Indicadores de gestin

Teniendo en cuenta que gestin tiene que ver con

administrar y/o establecer acciones concretas para hacer
realidad las tareas y/o trabajos programados y
planificados. Los indicadores de gestin estn
relacionados con las razones que permiten administrar
realmente un proceso. Ejemplo: administracin y/o
gestin de los almacenes de productos en proceso de
fabricacin y de los cuellos de botella.

Indicadores de capacitacin:

Mejora del sistema de capacitacin.

Uso correcto de los recursos.
Mejorar el desempeo y productividad.
Actualizacin de conocimientos y habilidades.
Porcentaje de empleados capacitados.
Cobertura de capacitacin (nmero de trabajadores
que asistirn a la capacitacin.
Desarrollo el sentido de mejora continua.
Indicadores que se pueden utilizar para medir la
capacitacin del personal:

En general se pueden tomar cuatro criterios para evaluar

la capacitacin, los que implican diferentes medidas:

a. Reacciones

Alcanz sus metas de aprendizaje con este programa?

Qu sugerira para mejorar el programa?

Piensa que la institucin debe seguir ofrecindolo?

Expositor, materiales, horario, local, etc.

b. Aprendizajes

Evaluaciones de salida: dominio de contenidos

Pre y post test

c. Comportamiento
 Nivel de desempeo.

La aplicacin efectiva de la competencia aprendida segn

requerimientos del puesto.

Enfocarse en los principios generales, establecer un clima

para la transferencia (reforzar) y proporcionar a los
empleados estrategias para transferir (apoyar).

d. Resultados

Alcanzar los resultados proyectados.

Aumento de la productividad.

Menos quejas de los empleados y usuarios.

Mejores ndices en la evaluacin del desempeo.

Reduccin de costos y desperdicio.

La combinacin de stas medidas provee una base para

medir el retorno de la inversin del programa de
capacitacin, la cual ayuda a identificar las reas de
mejora.
1.1 Importancia de los Indicadores de Gestin

Ayudan a interpretar lo que est ocurriendo en la organizacin

Sirven como apoyo al proceso de toma de decisiones cuando las variables se salen de los
lmites establecidos, o se quiere proponer una nueva meta.
Definen la necesidad de introducir cambios y/o mejoras a un determinado proceso o
forma de actuacin, as como tambin facilitan el compromiso de mejores resultados.
Planteamiento del Problema
Actualmente la Empresa AGRO, no cuenta con indicadores de gestin en el area de
capacitacin de personal. Este trabajo, busca proponer a la empresa una herramienta objetiva,
tendiente a mejorar los programas, evaluando mediante mediciones cuantitativas y cualitativas,
que representen un juicio final de los procesos de enseanza que aporten informacin valiosa
para el proceso y la optimizacin de los recursos de la organizacin. Para esto se tomaron como
muestra dos programa.
2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1 Identificacin del problema.
Para realizar la identificacin del problema se estableci una reunin con la empresa TGT
Gamas, con el rea de talento humano, para conocer la situacin actual de la compaa en
relacin a con el rea de inters, en este caso, funciones propias de gestin humana, donde se
pudiese identificar una problemtica, y as poder plantear una mejora desde mi formacin como
profesional de ingeniera Industrial.
Para este ejercicio, se realiz una lluvia de ideas en donde el personal del rea de talento
humano en conjunto con el rea de operaciones, encargados de la gestin de e personal;
opinaron
acerca de los temas ms relevantes, llegando a la conclusin, que, algunos de los sntomas que
generan mayor impacto y afectacin, a los diferentes actores dentro y fuera de la organizacin;
se han presentado porque se programan capacitaciones repetidas, sin tener en cuenta
necesidades
del cargo o un grupo de inters especfico; solamente se da cumplimiento al presupuesto
asignado. Esta labor, es realizada por dos personas responsables del rea de talento humano,
quienes afirman, no contar con el tiempo suficiente para estas actividades, delegndolo al
departamento de operaciones quienes lo han manejado, solamente, cuando se presenta ingreso
de
personal nuevo o cuando es una solicitud expresa del cliente; encontrndose tambin, que, el
personal antiguo no cuenta con las actualizaciones respectivas de su rea. As mismo el
proveedor de servicios de capacitacin es el mismo desde hace cinco aos, sin presentar
renovacin en cuanto a contenidos temticos, siendo redundantes; y sin permitir conocer el
grado
de apropiacin del conocimiento por parte del funcionario en materia de desempeo esperado y
logrado, y que estos a su vez estn alineados, con los objetivos del negocio.
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Los funcionarios por su parte manifiestan sentirse inconformes con la formacin tcnica
recibida, pues no aporta a su desarrollo personal, ya que en ocasiones la informacin recibida es
obsoleta, las instalaciones no son adecuadas. Esto repercute en la entrega de respuestas efectivas
al cliente. Adicional a esto no existen herramientas que permitan evaluar, controlar, ni hacer
seguimiento a los programas de formacin y a los costos invertidos, lo que constituye un
desperdicio de los recursos destinados a la formacin tcnica del personal operativo o de campo
especficamente.
Una de las fallas del departamento de operaciones, y por ende de talento humano, es la poca o
ninguna demostracin de resultados concretos, de las retribuciones econmicas obtenidas
despus
de la aplicacin de capacitaciones a su personal. Que permitan identificar que se cubren las
necesidades del negocio. Esto se debe a que no existe una planeacin en materia de
capacitacin;
los diagnsticos actuales son ineficientes, no existe un mecanismo adecuado de identificacin
de
necesidades por cargo; asi mismo no se ha efectuado un proceso de seleccin de proveedores de
capacitacin adecuado, que cumplan con los requerimientos de la compaa. Como tampoco se
cuenta con herramientas de medicin efectivas, que determinen cifras de costos y beneficios,
tanto para el funcionario como para los objetivos del negocio.
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Ilustracin 3 - Diagrama Espina de Pescado
Fuente: Elaboracin Propia basada en Informacin Empresa TGT Gamas S.A.S.
2.2 Necesidades de mejora.
Conocer el impacto real de las capacitaciones impartidas por la organizacin a sus
funcionarios del rea tcnica, con opcin de aplicacin a otras reas de la empresa.
Surge entonces la necesidad, de proponer alternativas que permitan determinar la relacin
Beneficio / Costo de los programas de capacitacin aplicados al personal de manera que
sustenten recursos invertidos, mostrando el valor agregado, que se puede obtener de la
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implementacin de los mismos, para asegurar la utilizacin eficiente de los recursos destinados
para tales efectos.
Adems de requerir un modelo que permita redisear la evaluacin de los programas de
capacitacin mediante procesos ordenados, lgicos y acordes a las necesidades de los diferentes
cargos y del negocio en general, encaminados a la obtencin de resultados concretos, tanto para
la organizacin como para el empleado. Fortaleciendo as el posicionamiento el rea de gestin
de personal como socios estratgicos del negocio.
2.3 Planteamiento del Problema
Actualmente TGT GAMAS S.A.S., no cuenta con herramientas de medicin objetivas que
reflejen el impacto y retorno sobre la inversin de los programas de capacitacin de personal.
Este trabajo, busca proponer a la empresa una herramienta objetiva, tendiente a mejorar los
programas, evaluando mediante mediciones cuantitativas y cualitativas, que representen un
juicio
final de los procesos de enseanza que aporten informacin valiosa para el proceso y la
optimizacin de los recursos de la organizacin.
Para esto se tomaron como muestra dos programas tcnicos, as: Curso sobre formacin
tcnica (WELL CONTROL), y un cursos, de salud ocupacional (TRABAJO SEGURO EN
ALTURAS) aplicados al rea de operaciones, actualmente al personal de campo, (Ingenieros de
Petrleos y Gelogos) siendo esta un rea estratgica de inversin de recursos en la
organizacin
por tener acceso directo a la informacin del cliente.
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Con la aplicacin de este modelo se busca demostrar la bondad y efectividad de contar con
una herramienta de medicin en la empresa y responder entre otros a los siguientes
interrogantes:
1. Los actuales programas de capacitacin de personal estn alineados con los
planes estratgicos de la organizacin?
2. El mejoramiento de los resultados de la organizacin est directamente
relacionada con los programas adelantados por gestin de personal?
3. Los beneficios econmicos derivados de la aplicacin del programa compensan
sus costos y generan un beneficio neto para la empresa?
4. Conoce T.G.T. GAMAS S.A.S. los beneficios intangibles que se dan con el
desarrollo de los programas de capacitacin de personal?
5. Existe alguna metodologa o herramienta que permita evaluar la efectividad de
los programas de capacitacin de personal implantados?
2.4 Meta y Fecha de Mejoramiento.
Con la propuesta se espera que los asistentes desarrollen las competencias relacionadas con la
formacin tcnica recibida, al tiempo que la empresa tenga herramientas para que:
Asignen objetivos claros y programen los temas a tratar en cada una de las
actividades de capacitacin, diferenciando lo importante de lo obligatorio, sin
desenfocarse de los objetivos de la organizacin.
 Sustentacin de los presupuestos destinados a los programas de gestin de
personal, mostrando los valores agregados que se pueden obtener de la
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implementacin de los mismos, para asegurar la utilizacin eficiente de los
recursos destinados para tales efectos
Puedan identificar las fortalezas y debilidades de los problemas de la
organizacin o en su rea de trabajo.
Planear, ejecutar y evaluar los programas de personal con base en las
necesidades y los resultados del negocio
Mejoren el nivel de comunicacin: feedback de desempeo individual y
grupal, clarificacin de metas y solucin de problemas.
Aumentar el nivel de productividad de los funcionarios en un 50%
Lograr el 80% de satisfaccin de las actividades de formacin y por lo menos
el 60% de aplicacin de las acciones formativas en cada una de las reas de
desempeo.
Adicionalmente el periodo de recoleccin de datos e implantacin de la
metodologa requiere por los menos 2 meses iniciando desde la segunda
semana de Agosto de 2014, es decir que para el mes de Septiembre se tiene
previsto informar de los hallazgos y herramientas a aplicar en cada uno de los
programas.
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2.5 Anlisis del Problema
2.5.1 Identificacin de causas
Qu ocurre?,
No se cuenta con sistemas de medicin que permitan planear, ejecutar y evaluar los programas
de personal con base en las necesidades y los resultados del negocio.
Qu se ha observado?,
En la mayora de las organizaciones, los programas de gestin de personal no tienen una clara
conexin con el negocio y de hecho estos programas deben estar asociados con las necesidades
y
objetivos a corto, mediano y largo plazo planteados por la organizacin para su desarrollo: estas
se realizan como un requisito impuesto por el cliente, pero sin evaluar sus efectos en el
rendimiento del personal, por ende se considera ms un gasto que una inversin.
Cules son los sntomas, efectos o situaciones problemticas observadas?
Baja productividad del personal, baja calidad y efectividad del desempeo.
Baja productividad de procesos de gestin del talento humano, como son
diagnsticos reales de capacitacin, aplicacin de conocimientos adquiridos
durante la accin formativa.
Altas inversiones en capacitacin sin verificacin de retorno de la inversin.
Quin o quienes intervienen o son afectados por el problema?
Los afectados principalmente son la gerencia que asigna presupuesto de capacitacin, luego el
rea de recursos humanos y rea de operaciones y por ltimo los funcionarios que reciben la
capacitacin.
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Dnde?: Dnde se manifiesta el problema?, dnde se origina?
La empresa TGT Gamas, rea de gestin de talento humano.
Cundo?: Cundo, o en qu ocasin aparece?, durante cunto tiempo?
Desde sus inicios, hace 29 aos, la empresa se ha preocupado y considera una necesidad
capacitar a sus servidores. La empresa programa capacitaciones cada dos meses. Como solicitud
de una n nueva administracin requiere conocer el uso eficiente de presupuesto y la
optimizacin
de recursos por medio de resultados medibles en este sentido.
Cmo?: Cmo se manifiesta?, con qu frecuencia e importancia?
Solamente gastos incurridos en capacitacin.
Por qu?: Por qu ocurre el problema?
Existe el problema, por falta de cultura en cuanto a planeacin y uso eficiente de los recursos,
las tareas se realizan mecnicamente y por cumplirle al cliente, pero sin indagar sobre el uso
de
herramientas de medicin apropiadas y la forma de implementarlas.
Se lleg a la conclusin con el rea de talento humano que la causa raz del problema es que
No se cuenta con sistemas ni herramientas de medicin que permitan planear, ejecutar y evaluar
los programas de personal con base en las necesidades y los resultados del negocio, por ello se
precisa los objetivos a desarrollar,
Se considera apropiado el desarrollo para la implementacin de la metodologa ROI. Por
considerarse como la alternativa que cumple, con los requerimientos que permiten eliminarn la
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causa raz del problema, siempre cuando se aplique correctamente por personal capacitado, en
los
tiempos apropiados y con la debida planeacin, teniendo cuenta el anlisis realizado a la
problemtica, mediante diagrama causa efecto, detallado en la pgina 40 de este documento.
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3 OBJETIVOS
3.1 Objetivo General
Proponer el uso de una metodologa de medicin y sus correspondientes instrumentos que
permitirn evaluar los programas de capacitacin. Tomando como muestra dos programas, as:
Curso sobre formacin tcnica (WELL CONTROL), y (TRABAJO SEGURO EN ALTURAS),
de salud ocupacional aplicados por la empresa TGT GAMAS S.A.S., y su relacin costo
beneficio.
3.1.1 Objetivos Especficos.
Identificar fortalezas y debilidades de los programas actuales de capacitacin,
aplicados a la empresa TGT GAMAS S.A.S.
Plantear una metodologa, evaluando los cinco niveles de resultados del programa
(satisfaccin, aprendizaje, aplicacin, impacto y retorno sobre la inversin). Para
determinar la relacin costo / beneficio de los programas tomados como muestra.
Disear los instrumentos de evaluacin requeridos.
Presentar un manual para la empresa T.G.T. GAMAS S.A.S. en el que se
establezca la aplicacin de la metodologa del ROI, a fin de establecer las bases
para extender su aplicacin a otros programas de la empresa