CS13155 Computacin: Microsoft Office e Internet

Tema 9. Bases de datos en Excel

Introduccin
Una base de datos es un contenedor que almacena datos de manera estructurada y lgica, para poder acceder a
ellos fcil y rpidamente.
Las hojas de Excel pueden funcionar como una base de datos sencilla donde se pueden realizar ciertas funciones de
nivel bajo/medio. Adems de esto Excel nos ofrece la posibilidad de importar y exportar datos a otras aplicaciones
como Access, SQL Server, la Web, archivos de texto, entre otras.
Explicacin
9.1 Manejo de fichas y registros
Las bases de datos estn compuestas por tablas, que a su vez se componen de columnas y registros. Podemos decir
que "estas bases de datos se configuran a modo de registros, que se podran comparar con las fichas de un fichero, y
ste sera la base de datos o una parte integrante de sta. A su vez, cada registro de la base de datos est
compuesto por campos que equivalen a los datos distribuidos en las fichas del fichero" (Pascual, 2012).
Excel nos permite manipular los registros de una tabla (hoja de clculo). Podemos ordenar, filtrar o mover los datos, si
as lo deseamos.
Para mover un registro de ubicacin, basta con seleccionar el o los registros que deseamos mover, hacer clic
derecho, seleccionar Copiar o Cortar, posicionarnos en el registro donde deseamos insertar los datos, hacer clic
derecho y elegir Pegar o Insertar.
Para ordenar los registros en una tabla, es necesario que primero sepamos por cul de las columnas necesitamos
ordenar y posteriormente seleccionarla. Despus debemos dirigirnos a la pestaa Inicio de la barra de herramientas,
grupo Modificar, opcin Ordenar y filtrar. Se desplegar un men de opciones donde podremos elegir si
deseamos Ordenar de A a Z, Ordenar de Z a A o un Orden personalizado.
Con las opciones Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A podemos ordenar la lista alfabticamente en orden regular o
inverso. Por ejemplo, si tenemos una lista de datos que contiene los campos Nombre, Apellido, Edad y Telfono, y
deseamos ordenarlos por nombre de la A a la Z, el resultado ser el siguiente:

Si elegimos la opcin Orden personalizado, se nos desplegar una ventana que nos permite elegir la columna que
deseamos ordenar. Podemos ordenarla segn Valores, Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. Tambin
podemos definir el criterio de la ordenacin.
Excel tambin nos da la posibilidad de ordenar por niveles, es decir, si queremos ordenar los datos por ms de una
columna, podemos indicarle a Excel que despus de ordenar por la columna1, tambin ordene por la columna 2, 3, 4,
5, etc. De la misma manera, si queremos dejar de ordenar por alguna de las columnas seleccionadas podemos
deshacer la accin pulsando el botn Eliminar nivel. Tambin podemos copiar el nivel si deseamos que se ordenen
dos o ms columnas con la misma prioridad, slo debemos pulsar el botn Copiar nivel. Por ltimo tenemos el
botn Opciones, que nos permite ordenar una columna de arriba a abajo o de izquierda a derecha. Tambin distinguir
las maysculas de las minsculas.

9.2 Bsqueda y filtrado de datos

Las bases de datos suelen contener miles de registros, lo que nos dificulta encontrar datos especficos. Es por eso
que Excel nos permite buscar y localizar datos en grandes volmenes de informacin de manera prctica y sencilla.
Para hacer esto debemos dirigirnos a la pestaa Inicio de la barra de herramientas, grupo Modificar, opcin Buscar
y reemplazo Buscar. Esta desdoblar el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar, donde podemos escribir el
dato (o parte del dato) que estamos buscando. Excel realizar la bsqueda y encontrar la informacin.
Excel tambin nos ofrece la posibilidad de hacer una bsqueda ms avanzada. Slo necesitamos pulsar el botn
de Opciones del mismo cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar, luego definir un formato particular dentro de una
hoja o libro y buscar frmulas comentarios y valores. Tambin podemos especificar si el dato que estamos buscando
debe coincidir tanto en maysculas como minsculas y si debe coincidir con el contenido de toda la celda.

Pero, qu pasa si no slo buscamos un dato, sino un conjunto de datos?

Afortunadamente, Excel nos permite hacerlo a travs del filtrado de datos, el cual nos ayuda a buscar un conjunto de
datos con alguna caracterstica en comn.
Para filtrar datos en una hoja de clculo, lo primero que debemos hacer es seleccionar columna o columnas a las
cuales deseamos aplicar un filtro. Despus, dirigirnos a la pestaa Inicio, grupo Modificar, opcin Ordenar y
filtrar Filtro.
Una vez aplicado el filtro, aparecer un botn de despliegue que mostrar las opciones por las que podremos filtrar la
columna.

9.3 Importar bases de datos

En ocasiones es necesario importar bases de datos desde fuentes externas; como Access, SQL Server, la Web,
archivos de texto, entre otros, con la finalidad de almacenarlas o manipularlas desde Excel. Para esto debemos
dirigirnos a la pestaa Datos de la barra de herramientas, grupo Obtener datos externos, que nos ofrecer una
serie de opciones segn la fuente desde donde deseamos importar los datos.

Por ejemplo, si queremos importar datos desde un archivo de texto, debemos elegir la opcin Desde texto; al hacerlo
se desplegar la ventana Importar archivo de texto, en la que elegiremos el documento que deseamos importar.
Una vez que hayamos localizado y seleccionado el archivo (en este caso con extensin .txt), debemos pulsar el
botn Importar. Posteriormente, se desplegar la ventana de Asistente para importar texto, en la que tendremos que
especificar los datos requeridos.

A continuacin debemos pulsar el botn Siguiente, el cual nos dirigir al paso 2. En este podremos mover las flechas
horizontales que se muestran, de modo que podamos dividir correctamente los datos en cada celda (en este caso
moveremos la flecha que divide la hora para que en la celda quede "12:37 a. m.").
Ahora debemos hacer clic el botn Siguiente para continuar al paso 3 y definir el tipo de formato con el que
deseamos que se agregue cada columna.

Por ltimo, debemos pulsar el botn Finalizar; se desplegar la ventana Importar datos, en la cual definiremos en
que hoja y celda deseamos insertarlos (por default se elige la celda A1).

Al pulsar el botn Aceptar, Excel importar e insertar los datos del archivo de texto con su respectiva separacin,
como se muestra en la siguiente figura.

Cierre
Con los conceptos vistos en este tema podremos importar datos a Excel desde diversas fuentes. Esto nos permitir
adecuarlos y manipularlos segn nos sea conveniente. Esperamos que saques el mejor provecho de estas
herramientas, ya que que sabemos que te sern muy tiles en el futuro.
Checkpoint
Asegrate de comprender:
 La utilidad de importar bases de datos.
La bsqueda y filtrado de datos.

Actividad 2. Comprobacin de lectura mediante un examen rpido

Instrucciones:
Estudia los temas 8 y 9, y responde el examen rpido.

Tema 10. Creacin y edicin de Macros

Introduccin
Excel tambin nos ofrece la posibilidad de crear macros, herramienta que nos permite realizar tareas de manera
automtica y predefinida. A continuacin te mostramos cmo crear y editar macros.
Explicacin
10.1 Creacin y edicin
Podemos definir a una macro de manera sencilla, es decir, como una funcin que rene a varias funciones. Son
utilizadas para realizar de manera automtica procesos o tareas que involucran varias funciones que se emplean con
frecuencia.
Para crear una macro en Excel, lo primero que debemos hacer es grabarla. Podemos realizar esto en la
pestaa Vista de la barra de herramientas, grupo Macros, opcinMacros Grabar macro. Se desplegar un cuadro
de dilogo en el cual debemos definir el nombre de la macro, un mtodo abreviado de combinacin de teclas
(CTRL+"letra"), la ubicacin donde se guardar la macro y finalmente la descripcin de la macro.

Una vez definidos los parmetros solicitados pulsaremos el botn Aceptar. Comenzar la grabacin de la macro y a
partir de este momento todo lo que realicemos dentro de la hoja de clculo quedar grabado. As mismo lo que
grabemos ser parte de las funciones de la macro.
Para editar la macro debemos dirigirnos a la pestaa Vista, grupo Macros, opcin Macros Ver macros. Se
mostrar una ventana con la lista de macros existentes y las acciones que podemos realizar (indicadas a la derecha).
Si elegimos la opcin Modificar, esta nos pasar directamente a la ventana de cdigo de la macro, el cual est escrito
en lenguaje Visual Basic para Aplicaciones.
Si pulsamos el botn Opciones, se desplegar una ventana en la cual podremos editar la combinacin de teclas
usadas para ejecutar la macro, as como su descripcin.

Cierre
Como ya hemos visto, el utilizar macros nos facilita la realizacin de tareas repetitivas, pues reduce el tiempo y
esfuerzo que ocupamos para hacerlas. Por ejemplo, si deseramos crear grficos o tablas sobre las ventas de un
trimestre, y necesitramos copiar y pegar datos de manera constante, podramos utilizar macros para llevar a cabo
estas tareas automticamente. Esperamos que empieces a utilizar esta herramienta cuanto antes para que puedas
aprovechar todos sus beneficios.
Tema 11. Herramientas para uso de Internet con Excel

Introduccin
Excel nos ofrece diversas herramientas para trabajar con Internet. En este tema slo veremos dos: guardar una hoja
de clculo como pgina web e hipervnculos. La primera nos permite publicar nuestros libros de Excel en una
pgina web para que los dems usuarios puedan verlas sin necesidad de abrir la aplicacin en su computadora. La
segunda nos da la posibilidad de insertar hipervnculos que nos dirijan a diversas ubicaciones, ya sea a otra celda
dentro del mismo documento, a otras hojas, o a algn sitio de Internet.
Explicacin
11.1 Guardar una hoja de clculo como pgina de Internet
Excel nos ofrece la posibilidad de guardar libros y hojas de clculo (completas o en fragmentos) en una web esttica,
con la finalidad de que los usuarios puedan acceder estos documentos en Internet sin la necesidad de abrir Microsoft
Excel.
Para guardar un libro u hoja de clculo como pgina web, simplemente debemos dirigirnos al men Archivo
Guardar como. Esta opcin nos preguntar en dnde queremos guardar el documento, si en nuestro equipo
(localmente), en Skydrive (nube) o en una ubicacin diferente (Skydrive u Office 365 SharePoint).

Daremos clic en la opcin Equipo; se desplegar una ventana que nos permitir guardar el archivo. All definiremos
tanto el Nombre de archivo como el Tipo, debe tener la extensin (htm, .html) o (mht, mhtml). Tambin debemos
especificar si deseamos guardar todo el libro o slo la hoja de clculo. Por ltimo, haremos clic en el botn Publicar.
Una vez pulsado el botn Publicar, se desplegar la ventana Publicar como pgina web. En ella puede activarse la
casilla Volver a publicar automticamente cada vez que se guarde el libro, la cual, como indica su nombre,
publicar la pgina web cada vez que se guarde un libro. Tambin podremos activar la casilla Abrir pgina en el
explorador web. Esta opcin mostrar el contenido de nuestra hoja de clculo en el explorador y podremos ver como
luce nuestra pgina.

Por ltimo daremos clic en el botn Publicar y finalmente podremos visualizar como lucir nuestra pgina web creada
desde Excel.
11.2 Hipervnculos
Los hipervnculos nos permiten crear referencias a diversas ubicaciones, como celdas y pginas en un mismo
documento, recursos locales o Internet. Esto se hace para facilitar la navegacin dentro del documento, cuando
deseamos abrir un documento relacionado o queremos dirigirnos hacia un sitio web.
Para insertar un hipervnculo debemos seleccionar la celda donde queremos crear la referencia. sta tendr que
mostrar un texto descriptivo que nos indique la accin que tomar al hacer clic. Luego, nos dirigiremos a
men Insertar Hipervnculo para abrir el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo. En todos los tipos de vnculos
podemos encontrar la opcin Info. en pantalla, que nos muestra un breve texto descriptivo cuando el puntero del
ratn est sobre la celda.
La opcin Archivo o pgina web existente nos permite vincular a un archivo (Word, Excel, PowerPoint, PDF,
imagen) o a una pgina de internet. Para especificar un archivo, debemos seleccionar una opcin del listado o
podemos navegar hacia la ubicacin donde se encuentra. Para indicar una pgina web solo necesitamos introducir el
URL en el campo Direccin:
La opcin Lugar de este documento es para indicar la ubicacin de la celda. Si est en una hoja distinta, debemos
seleccionar la hoja donde se encuentra, en el apartadoReferencia de la celda.

Por ltimo, podemos usar la opcin Crear un documento en caso que el archivo an no exista y queramos agregar la
referencia en este momento. Si deseamos enviar un correo slo debemos hacer clic en Direccin de correo
electrnico.
Cierre
Al poder guardar archivos de Excel como pginas web nos ahorramos el trabajo de enviar nuestros documentos por
correo electrnico u otros medios, ya que podemos publicarlos en la web para que estn a disposicin de todos los
usuarios. Por su parte, los hipervnculos son de gran utilidad cuando manejamos una gran cantidad de hojas o
necesitamos hacer referencia a algn sitio de Internet. Te invitamos a que sigas utilizando estas herramientas en tus
trabajos acadmicos y profesionales.

Checkpoint
Asegrate de comprender:

El propsito de guardar archivos Excel como pginas Web.

La utilidad de insertar hipervnculos dentro de una hoja de Excel.
Ejercicio 4

Instrucciones:

1. Importa una la base de datos contenida en el siguiente archivo de texto. Para descargar, da clic aqu.

Los datos los debers copiar en una hoja llamada Facturas en el archivo que creaste en el ejercicio 3.

2. Crea una macro que copie en una hoja nueva los datos y los acomode de filas a columnas.
3. Verifica que no existan datos duplicados, de lo contrario, elimina las filas duplicadas con la funcin de Excel
correspondiente.
4. Crea una macro que genere cada una de las facturas en una hoja nueva con un formato predefinido.

Te puedes guiar con el siguiente ejemplo:

Tenemos una hoja de datos llamada notas en la cual se encuentran las calificaciones de 3 alumnos.

Creamos una macro con el siguiente cdigo:

Sub crearHoja(nombres As String)
Set hojaNueva = Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count))
hojaNueva.Name = nombre
copiarNombres
hojaNueva.Activate
Range("A3").Select
ActiveSheet.Paste
Sheets("notas").Activate
Set origen = ActivateSheet.Rows(5).Find(nombre)
If Not origen Is Nothing Then
Range(orige, origen.End(xlDown)).Copy
hojaNueva.Activate
Range("B3").Select
ActiveSheet.Paste
End If

End Sub
Sub alumnos()
Dim area As Range
Dim celda As Range
Dim hojaNueva As Worksheet
Set area = Range("A6:"
& Range("A6").End(xlDown).Address).Cells
For Each celda In area
Set hojaNueva =
 Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count))
hojaNueva.Name = celda.Value
ThisWorkbook.Activate
hojaNueva.Cells(1, 1).Value = celda.Value
hojaNueva.Cells(3, 6).Value = "matematicas"
hojaNueva.Cells(3, 7).Value = celda.Offset(0, 1)
hojaNueva.Cells(5, 6).Value = "quimica"
hojaNueva.Cells(5, 7).Value = celda.Offset(0, 2)
hojaNueva.Cells(7, 6).Value = "fisica"
hojaNueva.Cells(5, 7).Value = celda.Offset(0, 3)
Next
End Sub
El resultado es el siguiente:

5. Adecua el cdigo para generar tus facturas, tu profesor de indicar cuantas facturas debers generar.
6. Crea un grfico que represente lo siguiente:
a. Cuntas facturas se emitieron por ao?
b. Qu porcentaje de facturas obtuvo montos menores a $20,000?
c. Qu porcentaje de facturas obtuvo montos mayores a $20,000 y menores a $50,000?
7. Crea un grfico que represente:
a. El nmero de facturas por vendedor.
b. El monto de las facturas por vendedor.

Nota: Cada grfico debe ser guardado en una hoja nueva.

8. En una pgina nueva (insertada al inicio del libro), crea y disea un ndice con hipervnculos para cada una de
las hojas creadas en el archivo Excel en el que has trabajado. Asigna (adems del nombre de la hoja) un texto
descriptivo a cada hipervnculo.

Este archivo deber contener al menos las hojas de clculo:

a. Vendedores
b. Ventas
c. Sueldos
d. Facturas
e. Grfico facturas por ao
f. Grfico facturas por montos
g. Grfico facturas por vendedor
h. Grfico (criterios diferentes)
9. Guarda tu archivo con formato html.
10. Elabora un reporte donde describas con texto y grficos todos los resultados obtenidos en este ejercicio.
Forma de entrega:
Enva tu resultado a travs del botn Entrega de actividades en Blackboard.
Reflexin:
Reflexiona sobre lo aprendido en estos temas, si sientes que te falta llegar a una comprensin plena de los mismos,
identifica los puntos de cada tema que te gustara reforzar y plantea tus dudas al maestro mediante el apartado de
mensajes.