticidad.
- Pronta localizacin de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Coordinacin efectiva entre las dependencias.
- El archivo central debe establecer normas.
El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:
- Creacin y clasificacin.
- Orden y conservacin.
- Transferencia.
- Eliminacin
SISTEMAS DE CLASIFICACIN
Reglas bsicas de los sistemas de archivo
Los conceptos bsicos del archivo son:
- Ttulo.
Alfabtico.
Numrico.
Alfanumrico.
- Unidad.
- Clasificar.
- Alfabetizar.
La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la
manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un nico sistema de
archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetizacin de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y
despus el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como
aparecen registrados.
- Alfabticos.
Nominal.
Geogrfico.
Temtico.
- Numricos.
Natural.
Cronolgico.
Codificado.
Terminal.
- Alfanumricos.
- Nombre de la empresa.
Las ventajas del archivo alfabtico son que es sencillo de ordenar y permite una fcil
ampliacin y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la
bsqueda y la creacin de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.
1. Guas primarias.
2. Guas secundarias.
3. Carpetas individuales.
Las guas primarias dividen el archivo en secciones alfabticas y las guas secundarias se
usan para subdividir una seccin y destacar los nombres importantes.
Las ventajas del archivo numrico son que permite aadir carpetas, grandes ampliaciones,
ampliar archivos, rpida identificacin e indicar temas relacionados y un gran
inconveniente es que necesita un ndice auxiliar alfabtico.
1. ndice numrico.
2. ndice auxiliar.
3. ndice alfabtico.
1. Inspeccin.
2. Clasificacin.
3. Codificacin.
4. Prearchivo.
5. Archivo.
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
3. Usar separadores.
4. Colocar informacin reciente en la parte delantera de las carpetas.
8. No recargar cajones.
Todas las normas establecidas para los mtodos manuales son aplicables a los
procedimientos informticos.
Tendrn que consensuarse o hacrselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo,
teniendo en cuenta sus necesidades.
El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para
imponer que se sigan las normas.
Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para
dar informacin. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen.
Para llevar este control podemos disponer de:
Archivo recordatorio.
Archivo de asuntos pendientes.
Hojas de colores.
Archivo recordatorio.
Archivo de pendiente.
Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un perodo de
transferencia. Se suelen hacer cada ao pero depender del tipo de empresa y del tipo de
documentos. Esto implicar decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar
los archivos antes de transferir.
Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar.
Se tiene que guardar un ndice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia
son:
El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor
vigencia jurdica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.
El archivo intermedio forma parte del archivo central y est formado por los documentos
que tienen menos uso.
Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente
algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:
Estandarizacin de los equipos.
La colocacin de los despachos.
Tipo de documentos.
La durabilidad.
La esttica.
Archivos verticales.
Archivos horizontales.
Archivos de anillas.
Carpetas colgantes.
Subcarpetas.
Tambin tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes
ventajas:
Mayor seguridad.
Mayor economa.
Es un procedimiento costoso.
Hay que utilizar compaas externas.
Organizacin y crecimiento
El arreglo u organizacin de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan
estrechamente relacionadas, conviene distinguir:
El cuadro de clasificacin
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesora, se elabora
un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la
organizacin del archivo. El cuadro de clasificacin es el primer instrumento de descripcin
de un archivo y ofrece una visin de conjunto de los diferentes tipos de documentos
(series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerrquicas. Es la
herramienta que va a permitir la planificacin sistemtica del resto de las operaciones de
tratamiento de los documentos, desde la eliminacin de los mismos (calendario de
conservacin) hasta la elaboracin de los instrumentos de descripcin (inventario).
Las series son los elementos bsicos para confeccionar un cuadro de clasificacin
mnimamente slido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de
concretar la denominacin de los distintos tipos de documentos o series documentales y
determinar la jerarqua que se pueda establecer entre ellos, para ms tarde articular una
estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.
Las principales ventajas que reporta a una asesora un sistema de clasificacin uniforme son
las siguientes:
Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los
profesionales y colaboradores.
Tipos de ordenacin
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificacin con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenacin ms adecuado para cada serie,
a partir de las caractersticas que la definen. La ordenacin va a indicar qu lugar exacto
ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.
Los diferentes tipos de ordenacin permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos sern situados de manera correlativa: segn la fecha (ordenacin
cronolgica), segn el nombre (ordenacin alfabtica), segn el cdigo (ordenacin
numrica), segn la divisin territorial o geogrfica (ordenacin topogrfica) o segn la
temtica (ordenacin por materias):
La ordenacin por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o
temas tratados por ellos. Si existe abundante documentacin es preciso elaborar listas
alfabticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes,
dossieres y memorias tcnicas, agrupndolos por reas temticas.
Entre estos mtodos no es posible establecer a priori cul de ellos es el mejor. Para cada
tipo de documento hay que decidir el tipo de ordenacin ms conveniente, eligiendo el que
mejor se adapte al objeto de la ordenacin.
La instalacin fsica
Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc Word o tipo .xls Excel) recibirn un
nombre que represente sin ambigedad su contenido: a) Dictamen
b) Recurso
c) Liquidacin
d) Estudio
e) Informe
Se aadir, si es preciso, su grado de elaboracin:
_notas
_borrador
_definitivo
Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de posteriores
documentos se archivarn en la carpeta Plantillas, en la subcarpeta correspondiente a
rea de trabajo, indicando el tipo de trabajo genrico del que se trata. Es recomendable
convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en
plantillas de Excel (.xlt).
El inventario tiene como propsito describir las unidades documentales, tanto si se trata de
un expediente como de una agrupacin de documentos referidos al mismo asunto. Es decir,
identifica los expedientes que componen cada una de las series documentales con el
propsito de acceder a los documentos ms relevantes para una consulta especfica. Ante la
necesidad de efectuar una bsqueda documental, el inventario ha de permitir obtener
respuestas rpidas y precisas acerca de cuestiones puntuales (qu expedientes tiene en
curso X y Ca.?, cuntos expedientes se estn tramitando en el Registro Mercantil?,
cuntos expedientes se han iniciado este ao en el rea laboral?). Asimismo ha de
reflejar el contenido de cada expediente el trmite o asunto especfico al que hace
referencia y su localizacin fsica en el archivo.
- Nmero de expediente
Estado (en curso/cerrado)
Cdigo del cliente
Nombre o razn social del cliente
rea de trabajo: secciones del cuadro de clasificacin (contable, fiscal, laboral)
Tipo de servicio: series del cuadro de clasificacin
Procedimiento o asunto
Organismo (en que se tramita)
Fecha de inicio
Fecha de finalizacin
Signatura tipogrfica
Notas u observaciones
Autor (responsable de la tramitacin)
En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificacin funciona como un
sistema de indizacin, es decir, como un conjunto de palabras o trminos que tienen como
misin sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos
posteriormente. En este sentido, el uso de la informtica comporta numerosas ventajas,
traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisin en el trabajo: ordenacin
automtica por cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados, bsquedas
a partir de un trmino o de varios relacionados, elaboracin de listados, etc.