Mtodo de la partida doble

Mtodo de la partida doble

Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, movimiento que representa un
movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de
la Ecuacin patrimonial
La partida doble se basa en que todo hecho econmico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza
contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de
la nada, cada valor es el resultado de una accin u hecho econmico. Cuando recibo dinero por una venta, debo tambin
despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.
Esto explica dos de los principios bsicos de la partida doble:

Quien recibe debe a quien entrega

No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor
Claro esta que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en movimientos internos de la
empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en esta caso se cumple otro de los
principios elementales de la partida doble que seala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dndose la
contrapartida, como caracterstica propia de la partida doble, puesto que sin esta no podra existir equilibrio. No pueden
haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la
otra se debe afectar en su lado negativo.
La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un cdigo y un valor negativo y otro positivo.
El valor negativo corresponde a un crdito y el valor positivo corresponde a un debito.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra
cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crdito.
En algunos casos se pueden afectar ms de dos cuentas, pero aun as, los debitos y los crditos de las cuentas
afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los crditos de los dbitos el resultado debe ser cero.
Esto permite conservar el equilibrio que tambin profesa la ecuacin patrimonial. Si los dbitos representan lo que se
tiene, los crditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo y lo que se debe puede ser patrimonio y/o
pasivo. De ah la ecuacin patrimonial (Activo es igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a
patrimonio)
La tcnica contable de hoy da, est fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el aumento y disminucin de
las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente econmico.
Esta tcnica la podemos representar de la siguiente manera:
Dbitos Crditos
Aumento de activos Disminuciones del Activo
Disminuciones del Pasivo Aumento de pasivos
Disminuciones del Patrimonio Aumento de patrimonio
Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble:
1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por si solos, debe proceder de algn
lado)
3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Es la base del equilibrio de la ecuacin patrimonial)
4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta as como se crea se debe tambin
eliminar de la misma forma)
La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo, pero fue en realidad un monje de la orden
franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de Aritmtica, Geometra, Proportioni et Proportionalita hace
referencia al Mtodo Veneciano de tenedura de libros que posteriormente pasa a llamarse Mtodo de la partida doble.

Origen de la partida doble

Documento enviado como respuesta y complementacin al artculo Mtodo de la partida doble publicado aqu
Aun cuando parezca no tener importancia, soy un aferrado tradicionalista y he discurrido en diferentes medios tratando
de que se aclare el nombre del precursor de la partida doble en contabilidad, que a m juicio, y tambin de otros que
coinciden conmigo, es LUCA PACIOLI.(1)
Es cierto que muchos autores, incluso enciclopedias especializadas lo nombran bien como Luca Paciolo o Lucas Pacioli,
a veces con doble c, pero no obstante me remito a la forma original expresada en otros muchos documentos de gran
relevancia histrica.
Pero si de pronto no es trascendental el que se identifique con estas ligeras variaciones, no se puede predicar lo mismo
de su afirmacin respecto de la autora del tratado de la matemtica, que le resta reconocimiento a su autor.
Comentan ustedes:
La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo (sic), pero fue en realidad un monje de
la orden franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de Aritmtica, Geometra, Proportioni et Proportionalita hace
referencia al Mtodo Veneciano de tenedura de libros que posteriormente pasa a llamarse Mtodo de la partida doble.
La obra aqu citada es precisamente la que mayor proyeccin le ha dado a su autor Pacioli y es, naturalmente por la que
mas se le conoce.
() Lo que entre otros trabajos importantes di celebridad en el mundo cientfico al nombre de Luca Pacioli, fue su obra
monumental, la Summa de Aritmetica, Geometra, Proportioni et Proportionalita, escrita en un italiano brbaro, lleno de
formas dialectales y de latinismos, impresa por Paganino de Paganini, en Venecia, el 10 de noviembre de 1494, y
reimpresa en Toscolano por el mismo editor en 1523. Se trata de una especie de enciclopedia de las ciencias
matemticas: aritmtica, lgebra, matemtica financiera, clculo de probabilidades, contabilidad, geometra, etc., y en la
que se encuentra igualmente una especie de repertorio de costumbres comerciales de las principales regiones
mercantiles del mundo ()(2)
() La originalidad de la obra de Pacioli se ha puesto a menudo en tela de juicio. En primer lugar, se ha pretendido que
a este sabio no poda considerrsele como el primer autor contable, por que dicho titulo corresponda a Benedetto
Cotrugli. Esta afirmacin se basa evidentemente en una confusin terminolgica, porque si bien Cotrugli ha escrito sobre
contabilidad antes que Pacioli, este ltimo es el primero que ha publicado un tratado de contabilidad impreso. Treinta y
seis aos antes de esta publicacin; es decir, en 1458, Benedetto Cotrugli, que se denomina as mismo,Raugeo
(raguseo), escribi en el castillo de Serpici, prximo a Npoles, una obra titulada Della Mercatura e del Mercante perfetto.
Cotrugli, que naci en Ragusa (Yugoeslacia) y desempe cierto papel en el gobierno de Dalmacia, residi largo tiempo
en Npoles en calidad de cnsul de su pas. Su libro permaneci manuscrito hasta que 115 aos mas tarde, en 1573,
uno de sus compatriotas llamado Francisco Patricio Dlmata, public el manuscrito en Venecia ()(3)
() No slo el tardamente impreso tratado de Cotrugli ha permitido a ciertos autores sostener que Pacioli no es el autor
de la primera obra de contabilidad, sino que da pie para hacer una asercin ms grave: la de que en definitiva la obra de
Pacioli no es ms que un plagio. En efecto, es indudable que muchas expresiones que aparecen en la obra de Cotrugli
figuran tambin en el tratado de Pacioli. Ahora bien, este ltimo no ha podido plagiar al primero porque el manuscrito de
Cotrugli no se public hasta setenta y nueve aos despus de haber sido impreso el libro del franciscano de Borgo San
Sepulcro. De esto a llegar a la conclusin de que ambos autores han bebido en una fuente comn, no hay ms que un
paso. Evidentemente, es una hiptesis plausible. No sera extrao que Cotrugli y Pacioli hubieran aprendido los
rudimentos de la contabilidad, tanto de los mercaderes como en los manuales de los abachisti venecianos, lo que
explicara la similitud de las expresiones corrientemente utilizadas por los comerciantes de la ciudad de los canales. En
cuanto a Cotrugli se refiere, es preciso sealar que la enseanza de la contabilidad comercial era obligacin en Ragusa
en el siglo XV () (4)
() En todo caso, no pueden compararse la extensin y la amplitud de la obra de Pacioli con las someras notas
contenidas en el captulo del libro de Cotrugli () (5)
De lo aqu trascrito, es fcil concluir apreciados seores, la autora de Pacioli del clebre tema. De manera que, el monje
franciscano a que ustedes se refieren , no puede ser otro que, Luca de Burgo Santo Sepulcro por su nombre religioso o
Luca Pacioli, por su nombre de pila.
Formulo este comentario teniendo en cuenta que su pgina es muy visitada, consultada y seguida por estudiantes de
varias disciplinas y en particular de la materia contable, por quienes estimo, que es prudente que tambin conozcan otros
conceptos.
Sobre la cuenta contable
La cuenta contable el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho econmico realizado
por una empresa.

La cuenta est compuesta de los siguientes elementos:

Cdigo de la cuenta
Nombre de la cuenta
Debito
Crdito
Cdigo de la cuenta: es el conjunto nmeros que identifica un elemento de la ecuacin patrimonial o un hecho
econmico.
En nuestro plan de cuentas el primer digito representa la clase de la cuenta (activo, pasivo, patrimonio, ingresos,
gastos, costos de venta, costos de produccin o cuentas de orden).
El segundo digito representa el grupo de la respectiva clase. Cada clase, para mayor claridad y puntualidad, se divide
en varios grupos. Tenemos que en la
-clase 1 (activo), se tiene el grupo 1 que hace referencia al disponible,
-el grupo 2 que hace referencia a las inversiones, etc.
-Los dgitos 3 y 4 identifican la cuenta como tal, y es el nombre general de un concepto o hecho econmico.
-Los dgitos 5 y 6, son la subcuenta y especifican ms la cuenta, como por ejemplo la cuenta flota y equipo de
transporte es muy general, por lo que se requiere de la subcuenta autos, camionetas y camperos, para identificar uno
de los muchos tipos posibles de flota y equipo de transporte.
-Los dgitos 7 y 8 son los auxiliares y permiten especificar an ms en un determinado concepto.
Una cuenta con 8 dgitos sera 154005.
1 5 40 05 01
El primer digito nos dice que se trata de un activo,
el segundo digito, que se trata de una propiedad planta y equipo,
los dos siguientes dgitos nos dice que, se trata de una flota y equipo de transporte,
los dos ltimos dgitos dicen que, especficamente se refiere a autos camionetas y camperos.
Si an queremos ser ms especficos, le agregamos dos dgitos ms 15400501, ya que es posible que existan diferentes tipos de autos,
como por ejemplo un auto de una u otra marca.
Nombre de la cuenta. Es el nombre que identifica el hecho econmico codificado, por ejemplo caja general, bancos,
proveedores, clientes, arrendamiento, etc.
Debito. Es el lado izquierdo de la cuenta D C
Crdito. Es el lado derecho de la cuenta
Otra forma de explicar el tema sera:
Cuenta contable es una representacin numrica (cdigo) que identifica y representa un concepto o hecho econmico de
la empresa, como por ejemplo la compra de una mercanca, la venta de la mercanca, un pago a un tercero, la
consignacin de un dinero en el banco, etc.
La estructura de una cuenta es la siguiente:
Clase El primer dgito.
Grupo Los dos primeros dgitos.
Cuenta Los cuatro primeros dgitos.
Subcuenta Los seis primeros dgitos.
Las clases que identifica el primer dgito son:
Clase 1: Activo.
Clase 2 : Pasivo.
Clase 3: Patrimonio.
Clase 4 : Ingresos.
Clase 5 : Gastos.
Clase 6 : Costos de Ventas.
Clase 7 : Costos de Produccin o de Operacin.
Clase 8 : Cuentas de Orden Deudoras.
Clase 9 : Cuentas de Orden Acreedoras.
Cada clase a su vez se divide en grupos, y cada grupo se divide en cuenta, y esta en subcuentas:
Clase 1, grupo 1 genera el cdigo 11
Clase 1, grupo 1, cuenta 05 genera el cdigo 1105
Clase 1, grupo 1, cuenta 05 y subcuenta 05 genera el cdigo 110505
La cuenta se compone de los siguientes elementos:
Cdigo, Concepto, Debito, Crdito
Cdigo es el nmero de dgitos que contiene cada cuenta, ejemplo 110505
Concepto es el nombre de la cuenta, que en este caso sera Caja General para el cdigo 110505
Dbito es lado debito o lado izquierdo de la cuenta, conocido tambin como el debe
Crdito es el lado derecho de la cuenta, que se conoce tambin como el haber
Grficamente una cuenta se puede representar de la siguiente forma:

Lo anterior es lo que se conoce como cuenta T, la cual representa los dos lados que tiene toda cuenta, puesto que una
cuenta tiene un debito como un crdito, esto debido a que toda cuenta pueda dar (dbito) y recibir (debito) [recordar la
partida doble]

Entendiendo la cuenta T en Excel

Entender la cuenta T y su dinmica, puede ser una tarea difcil para el principiante en contabilidad, e incluso
llega a ser difcil para quien pretende explicarla.
Ecuacin patrimonial

La ecuacin patrimonial y sus elementos.

La ecuacin patrimonial, que en realidad no es una ecuacin sino una igualdad, puesto que no existe ninguna incgnita,
presupuesto esencial de las ecuaciones, es junto con el Mtodo de la partida doble, los pilares de la contabilidad actual.
La ecuacin patrimonial est fundamentada en el Mtodo de la partida doble, la cual permite tener un equilibrio en la
medida en que lo que se tiene se debe, y es en la ecuacin patrimonial donde se comprende la importancia y la esencia
de la partida doble.
En principio la ecuacin patrimonial seala que el activo es igual al patrimonio, pero cuando surge el pasivo la ecuacin
se convierte en activo = pasivo + patrimonio.
La ecuacin tiene tres variables o elementos que a continuacin se explican:

Activo. Los bienes y derechos de la empresa

Pasivo. Las deudas de la empresa con terceros
Pasivo. Las deudas de la empresa con los socios
Las anteriores variables son dinmicas teniendo en cuenta que como resultado de las operaciones econmicas de la
empresa, estas tres variables pueden cambiar. El pasivo puede cambiar por aplicacin directa del activo y el patrimonio
puede cambiar por los resultados del ejercicio econmico de la empresa, que viene dado de restar a los ingresos los
costos y los gastos. El activo puede tambin cambiar por accin del pasivo y del patrimonio. Ms adelante se tratara con
ms detalle las disminuciones y aumentos de cada una de las variables de la ecuacin patrimonial.
Una empresa para poder operar requiere de unos activos y de un Capital de trabajo que permita operar dichos activos.
As que para poder adquirir esos activos, debe la empresa necesariamente recurrir a una financiacin, puesto que segn
los principios de la partida doble, los recursos no se pueden crear por si mismos sino que debe provenir de otra fuente,
que en este caso es la otra parte. Una parte es la empresa y la otra parte es quin financia la empresa, puesto que est
sola no puede operar sino con los recursos que le provea la otra parte, la contrapartida.
Siendo as las cosas, la empresa puede recurrir a dos tipos de financiacin para obtener los recursos para sus activos y
su capital de trabajo necesarios para operar. En primer lugar, la financiacin proviene de los socios, accionistas o dueos
de la empresa. Aqu entonces la ecuacin patrimonial ms primitiva: Activo = Patrimonio. Activos son los bienes y el
capital de trabajo de la empresa y patrimonio son los recursos pertenecientes a los socios, accionistas o dueos que le
suministraron a la empresa para la adquisicin de esos activos y del capital de trabajo.
Pero, que sucede cuando los socios, accionistas o dueos de la empresa no cuentan con los recursos necesarios para
financiar todos los activos y el capital de trabajo que requiere la empresa para operar? Es aqu donde hace aparicin la
otra variable de la ecuacin patrimonial que es el pasivo. Cuando los socios no disponen de los recursos que su empresa
requiere, se hace necesario recurrir a terceros para su financiacin, son estas obligaciones adquiridas con esos terceros
lo que se denomina pasivo, con lo cual se completa la ecuacin patrimonial: Los activos son financiados en un 100%;
una parte por los dueos (Patrimonio) y la parte restante por terceros (Pasivo)
La ecuacin patrimonial opera mediante la partida doble que se basa en el movimiento de ciertas cuentas que
representan las disminuciones y/o aumentos en cada una de las variables o elementos de la ecuacin patrimonial.

Lo anterior se puede sintetizar de la siguiente forma:

Dbitos Crditos
Aumento de Activos Disminuciones del Activo
Disminuciones del Pasivo Aumento de Pasivos
Disminuciones del Patrimonio Aumento de Patrimonio
La ecuacin patrimonial representa un equilibrio entre los lo que se tiene (Activos) y lo que se debe (Pasivo, Patrimonio),
ecuacin que es dinamizada por los resultados econmicos de la empresa durante un periodo determinado.
Es as como se observa que el activo se puede afectar de diferentes formas. Este se aumenta cuando los pasivos o el
patrimonio se incrementan; esto se debe a que como ya se ha explicado, la nica forma de adquirir activos es mediante
la financiacin que ofrecen los pasivos y el patrimonio. Ejemplo cuando un socio aporta bienes, estos se convierten en
activos de la empresa, o cuando un banco hace un crdito a la empresa, este crdito se convierte en dinero en efectivo,
dinero que es un activo.
Caso contrario; el activo se disminuye mediante la disminucin de los pasivos o el patrimonio. Un caso puede ser cuando
la empresa cancela un crdito que tenia con un banco, para esto debe destinar de su activo, un dinero para pagar esa
obligacin, por lo que la cuenta de efectivo se ver disminuida. Igual sucede con la disminucin del patrimonio, esto pude
suceder por ejemplo cuando se distribuyen utilidades, las que se deben pagar en cheque disminuyendo una cuenta de
activo como lo es la de bancos.
Se puede dar el caso tambin, que el patrimonio se aumente por medio de una disminucin de pasivos, como cuando se
decide capitalizar un pasivo, es decir, se paga el pasivo con acciones. Igualmente, el patrimonio se puede disminuir con
el aumento de un pasivo, como seria pagar utilidades con un sobregiro de bancos.
Otra de las formas de afectar el patrimonio es va resultado del ejercicio, y que quizs es la ms importante, puesto que
esta representa la utilidad o la perdida en la empresa, y de este resultado depende la viabilidad futura de cualquier ente
econmico.
Los resultados del ejercicio estn dados de la diferencia entre ingresos, costos y gastos. Si el primero es mayor que los
otros se presentan utilidad, de lo contrario se configura una perdida. La utilidad es un crdito a la cuenta del patrimonio y
la prdida es un debito a la cuenta del patrimonio, que como se sabe, las cuentas del patrimonio son de carcter crdito,
de modo tal que los dbitos vienen a disminuir el valor del patrimonio.
La disminucin del patrimonio por causa de una perdida, significa al tiempo una disminucin de los activos; esto porque
para generar ingresos se debi realizar activo, activo que fueron mayores a los ingresos recibidos por la enajenacin de
dichos activos.
Grficamente podramos expresar:
Activo1.000 Pasivo 400
Patrimonio 600

Activo1.000 Patrimonio1.000

Activo1.000 Pasivo 600

Patrimonio 400
Las variables de la ecuacin pueden variar creando infinitas combinaciones, pero siempre se mantendr la igualdad.
El juego de la ecuacin seria:
Si tenemos por ejemplo, un pasivo de 4.000 y unos activos de 10.000, partiendo de la ecuacin se puede determinar que
el patrimonio es igual 10.000 4.000 = 6.000.
(A-P) = PT.
O si tenemos un patrimonio de 15.000 y unos activos de 20.000, el pasivo se determina restando el patrimonio a los
activos (20.000 15.000) = 5.000.
P = (A PT)
Si se tiene un pasivo de 20.000 y un patrimonio de 30.000, los activos son el resultado de sumar pasivos y patrimonio, lo
que da 20.000 + 40.000 = 50.000
A = (P + PT).

La cuenta T

Podemos definir la cuenta T como la representacin grfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos.
La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma mas utilizada para registrar los diferentes hechos
econmicos.

Aqu vemos cada uno de los elementos de la cuenta como son:

1. Concepto o nombre de la cuenta
2. Cdigo de la cuenta
3. Su lado debito
4. Su lado crdito
5. Sus movimientos dbitos y crdito
6. Su saldo
El saldo de la cuenta es el resultado de restar a los dbitos el valor de los crditos. En el caso de la cuenta de ejemplo,
que es una cuenta del activo, en la cual su naturaleza es dbito, el saldo debe ser debito. Caso contrario sucede en una
cuenta de naturaleza crdito como el pasivo o el patrimonio, donde el saldo de la cuenta debe ser tambin crdito.
La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado debito y un lado crdito, o un debe y un
haber, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, cumplindose as el principio de la partida doble, segn el
cual, en toda contabilizacin, en todo registro contable, siempre hay como mnimo una cuenta que entrega y una cuenta
que recibe y que cada cuenta est en condiciones tanto de recibir como de dar.

Periodo contable

El periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra legislacin, se refiere a que las
operaciones econmicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla
general es de un ao, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede tambin trabajar con periodos
de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.
Este principio supone que las operaciones econmicas, as como los efectos de ellas derivados, se contabilizan de forma
tal que se correspondan con el perodo econmico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con
claridad el perodo a que stas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio econmico.
El existir el periodo contable, nos permite medir el desempeo de la empresa al compararlo con otros periodos. El
periodo contable permite que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad. La
informacin contable es til cuando permite ser comparada, y es el periodo contable el que permite esa comparacin. Es
la comparacin la que permite analizar la informacin contable, para con base a ella tomar las decisiones econmicas y
financieras.
Como se puede ver, el periodo contable es mucho mas importante de lo que en principio parece, tiene un connotacin de
suma importancia al permitir que mediante la Contabilidad se pueda determinar la realidad econmica y financiera de una
empresa, en cuanto permite hacer los anlisis comparativos que luego de conocer la realidad de la empresa, permite
proyectarla con base a los antecedentes que precisamente gracias a comparabilidad que permite el periodo contable. El
periodo contable facilita el proceso de diagnostico y anlisis de los resultados econmicos en cuanto posibilita el estudio
de su comportamiento.
El periodo contable tambin es aplicado a lo relacionado con impuestos, en donde existe el periodo fiscal, el cual
corresponde generalmente al mismo periodo contable, el cual tambin es regido por los mismos principios.
Los ingresos, gastos e impuestos deben registrarse en el perodo econmico en que ocurren. Claro esta que esto no
impide que en el caso que existan errores, estos no se puedan corregir. La correccin se har haciendo los respectivos
ajustes en el ao o periodo en que se adviertan; en ningn momento se puede hacer las modificaciones en los periodos
en que estos errores ocurrieron, puesto que significara tambin corregir los periodos siguientes.
Los ingresos, gastos e impuestos de perodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en
cuentas independientes a las de las correspondientes al perodo econmico en que se detecten, esto para dejar en claro
que es lo que corresponde a un periodo y que al otro para no desfigurar los resultados que pueden afectar el anlisis y
estudios que se hagan.
Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un ao, significa que no siempre debe ser ese lapso
de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas que inician operaciones dentro del ao, caso el cual, el
periodo ser desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo ao. Igual sucede con
las empresas que se liquidan dentro del mismo ao, en cuyo caso periodo tanto contable como fiscal corresponden
desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidacin del ente.
En el campo fiscal, existen diferentes periodos dependiendo el impuesto. En Colombia, el impuesto de renta tiene un
periodo anual, el impuesto sobre las ventas (Iva) es bimestral, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte de
los municipios es bimestral, el Gravamen a los movimientos financieros se presenta semanal, la retencin en la fuente es
de periodo mensual.
Existen otros tipos de periodos diferentes al contable y al fiscal que son de gran utilidad para el seguimiento, estudio y
anlisis de diferentes aspectos como el crecimiento econmico, que por lo general se registra cada trimestre, el
comportamiento de la inflacin, la devaluacin, el desempleo, etc.

Principio de causacin

El principio de causacin es otro de los principios elementales de la Contabilidad. Este principio habla que los hechos se
debe reconocer cuando estos se realicen y no cuando se reciba o se haga el pago, es decir, se causan cuando venda el
producto o se preste el servicio, independientemente a si se recibe el pago o no. Se entiende que cuando se realiza el
hecho econmico, esta ha constituido una obligacin o un derecho exigibles.
La Contabilidad por causacin, contrario a la Contabilidad por el sistema de caja, reconoce un hecho en el momento en
que nace la obligacin frente a un tercero, o cuando nace el derecho exigible a favor del ente.
Este principio esta ntimamente relacionado con el Principio de realizacin, en cuanto se afirma que solo se deben causar
hechos realizados, y sabemos que un hecho se ha realizado cuando nace la obligacin o el derecho, por lo que el
principio de causacin no puede existir sin primero haber existido el Principio de realizacin.
La aplicacin del principio de causacin significa que los hechos econmicos deben reconocerse y contabilizarse en el
Periodo contable en que estos ocurran, es decir, en el periodo en que se venda el bien, se preste el servicio o en que se
configure jurdicamente la obligacin o el derecho.
El Consejo Tcnico de la Contadura, en concepto 054 de 2002 considera:
PROBLEMA CONSULTADO:
Mi cliente realiz un contrato de rescisin por venta de un lote destinado a construir aptos para VIS. De esta negociacin
se recibi un dinero en efectivo al cual se le dio entrada por caja y se pago el respectivo impuesto de industria y
Comercio; y adems se recibieron unos pagares con fecha del ao 2002 y 2004. Como esto se trata de una venta real
pero mis pagares los tengo por su valor nominal donde no est denominado ninguna clase de inters de que manera
debo contabilizar mis pagares y cul es el tratamiento contable y tributario ya que tengo las siguientes inquietudes:
1. Si reconozco mi ingreso hoy me genera el impuesto de ICA sobre un valor que voy a recibir en dos aos y adems si
lo contabilizo de esta manera creo que no estara haciendo lo correcto porque mi valor presente no es el determinado a
pagar con fechas 2003 y 2004.
2. Existe alguna forma de que si lo contabilizo lo haga por el valor presente, de qu forma lo hara y por supuesto lo ira
corriendo mes a mes hasta que se genere la totalidad del ingreso en su fecha de vencimiento.
3. Qu pasa si hoy reconozco mi ingreso por el valor nominal de fecha 2003 y 2004 y de repente vendo o negocio estos
pagares por un valor muchsimo menor como contabilizo esta desvalorizacin. Debo de perder (P&G) lo pagado por el
impuesto ICA y adems la desvalorizacin por el menor valor que negocie mis pagares.
4. Si reconozco mi ingreso hoy por su valor nominal tengo una utilidad inmensa que al 31 de agosto me hara pagar un
impuesto ms alto de seguridad democrtica.
5. Es correcto que yo contabilice en cuentas de orden y reconozca mi ingreso solo cuando lo reciba.
6. Se supone que la compaa que compro este lote me tiene como un pasivo que informara en sus medios magnticos
del prximo ao y si yo no lo tengo que debo hacer
CONSIDERACIONES
- El artculo 1o del D.R 2649 de 1993 expresa que la contabilidad se debe ceir a los principios y normas que la regulan,
de tal manera que le permita identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar, e informar, las
operaciones del ente econmico en forma clara, completa y fidedigna.
El artculo 4o (Ibdem), cualidades de la informacin contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la
informacin contable debe ser comprensible y til. En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin sea
comparable.
La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de entender.
La informacin es til cuando es pertinente y confiable.
La informacin es pertinente cuando posee valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna.
La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos
econmicos.

La informacin es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

El concepto de realizacin expresado en el artculo 12 del mismo decreto como norma bsica expresa que un hecho
econmico se ha realizado cuando pueda comprobarse que el ente econmico tiene o tendr un beneficio o un sacrificio
econmico.
Articulo 47 (Ibdem), expresa que el hecho econmico debe ser identificado, registrado e incorporado a la contabilidad
teniendo en cuenta su correspondencia con un elemento de los estados financieros; en este caso con Ingresos, que
pueda ser medido, que el caso que nos ocupa es un contrato de compraventa con pagos futuros y que debe ser
representado confiablemente en el momento en que se hace la transaccin.
- Articulo 48 (Ibdem) Contabilidad de causacin o por acumulacin. Los hechos
econmicos deben ser reconocidos en el perodo en el cual se realicen y no
solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
- Articulo 27 del Estatuto tributario. Realizacin del ingreso. Se entienden realizados
los ingresos cuando se reciben efectivamente en dinero o en especie, en forma que
equivalga legalmente a un pago, o cuando el derecho a exigirlos se extingue por
cualquier otro modo legal distinto al pago, como en el caso de las compensaciones o
confusiones. Por consiguiente, los ingresos recibidos por anticipado, que
correspondan a rentas no causadas, slo se gravan en el ao o perodo gravable en
que se causen.

Se exceptan de la norma anterior:

a) Los ingresos obtenidos por los contribuyentes que llevan contabilidad por el sistema de causacin. (lo resaltado es
nuestro) Estos contribuyentes deben denunciar los ingresos causados en el ao o perodo gravable, salvo lo establecido
en este estatuto para el caso de negocios con sistemas regulares de ventas a plazos o por instalamentos;
c) Los ingresos provenientes de la enajenacin de bienes inmuebles, se entienden realizados en la fecha de la escritura
pblica correspondiente, salvo que el contribuyente opte por acogerse al sistema de ventas a plazos.
CONCEPTO
A pesar de la ambigedad de la pregunta, ya que el consultante plantea inicialmente la rescisin del contrato y ms
adelante expresa el hecho de una venta real, este Consejo concepta que la contabilidad se debe llevar aplicando la
norma tcnica de causacin; no puede entonces, determinarse el momento de la contabilizacin del ingreso, atendiendo
a reglas diferentes de la lgica de la causacin, como lo ha pretendido el consultante, sino que sta debe ceirse a las
reglas del sistema de causacin, como quiera que ste es el sistema contable al cual estn obligadas las sociedades
comerciales.
Para el manejo tributario, que es lo que preocupa al consultante, vale decir que al ente econmico organizado le asiste
una responsabilidad frente a la carga impositiva, la cual habr de tasarse en muchos casos sobre sus ingresos y la
manipulacin contable no puede ser una herramienta para evadirlos; as las cosas, si las operaciones referidas generan
ingresos gravados, stos sern tomados como base de los tributos en forma obligatoria y definitiva.
El presente concepto fue aprobado por la Sala Plena del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica, en la sesin
realizada el 12 de Noviembre de 2002, actuando como ponente el Consejero Hctor Jaime Correa Pinzn y con los votos
positivos de los Consejeros Luis Alfredo Caicedo Ancines, Norma Dolly Castaeda Mesa, Mara Ofelia Polanco Mayorga,
Ernesto Fajardo Rodrguez, Luis Antonio Anaya Bernal, Jess Mara Pea Bermdez y Neftal Ros Serrano. Este
concepto tiene los alcances previstos en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo.

Principio de realizacin

La legislacin contable colombiana, establece como uno de los principios bsicos de la Contabilidad, el principio de la
realizacin, el cual es contemplado por el artculo 12 del decreto 2649 de 1993 que seala:
Slo pueden reconocerse hechos econmicos realizados. Se entiende que un hecho econmico se ha realizado cuando
quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el
ente econmico tiene o tendr un beneficio o un sacrifico econmico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en
uno y otro caso razonablemente cuantificables.
PAR.Adicionado. D. R. 2337/95, art. 3. El beneficio o sacrificio econmico, o el cambio en los recursos a que se
refiere el presente artculo, podr cuantificarse estimando la variacin en el valor de realizacin o de mercado a que se
refiere el artculo 10 del presente decreto.
En este orden de ideas, bajo este principio, solo se reconoce un hecho econmico cuando jurdicamente se ha
configurado, cuando jurdica y legalmente haya nacido el derecho o la obligacin como consecuencia de la ocurrencia de
un hecho o evento econmico. Segn este principio, y dndole una interpretacin estricta, mientras no exista la certeza
de la existencia del derecho o la obligacin, mientas ese derecho o esa obligacin no sean jurdicamente oponibles a
terceros, un; hecho econmico no se debe reconocer.
La anterior interpretacin, claro est, deja por fuera un sinnmero de hechos y situaciones que se hace necesario
reconocer aun cuando no se tenga la certeza de sus efectos econmicos, como es del caso de las provisiones y
contingencias, las cuales parten de supuestos en los que aun no ha ocurrido ningn hecho econmico, pero que con
base a otros hechos ya ocurridos, y haciendo uso de las estadsticas y de la probabilidad, es preciso anticipar, no para
representar la situacin econmica real de la empresa como debiera ser si se mira este principio en su esencia ms pura,
sino con el objetivo de preservar la estabilidad econmica y financiera de la empresa, puesto que son estas estimaciones
la que permiten prever circunstancias, que pudieran comprometer el futuro econmico y financiero de un ente, y permiten
tambin disear planes de contingencia y alternativas de solucin ante la eventual ocurrencia de lo estimado y previsto.
El principio de realizacin permite el cumplimiento de algunos de los principales objetivos de la contabilidad, como lo es
el de servir como medio de informacin y de control; cuando se reconocen debida y oportunamente los hechos, adems
de informar fielmente la realidad contable de la empresa, permite tener un control de la misma, en tanto que al tener un
registro histrico de los eventos y hechos de la empresa, permite un anlisis sobre la informacin que se tiene, sobre la
que se ha de tomar decisiones.
Si el principio de la realizacin, es uno de los elementos bsicos para poder hacer adems de un debido control, informar
a las directivas de la empresa para la toma de decisiones, se convierte este principio en uno de los pilares de uno de los
principales paradigmas de a contabilidad, que lo es el paradigma de la utilidad.
Si bien el principio de realizacin no se aplica de una forma estricta, si es el elemento bsico para estructurar un sistema
de informacin contable que permita, adems de informar lo sucedido dentro de la empresa, prever situaciones futuras
que se pueden, o bien minimizar si son negativas, o aprovechar si son positivas, lo que lo convierte en uno de los pilares
de la contabilidad.
El principio de realizacin se identifica con el Principio de causacin, cuando quiera que este se basa precisamente en el
principio de realizacin, ya que segn el principio de causacin, los hechos deben ser reconocidos en el periodo en que
se realicen, y armonizado con el artculo 12 del decreto 2649 que seala que solo se deben reconocer hechos realizados,
podemos concluir que un hecho no se puede causar hasta tanto no se haya realizado.
Es comn confundir el principio de realizacin con el Principio de causacin, por lo que es preciso hacer claridad sobre el
concepto de cada uno de ellos:
En primer lugar, se entiende que un hecho se realiza cuando de un hecho econmico se desprende una obligacin o un
derecho, o al menos se puede evidenciar o suponer con bases ciertas y que adems se puede hacer una cuantificacin
razonable que como consecuencia se tendr un beneficio o sacrificio econmico. As las cosas, el primer paso es que
ocurra un sucedo, un suceso que cumpla con las condiciones y requisitos ya sealados. Luego hasta aqu, apenas se
confitura el principio de realizacin; ha sucedido un hecho econmico que a la luz de lo conceptuado por el mismo
principio de realizacin,; se puede considerar realizado, consumado, finiquitado.
En segundo lugar, y una vez realizado el hecho, este se debe reconocer. Notemos que primero debe existir el suceso
para luego reconocerlo, y el hecho de reconocerlo es precisamente lo que hace el Principio de causacin; reconoce,
registra en los libros de contabilidad un hecho econmico sucedido y reconocido.

Principio de causacin vs Principio de realizacin

Uno de los fundamentos de la contabilidad son los principios de causacin y realizacin, lo cuales debemos comprender
y diferenciar para poder entender con claridad el proceso contable.
Para algunas personas, en especial estudiantes, el diferenciar y comprender estos dos principios les representan cierta
dificultad.

Los principios de contabilidad nos dicen que un hecho econmico se causa una vez haya sido realizado. De aqu se
desprende que un hecho econmico slo se puede causar si antes se ha realizado, es decir, que no se pueden causar
hechos econmicos no realizados. Se concluye entonces, que primero debe existir la realizacin, y luego la causacin.
Veamos que causar. Causar es contabilizar. Es reconocer y registrar en la contabilidad la ocurrencia de un hecho
econmico. Cuando se hace una compra o una venta, se procede a llevar a la contabilidad. Se debe tener en cuenta que
lo que se causa es la ocurrencia de un hecho econmico, ms no necesariamente el pago o recibo de dinero. Por lo que
una venta, as no se haya recibido el dinero, se contabiliza como una venta. Es un ingreso.
Veamos que es realizar. Un hecho econmico se realiza cuando nace un derecho o una obligacin. Cuando se
consolida la obligacin o el derecho. Por ejemplo, una promesa de compra no es una compra realizada, es slo una
promesa. La compra se entiende realizada una vez se ha facturado, es all cuando nace el derecho de cobrar la factura
por parte del vendedor, y la obligacin del comprador de pagarla. Recordemos que el cdigo de comercio asimila la
factura a una letra de cambio, es decir, a un ttulo valor el cual puede ser recuperado mediante accin judicial.
El principio de causacin, tiene como base la realizacin de un hecho econmico, y un hecho econmico se realiza
cuando nace una obligacin o un derecho. Para que un hecho econmico se considere realizado, basta con que el
derecho o la obligacin surja, ms no que se hagan efectivos. Esto quiere decir, que por ejemplo, en el caso de hacer
una compra, para considerarla como tal, no es necesario recibir el pago. En este hecho, al momento de facturar nace el
derecho y la obligacin de las partes, y por tal razn ya se considera realizado el hecho econmico. Siendo as, no
importa que la compra se haga a crdito. As el dinero no se reciba, el hecho ya est realizado y se debe reconocer como
tal, es decir, que se debe causar, contabilizar el respectivo ingreso.
Queda claro, pues, que primero debe suceder el hecho econmico (Realizar) para poderlo contabilizar (Causar).
Recordemos que se debe entender como hecho econmico cualquier operacin que una empresa realice, ya sea externa
o internamente (compras, ventas, crditos, aportes, distribucin de dividendos, etc.)

Principio de asociacin

Uno de los principios de contabilidad ms importantes es el principio de asociacin.

El principio de asociacin hace referencia a la relacin que debe existir entre los ingresos y los costos y gastos incurridos
para generar dichos ingresos.
Desde el punto de vista econmico, no puede existir un ingreso sin costo o gasto. Necesariamente se debe invertir o
gastar algo para poder obtener un ingreso, por consiguiente siempre habr un costo o gasto relacionado con cualquier
ingreso.
Respecto al ingreso podemos decir sin temor a equvocos que todo ingreso tendr algn gasto o costo asociado, pero no
podemos afirmar en cambio que todo gasto o costo generar por obligacin algn ingreso, puesto que en algunos casos
no se obtienen recurso alguno de lo invertido o gastado.
El principio de asociacin es muy importante para determinar la utilidad de un periodo, puesto que la utilidad ser el
resultado de imputar a los ingresos obtenidos los gastos y costos relacionados con esos ingresos, y tanto los ingresos
como los gastos y costos deben pertenecer a un mismo periodo, por tanto el periodo contable ir siempre de la mano con
el principio de asociacin, pues de lo contrario no se podra tener una referencia en el tiempo para poder asociar los
unos y los otros.
El principio de asociacin es de suma importancia tanto en la parte contable financiera como en la fiscal. Respecto a la
parte fiscal, no es posible deducir un gasto o costo que no est asociado a un ingreso [relacin de causalidad].
Sobre el principio de asociacin, dice el artculo 13 del decreto 2649 de 1993, decreto que constituyen los principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia:
Asociacin. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada perodo los costos y gastos incurridos para producir
tales ingresos, registrando unos y otros simultneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generar
beneficios o sacrificios econmicos en otros perodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el perodo
corriente.
La aplicacin correcta del principio de asociacin permitir a la empresa determinar con exactitud la utilidad del ejercicio,
puesto que se podr tener certeza que se ha considerado cada erogacin incurrida en la obtencin de los ingresos, lo
cual har que la contabilidad sea ms confiable y til.

Principio de la esencia sobre la forma

CONCEPTO DE ESENCIA SOBRE FORMA

(Concepto CCTCP 210 de Diciembre 28 de 1998)

1. SNTESIS DE LA CONSULTA
1. El principio de contabilidad generalmente aceptado en Colombia contenido en el Art. 11 del Decreto 2649/93 que se
refiere a la Esencia sobre Forma, debe ser aplicado en forma obligatoria para registrar todos los hechos econmicos
ocurridos en una sociedad?
2. Existen excepciones a este principio?
3. Si existen cuales seran?
2. ANTECEDENTES
En el libro Las normas de contabilidad en Colombia, el C.P. Yanel Blanco Luna explica en la pgina 82 : La sustancia
de las transacciones y dems sucesos no siempre es consistente con lo que aparenta su forma legal o trama externa.
Por ejemplo, una empresa puede vender un activo a un tercero de tal manera que la documentacin aportada d a
entender que la propiedad ha pasado a este tercero. Sin embargo, pueden existir simultneamente acuerdos que
aseguren a la empresa el continuar disfrutando de los beneficios econmicos incorporados al activo en cuestin. En tales
circunstancias, presentar informacin sobre la existencia de una venta podra no representar fielmente la transaccin
efectuada (en el caso de que verdaderamente haya habido tal transaccin).
A su vez el C.P. Luis Alirio Tllez, en su artculo El dilema entre forma y contenido, publicado en la revista Memorando
Econmico, Bermdez y Valenzuela, volumen XIV, nmero 7 de Julio de 1996, hace las siguientes anotaciones:
(). La esencia apunta a la realidad econmica, vale decir, a si se concreta de manera cierta e indiscutible la
transaccin contable y su efecto econmico.
La forma se orienta a si un hecho econmico se fundamenta en requisitos de orden legal, vale decir formalidad legal para
poder reconocer y revelar la ocurrencia de un evento econmico.
().
Por regla general, la enajenacin de bienes o la prestacin de servicios sujetos a condicin o eventos por cumplir,
tipifican la nocin de esencia sobre forma, que en cada caso deben ser evaluados cuidadosamente para definir si un
hecho econmico debe ser reconocido y revelado en su esencia y forma o en su esencia o en su forma, lo cual significa
que no existe una regla o frmula que permita de por s concretar el lmite tenue entre la realidad econmica y su
formalidad legal; ().
La adecuada asociacin de la realidad econmica con la forma legal es su factor primordial, por lo general subjetivo, para
definir la incidencia de sus posibles conflictos de interpretacin y delimitar con razonabilidad la incidencia en los estados
financieros.
La esencia sobre forma, en oportunidades, la definen las caractersticas y cualidades de los entes econmicos que
participan en el evento econmico. ().
La esencia sobre forma, en otras oportunidades depende de la naturaleza y caractersticas de los negocios jurdicos
explcitos o implcitos en determinados eventos. ().
La esencia de un evento econmico debe prevalecer sobre su forma, sin perjuicio de la realizacin y la causacin para
que se puedan cumplir los objetivos y las cualidades de la informacin contable, vista sta como la base para la toma de
decisiones comerciales o no comerciales.

3. FUNDAMENTACIN LEGAL
La norma legal sobre el tema aparece, como la consultante lo indica en su carta, en el artculo 11 del Decreto 2649 de
1993 que dice: Los recursos y hechos econmicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o
realidad econmica y no nicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos econmicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia,
en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposicin sobre
situacin financiera y los resultados del ejercicio.
Por su parte el Consejo de Estado, con fecha 30 de Abril de 1998, expediente 8725, con ponencia del doctor Delio
Gmez, profiri sentencia sobre el tema as:
En el caso sub-judice, la Administracin, inici la investigacin () encontrando que si bien los registros contables de
() se encontraban respaldados por comprobantes internos y externos, esto es las correspondientes facturas de
compra, oficios de transferencias de fondos y comprobantes de egreso en algunos casos, se puso de manifiesto la
ausencia de establecimiento de comercio () como instrumento indispensable para la realizacin de los fines de la
empresa en relacin con la sociedad primeramente citada y la falta de credibilidad de las operaciones realizadas con las
dems ()
Tales hechos indicadores, a juicio de la sala, permiten afirmar, sin lugar a duda, que los libros de contabilidad de la
sociedad actora no constituyen prueba suficiente por haber quedado desvirtuados a travs de las verificaciones
efectuadas por la Administracin ()
En tales condiciones el certificado expedido por el Revisor Fiscal de la sociedad actora arrimado al proceso para
demostrar las compras discutidas, no presta mrito probatorio pues adolece de la misma falta de credibilidad de la
contabilidad, por carencia de prueba respecto a la realizacin de las operaciones ()
Si bien () en el expediente obra certificacin de la Cmara de Comercio acerca de la existencia y representacin legal
de la sociedad (), tal certificacin no demuestra la realidad de las operaciones que fueron glosadas por la
Administracin, pues ni siquiera posee establecimiento de comercio de la sociedad y por ende falta de credibilidad de las
operaciones (). No basta con la prueba de la existencia jurdica de la sociedad, para entender que se han efectuado las
operaciones contractuales discutidas, pues el punto en examen no es ese, sino, concretamente, el de la realidad de las
compras, para lo cual es indispensable, sin lugar a equvocos, que ambas partes hayan manifestado su voluntad para el
perfeccionamiento del negocio jurdico ().
Las certificaciones del Banco () en donde ste certifica () acerca del pago de cheques () girados a favor de (),
tampoco tienen la virtualidad de enervar la actuacin administrativa, puesto que con ella solamente confirma el aspecto
formal de la operacin, no la realidad; que constituye el motivo de rechazo ().
Complementariamente debemos recordar que el artculo 47 del Decreto 2649 de 1993 se refiere al reconocimiento de los
hechos econmicos as: El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la
contabilidad los hechos realizados (Lo subrayado no es del texto).
Como lo anota el consultante, el principio comentado est contenido en un decreto expedido por el Gobierno Nacional
previo el cumplimiento de las disposiciones legales sobre la materia, decreto que se encuentra vigente y el cual es de
obligatorio cumplimiento de acuerdo con lo dispuesto por el artculo 18 del Cdigo Civil Colombiano, concordante con lo
estipulado por el artculo 9 Ibdem, normas que en su orden rezan:
Artculo 18. La ley es obligatoria tanto a los nacionales como a los extranjeros residentes en Colombia.

Artculo 9. La ignorancia de la ley no sirve de excusa.

4. CONCEPTOS DEL CONSEJO TCNICO DE LA CONTADURA PBLICA
Una vez estudiados los puntos anteriores, el CONSEJO TCNICO DE LA CONTADURA PBLICA, aprob los
siguientes conceptos:

1. Se puede concluir que la norma de Esencia sobre Forma es de obligatorio cumplimiento pero, como el mismo principio
contempla, cuando existan normas superiores que no permitan el reconocimiento, no se debern registrar, sino indicar su
efecto ocasionado, en notas a los Estados Financieros. De tal suerte que todos los hechos econmicos ocurridos en la
Sociedad tendrn de acuerdo con la norma de Esencia sobre Forma dos alternativas :
a. Reconocerse y registrarse, cuando las normas superiores no impidan tal reconocimiento, o
b. Mediante notas a los estados financieros, indicarse el efecto ocasionado por el cumplimiento de las normas superiores,
cuando impidan el reconocimiento.
2. No existen excepciones al principio de Esencia sobre Forma, sino que el mismo principio determina cundo no pueden
ser reconocidos los hechos econmicos de acuerdo con su esencia.

Principio de asociacin
Uno de los principios de contabilidad ms importantes es el principio de asociacin.
El principio de asociacin hace referencia a la relacin que debe existir entre los ingresos y los costos y gastos incurridos
para generar dichos ingresos.
Desde el punto de vista econmico, no puede existir un ingreso sin costo o gasto. Necesariamente se debe invertir o
gastar algo para poder obtener un ingreso, por consiguiente siempre habr un costo o gasto relacionado con cualquier
ingreso.
Respecto al ingreso podemos decir sin temor a equvocos que todo ingreso tendr algn gasto o costo asociado, pero no
podemos afirmar en cambio que todo gasto o costo generar por obligacin algn ingreso, puesto que en algunos casos
no se obtienen recurso alguno de lo invertido o gastado.
El principio de asociacin es muy importante para determinar la utilidad de un periodo, puesto que la utilidad ser el
resultado de imputar a los ingresos obtenidos los gastos y costos relacionados con esos ingresos, y tanto los ingresos
como los gastos y costos deben pertenecer a un mismo periodo, por tanto el periodo contable ir siempre de la mano con
el principio de asociacin, pues de lo contrario no se podra tener una referencia en el tiempo para poder asociar los
unos y los otros.
El principio de asociacin es de suma importancia tanto en la parte contable financiera como en la fiscal. Respecto a la
parte fiscal, no es posible deducir un gasto o costo que no est asociado a un ingreso [relacin de causalidad].
Sobre el principio de asociacin, dice el artculo 13 del decreto 2649 de 1993, decreto que constituyen los principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia:
Asociacin. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada perodo los costos y gastos incurridos para producir
tales ingresos, registrando unos y otros simultneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generar
beneficios o sacrificios econmicos en otros perodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el perodo
corriente.
La aplicacin correcta del principio de asociacin permitir a la empresa determinar con exactitud la utilidad del ejercicio,
puesto que se podr tener certeza que se ha considerado cada erogacin incurrida en la obtencin de los ingresos, lo
cual har que la contabilidad sea ms confiable y til.

Contabilidad

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el lenguaje de los negocios por el hecho de ser, dentro de la
organizacin, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la informacin econmica que
permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.
La contabilidad es un sistema de informacin integrado a la empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar,
resumir, analizar e interpretar la informacin financiera de la organizacin.
Las actividades de clasificacin, registro y resumen son de carcter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones
finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematizacin de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del
proceso, permitindole dedicar ms tiempo a labores de mayor importancia, como el anlisis e interpretacin de la
informacin.
El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar informacin financiera de la organizacin a personas
naturales y entidades jurdicas interesadas en sus resultados operacionales y en su situacin econmica. Los
administradores de la empresa, los accionistas el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados
 son personas e instituciones que constantemente requieren informacin financiera de la organizacin para sus
respectivos anlisis.
La contabilidad suministra informacin de la empresa a los administradores, como una contribucin a sus funciones de
planeacin, control y toma de decisiones; los mismos requieren de informacin financiera confiable, comprensible,
objetiva, razonable u oportuna.
Los accionistas o propietarios de la empresa requiere de informacin financiera con el fin de determinar el rendimiento de
su capital invertido y confiando a la administracin.
Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de informacin contable de la empresa, la cual les permite
fundamentar sus peticiones laborales y lograr as, acuerdos con sus patronos. El gobierno tambin hace uso de la
informacin suministrada por contabilidad.
Cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Los
acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa informacin financiera con el fin de determinar su capacidad de
pago y decidir la autorizacin de un prstamo.
La complejidad y gran nmero de transacciones comerciales han presentado la necesidad de registrar todas las
operaciones comerciales.
Esta tcnica desempea un papel importantsimo en la vida econmica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza.
La importancia se basa en unos propsitos principales como:
Para el uso en la planeacin y control de las operaciones normales de la empresa.
Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulacin de las polticas.
Rendir informes externos a la empresa.
LA CONTABILIDAD COMO CIENCIA
La Contabilidad puede definirse como una ciencia instrumental que se ocupa de sistematizar y generalizar los mtodos
contables, al tiempo que investiga la consecucin de otro nuevos.

Es una ciencia instrumental porque el objeto de su estudio consiste en instrumentos o mtodos. La ciencia de la
contabilidad se dirige a la construccin de un cuerpo metodolgico, que proporcione una herramienta de anlisis a otras
ciencias, particularmente la economa de la empresa.
Debido a esto ltimo, hay una clara subordinacin de la contabilidad respecto a la economa, y tambin en gran medida
al derecho.
Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio de la empresa, su vida entera en suma, estn minuciosamente
relacionados por el ordenamiento jurdico.
Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamente prefijadas por ley que concede importancia probatoria e
impone requisitos formales a la manera de llevar la tenedura de libros.
A continuacin relacionaremos algunas carreras afines con la Contabilidad.

1.4.1 La Macro Contabilidad.

Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes macroeconmicas es decir, a la
determinacin en cifras de la situacin econmica de un pas, tambin denominada Contabilidad Nacional. La
Contabilidad Nacional presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconmicas tales como la produccin y el
ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas magnitudes con otras.
La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida bsica del desempeo de la economa de la produccin de bienes y
servicios, y tambin pone de manifiesto las relaciones existentes entre las 3 variables macroeconmicas fundamentales.
 La relacin que existe entre las 3 variables desempea un papel importante en la determinacin de los niveles de ingreso
y produccin en la economa. A pesar de la sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable
complejidad para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones se derivan, en gran
medida, por el efecto que producen los impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en relacin con el PNB, y
por el efecto del Comercio Exterior.

1.4.2 La Micro Contabilidad.

Se define como la Contabilidad aplicada a unidades econmicas individuales, bien sean personas fsicas o sociales,
tambin denominada Contabilidad de Empresa.
La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles tales como: compras, ventas y
comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata de determinar magnitudes econmicas con un notable grado de
abstraccin, que requieren una cuidadosa definicin previa.
La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como los resultados obtenidos en un
determinado periodo de tiempo.
La Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y dedica lo mejor de sus esfuerzos a la
determinacin de los flujos econmicos financieros.
1.4.3 Contabilidad Financiera: General o Externa.
Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa se relaciona con el mundo exterior
(compras, ventas, financiacin). Su principal cometido es la elaboracin de Balances y Cuentas de Resultado, para ello
desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y cada una de las actividades de la empresa que constituyen
hechos contables.
Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de los procedimientos empleados para planificar y controlar los
procesos de produccin.
Analiza los procesos de produccin desde el punto de vista cuantitativo, de costes y rendimientos y proporciona a los
directivos de la empresa una informacin fundamental, a fin de establecer decisiones de poltica empresarial en lo que se
refiere a la programacin y el control de la actividad productiva.
2.1 QUE ES CONTABILIDAD
Es la ciencia y tcnica que ensea a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemtica y estructural, las
operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados,
permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

2.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD

Obtener en cualquier momento una informacin ordenada y sistemtica sobre el desenvolvimiento econmico y financiero
de la empresa.
Establecer en trminos monetarios, la cuanta de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.
Llevar un control de todos los ingresos y egresos.
Facilitar la planeacin, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operacin mercantil, sino que permite prever
situaciones futuras.
Determinar las utilidades o prdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
Servir de fuente fidedigna de informacin ante terceros.

2.3 CONTABILIDAD DE CAUSACIN

 Ms conocido como el Principio de causacin que significa que los hechos econmicos deben ser reconocidos en el
perodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

2.4 PARTIDA DOBLE

El Mtodo de la partida doble, es un principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo, segn el cual si se debita una
cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras por igual valor.
Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales. Se fundamenta en el
siguiente hecho:
Cuando una persona vende, hay otra que compra.
Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.
No puede existir deudor sin acreedor.
No puede existir acreedor sin deudor.
Tal situacin da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el registro de las transacciones u
operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas.
Esto quiere decir que toda transaccin comercial implica: entrega de mercancas o servicios y entrega de efectivo o
aceptacin de la deuda.
El principio universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento contable, la suma de los dbitos debe ser
igual a la suma de los crditos.

2.5 VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE

Permite el control matemtico de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida simultneamente a dos valores
que se cambian, el ordenamiento de los mismos en dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condicin de
exactitud que sus respectivas sumas coincidan entre s.
Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el movimiento de valores tangibles
lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o por pagar por ejemplo, sino tambin todos los elementos abstractos
que contribuyen a establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible conocer sus
montos sin necesidad de formular un balance general.

2.6 ASIENTOS CONTABLES

Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos
simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan dos cuentas, un dbito y un crdito; compuesto cuando se
emplean ms de dos cuentas.

2.6.1 Comprobantes de Contabilidad.

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones
deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben
presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su preparacin y
de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
 2.6.2 Contenido del comprobante.
Fecha
Origen
Descripcin
Y cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento.
La descripcin de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos,
caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a
que corresponda.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en
aquel en que se registre en orden.

2.7 ECUACIN PATRIMONIAL

La Ecuacin patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el
valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente econmico puede expresar su ecuacin patrimonial,
la que se conservar a travs de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o
disminuyan el Activo o el Pasivo.

2.7.1 Descripcin de la Ecuacin patrimonial.

Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa.
Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una frmula matemtica que da a conocer,
independientemente, el valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio,
Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual.
2.8 CONCEPTO DE CUENTA

Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa.

Cuenta es el registro de valores homogneos relativos a una persona o cosa, bajo un ttulo apropiado, que facilita la
interpretacin de las operaciones en los libros.
Cuenta es un trmino usado en contabilidad para designar derechos, bienes, obligaciones y resultados; en ella se hacen
registros sistemticos y anlogos que permiten la interpretacin de las operaciones de un ente econmico.

2.8.1 Partes de una cuenta.

Ttulo o nombre.
Fecha.
Descripcin: corresponde al detalle o concepto por el cual se est registrando.
Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y constituyen un aumento (dbito).
Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan y constituyen una disminucin
(crdito).
 Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser: Saldo deudor: cuando los dbitos son mayores que
los crditos. Saldo acreedor: si la suma de los crditos es mayor a la de los dbitos.
2.8.2 Clasificacin de las cuentas.

2.8.2.1 Cuentas Reales o de Balance.

Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una
empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.

Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa.
Se entiende por bien, entre otros, el dinero en bancos o en caja, las mercancas, los muebles y los vehculos; por
derechos, las cuentas por cobrar y todos los crditos a su favor.

Es la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico como resultado de eventos pasados, de
cuya utilizacin se espera que fluyan a la empresa beneficios econmicos futuros.

Caractersticas de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.

Estar bajo el control de la Empresa.
Generar un derecho de reclamacin.
Pasivo. Es la cuenta que representa todas las obligaciones contradas por la empresa para su cancelacin en el futuro.
Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Es la representacin financiera de las obligaciones presentes del ente econmico, derivadas de eventos pasados, en
virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deber transferir recursos o proveer servicios de otros entes.

Caractersticas de los pasivos.

La obligacin tiene que haberse causado.
Existe una deuda con un beneficiario cierto.
Representa para la empresa una obligacin presente.
Una obligacin es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera.
Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de un compromiso contractual, o de un
requerimiento estatutario.
Las obligaciones surgen tambin de prcticas normales de negocios, del deseo y la costumbre de mantener buenas
relaciones de negocios, o de actuar de una manera equitativa.
Una obligacin normalmente surge slo cuando un activo es entregado, o la empresa acuerda irrevocablemente la
adquisicin de un activo.

La liquidacin de una obligacin de una obligacin presente usualmente implica el que la empresa entregue recursos que
conlleve beneficios econmicos con objeto de satisfacer los reclamos de la otra parte interesada.

Patrimonio. Es la cuenta que representa los aportes del dueo o de los dueos para constituir la empresa y adems
incluye las utilidades y reservas. Matemticamente, se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.

Caractersticas del patrimonio. Est constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los propietarios de la
empresa.
 Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las prdidas del ejercicio contable.
Representa los recursos invertidos por los dueos de la empresa
Es igual al activo total menos el pasivo total.
El derecho de los dueos de la empresa es un derecho residual porque los derechos de los acreedores tienen prioridad
desde el punto de vista legal.
Aportes efectuados por el propietario
Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.
La disminucin del patrimonio en una empresa se origina de dos manera
Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueos de la empresa.
Prdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa.
2.8.2.2 Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias.

Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, son transitorias porque se
cancelan al cierre del perodo contable.

2.8.2.3 Cuenta de Orden.

Son los dineros, documentos y bienes que estn en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha
recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociacin.
2.8.2.4 Cuentas de Orden Contingentes.

Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente econmico.

2.8.2.5 Cuentas de Orden Fiduciarias.

Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas
legales o de un contrato, se encuentran bajo la administracin del ente econmico.

2.8.2.6 Cuentas de Orden Fiscales.

Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el Balance y en el Estado de
Resultados y las utilizadas para la elaboracin de las declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse.
2.8.2.7 Cuentas de Orden de Control.

Las que se utilizan por el ente econmico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no
afectan la situacin financiera de aqul, se usan tambin para ejercer control interno.
2.9 INGRESO

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad.

2.10 GASTO

Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos necesarios para el buen funcionamiento,
estos valores no son recuperables.
2.11 COSTO DE VENTAS

Es el que representa la adquisicin de los artculos destinados para la venta.

2.12 CUENTAS POR COBRAR

Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la empresa sobre los clientes por
mercancas vendidas a crdito. Tambin se conoce como deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este
rubro de las siguientes maneras, cuentas por cobrar inciales mas las ventas a crdito del periodo menos los cobros
efectuados durante el mismo periodo.

2.13 BALANCE GENERAL

El Balance general, es el informe bsico que muestra la situacin financiera de un ente econmico, en una fecha
determinada. Contiene informacin sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros
para reflejar dicha situacin financiera.

2.14 ESTADO DE RESULTADO

El Estado de resultados, es el informe bsico que muestra el resultado neto de las operaciones de un ente econmico,
durante el periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos, gastos y correccin monetaria.

2.15 REGISTRO

Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos tcnicos adecuados a la organizacin de la entidad,
observando las etapas del proceso contable relativas a la identificacin con sujecin a las tcnicas de valuacin que
permitan el debido reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la informacin.

2.16 ESENCIA SOBRE LA FORMA

La esencia sobre la forma econmica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al
momento de reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la
debida observacin de las realidades jurdicas y presupuestales que rigen al ente econmico.

2.17 PRUDENCIA

En relacin con los ingresos, deben contabilizarse nicamente durante el periodo contable y no los potenciales o
sometidos a condicin alguna. Igualmente y con referencia a los gastos deben contabilizase no solo los realizados, sino
tambin aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir aquellos que supongan riesgos previsibles
o prdidas eventuales, cuyo origen se determine en el periodo actual o en periodos anteriores.
2.18 INVERSIONES

Recursos aplicados en la creacin y fortalecimiento de los entes pblicos, as como en la adquisicin de ttulos valores,
destinados al cumplimiento de las polticas sociales, econmicas y financieras del estado.

2.19 PERIODO CONTABLE

El Periodo contable, corresponde al tiempo mximo que regularmente el ente pblico debe medir los resultados de sus
operaciones financieras, econmicas y sociales de ejecucin presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su
programacin de actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable va del 1 de enero al 31
de diciembre.

2.20 CUENTAS POR PAGAR

Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante. Obligacin que la empresa contrae a corto plazo con terceros, en
especial con los proveedores.

2.21 DEPRECIACIN

Prdida del valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier institucin, o empresa, al prestar la funcin
que le es propia. Resulta de dividir el costo original del elemento o bien por su vida til. Aunque no es una erogacin real
de efectivo, la legislacin tributaria permite tratar esta partida como un gasto, disminuyendo las utilidades y convirtiendo
as en un crdito tributario.

2.22 EMPRESA

Se entender por empresa toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin,
administracin o custodia de bienes o para la prestacin de servicios. Dicha actividad se realizar a travs de uno o ms
establecimientos de comercio.
2.23 ENTE ECONOMICO

En la empresa, esto es la actividad econmica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de
los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.

2.24 PERSONA NATURAL

Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La
totalidad de su patrimonio, incluyendo el personal y familiar, sirve como prenda de garanta por la totalidad de las
obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la empresa. (Gua para construir y formalizar una empresa
Cmara de Comercio de Bogot pgs. 15,16).

2.25 PERSONA JURIDICA

La Persona jurdica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representada
judicial y extrajudicialmente. Las sociedades son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecucin
de una o ms actividades mercantiles y adquieren personera jurdica cuando se constituyen por Escritura Pblica.

2.26 ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los
fines de la empresa. Una misma persona podr tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo
establecimiento de comercio podr pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades
comerciales.

2.27 SOCIEDADES COMERCIALES

Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o ms personas que se obligan a hacer un aporte en
dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que incluya una o ms actividades consideradas por la
ley como mercantiles, con el fin ltimo de generar utilidades y repartirlas entre socios. La sociedad, una vez constituida
legalmente, forma una persona jurdica diferente de los socios.

2.28 COMERCIANTES

Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantil o Actos
mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado,
intermediario o interpuesta persona. (Art. 10 Cdigo de Comercio).

Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el funcionamiento del negocio y llevar libros de
contabilidad, de acuerdo con la legislacin.
2.29 CICLO CONTABLE

Es el proceso ordenado y sistemtico de registros contables, desde la elaboracin de comprobantes de contabilidad y el

registro en libros hasta la preparacin de estados financieros.
2.29.1 Partes del ciclo contable.

Consta de las siguientes partes:

Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del diseo o socios registrados en el
inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de
contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares.
Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un
soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria,
semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y
Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:
1. Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de
ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
2. Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados
financieros: balance general y estado de ganancias y prdidas.
3. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de resultado y se
traslada a los libros principales y auxiliares.
El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario
general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.

2.31 LIBROS DE CONTABILIDAD

Las caractersticas bsicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en principio, a una fecha de registro, una
descripcin del registro y unas columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe
o haber). La tecnologa actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del registro manual, pero esto
no quiere decir que pierda sus caractersticas enunciadas anteriormente.

2.31.1 Registro de los libros de comercio.

El registro de los Libros de comercio se har en la siguiente forma:

En el libro se firmar por el secretario de la cmara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicacin
de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del nmero de
sus hojas tiles, las que sern rubricadas por dicho funcionario.

En un libro destinado a tal fin se har constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos
mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).
Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los
comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de
acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin sucesiva y contina. Las hojas y tarjetas deben ser
codificadas por cada clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros
necesarios para:
1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por resmenes globales
no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito
y crdito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen
sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros los auxiliares
necesarios para:
a. Conocer las transacciones individuales, cuando stas se registren en los libros de resumen en forma global;
b. Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere
decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los cdigos o smbolos utilizados para
describir las transacciones, con indicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan
de unas y otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homogneos, y
e. Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
1. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin, administracin y
control del ente econmico.
2. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

2.31.2 Forma de llevar los Libros de contabilidad.

Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable, adems de los medios manuales, aquellos que
sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas
tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes,
determinando su saldo.

En los libros est prohibido:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuacin de los
mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrnicos no se consideran
espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de
control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en los
mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artculo.

2.31.3 Actos prohibidos en los Libros de comercio.

En los libros de comercio se prohbe:

1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos se refieren.
2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos.
3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisin se salvar con un nuevo
asiento en la fecha en que se advirtiere.
4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

La partida doble no siempre afecta dos cuentas

Por regla general la partida doble afecta dos cuentas, pero esto no siempre es as, puesto que en algunos casos se
pueden afectar 3, 4 o ms cuentas. Lo que es un hecho definitivo, es que la partida doble no puede afectar una sola
cuenta, pues no se podra hablar de partida doble.
El principio de la partida doble reza que siempre que se registre un hecho econmico en la contabilidad, este registro
debe hacerse por lo menos en dos cuantas, de modo que si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra cuenta se
afecta en su lado negativo; de esta forma se conserva la ecuacin o equilibrio que debe existir.
As, si en la cuenta bancos se afecta en su lado positivo, la otra cuenta se afectar en su lado negativo. Un claro ejemplo
de ello es cuando se retira plata del banco para comprar una mquina. En este ejemplo, al retirar plata del banco, la
cuenta de bancos se afectar en su lado negativo puesto que se habr disminuido, y a su vez se afecta la cuenta de
maquinaria y equipo en su lado positivo, puesto que al comprar la mquina, esta cuenta se incrementa.
Pero hay casos en que se afecte ms de dos cuentas. Veamos:
Siguiendo el mismo ejemplo de la compra de la mquina pero suponiendo que slo se paga la mitad y se queda
debiendo la mitad, tendremos que se afectan tres cuentas: la de bancos, la de maquinaria y equipo, y la de cuentas por
pagar.
Supongamos que la mquina cuesta $10.000.000 y se pagan $5.000.000 de modo que se queda debiendo la suma de
$5.000.000, deuda que constituye un pasivo.
En este caso tenemos dos cuentas del activo y una del pasivo. Las cuentas del activo son bancos, y maquinaria y
equipo. La del pasivo es cuentas por pagar.

En este caso se han utilizado tres cuentas y obsrvese que la ecuacin o equilibro se siguen conservando, puesto que
los lados positivos tienen $10.000.000 y los negativos tienen tambin $10.000.000 [5 en bancos y 5 en cuentas por
pagar].
No importa cuntas cuentas se afecten, el equilibrio se debe conservar. Para asegurarnos de que la igualdad se
mantiene, sumamos las cuentas con saldo negativo y las cuentas con saldo positivo, y el resultado debe ser igual.
En el ejemplo, la cuenta con saldo positivo es maquinaria y quipo [10.000.000]. Las cuentas con saldos negativos son
bancos y cuentas por pagar, cada una con 5 millones, por lo que al final tendremos 10 millones a cada lado.
Hay operaciones econmicas en las que se pueden afectar ms cuentas como en el caso de una compra o venta en la
que se cobra Iva y se aplica retencin por renta, Ica e Iva, y adems se hace a una parte a crdito. En una situacin as
se estn utilizando 7 cuentas.

Mtodo de la partida doble

Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, movimiento que representa un
movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de
la Ecuacin patrimonial
La partida doble se basa en que todo hecho econmico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza
contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de
la nada, cada valor es el resultado de una accin u hecho econmico. Cuando recibo dinero por una venta, debo tambin
despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.
Esto explica dos de los principios bsicos de la partida doble:
Quien recibe debe a quien entrega
No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor
Claro est que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en movimientos internos de la
empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en esta caso se cumple otro de los
principios elementales de la partida doble que seala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dndose la
contrapartida, como caracterstica propia de la partida doble, puesto que sin esta no podra existir equilibrio. No pueden
haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la
otra se debe afectar en su lado negativo.
La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un cdigo y un valor negativo y otro positivo.
El valor negativo corresponde a un crdito y el valor positivo corresponde a un debito.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra
cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crdito.
En algunos casos se pueden afectar ms de dos cuentas, pero aun as, los dbitos y los crditos de las cuentas
afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los crditos de los dbitos el resultado debe ser cero.

Esto permite conservar el equilibrio que tambin profesa la ecuacin patrimonial. Si los dbitos representan lo que se
tiene, los crditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo y lo que se debe puede ser patrimonio y/o
pasivo. De ah la ecuacin patrimonial (Activo es igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a
patrimonio)
La tcnica contable de hoy da, est fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el aumento y disminucin de
las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente econmico.

Esta tcnica la podemos representar de la siguiente manera:

Dbitos Crditos
Aumento de activos Disminuciones del Activo
Disminuciones del Pasivo Aumento de pasivos
Disminuciones del Patrimonio Aumento de patrimonio
Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble:
1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por si solos, debe proceder de algn
lado)
3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (De la base del equilibrio de la ecuacin patrimonial)
4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta as como se crea se debe tambin
eliminar de la misma forma)
La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo, pero fue en realidad un monje de la orden
franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de Aritmtica, Geometra, Proportioni et Proportionalita hace
referencia al Mtodo Veneciano de tenedura de libros que posteriormente pasa a llamarse Mtodo de la partida doble.

Origen de la partida doble

Documento enviado como respuesta y complementacin al artculo Mtodo de la partida doble publicado aqu
Aun cuando parezca no tener importancia, soy un aferrado tradicionalista y he discurrido en diferentes medios tratando
de que se aclare el nombre del precursor de la partida doble en contabilidad, que a m juicio, y tambin de otros que
coinciden conmigo, es LUCA PACIOLI.(1)
Es cierto que muchos autores, incluso enciclopedias especializadas lo nombran bien como Luca Paciolo o Lucas Pacioli,
a veces con doble c, pero no obstante me remito a la forma original expresada en otros muchos documentos de gran
relevancia histrica.
Pero si de pronto no es trascendental el que se identifique con estas ligeras variaciones, no se puede predicar lo mismo
de su afirmacin respecto de la autora del tratado de la matemtica, que le resta reconocimiento a su autor.
Comentan ustedes:
La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo (sic), pero fue en realidad un monje de
la orden franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de Aritmtica, Geometra, Proportioni et Proportionalita hace
referencia al Mtodo Veneciano de tenedura de libros que posteriormente pasa a llamarse Mtodo de la partida doble.
La obra aqu citada es precisamente la que mayor proyeccin le ha dado a su autor Pacioli y es, naturalmente por la que
ms se le conoce.
() Lo que entre otros trabajos importantes di celebridad en el mundo cientfico al nombre de Luca Pacioli, fue su obra
monumental, la Summa de Aritmetica, Geometra, Proportioni et Proportionalita, escrita en un italiano brbaro, lleno de
formas dialectales y de latinismos, impresa por Paganino de Paganini, en Venecia, el 10 de noviembre de 1494, y
reimpresa en Toscolano por el mismo editor en 1523. Se trata de una especie de enciclopedia de las ciencias
matemticas: aritmtica, lgebra, matemtica financiera, clculo de probabilidades, contabilidad, geometra, etc., y en la
que se encuentra igualmente una especie de repertorio de costumbres comerciales de las principales regiones
mercantiles del mundo ()(2)
() La originalidad de la obra de Pacioli se ha puesto a menudo en tela de juicio. En primer lugar, se ha pretendido que
a este sabio no poda considerrsele como el primer autor contable, por que dicho ttulo corresponda a Benedetto
Cotrugli. Esta afirmacin se basa evidentemente en una confusin terminolgica, porque si bien Cotrugli ha escrito sobre
contabilidad antes que Pacioli, este ltimo es el primero que ha publicado un tratado de contabilidad impreso. Treinta y
seis aos antes de esta publicacin; es decir, en 1458, Benedetto Cotrugli, que se denomina as mismo,Raugeo
(raguseo), escribi en el castillo de Serpici, prximo a Npoles, una obra titulada Della Mercatura e del Mercante perfetto.
Cotrugli, que naci en Ragusa (Yugoeslacia) y desempe cierto papel en el gobierno de Dalmacia, residi largo tiempo
en Npoles en calidad de cnsul de su pas. Su libro permaneci manuscrito hasta que 115 aos mas tarde, en 1573,
uno de sus compatriotas llamado Francisco Patricio Dlmata, public el manuscrito en Venecia ()(3)
() No slo el tardamente impreso tratado de Cotrugli ha permitido a ciertos autores sostener que Pacioli no es el autor
de la primera obra de contabilidad, sino que da pie para hacer una asercin ms grave: la de que en definitiva la obra de
Pacioli no es ms que un plagio. En efecto, es indudable que muchas expresiones que aparecen en la obra de Cotrugli
figuran tambin en el tratado de Pacioli. Ahora bien, este ltimo no ha podido plagiar al primero porque el manuscrito de
Cotrugli no se public hasta setenta y nueve aos despus de haber sido impreso el libro del franciscano de Borgo San
Sepulcro. De esto a llegar a la conclusin de que ambos autores han bebido en una fuente comn, no hay ms que un
paso. Evidentemente, es una hiptesis plausible. No sera extrao que Cotrugli y Pacioli hubieran aprendido los
rudimentos de la contabilidad, tanto de los mercaderes como en los manuales de los abachisti venecianos, lo que
explicara la similitud de las expresiones corrientemente utilizadas por los comerciantes de la ciudad de los canales. En
cuanto a Cotrugli se refiere, es preciso sealar que la enseanza de la contabilidad comercial era obligacin en Ragusa
en el siglo XV () (4)
() En todo caso, no pueden compararse la extensin y la amplitud de la obra de Pacioli con las someras notas
contenidas en el captulo del libro de Cotrugli () (5)
De lo aqu trascrito, es fcil concluir apreciados seores, la autora de Pacioli del clebre tema. De manera que, el monje
franciscano a que ustedes se refieren , no puede ser otro que, Luca de Burgo Santo Sepulcro por su nombre religioso o
Luca Pacioli, por su nombre de pila.
Formulo este comentario teniendo en cuenta que su pgina es muy visitada, consultada y seguida por estudiantes de
varias disciplinas y en particular de la materia contable, por quienes estimo, que es prudente que tambin conozcan otros
conceptos.