GESTIN DE PROYECTOS

GESTIN DE ALCANCE

Ing Carlos Barragn Chumpitaz

CESAP ALTOS ESTUDIOS

DIPLOMADO EN GERENCIA Y GESTIN DE PROYECTOS
 Gestin del Alcance
PROCESOS PROCESOS
Planificar la Planificar la gestin de Alcance
Gestin de Proceso que consiste en crear un documento que guie y direccione la
Alcance
Gestin de Proyectos.
Recopilar
Requisitos
Recopilar Requisitos
Definir Proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los
el alcance interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
Definir el alcance
Crear el EDT
Proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del
Validar el proyecto.
Alcance
Crear el EDT
Controlar Proceso que consiste en dividir los entregables y el trabajo del proyecto
el Alcance
en componentes mas pequeos y fciles de manejar.

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 Gestin del Alcance
PROCESOS
Planificar la PROCESOS
Gestin de
Alcance Validar el alcance
Recopilar
Requisitos Proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los
Definir entregables del proyecto que se han completado.
el alcance
Controlar el alcance. Consiste en monitorear el
Crear el EDT estado del alcance del proyecto y del producto.

Validar el
Alcance

Controlar
el Alcance

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 Gestin del Alcance
PROCESOS PLANIFICAR LA GESTIN DEL ALCANCE
Planificar la
Gestin de
ENTRADAS
Alcance
Es crear un documento del alcance que
Recopilar
Requisitos
documente cmo se va a definir, validar y
controlar el alcance del proyecto.
Definir
el alcance El beneficio clave de este proceso es que
proporciona gua y direccin sobre cmo se
Crear el EDT
gestionar el alcance a lo largo del proyecto.
Validar el
Alcance
Utiliza como herramientas y tcnicas al Juicio de
Expertos y a las Reuniones.
Controlar
el Alcance

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PROCESOS
Planificar la
RECOPILAR REQUISITOS
Gestin de
Alcance Proceso que consiste en definir y
Recopilar
Requisitos
documentar las necesidades de los
Definir
interesados, con el fin de cumplir los
el alcance
objetivos del proyecto.
Crear el EDT Los requisitos incluyen las
Validar el
necesidades, deseos y expectativas
Alcance
cuantificadas y documentadas del
Controlar
el Alcance
Patrocinador, cliente y otros
interesados.
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PROCESOS RECOPILAR REQUISITOS
Planificar la
Gestin de ENTRADAS
Alcance

Recopilar
Algunas entradas son las siguientes:
Requisitos
Acta de Constitucin del Proyecto
Definir
el alcance
Requerimientos de alto nivel, tanto del proyecto
como del producto.
Crear el EDT
Registro de Interesados
Validar el
Alcance Se usa para identificar a todos los interesados en
los objetivos del proyecto. Hay interesados
Controlar
el Alcance negativos?

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PROCESOS
Planificar la
RECOPILAR REQUISITOS
Gestin de
Alcance HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Recopilar
Requisitos Entrevistas
Definir Forma directa, formal o informal, de obtener informacin
el alcance
acerca de los interesados, a travs de un dilogo directo con
ellos.
Crear el EDT
Ejemplos:
Sala de reuniones
Validar el
Alcance Comedor
Kitchen
Controlar Cofee break
el Alcance
Partido de futbol, etc.

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PROCESOS RECOPILAR REQUISITOS
Planificar la
Gestin de
Alcance
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Recopilar Grupo Focales
Requisitos

Definir
Rene a los interesados y expertos en una materia,
el alcance preseleccionados, de forma que conocer sus expectativas y
actitudes acerca del producto y del proyecto.
Crear el EDT

Validar el
Alcance
Talleres facilitados
Controlar Rene a los interesados interfuncionales claves para definir los
el Alcance requisitos del producto. Permite definir rpidamente los
requisitos de funcionalidad del producto, conciliando las
diferencias entre los interesados.
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PROCESOS RECOPILAR REQUISITOS
Planificar la
Gestin de
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Alcance
Tcnicas grupales de creatividad
Recopilar
Requisitos Permiten identificar los requisitos del proyecto y del producto.
Tormenta de ideas. Permite generar y recopilar ideas mediante un
Definir
el alcance
facilitador de grupo.
Tcnicas de grupo nominal. Mejora la tormenta de ideas para
ordenarlas, otorgndoles prioridades.
Crear el EDT
Tcnica Delphi. Grupo seleccionado de especialistas que en
forma annima, aportan ideas a travs de cuestionarios y
Validar el retroalimentacin entre ellos.
Alcance
Mapa conceptual / mental. Las ideas en la Tormenta de ideas se
Controlar consolidan en un esquema nico para reflejar los puntos en
el Alcance comn y sus diferencias, para generar nuevas ideas.
Diagramas de afinidad. Permite clasificar las ideas en grupos y
por afinidad entre ellas, para su revisin y anlisis.

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PROCESOS
Planificar la
RECOPILAR REQUISITOS
Gestin de
Alcance HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Tcnicas grupales de toma de
Recopilar
Requisitos

Definir
el alcance
decisiones
Sirven para tomar decisiones en grupo
Crear el EDT Algunos mtodos son los siguientes:
Unanimidad. Todos estn de acuerdo y toman la decisin.
Validar el
Alcance Mayora. Se cuenta con mas del 50% de apoyo a una idea.
Pluralidad. El bloque mas grande del grpo toma la
Controlar
el Alcance decisin, a pesar que no es la mayora.
Dictadura. Una persona toma la decisin en nombre del
grupo.

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PROCESOS RECOPILAR REQUISITOS
Planificar la
Gestin de
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Alcance
Cuestionarios y encuestas. Cuestionarios tpicos para
Recopilar recolectar informacin; usada sobretodo cuando hay un nmero inmenso de
Requisitos encuestados o es necesario tener encuestados annimos.
Definir Observaciones.
el alcance
Utilizan la observacin de las personas en su ambiente, y el modo en que
Crear el EDT
realizan sus trabajos o ejecutan sus procesos. Son tiles para procesos
detallados.
Validar el Prototipos.
Alcance
Modelo mucho ms pequeo del proyecto real para conocer como se
Controlar comportara el producto.
el Alcance

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PROCESOS RECOPILAR REQUISITOS
Planificar la
Gestin de
SALIDAS
Documentacin de requisitos.
Alcance

Recopilar
Requisitos Los requisitos deben ser medibles, comprobables, rastreables,
completos, coherentes y aceptables.
Definir
el alcance Incluyen:
La necesidad comercial y/o la oportunidad.
Crear el EDT
Objetivo de la empresa y del proyecto.
Requisitos funcionales que describen los procesos de la empresa.
Validar el Requisitos de calidad
Alcance Requisitos de aceptacin.
Impactos sobre otras reas
Controlar
el Alcance Impacto sobre otras entidades
Requisitos de apoyo y capacitacin
Supuestos y restricciones

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PROCESOS
DEFINIR EL ALCANCE
Planificar la
Gestin de
Alcance
Proceso que consiste en desarrollar
Recopilar una descripcin detallada tanto del
Requisitos
proyecto como del producto.
Definir
el alcance Se elabora a partir de los entregables
Crear el EDT
principales del proyecto, los supuestos
y restricciones contenidas en el Acta
Validar el
Alcance de Constitucin del Proyecto.
Controlar
el Alcance

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PROCESOS
Planificar la DEFINIR EL ALCANCE
Gestin de
Alcance
ENTRADAS
Recopilar
Requisitos
Acta de Constitucin del
Definir
el alcance Proyecto
Crear el EDT Documentacin de Requisitos
Validar el
Alcance
Activos de los procesos de la
Controlar
Organizacin
el Alcance

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PROCESOS DEFINIR EL ALCANCE
Planificar la
Gestin de HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Alcance

Recopilar
Juicio de Expertos.
Requisitos
Anlisis del producto.
Definir
el alcance Cuando se trate de un producto, se puede analizar a
travs de un desglose de producto, anlisis de sistemas,
Crear el EDT
anlisis de requisitos, ingeniera del valor, etc.

Validar el
Talleres facilitados
Alcance
Generacin de alternativas.
Controlar Las tcnicas identificadas son: tormenta de ideas,
el Alcance
pensamiento lateral, anlisis de alternativas, etc.

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PROCESOS
Planificar la DEFINIR EL ALCANCE
Gestin de
Alcance HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Recopilar Ejercicio de Pensamiento Lateral
Requisitos

Definir
Los nueve puntos: Con cuatro
el alcance segmentos rectos, une los 9 puntos.
Crear el EDT

Validar el
Alcance

Controlar
el Alcance

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 Gestin del Alcance
PROCESOS
Planificar la DEFINIR EL ALCANCE
Gestin de
Alcance HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Recopilar Ejercicio de Pensamiento Lateral
Requisitos
a) A una mujer se le caen los lentes en una taza que tena caf, al
Definir
el alcance sacarlos de la taza estos estaban completamente secos. Cmo
es posible?
Crear el EDT b) Un hombre entra a un local y deja a su perro de raza
rottweiler amarrado a la salida del local. Al pasar unos minutos
Validar el entra otro hombre al local muy exaltado y le pregunta al
Alcance
caballero que haba entrado anteriormente si el rottweiler que
Controlar estaba afuera era suyo; este responde que s y le pregunta porqu
el Alcance lo dice. El segundo hombre le dice que su perro chiwawa
acababa de matar a su perro rottweilier. Cmo es posible?

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 Gestin del Alcance
DEFINIR EL ALCANCE
PROCESOS
Planificar la
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Gestin de
Alcance Ejercicio de Pensamiento Lateral
Recopilar c) Cinco hombres iban juntos por un camino en el campo.
Requisitos
Comienza a llover. Cuatro de ellos apuran el paso. El quinto
Definir no hace ningn esfuerzo por darse prisa. Sin embargo, se
el alcance
mantiene seco mientras que los otros cuatro se mojan. Los
cinco arriban a destino juntos. Para trasladarse slo contaban
Crear el EDT
con los pies. Cmo pudo ser?
Validar el d) Un hombre vive en el piso 20 de un edificio. Cada da toma el
Alcance
ascensor hasta la planta baja para dirigirse al trabajo. Cuando
Controlar regresa, siempre sube en el ascensor hasta el piso 15 y luego
el Alcance por la escalera asciende los cinco pisos restantes hasta su
apartamento. Por qu lo hace?

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 Gestin del Alcance
PROCESOS
DEFINIR EL ALCANCE
Planificar la
Gestin de
SALIDAS
Alcance
Enunciado del Alcance del Proyecto.
Recopilar
Requisitos
Descripcin del Alcance del producto.
Criterios de aceptacin del producto.
Definir
el alcance Entregables del proyecto.
Exclusiones del proyecto.
Crear el EDT Restricciones del proyecto
Supuestos del proyecto
Validar el
Alcance Actualizaciones a los Documentos del
Controlar
el Alcance
proyecto

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 Gestin del Alcance
PROCESOS
Planificar la
CREAR EL EDT
Gestin de
Alcance
Proceso por el cual se subdivide los entregables
Recopilar
del proyecto en componentes ms pequeos y
Requisitos ms fciles de manejar.
Definir
el alcance
La EDT es una descomposicin jerrquica
basada en los entregables del trabajo y que debe
Crear el EDT ser ejecutado por el equipo del proyecto.
Validar el
Se subdivide hasta los Paquetes de Trabajo.
Alcance
Un Paquete de Trabajo es aquella actividad de la
Controlar EDT que puede ser estimado en tiempos y
el Alcance
costos de manera confiable.

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 Gestin del Alcance
PROCESOS
Planificar la
CREAR EL EDT
Gestin de
Alcance ENTRADAS
Recopilar
Requisitos Declaracin del Alcance del Proyecto.
Definir
el alcance
Documentacin de Requisitos.
Activos de los procesos de la
Crear el EDT
Organizacin
Validar el
Alcance

Controlar
el Alcance

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 Gestin del Alcance
CREAR EL EDT
PROCESOS
HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Planificar la
Gestin de
Descomposicin.
Alcance Divisin de los entregables hasta niveles de Paquetes de
Recopilar
Trabajo.
Requisitos Paquete de Trabajo es el nivel de ms bajo de la EDT y es
Definir
aquel en el que el Costo y la Duracin de la actividad de
el alcance trabajo pueden estimarse y gestionarse de manera ms
confiable.
Crear el EDT El nivel del detalle del Paquete de Trabajo vara
dependiendo del tamao y complejidad del proyecto.
Validar el Hay que tener cuidado con la descomposicin excesiva o
Alcance
escasa. La experiencia te proporciona un nivel de detalle
Controlar
correcto.
el Alcance La EDT no debe omitir nada para lograr el objetivo del
proyecto. Sirve para que los interesados en ejecutar el
proyecto sepan qu hacer y qu no hacer.

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Gestin del Alcance
EJEMPLO DE UNA EDT

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 Gestin del Alcance
PROCESOS CREAR EL EDT
Planificar la
Gestin de SALIDAS
Alcance
EDT
Recopilar
Requisitos Diccionario del EDT
Definir Identificador de cuentas.
el alcance Descripcin del trabajo
Fecha de inicio y fin
Crear el EDT Estimado de costo

Validar el
Lnea Base de Alcance
Alcance Formados por tres documentos:
La Declaracin del Alcance del Proyecto
Controlar
el Alcance La EDT
El diccionario de la EDT

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 Gestin del Alcance
PROCESOS
VALIDAR EL ALCANCE
Planificar la
Gestin de
Alcance
Proceso por el cual se formaliza la
Recopilar
aceptacin de los entregables.
Requisitos
Se revisa los entregables con el cliente o el
Definir
el alcance patrocinador para obtener su aceptacin
formal.
Es diferente al Control de calidad puesto
Crear el EDT

Validar el
Alcance
que ste ultimo generalmente se lleva a
cabo antes de la Verificacin del Alcance.
Controlar
el Alcance Adems el Control de Calidad se refiere a
corroborar la exactitud de los entregables y
el cumplimiento de los requisitos de la
calidad.
 Gestin del Alcance
PROCESOS
Planificar la
VALIDAR EL ALCANCE
Gestin de
Alcance ENTRADAS

Recopilar
Requisitos Plan para la Direccin del
Definir
el alcance
Proyecto.
Crear el EDT
Documentacin de Requisitos.
Validar el Matriz de Rastreabilidad de
Alcance
Requisitos.
Controlar
el Alcance
Entregables validados
 Gestin del Alcance
PROCESOS
Planificar la
Gestin de
VALIDAR EL ALCANCE
Alcance

Recopilar
HERRAMIENTAS Y
Requisitos

Definir
TCNICAS
Inspeccin
el alcance

Crear el EDT
Incluye medir, examinar y validar para
Validar el determinar si el trabajo y los entregables
Alcance
e
cumplen con los requisitos y los
Controlar criterios de aceptacin del producto.
el Alcance
Las inspecciones tambin se denominan
revisiones del producto, auditorias,
revisiones generales, etc.
 Gestin del Alcance
PROCESOS
Planificar la
Gestin de
VALIDAR EL ALCANCE
Alcance

Recopilar
SALIDAS
Entregables aceptados.
Requisitos

Definir

Solicitudes de cambios.
el alcance

Crear el EDT
Actualizaciones a los
Validar el
Alcance Documentos del Proyecto
Controlar
el Alcance
 Gestin del Alcance
PROCESOS
Planificar la
Gestin de
CONTROLAR EL ALCANCE
Proceso por el que monitorea el
Alcance

Recopilar
Requisitos
estado del alcance del proyecto y
Definir
el alcance se gestionan cambios a la lnea
Crear el EDT
base del alcance.
Validar el
Alcance

Controlar
el Alcance
 Gestin del Alcance
PROCESOS
Planificar la
CONTROLAR EL ALCANCE
Gestin de
Alcance ENTRADAS
Recopilar
Requisitos Plan para la Direccin del
Definir Proyecto.
el alcance
Informacin sobre el desempeo
Crear el EDT del trabajo.
Validar el
Alcance
Documentacin de Requisitos
Controlar
Matriz de rastreabilidad de
el Alcance
Requisitos
Activos de los Procesos de la
Organizacin
 Gestin del Alcance
PROCESOS
Planificar la CONTROLAR EL ALCANCE
Gestin de
Alcance HERRAMIENTAS Y TCNICAS
Recopilar
Requisitos
Anlisis de variacin. Incluyen la
Definir
el alcance determinacin de la causa y el
Crear el EDT
grado de variacin con relacin a la
lnea base del alcance. Asimismo,
Validar el
Alcance incluye la decisin de tomar
Controlar
medidas preventivas y/o
el Alcance
correctivas.
 Gestin del Alcance
PROCESOS
CONTROLAR EL ALCANCE
Planificar la
Gestin de
Alcance SALIDAS
Recopilar
Requisitos
Mediciones del Desempeo del
Definir
Trabajo.
el alcance
Actualizaciones a los Activos de los
Crear el EDT Procesos de la Organizacin.
Validar el Solicitudes de cambio.
Alcance
Actualizaciones al Plan para la
Controlar
el Alcance Direccin de Proyectos.
Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto.
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 Gestin del Alcance
PREGUNTAS PMP
Una Declaracin del Alcance dentro un proyecto debe
contener lo siguiente (marcar lo incorrecto):

a) Descripcin del alcance del producto.

b) Los entregables del proyecto.
c) Exclusiones del proyecto.
d) Tiempo del proyecto.

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PREGUNTAS PMP
Respecto al proceso de la Gestin de Alcance denominado Crear la
EDT podemos afirmar:

a) Este proceso siempre debe llegar hasta un nivel 3.

b) El menor nivel de descomposicin se llama Entregable.
c) El nivel de detalle de los Paquetes de Trabajo depende del
tamao y complejidad del proyecto.
d) Los paquetes de trabajo son de nivel alto que pueden estimarse
en tiempos y costos de una manera confiable.

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 Gestin del Alcance
PREGUNTAS PMP
Al elaborar una EDT, debemos tener en cuenta lo siguiente:

a) A veces un hijo puede tener dos padres.

b) Todos los paquetes de trabajo llegan a un mismo nivel.
c) La EDT debe representar todo el trabajo a realizar en el
proyecto.
d) Se debe llegar a descomponer hasta un detalle incluso mayor
que un paquete de trabajo.

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PREGUNTAS PMP
El diccionario de la EDT sirve para respaldar a la EDT y tiene la
siguiente informacin:

a) La descripcin del trabajo a nivel macro.

b) Los estimados de costos a nivel detalle.
c) Los criterios de aceptacin de los entregables.
d) Los estimados de inicio y fin de cada actividad.

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PREGUNTAS PMP
La lnea base de Alcance tiene los siguientes documentos
(marcar la incorrecta):

a) El enunciado del alcance del proyecto.

b) El enunciado del trabajo del proyecto (SOW).
c) El diccionario de la EDT.
d) La EDT.

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PREGUNTAS PMP
Cundo se realiza el proceso Validar el Alcance?

a) Al principio de cada fase o proyecto.

b) En medio de cada fase de un proyecto.
c) Cuando se entregan productos o resultados del
proyecto.
d) Cuando se realiza el Control de Calidad del
producto.
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PREGUNTAS PMP
Todos los entregables de un proyecto han sido entregados al
cliente quien ya ha dado su aceptacin formal. Cul es el estado
del proyecto?

a) Concluido el proyecto. No hay nada ms que hacer.

b) Concluida la fase de Ejecucin.
c) Concluida la fase de Seguimiento y Control.
d) Ninguna de las anteriores.

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