EL COMIT ESPECIAL: FUNCIONES, CONFORMACIN Y

RESPONSABILIDADES ()

Por. Jorge Pando Vilchez ( )

La decisin de llevar a cabo un proceso de seleccin para adquirir un bien, contratar la

prestacin de un servicio o consultora o la realizacin de una obra, lleva inmerso la
designacin de un grupo de personas que no necesariamente son trabajadores o
funcionarios de la entidad pblica (1), y que son los encargados de llevar a cabo el
proceso de seleccin que la entidad pblica requiere.

Este grupo de personas, que es designado por el Titular del Pliego presupuestal, se
denomina, de acuerdo al TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y
su reglamento, Comit Especial.

Sin embargo, los comits especiales no son siempre los mismos, las normas sobre la
materia sealan que se debe designar un Comit Especial por proceso de seleccin. No
obstante prev dos excepciones:

La posibilidad que un solo Comit Especial, conozca de varios procesos

especficamente asignados; y

Que exista un Comit Especial Permanente para que se encargue de los procesos
de seleccin de menor envergadura econmica (procesos de adjudicacin directa
pblica y selectiva y procesos de menor cuanta)

Funciones

El Comit Especial es, como lo indica la normatividad vigente, el responsable de llevar

adelante el proceso de seleccin respectivo y tiene a su cargo la organizacin,
conduccin y ejecucin de la integridad del proceso hasta el consentimiento de la buena
pro (2) o hasta antes que sea produzca la cancelacin del mismo.

Ello implica una serie de actividades:

1. Elaborar el proyecto de Bases para su aprobacin por el Titular del Pliego o del
funcionario en quien se haya delegado dicha facultad;

2. Disponer la realizacin de la Convocatoria del proceso

Sobre la Base del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado por Decreto
Supremo N 012-2001-PCM y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N 013-2001-PCM.
Abogado, Profesor de Derecho Administrativo de la Pontificia Universidad Catlica del Per, Jefe de la
Oficina de Asesora Jurdica del Congreso de la Repblica (jpando@congreso.gob.pe).
1
Incluso el artculo 23 del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, refiere a la
posibilidad que el Comit Especial lo conforme personas contratadas que pertenecen a otras entidades del
sector Pblico e incluso que va convenio se encargue a otra Entidad del Sector Pblico la realizacin del
proceso de seleccin.
2
Artculo 4 inciso c) del Reglamento del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
 3. Solicitar el apoyo de las reas o dependencias pertinentes de la Entidad, que
requiera para el desarrollo del proceso. Las dependencias respectivas tienen la
obligacin de prestar dicho apoyo bajo responsabilidad.

4. Observar el Valor Referencial que le es puesto en conocimiento por la

administracin de la entidad.

5. Observar las especificaciones tcnicas mnimas que le propongan, cuando

considere que no se ajustan a la normatividad.

6. Absolver las consultas a las bases.

7. Evaluar las observaciones a las bases.

8. Recibir las ofertas (propuestas) de los postores interesados en el proceso de

seleccin.

9. Abrir, Calificar (determinar si es propuesta vlida) y Evaluar las propuestas de

los postores, de acuerdo al cronograma correspondiente del proceso.

10. Hacer de conocimiento de los interesados los resultados de la evaluacin y

buena pro, segn el mecanismo legal previsto: publicacin y/o notificacin

11. Ser el nico autorizado a interpretar las bases luego que han sido integradas y
solo para efectos de su aplicacin.

12. Postergar, en su caso, los actos pblicos, por causas debidamente sustentadas,
comunicando a todos los adquirentes de bases.

13. Realizar todo acto necesario o conveniente en el proceso hasta que la buena pro
quede consentida o administrativamente firme.

Quienes pueden ser miembros?

Las normas sobre contrataciones y adquisiciones del Estado sealan que en cualquier
Comit Especial, mnimo uno (1) de sus miembros debe pertenecer a la administracin
de la entidad y el resto pueden ser de la misma entidad o independientes. De otro lado,
del total de miembros por lo menos uno (1) debe ser especialista en el objeto de la
convocatoria.

Esto vara ligeramente si se trata de procesos de seleccin en el caso de bienes,

servicios, consultoras o ejecucin de obras altamente sofisticados. En este supuesto se
exige tres expertos en el objeto de la convocatoria, si el nmero de miembros del
Comit es de cinco; y dos expertos si el nmero de miembros es de tres.

Estos especialistas, cuando son expertos independientes, pueden ser personas naturales
o personas jurdicas, requirindose en el caso de personas jurdicas, que tengan como
giro principal de su negocio aquel que est vinculado con el objeto de la convocatoria.
En estos casos, la persona jurdica debe designar a la persona natural que la representar
en el Comit.
Los expertos independientes personas naturales pueden ser personas invitadas que
laboren en otras Entidades pblicas.

Cualquiera sea la condicin del experto independiente, ste debe suscribir con la
Entidad un contrato para la prestacin del servicio respectivo, en el que debe figurar
necesariamente la obligacin, por parte de ste, de guardar confidencialidad respecto de
toda la informacin a que tenga acceso con ocasin del servicio. Esta obligacin de
celebrar un contrato es independientemente del monto involucrado en la contratacin
del servicio, es decir, debe celebrarse contrato en todos los casos. No es posible por
tanto que se sustituya el contrato por una orden de servicio simplemente, como lo
permite en otros caso el segundo prrafo del artculo 117 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Nombramiento

El Comit Especial es designado mediante resolucin del Titular del pliego o del
funcionario en quien este haya delegado tal atribucin. En dicha resolucin debe
consignarse:

El nmero de miembros del Comit: que solo puede ser de 3 o de 5 miembros

titulares (an cuando la norma presenta una formula ms complicada, slo estas
son las alternativas).

Los nombres de los miembros titulares y suplentes.

Especificar quin actuar como Presidente del Comit.

Identificacin del proceso o procesos para los que se nombra el Comit Especial,
de acuerdo al TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su
reglamento.

Si bien es posible que se designe un Comit Especial Permanente para el caso de las
adjudicaciones directas y de las adjudicaciones de menor cuanta, cuando se trate de
menores cuantas por exoneracin, deber designarse de manera expresa el Comit que
llevara a cabo el proceso o la dependencia que la realizar. Es decir, los procesos por
exoneracin, a pesar de llevarse como un proceso de menor cuanta especial, no son
responsabilidad del Comit Especial Permanente.

Es necesario precisar, adems, que los procesos de adjudicacin por menor cuanta
realizados en el caso de exoneraciones previstas en el artculo 19 y 32 del TUO de la
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado se realizan mediante acciones
inmediatas sobre la base de la obtencin , por cualquier medio de comunicacin,
incluyendo el facsmil y el correo electrnico, de una cotizacin que cumpla los
requisitos establecidos en las Bases(3)

Segn lo dispone el artculo 37 del reglamento del TUO de la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado, la resolucin de designacin del comit especial se comunica
a los designados y simultneamente se remite al Comit los documentos donde consten:

3
Artculo 105 del Reglamento del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
 la descripcin y especificaciones tcnicas de los bienes, servicios o ejecucin de
obras;

toda la informacin tcnica y econmica que pueda servir para que el Comit
Especial cumpla su funcin.

Forma de Decisiones

EL Comit especial est sujeto a determinadas reglas en lo que se refiere a los acuerdos
que adopte y a las sesiones que celebre.

As, para que el Comit Especial pueda reunirse como tal y por ende funcionar, se
exige la presencia del nmero total de sus miembros. Si alguien no puede estar presente
o tiene impedimento para asistir, se completa el nmero de integrantes con el suplente
respectivo. Se precisa que la ausencia o impedimento debe estar debidamente
justificado.

En lo que se refiere a la adopcin de acuerdos, la formula es distinta, ya que se permite

que los acuerdos puedan ser tomados por unanimidad o por mayora. En principio,
cualquier decisin que tome el Comit Especial debe estar debidamente fundamentado,
pero en particular, si hay voto o votos discrepantes, la fundamentacin de estos se debe
hacer constar en el acta de la sesin respectiva.

Es importante resaltar que todos los actos del Comit Especial deben constar en Actas.

Autonoma

Sobre este aspecto la regulacin vigente establece que el Comit Especial es autnomo
en sus decisiones y que estas no requieren ratificacin alguna de la Entidad, salvo
aquellos casos en los que la Buena Pro ha sido otorgada a una propuesta econmica
superior al valor referencial dentro del margen del 10% adicional, en los que se requiere
aprobacin del Titular del Pliego.

Una garanta de la independencia de las decisiones de los miembros del Comit

Especial, es que estos no pueden ser removidos del cargo, salvo por 3 excepciones:

Caso fortuito

Fuerza mayor, o

Cese en el servicio

Y en cada caso mediante Resolucin debidamente motivada. Ello significa que no es

posible considerar la renuncia al cargo de miembro del Comit para separar a un
miembro del mismo.
Responsabilidad

En lo que se refiere a responsabilidad, debe indicarse que todos los miembros del
Comit Especial son responsables solidariamente por la decisiones que adopten y por
ende, tambin por que la seleccin realizada se encuentre arreglada a ley.

Asimismo, responden administrativa y/o judicialmente, en su caso, de cualquier

irregularidad que en el proceso de seleccin les sea imputable.

Sin embargo, no en todos los casos podemos estar ante lo que se conoce como un
procedimiento o comportamiento reglado del Comit Especial, sino que en algunos
casos las normas sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estado establecen mrgenes
de discrecionalidad para su actuacin. En estos supuesdtos, el Comit deber ejercer
dicha discrecionalidad en consonancia con los principios que regulan las adquisiciones
del Estado: moralidad, libre competencia, imparcialidad, eficiencia, transparencia,
economa, vigencia tecnolgica y trato justo e igualitario.

En los casos en los que se determine responsabilidad en los miembros del Comit
Especial, estos pueden ser objeto de las siguientes sanciones:

a) Amonestacin escrita;

b) Suspensin sin goce de remuneraciones de treinta a noventa das;

c) Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce meses; y,

d) Destitucin.

Sin embargo, cuando el miembro del Comit Especial es un experto independiente, o

cuando se trata de un asesor del comit especial como experto independiente, la
determinacin de responsabilidades debe ser comunicada al Consejo Superior de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para que a travs de su Tribunal evale los
actuados y de ser el caso aplique las sanciones que correspondan como suspensin o
inhabilitacin para contratar con el Estado.

*****

Febrero 2004