Gestin documental &

gobierno electrnico:
problemas, retos y oportunidades para los
profesionales de informacin

Carlos Alberto Zapata Crdenas

Gestin documental
& gobierno electrnico:
problemas, retos y oportunidades para los
profesionales de informacin

2

Crditos
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
JORGE PALACIOS PRECIADO -COLOMBIA
Establecimiento pblico
adscrito al Ministerio de Cultura
Consejo Directivo
Ministerio de Cultura
Ministra: Mariana Garcs Crdoba
Viceministra: Mara Claudia Lpez Sorzano
Presidenta del Consejo
Presidencia de la Repblica
Mara Carolina Hoyos Turbay
Viceministra de Tecnologas
de la Informacin y de las
Comunicaciones - TIC
Representante del Sr. Presidente
Representante de los Archivos del Pas
Jos Luis Vargas Forero
Archivo Histrico de Antioquia
Academia Colombia de Historia
Adelaida Sourds Njera
Delegada del Presidente
Colciencias
Martha Cecilia ngel Salazar
Delegada del Sr. Director
Archivo General de la Nacin
Carlos Alberto Zapata Crdenas
Director General
Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Comit Editorial
Carlos Alberto Zapata Crdenas
Claudia Ivonne Fctor Lugo
Mauricio Tovar Gonzlez
William Martnez Jimnez
Carlos Rojas Nez
Mara Elvira Zea
Coordinacin Editorial, diseo y diagramacin
Mara Elvira Zea
Sara Gonzlez Hernndez
Natacha Eslava Vlez
Sandra Marcela Cardona Carvajal
Ilustracin Cartula
Felipe Rodrguez Snchez
ISBN
978-958-8242-37-8
Archivo General de la Nacin de Colombia
Carrera 6 No. 6-91
Telfono: 328 2888 Fax: 337 2019
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co
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Bogot D.C., Colombia - 2015
Las publicaciones del Archivo General de la Nacin
de Colombia estn protegidas por lo dispuesto en
la Ley 23 de 1982. Podrn reproducirse extractos
sin autorizacin previa, indicando la fuente.
3
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Contenido
5
1.
8
1.1 9
1.2 25
1.3 33
1.3.1 34
2 36
2.1 37
2.2 46
2.3 48
2.4 49
2.4.1 51
2.4.2 52
2.5 53
3. 55
3.1 56
3.2 59
3.2.1 61
3.3 65
3.4 70
3.5 75
4.
80
4.1 81
4.2 84
4.2.1 85
4.2.2 87
4.2.3 91
4.2.4 93
5. 97
6. 106
7. 115
8. 116
9. 116
117

4
Introduccin
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
El presente texto es producto de
la investigacin realizada por el
autor en el marco de los estudios
de Doctorado que adelanta en la
Universidad de Salamanca, Es-
paa, en la cual se plantean, de
manera sistemtica, las conclu-
siones ms relevantes. El inters
radica en poner a disposicin de
los profesionales de la informa-
cin, particularmente archivistas
y responsables del desarrollo del
gobierno electrnico (e-gobierno),
un texto de referencia que permita
comprender la vinculacin entre
la administracin electrnica en
sus diferentes dimensiones, con
la praxis archivstica, y dentro de
sta, con la gestin documental.
La investigacin incluy un anli-
sis sobre el estado del arte de la
gestin documental en el gobier-
no electrnico de Bogot, Distrito
Capital, as como sobre el papel
que desempean los responsa-
bles de dicha gestin en el desa-
rrollo del gobierno en lnea. Los
resultados encontrados motiva-
ron esta publicacin, la cual ofrece
una visin general y amplia sobre
el impacto que la administracin
electrnica ha generado en la ar-
chivstica y la gestin documen-
tal, de forma que los profesiona-
les de la informacin asuman un
papel ms activo en el desarrollo
de las diferentes iniciativas del
gobierno electrnico.
Es preciso advertir que aunque el
mbito geogrfico de la investiga-
cin se limit a establecer la rela-
cin existente en Bogot, entre la
estrategia de gobierno electrni-
co y el programa de gestin docu-
mental, las lecciones aprendidas
y los resultados obtenidos, no son
exclusivos de la administracin
pblica de esta ciudad capital,
sino que, por el contrario, reflejan
la realidad que experimentan en
estos campos, iniciativas guber-
namentales en los dems pases
de Amrica Latina. El autor centra
su atencin en la determinacin
de los vnculos existentes entre
la administracin electrnica y la
gestin documental y los efectos
generados por la primera sobre
la segunda, pero a la vez plan-
tea la forma como, desde un mo-
delo de gestin documental, se
pueden mejorar los resultados
del e-gobierno. Dado que la im-
plementacin de este tipo de go-
bierno conlleva implcitos proce-
sos de gestin de informacin y
6
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
de gestin documental y que los
documentos electrnicos que se
gestionan en casi todos los servi-
cios prestados por el e-gobierno
son potencialmente documentos
de archivo, se espera que este
material sirva como referente
para reformular la poltica p-
blica en lo pertinente, as como
para reorientar los procesos de
implementacin de programas y
proyectos de gestin documen-
tal en las entidades pblicas, sin
importar su nivel, tipo de activi-
dad o naturaleza.
Finalmente, es preciso anotar
que el presente texto se propone
ser el origen de una serie dedi-
cada al anlisis y planteamiento
de diferentes aspectos de la ges-
tin de documentos en el e-go-
bierno, ante la escasez de textos
tcnicos sobre el particular, sien-
do este uno de los principales
obstculos que el autor encontr
en el desarrollo de su investiga-
cin. Es as como la mayor parte
de la informacin utilizada para
fundamentar los temas aborda-
dos provienen de fuentes oficia-
les disponibles en Internet, publi-
cadas por las mismas entidades
pblicas responsables de la im-
plementacin del e-gobierno, en
diferentes pases y de organis-
mos internacionales, centros de
investigacin o universidades,
que lo promueven, aunque nin-
guno de ellos establece de ma-
nera exclusiva los vnculos entre
los dos conceptos. Es evidente
que en los documentos analiza-
dos no se plantea explcitamente
la relacin entre los conceptos
que nos preocupan, remarcando
por un lado un paralelismo tcito
entre las iniciativas del e-gobier-
no y la gestin documental, as
como la escasa preocupacin
que en los proyectos y progra-
mas del e-gobierno se manifies-
ta por la gestin de documentos.
7
1.
La gestin documental
en el gobierno electrnico: breve
anlisis del contexto internacional
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
1.1 La Gestin Documental objetivos primigenios del e-go-
en el Gobierno Electrnico bierno es posible identificar que
Con el fin de facilitar la com-
prensin del problema que
plantea para los archivistas la
implementacin del gobierno
electrnico en cuanto a su im-
pacto en la gestin documen-
tal, conviene analizar algunos
casos particulares. En ellos, sin
que se enuncie explcitamente
dicha relacin, si la consideran
y dejan en evidencia que si las
entidades no implementan una
adecuada gestin documental
en el desarrollo de los proyec-
tos de e-gobierno, exponen no
slo el xito de dichas iniciati-
vas, sino la preservacin de la
memoria corporativa, la cual se
hace cada vez ms inmaterial,
debido al aumento del volumen
de documentos electrnicos
que hoy produce la administra-
cin pblica. A continuacin se
presentan ejemplos de la imple-
mentacin del e-gobierno en di-
ferentes regiones.
UNIN EUROPEA
El primer vnculo tanto de la ad-
ministracin electrnica como
del gobierno electrnico con la
gestin documental se da por
cuenta de la relacin de sta con
la ciudadana. Si se analizan los
en sus primeros proyectos bus-
caba acercar el ciudadano a la
administracin pblica a travs
de las tecnologas de la informa-
cin y la comunicacin, por lo que
no es extrao que inicialmente
dicha relacin se diera a travs
de las pginas web de las enti-
dades. Una investigacin sobre
el acceso a los documentos de
la administracin por parte de los
ciudadanos, realizada en el mar-
co de la Unin Europea (UE), la
cual aborda tanto el concepto de
acceso a la informacin pblica
e identifica los principales pro-
blemas relativos a la publicacin
de dicha informacin y los docu-
mentos. En su anlisis Yolanda
Martin Gonzlez concibe la Ad-
ministracin Pblica como un
sistema de informacin, el cual
est compuesto por diferentes
subsistemas, uno de ellos es el
de Informacin Administrativa, el
cual a su vez est integrado por
otros como son: los Subsistemas
de Gestin de Documentacin
Externa y de Gestin de Docu-
mentacin Interna (Grfico 1).
En su anlisis enuncia los prin-
cipios que regulan el funciona-
miento de la administracin p-
blica como son: dar publicidad a
9
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 1. Subsistema de informacin en la administracin pblica.

(Fuente: Martn Gonzlez. Yolanda, 2007).

los documentos administrativos asuntos y de inadecuados flujos

y permitir el libre acceso a s-
tos. Sobre el particular Martn,
citando a Muoz1, identifica va-
rios problemas informativos que
se presentan en la mayora de
las organizaciones, tales como:
excesiva compartimentacin de
los servicios y la prdida de ca-
lidad en el conjunto de las ad-
ministraciones; problemas de
estructuracin y dispersin de la
informacin; compartimentacin
de los diferentes departamentos
de las administraciones; el silen-
cio administrativo derivado de la
demora en la tramitacin de los
de informacin; fallas en la es-
tructuracin de la informacin
lo que dificulta su localizacin;
e inadecuada comunicacin
entre diferentes administracio-
nes. Otros hallazgos del estudio
hablan de discriminacin, falta
de informacin y transparen-
cia, negligencia, incumplimien-
to de obligaciones, retrasos
en los plazos, tratos injustos,
abuso de poder y errores jur-
dicos, siendo el primer motivo
de reclamacin la dificultad de
acceso a los documentos y la
ausencia o denegacin de in-

1 MUOZ CAAVATE. A. Una aproximacin a la informacin del sector pblico: la informacin de las administraciones
pblicas. En: Revista General de Informacin y Documentacin, vol. 11, 1, 2001. p. 37. Citado por Yolanda Martn Gon-
zlez. Madrid. Universidad Complutense de Madrid. Pgina 201-227.

10
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
formacin por parte de institu-
ciones y rganos comunitarios.
Un tema importante abordado en
el estudio se refiere a la obligato-
riedad de facilitar la localizacin
de los documentos de la admi-
nistracin, el cual privilegia el uso
de Internet como mecanismo de
acceso. Como estrategia la UE
propone centralizar la informa-
cin que se encuentra dispersa
en distintas bases de datos o
puntos de informacin. Las prin-
cipales conclusiones del estudio
de la profesora Martin son:
El derecho de acceso del p-
blico a la documentacin ad-
ministrativa es un principio
fundante en la vida democr-
tica de la Unin Europea.
La transparencia de la admi-
nistracin en el mbito de la
Unin Europea es posible me-
diante el acceso libre del ciu-
dadano a la documentacin
administrativa.
La denegacin o ausencia
de informacin es una de las
principales quejas de los ciu-
dadanos comunitarios, por di-
ferentes motivos.
Las nuevas tecnologas de
la informacin y la comuni-
cacin, en particular Internet,
han brindado una plataforma
2 BARROSO BARRERO. Jess. La administracin electrnica en Espaa: anlisis de sectores claves. [Documento Elec-
trnico]. Bogot: Ministerio de Comunicaciones, Madrid: ICE, 2004. p56< http://www.revistasice.com/cmsrevistasICE/
pdfs/ICE_813_55-71__935E069B5B7805A3C69170C22B198A84.pdf > [Consulta: 27 Abr. 2008]
extraordinaria para difundir in-
formacin sobre las activida-
des de las administraciones
de la Unin Europea y proveer
mecanismos que permitan la
bsqueda y recuperacin de
sus documentos.
ESPAA
En un estudio anterior realizado
por Jess Barroso2, se ofrece
una visin general de las iniciati-
vas adelantadas por la Adminis-
tracin General del Estado para
impulsar la administracin elec-
trnica en Espaa, potenciando
los beneficios de la sociedad
de la informacin. Plantea que
la administracin electrnica se
refiere al uso de las tecnologas
de la informacin y las comuni-
caciones y particularmente de
Internet para mejorar el funcio-
namiento de la administracin
pblica, a travs de tres niveles
de desarrollo de las tecnologas:
en el primero se limita al uso de
la tecnologa para automatizar
los procesos del negocio; en el
segundo, la administracin uti-
liza las tecnologas para ges-
tionar la informacin, la cual es
considerada como un activo es-
tratgico; y, en el tercero utiliza
el potencial estratgico de las
tecnologas de la informacin y
de las comunicaciones para dar
11
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

respuesta a problemas que no Un segundo grupo de servicio,

se haban planteado an. Para con un menor nivel de accesibi-
el caso espaol, los dos prime- lidad (50/100), entre los que se
ros niveles fueron superados en encuentran:
la dcada de los 70 y 80 del siglo
Subsidio al desempleo
anterior, siendo en el tercer nivel
en el cual se trabaja desde co- Ayuda familiar
mienzos de la dcada de los 90.
El avance mostrado por Espaa
Becas de estudio
en los ltimos aos en esta ma- Reembolso de gastos mdicos
teria se debe principalmente al
Plan de Accin e-Europa 2005,
Matrcula universitaria
aprobado por el Consejo Euro- Matrcula de vehculos
peo en 2002, en el que se de-
finieron doce servicios pblicos
Permisos y
licencias medioambientales
dirigidos a ciudadanos y ocho
destinados a empresas los cua- Citas mdicas
les deban ser ofrecidos en su
totalidad de manera electrnica Registro de
a travs de Internet. De acuerdo sociedades mercantiles
con el anlisis realizado, entre Un tercer nivel el cual, segn Ba-
los servicios ofertados se iden- rroso, requiere mayor atencin
tifican tres grupos: en el primero por comprender los menos ac-
se logr un 100% de accesibili- cesibles, est conformado por:
dad e incluye algunos como:
Permisos de construccin
Pago de impuestos
Comunicacin de
Denuncias ante la polica traslados de domicilio
Servicios de bibliotecas pblicas Compras pblicas por Internet
Presentacin de impuesto de Bsqueda de empleo
sociedades
Obtencin de pasaporte
Presentacin del IVA
Obtencin de
Declaraciones de Aduana permiso de conducir
Certificados de nacimiento y De acuerdo con el informe, el
matrimonio 47% de los usuarios de Internet

12
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
visitan pginas web de la ad-
ministracin y un 13% usan el
correo electrnico para comuni-
carse con entidades del gobier-
no, mientras que un 17% envan
formularios por Internet. En el
ao 2003 existan 2608 porta-
les web de las administraciones
pblicas, en varios de los cuales
se incorporaron funcionalidades
de acceso para discapacitados
y en lenguas no oficiales.
Un aspecto pendiente en este
escenario era la falta de un mo-
delo general de coordinacin y
colaboracin. Las diferentes ad-
ministraciones fueron creando
servicios a la medida para sus
propias necesidades para aten-
der problemas especficos, lo
cual supona una prdida de re-
cursos que podan haberse su-
mado con el fin de beneficiar a
toda la administracin. Por esta
razn, se propuso un Plan de
Choque para impulsar la admi-
nistracin electrnica en Espa-
a, cuyos objetivos fueron3:
Facilitar el acceso pblico a
los usuarios
Impulsar el desarrollo de ser-
vicios para los usuarios
Facilitar el intercambio de in-
formacin entre administra-
ciones pblicas
Apoyar la reorganizacin inter-
na de la administracin pblica
El Plan de Choque contemplaba
diecinueve acciones estratgi-
cas, articuladas al Plan de Accin
e-Europa 2005, la ltima de las
cuales se refiere especficamen-
te al sistema de archivo y docu-
mentacin electrnica. Al revisar
detalladamente cada accin de
dicho Plan, se hace evidente la
relacin de la mayora de stas
con la gestin documental, tanto
de manera explcita como implci-
ta. El estudio mencionado remar-
ca algunos sectores claves de la
e-Administracin en Espaa, ta-
les como los pagos de obligacio-
nes tributarias y de cotizaciones
laborales. Algunas de sus conclu-
siones se refieren a aspectos que
impactan directamente la gestin
documental, tales como: mejoras
en la gestin pblica; transforma-
cin de los procesos y procedi-
mientos del negocio; integracin
tecnolgica de los procedimien-
tos administrativos en los que in-
teractan los ciudadanos; reduc-
cin de la brecha digital de modo
que todos los ciudadanos tengan
acceso a los beneficios de la ad-
ministracin electrnica4.
3 Ibd. p. 63
4 Ibd. p. 70
13
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Complementan los anteriores li-
neamientos, el estudio realiza-
do por la ONTSI de Espaa en
20095, relacionado con el acceso
a documentos de las administra-
ciones locales, que plantea:
La informacin que se ofrece
desde las pginas Web de las
administraciones, corresponde
principalmente a tres catego-
ras: informacin general del
municipio; informacin y ges-
tin del municipio; informacin
destinada a empresas.
La presentacin de quejas y de-
nuncias es uno de los servicios
que utilizan mayoritariamente
los ciudadanos, por encima de
la posibilidad de consultar ex-
pedientes de la administracin.
Casi todas las administracio-
nes cuentan con servicios para
realizar trmites electrnicos,
aunque slo en la entrada de
la informacin y no para todo el
procedimiento.
No se ha implementado de ma-
nera generalizada el uso del
DNI electrnico y los certifica-
dos digitales.
ARGENTINA -
BUENOS AIRES
En Amrica Latina tambin se
identificaron varios casos en los
5 ONTSI. Estado de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones en la administracin local. Madrid, 2009. p 87-88
6 FINQUELIEVICH. Susana. E-poltica y e-gobierno en Amrica Latina. [Documento Electrnico]. Buenos Aires: Aso-
ciacin Civil para el Estudio y la Promocin de la Sociedad de la Informacin, 2003. p.5< http://www.links.org.ar/infote-
ca/E-Gobierno-y-E-Politica-en-LATAM.pdfl> [Consulta: 12 Mar. 2009]
que se relaciona la administra-
cin electrnica con la gestin
documental. El primero de ellos
fue elaborado por el Instituto para
la Conectividad de las Amricas
y describe la experiencia de Bue-
nos Aires en la implementacin
de un modelo de administracin
electrnica para la ciudad, entre
1998-2003. Por su naturaleza,
este estudio representa un insu-
mo de importancia para el proyec-
to de investigacin sobre la admi-
nistracin electrnica en Bogot,
dado que Buenos Aires adems
de ser la sede del gobierno ar-
gentino y capital de la Repblica,
corresponde a una unidad territo-
rial de caractersticas similares a
la capital colombiana.
El informe presenta un anlisis de
Programa de Descentralizacin y
Modernizacin de la ciudad de
Buenos Aires, unos de cuyos ob-
jetivos fueron la informatizacin
de los Centros de Gestin y Par-
ticipacin (CGP), la creacin de
una Intranet y el desarrollo de un
sistema de reclamos (en el que
los vecinos podran hacer llegar
sus quejas y pedidos), usando
las TIC6. El Programa buscaba
permitirle a los ciudadanos un
mayor acceso y participacin en
las decisiones del gobierno a tra-
vs del uso de redes telemticas
telefnicas, sustentado, segn la
14
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
oficina para la Descentralizacin
y Modernizacin de Buenos Ai-
res, en una red digital multimedia
que ofreciera al gobierno la po-
sibilidad de informar y transmitir
su gestin al ciudadano y brindar
un canal de comunicacin para la
participacin de los habitantes de
la ciudad.
El proceso de informatizacin se
realiz desde diferentes aspec-
tos o ejes: la descentralizacin, el
sistema de gestin de reclamos,
equipamiento y capacitacin, co-
municacin y relacin con los ve-
cinos. En cuanto a la descentrali-
zacin, giraba en torno a la toma
de decisiones que afectaban a los
vecinos de un determinado CGP,
como la inversin del presupues-
to, denuncias de ocupacin del
espacio pblico, pasando paula-
tinamente a abordar situaciones
como trmites de registro civil,
rentas e infracciones. Los servi-
cios ms solicitados a los centros
tenan que ver con recepcin de
reclamos, denuncias y propues-
tas, mediacin vecinal, rentas,
registro civil: DNI - nacimientos
matrimonios; Cuadrillas de man-
tenimientos de la va pblica, para
resolver emergencias; Infraccio-
nes de trnsito; talleres artsticos
y culturales; Consejo Consultivo
Honorario, Consejo de Preven-
cin del Delito, Direccin de la
Mujer, Servicio Social Zonal y De-
fensora de Menores. Ninguno de
ellos puede realizarse en lnea.
Para reclamos y denuncias se
cre una central gestionada a
travs de un sistema informtico
que agrupaba de manera norma-
lizada ms de 800 tipos de recla-
mos y denuncias, sin embargo
no permita hacer el trmite por
telfono o por Internet, sino que
el ciudadano deba ir directa-
mente al CGP. En algunos de los
centros, se enlazaba el ingreso
del reclamo o la denuncia con el
expediente y de esta forma con
el sistema de archivo del centro,
aunque este modelo no era ge-
neralizado. Conforme se incor-
poraban adelantos tecnolgicos
al proceso, el sistema se agiliz,
los ciudadanos podan hacer al-
gunos de los trmites a travs
de la pgina Web y recibir una
respuesta ms eficiente. Con el
tiempo, se di paso a una ven-
tanilla nica de reclamos, la cual
era en realidad un sistema infor-
mtico centralizado, capaz de in-
tegrar diferentes sistemas ante
la denuncia de un ciudadano.
Otro de los ejes del programa fue
la generacin de comunicacio-
nes va telemtica, reduciendo
paulatinamente el uso del tel-
fono, las cartas y las reuniones,
meta que segn el estudio no se
haba logrado en 2002, debido a
15
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
problemas de infraestructura, ca-
pacitacin, predisposicin a las
tecnologas, falta de acompaa-
miento del proceso y baja ofer-
ta de servicios por Internet. Dos
aspectos que no fueron conside-
rados oportunamente se refieren
a la capacitacin del personal y
el equipamiento informtico. Sin
embargo, se seala que no haba
personas calificadas para llevar
a cabo los objetivos del progra-
ma en los diferentes Centros de
gestin y participacin y que, por
ejemplo, en varios casos el pro-
ceso fue apoyado con estudian-
tes universitarios en pasanta y,
en menor medida, con ingenieros
asignados para cada centro. De
igual forma, se hace evidente que
el equipamiento variaba de un
CGP a otro. Dentro de las conclu-
siones sealadas en este estudio
se encuentran:
Los resultados obtenidos en el
perodo analizado son incom-
pletos, quedando varios asun-
tos del programa propuesto
pendientes por desarrollar.
El proceso de incorporacin
de las TIC como medio para
mejorar la participacin ciuda-
dana no contaba con una hoja
de ruta clara, mostrando resul-
tados dismiles en cada uno de
los 26 centros analizados.
Los desarrollos tecnolgicos
son heterogneos, sin que se
hubiera podido lograr un sis-
tema de participacin unifor-
me para toda la ciudad.
Las TIC no se usaron apropia-
damente para tramitar asun-
tos de la administracin o so-
licitar informacin.
La barrera cultural fue uno de
los factores que ms afect
el desarrollo del programa,
debido a la falta de un proce-
so de capacitacin y alfabeti-
zacin digital.
BRASIL -
ESTADO DE BAHA
Otro anlisis que sirve de referen-
te para demostrar el divorcio en-
tre gestin documental y gobierno
electrnico, fue realizado por Ma-
rio Wolhers a partir del programa
de gobierno electrnico del Esta-
do de Baha (Brasil), el cual fue
encargado por el Centro Latinoa-
mericano de Estudios de Econo-
ma de las Telecomunicaciones -
CELAET, en 2003, con el apoyo
del Instituto para la Conectividad
de las Amricas. El informe com-
plementa otra investigacin rea-
lizada por la Fundacin Eduardo
Magalhaes (FLEM) en 2002, en
la cual se establecieron cuatro
lneas estratgicas para los Es-
tados en Brasil, a saber: mejo-
ra en los procesos de gobierno
(e-administracin); oferta de ser-
vicios (e-servicios); participacin
16
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 2. Gobierno Electrnico en Baha (Brasil)

Fuente: Wolhers a partir de Gordilho (2002)

ciudadana en las decisiones Gobierno, a travs del cual se

del gobierno (e-participacin); y
prosperidad y desarrollo social
(e-desarrollo)7.
El eje de e-desarrollo es con-
siderado el responsable de las
informaciones, contenidos e
innovaciones necesarios para
los dems ejes. En este caso,
se analizaron principalmente
las estrategias y acciones ade-
lantadas por el programa Red
interconectaron 417 munici-
pios del Estado de Baha y que
gener cambios significativos
en el funcionamiento de la ad-
ministracin pblica, as como
importantes mejoras en la in-
fraestructura tecnolgica, la re-
duccin de costos y la eficien-
cia administrativa, adems de
la cualificacin del recurso hu-
mano en cuanto a capacitacin
y entrenamiento.

7 WOLHERS. Mario. Gobierno electrnico en Baha: evolucin y servicio de atencin al ciudadano. Salvador de Baha,
2003, pp1-2.

17
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
El eje de e-administracin8,
mostr avances en cuanto a me-
joras en las prcticas internas de
gestin en tres proyectos: Finan-
zas Pblicas, Portal del Servidor
y ComprasNet. En cuanto al pri-
mero se describen los avances
en el registro electrnico de de-
clarantes, autorizaciones para
transferencias electrnicas de
fondos, solicitud de impresin de
documentos fiscales, emisin de
declaraciones de recaudacin,
entrega de declaraciones finan-
cieras, consulta de ndices finan-
cieros y fiscales, gua para nacio-
nalizar mercancas, etc. El Portal
del Servidor permite la consulta
de procesos, datos catastrales,
recibo de sueldo, clculo para ju-
bilacin, solicitud de valoracin
mdica, solicitud de derechos
y deberes, etc. En referencia al
proyecto ComprasNet, se descri-
ben los logros en la publicacin
de convocatorias de licitacin,
registros de proveedores y de
precios, as como el valor refe-
rencial de la compra, presenta-
cin de cotizaciones de precios,
contratacin electrnica, etc.
En el eje de e-servicios se des-
tacan los resultados del Servicio
de Atencin al Ciudadano (SAC),
cuyo objetivo fue precisamente
mejorar la prestacin de los ser-
vicios pblicos9, concentrando Reduccin de costos directos
en un mismo espacio fsico los
8 Ibd. p. 6. servicios que prestan diferentes
9 Ibd. p 7. entidades del mbito federal, es-
tatal y municipal, apoyadas en el
uso de tecnologas de la informa-
cin. En este aspecto resalta la
prestacin de los servicios de sa-
lud, a partir de la automatizacin
de todos los procesos, desde el
registro de pacientes hasta la
realizacin de consultas medicas
y exmenes especializados y la
sustitucin del archivo fsico por
uno electrnico (historia clnica
electrnica). El estudio en men-
cin, ofrece adems, noticias de
utilidad para la comunidad va In-
ternet, entre otros, procedimien-
tos para el control de enfermeda-
des, listas de hospitales, trmites
sobre trasplantes de rganos e
inscripcin para exmenes mdi-
cos de ingreso a la universidad.
El estudio sobre el gobierno elec-
trnico en el Estado de Baha
ofrece resultados de relevancia
en las diferentes lneas estrat-
gicas propuestas, en aspectos
tales como:
Incremento del nmero de ciu-
dadanos atendidos
Reduccin de tiempo para tra-
mitar documentos
Percepcin positiva del ciu-
dadano frente a los servicios
prestados por la administracin
del Estado y de los municipios.
relacionados con la gestin in-
terna de los asuntos de la ad-
ministracin.
18
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Reduccin de los niveles de ex- voluntad y compromiso po-l-

clusin digital, gracias a la imple- tico de la administracin y de
mentacin de servicios mviles. los gobernantes.

As mismo, el estudio detalla las Las alianzas estratgicas con

lecciones aprendidas con la im- el sector privado en la imple-
plementacin del gobierno elec- mentacin del gobierno elec-
trnico, entre las cuales cabe trnico, son una opcin para
destacar las siguientes: optimizar la prestacin de los
diferentes servicios pblicos
La actualizacin e integracin de la administracin.
de las tecnologas y moderni-
zacin de prcticas administra- MXICO
tivas son indispensables para
atender adecuadamente la cre- 1- Siguiendo con el anlisis de
ciente demanda de servicios casos en Amrica latina, Mxico
por parte de los ciudadanos. resulta de inters particular, no
slo por los logros alcanzados
Las mejoras en los canales en los ltimos aos en la imple-
de comunicacin son facto- mentacin de las iniciativas del
res fundamentales para po- gobierno electrnico, sino por el
tenciar el uso de Internet en liderazgo en temas de transpa-
la prestacin de los servicios rencia, aspecto que est estre-
a los ciudadanos. chamente relacionado con los
Las inversiones realizadas beneficios del e-gobierno y la
por el gobierno de Baha lo- gestin documental. Con el fin de
graron mejorar los servicios, aprovechar esta experiencia, se
la productividad y la eficiencia analizaron dos casos: uno des-
de su administracin. de la perspectiva del uso de las
TIC como instrumento para pro-
El modelo de gobierno electrni- mover la participacin ciudadana
co seleccionado debe tomar en y otro que evala el impacto de
cuenta la dispersin geogrfica dichas tecnologas en los trmi-
de la comunidad, la concentra- tes de la administracin federal.
cin de la renta y el nivel educa- El primer estudio, preparado por
tivo entre otros aspectos. Judith Mariscal10 del Centro de
Con la implementacin del Investigacin y Docencia Eco-
gobierno electrnico se ob- nmicas - CIDE, es un referente
tendrn mayores resultados necesario para contextualizar los
en la medida en que exista avances de la e-administracin

10 MARISCAL. Judith. La participacin ciudadana en la era digital: La experiencia inicial de M-

xico. Mxico, CIDE, 2003. p 3.

19
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

en ese pas. El informe se centra presentar propuestas a los le-

en uno de los elementos cons-
titutivos del concepto de e-go-
bierno: la participacin ciuda-
dana. Para ello se analizan los
resultados obtenidos en dicha
investigacin sobre el proceso
de participacin ciudadana que
tuvo lugar entre los aos 2001 y
2002, a partir de la reforma de la
Ley Federal de Telecomunica-
ciones y los problemas que se
presentaron en cuanto a dicha
participacin en lnea.
Dada la experiencia negativa con
la aprobacin de la Ley Federal Persisten obstculos que im-
de Telecomunicaciones de 1995,
en 2001 se conform una comi-
sin cuyo objetivo era actualizar
el marco legal y fortalecer los
procedimientos y rganos regu-
ladores en esta materia. Una de
las primeras decisiones de esta
comisin fue la de establecer un
proceso deliberativo en lnea,
que impidiera el funcionamiento El ciudadano comn no est
de alianzas ocultas, asegurando
la transparencia del proceso y
otorgndole legitimidad, por va
de la participacin ciudadana.
El estudio ofrece un anlisis de
la participacin ciudadana en l-
nea, como indicador de la trans-
formacin y modernizacin del
gobierno, a travs del uso de las
TIC. El informe incluye ejemplos Las regulaciones y normas
sobre el uso de las TIC en pro-
cesos de participacin ciudada-
na en audiencias virtuales para
discutir proyectos de ley o para
gisladores, o en foros en lnea,
o simplemente para hacer peti-
ciones y propuestas. Sin embar-
go, se evidenci la existencia de
problemas similares a los que se
presentan en los modelos de par-
ticipacin tradicional, en cuanto
a los tiempos de respuesta y pro-
cesos internos: demoras, ausen-
cia de respuestas, desconfianza,
etc. Es preciso anotar que a pe-
sar del esfuerzo, los resultados
no fueron totalmente satisfacto-
rios por cuanto:
piden la participacin adecua-
da de la ciudadania median-
te el uso de las TIC. Estos se
refieren a la disparidad de los
niveles de desarrollo de los
diferentes departamentos; al
uso del espaol como idioma
de los portales del Estado; a la
exclusin digital, entre otros.
capacitado para hacer uso de
las TIC con el fin de potenciar
sus relaciones con el gobier-
no, a lo cual se suma la des-
confianza en las transacciones
basadas en computadores y
en su escaso reconocimiento
de las potencialidades de di-
chas tecnologas.
relativas a la administracin
electrnica son incipientes, en
particular en aspectos como
privacidad de los datos, ruptu-

20
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

ra con el sistema prevalente de La tecnologizacin debe aten-

trfico de influencias y aumen- der las necesidades de regio-
to de la confianza pblica en nes y comunidades que re-
los sistemas de informacin. quieren ser incluidas dentro
del proceso.
Es necesario fortalecer los me-
canismos que potencien las 2- El segundo caso de estudio,
relaciones gobierno-ciudada- elaborado por Robert Kossic12 des-
no, mediante estrategias que cribe los resultados del anlisis de
conduzcan a mejorar los nive- los servicios prestados por el Portal
les de participacin y el uso de Tramitanet administrado por la Se-
las TIC como un instrumento cretara de Contralora y Desarro-
para el desarrollo. llo Administrativo. El portal, basado
en un modelo gobierno-ciudadano,
Adicionalmente el estudio seala contiene informacin sobre 2064
una serie de lecciones que resul- trmites federales:
tan de especial utilidad para otros
pases y administraciones:11 Procedimientos
Los mecanismos de participa- Documentos requeridos
cin ciudadana basados en las Ubicacin y horario de trabajo
TIC obstaculizan el accionar de las oficinas gubernamentales
tradicional de las prcticas po-
lticas, lo cual aleja a los ciuda- Costo oficial del trmite
danos de las decisiones ms Versin electrnica de formu-
importantes. larios (slo para algunos trmi-
Estos mecanismos no son sufi- tes) que se pueden descargar
cientes para eliminar procesos
El portal cuenta con un mdu-
internos de la administracin
lo para realizar trmites elec-
pblica, que resultan descono-
trnicos y provee formularios
cidos para el ciudadano.
electrnicos que se diligencian
La alfabetizacin digital y la directamente en el sistema; en
formacin en cultura y partici- algunos casos los formularios
pacin ciudadana son funda- pueden ser firmados digitalmen-
mentales para mejorar los ni- te (trmites federales), respe-
veles de participacin digital. tando procedimientos seguros

11 MARISCAL. Judith. La Participacin ciudadana en la era digital: la experiencia inicial de M-

xico. [Documento Electrnico]. Mxico D.F.: CIDE, 2003. < http://www.idrc.ca/es/ev-106940-201-
1-DO_TOPIC.html >. [Consulta: 21 Abr. 2009]
12 KOSSIC. Robert. Tramitanet: la transformacin en la prestacin de servicios gubernamenta-
les. Mxico DF: 2003, p 4.

21
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

(autenticidad, integridad, confi- A la capacidad del gobierno

dencialidad, etc.) mientras que
otros no cuentan con regula-
ciones que respalden este tipo
de procedimientos (como es el
caso de los trmites estatales).
Tramitanet tambin permite a
los ciudadanos presentar que-
jas, denuncias y peticiones, a
travs de herramientas bsi- Uno de los aspectos de mayor
cas como correo electrnico,
atencin telefnica y atencin
en oficinas asignadas. Median-
te la opcin contctenos, los
ciudadanos pueden formular
preguntas relacionadas con un
determinado trmite o formular
propuestas a la administracin.
Se destaca la creacin por par-
te del gobierno de Mxico13 de El desarrollo futuro de los tr-
3.200 Centros Comunitarios Di-
gitales (CCD) que proporcionan
acceso a 2.445 sedes de gobier-
nos municipales. Dentro de las
conclusiones ms importantes
de esta experiencia se destacan
las siguientes:
Los alcances de un programa
de gobierno electrnico estn
directamente asociados con
los niveles de acceso a Inter-
net y al grado de cultura digital
de la ciudadana, factores que
reducen la posibilidad de apro-
vechar al mximo los benefi-
cios de las tecnologas de la Slo en un proyecto (e-presen-
informacin y la comunicacin.
para crear un ambiente de tra-
mitacin que brinde seguridad
y confianza se debe articular
elementos como la posibilidad
para realizar cualquier trmite
de manera completa y no solo
para iniciarlo.
importancia para la ciudadana
se refiere a la privacidad de
los datos. Se debe asegurar
que las transacciones gozan
no solo de medidas tcnicas
de proteccin sino del uso de
prcticas internas que favorez-
can la proteccin de la infor-
macin del ciudadano.
mites debe considerar las re-
gulaciones y marcos legislati-
vos de los diferentes niveles
territoriales, tales como la va-
lidez y efectos jurdicos de las
firmas digitales, los mensajes
de datos electrnicos y la pri-
vacidad ciudadana.
Las quejas, reclamos y peti-
ciones en lnea son un instru-
mento para identificar, castigar
y eliminar actos irregulares co-
metidos por funcionarios pbli-
cos o por sus asociados.
taciones) se redujo la produc-

13 Ibd. p. 10.

22
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

cin de documentos, equiva- uno de los requisitos previos

lente a 70 toneladas de papel en la implementacin de mo-
en un ao. delos de gobierno electrnico.

Al igual que en el estudio sobre Los resultados del gobierno

participacin ciudadana, este electrnico comprenden as-
presenta una serie de lecciones pectos como el mejor uso de
que conviene sealar: los recursos financieros, mate-
riales y de tiempo, as como en
La tecnologizacin de la admi- la percepcin sobre la gestin
nistracin por s sola no resuel- administrativa.
ve los problemas del gobierno
en aspectos claves de desem- COLOMBIA-BOGOT
peo como son: mejoras en la
economa y la eficiencia admi- El ltimo caso que muestra la
nistrativa, descongestin de relacin entre el gobierno elec-
trmites. trnico y la gestin documental
es el del Gobierno en Lnea de
El establecimiento de un plan Bogot. En desarrollo del gobier-
de gobierno electrnico inte- no en lnea, la administracin de
gral y de largo plazo permi- la capital formul un conjunto de
te lograr cambios polticos e polticas sobre administracin
institucionales, reduciendo electrnica, a partir de las pol-
los obstculos iniciales como: ticas establecidas por el gobier-
bajos niveles de penetracin no nacional. Como resultado, la
in-formtica y de conectividad, Alcalda Mayor de Bogot, en el
restricciones presupuestales y Plan de Desarrollo 2008-2012
legales, de infraestructura y de defini varias lneas de accin re-
coordinacin administrativa. lacionadas con estos conceptos,
destacndose las siguientes:
Un gobierno electrnico exito-
so, requiere asegurar la inte- Integrar los diferentes elemen-
roperabilidad e integracin a tos administrativos y tecnol-
largo plazo de las tecnologas gicos del Distrito con el fin de
y sistemas de informacin utili- brindar un servicio eficiente a
zados en los diferentes niveles la comunidad, a travs de los
de la administracin, as como diferentes canales de atencin
un cambio en el modelo mismo y de acuerdo con las necesi-
de la administracin pblica. dades de la poblacin.
La preparacin ciudadana para Consolidar la gobernabilidad
la participacin en la adminis- electrnica y los servicios a
tracin electrnica debe ser la comunidad a travs del uso

23
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
articulado de las herramien-
tas y recursos que ofrecen
las tecnologas de la informa-
cin y la comunicacin.
Ampliar los canales de inte-
raccin y comunicacin para
la construccin de ciudad y el
fortalecimiento de la gestin
institucional, promoviendo el
ejercicio de la participacin y
el control social.
Aprovechar y hacer uso de las
tecnologas de la informacin y
la comunicacin para mejorar
los servicios de las institucio-
nes y facilitar el acceso a stas
por parte de la comunidad.
Consolidar y fortalecer la ges-
tin documental pblica para
promover la eficiencia de la
administracin y garantizar la
informacin como un activo, Portal de Bogot www.bogota.
un derecho de la comunidad y
un patrimonio de la ciudad.
Supercade Virtual (Definicin
En la actualidad, el Distrito de
Bogot hace parte de la Red
para la Gobernabilidad Electr-
nica Local i-local, creada con
el propsito de mejorar la go-
bernabilidad local y promover la
construccin de una comunidad
de servidores pblicos en Amri-
ca Latina14. Para ello se propone
capacitar a todos los empleados
de la administracin distrital en
la formacin de redes de cono-
14 http://www.bogota.gov.co/portel/libreria/php/frame_detalle.php?h_id=20108. [Consulta: 8
Sept. 2008]
cimiento e informacin. Quienes
hacen parte del e-gobierno de la
capital cuentan con asesora de
expertos de la red sobre prcti-
cas tecnolgicas e interactivas
de avanzada que podran ser
adaptadas a las entidades distri-
tales para el mejoramiento de los
procesos estratgicos internos y
externos. El objeto de esta pro-
puesta es lograr que todos los
funcionarios del Distrito Capital
adquieran conciencia sobre la
importancia de la tecnologa en
el sector pblico y se capaciten
en las tcnicas de gobernabili-
dad electrnica local y el moni-
toreo de polticas, entre otras
temticas. En cuanto a las es-
trategias de e-gobierno distrital,
se han formulado los siguientes
proyectos:
gov.co.
de Ventanilla nica Distrital)
Certificacin Digital
Tarjeta Inteligente Bogot Ciu-
dad (TBCB)
Portales Interactivos
Infraestructura de Datos Espe-
ciales - IDEC@
Proyectos de Software Libre
Correo Electrnico
24
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Reglamentacin del Gobierno nos puedan ejercer su derecho a

Electrnico
Equivalencia Documento Fsi- Para alcanzar estos objetivos no
co - Documento Electrnico
Un elemento importante relacio-
nado con estas estrategias es el
diagnstico realizado por la Con-
tralora de Bogot15, a todos los
sistemas de informacin de las
entidades del Distrito, la cual evi-
denci que dichos sistemas pre-
sentan dificultades en la creacin
de verdaderas bases de datos
que permitan ofrecer servicios de
informacin a los ciudadanos y
garanticen que los gestores p-
blicos cuenten con herramientas
para sustentar la toma de deci-
siones. Segn el estudio, en las
actuales condiciones es urgente
mejorar tanto los sistemas de in-
formacin como los mecanismos
de servicio al ciudadano a travs
del uso de las tecnologas de la
informacin. Con ello se garanti-
zara que Bogot se involucre en
la Sociedad de la Informacin y
se de cumplimiento a los princi-
pios de las Naciones Unidas en
el sentido de que: los gobiernos
deben producir, compilar y facilitar
en forma imparcial la informacin
de utilidad para que los ciudada-
mantenerse informados16.
basta con tener las tecnologas
apropiadas o avanzados siste-
mas de informacin: la tecnolo-
ga sin la participacin de otros
componentes que hagan viable
el cumplimiento de las metas
del gobierno electrnico, puede
constituirse en un obstculo para
lograr dichos objetivos. Antes de
implementar cualquier estrate-
gia o programa relacionado con
la administracin electrnica se
debe asegurar la integracin de
elementos como las TIC, los siste-
mas administrativos, las polticas
y la gente (funcionarios, servido-
res pblicos, ciudadanos, etc.).
1.2. Acceso a la Informa-
cin y Gestin Documental
En la ltima dcada del siglo XX,
el derecho a la informacin ha sido
parte de la agenda poltica nacio-
nal e internacional. En 1995 se
plantea en Bruselas el concepto
de Sociedad de la Informacin,
iniciativa promovida por el G7. A
partir de entonces se comienza
a hablar de un nuevo orden mun-
dial de la informacin17, concepto

15 CONTRALORA DE BOGOT. Los sistemas de informacin distrital 2007. Bogot, Contralo-

ra de Bogot, 2007. p 5.
16 Ibd. p. 6
17 MATTELARD, Armand. Pasado y presente de la Sociedad de la Informacin. Entre el Nuevo
Orden Mundial de la Informacin y la Comunicacin y la Cumbre Mundial sobre la Sociedad
de la Informacin. En lnea: http://www.campusred.net/telos/articuloAutorInvitado.asp?idarticu-
lo=1&rev=67[consulta: 14 Ago. 2008].

25
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
centrado fundamentalmente en el
dominio de las nuevas tecnolo-
gas de la informacin y la comu-
nicacin. En 1998, las Naciones
Unidas aprueban la realizacin
de una Cumbre Mundial sobre
la Sociedad de la Informacin
(CMSI), la primera de las cuales
tuvo lugar en Ginebra (2003) y la
segunda en Tnez (2005).
Para Mattelart, la UNESCO si-
ta la lucha por el acceso uni-
versal al ci-berespacio en el
marco de una info-tica y del
respeto a la diversidad cultural y
lingstica, garanta del dilogo
entre culturas, sin las cuales el
proceso de globalizacin eco-
nmica sera culturalmente em-
pobrecedor, no equitativo e in-
justo. En el seno mismo de la
institucin, la nocin de Socie-
dad de la Informacin, basada
en las tecnologas de la informa-
cin y el intercambio de bienes
informacionales a escala mun-
dial, se confronta con la nocin
de sociedades del conocimiento
que pone de relieve la diversi-
dad de los modos de apropia-
cin cultural, poltica y econ-
mica de la informacin y de los
conocimientos por parte de cada
sociedad. Y continua afirman-
do, las decisiones adoptadas
en las instancias internaciona-
les sobre asuntos de cultura, in-
formacin y comunicacin, slo
pueden transformarse en una
herramienta de construccin de
polticas pblicas en todos los
niveles si estos nuevos actores
las asumen efectivamente, en
lo que l denomina la ciudada-
nizacin de los problemas de la
comunicacin.
En desarrollo de este principio
universal, el uso de las TIC es
entendido como un medio que
permite aprovechar al mximo
los beneficios de la informtica
en el desarrollo de las funciones
de los diferentes niveles del go-
bierno, potenciando el desarrollo
econmico y social e incentivan-
do el aumento de la competitivi-
dad de los pases. De esta for-
ma, el acceso ciudadano a la
informacin es entendido cada
vez ms como uno de los prin-
cipales indicadores de un ejerci-
cio democrtico pleno y como un
instrumento eficaz de participa-
cin ciudadana. El estado cum-
ple una doble funcin en este as-
pecto: por un lado, es uno de los
impulsores de las iniciativas so-
bre acceso ciudadano a la infor-
macin y por otro, es el principal
usuario de los adelantos tecno-
lgicos para ofrecer y posibilitar
dicho acceso, especialmente en
cuanto al campo de la inform-
tica. Todo adelanto tecnolgico
esta ligado de modo ineludible
a la produccin de informacin y
dentro de sta a los documentos.
Como consecuencia de tal ten-
dencia, las diferentes entidades
del gobierno disean todo tipo
de sistemas de informacin para
proveer acceso a la informacin
26
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

que ellas mismas producen, reci- la sociedad que debido a fac-

ben o gestionan. tores como el crecimiento del
sector de servicios, la cada
En este marco, una de las es- del empleo industrial, la apa-
trategias del gobierno es el de- ricin de las industrias del co-
sarrollo del denominado Gobier- nocimiento, dio lugar al desa-
no Electrnico (e-goverment), el rrollo de nuevos empleos en
cual busca aprovechar las posi- el sector de la informacin y
bilidades de Internet para fortale- el conocimiento.
cer y ampliar las relaciones con
los ciudadanos. Uno de los obje- El segundo, contempla el
tivos del e-gobierno es acercar al aporte de la industria de la in-
ciudadano a sus respectivos go- formacin al PIB, el aumento
biernos, con el fin de facilitar la de la poblacin universitaria
realizacin de trmites, el acceso y del sector de servicios de-
a la informacin pblica, mejorar mandan una mayor participa-
los espacios de discusin y ase- cin de la sociedad en el m-
gurar el acceso al conocimiento bito de la informacin.
necesario para el desarrollo de El tercero est definido por
la comunidad. las tecnologas de la infor-
macin y las comunicaciones
En diferentes escenarios y m-
mediante las cuales se facili-
bitos de la sociedad se suele
ta el acceso de toda la pobla-
analizar la importancia de las
cin a los beneficios de esta
tecnologas de la informacin
nueva sociedad.
y la comunicacin para las em-
presas de todo tipo. La conjun- El cuarto, enfatiza la importan-
cin de estos dos conceptos: cia de democratizar el acceso
Informacin y Tecnologas, a la informacin en una socie-
ha dado lugar a reconocer a dad postindustrial y de promo-
la sociedad actual como una ver el uso de las TIC en todos
Sociedad de la Informacin. los mbitos de la sociedad
Carmen de Pablos18 identifica (educacin, salud, servicios
cinco aspectos relativos a la sociales, etc.), como motor de
Sociedad de la Informacin: cambios y desarrollo.
El primero, relacionado con la El quinto, concibe el termino
naturaleza de la economa de ligado a la generacin, trans-

18 DE PABLOS. Carmen et al. Direccin y gestin de los sistemas de informacin en la empresa.

Madrid; ESIC editorial, 2001. p. 18.

27
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
misin y procesamiento de la
informacin de manera instan-
tnea, y a su conversin en
conocimiento til para la po-
blacin, independientemente
de su localizacin.
La misma autora19 identifica cin-
co caractersticas de esta nueva
sociedad de la informacin: la
tercerizacin, por ser un compo-
nente del sector de servicios; la
automatizacin de algunas acti-
vidades relacionadas con la in-
formacin como la recoleccin,
tratamiento, transmisin, etc.; la
globalidad que sustenta la es-
tructura de la sociedad de la in-
formacin, y con ella la necesi-
dad de relacionar los diferentes
mbitos de la informacin, que
se traduce necesariamente en
delegar el poder, por las dificultad
para saber todo lo que es preciso
para un determinado negocio; la
multiplicidad de fuentes de infor-
macin (econmicas, polticas,
culturales) y de canales de trans-
misin y acceso y la informacin
como factor de produccin.
Se puede afirmar entonces, que
lo que realmente caracteriza a
esta nueva sociedad de la in-
formacin son precisamente las
tecnologas de la informacin y
la comunicacin (TIC), sobre las
que es pertinente decir que son el
19 Ibd., pg. 19.
motor de esta sociedad, pues sin
su uso no sera posible hacer v-
lidos los principios de la sociedad
de la informacin. En esta nueva
sociedad de la informacin, surge
de manera espontnea un nuevo
elemento, propio de la sociedad
postindustrial y que se caracteri-
za por una relacin tridimensional
de los conceptos Administra-
cin - Informacin - Ciudada-
na. Aunque sta relacin no es
nueva, pues ha estado presente
en la sociedad por varios siglos,
cobra importancia en los siste-
mas democrticos actuales al ser
eje central de la construccin del
concepto de Democracia.
La UNESCO ya se ha referido a
este tema en diferentes escena-
rios mundiales en los cuales ha
sealado que la Informacin se
constituye en un elemento fun-
damental de la sociedad actual.
La Cumbre Mundial sobre la So-
ciedad de la Informacin, organi-
zada por la UNESCO en 2003,
enfatizaba en la necesidad de
construir una sociedad de la in-
formacin centrada en la perso-
na, incluyente y orientada al de-
sarrollo, en la que todos puedan
crear, consultar, utilizar y com-
partir la informacin y el conoci-
miento, para que las personas,
las comunidades y los pueblos
puedan desarrollar su pleno po-
28
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
tencial en la promocin de su de-
sarrollo sostenible y mejorar su
calidad de vida, de acuerdo con
los objetivos y principios de la
Carta de las Naciones Unidas y
respetando y defendiendo plena-
mente la Declaracin Universal
de Derechos Humanos20. Sin
embargo, para lograr este obje-
tivo se requiere reducir la brecha
digital y comprender que una So-
ciedad de la Informacin verda-
deramente incluyente, requiere
de la participacin de la sociedad
civil, tal como lo sealan los prin-
cipios de la UNESCO en materia
de acceso a la informacin.
Para lograr lo anterior, los Esta-
dos tendrn que encaminar sus
acciones no slo a la publicacin
de todo tipo de informacin y a
facilitar su acceso sino que di-
chas acciones deben posibilitar
una verdadera relacin entre la
administracin y el ciudadano
en trminos de un mayor conoci-
miento sobre las actuaciones del
gobierno, del Estado y de la admi-
nistracin, las cuales se encuen-
tran registradas principalmen-
te en documentos, entendidos
como un bien pblico. Al respec-
to, la Convencin de las Nacio-
nes Unidas contra la Corrupcin
(Art. 1, literal c) estableci como
uno de sus fines promover la in-
tegridad, la obligacin de rendir
cuentas y la debida gestin de
20 OEI. En lnea: http://www.oei.es/revistactsi/numero6/documentos01.htm. [Consulta: 12 Dic. 2008].
los asuntos y los bienes pbli-
cos siendo la informacin y los
documentos activos intangibles,
considerados como un bien p-
blico (Art. 2, literal b). El artculo
9 del mismo texto seala que los
Estados deben adoptar polticas
de difusin pblica de la informa-
cin, y el artculo 10 fue dedica-
do exclusivamente al tema de la
informacin pblica y a la publi-
cacin y acceso a la misma por
parte del ciudadano.
En complemento, dentro del con-
cepto de transparencia cobra re-
levancia la forma como las insti-
tuciones desarrollan los asuntos
que le son propios. En las con-
sideraciones de la Convencin
de las Naciones Unidas, se hace
referencia a la necesidad de que
todos los Estados tengan pre-
sente los principios de la debida
gestin de los asuntos, lo cual su-
pone contar con procedimientos
que faciliten no slo la eficacia
y desarrollo de los trmites sino
de la forma como dichos trmi-
tes deben realizarse para evitar
eventuales focos de corrupcin.
De manera similar, en el foro so-
bre Gobernabilidad, desempeo
e institucionalidad ya citado el
ex Procurador General de la Na-
cin, Edgardo Maya, seal la
relacin existente entre la trans-
parencia de los procedimientos y
29
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
la vida pblica de las institucio-
nes. Asimismo, el artculo 10 de
la mencionada Convencin, de-
termina la necesidad de que los
Estados establezcan una ade-
cuada organizacin de los proce-
sos, procedimientos y regulen la
adopcin de decisiones con el fin
de facilitar la transparencia de la
administracin pblica, adems
de enfatizar en la necesidad,
cuando proceda, de simplificar
los procedimientos administra-
tivos. Se puede afirmar que el
buen funcionamiento de los sis-
temas institucionales se basa en
una adecuada definicin de los
procedimientos para hacerlos
ms transparentes y accesibles
al ciudadano. En el informe del
Banco Mundial presentado en el
mismo foro, se plantea la falta de
transparencia en la prestacin
de servicios de salud, pensiones
y trnsito por cuanto son los ms
vulnerables a causa de trmites
engorrosos, falta u ocultamiento
de informacin, requerimientos y
documentos innecesarios o dif-
ciles de conseguir, etc.
Lo anterior hace evidente la re-
lacin directa que existe entre
los procedimientos y los actos
mismos de la administracin p-
blica. Esta fija el desarrollo de
sus asuntos mediante el esta-
blecimiento de procedimientos
administrativos, los cuales son
la expresin formal de todas
las informaciones e instruccio-
nes necesarias para operar en
un determinado sector de la or-
ganizacin. Sin procedimientos
sera imposible que una empre-
sa funcionara pues son el cau-
ce o camino a travs del cual
se cumplen los objetivos insti-
tucionales y se desarrollan las
funciones que le han sido en-
comendadas a sus diferentes
rganos y que han de conducir
a una decisin administrativa.
De acuerdo con el Observatorio
de Sociedad, Gobierno y Tecno-
logas de Informacin de la Uni-
versidad Externado de Colom-
bia, desde que hizo su aparicin
el Gobierno Electrnico han sur-
gido una serie de problemas que
limitan los beneficios de dicha
iniciativa, tales como:
el reconocimiento sobre el n-
fasis excesivo en la tecnologa,
la insuficiente colaboracin en
el gobierno,
la falta de nfasis en la cons-
truccin de capacidades hu-
manas y
la inadecuada consulta pblica.
Lo anterior, segn el mismo or-
ganismo, hace necesario un
cambio de enfoque, desde mejo-
ras a las operaciones de gobier-
no facilitadas por la tecnologa
(e-gobierno) hasta mejoras en
30
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
las interacciones entre gobierno,
ciudadanos, empresas y socie-
dad civil (Gobernabilidad Electr-
nica). Bajo este nuevo modelo,
ya no es aceptable que solo los
aspectos tcnicos, administrati-
vos y organizacionales susten-
ten las iniciativas de Gobernabi-
lidad Electrnica. En cambio, se
requiere un enfoque multidiscipli-
nar, orientado a la comunidad y
con representacin de todos los
grupos de inters, en el cual con-
verjan diversas reas de conoci-
miento tales como: Informtica,
Administracin y Poltica Pbli-
ca, Ciencias Polticas, Ciencias
de la Informacin, Lingstica,
Derecho, Economa, Sociologa,
Administracin de Empresas,
Tecnologas de la Informacin y
ms recientemente la Archivsti-
ca y la Gestin Documental.
Cuando se analizan los alcances
de los planes, programas y pro-
yectos relacionados con la admi-
nistracin electrnica, la primera
impresin es que en la mayora
de los casos el objetivo central
de tales iniciativas se limita a
ofrecer al ciudadano informacin
amplia y variada sobre la admi-
nistracin pblica, la cual resulta
a menudo superficial y con poca
calidad. Tal como lo seala la
Escuela de Gobierno Electrnico
de las Naciones Unidas, los ob-
jetivos del gobierno son:
Facilitar el acceso en lnea de
los ciudadanos al gobierno;
Potenciar el uso de las TIC
para todo tipo de actividades
por parte del ciudadano (comu-
nicacin en lnea, realizacin
de transaccio-nes, consulta de
informacin, presentacin de
quejas) y,
Transformar toda la administra-
cin pblica a travs de las TIC.
Teniendo en cuenta lo anterior, se
puede afirmar que para cada obje-
tivo hay un nivel diferente de ser-
vicio en la administracin electr-
nica, y a su vez un nivel diferente
de informacin para los ciudada-
nos, lo cual deja a los resultados
del gobierno electrnico en esta
materia es una situacin deficien-
te, que adems, afecta a futuro la
preservacin de la memoria cor-
porativa, cuya informacin est
registrada en los documentos que
son evidencia de las actuaciones
de la administracin.
Aunque es posible identificar di-
ferentes documentos que dan
cuenta de los avances, dificulta-
des y perspectivas del e-gobier-
no desde mbitos tan diversos
como el comercio, el derecho, la
informtica, la administracin, la
educacin, etc., existe un vaco
en cuanto al anlisis del impacto
que ha tenido la implementacin
31
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
de dicho gobierno en la gestin
documental de la administracin
pblica en diferentes pases de
Amrica Latina. A pesar de los
esfuerzos para transformar la
administracin pblica mediante
el uso de las TIC y de la relacin
que existe entre la administra-
cin que origina los documentos
y stos como evidencia de sus
actuaciones, sorprende que no
existan suficientes estudios res-
pecto del impacto que la e-ad-
ministracin ha tenido sobre los
modelos de gestin documental,
en particular en cuanto a los obje-
tivos mencionados anteriormen-
te. De igual forma, la falta de una
evaluacin multidisciplinar sobre
los avances del e-gobierno impi-
den tener una visin integral en
esta materia.
En un anlisis preliminar de
la literatura sobre la materia
el autor21, logr identificar que
las diferentes experiencias de
e-gobierno carecen de un mo-
delo de gestin documental
que lo sustente o apoye, des-
conociendo justamente la im-
posibilidad de separar los do-
cumentos de la administracin
que los produce. A pesar de los
logros y avances del e-gobier-
no en Amrica Latina, los re-
sultados en cuanto a la gestin
21 ZAPATA. Carlos Alberto. La gestin documental en los proyectos de administracin electrnica:
Estado de la cuestin en la administracin distrital de Bogot. Salamanca: Universidad de Salaman-
ca, 2010. (Tesis de Grado)
22 ZAPATA. Op. Cit. p. 29
documental dentro de l no son
equivalentes. Las causas de
dicho retraso pueden tener su
origen en el divorcio existente
en la implementacin de ambos
programas gubernamentales, a
partir de lo cual se hace impe-
rativo realizar no slo un mayor
anlisis de la relacin existente
entre prestaciones y servicios
de la administracin electrnica
y la gestin documental, sino el
diseo de un modelo de gestin
documental para el e-gobierno,
que se adapte a las prioridades
de esta iniciativa en cada pas
u organizacin.
Mientras esto no se logre, los pro-
gramas de gestin documental y
gobierno electrnico se seguirn
llevando a cabo de manera inde-
pendiente y de forma desarticu-
lada, reduciendo los resultados
esperados desde la perspectiva
de la gestin electrnica de do-
cumentos22. El objetivo general
de este anlisis es establecer el
grado de implementacin de los
diferentes proyectos de gestin
documental y e-administracin,
percibido desde la perspectiva
de la archivstica y la gestin do-
cumental, ms que desde la pti-
ca de la informtica, como condi-
cin para no desviar el propsito
de este tipo de estudios, que no
32
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

es otro que el de darle sustento evaluacin. Uno de tales compo-

al back office del e-gobierno. nentes tiene como eje central la
evaluacin de las interacciones
1.3. Evaluacin de la (transacciones, trmites, servi-
Gestin Documental en cios, operaciones) que ocurren
el marco del Gobierno en desarrollo de las funciones y
Electrnico procesos de los rganos y uni-
dades administrativas de las en-
La necesidad de evaluar la gestin tidades pblicas. Este complejo
documental en el e-gobierno tiene tejido de operaciones se cons-
su origen en el desarrollo mismo tituye en el cauce a travs del
de ste ltimo, por cuanto al ser cual fluye (circula) la informacin
los documentos un producto de la y los documentos en cualquier
administracin, la forma como se entidad.
gestionen constituye en un fac-
tor determinante en los procesos El documento se inicia con la vo-
de la gestin de los documentos luntad creadora desarrollada en
electrnicos y en la formacin de los procesos de la entidad, tra-
los archivos fsicos y electrnicos, ducida, a su vez, en los diferen-
as como en su acceso, consulta, tes servicios que presta la admi-
conservacin y preservacin. nistracin y en sus destinatarios,
que para el caso del e-gobierno
Al ser los documentos un pro- son en primer lugar los ciudada-
ducto inherente a la actividad nos. Esta voluntad creadora co-
administrativa, toda vez que se mienza con el marco jurdico y
encuentran inmersos en los pro- regulatorio, al cual le siguen las
cedimientos administrativos de funciones claves (misionales),
cualquier organizacin, la eva- las sub funciones, procesos y
luacin del gobierno electrnico procedimientos que terminan en
no puede sustraerse de la eva- la produccin de un acto de la
luacin de las operaciones que administracin (o acto adminis-
se desarrollan entre el front offi- trativo), ejecutadas por una uni-
ce y en el back office de la admi- dad administrativa o un funciona-
nistracin electrnica. Un anli- rio investido con la competencia
sis de los modelos de evaluacin para ejecutar dicha accin. A
del e-gobierno permite identifi- partir de lo anterior, una primera
car elementos comunes en los propuesta para evaluar la ges-
diferentes componentes de la

33
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

tin documental en el e-gobierno nistracin y por cuanto, adems,

define una serie de unidades de dicho organismo es responsable
anlisis que deben ser evalua- de la coordinacin de los diferen-
das en los programas de gestin tes programas de gestin docu-
documental, a saber: mental de la administracin p-
blica en el nivel respectivo.
El marco jurdico, estructura,
funciones, procesos y procedi- Resulta igualmente necesario
mientos de la entidad. reunir una base informativa a
El modelo tecnolgico existen- partir de fuentes secundarias al
te en la organizacin. interior de las mismas entidades,
tales como diagnsticos, planes
Las polticas pblicas en cuan- de accin, informes de evalua-
to a gestin documental y ad- cin y planes de mejora, entre
ministracin electrnica. otros. Adicionalmente, se debe
reunir de manera sistemtica
Los proyectos de administra- toda la informacin relativa a los
cin electrnica que se estn
proyectos de e-gobierno, inclu-
llevando a cabo.
yendo los planes estratgicos e
El Programa de Gestin Docu- informes de evaluacin de e-go-
mental de las entidades, vistas bierno, con sus correspondientes
individualmente y de ser posi- fichas tcnicas, planes, recursos
ble de toda la administracin e informes de evaluacin.
en su conjunto (por ejemplo en
el caso de una municipalidad, 1.3.1. Mtodos y tcnicas
una provincia o una regin). para la evaluacin
Para facilitar el establecimien- Ante la ausencia de un modelo de
to de relaciones o suposiciones evaluacin para la gestin docu-
desde la evaluacin se sugiere mental en el e-gobierno convie-
efectuar dicha evaluacin sobre ne apoyarse en las metodologas
todas las entidades cobijadas definidas en cada pas o entidad
bajo un mismo campo de actua- para evaluar el propio e-gobierno
cin de la administracin pblica y a partir de stas, identificar las
(nacional, regional, municipal o interfaces documentales y las in-
local). Es importante que dicho terfaces de informacin derivadas
anlisis sea llevado a cabo por inherentes a las cadenas de tr-
el organismo de archivo del nivel mites sobre las cuales se centra-
respectivo, dado su conocimien- r dicho anlisis. Existen diferen-
to del funcionamiento de la admi- tes enfoques para llevar a cabo la

34
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

evaluacin, dependiendo de los efectos sobre el e-gobierno o

objetos que se pretenda analizar o desde ste y su relacin con la
los objetivos del anlisis, a saber: gestin de documentos. Tal an-
lisis puede ser negativo positi-
El primer enfoque aborda la vo, de acuerdo con la influencia
evaluacin centrada en el do- que un componente tiene sobre
cumento como objeto de estu- su contraparte. La evaluacin se
dio, que se denomina anlisis puede efectuar en relacin uno a
docu-cntrico. Incluye, ade- uno, uno a varios o mltiple.
ms, el anlisis tecno-cntrico
cuyo objeto son los sistemas El anlisis de impacto, se dife-
electrnicos propiamente di- rencia del correlacional porque
chos en una doble dimensin, su objetivo es analizar los bene-
la documental y la informti- ficios que la gestin documen-
ca. Asimismo, la evaluacin tal tiene sobre el e-gobierno en
antropo-cntrica, que analiza general o sus elementos espe-
la gestin documental a par- cficos (prestaciones, servicios y
tir de las prestaciones y ser- proyectos), y no simplemente las
vicios del e-gobierno dirigidos relaciones entre los componen-
a los beneficiarios, es decir a tes de la gestin de documentos
los ciudadanos. Por ltimo, se y el e-gobierno.
presenta la evaluacin reali-
zada sobre el entramado de Un tercer tipo de anlisis es el
procesos del negocio (funcio- transaccional cuyo propsito es
nes, procedimientos y trmi- evaluar el complejo proceso de
tes) que se denominar anli- formacin de los repositorios
sis tramito-cntrico. electrnicos que resultan de las
transacciones del e-gobierno, in-
El segundo enfoque se realiza cluyendo la organizacin y clasi-
tomando como eje los objeti- ficacin de la informacin en el
vos de la evaluacin. Este in- back office y en el front office de
cluye tres tipos de anlisis: la administracin. Se puede divi-
dir en dos tipos: anlisis transac-
El anlisis correlacional, segn cional blando cuando se realiza
el cual se toman dos o ms ele- sobre informacin electrnica en
mentos del e-gobierno en los forma de datos y anlisis tran-
que se gestionen documentos o saccional duro, cuando se realiza
informacin y se identifica el gra- sobre documentos electrnicos.
do de correlacin (causa-efec- El anlisis puede ser integrado si
to) existente entre ambos y sus incluye los dos anteriores.

35
2.
Administracin
electrnica
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
2.1. Concepto
El trmino e-administracin est
ligado a la incorporacin, con pos-
terioridad a la dcada de los 80
del siglo XX, de las tecnologas de
la informacin y la comunicacin
(TIC) en los diferentes procesos
de la administracin pblica. Gra-
cias al desarrollo de dichas tecno-
logas gran parte de los procesos
internos de apoyo a la gestin de
la administracin se comenzaron
a realizar de manera progresi-
va con la ayuda de sistemas de
informacin. Aunque al principio
los sistemas no ofrecan integra-
cin, cada vez un mayor nmero
de operaciones, transacciones y
tareas se fueron realizando con
apoyo en sistemas informticos,
lo cual permiti aumentar la pro-
ductividad y mejorar la eficacia y
la eficiencia de la administracin.
Hoy en da el sector pblico in-
vierte importantes recursos pre-
supuestales en tecnologas de la
informacin, convirtindose en
uno de los principales usuarios de
los avances tecnolgicos, siendo
las aplicaciones ms frecuentes
aquellas que contribuyen a mejo-
rar y a hacer ms eficiente tanto
los procesos internos como las re-
laciones con el ciudadano.
Para contextualizar el desarro-
llo del e-gobierno, es relevan-
te comprender cmo ha sido la
evolucin de las TIC en la admi-
23 DE LA HAZA CAMPANA. Carmen. La Administracin electrnica en Espaa. Sevilla; TECNIMAP
2006. (30 de mayo a 2 de junio de 2006). p. 3. (Memorias del Seminario)
nistracin pblica23, identificando
cuatro momentos o etapas:
Un primer nivel caracteriza-
do por el uso de hardware y
software para el desarrollo de
labores de oficina, el cual sin
embargo no involucraba el uso
e integracin de sistemas de
informacin de manera global.
Un segundo nivel, a partir de
la implementacin de sistemas
de informacin para la gestin
de los procesos internos, cuyo
objeto se centra en la reduc-
cin de costos y el aumento de
la productividad.
Un tercer nivel caracterizado
por una mayor atencin al ciu-
dadano, ofrecindole informa-
cin y servicios ad hoc a tra-
vs de Internet.
Un cuarto nivel caracterizado
por la combinacin de los tres
anteriores, en el cual el ciuda-
dano est en capacidad de inte-
ractuar a travs de las TIC con
los rganos de la administracin
pblica en doble va y con ple-
na autonoma. En la actualidad
este nivel se conoce como ad-
ministracin electrnica (e-go-
bierno), ser e-administracin
el cual ha adquirido diferentes
connotaciones y matices, aun-
que conserva los elementos ori-
ginales del concepto.
37
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Grfico 3. Relaciones del e-gobierno con el ciudadano.
(Grfico propio)
Por e-administracin se entiende
el uso de las tecnologas de la in-
formacin y la comunicacin para
acercar la administracin pblica
al ciudadano, lo que le permite
realizar diferentes tipos de trmi-
tes, as como presentar quejas y
reclamos y acceder a informacin
administrativa, a travs de Inter-
net. Aunque existe cierta unani-
midad acerca de lo que significa
la administracin electrnica, es
conveniente precisar el alcance
de otros trminos que se usan
como sinnimos o se relacionan
con ste, tales como: e-gobierno,
e-gobernabilidad, e-gobernanza,
participacin electrnica (e-parti-
cipacin), democracia electrnica
(e-democracia), democracia vir-
tual, gobierno digital, etc. La exten-
sa literatura sobre el tema, gene-
ra cierta confusin terminolgica
que es necesario analizar antes
de continuar y que puede ayudar
a precisar el alcance del mismo, o
al menos a lograr una mejor com-
prensin de dichos conceptos.
38
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Para evitar la aparente dicoto-
ma existente entre los trminos
administracin electrnica y go-
bierno electrnico, resulta til
hacer una breve revisin de los
trminos administracin y go-
bierno, de forma que se puedan
identificar las diferencias entre
uno y otro. El diccionario de la
Real Academia Espaola de la
Lengua define administracin
como el equipo de gobierno que
acta bajo un Presidente24. De
otra parte el mismo diccionario
define la administracin pblica
como una organizacin desti-
nada a la gestin de servicios y
la ejecucin de las leyes en una
esfera poltica determinada, con
independencia del poder legis-
lativo y judicial25. En estas dos
acepciones se hace referencia
de manera directa al concepto
de gobierno que de acuerdo con
la misma fuente es el distrito o
territorio en el que tiene jurisdic-
cin un gobernador26. Desde el
gobierno se ejerce el poder po-
ltico sobre la sociedad, atribui-
do al poder ejecutivo, por tanto
el gobierno se puede entender
como el nivel mximo de una ad-
ministracin en el cual conver-
gen tres elementos: los actores,
las funciones y las instituciones.
No existe en conclusin, una
contradiccin evidente entre el
uso del termino administracin
24 Diccionario de la Real Academia de la Lengua. 22 Edicin. 2001.
25 Ibid
26 Ibid
como una traduccin del trmino
gobierno (government) por co-
rresponder uno y otro al mismo
campo de accin semntica.
La UNESCO, por su parte, defi-
ne la e-administracin a partir de
la traduccin del trmino gover-
nance (gobernanza) en lugar de
government (gobierno) que han
tomado otros autores. La gober-
nanza electrnica se refiere al
uso de las tecnologas de la in-
formacin y la comunicacin por
el sector pblico con el objetivo
de mejorar el suministro de infor-
macin y el servicio, y proporcio-
nar un estmulo a los procesos
de participacin ciudadana en la
toma de decisiones del gobierno,
haciendo que la administracin
sea ms responsable, transpa-
rente y eficaz. De acuerdo con
esta propuesta, la gobernabilidad
electrnica es ms amplia que el
gobierno electrnico puesto que
implica un cambio en la forma
como los ciudadanos se relacio-
nan con el gobierno y ste con
ellos. Un documento que propor-
ciona una mejor comprensin de
los dos trminos, es el informe
elaborado por Thomas Riley en
2003, auspiciado por el Gobierno
de Canad. En l, el autor identi-
fica varias diferencias entre am-
bos trminos (Tabla N 1) que si
bien han pasado desapercibidas
39
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Tabla 1. Diferencias entre Gobierno y Gobernabilidad
(Fuente: Public Work and Government Services Canada).
en las traducciones al espaol,
resultan fundamentales para en-
tender el concepto de adminis-
tracin electrnica el menos en
el contexto de Iberoamrica.
Segn dicho Informe, por go-
bierno (government) se entiende
la superestructura institucional
que la sociedad usa para tradu-
cir la actividad poltica en polti-
cas y legislacin mientras que
gobernabilidad (governance) es
el resultado de la interaccin del
gobierno, el servicio pblico y los
ciudadanos a travs de procesos
polticos, desarrollo de polticas,
diseo de programas y suminis-
tro de servicios. En este con-
texto, el gobierno est especia-
lizado en las instituciones y las
acciones que contribuyen a la
gobernabilidad. Se puede decir,
por lo tanto, que los conceptos
de gobierno electrnico y gober-
nanza electrnica tienen matices
diferentes. No sucede lo mismo
con otras expresiones utiliza-
das de manera recurrente en la
abundante literatura sobre admi-
nistracin electrnica en donde
trminos relacionados como par-
ticipacin electrnica (e-partici-
pacin), democracia electrnica
(e-democracia), gobierno elec-
trnico (e-gobierno), democracia
40
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
virtual, gobierno digital, gobierno
en lnea, etc., se han insertado
en el lenguaje tcnico de la ad-
ministracin, aumentando la ne-
cesidad de clarificar los alcances
y lmites entre uno y otro.
Antes de analizar los dems con-
ceptos relacionados con la e-ad-
ministracin se debe realizar un
anlisis ms detallado de los dos
primeros trminos, comenzando
por el de gobierno electrnico
y sus diferentes interpretacio-
nes. Se ha sealado que el tr-
mino e-administracin proviene
de la traduccin del ingles de
e-government, que Deloite and
Touche27 define como el uso de
las tecnologas de la informacin
para ampliar el acceso a los di-
ferentes servicios que ofrece el
gobierno a los ciudadanos, so-
cios (y proveedores) y emplea-
dos. Estos servicios pueden ser
de cuatro tipos:
Gobierno a Gobierno (G2G);
Gobierno a Ciudadanos (G2C);
Gobierno a Empleados (G2E)
Gobierno a Negocio (G2B).
El primero tiene lugar en dos ni-
veles: local, entre los diferentes
niveles del gobierno, el interna-
cional entre gobiernos. El segun-
do incluye la diseminacin de
27 Deloitte and Touche. At the Dawn of e-Government: The Citizen as Customer. Disponible en:
http://www.publicnet.co.uk/publicnet/fe000620.htm. [consulta: 15 Ene. 2009].
28 PAEZ. ngel et al. Op. cit. p 3.
informacin al pblico y de servi-
cios bsicos como trmites, im-
puestos, certificaciones, etc. El
tercero se refiere a servicios de
informacin destinados slo a los
empleados de una determinada
oficina del gobierno tales como
planes de entrenamiento y capa-
citacin, concursos, provisin de
cargos, etc. El ltimo tipo com-
prende transacciones entre va-
rios servicios del gobierno para
el desarrollo de las actividades
propias del organismo frente a
la comunidad a la cual se orien-
ta una determinada dependencia
gubernamental.
Se ha sealado que la UNESCO
define el gobierno electrnico
como el uso de las tecnologas
de la informacin y la comuni-
cacin en el sector pblico para
mejorar la informacin y los ser-
vicios al ciudadano, promovien-
do su participacin en los pro-
cesos de toma de decisiones de
la administracin, haciendo ms
eficiente, transparente y efecti-
vo el gobierno. En concepto de
ngela Pez28 el gobierno elec-
trnico se refiere a los procesos
y estructuras creadas para la
oferta electrnica de los servi-
cios gubernamentales, en donde
interactan tanto los diferentes
elementos o ramificaciones del
gobierno (el compromiso de los
41
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Grfico 4. Destinatarios del Gobierno Electrnico.
(Grfico propio a partir de Deloite and Touche)
gerentes, las polticas, los ser-
vicios civiles y las funciones le-
gislativas y judiciales) como los
diferentes niveles de gobierno.
En una interpretacin diferente,
el Observatorio de las Tecno-
logas de la Informacin de
la Universidad Externado de
Colombia define el gobierno
electrnico como la migracin
de la informacin, los procesos,
los trmites, los servicios y las
transacciones de la administra-
cin pblica de procedimientos
29 EXTERNADO DE COLOMBIA. Gua de gobierno electrnico local. Bogot; la Universidad,
2005. P 6.
manuales, basados en papel, a
procedimientos informticos, re-
des telemticas y mensajes de
datos29. Esta definicin resulta
ms cercana a la expresin in-
glesa governance ya descrita,
lo que explica de alguna forma
por qu ambos trminos se usan
en ocasiones como sinnimos.
El concepto aportado por la Uni-
versidad Externado de Colombia
comprende el mbito de la admi-
nistracin general, y no slo el del
gobierno, lo que parece ser ms
42
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 5. Etapas para la Implementacin del E-gobierno.

(Grfico propio a partir del modelo de Gobierno en Lnea de Colombia)

adecuado para definir el concep- gn se desprende de la revisin

to de administracin electrnica. bibliogrfica y del breve anlisis
realizado, unanimidad absoluta
En los diferentes casos, los con-
en cuanto a la definicin del go-
ceptos no son equivalentes pues
bierno electrnico, lo cual resulta
en cada uno se presentan ele-
paradjico, pues de la uniformi-
mentos que los caracterizan,
dad en los conceptos deviene la
diferencindolos entre s. Lejos
posibilidad de que todas las ad-
de resultar inoficioso detenerse
ministraciones conversen en
en las diferencias entre un con-
un mismo lenguaje.
cepto y otro, resulta necesario,
pues segn la comprensin de La administracin electrnica
cada trmino en un determina- incluye variadas aplicaciones de
do contexto, as mismo sern las TIC en el mbito de la admi-
sus aplicaciones. No existe, se- nistracin como son: e-gobier-

43
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

no, e-servicios, e-transparen- voto electrnico, defensora al

cia, e-contratacin, e-gestin,
e-control, e-ciudadana y e-de-
mocracia. En relacin con las
instituciones oferentes la e-admi-
nistracin abarca principalmente
al poder ejecutivo, al legislativo
y al judicial. En relacin con la
jurisdiccin territorial, compren-
de el nivel central, el regional o
provincial y el local. En relacin
con los canales de prestacin
de los servicios se incluyen la
Web, Gobierno Mvil (m-Go-
bierno) y otras aplicaciones de
las comunicaciones (telefona
mvil, televisin digital, etc.)30.
Segn han sido los avances del
gobierno electrnico, se han
desarrollado diferentes pres-
taciones o servicios cuyo ob-
jetivo es facilitar la interaccin
entre el gobierno y los ciuda-
danos, acercando la gestin de
la administracin pblica a los
gobernados. Algunos de estos
servicios son: trmites aduane-
ros, certificaciones, comercio
electrnico, compras pblicas,
pago de impuestos, seguridad
social, servicios a empresas,
cliente o consumidor, participa-
cin ciudadana, pagos en lnea,
matrculas escolares, registro
civil, notariado y registro. A me-
dida que las entidades pblicas
se transformen y modernicen,
todos o la mayora de los pro-
cesos y trmites de la adminis-
tracin se irn incorporando al
modelo e-servicios.
El esquema bsico para la im-
plementacin del e-gobierno, se
desarrolla en cinco etapas31: In-
formacin, Interaccin, Transac-
cin, Transformacin y Demo-
cracia electrnica (Tabla 2).
Este esquema se debe desarro-
llar de manera secuencial, te-
niendo en cuenta los efectos es-
perados en aspectos tales como
la cultura del cambio, la resisten-
cia al uso de la tecnologa por
parte de los ciudadanos, las di-
ficultades tecnolgicas en algu-
nos pases, la escasa conciencia
sobre las potencialidades de las
TIC y las carencias en trminos
de formacin digital de ciertos
sectores de la sociedad.

30 GOBERNANZA, GOBERNABILIDAD Y GOBIERNO DIGITAL. En lnea: Boletn No.26, Julio

2007. e-Gobierno y Gobernabilidad. Foro e-Gobierno OEA. en lnea: http://www.educoas.org/
RestrictedSites/Curso1/Newsletter26.html. [Consulta: 20 Feb. 2009]
31 UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA. Op. Cit. P 6.

44
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Tabla 2. Etapas para la Implementacin del e-gobierno.

(Fuente: Gua de Gobierno Electrnico Local (Universidad

Externado de Colombia)

45
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

2.2. Gobernabilidad las tecnologas de la informacin

Electrnica
Un trmino utilizado con frecuen-
cia en textos sobre administracin
electrnica es el de gobernabi-
lidad electrnica que segn la
UNESCO se refiere al ejercicio
de la autoridad poltica, econ-
mica y administrativa en la ges-
tin de los asuntos de un pas,
incluyendo la expresin por par-
te de los ciudadanos de sus in-
tereses y el ejercicio de sus de-
rechos legales y obligaciones.
La gobernabilidad electrnica
se puede entender como la ca-
pacidad de esta gobernabilidad,
a travs del medio electrnico,
de facilitar un proceso de dise-
minacin de la informacin efi-
caz, rpida y transparente para
el pblico y otras agencias, y
para desarrollar actividades ad-
ministrativas eficaces por parte
del gobierno32.
ngela Pez33 entiende la gober-
nabilidad electrnica como la au-
tomatizacin de los procesos y
estructuras creadas con el fin de
aumentar las potencialidades de
y la comunicacin as como la
gestin de los factores humanos
y tecnolgicos que se requieren
para lograr los objetivos del go-
bierno electrnico. La misma au-
tora agrega que la gobernabilidad
ampla el mbito de accin de la
ciudadana al darle ms poder al
ciudadano (empoderamiento).
Para la Red Interamericana de
Formacin en Gobierno Elec-
trnico, la gobernabilidad es un
estado de equilibrio dinmico
de un sistema de gobierno que
permite a las autoridades cons-
tituidas formular e implementar
polticas pblicas. La goberna-
bilidad crea las condiciones para
que las instituciones polticas
transformen de manera efectiva
las demandas o necesidades de
la sociedad en polticas o regula-
ciones que debern cumplir con
las siguientes caractersticas34:
ser tramitadas por vas demo-
crticas de forma que canalicen
las necesidades y las demandas
ciudadanas; se deben traducir
en trminos de bienestar y de-
sarrollo humano.

32 UNESCO. Gobernabilidad electrnica. [Documento Electrnico]. Nueva York. UNESCO,

2007. <http://portal.unesco.org/ci/en/files/14896/11412266495e-governance.pdf/e-governance.
pdf>[Consulta: 22 de Marzo.2009]
33 PAEZ, ngela; IRIBARREN, Carolina; NEUMAN, Mara Isabel. Gobierno electrnico y admi-
nistracin
publica local. En lnea: Razn y palabra (Revista Electrnica; n 35). Consultado el 20 de marzo
de 2009.
34 http://www.educoas.org/RestrictedSites/curso1/Newsletter-Junio07/Editorial25.html. [Consul-
ta: 20 Abr. 2009].

46
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 6. Esquema de gobernabilidad.

(Fuente: Red Interamericana de Formacin en Gobierno Electrnico)

Royo35 identific los siguientes Respeto de la normativa

elementos que caracterizan la vigente.
buena gobernabilidad, los cuales
sirven de base para el desarro- Transparencia en los asuntos
llo de propuestas de e-gobierno pblicos.
ms eficaces:
Se puede hablar de e-goberna-
Legitimidad democrtica, ca- bilidad, segn la Organizacin
racterizada por su capacidad de Estados Americanos -OEA,
de dar respuesta a las de- cuando las TIC contribuyen, a
mandas y expectativas de los travs de herramientas y solu-
ciudadanos. ciones de e-gobierno, a inducir

35 ROYO. Sancho: Gobernar en la era del conocimiento: nuevas oportunidades y viejos peligros.
En lnea. Disponible en http://200.80.149.114/ecgp/FullText/000003/3624.pdf. [Consultado el 14
de junio de 2009].

47
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

y promover condiciones polticas uso de las TIC para transformar

institucionales que favorezcan la y apoyar los procesos y estructu-
gobernabilidad democrtica. ras de un sistema de gobierno. La
gobernanza electrnica38 abarca
2.3. Gobernanza los conceptos de gobierno elec-
Electrnica trnico, democracia electrnica,
Segn la Escuela de e-gobierno participacin electrnica, etc.,
de la Organizacin de Estados enfatizando en la participacin
Americanos36, la gobernanza se e interaccin de los diferentes
refiere el conjunto de mtodos y grupos que pueden afectar o ser
mecanismos para tratar amplios afectados por las acciones que
rangos de problemas mediante toma el gobierno (ciudadanos,
negociaciones regulares entre empresas, empleados del go-
los actores involucrados, para bierno, sindicatos, lderes comu-
lograr decisiones compartidas y nitarios, polticos, inversionistas,
mutuamente satisfactorias y para etc.). La e-gobernabilidad exige
cooperar en su implementacin. una transformacin profunda de
las estructuras y formas de orga-
En complemento, el Centro para
nizacin de las instituciones. Los
la Gobernabilidad Electrnica de
diferentes actores de la goberna-
las Naciones Unidas, define la
bilidad electrnica mencionados
gobernanza electrnica como el
anteriormente, deben entender y
conjunto de procesos, formales e
aceptar estos cambios para ase-
informales, a travs de los cuales
gurar que sus beneficios fluyan
ocurre la accin de la sociedad;
hacia toda la sociedad.
as como los procesos de direc-
cin a travs de los cuales la so- La gobernanza se entiende en-
ciedad toma decisiones, maneja tonces como el entramado ins-
las actividades diarias e interac- titucional de la gobernabilidad,
ta para lograr sus objetivos37. denota la construccin y desa-
Segn esta definicin, la gober- rrollo de relaciones funcionales
nabilidad no es exclusiva del go- con distintos actores de la so-
bierno, aunque el gobierno hace ciedad y del contexto externo,
su trabajo a travs de procesos a travs de la capacidad para
de gobernabilidad. As, la gober- convocar, incluir, contener, coor-
nanza electrnica se refiere al dinar, comunicar deliberar, per-

36 OEA. Foro e-gobierno: Boletn electrnico. En lnea: http://www.educoas.org/RestrictedSites/

curso1/Newsletter-Junio07/Editorial25.html. [Consulta: 20 Abr. 2009].
37 JANOWSKI. Tomasz. Introduction to electronic government. Macau. Center for Electronic
Governance. 2005.
38 ADEGBOYEG. Ojo. Strategic planning for electronic governance. Macau. Center for Electronic
Governance. 2005.

48
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

suadir, negociar, concertar, mo- gicos como el escrutinio electr-

tivar, servir, resolver problemas,
satisfacer demandas, generar
confianza y apoyo, entre otros
procesos propios de los siste-
mas democrticos39
2.4. Democracia
Electrnica
El Observatorio de Sociedad,
Gobierno y Tecnologas de la In-
formacin de la Universidad Ex-
ternado de Colombia40, define la
democracia electrnica como el
espacio de participacin ciuda-
dana creado a partir del uso de las
TIC con el objetivo de mejorar los
procesos de gestin de la admi-
nistracin pblica, al permitir a la
sociedad civil involucrarse activa-
mente en la toma de decisiones
La democracia electrnica pre-
tende optimizar la participacin
ciudadana en la toma de decisio-
nes que afectan a la sociedad,
fortaleciendo la democracia re-
presentativa. Con la incorpora-
cin de las tecnologas de la in-
formacin y la comunicacin se
abren nuevas opciones de discu-
sin poltica en donde la tecno-
loga acta como un instrumento
que facilita la participacin de los
ciudadanos en aquellas decisio-
nes del gobierno que los afectan
a travs de mecanismos tecnol-
nico que permite adelantar elec-
ciones, consultas e iniciativas
legislativas a travs de medios
electrnicos. En la aplicacin
de este modelo, el gobierno se
acerca a los ciudadanos sin un
intermediario diferente a la tec-
nologa utilizada para permitir el
proceso deliberativo. Sin embar-
go, para que los beneficios de la
democracia local sean reales y
efectivos se requiere que exista
una democracia tradicional, real
y activa pues no se trata de eli-
minar la intermediacin de per-
sonas (lderes comunitarios, po-
lticos, agrupaciones civiles, etc.)
en el desarrollo de los procesos
democrticos sino de usar las
TIC como un medio eficaz que
trascienda los espacios territo-
riales, la heterogeneidad social,
las aglomeraciones urbanas y
las relaciones entre ciudadanos
y gobernantes.
Un supuesto que debe ser con-
siderado como requisito previo a
la implementacin de las presta-
ciones o servicios de e-democra-
cia es que sta hace parte de un
proceso de modernizacin y ma-
duracin de las relaciones polti-
cas entre los gobiernos y los go-
bernados. Para lograr lo anterior
se debe definir un plan bien tra-

39 OEA. Foro e-gobierno: Boletn electrnico. En lnea: http://www.educoas.org/RestrictedSites/

curso1/Newsletter-Junio07/Editorial25.html. [Consulta: 20 Abr. 2009].
40 UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA. Gua para la democracia electrnica local: e-par-
ticipacin en la formulacin de polticas pblicas. Bogot: UNESCO, 2005. p 6.

49
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Grfico 7. Modelo conceptual de e-democracia.
(Fuente: Gua para la Democracia Electrnica
(Universidad Externado de Colombia).
zado en el cual se creen cana-
les complementarios de partici-
pacin, se definan polticas que
promuevan la confianza ciuda-
dana en dichos mecanismos, se
abran nuevos espacios de parti-
cipacin, se capacite a la ciuda-
dana en el uso de las TIC para
el ejercicio de la democracia y
la adopcin de mecanismos que
promuevan la transparencia en
el debate poltico. En la demo-
cracia electrnica participan el
gobierno, la ciudadana, los gru-
pos polticos, el sector privado y
los medios de comunicacin. El
gobierno interacta electrnica-
mente con los ciudadanos, los
medios de comunicacin pro-
veen los servicios necesarios
para el desarrollo de la e-demo-
cracia, el sector privado provee
la tecnologa requerida para ha-
cer posible la democracia elec-
trnica y los ciudadanos son los
beneficiarios directos de todo el
modelo tecnolgico que soporta
la e-democracia.
50
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 8. Actores de la e-participacin.

(Fuente Gua para la Democracia Electrnica

(Universidad Externado de Colombia)

2.4.1. Participacin de e-participacin est integrado

electrnica por diferentes actores41 y se ma-
nifiesta en distintas modalidades
La e-participacin es uno de los
como la publicacin de informa-
mecanismos que ofrece la demo-
cin, la e-consulta y la participa-
cracia electrnica para mejorar el
cin activa.
proceso de formulacin de polti-
cas pblicas a travs de canales Segn el Observatorio de So-
tecnolgicos concebidos para al- ciedad, Gobierno y Tecnologas
canzar y comprometer a un ma- de la Informacin la e-participa-
yor nmero de ciudadanos. La cin es un proceso gradual de
e-participacin abre nuevas vas apertura de la e-democracia en
para que la ciudadana acceda y el cual los procesos de formula-
contribuya a la adopcin de deci- cin y discusin de la legislacin,
siones o polticas pblicas, me- las decisiones y las polticas p-
diante la apertura de procesos blicas se llevan a cabo a travs
41 Ibd. p. 12 de discusin y dilogo. El modelo del uso de las tecnologas de la
51
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

informacin y la comunicacin los ciudadanos y la cual no se

TIC. Para que la participacin
electrnica sea posible, es nece-
saria la participacin de diferen-
tes actores de la sociedad tales
como: ciudadanos, gobernantes
o representantes elegidos de-
mocrticamente, funcionarios
pblicos, partidos y movimientos
polticos, empresarios, organiza-
ciones de la sociedad civil, me-
dios de comunicacin, expertos
en tecnologas de la informacin
y proveedores de tecnologas42.
La e-participacin se realiza me-
diante diferentes mecanismos
siendo los ms frecuentes la pu-
blicacin de informacin acerca
de las decisiones o polticas del
gobierno o cualquier otro tipo de
informacin para uso de la ciuda-
dana, y la consulta electrnica,
mediante la cual el gobierno acu-
de al ciudadano a fin de conocer
opiniones o sugerencias en torno
a temas de inters para la comu-
nidad o la sociedad, que sirvan
para tomar decisiones sobre for- Portales con produccin parti-
mulacin o no de las polticas.
limita slo al derecho al acceso
a la informacin. El objetivo de
esta nueva propuesta es que los
ciudadanos, desde sus propios
intereses, participen en las po-
lticas y gestiones cotidianas de
sus comunidades estructurando
redes que contribuyan al desa-
rrollo del concepto de ciudades
digitales, por medio de mecanis-
mos de participacin virtual.
En el modelo de e-ciudadana,
los usuarios pasan de un rol pa-
sivo a uno activo, a travs de la
produccin de contenidos y el
desarrollo de servicios44, siem-
pre que el gobierno establezca
y desarrolle dichas vas asocia-
tivas de participacin. Este tipo
de modelos participativos slo
es posible si se garantiza la inte-
raccin de doble va entre el go-
bierno y los ciudadanos. Algunos
de los canales utilizados en este
modelo son45:
cipativa de contenidos

2.4.2. Ciudadana digital Correos electrnicos con co-

nexin a autoridades polticas
La e-ciudadana o ciudadana y responsables de servicios
digital, segn Kaufman43, se re-
fiere a los derechos sociales o Listas de distribucin
derechos digitales que tienen Foros web y de noticias

42 Ibd. p. 12.
43 KAUFMAN. Ester. E-ciudadana, practicas de bien gobierno y tics. Buenos Aires: Programa PAN
AMERICAS IDRC, 2005. p 3.
44 Ibd. p 4.
45 Ibd. p 5.

52
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 9. Elementos para la gestion del Plan Estratgico.

(Fuente: Espaa. Ministerio de Ciencia y Tecnologa)

Chats Facilitar el acceso a los ciuda-

Encuestas
Voto electrnico
2.5. Elemementos
de la E-administracin
El plan de choque para la e-ad-
ministracin en Espaa46 propo-
ne una serie de elementos cuyo
objetivo es impulsarla y que sir-
ven de marco para alanzar las
iniciativas que se estn dando
en otros pases en esta materia.
Dicho plan se estructur sobre
cuatro ejes:
danos;
Impulsar el desarrollo del ser-
vicio para los ciudadanos;
Facilitar el intercambio de in-
formacin entre las adminis-
traciones pblicas y;
Apoyar la reorganizacin in-
terna de las administraciones
pblicas.
Un elemento interesante de este
plan tiene que ver con los compo-
nentes que deben ser atendidos
de manera inmediata por cual-

46 MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGIA. Plan de choque para el impulso de la adminis-

tracin electrnica en Espaa. Madrid: Ministerio de Ciencia y Tecnologa; Ministerio de Adminis-
traciones Pblicas. 2003. p 12

53
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
quier gobierno que est imple-
mentando o desee implementar
un modelo de e-administracin,
entre los cuales se destacan: el
esquema organizativo, el esque-
ma de financiacin, la estrate-
gia de servicios, el marco legal,
el marco poltico, la cultura del
cambio y la arquitectura tecnol-
gica que dar soporte a las pres-
taciones de la e-administracin.
En concordancia con lo anterior
la administracin en un sentido
general comprende elementos
tales como47:
Competencias y funciones de
las instituciones del Estado
Estructura administrativa
Sistemas de planeamiento,
programacin, presupuesto y
evaluacin
Gestin financiera
Procesos y procedimientos
Servicios y atencin a usuarios
Compras y contrataciones
47 MINISTERIO DE CIENCIA Y TECNOLOGIA. Plan de choque para el impulso de la adminis-
tracin electrnica en Espaa. Madrid: Ministerio de Ciencia y Tecnologa; Ministerio de Adminis-
traciones Pblicas. 2003.
Gestin de informacin
Marco normativo, regulatorio y
reglamentario
As, la e-administracin tiene
que ver con el conjunto de los
anteriores elementos que in-
teractan a travs de las TIC
para satisfacer las necesidades
de las sociedades o conglome-
rados de personas en un de-
terminado espacio geogrfico,
poltico o jurdico. Tal adminis-
tracin electrnica hace parte
del e-gobierno en tanto provee
la estructura para que los ciu-
dadanos puedan interactuar
con la administracin pblica
de manera virtual, de forma si-
milar a como lo hacen en el mo-
delo tradicional.
54
3.
La gestin documental
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
3.1. Evolucin del Trmino la administracin cientfica a la
El concepto de gestin documen-
tal aparece en los Estados Unidos
hacia finales de la dcada de los
50 del siglo XX, cuando el Archi-
vo Nacional de ese pas introdujo
el concepto de records manage-
ment en la Ley de Documentos
Federales al establecer como
funcin de los archivistas federa-
les desarrollar, promover y coor-
dinar estndares, procedimientos
y tcnicas que fomenten la trami-
tacin eficiente y econmica de
los documentos del gobierno.
La evolucin del trmino se pue-
de dividir en tres fases, cada una
de los cuales hace un aporte
conceptual al alcance del trmi-
no y permite llegar a definir una
subdisciplina de la archivstica
con su propio objeto, fin y mto-
do de estudio.
En la primera etapa de su de-
sarrollo terico, la gestin de
documentos se defini como la
parte de la esfera de la adminis-
tracin en la tramitacin de los
documentos administrativos con
fines de eficiencia y economa.
Uno de los principales represen-
tantes de esta corriente48, Ricks
consideraba que la gestin de
documentos (o administracin
de documentos como en princi-
pio se denomin) consista en la
aplicacin de los conceptos de
48 RICKS. Ariel. La administracin de documentos como funcin archivstica. En: Boletn Interam-
ericano de Archivos. Crdoba, CIDA, 1976. p. 25.
planificacin, el control, la direc-
cin, la organizacin, la capaci-
tacin, la promocin y otras acti-
vidades gerenciales relacionadas
con la creacin de archivos, su
mantenimiento y uso, as como
su eliminacin. Para Ramn Al-
berch, la gestin de documentos
engloba un conjunto de opera-
ciones tcnicas comprometidas
en la bsqueda de la economa
y eficacia en la produccin, uso y
destino final de los documentos a
lo largo de todo su ciclo de vida.
Aunque en principio las dos de-
claraciones parecen similares
saltan a la vista varias diferen-
cias que las complementan.
Mientras Ricks enfatiza en los
elementos administrativos invo-
lucrados en la gestin de docu-
mentos, Alberch resalta las ope-
raciones tcnicas que conducen
a la economa y la eficacia; de
igual forma Ricks destaca el con-
cepto de archivo en tanto que
Alberch lo hace con el concepto
de documento. Otro aporte de la
propuesta de Alberch es la inclu-
sin de mtodos archivsticos en
la resolucin de problemas de
la administracin de documen-
tos tales como la elaboracin de
los cuadros de clasificacin, la
seleccin de un mtodo de des-
cripcin normalizada y el estable-
cimiento de las tablas de retencin
56
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

documental. Siguiendo esta mis- La de utilizacin y manteni-

ma lnea, Roberg49 refuerza los miento, que comprende el em-
planteamientos de Alberch al afir- pleo, control y almacenamien-
mar que la gestin de documentos to de los documentos que se
se puede definir como el conjunto han definido como necesarios
de operaciones y tcnicas relati- para realizar o facilitar el desa-
vas a la concepcin, el desarrollo, rrollo de las funciones y activi-
la implantacin y la evaluacin de dades de una organizacin y
los sistemas administrativos ne-
cesarios, desde la creacin de los La disposicin final de docu-
documentos hasta su destruccin mentos que implica definir su
o su transferencia al archivo per- destino, con miras a su con-
manente, para lograr eficiencia y servacin como fuente de in-
economa administrativas. formacin para la sociedad o
su eliminacin, a partir de la
Tericos ms contemporneos determinacin de los plazos
como Roads , sostienen que la
50
de retencin en cada etapa
gestin de documentos se cir- del ciclo de vida.
cunscribe a todo lo que sucede
a los documentos de una organi- A lo anterior se adicion el con-
zacin durante su ciclo vital des- cepto del ciclo vital de los do-
de su nacimiento, pasando por cumentos que dividi la for-
su vida activa y productiva como macin de los archivos en tres
medio para cumplir con las fun- fases (gestin, administrativa e
ciones de la organizacin, hasta histrica), con lo cual la funcin
su destruccin, cumplidas las fi- sobre la gestin de los docu-
nalidades pertinentes e identifi- mentos se aplicara a lo largo
ca tres fases bsicas de la ges- de todo el ciclo de vida, desde
tin de documentos: su produccin hasta su disposi-
cin o conservacin definitiva.
La elaboracin, orientada a evi- Para Piazzali, la funcin del ar-
tar la produccin de documen- chivista debe extenderse desde
tos innecesarios, ampliar la uti- la participacin activa en la di-
lidad de los que se producen y nmica de los trmites adminis-
asegurar un nivel adecuado del trativos, incluyendo la produc-
uso de la reprografa; cin misma de los documentos.

49 ROBERGE. Michele. Lagestion de linformation administrative. Application globale, systmique

et systmatique. La pacatiere : Documentor, 1992.
50 RHOADS, James. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas naciona-
les de informacin. Bogot; Archivo General de la Nacin: UNESCO, 1995.

57
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Con el surgimiento del concep-
to de archivo total, a finales del
siglo XX, la archivstica rompe
estructuralmente con la divisin
existente entre archivos hist-
ricos y administrativos, restitu-
yendo el orden terico a la defi-
nicin y concepcin del archivo
como una sola idea, devolvin-
dole su unicidad e integridad.
El concepto de archivo total se
entiende como el proceso inte-
gral de la formacin del archivo
en su ciclo vital51 y se convierte
en un elemento fundamental de
la teora archivstica moderna.
A partir del concepto de ges-
tin documental surgen otras
corrientes de pensamiento en
cuanto a la formacin de los ar-
chivos, cuyo principal elemento
es el uso de las TIC en dicha
gestin. Una de estas corrien-
tes afirma que en el mundo ac-
tual no hay separacin entre
fases, archivos, documentos
sino un concepto ms amplio
que el tradicional, y se basa en
unidades o centros de informa-
cin archivsticos.
Desde el punto de vista de la
archivstica, la gestin de docu-
mentos se puede definir como
el conjunto de operaciones y
tcnicas relativas a la concep-
cin, desarrollo, implantacin y
51 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos, 2003.
52 ROBERGE. p. cit.
evaluacin de los sistemas ad-
ministrativos necesarios, desde
la creacin de los documentos
hasta su eliminacin o su trans-
ferencia al archivo permanen-
te52 y cuyo objetivo es lograr la
eficiencia administrativa y la re-
duccin de los costos derivados
del papeleo en una organiza-
cin. Como se mencion ante-
riormente, la gestin de docu-
mentos es relativamente nueva
en la literatura tcnica pese a
que sus antecedentes se re-
montan al concepto de records
management acuado a media-
dos del siglo XX. Sin embargo,
la incorporacin del concepto
en la tradicin archivstica de
Amrica Latina inici con la pu-
blicacin en espaol de los es-
tudios RAMP (Records and Ar-
chives Management Program)
de la UNESCO en la dcada
de los 80. La gestin documen-
tal basa sus planteamientos en
el control sobre la produccin,
uso y disposicin del documen-
to a lo largo de todo el ciclo de
vida, entendido ste como la
sucesin de etapas o fases por
las que ste atraviesa, desde
su creacin hasta su disposi-
cin final. El objetivo de la ges-
tin documental es mejorar la
eficiencia y la economa admi-
58
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 10. Elementos del ciclo vital del documento. (Grfico propio)

nistrativa, y a su vez contribuir dolos en una posicin relevante

a elevar el nivel de desempeo dentro de la administracin, que
de las instituciones. permita ejercer influencia sobre
la calidad de la informacin y los
Davenport53 propone tambin un
documentos que se creen y los
ciclo de vida de la informacin,
que se encuentren en uso, as
en el cual sta es dinmica y
como para preservar la memoria
constantemente creada, organi-
corporativa a largo plazo.
zada, usada y dispuesta dentro
de la organizacin. As, podr 3.2. El programa de
ser categorizada en esquemas
basados en los departamentos,
Gestin de Documentos
funciones o procesos que la crea- La Gestin de Documentos (GD)
ron. De acuerdo con este mode- es una estrategia de informacin
lo, los archivistas, como gestores y una herramienta para la ges-
documentales, tienen un papel tin del conocimiento y, a la vez,
relevante en cada una de las es un programa permanente de
etapas del ciclo de vida, ubicn- la administracin de nivel geren-

53 DAVENPORT. Thomas. Ecologa de la informacin: por qu la tecnologa no es suficiente para

lograr el xito en la era de la informacin?. Oxford: University Press, 1999.

59
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

cial, cuyo objetivo es lograr eco- Uno de los primeros resultados

noma de recursos y eficiencia
administrativa en toda la orga-
nizacin. Para ello se apoya en
soluciones tecnolgicas avan-
zadas, que abarcan los diferen-
tes niveles de la organizacin,
contribuyendo al mejoramiento
de los procesos relacionados
con la funcin archivstica den-
tro la organizacin.
La revisin de los procesos or-
Para que un Programa de Ges-
tin de Documentos (PGD) re-
sulte eficaz, debe ser transver-
sal a toda la organizacin, en la
medida en que cualquier unidad
administrativa gestiona docu-
mentos, independientemente
del soporte en el cual se regis-
tran y los mecanismos de pro-
El beneficio ms significativo
duccin (manuales, electrnicos
o automatizados). El diseo e
implementacin de un PGD se
basa previamente en un diag-
nstico sobre la gestin docu-
mental en la empresa, a partir
del cual se definen el modelo
conceptual del programa y las
lneas y ejes de accin sobre
las cuales se implementarn los
diferentes componentes. Entre Con la estandarizacin del
los principales beneficios que
una organizacin puede esperar
una vez implementado un PGD
se pueden identificar :
54
obtenidos con un PGD es la
disminucin progresiva del vo-
lumen de documentos que se
producen en una organizacin,
en particular aquellos conside-
rados innecesarios o que no
aportan valor informativo, evi-
dencial o de otra naturaleza.
ganizacionales permite reducir
aquellos que resultan redun-
dantes, innecesarios y muy
complejos, cuyo desarrollo im-
plica la realizacin de tareas
que slo aumentan los tiempos
del proceso y no tienen un ob-
jetivo claro dentro del mismo.
se refleja en el aumento de la
productividad de los emplea-
dos. Gracias a la reduccin de
los documentos, las activida-
des se vuelven menos depen-
dientes de la produccin, con-
sulta, validacin, archivo, etc.,
de documentos y facilitan la
dedicacin a labores propias
del negocio.
manejo de los documentos se
obtiene i-gualmente una re-
duccin en la infraestructura
necesaria para la produccin,

54 ZAPATA CRDENAS. Op. Cit.

60
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 11. Componentes del diagnstico de la

Gestin Documental. (Fuente: ZAPATA. 2008)

distribucin, utilizacin, acce- costos operativos, se aumenta

so y conservacin de los do- la disponibilidad de recursos
cumentos, representados en para ser invertidos en reas
menor necesidad de equipos, claves del negocio, incluida la
espacio de archivo, mobiliario gestin de informacin.
y tecnologa.
3.2.1. Gestin de docu-
La aplicacin de los concep- mentos electrnicos
tos de gestin documental
permite un mayor aprovecha- El desarrollo de las TIC, los avan-
miento de las tecnologas de ces en la teora archivstica y la
la informacin, y en especial aparicin de nuevos paradigmas
el mejor uso de los sistemas y enfoques sobre la gestin de
de informacin, la ofimtica y la informacin y los documentos
la automatizacin. estn modificando radicalmen-
te el papel que deben jugar los
De igual forma, la gestin do- archivistas en esta sociedad. La
cumental permite mejorar los aparicin de conceptos como
niveles de rentabilidad de la e-gobierno, e-administracin,
empresa, por cuanto al reducir e-democracia afectan de modo

61
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
sustancial el valor de la informa-
cin y los modelos, prcticas,
herramientas, mtodos y proce-
dimientos que se deben aplicar
para hacer frente al creciente e
invisible volumen de informacin
electrnica, una de cuyas conse-
cuencias, de no ser tratada tc-
nica y oportunamente, es la pr-
dida de uno de los activos ms
valiosos de una organizacin:
su informacin, y con ella de la
memoria corporativa.
Gestin electrnica de docu-
mentos y gestin de documen-
tos electrnicos son trminos
que frecuentemente se encuen-
tran en la literatura sobre gestin
documental sin que exista a pri-
mera vista diferenciacin alguna
entre uno y otro. Sin embargo,
identifican dos concepciones que
si bien son complementarias tie-
nen definiciones distintas. Por un
lado, debemos entender la Ges-
tin Electrnica de Documentos
como la aplicacin o uso de la in-
formtica en la produccin, trans-
misin, conservacin y uso de los
documentos que se tramitan en
desarrollo de las actividades del
negocio, mientras que la Gestin
de Documentos Electrnicos se
refiere a la aplicacin de los prin-
cipios de la gestin documental
al manejo del documento elec-
trnico en sistemas electrnicos.
Mientras que en la primera, un
documento puede ser gestiona-
do por medios electrnicos, por
ejemplo una herramienta ofim-
tica o un sistema de informacin,
siendo la informtica un medio
para producirlo independiente-
mente del soporte en el cual se
registre. En la Gestin de Do-
cumentos Electrnicos stos se
gestionan, durante todo su ciclo
de vida, en ambientes electrni-
cos sin materializarse en papel.
Sobre este aspecto Martn Bece-
rra afirma que las posibilidades
materiales de acceso, produc-
cin, procesamiento, almacena-
miento, distribucin, recepcin,
bsqueda y recodificacin de la
informacin, hacen parte de los
procesos crticos que involucran
el desarrollo de la sociedad de
la informacin. En este nuevo
entorno convergen dos concep-
tos relacionados con la gestin
de informacin electrnica: do-
cumento electrnico y registro
electrnico. Un Documento Elec-
trnico se puede entender como
cualquier informacin gestiona-
da desde su origen a travs de
sistemas electrnicos, emanada
de un rgano administrativo o un
funcionario de una entidad desde
el momento en que ste es pro-
yectado (iniciado) hasta cuando
cumple con todos los requisitos
62
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

tcnicos, jurdicos y administrati- El entorno tecnolgico des-

vos de la entidad, que le otorgan de donde fue gestionado (PC,
validez frente a la administracin ambientes colaborativos, etc.)
y frente a terceros, y que durante
todo su ciclo de vida se tramita, El conjunto o corpus documen-
distribuye, publica, conserva y tal (serie, subserie, expediente)
archiva electrnicamente. Estos elementos deben convertir-
Un Registro Electrnico se po- se en un todo (encapsulado) con
dra definir como cualquier in- atributos y caractersticas que le
formacin electrnica (docu- permitan ser gestionados por el
mento) emanada de un rgano archivista, cuyo reto es mantener
administrativo o un funcionario el vnculo entre cada elemento.
de una entidad desde el mo- Una buena gestin de documen-
mento en que es proyectada tos electrnicos se debe sustentar
(iniciada) hasta su perfeccio- en la ejecucin o aplicacin de tres
namiento, gestionada durante funciones documentales, a saber:
todo su ciclo de vida de manera Declarar el documento, lo cual
electrnica y que se conserva implica registrarlo para darle
como un todo, junto con los de- existencia dentro del sistema
ms datos e informacin con los de gestin documental.
cuales esta vinculado, a travs
de meta-datos adecuadamente Clasificarlo, de acuerdo con
estructurados y preservados. una estructura archivstica
La gestin de documentos elec- previamente aprobada, prefe-
trnicos se basa en la gestin riblemente automatizada.
de registros y comprende:
Aplicar el concepto de record
El contenido (informacin ges- continuum durante su gestin.
tionada electrnicamente)
Controlar la gestin durante
El tipo documental (con su todo el ciclo de vida.
estructura diplomtica)
Mantener la estructura del expe-
Las metodologas para su ges- diente en segunda y tercera fase.
tin (tecnologas y herramientas)
As mismo, la gestin electrnica
Los meta-datos (documento, de documentos debe contener
proceso, contexto, etc.) los siguientes procedimientos:

63
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 12. Gestin de registros vs. Gestin de documentos.

(Fuente. ZAPATA, 2009)

Creacin y captura de docu- Sistemas de bsqueda y recu-
mentos electrnicos en el SIGD peracin documental
Aplicacin de reglas para los Gestin de los formatos de sali-
documentos (clasificacin, re- da de documentos (apariencia)
tencin, conservacin)
Bonal55 especifica cuatro proce-
Aplicacin de reglas para los dimientos para integrar los docu-
expedientes (clasificacin, re- mentos electrnicos al sistema
tencin, conservacin) de gestin:

Administracin de flujos de Creacin y captura de docu-

trabajo mentos electrnicos mediante
el propio sistema.
Archivo de la informacin
Integracin de documentos
Gestin de comunicaciones (la electrnicos generados des-
Web y el correo electrnico) de otras aplicaciones.

55 BONAL. Jos Luis. El documento electrnico y el archivo. En lnea http://www.vitruvio.cpaup-

age.com/archivos/Intro_archivos_arq2.pdf [consulta: 28 Ago. 2008]

64
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Conversin de documentos En los ltimos aos, las organiza-
producidos en otros soportes.
Integracin de documentos pro-
cedentes de canales externos.
3.3. El Sistema de
Gestin de Documentos
La produccin de documentos en
cualquier organizacin es inevi-
table, por ser resultado inheren-
te al desarrollo de sus funciones.
Durante sus actividades y el giro
de sus negocios las empresas
producen, reciben, tramitan, res-
ponden, seleccionan y archivan
documentos con el fin de proveer
un soporte no slo para la toma
de las decisiones sino para el
avance mismo del negocio. Den-
tro de toda actividad administra-
tiva se producen documentos
mediante los cuales la empresa
comunica sus decisiones, regis-
tra sus acciones y deja plasmado
un testimonio acerca de la forma
como la organizacin y sus fun-
cionarios actuaron frente a de-
terminado trmite o asunto. Todo
esto es posible gracias a una
red interminable de circuitos de
operaciones y acciones que se
encuentran definidas en los pro-
cesos y procedimientos adminis-
trativos, cauce natural a travs
del cual una institucin desarro-
lla las funciones y que permite a
su vez cumplir con el objeto so-
cial para el cual fue creada.
ciones han venido incorporando
nuevos modelos de gestin de la
informacin con el fin de desarro-
llar su negocio. As, la adquisicin
y empleo de sistemas de informa-
cin ms complejos y verstiles;
la incorporacin de las nuevas
tecnologas de la informacin y la
comunicacin en casi todas las
actividades organizacionales; la
aplicacin de herramientas admi-
nistrativas orientadas a la obten-
cin de eficiencia y la reduccin
de costos como el outsourcing y
el benchmarking, han generado
una transformacin en el valor
de la informacin y el papel que
sta juega para la competitividad
y la supervivencia de la empresa,
en un mundo caracterizado cada
vez ms por chips, enlaces ina-
lmbricos, cables de fibra ptica
y dispositivos de almacenamien-
to y procesamiento de informa-
cin masivo cuyo tamao jams
imaginaron los precursores de
las grandes computadoras.
Es precisamente gracias a estos
adelantos tecnolgicos que la
gestin de informacin se convir-
ti en un tema obligado de anli-
sis para gerentes, administrado-
res y empleados, toda vez que
no es posible garantizar el xito
de una empresa si no se dispone
de informacin oportuna, confia-
ble y acertada en el lugar y mo-
65
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
mento precisos. Como resulta-
do de lo anterior, comenzaron a
proliferar todo tipo de sistemas
de informacin, en cuyo diseo
y planeacin han participado de
manera exclusiva ingenieros de
sistemas y administradores, pero
en cuya definicin casi nunca se
permiti la participacin de ar-
chivistas y biblioteclogos. Igual
situacin se present con la ad-
quisicin de tecnologas para el
tratamiento de datos e informa-
cin tales como los sistemas de
fax, correo electrnico y digitali-
zacin de informacin, por citar
los ms habituales. As mismo,
el acceso a la informacin pas
de ser un tema cuyo tratamiento
era competencia exclusiva de bi-
blioteclogos, archivistas e inge-
nieros de sistemas, para consti-
tuirse en asunto de dominio de
directivos y, en general, de todo
el personal de una compaa. Sin
embargo, con excepcin de los
profesionales de la informacin,
los dems miembros de una or-
ganizacin no contaban con la
formacin necesaria para resol-
ver los problemas derivados de
la prctica administrativa tradi-
cional, que en la mayora de los
casos, se limitaba a contar con
informacin oportuna y pertinen-
te para la toma de decisiones.
56 DAVENPORT. p. Cit. p 64
57 Ibid. P. 62
58 ROBERGE. Op. Cit.
El anterior planteamiento fue ex-
puesto por Thomas Davenport en
su libro Ecologa de la Informacin.
Este autor56 define cuatro fases
en los procesos de informacin:
la determinacin de sus requeri-
mientos, la captura, la distribucin
y su uso. De igual manera consi-
dera57, que dentro de los aportes
de un programa de gestin de in-
formacin se encuentran:
Proveer sistemas que tengan
en cuenta las necesidades de
informacin y de documentos
Crear o definir un esquema
de categorizacin que provea
contexto a los documentos
(por ejemplo mediante proce-
sos de digitalizacin)
Permitir el ingreso a otros siste-
mas a travs de la Intranet de la
empresa (apoyndose en ayu-
das para la recuperacin y en
arquitecturas de informacin).
Ampliando la interpretacin de
la UNESCO sobre gestin docu-
mental, resulta difcil entenderla
slo como un conjunto de acti-
vidades administrativas orienta-
das a conseguir economa y efi-
ciencia en la organizacin y por
el contrario es necesario com-
prenderlas como un sistema58,
66
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

cuyos objetivos principales son tambin concibe la gestin docu-

adems de lograr la economa y mental como una serie de ope-
la eficiencia, la eficacia y la renta- raciones y tcnicas, uno de sus
bilidad. Este sistema segn Ro- principales aportes se refiere a
berg, est compuesto a su vez la necesidad de evaluar los sis-
por dos subsistemas: el de Ges- temas administrativos de la or-
tin de Documentos Administra- ganizacin, es decir la revisin
tivos Activos y el de Gestin de integral del negocio, incluidas
Documentos Administrativos In- las funciones, procesos y proce-
activos. El primero a su vez est dimientos y por supuesto la es-
integrado por los siguientes cua- tructura administrativa misma.
tro subsistemas:
Analizando los planteamientos
de clasificacin de documentos anteriores se puede afirmar que
en todo Sistema de Gestin Do-
de conservacin de documentos cumental confluyen tres compo-
de almacenamiento de docu- nentes que interactan de mane-
mentos ra permanente:

de descripcin y recuperacin La gestin administrativa que

de documentos se puede definir como el con-
junto de acciones que una
El mismo autor en su obra La organizacin desarrolla para
Gestion des Documents Adminis- cumplir con su misin y los ob-
tratifs, describe las bases para la jetivos y metas del negocio;
implementacin del sistema de
gestin documental en la mayor La gestin de informacin
parte de los archivos administra- entendida como las accio-
tivos. Define este sistema como nes que una organizacin
el conjunto de las operaciones emprende para garantizar el
y de las tcnicas relativas a la adecuado flujo de la informa-
concepcin, el desarrollo, la im- cin necesaria para el desa-
plantacin y la evaluacin de los rrollo del negocio, incluyendo
sistemas administrativos nece- aspectos como su produccin,
sarios, desde la creacin de los registro, acceso, uso, distribu-
documentos hasta su destruc- cin y conservacin as como
cin o su transferencia al archivo la integracin de los diferentes
permanente. Aunque Roberge ncleos de informacin a partir

67
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Tabla 3. Los documentos en el sistema administrativo.
(Fuente. ZAPATA, 2006)
de las nuevas tecnologas de
la informacin; y
La gestin documental que
se puede concebir como el
rea de la gestin administra-
tiva general dirigida a conse-
guir eficiencia y economa en
la creacin, mantenimiento,
uso y disposicin de los docu-
mentos (Dictionnary of Archi-
val Terminology). De acuerdo
con tratadistas como Michel
Roberg y Blanca Martnez,
el proceso de gestin tiene su
accin en la etapa activa de
los documentos (tambin de-
nominada fase pre-archivsti-
ca). Es en esta fase en don-
de se presentan los mayores
problemas documentales de
una organizacin y los que, en
ltimas suelen convertirse en
problemas cuya solucin impli-
ca un alto costo para cualquier
empresa.
Lo anterior hace explcita la ne-
cesidad de disear e implemen-
tar Sistemas de Gestin de Do-
cumentos (SGD) que respondan
a las necesidades de las empre-
sas, y los problemas asociados
al manejo de los documentos. El
Sistema de Gestin de Documen-
tos se define como el conjunto
de elementos que interactan de
manera sincronizada, comparti-
68
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
da y controlada en la creacin,
conservacin, uso y disposicin
de los documentos de una orga-
nizacin a partir de la aplicacin
de tcnicas administrativas, di-
rigidas a aumentar la eficiencia
administrativa, reducir costos y
facilitar la gestin administrati-
va general, en la integracin de
las diferentes tecnologas de la
informacin y la comunicacin,
los sistemas de informacin y la
aplicacin de los principios bsi-
cos de la archivstica.
Para que un SGD sea eficaz, se
requiere que cumpla los siguien-
tes requisitos59:
Integrar los diferentes compo-
nentes asociados a la produc-
cin de los documentos (las
tecnologas, las operaciones
administrativas que dan origen
a los documentos, la norma-
tividad, las redes de informa-
cin, las personas y la cultura
corporativa)
El sistema debe ser diseado
o concebido como un sistema
redondo, en donde los circuitos
documentales y de informacin
estn articulados entre s, con
el fin de determinar los vncu-
los existentes entre los diferen-
tes documentos que produce
y/o recibe una organizacin en
funcin de sus actividades.
59 ZAPATA. Op.cit.
Un buen SGD posibilitar que
cualquier accin de la adminis-
tracin, que se concrete en un
documento, se pueda vincular a
travs de las relaciones orgni-
co-administrativas y funcionales
que existen en el giro normal de
los negocios (asuntos) de una
organizacin.
De esta forma, cada vez que se
crea un documento cuya trami-
tacin se ha establecido previa-
mente, de acuerdo con los pro-
cesos y procedimientos de la
organizacin, el sistema podr
identificar todos los elementos
constitutivos del mismo, aso-
ciando su creacin a un trmite
determinado y a su vez man-
teniendo el vnculo de unin
entre todos y cada uno de los
documentos que se produjeron
durante dicho trmite. As se
garantiza no slo que los do-
cumentos sean el resultado de
acciones administrativas regu-
ladas y ordenadas sino que en
los archivos (desde la apertura
de un expediente en las ofici-
nas que originan el trmite has-
ta el cierre del expediente una
vez cumplido el ltimo trmite
a que haya lugar y su transfe-
rencia al archivo administrati-
vo) ser posible identificar cla-
ramente las relaciones internas
y externas existentes entre los
69
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

documentos, evitando que se ble. Por un lado el subsistema de

generen documentos innece-
sarios o cuyo trmite slo oca-
siona altos costos y aumenta la
ineficiencia administrativa.
3.4. Sistemas de Informa-
cin para la Administracin
Existe una evidente relacin en-
tre la forma como las institucio-
nes organizan los asuntos de su
negocios a travs de los procedi-
mientos y la gestin documental.
En general se acepta la tesis de
que los documentos son el resul-
tado de la gestin de la adminis-
tracin, la cual es posible a travs
de los procesos y procedimientos.
Segn Tanodi60 los documentos
son un producto involuntario de la
administracin, por cuanto su pro-
duccin est precedida por una
disposicin o un procedimiento en
cuya ejecucin tiene origen.
En este sistema administrativo,
cada documento es el eslabn de
una cadena, en cuyo proceso de
transformacin se presentan c-
clicamente las diferentes opera-
ciones de la gestin documental:
produccin, recepcin, distribu-
cin, trmite, organizacin, con-
sulta, conservacin y disposicin.
As las cosas, la relacin entre De Pablos62 identifica varias ca-
el Procedimiento Administrativo ractersticas de la sociedad de la
y la Gestin Documental es do- informacin, tales como:
gestin que propone Roberg, in-
cluye el elemento de informacin
como parte del modelo en el cual
estn incluidos los documentos
generados y recibidos como re-
sultado de las actividades de la
organizacin; por el otro, en los
sistemas de gestin administrati-
vos se reflejan una serie de pro-
cedimientos relativos a la gestin
de la informacin, los cuales bus-
can un adecuado control sobre la
gestin de documentos61.
El sistema administrativo res-
ponde como un elemento articu-
lador de las actividades y funcio-
nes que una organizacin realiza
para cumplir con su objeto social.
Este entramado de entradas,
procesos y salidas va generando
los documentos a travs de los
cuales se comunica una organi-
zacin tanto internamente como
con otras organizaciones, perso-
nas, proveedores, clientes, etc.
El procedimiento administrativo
cumple una funcin esencial en
la gestin documental, al definir-
se como la cadena gentica que
identifica a una organizacin y la
diferencia de otras, aun dentro
del mismo sector de negocios.

60 TANODI: Manual de Archivologa. Crdoba: CIDA, 1976,16,

61 ZAPATA CRDENAS. Carlos. La gestin de documentos electrnicos en el modelo estndar de
control interno. Bogot: Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrnicos, 2009. p 5.
62 Ibd., pg. 19

70
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 13. Articulacin de la gestin documental.

(Grfico propio)

la tercerizacin, por ser un com- la multiplicidad de fuentes de

ponente del sector de servicios; informacin (econmicas, po-
lticas, culturales) y de cana-
la automatizacin de algunas les de transmisin y acceso y
actividades relacionadas con finalmente
la informacin como la reco-
leccin, tratamiento, transmi- la informacin como factor de
sin, etc.; produccin.
la globalidad que sustenta la De acuerdo con lo anterior, se
estructura de la sociedad de la puede afirmar que lo que real-
informacin, y con ella la nece- mente caracteriza esta nueva
sidad de relacionar los diferen- sociedad de la informacin son
tes mbitos de la informacin, precisamente las tecnologas
que se traduce necesariamen- de la informacin y la comu-
te en delegar el poder, por las nicacin (TIC). Sobre ellas es
dificultad para saber todo lo preciso decir que son el motor
que es preciso para un deter- de esta sociedad. Sin ellas se-
minado negocio; ra imposible hacer vlidos los

71
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

principios de la sociedad de la entre los cuales el principal es

informacin como son: el conocimiento. Segn Gmez
Vietes63 a travs de una ade-
El acceso a la informacin y el cuada gestin de la informacin
conocimiento para todos, y el conocimiento se facilitan la
Una mejor calidad de vida para innovacin, el desarrollo de nue-
la poblacin, vos productos y servicios el uso
eficiente de los recursos, la cali-
El acceso a los beneficios de dad y por consiguiente la compe-
la globalizacin, titividad. Siendo los sistemas de
Una administracin transpa- informacin un factor de xito o
fracaso en un entorno econmi-
rente y centrada en el ciuda-
co y social, cada vez ms din-
dano y finalmente
mico, y turbulento, caracterizado
La democratizacin del cono- por la incertidumbre como factor
cimiento. determinante de desarrollo en el
mundo actual.
En el campo empresarial es don-
de las TIC tienen mayores im- Antonio Paos64, sostiene que las
plicaciones. Cada vez es mayor tecnologas de la informacin (TI)
el nmero de empresas que de- afectan tanto a factores internos
penden de la informacin y de como externos de las organiza-
las TIC para apoyar su gestin. ciones, a sus procesos, produc-
La informacin se ha convertido tos y comunicaciones. Adems
en un activo rentable para las or- afirma que las empresas deben
ganizaciones por lo que la incor- ser capaces de identificar el va-
poracin de dichas Tecnologas lor estratgico de las TI en sus
as como de los sistemas de in- procesos de gestin, si quieren
formacin en el desarrollo de las mejorar la posicin de sus ne-
actividades de las empresas son gocios frente a la competencia.
ms frecuentes. Gracias a esta Sin embargo, para poder cumplir
incorporacin hoy es posible con lo anterior, las empresas de-
hablar de la nueva economa o ben contar con diferentes tecno-
economa del conocimiento en la logas de informacin y Sistemas
cual el valor de las empresas no de Informacin (SI) que integra-
se mide slo por sus activos tan- dos se conviertan en soporte
gibles sino por los intangibles, fundamental del negocio.

63 GOMEZ VIETES. lvaro. Sistemas de informacin: herramientas practicas para la gestin em-
presarial. Mxico; Alfaomega, 2007. Pg. XV.
64 PAOS ALVAREZ. Antonio. Anlisis de factores contingentes en el estudio de la relevancia es-
tratgica de las tecnologas de informacin en las empresas. En: anales de Documentacin, N 8,
2005. pg. 187.

72
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Los sistemas de informacin por los inventarios, la gestin de

su parte son un conjunto de ele-
mentos que interactan entre si
con el fin de apoyar las activida-
des de una empresa o negocio
y que a travs de una coleccin
de datos estructurados es capaz
de recopilar, elaborar y distribuir
la informacin necesaria para
el desarrollo de actividades de
direccin y control.65 Los SI se
clasifican en diferentes tipos66
segn sean sus objetivos, as:
para apoyar tareas a nivel ope-
rativo de la empresa (transac-
cionales),
para apoyar las funciones de
la alta direccin en los aspec-
tos de plani- ficacin, control y
toma de decisiones (gerencial),
para proporcionar informacin
que apoye la toma de decisio-
nes en los diferentes niveles del
proceso (toma de decisiones),
para obtener ventajas compe-
titivas con clientes y proveedo-
res (estratgicos)
para soportar los procesos de A su vez, la formacin de un
apoyo en aspectos de planea- sistema integral de informacin
cin, financieros y administra- supone entre otros los siguien-
tivos como el recurso humano, tes esfuerzos68:
las compras, etc.
Paralelamente al surgimiento de
estudios sobre la gestin de in-
formacin organizacional, fue to-
mando auge la idea de concebir
la empresa. Chan67 concibe la
empresa como un supra-sistema
de informacin capaz de recopi-
lar, elaborar, procesar, distribuir,
transformar y diseminar la infor-
macin necesaria para soportar
el manejo y control de las ope-
raciones del negocio y facilitar la
toma de las decisiones por par-
te de la organizacin. Factores
como el mercado, las regulacio-
nes, la poltica, etc., afectan el
desarrollo de cualquier SI; y fac-
tores como la cultura corporati-
va, las polticas, los modelos ad-
ministrativos, la tecnologa, etc.,
tambin inciden en su diseo.
Desde el punto de vista del en-
torno de la informacin, aspec-
tos como los modelos; las tecno-
logas (TI); las clases y tipo; los
usuarios y sus necesidades, son
factores determinantes para su
funcionamiento.

65 ALCALDIA MAYOR DE BOGOT. Los sistemas de informacin distrital. Bogot; Contralora de

Bogot, 2007. pg. 7.
66 Ibd. pp. 11-14.
67 CHAIN NAVARRO. Celia. Tcnicas de Gestin de Calidad en Instituciones Documentales. Mur-
cia: DM, 2001
68 ZAPATA CRDENAS. Carlos. Sistemas de informacin: perspectivas e incongruencias desde la
gestin de informacin en las organizaciones. En Revista CODICE, 2004.

73
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Contar con sistemas de infor- y complejidad de las empresas,
macin interna que incluyan los
datos ms significativos para
la planeacin de la informacin
(esfuerzo de la organizacin).
Integrar sistemas de informa- De otra parte, es frecuente en-
cin con el sector en el que se
encuentra la entidad y sobre el
mercado que atiende (esfuerzo
entre organizaciones).
Integrar sistemas de informa-
cin socioeconmica que permi-
tan tomar decisiones (esfuerzo
gobierno - organizaciones)
Desarrollar sistemas de infor-
macin sobre tendencias cien-
tficas, tecnolgicas, sociocul-
turales, educacionales, etc.
(oportunidades de mercado)
Sin embargo, en el mundo y en
el momento actual, as como los
sistemas y tecnologas de la in-
formacin son elementos claves
para las empresas, por cuanto
dan lugar a nuevos procedimien-
tos de gestin, nuevas estrate-
gias y nuevos valores, su impor-
tancia no reside en las TI en s
mismas sino en su adecuada
aplicacin69 y en el reconoci-
miento acerca de su valor como
elemento estratgico para el de-
sarrollo del negocio. Este reco-
nocimiento de su valor es propor-
cional a factores como el tamao
69 GMEZ VIETES. p. Cit. pg. 157.
70 ZAPATA CRDENAS. p. Cit. 98
la capacidad financiera, el sector
empresarial, los tipos de proce-
sos y la formacin de los socios
directivos de las empresas.
contrar en las organizaciones
de hoy que los diferentes ele-
mentos que estn relacionados
con los procesos de informa-
cin se encuentran totalmente
desarticulados unos de otros.
En la actualidad un gran n-
mero de empresas realizan un
trabajo desarticulado en cuanto
al manejo de la informacin, ca-
racterizado por la definicin de
variadas estructuras de infor-
macin (aplicaciones corporati-
vas, aplicaciones de documen-
to electrnico, contenidos web,
bases de datos departamenta-
les y aplicaciones documenta-
les), en donde los sistemas de
informacin son considerados
el eje central de la Gestin de
la Informacin. En este modelo
parece no haber preocupacin
por la integracin de los conte-
nidos de informacin en los di-
ferentes niveles, los cuales fun-
cionan con sus propias reglas,
en plataformas computaciona-
les diferentes (casi siempre in-
compatibles) y en muchos ca-
sos con escasa posibilidad de
comunicacin entre ellas70.
74
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

3.5_Marco

3.5. Marco Legal para la Ad- El objetivo central de estas es-

ministracin Electrnica trategias es acercar al ciuda-
El desarrollo de las estrategias,
modelos, sistemas y programas
relacionados con el mbito de
la administracin electrnica re-
quiere un marco legal y regula-
torio fuerte, diseado a partir de
las necesidades de la sociedad.
El e-gobierno en la mayora de
los pases de latinoamrica ha
recogido de manera activa las re-
comendaciones de los diferentes
organismos internacionales en
cuanto a la necesidad de consi-
derar el acceso a la informacin
como un factor de desarrollo eco-
nmico, social, poltico y humano
y un elemento estratgico en el
progreso de la sociedad actual.
Como respuesta a estos plantea-
mientos, diferentes gobiernos del
Continente han definido estrate-
gias para la aplicacin de las TIC
como estrategia que les permite
mejorar la eficiencia y la transpa- Establecer un gobierno para el
rencia del Estado y ampliar el ac-
ceso ciudadano a los beneficios
que ofrecen dichas Tecnologas.
Tales estrategias se han tradu-
Fijar polticas, estndares y arre-
cido en propuestas de gobierno
electrnico para cada pas del he-
misferio en los diferentes niveles
del gobierno (nacional, regional y
local) aprovechando las posibili- Lograr un gobierno interco-
dades de Internet para fortalecer
y ampliar las relaciones con los
ciudadanos.
dano al gobierno, con el fin de
facilitar la realizacin de trmi-
tes, el acceso a la informacin
pblica, mejorar los espacios
de discusin y asegurar el ac-
ceso al conocimiento necesario
para el progreso de las comu-
nidades71. Todas las acciones
se han encaminado a fortalecer
un marco regulatorio que pro-
mueva el desarrollo de proyec-
tos tecnolgicos cuyo objetivo
sea garantizar la transparen-
cia en las actuaciones de los
gobiernos y sus funcionarios,
el aumento de la participacin
ciudadana y el acceso a la in-
formacin pblica, optimizando
su generacin, uso, y difusin.
Los objetivos concretos que
subyacen en diferentes inicia-
tivas gubernamentales se pue-
den resumir en tres:
ciudadano a travs de la rendi-
cin de cuentas y la utilizacin
de las TIC.
glos institucionales para conso-
lidar la poltica de informacin,
seguimiento y evaluacin.
nectado, a travs de la inte-
roperabilidad de los sistemas
de informacin.

71 Ibd.

75
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Para lograr estos objetivos se re- Consolidacin de un esquema

quiere la racionalizacin de las
funciones del Estado, el fortale-
cimiento de su capacidad para
cumplir con sus objetivos esen-
ciales y el redimensionamiento
del tamao de las estructuras
administrativas, de forma que se
incentive la participacin de los
ciudadanos y del sector privado
en la prestacin de servicios72.
A su vez estas premisas, deben
integrarse desde los diferentes
frentes de actuacin del e-go-
bierno de forma que se conside-
ren los siguientes aspectos:
Mejoramiento de la calidad y
eficiencia del suministro de in-
formacin pblica.
Simplificacin de los trmites
cotidianos, a travs de la au-
tomatizacin de la cadena de
trmites.
Definicin de lineamientos so-
bre la generacin, acceso, uso,
seguridad informtica, marco
legal e institucional y mecanis-
mos de rendicin de cuentas.
Desarrollo de estrategias de
e-gobierno, orientadas a me-
jorar los servicios al ciudada-
no y el fortalecimiento de la
gestin de las tecnologas de
la informacin.
institucional que apoye estas
iniciativas y fortalezca el recur-
so humano con miras al desa-
rrollo de la agenda de informa-
cin pblica.
Definicin de mecanismos
para la generacin, publica-
cin y difusin de informacin
oportuna y confiable sobre la
gestin gubernamental.
Los ejes sobre los cuales se
sustente cualquier estrategia de
e-gobierno deben ser: la eficien-
cia, eficacia y calidad de los servi-
cios prestados; la publicidad de la
informacin; la integracin de los
sistemas y la eficiencia de la ges-
tin interna del Estado. Aunque
la poltica pblica de informacin
se debe ir formando de mane-
ra progresiva se debe evitar que
los avances se concentren en las
entidades del gobierno central,
en detrimento de los resultados y
metas en los gobiernos regional
y local. Con el fin de ampliar los
beneficios del gobierno electrni-
co, es preciso formular lineamien-
tos y mecanismos para que todas
las entidades del Estado puedan
implementar, a corto plazo, los
beneficios del e-gobierno para lo
cual se deben definir previamen-
te73 los siguientes aspectos:

72 Discurso pronunciado por Carolina Rentera, Directora de Planeacin Nacional en la inaugu-

racin del foro Hacia la construccin de una poltica para la gestin de la informacin pblica en
Colombia, realizado el 27 de mayo de 2007.
73 MINISTERIO DE COMUNICACIONES. Manual para la implementacin de la estrategia de gobi-
erno en lnea en la repblica de Colombia. Bogot; Ministerio de Comunicaciones, 2008. p9.

76
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Un marco estratgico, en el definicin de cada una de las fa-

que se identifiquen las polti-
cas de cada entidad y su re-
lacin con los objetivos de la
estrategia de e-gobierno de
cada pas.
Un diagnstico de la entidad
a la fecha de elaboracin del
Plan de Gobierno Electrnico,
con respecto al cumplimiento
de los diferentes criterios en
cada una de las fases.
Un esquema que identifique
las acciones necesarias para
el cumplimiento de cada cri-
terio en cada fase y su plazo
de implementacin.
Un marco de accin, que com-
prenda la identificacin de los
proyectos tendientes a ga-
rantizar la implementacin del
e-gobierno y el cumplimiento
de los objetivos misionales de
cada pas, regin o entidad.
Una ficha por cada proyecto
que se pretenda desarrollar
identificando: objetivos, activi-
dades, beneficios e impacto,
metas, recursos, responsables
y plazos de ejecucin.
A partir de estos lineamientos,
es necesario definir las acciones
que deben implementarse y los Para lograr lo anterior se re-
plazos para su ejecucin74. La quiere el diseo e implementa-
ses implica a su vez el desarro-
llo de una serie de acciones que
se deben ejecutar en un Plan del
Gobierno Electrnico, facilitan-
do su diseo, implementacin y
evaluacin.
La administracin pblica mo-
derna concede una importancia
estratgica a la informacin en
todos los niveles del gobierno; la
considera un activo y un bien p-
blico; adopta como principio b-
sico, la participacin ciudadana
mediante el suministro de infor-
macin, estructurada, clara, con-
fiable, oportuna, suficiente y de
fcil acceso para facilitar la ren-
dicin de cuentas y control social
por parte de los ciudadanos. El
principal eje en este contexto si-
gue siendo el acceso a la infor-
macin a travs de las TIC, las
cuales se definen a su vez como
herramientas para la competiti-
vidad y la eficiencia administra-
tivas. Dichas Tecnologas deben
facilitar el ejercicio del derecho
a la informacin, el acceso a los
documentos pblicos de la admi-
nistracin, la verificacin y segui-
miento de la gestin y el acceso
a todos los servicios de las enti-
dades pblicas.

74 MINISTERIO DE COMUNICACIONES. Manual para la implementacin de la estrategia de gobi-

erno en lnea en la repblica de Colombia. Bogot; Ministerio de Comunicaciones, 2008. p6.

77
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

cin de instrumentos de coordi- Para lograr lo anterior se re-

nacin y gestin, la promocin quiere el diseo e implementa-
del desarrollo administrativo e cin de instrumentos de coordi-
institucional, el mejoramiento nacin y gestin, la promocin
del servicio a la ciudadana, la del desarrollo administrativo e
proteccin de recursos docu- institucional, el mejoramiento
mentales de inters pblico y del servicio a la ciudadana, la
la coordinacin de las polticas proteccin de recursos docu-
pblicas en materia tecnolgica mentales de inters pblico y
y de gestin de informacin. la coordinacin de las polticas
pblicas en materia tecnolgica
El e-gobierno debe tener ade-
y de gestin de informacin.
ms como principio de eficacia,
la celeridad de las actuaciones El e-gobierno debe tener ade-
administrativas, y como princi- ms como principio de eficacia,
pio de economa, la reduccin la celeridad de las actuaciones
de los costos de los trmites, administrativas, y como principio
procesos y procedimientos. De de economa, la reduccin de los
igual forma, el gobierno electr- costos de los trmites, procesos
nico se debe llevar a cabo de y procedimientos. De igual forma,
manera coordinada entre dife- el gobierno electrnico se debe lle-
rentes organismos de la admi- var a cabo de manera coordinada
nistracin pblica, entre los cua- entre diferentes organismos de la
les los archivos pblicos tienen administracin pblica, entre los
un papel importante as como cuales los archivos pblicos tie-
otros actores relacionados con nen un papel importante as como
el desarrollo de las polticas del otros actores relacionados con el
e-gobierno. La administracin desarrollo de las polticas del e-go-
pblica debe entender el e-go- bierno. La administracin pblica
bierno como un medio para re- debe entender el e-gobierno como
ducir los costos de trmites, un medio para reducir los costos
procesos y procedimientos tan- de trmites, procesos y procedi-
to para los ciudadanos como mientos tanto para los ciudadanos
para las mismas entidades que como para las mismas entidades
cumplen funciones pblicas. que cumplen funciones pblicas.

78
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Tabla 4. Fases del Gobierno Electrnico.

(Fuente: Colombia. Ministerio de Comunicaciones)

79
4.
Analisis de la gestin
documental desde el Gobierno
electrnico
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

4.1. Avances de la Admi- tiene que obedecer a un plan tra-

nistracin Electrnica zado desde el ms alto nivel ad-
ministrativo. Este plan en su ma-
Las entidades pblicas han avan- yora ha sido adoptado siguiente
zado de manera progresiva en el el modelo tradicional que divide
desarrollo de las bases que per- el e-gobierno en fases.
miten implementar un modelo de
e-gobierno electrnico en dife- Las fases mencionadas corres-
rentes niveles gubernamentales, ponden a un modelo sistmico
tanto con las polticas, estnda- que se debe implementar de ma-
res y directrices provenientes de nera progresiva y en el cual una
los organismos internacionales fase no se superpone sobre la si-
que promueven el e-gobierno en guiente, sino que la complemen-
el mundo como con el desarrollo ta. Es decir que una fase se im-
de polticas de carcter nacional, plementa despus de la otra en
regional y local. El e-gobierno orden secuencial, incrementando

Grfico 14. Fases del Gobierno Electrnico.

(Grfico propio a partir de las fases del Gobierno en Lnea. Colombia. Minis-
terio de Comunicaciones).
81
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Grfico 15. Capas del Gobierno Electrnico.

(Grfico propio)

paulatinamente ms prestaciones varen de una entidad a otra, con

del e-gobierno en cada una. resultados igualmente heterog-
neos. Una de las causas, aun-
Para lograr un desarrollo adecua- que no la nica, de este desequi-
do del e-gobierno es necesario librio se encuentra en la carencia
establecer un plan que permita de una hoja de ruta (documento
la implementacin homognea y de estrategia) para el e-gobierno
un avance gradual en todas las que haga posible la articulacin
reas de la administracin p- de acciones en todo el Estado
blica. En muchas entidade s su y en todos los niveles de la ad-
desarrollo se ha venido presen- ministracin. De esta forma, la
tando de manera fragmentada implementacin del e-gobierno
dando como resultado que los se debe llevar a cabo a partir de
avances no sean uniformes, que lineamientos generales que se

82
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
puedan aplicar autnomamente
en cada entidad y con la adecua-
da coordinacin, facilitando el lo-
gro de resultados homogneos.
En el desarrollo del modelo de
e-gobierno se deben conside-
rar tres capas, integradas entre
s pero independientes: i) Front
office, ii) Middle office75 y, iii)
Back office.
Un anlisis de la poltica de e-go-
bierno en la mayora de las enti-
dades pblicas, y en varios pa-
ses de Amrica Latina, sugiere
un mayor nfasis en los aspec-
tos relacionados con el front offi-
ce, que corresponde a la capa de
desarrollo de los servicios para
el ciudadano. En menor medida
se ha abordado el middle office
del e-gobierno, el cual est cons-
titudo por la estructura adminis-
trativa, la plataforma tecnolgica
de la organizacin y la informa-
cin que respalda la prestacin
de los servicios electrnicos.
El anlisis demostr que en los
programas de e-gobierno tam-
poco se ha dado importancia al
tt, conformado ste por las dife-
rentes operaciones y procesos
internos que realiza una organi-
zacin para cumplir sus funcio-
nes (reas, funciones, procesos
y procedimientos).
75 El concepto de Middle Office es parte de la propuesta planteada por el autor, a partir de los re-
sultados obtenidos en el anlisis del caso del Gobierno en Lnea de Bogot. Trabajo que adems,
corresponde a los estudios de doctorado en Metodologas de Investigacin en Biblioteconoma y
documentacin que adelanta en la Universidad de Salamanca.
76 Deloite and Touche. p. cit.
Segn lo expresado por el Mi-
nisterio de las Administraciones
Pblicas de Espaa, el autn-
tico valor de la administracin
electrnica no est slo en po-
ner los servicios en lnea (front
office) sino en propiciar una
reorganizacin y una mejora
de los procesos internos (back
office) que permita prestar los
servicios con un enfoque me-
nos departamental y ms cen-
trado en el usuario. Este impul-
so slo ser posible si el middle
office del gobierno electrnico
se adeca a las exigencias y
necesidades del ciudadano ha-
ciendo posible el cumplimien-
to de los objetivos y fines del
e-gobierno como modelo de
una gestin pblica democrti-
ca y participativa.
Aplicaciones del e-gobierno se
plantean en cuatro dimensiones76:
Gobierno a gobierno (G2G).
Tiene lugar en dos niveles:
local entre los diferentes ni-
veles del gobierno e interna-
cional entre gobiernos.
Gobierno a ciudadanos (G2C).
Incluye la diseminacin de in-
formacin al pblico y de ser-
vicios bsicos como trmites,
impuestos, certificaciones, etc.
83
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Gobierno a empleados (G2E). te son la base para avanzar ha-

Se refiere a servicios de in- cia una democracia electrnica.
formacin destinados slo a
los empleados pblicos, tales 4.2. La Gestin de Docu-
como planes de entrenamien- mentos en la E-adminis-
to y capacitacin, concursos, tracin
provisin de cargos, etc.
Al analizar en diferentes casos
Gobierno a negocio (G2B). el componente documental de
Comprende transacciones en- la administracin electrnica, se
tre varios servicios del gobierno puede observar que slo de ma-
para el desarrollo de las activi- nera marginal se hace alusin
dades propias del organismo al manejo de los documentos.
frente a la comunidad a la cual Aunque es claro que la adminis-
se orienta una determinada de- tracin pblica se expresa me-
pendencia gubernamental. diante documentos (que son en
esencia actos administrativos) y
Si se revisan los casos de xito
que los ciudadanos y usuarios
ms importantes en el mbito del
de los diferentes servicios pbli-
gobierno electrnico no hace fal-
cos se comunican con la admi-
ta hacer un mayor esfuerzo para
nistracin mediante documentos
concluir que sus niveles de de-
-entendidos en el sentido ms
sarrollo muestran un avance sig-
amplio- las diferentes polticas,
nificativo en la dimensin G2C y
normas, regulaciones, directri-
G2E, principalmente en las fases
ces, manuales, guas y planes,
de informacin e interaccin. Son
dedican apenas algunas lneas a
muy pocas las entidades pblicas
tratar el tema documental, a pe-
que han logrado avances signifi-
sar de ser ste un elemento arti-
cativos en la implementacin de
culador de las relaciones gobier-
prestaciones de servicios en la
no-ciudadana.
fase de transaccin y en muy po-
cos casos de transformacin, en En contraposicin a lo anterior,
trminos de cobertura total. las referencias al concepto de
informacin son permanentes,
Lo anterior indica que la estrate-
teniendo ste trmino prevalen-
gia de e-gobierno est an distan-
cia sobre el de documento. Por
te de logar las metas propuestas
otro lado, los conceptos acceso
por los gobiernos latinoamerica-
a la informacin, democratiza-
nos desde la gobernanza elec-
cin de la informacin, recupe-
trnica y el o-Gobierno (Open
racin de informacin, consulta
Government), cuyos principios,
de informacin, etc., no parecen
de ser aplicados adecuadamen-

84
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Grfico 16. La gestin de documentos en el e-gobierno.
(Grfico propio)
corresponder al mismo campo
de aplicacin que los conceptos
documento, registro, gestin
de documentos, etc. Este hecho
hace necesario analizar las im-
plicaciones del uso de uno y otro
dentro del concepto de gobier-
no electrnico, por cuanto resul-
ta evidente que los modelos de
gestin de informacin y gestin
documental tienen una estrecha
relacin con los servicios que
presta el e-gobierno. Aunque
para la archivstica la relacin
entre los conceptos informacin
y documento es vinculante, no
parece serlo para los responsa-
bles de definir las polticas gu-
bernamentales en este campo,
segn se desprende de la revi-
sin de diferentes marcos nor-
mativos que fueron analizados a
nivel nacional e internacional.
4.2.1. La Sede Web
del gobierno electrnico
Este planteamiento es reforza-
do porque al revisar las pginas
web de entidades pblicas, se
85
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

detect que el uso del trmino in- caso de la ciudad de Bogot78,

formacin es genrico, es decir la gestin de contenidos es una
que tiene la misma connotacin lnea claramente definida en los
bien sea que se trate de una no- procesos de implementacin de
ticia, una base de datos, un sis- la e-administracin de la ciudad
tema de informacin, una pgina y un campo sobre el cual existe
Web, un comentario o un docu- uniformidad tanto desde el punto
mento (informe, acta, gua, etc.). de vista de la formulacin de po-
Desde esta perspectiva, el e-go- lticas como desde su aplicacin
bierno tiene implicaciones desde en los sitios web del Distrito. La
dos mbitos: la gestin de infor- situacin difiere cuando se ana-
macin y la gestin documental. liza el funcionamiento de la ges-
tin documental, el cual carece
La gestin de informacin se- de normalizacin y est desarti-
gn Ponjun77 es una discipli-
culado de las fases de implemen-
na que se ocupa de utilizar los
tacin del gobierno electrnico,
recursos bsicos (econmicos,
situacin que muy probablemen-
fsicos, humanos, materiales)
te se repite en gran parte de las
para manejar informacin den-
entidades pblicas de la regin.
tro y para la sociedad a la que
sirve, con fines estratgicos, de Desde este punto de vista no re-
competitividad y desarrollo. sulta extrao que la participacin
de los Ingenieros de Sistemas
La gestin documental es una y los Web-msteres de las enti-
subdisciplina de la archivsti-
dades distritales sea mayoritaria
ca dedicada a la aplicacin de
frente a la participacin de los
los principios administrativos al
archivistas, tal como lo demues-
manejo de los documentos de
tran los resultados de la investi-
una organizacin durante todo
gacin. Esta situacin reside en
su ciclo de vida, con el fin de
el hecho de que la web es la capa
lograr economa, eficiencia y
exterior del e-gobierno, cuyo de-
rentabilidad administrativa.
sarrollo ha estado relacionado
En el e-gobierno la tendencia durante muchos aos con el di-
es a vincular la gestin de infor- seo y publicacin de conteni-
macin al manejo de contenidos dos en Internet. Por lo anterior,
para el ciudadano. De acuerdo en el gobierno electrnico, todo
con el anlisis realizado para el lo que ocurre se relaciona con

77 PONJUAN. Gloria. Gestin de informacin: dimensiones e implementacin para el xito organi-

zacional / Gloria Ponjun Dante. Rosario: Nuevo Parhadigma, 2004.
78 ZAPATA CRDENAS. Carlos Alberto. La gestin documental en el desarrollo de los proyectos
de administracin electrnica: estado de la cuestin en la administracin distrital de Bogot. Sala-
manca: Universidad de Salamanca. 2010. (tesis de grado)

86
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

la web pues esta se constituye administracin, as como encon-

en la puerta de ingreso a la ad- trar y acceder a toda la informa-
ministracin pblica. La web es, cin que necesita para ejercer
entonces, el punto de encuentro su ciudadana de manera plena.
entre el ciudadano, el Estado y Algunos de los servicios ms co-
los servicios pblicos. munes del gobierno electrnico
identificados en los sitios web de
En trminos generales, se pue-
las administraciones pblicas:
de afirmar que la web es el equi-
valente a la sede administrativa Presentacin de quejas y re-
de una entidad pblica, pero en clamaciones
versin electrnica. Isaac Delga-
do al abordar este concepto sos- Gua de trmites y servicios
tiene que la sede electrnica es Contratacin electrnica
una direccin electrnica cuya
titularidad, gestin y administra- Presupuesto participativo
cin corresponde a una Adminis-
tracin Pblica, y es por lo tanto
Servicios en lnea
un instrumento para el ejercicio Realizar un trmite
de las competencias de un r-
gano administrativo dentro del Bajar formularios para trmites
concepto de administracin elec-
Consultar el estado de un trmite
trnica. Es ms que un punto de
acceso electrnico o una venta- Participacin ciudadana
nilla electrnica.
4.2.2. Los documentos
En sntesis, la sede electrnica en la E-administracin
es el espacio virtual donde tie-
nen lugar todas las acciones del A pesar de la inevitable relacin
gobierno electrnico. El elemen- que existe entre el ejercicio de la
to esencial que diferencia una administracin pblica, cuyo fin
simple web de una sede electr- es satisfacer las necesidades de
nica es la posibilidad que brinda servicios pblicos que plantea
esta ltima a un usuario de reali- la poblacin, con los documen-
zar los diferentes trmites79 para tos necesarios para resolver un
adquirir un derecho, cumplir con trmite que permita obtener di-
una obligacin o resolver una so- cho servicio pblico, la literatura
licitud y obtener respuesta de la tcnica y legal sobre e-gobierno

79 En el desarrollo de un trmite se producen, reciben y gestionan documentos que se van acumu-

lando naturalmente hasta que se resuelve dicho asunto o caso. Los documentos acumulados en
este proceso se conservan juntos, formado expedientes y series documentales.

87
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Tabla 5. Retos en la incorporacin de las TIC en la gestin local

y beneficios de implantar un modelo de servicios en red para la
administracin.

( Fuente: Fundacin Telefnica de Espaa)

presenta serios vacos tanto a mentos son el lenguaje que le

nivel nacional como distrital y lo-
es propio. Estos, al acumularse
cal. No resultan claras las causas
unos junto a otros forman expe-
para la desarticulacin existente
dientes, que en ltima instancia
entre los conceptos de e-gobier-son los archivos de la adminis-
no, e-administracin y gestin de
tracin. Esta relacin ha sido re-
documentos, tanto en el marco conocida desde el origen mismo
de las polticas pblicas que so-
de la archivstica al atribuirle a
bre este asunto se ha formulado,la administracin la responsa-
como en el desarrollo de los pro-
bilidad sobre la produccin de
gramas y proyectos adelantados los documentos que se acumu-
en Amrica Latina. lan naturalmente en archivos.
En sentido complementario, la
La teora general de la Admi- misma teora administrativa dio
nistracin Pblica ha sostenido origen, a mediados del siglo pa-
durante dcadas que los docu- sado, al concepto de gestin de

88
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
documentos que posteriormente
se incorporara como parte de
dicha teora contempornea as
como en los modelos administra-
tivos de todo el mundo y en los
desarrollos tecnolgicos de prin-
cipios del siglo XXI.
De acuerdo con los planteamien-
tos del informe Las TIC en la
Administracin local del futuro,
elaborado por la empresa espa-
ola Telefnica, uno de los prin-
cipales retos en la incorporacin
de dichas tecnologas en la ad-
ministracin local, tiene que ver
con la gestin automatizada de
los expedientes que resultan de
la cadenas de trmites adelanta-
dos en la administracin pblica.
Es contradictorio que estos avan-
ces no se hayan aplicado al mo-
delo de administracin electrni-
ca que, segn Isaac Delgado, no
es diferente a la administracin
tradicional. La ausencia de parti-
cipacin de los estamentos res-
ponsables de definir la poltica
archivstica no puede atribuirse
exclusivamente a un desconoci-
miento de estos actores por par-
te de la administracin pblica.
La causa se encuentra en que la
misma archivstica no se ha ocu-
pado suficientemente de analizar
las implicaciones del concepto
de e-gobierno en todos los as-
pectos propios de su campo de
accin pero particularmente en
cuanto a la gestin de documen-
tos y administracin de archivos
y los aportes que pueden puede
brindar para potenciar los benefi-
cios del gobierno electrnico.
Aunque factores como el desco-
nocimiento de las polticas y teo-
ras sobre e-gobierno y la caren-
cia de adecuadas competencias
tecnolgicas, en un alto porcen-
taje de archivistas, pueden ser
algunas de las causas de este
panorama, tambin es en bue-
na medida responsabilidad de
estos profesionales, de las ins-
tituciones educativas responsa-
bles de su formacin, as como
de los mismos archivos pblicos.
En primer lugar los archivistas,
que son los responsables de de-
sarrollar la gestin documental
en las organizaciones, continan
realizando actividades de cor-
te tradicional en el desarrollo de
sus funciones, atendiendo princi-
palmente los problemas bsicos
de la administracin de archivos.
De otro lado, el hecho de que
las entidades pblicas no reco-
nozcan a los archivistas como
gestores de informacin y que
dichos profesionales no cuen-
ten con una adecuada formacin
tecnolgica, los aleja del desa-
rrollo del e-gobierno en diferen-
tes entidades. En segundo lugar,
los archivos solo recientemente
han comenzado a desempear
un papel ms protagnico den-
tro de la administracin pblica,
pero an no son reconocidos y
valorados como centros de infor-
macin para la gestin, atribu-
89
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

yndoles slo la funcin de cus- cuanto a la calidad de los docu-

todia, como centros de memoria, mentos que se incorporan en los
reflejando una imagen que no diferentes servicios que presta
est de acuerdo con los objetivos el e-gobierno. El concepto de
de modernizacin de la adminis- documento dentro del gobierno
tracin pblica y de la sociedad. electrnico, es entendido como
un medio para llevar a cabo la
El hecho de que los archivos no
comunicacin en doble va entre
tengan visibilidad en los sitios
la administracin y el ciudadano.
Web de las instituciones y que no
As, la administracin pblica ha
cuenten con contenidos propios,
centrado su atencin en la pro-
demuestra falta de alineacin
mocin del e-gobierno como un
estratgica. En tercer lugar, las
medio para acercar la gestin al
instituciones de educacin que
ciudadano, en cuyo proceso el
cuentan con programas de for-
documento es un mero acciden-
macin en archivstica, en muy
te, necesario, pero sobre el cual
pocos casos han avanzado en
no se han definido reglas, estn-
el diseo de un currculo moder-
dares y protocolos archivsticos.
no, acorde con las tendencias de
Al respecto es necesario enfati-
desarrollo de los modelos admi-
zar que la gestin de documen-
nistrativos y la direccin empre-
tos es tambin un instrumento
sarial as como en las directrices
para mejorar la eficiencia y la
que en el tema de la gestin de
economa de la administracin.
la informacin y el conocimiento
No debe olvidarse que la gestin
han formulado organismos como
documental aplica sus principios
la UNESCO y el Consejo Interna-
desde la planeacin del docu-
cional de Archivos - CIA, adems
mento, y que en tanto registra la
de otros organismos internacio-
evidencia de los acontecimien-
nales e intergubernamentales
tos de hoy para preservarlos con
que promueven el acceso a la
fines de uso posterior; constituye
informacin como eje central del
un medio para preservar la in-
desarrollo de la sociedad.
formacin y el conocimiento de
Cuando se observan los avan- nuestra sociedad.
ces del e-gobierno frente a los
Un modelo de Gestin Documen-
logros de la gestin documental
tal para el e-gobierno debera en
se hace evidente un desequili-
consecuencia:
bro entre ambos. Aunque uno y
otro han avanzado de acuerdo Apoyarse en principios de efi-
con principios vlidos, la desar- ciencia, eficacia y simplicidad.
ticulacin entre ellos tiene efec- Se trata de que los funciona-
tos negativos, principalmente en rios pblicos, las empresas y

90
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

los ciudadanos puedan gestio- Posicionar a los archivistas

nar y mantener tanto la infor- como gestores de informacin
macin como los documentos para el desarrollo de la e-admi-
relacionados con un determi- nistracin. En algunos pases
nado trmite, sin necesidad de se han creado por ejemplo car-
tener conocimientos especiali- gos de oficiales de informacin
zados en cuanto a tecnologas. o comisionados de informacin
(Chief Information Officer).
Fundamentarse en ambien-
tes colaborativos. Uno de los Posicionar a los archivos como
principios de la administracin instrumentos de democratiza-
electrnica es la prestacin de cin del conocimiento corpora-
servicios en red, en un marco tivo y garantes de la transpa-
de colaboracin entre el sector rencia de la gestin pblica.
pblico y privado, en trminos
de asociacin entre ambos Desarrollar competencias tec-
sectores a fin de lograr mxi- nolgicas coherentes con el
mos beneficios para el ciuda- desarrollo tecnolgico de las
dano, las entidades pblicas y entidades, que promuevan el
las empresas (como usuarias avance del e-gobierno.
y proveedores a la vez de las Promover el papel de la ges-
prestaciones del e-gobierno). tin documental en el logro de
Este elemento desde un an- los objetivos del e-gobierno.
lisis documental, parece no
estar suficientemente desarro- Alinear los planes y programas
llado en la administracin elec- de gestin documental, por
trnica de Bogot, a pesar de ejemplo distritales, con los pla-
que existen los fundamentos nes y programas del e-gobierno.
para implementar aplicaciones
Disear modelos de gestin
tecnolgicas que pueden be-
documental acordes con el
neficiar a los actores y partici-
modelo del e-gobierno, que
pantes del e-gobierno.
respondan a las necesidades
4.2.3. Retos de la gestin de las entidades, los ciudada-
nos y las empresas.
documental en la E-admi-
nistracin Desarrollar arquitecturas de in-
formacin adecuadas a las com-
En trminos del desarrollo de la petencias tecnolgicas de la ciu-
gestin documental como apoyo dadana, y con estndares de
a la implementacin del e-go- las ciencias de la informacin.
bierno, son varios los retos que
debe enfrentar la archivstica, en Desarrollar un programa de
el corto plazo. Estos son: e-documentos para la e-admi-
91
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Tabla 6. Gestin documental y

gobierno electrnico. (Fuente: el autor)

FASES DEL PROGRAMA DE GESTION FASES DEL

DOCUMENTAL E-GOBIERNO

Transaccin
Informacin

Trasformaci

democracia
Interaccin

n
E-
Produccin + + + +
Recepcin + + + +
Distribucin + + +
Trmite + + + +
Organizacin + + + +
Consulta + + +
Conservacin + +
Disposicin Final +
PRODUCCION DE DOCUMENTOS
Gestin de formas + + + + +
Gestin de formularios + + + + +
Gestin de informes + + + + +
Gestin de correspondencia + + + + +
Gestin de directrices + + + + +
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Gestin de correo y + + + + +
telecomunicaciones
Gestin de reprografa + + + + +
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Gestin de correo y + + +
telecomunicaciones
Gestin de reprografa + + +
TRAMITE
Gestin de Sistemas de recuperacin + + + + +
de informacin
Gestin de correo y + + + + +
telecomunicaciones
Trazabilidad
Anlisis de procesos + +
ORGANIZACIN
Gestin de Sistemas de recuperacin + + + + +
de informacin
Gestin de correo y + + + + +
telecomunicaciones
Elaboracin de CCD y TRD + +
CONSULTA
Gestin de sistemas de recuperacin + + + +
de informacin
Gestin de expedientes + + + +
CONSERVACION
Gestin de centros de archivos + +
Sistemas de almacenamiento + +
Gestin de documentos vitales o + +
esenciales
Gestin de expedientes + +
DISPOSICION FINAL
Identificacin y valoracin de series + + +
documentales
Elaboracin e implementacin de TRD + + +

92
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

nistracin dentro de la poltica tre las diferentes entidades del

de e-gobierno. Estado que orientan sus servi-
cios para resolver las necesi-
Armonizar y estandarizar los dades de una comunidad o de
sistemas de informacin del las empresas con las cuales
gobierno, a travs de los cua- tienen relacin.
les se desarrolla en buena me-
dida la gestin documental del 4.2.4. Aplicacin de la ges-
e-gobierno. tin documental en el go-
Armonizar las fases del pro- bierno electrnico
grama de gestin documental Se ha sealado que existe una
con las fases del e-gobierno. estrecha relacin entre las pol-
Adems de los anteriores retos, ticas del gobierno electrnico y
debe promoverse de manera gestin documental, los princi-
ms activa la articulacin de las pios implcitos en los dos con-
dimensiones del gobierno elec- ceptos, los objetivos de los pro-
trnico con las aplicaciones de gramas de GD y e-gobierno y las
la gestin documental, de la si- fases de desarrollo de uno y otro.
guiente forma: Sin embargo, la alineacin de los
objetivos de cada uno de estos
GD gobierno a gobierno (G2G). programas debe procurarse de
Normalizacin de la gestin manera sistemtica y progresiva,
documental que tiene lugar toda vez que los avances de las
entre las diferentes entidades tecnologas de la informacin y
del estado. la comunicacin, han vuelto ms
GD gobierno a ciudadanos complejos los procesos de ges-
tin de informacin y de gestin
(G2C). Normalizacin de los
de documentos. Esto se debe al
documentos e informacin
aumento en los volmenes de
para que el ciudadano pueda
informacin electrnica, la au-
integrarse fcilmente al e-go-
sencia de compatibilidad entre
bierno.
sistemas, la falta de estndares
GD gobierno a empleados archivsticos, la ausencia de es-
(G2E). Desarrollo de directri- quemas tcnicos para la clasifi-
ces para que los empleados cacin y organizacin de la infor-
lleven a cabo una gestin do- macin electrnica, y los riesgos
cumental apropiada. de prdida de sta, a causa de
factores como el rpido cambio
GD gobierno a negocio (G2B). tecnolgico, la obsolescencia del
Normalizacin de la gestin hardware y software y la vulnera-
documental que tiene lugar en-

93
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

bilidad e inestabilidad de los me- Los sistemas de informacin

dios de almacenamiento. ejercen un significativo impacto
en la gestin electrnica de do-
Como se ha afirmado, los docu-
cumentos. A manera de ejemplo
mentos son el lenguaje de la ad-
se cita un estudio realizado por
ministracin, sin ellos la adminis-
la Contralora Distrital de Bogo-
tracin no puede actuar. Por ello,
t (Colombia) que identific 605
el documento electrnico es por
sistemas de informacin, de los
naturaleza la esencia del gobier-
cuales 369 soportaban proce-
no electrnico en el mbito de la
sos administrativos y 236 proce-
gestin de lo pblico. En un an-
sos misionales de cada entidad.
lisis de documento electrnico
Aunque se carece de estudios
realizado en el caso de la admi-
para identificar la produccin
nistracin distrital de Bogot, se
documental asociada a los dife-
identificaron dos escenarios que
rentes sistemas, la teora indica
por sus caractersticas son comu-
que los sistemas de informacin
nes a cualquier entidad pblica:
administrativos son los respon-
a) Un primer escenario en el sables de la produccin del ma-
cual los sistemas de informa- yor volumen de documentos (f-
cin le han ganado terreno a sicos y electrnicos) y registros
la gestin documental oca- de la administracin. En menor
sionando el crecimiento ex- medida, aunque con un impac-
ponencial de los documentos to similar, los sistemas misiona-
y registros electrnicos como les producen documentos que
resultado de de las activida- tienen mayor valor estratgico
des y funciones de las diferen- para la administracin por estar
tes entidades, los cuales se asociados a la misin (objeto so-
conservan en forma aislada y cial) de cada entidad, los cuales
sin criterios de organizacin y seguramente requieren conser-
gestin archivsticos. varse como fuente histrica. En
este ltimo aspecto es necesario
b) Un segundo escenario en advertir que los responsables de
donde los archivos y los respon- disear los sistemas de informa-
sables de la gestin documen- cin no se preocupan por la pre-
tal han dejado el control sobre el servacin a largo plazo de docu-
documento electrnico en ma- mentos y registros electrnicos,
nos de las reas de sistemas de por ello no tienen en cuenta, con
cada entidad, contribuyendo a anticipacin, los estndares para
la problemtica expuesta. su produccin y gestin.

94
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Otro problema es la falta de inte-
gracin entre los diferentes siste-
mas, cuya consecuencia es la im-
presin de miles de documentos
(salida) que posteriormente son
registrados (entrada) en otros sis-
temas de informacin de la misma
entidad o de otras, situacin que
dificulta tanto el procesamiento
como la consulta de informacin
por parte de las mismas entidades
y de los ciudadanos. Un ejemplo
de esta desarticulacin se presen-
ta en que los datos de un ciudada-
no pueden estar repetidos varias
veces en diferentes sistemas de
informacin. Esta redundancia a
su vez incrementa los costos de
mantenimiento (datos, registros,
documentos) y dificulta la gestin
de la misma.
As, es posible afirmar que la
consolidacin y aumento del uso
de las tecnologas de la informa-
cin tiene efectos sobre la ges-
tin de documentos en todos los
mbitos de la administracin. Por
ejemplo, en el proceso de Quejas
y reclamos se identifican 4 tipos
documentales: requerimiento,
prueba, comunicaciones oficia-
les y auto de pruebas, todos los
cuales son susceptibles de con-
vertirse en formato electrnico
o gestionarse electrnicamente
desde los mismos sistemas de
informacin. En el anlisis de
sistemas (que la UNESCO con-
sidera un componente bsico de
cualquier programa de gestin
documental) se identifican los
procesos y documentos resulta-
do de las actividades que se lle-
van a cabo en la organizacin. En
esencia, con la tecnologa apro-
piada es posible desmaterializar
la mayor parte de los documen-
tos de cualquier entidad. La ni-
ca restriccin vendra del marco
normativo y legal que obligue a
imprimir los documentos, a fir-
marlos y gestionarlos de manera
tradicional. Lo anterior sin contar
los problemas que puede tener
esta tendencia en la preserva-
cin de la memoria corporativa,
por la vulnerabilidad de los me-
dios electrnicos.
Proyectos como la telemedicina,
la historia clnica nica, el siste-
ma nico de pago del transporte
pblico, la educacin virtual, el
comercio electrnico, son ejem-
plos de que el gobierno elec-
trnico tiene en el documento
electrnico y en la gestin do-
cumental un elemento que re-
sulta imposible desconocer. En
la implementacin de cualquiera
de los principales proyectos del
gobierno electrnico es evidente
la conexin con la gestin de do-
cumentos electrnicos. Sin em-
bargo, a pesar de las evidencias
que marcan cual ser la tenden-
cia en el futuro, la participacin
de los archivistas continua sien-
do mnima.
95
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

Algunos proyectos que hacen gestin documental es que a

parte de la estrategia de e-go- travs del primero se pueden
bierno en varias entidades pbli- llevar los beneficios que ofrece
cas del continente, que en un fu- la Sociedad de la Informacin a
turo prximo tienen posibilidades todos los ciudadanos. A su vez,
de ser integrados al programa de la mejora en la competitividad,
gestin documental y que ofre- la eficiencia, la agilidad de los
cen posibilidades en cuanto al trmites y la transparencia de la
manejo de los documentos elec- administracin distrital son ejes
trnico son: sobre los cuales se desarrollan
tanto las iniciativas de e-gobier-
Sistema de Procesos Judiciales no como los programas de ges-
Sistema de Procesos Disci- tin documental.
plinarios Finalmente, es preciso afirmar
Contratacin Electrnica que para lograr una adecuada
gestin de documentos electr-
Sistema Peticiones, Quejas y nicos se requiere resolver de
Soluciones manera urgente la ausencia de
coordinacin, conexin y apoyo
Registro Catastral entre los procesos de gestin de
Historia Clnica Electrnica informacin (desde los sistemas
de informacin) y los procesos
Una particularidad de estos pro- de gestin documental, con los
yectos es que gestionan docu- procesos de implementacin de
mentos que reflejan integralmen- las prestaciones de servicios que
te un proceso y que conforman se ofrecen por el e-gobierno.
expedientes como resultado del
trmite. Aunque en la actualidad
estn conformados en su mayo-
ra por documentos impresos, en
el futuro cercano, tanto los do-
cumentos como lo expedientes
podran gestionarse totalmente
de manera electrnica. Un fac-
tor que favorece la integracin
y articulacin de las iniciativas
del gobierno electrnico con la

96
5.
Conclusiones
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

El aumento de los beneficios del smiles, incluso dentro de las

e-gobierno conlleva un adecua- mismas entidades.
do programa de gestin de docu-
mentos electrnicos. Sin impor- Ausencia de una cultura corpo-
tar los avances del primero, si no rativa que promueva la necesi-
se adelanta una adecuada ges- dad de implementar el e-gobier-
tin documental, dichos logros no como un elemento sustancial
son marginales y en muchos para mejorar el desarrollo de
caso temporales. La consolida- la ciudad, la calidad de vida, la
cin de una cultura de gestin transparencia de la administra-
de informacin acompaada de cin y la racionalizacin.
un programa de gestin de do- Los ciudadanos no conocen
cumentos, as como el desarrollo adecuadamente los servicios
de polticas pblicas y un marco que presta el e-gobierno, lo que
regulatorio coherente son algu- impide que sus objetivos se
nos de los factores que favore- cumplan satisfactoriamente.
cen estos avances.
Respecto a los sistemas de in-
El gobierno y la administracin formacin, stos son entendi-
pblica, en cualquier nivel, de- dos como un instrumento para
ben asumir la implementacin lograr el cumplimiento de la mi-
de e-gobierno como un elemento sin y los objetivos de las enti-
central dentro de los planes de dades. Aunque el desarrollo de
desarrollo. Adems de lo ante- sistemas de informacin puede
rior, es necesario atender priori- ser un elemento articulador del
tariamente los factores que afec- e-gobierno, el excesivo nfasis
tan al avance armnico tanto del informtico puede afectar otros
gobierno electrnico como de la elementos igualmente relevan-
gestin documental, entre los tes, tales como la gestin de la
cuales se destacan: informacin basada en principios
Desarticulacin entre los pro- de la archivstica y la documen-
gramas del gobierno electrni- tacin. Las TIC son un medio
co de las diferentes entidades para lograr que el gobierno elec-
de una administracin. trnico acerque de manera mas
amplia a la poblacin a los bene-
Proliferacin de sistemas de ficios de la Sociedad de la Infor-
informacin y arquitecturas macin. De esta forma el e-go-
tecnolgicas incompatibles y bierno no se construye sobre las
con niveles de desarrollo di- TIC sino sobre la informacin y

98
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

sobre la forma como esta circula De acuerdo con lo anterior, la

y es utilizada por la ciudadana. generacin de capacidades, en-
tendida como el desarrollo de
En cuanto a los avances logra-
planes de capacitacin y for-
dos en la administracin elec-
macin en esta temtica, es un
trnica existen varios desniveles
elemento clave para que las en-
con los avances logrados por el
tidades pblicas puedan cumplir
e-gobierno, dependiendo del de-
los objetivos que se tracen. En
sarrollo de ste a niveles local,
este aspecto, un alto porcenta-
regional o nacional. Por un lado
je de responsables de la gestin
hay desnivel en trminos de las
documental no cuentan con una
polticas y su aplicacin; la fal-
adecuada formacin en los dife-
ta de un documento estratgico
rentes mbitos del e-gobierno, lo
uniforme para las administracio-
cual se traduce en una prdida
nes sobre la implementacin de
de capacidad de este recurso
e-gobierno genera un desarro-
humano, cuya participacin re-
llo desigual segn el tipo y nivel
sultara clave para apoyar el de-
de la entidad. Tambin existe un
sarrollo del gobierno electrnico.
desequilibrio presupuestal, por
cuanto la aplicacin del e-gobier- Uno de los elementos que re-
no depende en buena medida del quiere especial atencin es el
posicionamiento que ste tenga de los sistemas de informacin,
dentro de los directivos y funcio- por cuanto son los responsables
narios de cada entidad. Porque de producir y gestionar, de ma-
es a partir de dicho posiciona- nera directa e indirecta, miles de
miento que se asignan los recur- documentos (fsicos y electrni-
sos que permitan el desarrollo de cos), que son los causantes de
uno o varios servicios prestados un drstico aumento del volu-
por el e-gobierno. Adicionalmen- men del archivo. Por lo tanto se
te hay un desequilibrio tecnolgi- debe procurar el desarrollo de
co que genera estratificacin en un Sistema de Informacin Do-
los alcances y metas que cada cumental (SID) que haga posi-
entidad puede lograr. En el m- ble articular y centralizar la ges-
bito cultural tambin se presen- tin de la informacin. Tambin,
ta desequilibrio en la capacidad se hace necesario, que desde
de cada entidad para permear la misma concepcin y diseo
a toda la organizacin, desde de los sistemas de informacin
el punto de vista de las compe- de la administracin pblica, se
tencias del recurso humano que tengan en cuenta los aspectos
debe llevar a cabo los objetivos y propios de la gestin documen-
metas del e-gobierno. tal y de informacin con menos

99
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

nfasis en el componente tecno- que debe ser atendido desde

lgico. En este sentido, la parti-
cipacin de los responsables de
gestin documental y los archivis- 2. La administracin pblica
tas en el diseo y gestin de los
sistemas de informacin y de los
documentos electrnicos, es una
tarea pendiente, dada la relacin
que existe entre los sistemas de
informacin, las TIC y la gestin
de informacin y documentos. La
participacin activa de archivistas
profesionales en los comits de
sistemas debe ser una exigencia.
Derivado de lo anterior, es evi-
dente que falta articulacin en-
tre la prestacin de servicios
que ofrece el e-gobierno desde 3. Los archivistas no han asu-
la perspectiva de la gestin do-
cumental, lo cual genera dificul-
tades de diferentes ndole, que
deben ser resueltas de mane-
ra prioritaria por las entidades y
organizaciones, pblicas o pri-
vadas, con miras a potenciar el
desarrollo de dichos servicios la
mayora de los cuales tienen, di-
recta o indirectamente, un com-
ponente documental.
Finalmente, es preciso atender 4. Las competencias y cono-
la solucin de una serie de pro-
blemas que se han podido iden-
tificar en el anlisis expuesto a lo
largo de este ensayo:
1. El gobierno electrnico es
entendido desde una perspec-
tiva tecnologista, por conside- 5. Los planes de empleo de
rarlo del campo de la Ingeniera
de Sistemas y por lo tanto se
considera que es un programa
las oficinas de informtica.
no ha involucrado a los archi-
vistas ni a las reas de archi-
vo en el desarrollo de las dife-
rentes servicios que ofrece el
e-gobierno, por considerar que
no es un rea de su competen-
cia, lo cual se traduce en fallas
de fondo en los modelos de
gestion de documentos en las
entidades pblicas, poniendo
en riesgo, a largo plazo, el pa-
trimonio documental de nues-
tros pases.
mido un papel proactivo frente
a la administracin electrnica,
desconociendo que el alcance
de la gestin de documentos y
la administracin de archivos
son transversales a toda la or-
ganizacin y resultan un servi-
cio fundamental para apoyar la
gestin de la administracin, y
particularmente las iniciativas
del e-gobierno.
cimientos de los archivistas
y responsables de la gestin
documental an son incipien-
tes, lo cual impide su vincula-
cin activa en el desarrollo del
e-gobierno.
TIC y de e-gobierno no le con-
ceden un papel preponderan-
te a la gestin documental,

100
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
componente que no se men-
ciona ex-plcitamente dentro
de las diferentes estrategias
de e-gobierno formuladas en
Amrica Latina.
Un hecho significativo detectado
en el anlisis precedente consis-
te en que los procesos relaciona-
dos con el gobierno electrnico y
la gestin documental conviven
de manera natural dentro de la
administracin electrnica, y por
lo tanto compiten por recursos
que podran utilizarse de mejor
forma si lograran integrarse las
aplicaciones y planes operati-
vos de uno y otro. La dinmica
del e-gobierno y la gestin docu-
mental ha hecho que ambos pro-
gramas se desarrollen de mane-
ra independiente, sin articulacin
alguna. Prcticamente todas las
prestaciones de servicios del
e-gobierno tienen un compo-
nente de informacin y varias de
ellas estan asociadas con el ma-
nejo de documentos, en particu-
lar, electrnicos. Esta situacin
debe ser corregida para vincular
de manera ms formal y explci-
ta la gestin documental al desa-
rrollo del Gobierno Electrnico.
Aunque esta situacin tiende a
cambiar, resulta necesario que
los archivos pblicos tengan una
mayor participacin en las accio-
nes que se emprendan en el fu-
turo para desarrollar los planes
de e-gobierno. El nuevo marco
normativo a nivel internacional,
se refiere de manera concreta a
la gestin, manejo y conserva-
cin de los mensajes datos que
se produzcan y/o reciban como
resultado de las relaciones en-
tre el gobierno y los ciudadanos.
Aunque esta expresin puede
ser usada como sinnimo de do-
cumento electrnico, no se hace
mencin explicita al termino do-
cumento electrnico dentro de las
polticas del e-gobierno en el m-
bito internacional y menos en el
nacional o local. La ausencia de
una terminologa ms prxima a
la gestin documental tiene como
consecuencia que este tema no
se comprenda en su verdadera
dimensin dentro de la adminis-
tracin electrnica local.
Lo anterior genera, de algn
modo, resistencia entre los res-
ponsables de implementar las
tecnologas para el gobierno
electrnico, a involucrar a los
responsables de gestin docu-
mental en las decisiones relati-
vas a manejo de la informacin
de las entidades del Estado, olvi-
dando que los documentos que
se gestionan dentro de los ser-
vicios prestados por el gobierno
electrnico son evidencia de las
actuaciones de la administracin
y por lo tanto se deben conside-
rar potencialmente documentos
de archivo. A pesar de que los
101
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
marcos regulatorios de diferen-
tes pases de la regin han co-
menzado a involucrar el manejo
de los mensajes de datos como
un elemento clave del e-gobierno,
es necesario recalcar que este
trmino proviene de las regula-
ciones propias del comercio elec-
trnico y no de las normas sobre
gestin de documentos electrni-
cos de carcter internacional.
Es claro que uno de los mbitos
de aplicacin de la gestin docu-
mental en la implementacin del
e-gobierno es la gestin de docu-
mentos electrnicos. En el desa-
rrollo de las actividades y proce-
sos propios de la administracin
electrnica, los documentos elec-
trnicos son un elemento conna-
tural a la misma por lo que resul-
ta imposible concebir la primera
sin los segundos. Desafortuna-
damente, al menos hasta el mo-
mento, la gestin de documentos
electrnicos no ha sido conside-
rada como elemento central de la
administracin electrnica, salvo
en algunos casos excepcionales
en pases ms desarrollados.
De lo anterior se puede afirmar
que no es posible identificar la
existencia de un modelo de ges-
tin de documentos electrnicos
en el marco de la administracin
electrnica en las diferentes ini-
ciativas que se estn llevando
a cabo en Amrica Latina. Por
el contrario, existen iniciativas
aisladas que si bien en algunos
casos han contado con la parti-
cipacin de archivistas y respon-
sables de gestin documental,
no hacen parte de una poltica
gubernamental que integre am-
bos campos de la esfera de la
administracin pblica. La di-
nmica actual en el manejo del
documento electrnico es el re-
sultado de la interaccin de fac-
tores como la disponibilidad de
recursos, las prioridades de la
direccin en cada entidad, las
necesidades de la ciudadana y
las posibilidades tecnolgicas.
Puede decirse que los docu-
mentos electrnicos dentro del
modelo actual de e-gobierno no
son planificados siguiendo pa-
rmetros archivsticos. Si se re-
visan los servicios que presta el
e-gobierno en diferentes pases
de la regin, se puede concluir
que la gestin documental no ha
logrado integrarse a la fase de
transaccin y transformacin y
menos a la de democracia elec-
trnica, escasamente y con fa-
llas, se pueden ver experiencias
enmarcadas dentro de la fase de
informacin y en menor medida
en la fase de interaccin.
Se requiere por lo tanto pensar en
la formulacin de un modelo de
gestin de documentos para la ad-
ministracin electrnica que sea
uniforme para todas las entida-
des de la administracin, y el cual
102
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

tengan en cuenta la problemtica sulta necesario que se den algu-

del documento electrnico en los nas condiciones que favorezcan
sistemas de informacin adminis- y promuevan la integracin de los
trativos y las aplicaciones ofimti- archivistas y los archivos en el de-
cas. Paralelamente es necesario sarrollo de los servicios que pres-
formular directrices en aspectos ta el gobierno electrnico.
propios de la gestin documental
Finalmente, se presenta una se-
electrnica tales como el uso de
rie de recomendaciones que po-
estndares en todos los mbitos
dran contribuir tanto a potenciar
de la gestin de la informacin
los alcances de la administracin
electrnica: metadatos, etiqueta-
y el e-gobierno, como a facilitar
do de documentos con XML, in-
el transito hacia la oficina sin
teroperabilidad, etc. Un aspecto
papeles, las cuales sirvan como
deseable es que se permita la par-
un marco general de actuacin
ticipacin de las reas de gestin
de la gestin documental en el
documental y los archivistas en la
avance del gobierno electrnico
planeacin y puesta en prctica
de cualquier entidad.
de tales aplicaciones, para lo cual
es requisito que estos profesiona- 1. El gobierno electrnico y to-
les desarrollen y adquieran cono- das las aplicaciones relaciona-
cimientos y competencias en el das con este: e-administracin,
campo de la informtica. e-gobernanza, e-gobernabili-
dad, e-ciudadana, e-participa-
La e-administracin y el e-gobier-
cin, e-tramites, e-democra-
no se constituyen en un nuevo es-
cia, e-servicios, etc., son un
cenario en el cual los profesionales
estadio ms de desarrollo de
de la informacin y particularmen-
la sociedad, cuyas implicacio-
te los archivistas son llamados a
nes aun no han sido suficien-
ser protagonistas. La gestin do-
temente estudiadas. La im-
cumental al ser transversal, invo-
plementacin de los modelos
lucra todos los mbitos de accin
e- (modelos electrnicos) de-
de la administracin y del gobier-
ben ser analizadas desde una
no y por lo tanto debe ser incluida
perspectiva interdisciplinaria y
en cualquier iniciativa asociada
no exclusivamente tecnolgi-
a la gestin de informacin y el
ca, plataforma sobre la cual se
conocimiento. Con el fin de abrir
implementan dichos modelos.
espacios de participacin en los
nuevos mbitos administrativos, El desarrollo del e-gobierno debe
tanto pblicos como privados, re- ser precedido de polticas cohe-

103
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

rentes e in-tegrales, apoyadas en los organismos internacionales

un marco legislativo acorde con la que se ocupan de los archivos y
institucionalidad y las condiciones la gestin de documentos y con
de cada pas, ciudad o regin. los principios de la teora y la
gestin documental modernas.
2. En la conformacin de los Dicho componente debe ser
Comits para el e-gobierno se elaborado exclusivamente por
debe incluir a los archivistas o los entes que regulan las polti-
responsables de gestin docu- ca archivstica (nacional, regio-
mental de cada entidad, con el nal o local), en cabeza de los
fin de que estos puedan apor- archivistas, por ser estos quie-
tar sus conocimientos en la nes pueden ofrecer una visiona
planeacin y desarrollo de las adecuada de la gestiona de la
acciones de gobierno en lnea. informacin y los documentos.
3. Las exigencias que plantea 5. El proceso de implementa-
el e-gobierno, unidas a los re- cin del e-gobierno, de acuerdo
tos que se avecinan en el ma- con las fases mencionadas en
nejo de los documentos elec- el presente documento, debe
trnicos y los riesgos propios armonizarse con el proceso de
de las tecnologas, hacen ne- implementacin del programa
cesario adecuar el perfil de los de gestin documental, de for-
archivistas en cuanto a conoci- ma que cada fase del primero,
mientos, habilidades y compe- cuente a la vez con su propia
tencias necesarias para apoyar fase de gestin documental,
la transicin de las organizacio- lo cual no solo ahorra tiempo
nes tradicionales hacia organi- sino recursos y maximiza las
zaciones hipertextuales y res- capacidades de las TIC.
ponder de manera apropiada a
la preservacin de la informa- De igual forma, es necesario que
cin registrada en nuevos me- las dimensiones del e-gobierno
dios y formas, en su mayora (G2G, G2C, G2B y G2E) se ar-
inestables o que no garantizan monicen entre si, en trminos de
la conservacin en el tiempo. los objetivos y aplicaciones de la
gestin documental.
4. Las polticas sobre gobier-
no electrnico deben incluir 6. El desarrollo de Sistemas
un componente do-cumental, de Informacin de cualquier
acorde con los lineamientos de tipo en una organizacin debe

104
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

contemplar la participacin de re a los procesos internos que

archivistas, con el fin de ase-
gurar una gestin documental
que responda eficazmente a
los objetivos del e-gobierno. La
arquitectura de informacin y la
plataforma tecnolgica del go-
bierno electrnico, debe apo-
yarse en la experiencia acu-
mulada durante aos por los
profesionales de la Ciencia de
la Informacin (Bibliotecologa,
Archivstica, Documentacin),
quienes pueden aportar sus
conocimientos especializados
en el campo de la gestin de
la informacin, en procesos
tales como la construccin de
taxonomas, la clasificacin de
documentos y organizacin de
la informacin, la bsqueda y
recuperacin, el anlisis de in-
formacin, la descripcin y el
uso de metadatos, entre otros.
permiten que dicha interaccin
tenga lugar. Sin embargo, del
anlisis realizado se puede
concluir que existe una capa in-
termedia que integra las pres-
taciones del front office con los
procesos realizados en el back
office. Esta capa intermedia o
middle office estara conforma-
da por los procesos de gestin
de la informacin (incluyendo
la gestin documental) y las
tecnologas necesarias para
soportarlos, as como por la
estructura burocrtica encar-
gada de su operacin.

7. El modelo de e-gobierno
est conformado por dos ca-
pas denominadas front office y
back office. La primera se refie-
re a la prestacin de servicios
que facilitan las relaciones del
gobierno con el ciudadano y la
poblacin; la segunda se refie-

105
7.
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114
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

LISTA DE GRFICOS

GRAFICO DESCRIPCIN Pg.

N
Grfico 1 Subsistema de Informacin de la Administracin Pblica 10
Grfico 2 Gobierno electrnico en Baha (Brasil) 17
Grfico 3 Relaciones del e-gobierno con el ciudadano 38
Grfico 4 Destinatarios del gobierno electrnico 42
Grfico 5 Etapas para la implementacin del e-gobierno 43
Grfico 6 Esquema de Gobernabilidad Electrnica 47
Grfico 7 Modelo conceptual de e-democracia 50
Grfico 8 Actores de la E-participacin 51
Grfico 9 Elementos para la gestin del Plan de e-gobierno 53
Grfico 10 Elementos del Ciclo de Vida del Documento 59
Grfico 11 Componentes del diagnstico del Sistema de Gestin Documental 61
Grfico 12 Gestin de Registros vs. Gestin de Documentos 64
Grfico 13 Engranaje de la gestin documental 71
Grfico 14 Fases del Gobierno en Lnea 81
Grfico 15 Capas del gobierno electrnico 82
Grfico 16 La gestin de documentos en el e-gobierno 85

115
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin

LISTA DE TABLAS
TABLA N
DESCRIPCIN Pg.

Tabla 1 Diferencias entre gobierno y gobernabilidad 40
Tabla 2 Etapas para la implementacin del e-gobierno 45
Tabla 3 Los documentos en el sistema administrativo 68
Tabla 4 Fases del e-gobierno 79
Tabla 5 Retos de las TIC en el e-gobierno 88
Tabla 6 Gestin documental y gobierno electrnico 92

LISTA DE ABREVIATURAS
SIGLA SIGNIFICADO
CGP Centro de Gestin y Participacin
GD Gestin Documental Gestin de Documentos
PGD Programa de Gestin Documental
SGD Sistema de Gestin Documental
GE Gobierno Electrnico
SAC Servicio de Atencin al Ciudadano
TIC Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin
CCD Centros Comunitarios Digitales
CMSI Cumbre Mundial Sobre la Sociedad de la Informacin
m-gobierno Gobierno Mvil
PQR Peticiones Quejas y Reclamos
TI Tecnologas de la Informacin
SI Sistemas de Informacin
e-gov e-gobierno
oGob Open Government

116
Sobre el autor
 Gestin Documental & Gobierno Electrnico - Archivo General de la Nacin
Carlos Alberto Zapata Crdenas
Titulado en Bibliotecologa y Ar-
chivstica; actual Director Ge-
neral del Archivo General de la
Nacin; su amplio perfil y expe-
riencia en la materia fueron las
principales razones por las que
fue elegido para asumir este im-
portante cargo pblico.
Se desempe como jefe del Ar-
chivo General del Banco de la
Repblica, Director Tcnico de
la Biblioteca Luis ngel Arango,
Asesor de la Subgerencia Cul-
tural del Banco de la Repblica
y del Departamento de Gestin
Documental del mismo. Coordi-
nador de la Especializacin en
Archivstica de la Universidad
Javeriana, profesor de la cte-
dra en pregrado y posgrado de
la Facultad de Comunicacin y
Lenguaje, entre otros; en la Uni-
versidad de La Salle, fue Coor-
dinador de la Especializacin en
Sistemas de Informacin y Ge-
rencia de Documentos. Docente
en diferentes universidades.
Actualmente cursa el tercer ao
de estudios de Doctorado en In-
vestigacin en Biblioteconoma
y Documentacin, en la Univer-
sidad de Salamanca; cuenta con
una especializacin en Gestin
Gerencial, de la Universidad Cen-
tral de Colombia; con un Mster
en Documentacin Digital, de la
Universidad Pompeu Fabra de
Espaa y Magster en Docencia,
de la Universidad de La Salle.
Ha participado en trabajos de
investigacin entre los que se
destacan Situacin actual de la
gestin de documentos electr-
nicos de la Administracin P-
blica Central, AGN, 2003; Ar-
chivos desorganizados: fuente
de corrupcin administrativa,
AGN, 2006, y La preservacin
de documentos vitales: aproxi-
macin a la situacin actual en
el Distrito Capital, realizada
como parte de los estudios de
doctorado de la Universidad de
Salamanca, entre otras.
Se ha desempeado como lder de
proyectos bibliotecarios y tecnol-
gicos en el Banco de la Repblica,
y como Gerente de los proyectos
Gestin de Informacin electr-
nica del Banco de la Repblica y
Recuperacin del Archivo Histri-
co en la misma entidad.
Desde hace algn tiempo, traba-
ja en el tema de las tecnologas
de la informacin y la preserva-
cin de documentos electrni-
cos, evidenciando que debe ha-
ber una relacin estrecha entre
la recuperacin del patrimonio
archivstico y la modernizacin
de los Archivos a travs del de-
sarrollo y fortalecimiento de las
polticas archivsticas del pas.
118
@ArchivoGeneral CanalAGNColombia AGN Colombia

Archivo General de la Nacin - Colombia

Establecimiento pblico adscrito al Ministerio de Cultura
Carrera 6 No. 6-91 - Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019
contacto@archivogeneral.gov.co - www.archivogeneral.gov.co
Bogot D.C - Colombia