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Nombre de la prctica
Elaboracin de la herramienta administrativa Diagrama de Flujo
Fecha de realizacin de la prctica: 16/09/17
Calidad en la presentacin 2
Oportunidad en la entrega 1
Evidencias suficientes en la presentacin 3
de resultados
Total 10
TECNOLGICO NACIONAL DE MXICO
Instituto Tecnolgico de Veracruz
ESTRUCTURA DE LA PRCTICA
1.-OBJETIVOS
Identificar cada uno de los pasos metodolgicos para elaborar un diagrama de flujo
Desarrollar la capacidad de anlisis para construir el diagrama
Desarrollar la capacidad de diseo en la estructura del diagrama
Comprender la importancia de la herramienta administrativa
1.-Introduccion
Las instituciones pblicas deben alcanzar los mximos niveles de eficiencia y eficacia en su accionar, y de esta manera satisfacer mejor las necesidades y expectativas de los
habitantes.
Para lograr ajustar su gestin y alcanzar dichos niveles, las instituciones deben desarrollar herramientas que les permitan optimizar sus procesos y lograr entregar mayor
cantidad bienes y servicios con las condiciones de calidad y excelencia requeridos por la ciudadana.
El establecimiento formal de los procesos, de los procedimientos institucionales y su posterior representacin en un diagramacin de flujo o flujograma forman parte de estas
herramientas, pues permiten direccionar las actividades organizacionales hacia el cumplimiento de los objetivos tal y como estos fueron plasmados en la planificacin
institucional.
Dicha identificacin, estructuracin, documentacin y diagramacin de las actividades organizacionales, permite a la institucin conocer, con suficiente claridad, la forma
correcta, sistemtica y secuencial de ejecutar las tareas necesarias para producir los bienes y servicios requeridos por la ciudadana, as como los responsables de ejecutarlas y
los requerimientos de tiempo, calidad, y cantidad de las mismas.
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Un diagrama de flujo es la representacin grfica de flujo de un algoritmo o de una secuencia de acciones rutinarias. Se basan en la utilizacin de diversos smbolos para
representar operaciones especficas. Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operacin.
En el contexto del anlisis administrativo o de la gestin de organizaciones pblicas y privadas, los diagramas de flujo o flujogramas, son representaciones grficas que
emplean smbolos para representar las etapas o pasos de un proceso, la secuencia lgica en que estas realizan, y la interaccin o relacin de coordinacin entre los encargados
de llevarlas a cabo.
La expresin de los procesos/procedimientos en un diagrama de flujo genera valor agregado para la institucin, pues la representacin grfica de los mismos permite que sean
analizados por los que tienen a su cargo su realizacin y adems por otros actores interesados; quienes podrn aportar nuevas ideas para cambiarlos y mejorarlos.
o Favorecen la comprensin del proceso/procedimiento al mostrarlo como un dibujo. Esto por cuanto el cerebro humano reconoce ms fcilmente los dibujos que la
escritura en prosa. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto.
o Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de
autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin.
o Muestran las interfases cliente - proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas.
o Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
Definicin y Utilidad
Los diagramas de flujo -tambin conocidos como fluxogramas- son una representacin grfica mediante la cual se representan las distintas operaciones de que se
compone un procedimiento o parte de l, estableciendo su secuencia cronolgica. Clasificndolos mediante smbolos segn la naturaleza de cada cual.1
Es decir, son una mezcla de smbolos y explicaciones que expresan secuencialmente los pasos de un proceso, de forma tal que este se comprenda ms fcilmente.
Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la operacin, en pocas palabras son la
representacin simblica de los procedimientos administrativos.
Esta herramienta es de gran utilidad para una organizacin, debido a que su uso contribuye en con el desarrollo de una mejor gestin institucional, en aspectos como:
o Muestran de manera global la composicin de un proceso o procedimiento por lo que favorecen su comprensin al mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano
reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto.
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o Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o posibles duplicidades que se presentan durante el desarrollo de los procedimientos, as como las
responsabilidades
o y los puntos de decisin.
o Facilitan a los funcionarios el anlisis de los procedimientos, mostrando grficamente quin proporciona insumos o recursos y a quin van dirigidos.
o Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos funcionarios, y de apoyo cuando el titular responsable del procedimiento se ausenta, de manera que otra persona
pueda reemplazarlo.
o La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa est disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a
cabo, sino tambin por todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.
Construccin de los diagramas
La construccin de los diagramas de flujo implica la consideracin de una serie de pasos, mismos que sirven de gua para su diseo, estos se presentan a continuacin:
o Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son responsables de la ejecucin y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran debidamente
interrelacionados y que constituyen un proceso.
o Establecer el objetivo que se persigue con el diseo de los diagramas y la identificacin de quin lo emplear, ya que esto permitir definir el grado de detalle y tipo
de diagrama a utilizar.
o Definir los lmites de cada procedimiento mediante la identificacin del primer y ltimo paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que estn
interrelacionados el comienzo de uno es la conclusin del proceso previo y su trmino significa el inicio del proceso siguiente.
o Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificacin de los pasos que estn incluidos dentro de los lmites de cada procedimiento y su
orden cronolgico.
o Al realizar la ubicacin de los pasos se deben identificar los puntos de decisin y desarrollarlos en forma de pregunta, la presentacin de las dos ramas posibles
correspondientes se identifican con los trminos SI/NO.
o Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronolgico, es recomendable hacer una revisin del procedimiento con el fin de corroborar que el mismo se
encuentra completo y ordenado, previendo as la omisin de pasos relevantes.
o Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes smbolos.
3. Tipos de Diagramas
a. Diagrama de flujo vertical: tambin denominado grfico de anlisis del proceso. Es un grfico en donde existen columnas y lneas.
En las columnas estn los smbolos (de operacin, transporte, control, espera y archivo), el espacio recorrido para la ejecucin y el tiempo invertido, estas dos ltimas
son opcionales de inclusin en el diagrama de flujo.
En las lneas se destaca la secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios involucrados en la rutina. Este tipo de diagrama es
extremadamente til para armar un procedimiento, ayudar en la capacitacin del personal y racionalizar el trabajo.
Figura N.1
Diagrama de flujo vertical
Diagrama correspondiente al Procedimiento de Remisin de Informes de labores a la
Secretara Tcnica del Sistema Nacional de Contraloras de Servicios
Fluxograma
Trmite: Remisin de los informes de labores de
las Contraloras de
rea: Modernizacin del Estado
Fecha: 28/09/07
rea AME
Modernizacin del
Estado
Informe Labores ILCS
Contraloras de
Servicios
N Descripcin
de Pasos
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b. Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los mismos smbolos que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la secuencia de informacin se
presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve para destacar a las personas, unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o rutina, y es bastante
comn que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y as poder comparar la distribucin de tareas y
racionalizar o redistribuir el trabajo.
Aunque su elaboracin resulta ms compleja que la del diagrama vertical, este diagrama facilita la visualizacin de los sectores de una organizacin que intervienen en un
procedimiento determinado; adems, permite una mejor y ms rpida comprensin del procedimiento por parte de los usuarios.
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c. Diagrama de flujo de bloques: este es un diagrama de flujo que representa la rutina a travs de una secuencia de bloques encadenados entre s, cada cual con su significado.
Utiliza una simbologa mucho ms rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a lneas y columnas preestablecidas en el grfico.
Es una forma sencilla de representar un proceso mediante la utilizacin de bloques que muestran paso a paso el desarrollo del mismo.
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4. Simbologa
El lenguaje grfico de los diagramas de flujo est compuesto de smbolos, cada uno de ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretacin como el
anlisis del diagrama se realicen de forma clara y precisa. Asimismo, para asegurar la interpretacin unvoca del diagrama de flujo resulta necesario el diseo y escogencia de
determinados smbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso, as como definir reglas claras con respecto a la aplicacin de estos.
Frecuentemente los smbolos que se utilizan para el graficar flujogramas se someten a un proceso de normalizacin, es decir, son diseados para que su interpretacin sea
universal.
Al normalizar o estandarizar el uso de estos smbolos, se busca evitar que diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de sus propios smbolos para representar procesos
Diagramas de flujo.
No obstante lo anterior, la simbologa utilizada para la elaboracin de diagramas de flujo es variable y es escogida segn criterio discrecional de cada institucin.
En este contexto, diversas organizaciones se han establecido diferentes tipos de simbologas para graficar diagramas de flujo, siendo las ms reconocidas y utilizadas las
siguientes:
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La Sociedad Americana de Ingenieros Mecnicos ASME por sus siglas en ingls-, fue fundada en 1880 como una organizacin profesional sin fines de lucro que promueve
el arte, la ciencia, la prctica de la ingeniera mecnica y multidisciplinaria y las ciencias relacionadas en todo el mundo. Los principales valores de ASME estn arraigados en
su misin de posibilitar a los profesionales de la ingeniera mecnica a que contribuyan al bienestar de la humanidad.
La ASME ha desarrollado signos convencionales que se presentan en el cuadro N.1, a pesar de la amplia aceptacin que ha tenido esta simbologa, en el trabajo de
diagramacin administrativa es limitada, porque no ha surgido algn smbolo convencional que satisfaga mejor todas las
Cuadro N.1
Simbologa ASME
Smbolo Significado Para que se utiliza?
Origen Este smbolo sirve para
identificar el paso previo que da
origen al proceso, este paso no
forma en s parte del nuevo
proceso.
Operacin Indica las principales fases del
proceso, mtodo o
procedimiento.
Hay una operacin cada vez que
un documento es cambiado
intencionalmente en cualquiera
de sus caractersticas.
Inspeccin Indica cada vez que un
documento o paso del proceso se
verifica, en trminos de: la
calidad, cantidad o
caractersticas. Es un paso de
control dentro del proceso. Se
coloca cada vez que un
documento es examinado.
Transporte Indica cada vez que un
documento se mueve o traslada a
otra oficina y/o funcionario.
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En el anexo N.1 se muestra la utilizacin de esta simbologa en la representacin de un proceso a travs del diagrama de flujo.
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El Instituto Nacional de Normalizacin Estadounidense ANSI por sus siglas en ingls- es una organizacin privada sin fines lucrativos que administra y coordina la
normalizacin voluntaria y las actividades relacionadas a la evaluacin de conformidad en los Estados Unidos.
El ANSI ha desarrollado una simbologa para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrnico de datos EDP- con el propsito de representar los
flujos de informacin, de la cual se han adoptado ampliamente algunos smbolos para la elaboracin de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacin
administrativa, dicha simbologa se muestra en el cuadro N.2 a continuacin:
Cuadro N.2
Simbologa ANSI
Smbolo Significado Para que se utiliza?
Inicio / Fin Indica el inicio y el final del
diagrama de flujo.
Operacin / Actividad Smbolo de proceso, representa
la realizacin de una operacin o
actividad relativas a un
procedimiento.
Documento Representa cualquier tipo de
documento que entra, se utilice,
se genere o salga del
procedimiento.
Datos Indica la salida y entrada de
datos.
Almacenamiento / Archivo Indica el depsito permanente de
un documento o informacin
dentro de un archivo.
Decisin Indica un punto dentro del flujo
en que son posibles varios
caminos alternativos.
Lneas de flujo Conecta los smbolos sealando
el orden en que se deben realizar
las distintas operaciones.
Conector Conector dentro de pgina.
Representa la continuidad del
diagrama dentro de la misma
pgina.
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En el anexo N.2 se muestra la utilizacin de esta simbologa en la representacin de un proceso a travs del diagrama de flujo.
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La Organizacin Internacional para la Normalizacin ISO por sus siglas en ingls- es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de
fabricacin, comercio y comunicacin para todas las ramas industriales a excepcin de la elctrica y la electrnica. Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias,
comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningn otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a
ningn pas.
La Norma ISO 9000 establece otro tipo de simbologa necesaria para disear un diagrama de flujo, siempre enfocada a la Gestin de la Calidad Institucional, son normas de
"calidad" y "gestin continua de calidad", que se pueden aplicar en cualquier tipo de organizacin o actividad sistemtica, que est orientada a la produccin de bienes o
servicios. Se componen de estndares y guas relacionados con sistemas de gestin y de herramientas especficas como los mtodos de auditora. Dicha simbologa se muestra
en el cuadro N.3 siguiente:
Cuadro N.3
Simbologa ISO
Smbolo Significado Para que se utiliza?
Operacin Indica las principales fases del
proceso, mtodo o
procedimiento.
Ejercicio: Realizar el diagrama de relaciones de flujo del proyecto productivo asignado de guas empresariales
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6.-PRESENTACION DE RESUL
TADOS DE LA PRCTICA
(Con anlisis de la informacin obtenida y su correlacin con el contenido temtico y evidencias de producto, de desempeo o de actitud)
Ejercicio: Realizar el diagrama de flujo del proyecto productivo asignad
Transporte a la bodega
Almacenaje
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Seleccin
Lavado
Desinfectado
Escurrido
Corte
Transporte a procesador
Preparacin de especies
Rebanado
Cocido
Enfriado
3 Inspeccin
transporte al rea de envasado
Transporte al rea de envasado
Envasado
Lavado de zanahorias
cidos y preparacin de
alimentos Corte
Esterilizacin de envases
Rebano
Cocido
Enfriado
Envasado
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Oficinas administrativas
rea de comedor
Entrada Salidas
7.-CONCLUSIONES
(Aqu se presentan los aprendizajes y reflexiones personales que los contenidos, la observacin y el anlisis de la temtica nos dejan en el plano personal y profesional)
Se elabora diagramas de flujo descargadas de las guas empresariales INADEM, extradas de la gua de alimentos de sobre
el tema embutidos de frutas y verduras.