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UNIDAD II GENERALIDADES DEL PROCESO DE ORGANZACION ORGANIZAR PARA CREAR ESTRUCURAS

Proceso de Organizacin

Un proceso clsico de organizacin es el establecimiento de roles, relaciones, autoridades y responsabilidades, con el


objetivo de operar con la eficiencia y eficacia requeridas para alcanzar los objetivos. Lo que se espere de un proceso de
organizacin es disponer de una estructura organizativa a travs de la cual los individuos cooperan sistemticamente para el
logro de objetivos comunes.
Sus niveles
Institucional Establecimiento de la Visin y elaboracin de Estrategias.
Intermedio Transformacin de las estrategias en programas de accin. Interaccin entre un componente ligado a la
incertidumbre (externa) y un componente orientado a la certeza y a la lgica (nivel operacional)
Operacional Ejecucin cotidiana y eficiente de las tareas de la organizacin.

Para realizar un proceso de organizacin su estructura debe ser de un carcter tal que muestre los cargos, sus relaciones,
mecanismos de coordinacin y control de los miembros de la organizacin. A dems deben figurar los niveles de autoridad y
de responsabilidad. En el proceso de organizacin participan los sistemas; para ello vamos a definirlos: Procesos,
procedimientos y mecanismos de resolucin de conflictos. Se basa en el establecimiento de mtricas para evaluacin de
resultados. A su vez identifica los criterios de asignacin de recursos. El objetivo de la estructura es de servir como ayuda en
el cumplimiento de los procesos de negocios de la organizacin, en todos sus niveles.

1. Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organizacin. Toda organizacin se crea
para lograr un conjunto de propsitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por consiguiente, para que
se logren las metas de la organizacin las tareas deben ser establecidas primero.

2. Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden ser ejecutadas en forma lgica, por una persona o grupo
de personas. Las organizaciones se crean porque el trabajo que debe realizarse no puede hacerlo una persona, de
ah que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre sus miembros. Por adecuadamente entendemos, primero, que
a los individuos se les asignaran las tareas con base a su cualidad para ejecutarlas, y segundo, que a ninguna
persona, se le puede imponer una carga de trabajo demasiado pesada o ligera.

3. Combinar el trabajo de los miembros de la organizacin de modo lgico y eficiente. A medida que una organizacin
crece y contrata a mas personal para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuya
tarea guarda relacin entre s. Ventas, recursos humanos, mercadotecnia, produccin, manufactura. A esta
agrupacin del trabajo suele llamarse departamentacion.

4. Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros que un poco unitario y armonioso. A medida que
los individuos y departamentos realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la organizacin
o bien surgir conflictos entre los miembros. Los gerentes de mercadotecnia de una compaa pueden hacer presin
para que se apruebe un presupuesto mayor de publicidad y as estimular la demanda, aun cuando el inters general
de la compaa convenga mas invertir en creces en equipo automatizado reducir los costos.
5. Vigilar la eficiencia de la organizacin y hacer ajustes para mantenerla mejorarla. Dado que organizar es un proceso
constante, se requiere una evaluacin peridica de los cuatro pasos precedentes. A medida que la organizacin crece
y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a fin de asegurarse de que sea compatible por una operacin
eficaz y eficiente para satisfacer las necesidades presentes. La divisin del trabajo es fraccionar una tarea, de modo
que cada individuo sea responsable y realice un conjunto de actividades y no toda la tarea.

TIPOS DE ORGANIZACIN
Segn Idalberto Chiavenato, las organizaciones son extremadamente heterogneas y diversas, cuyo tamao, caractersticas,
estructuras y objetivos son diferentes [1]. Esta situacin, da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que los
administradores y empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar
una organizacin.
Teniendo esto en cuenta, en el presente artculo se incluye una breve descripcin de los principales tipos de organizaciones,
clasificados segn sus objetivos, estructura y caractersticas principales, con la finalidad de brindar un panorama amplio,
ordenado y comprensible acerca de este importante tema.

Tipos de Organizaciones
Como se mencion anteriormente, las organizaciones son extremadamente heterogneas y diversas, por tanto, dan lugar a
una amplia variedad de tipos de organizaciones. Sin embargo, y luego de revisar literatura especializada en administracin
y negocios, considero que los principales tipos de organizaciones clasificados segn sus objetivos, estructura y
caractersticas principales se dividen en: 1) Organizaciones segn sus fines, 2) organizaciones segn su formalidad y 3)
organizaciones segn su grado de centralizacin.

Organizaciones Segn Sus Fines.- Es decir, segn el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas
se dividen en:
1. Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el
nico) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.
2. Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o funcin en
la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello.
El ejrcito, la Iglesia, los servicios pblicos, las entidades filantrpicas, las organizaciones no gubernamentales
(ONG), etc. [1] son ejemplos de este tipo de organizaciones.
Organizaciones Segn su Formalidad.- Dicho en otras palabras, segn tengan o no estructuras y sistemas oficiales
y definidos para la toma de decisiones, la comunicacin y el control. Estas se dividen en:

Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos
para la toma de decisiones, la comunicacin y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explcita
dnde y cmo se separan personas y actividades y cmo se reunen de nuevo [2].

Segn Idalberto Chiavenato, la organizacin formal comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos
de la organizacin, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan cmo la organizacin pretende que sean
las relaciones entre los rganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio
interno sea mantenido [1].

Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o ms de los siguientes tipos de organizacin:

Organizacin Lineal: Constituye la forma estructural ms simple y antigua, pues tiene su origen en la
organizacin de los antiguos ejrcitos y en la organizacin eclesistica de los tiempos medievales. El
nombre organizacin lineal significa que existen lneas directas y nicas de autoridad y
responsabilidad entre superior y subordinados. De ah su formato piramidal. Cada gerente recibe y
transmite todo lo que pasa en su rea de competencia, pues las lneas de comunicacin son
estrictamente establecidas. Es una forma de organizacin tpica de pequeas empresas o de etapas
iniciales de las organizaciones [1].
Organizacion Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o
principio de la especializacin de las funciones. Muchas organizaciones de la antigedad utilizaban
el principio funcional para la diferenciacin de actividades o funciones. El principio funcional separa,
distingue y especializa: Es el germen del staff [1].

Organizacin Lnea-Staff: El tipo de organizacin lnea-staff es el resultado de la combinacin de los


tipos de organizacin lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de
organizacin y reducir sus desventajas. En la organizacin lnea-staff, existen caractersticas del tipo
lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional ms complejo y completo
[1]. En la organizacin linea-staff coexisten rganos de lnea (rganos de ejecucin) y de asesora
(rganos de apoyo y de consultora) manteniendo relaciones entre s. Los rganos de lnea se
caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los rganos de staff prestan
asesora y servicios especializados [1].

Comits: Reciben una variedad de denominaciones: comits, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc.
No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comits
desempean funciones administrativas, otros, funciones tcnicas; otros estudian problemas y otros
slo dan recomendaciones. La autoridad que se d a los comits es tan variada que reina bastante
confusin sobre su naturaleza [1].
Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicacin,
la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organizacin [2].

Segn Hitt, Black y Porter, aunque practicamente todas las organizaciones tienen cierto nivel de formalizacin, tambin todas
las organizaciones, incluso las ms formales, tienen un cierto grado de informalizacin [2].

Organizaciones Segn su Grado de Centralizacin.- Es decir, segn la medida en que la autoridad se delega. Se
dividen en:
1. Organizaciones Centralizadas: En una organizacin centralizada, la autoridad se concentra en la parte
superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores [3].
Estn centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejrcitos, el servicio postal y el misterio
de hacienda [3].

2. Organizaciones Descentralizadas: En una organizacin descentralizada, la autoridad de toma de decisiones


se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralizacin es caracterstica de
organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles [3]. Las empresas que enfrentan
competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad [3].

En este punto, y a manera de complementar lo anterior, cabe sealar que segn Hitt, Black y Porter, con
frecuencia, los estudiantes perciben que formalizacin y centralizacin son esencialmente lo mismo, y por
tanto, creen informalizacin y descentralizacin como sinnimos. Sin embargo, ste no es el caso. Se puede
tener una organizacin muy formal que est altamente centralizada, aunque tambin una organizacin formal
que est bastante descentralizada. Por otro lado, tambin habra una organizacin altamente informal que
est descentralizada o altamente centralizada [2].

En este punto, es necesario sealar que una misma organizacin puede tener las caractersticas de dos o tres tipos de
organizaciones al mismo tiempo; lo cual, da a conocer en pocas palabras sus fines, estructura y caractersticas
principales. A continuacin, veamos algunos ejemplos:
Organizaciones con fines de lucro, formales y centralizadas: Como las pequeas empresas, cuyo principal objetivo es
lograr un beneficio o utilidad. Para ello, tienen una estructura organizacional formal (aunque sea bsica) y la autoridad
suele concentrarse en el dueo o propietario (quin tiene la ltima palabra).
Organizaciones con fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las grandes corporaciones
transnacionales que tienen entre sus principales objetivos el lograr un beneficio o utilidad, cuentan con una estructura
y sistema organizacional formal y delegan a sus oficinas regionales la capacidad de tomar decisiones para responder
oportunamente al mercado o a las condiciones sociopolticas del pas donde se encuentran, sin tener que solicitar
autorizacin para ello.

Organizaciones con fines de lucro, informales y centralizadas: Como ejemplo, podramos citar a las microempresas
(que suelen tener entre 2 y 10 empleados o familiares que trabajan realizando alguna labor), las cuales, suelen operar
en la informalidad al no tener medios oficiales externos (como papeles que dan f de su existencia ante el estado) e
internos (como un organigrama). Sin embargo, tienen el objetivo de generar un beneficio o utilidad y son altamente
centralizadas porque la autoridad recae sobre el propietario o jefe de familia.
Organizaciones sin fines de lucro, formales y centralizadas: El ejrcito, la policia, los ministerios y otras entidades del
Estado, son claros ejemplos de este tipo de organizaciones.
Organizaciones sin fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las ONGs internacionales que delegan
gran parte de la toma de decisiones a sus oficinas regionales para que puedan responder con prontitud a las
necesidades de su sector o campo de accin.
Organizaciones sin fines de lucro, informales y centralizadas: Por lo general, son grupos de personas que por lo
iniciativa de una persona considerada lder de opinin (a la cual siguen por su carisma y prestigio) se renen
informalmente para realizar alguna actividad especfica, como reunir regalos para obsequiarlos a nios pobres en
navidad o reunir fondos para ayudar a una familia en dificultades econmicas, etc...
Organizaciones sin fines de lucro, informales y descentralizadas: En algunas ocasiones, la idea de un lder de opinin
(por ejemplo, de reunir y obsequiar regalos en navidad) se convierte en un modelo a seguir y es "exportado" a otros
lugares donde otras personas siguen la idea, pero, tomando sus propias decisiones.

Tcnicas de organizacin
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional.