Cmo crear un plan de trabajo

Un plan de trabajo es un esquema en el que se describe un conjunto de metas y procesos con los cuales un equipo o
una persona pueden lograr sus objetivos. Asimismo, le brinda al lector una mejor comprensin del alcance del proyecto.
Dentro del mbito profesional o acadmico, los planes de trabajo te ayudarn a mantenerte organizado mientras llevas
a cabo algn proyecto. Con su ayuda, podrs dividir un proceso en tareas ms pequeas y alcanzables, as como a
identificar las cosas que quieres lograr. En este artculo, podrs aprender a crear un plan de trabajo con la finalidad de
que ests preparado para tus proyectos futuros.

Pasos

1. Identifica el objetivo de tu plan de trabajo. Existen diversas razones por las que se crea un plan de trabajo. Antes
de empezar a crearlo, debers determinar lo que quieres lograr con l para que as puedas prepararte adecuadamente.
Ten en cuenta que la mayora de estos planes estn orientados a un determinado plazo (por ejemplo, 6 meses o 1 ao).

En el centro laboral, los planes de trabajo le permiten a tu supervisor saber

qu proyectos se realizarn en el trascurso de los prximos meses. Por lo
general, se desarrollan justo despus de una evaluacin anual de desempeo
o cuando los equipos emprenden proyectos de gran envergadura. Los planes
de trabajo tambin pueden ser el resultado de sesiones de planificacin
estratgica que realiza la organizacin al principio de un nuevo ao calendario
o fiscal.
En el mbito acadmico, los planes de trabajo pueden ayudar a los
estudiantes a elaborar un itinerario para un proyecto grande, y a los maestros
a planificar el material didctico para el semestre.
Si se trata de un proyecto personal, los planes de trabajo te ayudarn a determinar lo que piensas hacer, la manera
en que lo hars y la fecha en que planeas hacerlo. Si bien no son estrictamente necesarios, te ayudarn a llevar un
registro de tus metas y tu progreso.

2. Escribe la introduccin y los antecedentes. Si vas a crear un plan de trabajo profesional, probablemente debas
escribir una introduccin y los antecedentes. Esto le dar a tu supervisor o jefe la
informacin necesaria para poner en contexto el plan de trabajo. En un mbito
acadmico, estos puntos suelen ser innecesarios.
La introduccin debe ser breve e interesante. Recurdales a tus superiores la
razn por la que vas a crear este plan de trabajo. Asimismo, presenta los
proyectos especficos que desarrollars durante este periodo.

Los antecedentes deben dejar en claro las razones por las que crears el plan
de trabajo. Por ejemplo, describe los detalles o los datos estadsticos de
informes recientes, identifica los problemas que es necesario resolver, o
evala las recomendaciones o los comentarios que hayas recibido en proyectos de trabajo anteriores.

3. Establece tus metas y objetivos. Las metas y objetivos se relacionan en lo referente a que ambos sealan cosas
que esperas alcanzar por medio del plan de trabajo. No obstante, tambin debes tener en cuenta las diferencias que
tienen: las metas son generales y los objetivos, ms especficos.
Las metas deben enfocarse en el panorama general del proyecto. Menciona
el mximo resultado que esperas obtener con el plan de trabajo y mantenlo
en un mbito amplio. Por ejemplo, establece como meta completar un informe
de investigacin o aprender ms sobre la redaccin.
Los objetivos, por su parte, deben ser especficos y tangibles. En otras
palabras, debes descartarlos de la lista a medida que los cumplas. Por
ejemplo, entrevistar personas para tu informe de investigacin sera un buen
objetivo.
En el caso de objetivos que varan considerablemente, muchos planes de
trabajo los dividen en corto, mediano y largo plazo. Por ejemplo, la meta a
corto plazo de la empresa para aumentar el pblico en un 30 % en tres meses podra variar considerablemente de
la meta a largo plazo de reforzar la visibilidad de la marca en los medios sociales durante el prximo ao.
Por lo general, los objetivos se escriben utilizando la voz pasiva y emplean verbos de accin con significado
especfico (por ejemplo, planear, escribir, incrementar y medir) en lugar de unos con significado ambiguo (por
ejemplo, examinar, entender, saber, etc.).
4. Considera la posibilidad de ordenar tu trabajo siguiendo objetivos SMART. SMART (siglas en ingls para
especfico, medible, alcanzable, relevante y con tiempo limitado) es un acrnimo utilizando por personas que buscan
resultados ms tangibles y factibles en los planes de trabajo.
Especifico. Qu se har exactamente y para quin? Explica el pblico en el que te enfocars y todas las acciones
especficas que emplears para ayudarlo.
Medible. Se trata de un objetivo cuantificable y es posible medirlo? Puedes contar los resultados? Has
estructurado el plan de trabajo de una manera tal que la salud en Sudfrica
se incremente en el 2020 o que los casos de VIH/SIDA en bebs
sudafricanos recin nacidos disminuya un 20 % en el dicho ao?.
Recuerda que es necesario indicar una cifra referencial que te permita
cuantificar el cambio. Si no sabes la tasa de incidencia del VIH/SIDA
en los recin nacidos de Sudfrica, te ser imposible sealar con
seguridad que pudiste reducirla en un 20 %.
Alcanzable. Es posible cumplir el objetivo en el tiempo asignado y con los
recursos disponibles? El objetivo debe ser realista teniendo en cuenta las
limitaciones. Aumentar las ventas en un 500 % es un objetivo razonable
nicamente si tienes una empresa pequea. No obstante, si tu empresa es
la que domina el mercado, este objetivo es casi imposible.
En algunos casos, quizs necesites consultar con un experto o una autoridad para determinar si los objetivos
establecidos en el plan de trabajo son factibles.
Relevante. Este objetivo tendr un efecto en la meta o estrategia deseadas? Si bien quizs sea importante para la
salud en general, medir la talla y el peso de los estudiantes de secundaria produce directamente un cambio en los
procedimientos de salud mental? Asegrate de que tus objetivos y mtodos establecidos guarden una relacin clara
e intuitiva.
Tiempo limitado. Cundo se lograr este objetivo o cundo se sabr que todo est terminado? Especifica un plazo
lmite invariable para el proyecto. Estipula (si es posible) qu resultados haran que el proyecto finalice de manera
prematura, habiendo alcanzado todos los objetivos.

5. Menciona los recursos con los que cuentas. Incluye todo lo que necesitars
para alcanzar tus metas y objetivos. Los recursos variarn segn la finalidad del
plan de trabajo.
En un mbito laboral, los recursos pueden incluir elementos tales como un
presupuesto financiero, personal, consultores, edificios o habitaciones, y libros.
Si tu plan de trabajo es ms formal, podras incluir un presupuesto detallado en
un apndice.
En el mbito acadmico, los recursos pueden incluir el acceso a diversas
bibliotecas, materiales de investigacin (p.ej. libros, peridicos y diarios),
acceso a computadoras e Internet, as como maestros y otras personas que
puedan ayudarte en caso de que tengas dudas.

6. Identifica las limitaciones. Las limitaciones son obstculos que pueden

interponerse en el logro de tus metas y objetivos. Por ejemplo, si quieres elaborar un
informe de investigacin para la escuela, podras descubrir que tu itinerario est
demasiado ocupado como para investigar y escribir de manera apropiada. Por ende,
una limitacin sera tu horario demasiado apretado, de modo que necesitaras eliminar
algunas cosas durante el semestre para as finalizar con eficacia el plan de trabajo (si
tienes ms de una clase difcil por semestre, necesitars recurrir a la planificacin).

7. Determina las partes responsables. La responsabilidad es un factor esencial en un

buen plan de trabajo. Quin ser responsable de terminar cada tarea? Puede haber un
equipo de personas trabajando en una tarea (ver el punto donde se mencionan los
recursos), pero solo una ser la encargada de hacer que se complete a tiempo.
8. Escribe tu estrategia. Revisa tu plan de trabajo y determina cmo emplears los recursos a tu disposicin y
superars las limitaciones con la finalidad de alcanzar tus metas y objetivos.
Enumera las acciones especficas. Identifica las acciones diarias o semanales que
debers realizar para poder cumplir con tus objetivos. Tambin enumera las
acciones que los dems integrantes de tu equipo debern realizar. Considera la
posibilidad de utilizar un software de gestin de proyectos o un calendario personal
para mantener esta informacin organizada.
Elabora un horario. Si bien puedes crear un horario de trabajo tentativo, ten en
cuenta que pueden surgir situaciones inesperadas y que necesitars contar con un
espacio disponible que te impida retrasarte.

Consejos
Si tu proyecto es particularmente grande, identifica las etapas clave. Estas son puntos que resaltan el cumplimiento
de determinados objetivos. Tambin pueden servir como puntos de reflexin que te permitan visualizar en qu punto
del proceso te encuentras y asegurarte de seguir por buen camino.
Elabora un plan de trabajo que sea til para ti. Los planes de trabajo pueden ser tan detallados o amplios como
desees o necesites. Puedes escribirlos en un pedazo de papel o elaborarlos en un software profesional, con la ayuda
de grficos y colores. Utiliza lo que te resulte ms natural y eficaz.

Referencias
http://cec.vcn.bc.ca/cmp/modules/pm-pln.htm
http://www.lib.umn.edu/help/disscalc/stage7.phtml
http://www.strategicplantool.com/Detailed_Work_Plan.htm
http://www.handsonnetwork.org/files/resources/BP_DevelopingAWorkPlan_2010_HON.pdf
Informacin obtenida de:
http://es.wikihow.com/crear-un-plan-de-trabajo