PROYECTOMANUALUSUARIO

SUGARCRM

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ndicedecontenido
..............................................................................................................................................................................................................2
SUGARCRM.........................................................................................................................................................................................3
VENTAJASDEUTILIZARUNCRM................................................................................................................................................3
CONSIDERACIONESATENERENCUENTA.......................................................................................................................................3
PRINCIPALESPUNTOSDELAAPLICACIN................................................................................................................................4
MODULOSDELAAPLICACIN...........................................................................................................................................................4
ACCESOALAAPLICACIN.................................................................................................................................................................4
ADMINISTRACINDECONTACTOSYCUENTAS........................................................................................................................7
GestindeCuentas...................................................................................................................................................................7
AltadeunaCuenta..............................................................................................................................................................7
BsquedadeCuentaExistente............................................................................................................................................7
Actividades.....................................................................................................................................................................................10
Tareas......................................................................................................................................................................................11
RedactarEmail:........................................................................................................................................................................11
Historial..........................................................................................................................................................................................13
Notas.......................................................................................................................................................................................13
ArchivarEmails........................................................................................................................................................................14
VerResumen...........................................................................................................................................................................16
Contactos.......................................................................................................................................................................................16
CrearContacto:..............................................................................................................................................................................16
Oportunidades................................................................................................................................................................................17
NuevaOportunidad..................................................................................................................................................................17
Candidatos.....................................................................................................................................................................................19
Casos.............................................................................................................................................................................................20
OrganizacionesMiembro...............................................................................................................................................................21
Incidencias.....................................................................................................................................................................................22
Proyectos.......................................................................................................................................................................................22
Documentos...................................................................................................................................................................................25
PerfilesdeUsuarioyAdministracindeSistemas.........................................................................................................................26
MiCuenta................................................................................................................................................................................26
Empleados...............................................................................................................................................................................27
Admin.......................................................................................................................................................................................28

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SUGARCRM

UnaaplicacinCRMesaquellaqueenglobalosprocesosrelacionadosconlagestindelosclientesdentrodeunaorganizacin.
Cualquierempresaessusceptibledeimplantarunasolucinparalagestindesusclientes.Elnicorequisitonecesarioesquela
organizacindiseeunprocedimientodeclasificacindelainformacin,detalmaneraquelamismapuedaintroducirseenunCRM
deunamaneracoherente.

ExistenmultituddeopcionesdeOpenSource,sinembargo,enestecasohemoselegidoSugarCRM(sinnimodequitar
importanciaalrestodeaplicacionesCRMbasadasenOpenSource).

PorqudesdeAbartiaTeamhemosescogidoestaherramienta?

Enprimerlugarporqueesunaaplicacinquepuedeejecutarsevaweb,yensegundolugarporqueenglobaperfectamentelos
procesosrelacionadosconlagestindeclientes.

Lapresenteguanopersiguefinesdedivulgacindecaractersticastcnicas,sinoquetienecomofinelquesirvadeayudaaotras
empresasparapoderelegirlibrementeunaherramientaquelespermitallevarunmejorcontroldesusprocesosdeventas.Es,por
elloporloqueelpresentedocumentonosigueeltpicoformatodemanualdeusuario,sinoqueenelmismohemosintentado
aglutinarlaexperienciadeimplantacindeestaherramientaenmultituddenegocios.Esnuestroobjetivoportanto,hablarsobre
porqueSugarCRM,puedeayudarleensunegocio,perodesdeelpuntodevistadelempresario,desusprocesosydesunegocio.

VENTAJASDEUTILIZARUNCRM

Paraaquellosnegociosquedispongandeunaherramientadeestascaractersticas,lesrecomiendoqueobvienestepunto,porque
abuenseguroquepodranexplayarseydefenderlasvirtudesdeunaaplicacindeestascaractersticas,peroparaaquellos
negociosenlosquesusgestindeclientessebasaendocumentosindependientes,deltipo,openoffice,word,emailsenviados,
ofertaspresentadas,plantillasdeofertas..etc,elhacerunseguimientodelosarchivosgeneradosporclientes,ascomodelos
emailsenviados,supone,enlamayorpartedelosnegocioslainversindegrancantidaddetiempo.

Ysituvieradisponibleenunslogolpedevistatodaestainformacin?
Seguroquesereduciraeltiempoinvertidoenbuscardocumentos,yensacarconclusionesdetodolorelacionadocontodosycada
unodesusclientes.Adems,podemoshacerextensibleestafacilidaddelocalizacindelainformacin,permitiendoquesea
accesibleatodalaorganizacin.

CONSIDERACIONESATENERENCUENTA

Acontinuacinsevaexponerlospuntosprincipalesqueconstalaaplicacin,sealandoqueesimportantequecadaorganizacin
dispongadeunsistemadeclasificacindelainformacin,detalformaqueseafactibleidentificarporejemplo,entrelasdistintas
ofertaspresentadasaunmismocliente..etc.

SugarCrm,esunproyectodesarrolladoporlaempresaSugarCRMInc.ubicadaenEstadosUnidos,quehaliberadopartedel
cdigodesusolucinpermitindonosdisfrutardeunamagnficaherramientaparalagestindelosclientes.Puededescargarse
estaaplicacinobiendirectamentedesdelawebdeSugarCRMhttp://www.sugarcrm.com
,obiendesdeelenlacealmismositio
habilitadodesdenuestrapginaweb:
http://www.abartiateam.com/descargadesoftwarelibre.html

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PRINCIPALESPUNTOSDELAAPLICACIN

1. AdministracindeContactosyCuentas

2. GestindeFuerzadeVentas

3. BibliotecadeDocumentos

4. GestindeIncidencias(tantoconclientes,comointernasenlaempresa)

5. CalendarioCorporativo

6. ServiciodeSindicacinRSS

MODULOSDELAAPLICACIN

1. Miportal
2. Calendario
3. Actividades
llamadas
reuniones
tareas
notasyadjuntos
archivodecorreos
Emails
4. Contactos
5. Cuentas
6. TomadeContactos
7. Oportunidades
8. Casos
9. GestordeIncidencias
10. Seguimientodeerrores
11. Documentos
12. Correos
13. Campaas
14. Proyectos
15. Reportes
16. Pronsticos

ACCESOALAAPLICACIN

SugarCrmpermitegestionardistintosperfilesdeusuarios,paraellodesdeelmendeadministracin(queseverenotro
apartado),habrquehabilitarloscorrespondientespermisos.

Suponiendoqueyadisponemosdenuestrousuarioycontrasea,bastaconintroducirlosmismoseneliniciodelasesinenuna
pantallacomolaquesedescribeenlafigura1.

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Unavezdentrodelaaplicacin,nosencontramosconvariosmensquenospermitennavegarporlaaplicacineligiendolaopcin
quedeseemosconsultarencadamomento:

Asentrelasopcionesposiblespodemosrealizarconsultasynuevasgestionesde:
Tareas,Visitas,Contactos,Agenda...yunamplioetc.queiremospocoapococomentando,peroquedeaparienciaescomola
descritaenelgrficodefigura2.

AccesoUsuario.Grfico1

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Menuprincipal.Grfico2

Elmensuperiordelaaplicacin,nospermiteaccederalasdatosglobalesdelasdiferentesfuncionalidadesdelaaplicacin,como
son:

Calendario:Comosupropionombreindicaesuncalendariosobreelquepoderfijarlosdistintoseventos.
Actividades:Nospermitetnatobuscarcomoabrirdistintostareas,asaber:reuniones,componeremails,planificacinde
llamadas..etc.
Contactos:Sonlaspersonasogruposdereferenciadecadacuenta.
Cuentas:Loformanlosdatosdelosclientestantopotencialescomoefectivos
TomadeContacto:Sesueleutilizarcuandolasreferenciasprovienendecolaboradoresuotrasempresasqueporelmotivoque
seanosinteresaregistrar.
Oportunidades:Sonlasoportunidadesdeventaqueexistenparalasdistintascuentas,anivelglobal
CasoseIncidencias:tienenfuncionalidadessimilares,enalgunasocasionesseutilizancasosparalasincidenciasconlosclientes,
yelmendeincidenciasparalosreportesdeincidenciasinternos.
Documentos:Archivodocumentaldondecolgarlosarchivoscorporativosporejemploamododeplantillas,detalmaneraque
cuandocualquierpersonadelaorganizacindeseerealizarunaoferta,acudaaesterepositoriodeinformacinparaseleccionarla
plantillaadecuada.
Emails:SugarCrmpermiteelenvodeemailsdesdelaaplicacin(aunqueestosnoseintegranconelclientedecorreoquese
utilice)

CuandoseleccionamosunadeestasopcionesporejemploCuentas,observamosqueenlazonalateralizquierda,disponemosde
unosatajosparapoderconsultarellistadodecuentas,obienabrirunacuenta.(Verfiguragrfico3)

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AtajosCuenta.Grfico3

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ADMINISTRACINDECONTACTOSYCUENTAS

Anivelglobal,lagestindelosclientesseefectadesdeelmendecontactosyeldecuentas.Ahorabien,elaccesoaambas
funcionespuedehacersetantodesdeelmensuperior,comodesdedentrodeloscontactosy/ocuentas.

GestindeCuentas

AltadeunaCuenta

Paradardealtaunacuenta,iremosalaseccindeatajosdelgrfico3ypincharemosenlaopcindeNuevaCuenta,visualizando
unapantallacomoladelgrfico4.Bastaenestecasoconirintroduciendolosdatosencadaunodeloscamposycuandosehaya
finalizadopincharenlaopcinguardar.

CreacinCuenta.Grfico4

BsquedadeCuentaExistente

Bastaconpincharenelmenatajodelgrficolaopcin3laopcincuentasysevisualizarlasiguientepantalla:

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BsquedaCuentas.Grfico5

Sideseamosrealizarunabsquedadecuentagenricaporquenorecordamoselnombreexactodelaentidad,bastaconque
pongamoselcomando%nombrecuenta%,esdecir,supongamosquebuscamosFontaneraExpress,ynorecordamosquees
Express,bastaconquepongamosentre%fontanera%ynoslistartodaslasfontanerasqueestnintroducidasenelCRM.

Sealarqueestecomandode%,esvlidoparatodaslasopcionesdebsqueda.

Esms,podemosrealizarlasbsquedasportodosloscamposqueestndescritosenelgrfico5,tantoporWeb,porTelfono,
Email,Ciudad,CdigoPostal..etc.

Unavezseleccionadalacuenta(grfico6),disponemosdelossiguientescamposdeinformacin(grfico7):

1. Actividades
2. Historial
3. Contactos
4. Oportunidades
5. Candidatos
6. Casos
7. OrganizacionesMiembro
8. Incidencias
9. Proyectos

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Cuenta.Grfico6

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Cuenta.Grfico7

Comencemosporcadaunodeloscampos,nosinanteshacerunaanotacinprevia.Esmuyimportanteseguirunmodelode
clasificacindelainformacin,conelobjetivodepoderdiferenciaryseguirlainformacinquealolargodeltiemposeva
introduciendoenelCRM,estepuntoesimportante,sobretodoparaelapartadodeIncidencias,Casos,OportunidadesyProyectos.
Esdecir,siestamosanteunaofertapresentadaaunclienteystadebeserrevisada,sedebieraestablecerunsistemade
codificacindelaofertaparapoderdistinguirentredistintasversionesy/orevisionesdeunaoferta.

Actividades

Enestecamposereflejanlastareasasociadasaunacuenta,queson:
Tareas,
Reuniones
Llamadas
Emails

Cuandounadeestasfunciones,sehaejecutado,entoncesestaactividadsedesplazaalapartadoHistorial

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Veamosdosejemplosdefuncionamiento,conlavariableTareasyEmails,yaqueelrestofuncionanidnticamenteigual.

Tareas
Supongamosquedefinimosunatareadeprepararuninformeparaunacuenta,introducimosloscamposcorrespondientesy
detallamosquelatareaestsininiciarse,conloquelapantallagrfica,seradeltipo:

Tarea.Grfico8

CuandolatareaseharealizadoseespecificaenelmenEstado,sedespliegaelmenyseeligelaopcincompletada,eneste
momento,estaTareasedesplazaalmendeHistorial.

RedactarEmail:
Desdeestaopcinsepuedenredactaremialsyasociarselosmismosatodaslasfuncionalidadesdescritas,comoson:Asociacina
cuenta,contacto,posibilidaddeenviardesdeplantillasyadjuntararchivos.
Cabesealarquelosemailsqueseenvendesdeestaaplicacinnoseintegran,enlosclientesdecorreotipoEvolutiono
Outlook.

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 Envioemails.Grfico9

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Historial
ReflejaelHistricodelasActividades.EnelHistorial,podemosguardarlosdocumentosquedeseemosasociaraunacuenta,yque
nopertenezcanalascategorasdeOfertas,Incidencias,CasosyProyectos,yaqueexistelaposibilidaddeadjuntararchivosacada
unodeestoseventos.

Notas
Dentrodeesteevento,nosencontramoscondosreasenlapantalla
Atajos(Grfico10)yelreaparaelregistroyanexodeladocumentacin(Grfico11).ElmenAtajos,nospermiteaccederaotras
funcionalidadesdelaaplicacindeungolpedevista,yelNuevaNotaoAdjunto,nospermiteasociaraunacuentaundocumento,
porejemplo:Facturas

Veamoscadaunadeestasventanas:

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AtajosNotas.Grfico10 AdjuntoDocumentacin.Grfico11

ArchivarEmails

Estafuncinnospermiteguardar(deunamaneramanual)aquellosemails,quenosehangeneradodirectamentedesdela
aplicacin,yquedeseamosquequedenreflejadosenlamisma.
Obsrvesecomoenelmensuperiorslosepermite,GuardaroCancelar,esdecir,nosepuedenenviardesdeestaopcin,ysin
embargo,podemosasociaraesteemail,losdocumentosquehayamosadjuntadoalemailenviado,talycomosedetallaenel
Grfico12

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ArchivarEmails.Grfico12

Demaneraparalela,disponemosdelosatajos,quenospermitenaccederatodaslas
funcionalidadespermitidaseneleventoemailyquesedetallanenelgrficoadjunto:

Atajos.Grfico13

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VerResumen
PorltimoHistorialtienedisponibleunaopcindeVerresumendesdedondepinchando,sevendeunsimplevistazo,todoslos
emailsquehansidoenviadosyarchivados,talycomosedetallaenelgrfico14

Resumendeemails.Grfico14

Contactos

Dentrodeestaopcinpodemostantocrearcomobuscarloscontactosquedeseamos(ilimitados).Disponemosdedosopciones:

Nuevo(quepermitecreartodosloscontactosquedeseemos)
Seleccionar(paralocalizarcontactos:interesanteopcinsilalistadecontactosdelacuentaesmuyextensa).

CrearContacto:

Esbastanteintuitivo,bastaconcumplimentarloscamposdelgrfico15.

CrearContacto.Grfico15

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Oportunidades

Lasoportunidadesoventas,siguenelmismopatrnqueelcasoanterior,sepuedengenerartantasoportunidadescomosedeseen
ysepuedenhacerlasbsquedasquesedeseen.

NuevaOportunidad
Loprimeroquedebemoshacer,esidentificarlanuevaventaatravsdeunnmero,digitooconjuntodepalabrasquenospermita
posteriormemtelocalizarlas.

Asporejemplouncriteriosencilloautilizarsera:
Nombrecliente,tipodeproyectoyporltimofecha.

SupongamosquesomosunaempresaquevendematerialdeoficinaalclienteGobierno,yquelevendeenelmesdemarzodelao
01,untoner.Uncdigoparalaofertapuedeser:Gobiernotoner0301.

Porsupuestoqueestosetratadeunejemplo,ycadaempresatendrsussistema,simplementeanotarqueatravsdeunsistema
decodificacin,podremos,buscardocumentos,yvisualizardeunsimplegolpedevista,lasofertaspresentadasaunacuenta,en
distintosmesesydequetipologa.

Unavezdecididoelcriteriodeidentificacindeofertas,procedemosagenerarlaoportunidad,talycomosedescribeenelgrfico
16

GenerarOportunidades.Grfico16

Guardamoslaoportunidadyestaquedareflejadadeunsimplegolpedevistadentrodelacuenta.

Apartirdeaqu,lasopcionesquedisponemosdentrodecadaoportunidad,sonlassiguientes:

Actividades
Historial
Candidatos
Contactos
Proyectos
Estoesas,porquedentrodeunaposibleventa,esdecir,cuandonosllamaunclienteparasolicitarinformacinsobreunproducto

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y/oservicio,esprobablequedebamosenviarinformacinporemail,quedebamosredactarundocumentodeltipooferta,que
cambiemoslosinterlocutoresconlosquehablamos...etc.,ytodoestoesposiblequeestregistradoenlaaplicacin.

Enelgrfico17seresumelasposibilidadesdelasoportunidades:

Oportunidades.Grfico17

Lamecnicadefuncionamientodelasopcionesde:
Actividades
Historial
Candidatos
Contactos
Escomoladescritaenpginasanteriores.Laopcindeproyectos,sedetallarenapartadosposteriores,nosinanteshaceruna
explicacinpreviadeestepunto.

Laopcinproyectosseutilizacuandounaventayaesefectivaydesdeesemismomomentosetienenquerealizarunaseriede
trabajosparapoderentregarelproductoy/oservicioalcliente.Estaopcinnoesvlidaparacualquiertipologadeempresas,
principalmenteseutilizaenempresasdeservicios,dondeunavezefectuadalaventa,seiniciatodoelprocesodeasignacinde
tareasparaesaoportunidad,ascomolaasignacindecontactosdelaempresacliente...etc.

Enquecasosseasociacinlasoportunidadesalosproyectos?,cuandosupongamosqueeldepartamentodeproduccinest
inmersoeneldesarrollodeunproyecto,yconeltiemposevequesurgennuevasnecesidadesyquedebehacerseunaoferta

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nueva.Esteesporejemplouncasodeuso.Lasopcionesdisponibles,sedescribenenelgaifco18

Sectoresenlosquenoesusualhabilitarestecampo,esdondesedespachanartculosdirectamenteparalaatencindelpblico,ya
quelaventaseproduceyahterminaelproceso.

PorltimosealarqueesteapartadotendrmencinaparteenunpuntoexclusivoparaPROYECTOS.

Proyecto.Grfico18

Candidatos

Estaopcinestdisponibleparaaquellassituacionesenlasquelaempresadeseesepararlosclientesefectivosdelospotenciales.
Lohabitualeshacerregistrodetodaslascuentasdisponiblesyyadentrodeellasvaloraratravsdelasoportunidadesganadas,
quienessonclientes.Sinembargo,paraaquellassituacionesenlasquesedeseedisponerdeestaposibilidadseutilizarlaopcin
delmensuperiordeTomadecontactoparaabrirloscandidatosqueseestimen,ycuandoestosseconviertanenventasefectivas,
convertirestoscontactosencuentas.
Otraposibleutilidaddeestaopcinestelcasodequesedispongadecanaldedistribucinysedeseeasignaralacuentadel
distribuidorlosposiblescandidatosquedisponga.
Esdecir,lasopcionescomosiempre,sonmltiples,eslapropiaorganizacinlaquedebedecidircualessonlasopcionesy
posibilidadesquemejorseadaptanasumecnicadefuncionamiento.

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Porltimosealar,quelaopcinCandidatos,sehabilitadesdeelmensuperiordeTomadecontacto,delqueseharmencinen
otroapartado.

Casos

Atravsdeestaopcinpodemosllevarunacompletagestindeincidenciasdenuestrosclientes.
Podemosregistrardesdelallamadadelclienteespecificandoelmotivodelaincidencia,yunavezcreada,seautonumeran
correlativamentepermitiendollevarunagestindeincidenciasysufacturacin.

Veamosunejemplo

Supongamosqueunclientenosllamaporqueeltonerquesehavendidoenelejemploanterior,estmalinstalado.Apartirdeaqu
segeneralaincidencia.Comosiempresealar,quelodeseableseraquesesiguieraunprocedimientodecontroldeincidencias,
endondealmenosseespecificaraelao,yaquelapropiaaplicacingeneralanumeracincorrelativa.

Estoestilporquesidespus,debeiruntcnico,enlahojadepartedetrabajo,sepondrlanumeracinquesehageneradoenel
CRM,parasuposteriorcontrolyfacturacin.

Alrecibirlallamadadeincidencia,damosalaopcindeNuevoycumplimentamosunapantallacomoladelgrfico19

Casos.Grfico19

Comopuedeobservarseelcasoseasignaaunacuentaypermitedotarledelasposibilidadesdeprioridad,estado(interesante
campoporquecuandosehayaterminadohabrqueespecificarlo)ysobretodoasunto,descripcinyresolucin.

Unavezguardadalaincidencia,deunsimplegolpedevistaenlacuenta,veremostodosloscasosquetieneasignados.Assipor
Siporejemplo,sedapartedeotraincidencia,comounaaveradeimpresora,seprocedecomoenelgrfico19,ycuandoveamos
lacuentaenglobalveremoslasdosincidenciasdelacuenta,talycomosedescribeenelgrfico20

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Lapropiaaplicacinhanumeradoelcaso,ysonlosnmero37y38,quesilaorganizacindispusieradeunahojadetrabajo,los
asignaraysefacilitaraelcontroldefacturacinyadministracin.

ListadodeCasos.Grfico20

Laaplicacinnospermiteasignaracadacasolaposibilidadde:
Contactos
Actividades
Historial(interesanteparaadjuntardocumentos)
Incidencias(herramientatilparagestionarlasincidenciasinternasdelapropiaempresa,nodelacliente).

Esdecir,siunclientenosllamaparalaaveradetoneryestonosimplicaquedebemosponernosencontactoconotrapersona
(ejemploeldemantenimientodelacuentaGobierno),yelencargadodemantenimientonospidequeleenviemosunemailconlas
instruccionesoqueelaboremosundocumentoporejemplodeincidencia,todoesto,sepodrasignaraestaseccin,facilitandode
estamaneralaclasificacindelasgestiones,documentos,contactosytareas.

OrganizacionesMiembro

Sesueleutilizarparaasociarlasdelegacionesaunacuentaprincipal,assiporejemplolaempresaAbartiaTeam,disponedeuna
delegacinenMadrid,seabracuentaenestaseccintalycomosedetallaenelgrfico21.

Siguiendoconlafilosofadelaaplicacin,lasdelegacionesmiembrosdisponendelasmismasfuncionalidadesqueseestn
detallandoalolargodelpresentemanualdeusuario.

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 OrganizacionMiembro.Grfico21

Enelgrfico22seobservaquesilistamoslacuenta,vemosdeunsimplegolpedevistaqueorganizacionesmiembrotiene
asociadas.

Delegacin.Grfico22

Incidencias

Estaopcinseutilizaparareportesdeincidenciasinternas.Noesusualqueseasocieaunacuentaenconcreta,porqueparaeso
existeelapartadoCasos,sinoquemasbien,seutilizacuandoseesthaciendounproductoy/oservicioysedeseallevaruncontrol
deincidenciasenelproceso.
Porestemotivo,ydadosunaturalezapocofrecuente,omitiremosestaopcin.

Proyectos
Lautilizacindeestaopcin,aligualquelasanteriores,estcondicionadaalosprocedimientosquetengalaempresa.Peroparael
casodeproyectos,sicabe,estaopcinestmscondicionadaalosprocedimientosdetrabajodelasorganizaciones.

Queempresassuelenutilizarproyectos?

Aquellasqueparacadaoportunidaddeventaexistenteymaterializadaconxito,decidenqueesetrabajodebesertratado
documentalmentedeotraforma,esdecir,cuandolaventasematerializa,sedecidequeseabreunproyecto,yladocumentaciny
comunicadosquesegenerenmientrassevarealizandotodoloquesehadetalladoenlaoferta.

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Ejemplodeestopodrasersectorescomo:

Telefona,
Ingenieras
Asesoras
Despachosdeabogados
...etc.

Endefinitivasectorservicios.Quesonsectoresquecuandoseproducelaventa,escuandoseoriginaelgruesodeltrabajo.

SupongamosquesehacerradounaventadeasesoraparalaempresaHnos,Alonso,SL.,lehemosabiertolaoportunidad
corresponiente,ylahemoscodificadosegnelejemplodescritoenpginasanteriores:

Hnos.AlonsoAsesoria0301.Enelmomentoquelaoportunidadsegana,laempresaabreelproyectocorrespondienteparapoder
disponerdeungestordocumentalparatodaladocumentacingeneradamientrassetrabajaenestaventa.

Apartirdeaqu,lodeseableseradaruncdigonuevo,paradistinguirlosdistintosproyectosquesetienen.Uncdigopodraser:
ProyectoHnos.AlonsoAsesoria0301.Estecdigoseabretalycomosedescribeenelgrfico23

AperturaProyecto.Grfico23

Unavezabiertoelproyecto,podemosllevarcontroldelossiguientesaspectos:

1. TareasdelProyecto
2. Actividades
3. Historial
4. Contactos
5. Cuentas
6. Oportunidades

Esdecir,podemosasociarlosproyectosalascuentas,estoesasporquelosproyectospuedenabrirsetantodesdelacuentaen
cuestin,comodesdeelmensuperior.

Lasoportunidadestambinseasocianalosproyectos,deestaformasiestamostrabajandoenequipo,disponemosdelcontrato
firmadoypodemoschequearlosalcancesdetrabajopactados.

Contactos:Interesanteopcin,porqueamenudolaspersonasdelaempresaclientequedebencolaborarconnosotros,son

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distintasdelasquehanfirmadoelcontrato.

Tareas,siguelamismaestructuraqueladetalladaalprincipiodelmanual,aligualqueHistorial.

Enelgrficoadjuntosemuestralocomentado.

OpcionesProyecto.Grfico24

Detodasestasopciones,mereceunaespecialdedicacinlaopcindeTareasdelProyecto,porquecumplimentada,nospermite
conocerqueporcentajedelastareasdelproyectosehandesarrollado.Deestaforma,distintosdepartamentos,puedenconocery
hacerseguimientosdetareasdesucompetencia.Esdecir,eldpt.deadministracinpuedeconocerqueunproyecto,ounatareadel
mismohaconcluidoyquedebeemitirsucorrespondientefactura.Oporejemplo,eldepartamentocomercialpuedeverlaevolucin
delasfasesdelproyectoparahacerunbuenseguimientocomercialasucliente.

Otambinpuedeservirparacontrolarinternamentelaevolucindelasfasesdelproyecto.

EnelgrficosiguienteseadjuntadetalledeTareasdeProyecto

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TareasdeProyecto.Grfico25

Todaslastareasdeproyectoquesegeneren,permitenserlistadas,conlasventajasqueestosupone.

Documentos
Laideaesgenerarunabibliotecadedocumentos,endondealbergartodalafuentedeconocimientodelaempresa.
Estabibliotecasepuedeclasificarsegndistintanaturaleza,parapoderagruparlosdocumentos.Peroqueclasede
documentacinpuedeserintroducidaenesteepgrafe?Todaaquellaquedebaserutilizadaparaelaborarotrasdocumentaciones

Porejemplo:Plantillasdeoferta,plantillasdecartascomerciales,plantillasdefacturas,plantillasdeordenesdetrabajo...etc.En
definitivaesuncajndesastreendondeseaconsejameterlainformacinqueconstituyabasedeconocimientoparalaempresa.

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Generacindeplantilladedocumento.Grfico26

Asporejemplosideseamosgenerarunaplantilladeofertas,enelnombredeldocumentopondremoselttulodelaplantilla(para
poderdistinguirunasdeotras),enelcampoNombredearchivo,seleccionaremoslarutadondetenemosguardadolaplantillas.

Porseguridad,elcambiodelasversionesseefectadesdeelmendeadministracin(queseexponemasadelante),estoesas
paraquenadie,ajenoaleditordeladocumentacin,tengalafacultaddealterarla.

PerfilesdeUsuarioyAdministracindeSistemas

Noesmisindeestemanual,entrarendetalledecadaunadelasopcionesyadministracionesdelasolucin.Suobjetivoeselde
constituirunaguiadeusuarioconejemplodeaplicaciones.Noobstante,porsucarcterrelevante,sehacemencinalmismo.

Enlapartesuperiordelmen,existenopcionesinteresantesparalaadministracindelaaplicacin.
Aseladministradordelsistemapodrconfigurartodaslasopcionesdepermisosdeaccesos,rolesdeusuarios,servidordecorreo,
generacindeplantillas...etc.,atravsdeunoscuadrosdedilogomuyintuitivos.Talycomosedetallaenelgrfico27.

Administracincuenta.Grfico27

MiCuenta

SideseamosconfigurarlaopcinMiCuenta,pincharemosenestereadescritoenelgrfico27ycumplimentaremosloscampos
delapantallasiguiente:

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Perfiles.Grfico28

Comopuedeapreciarselaconfiguracindeusuariodeterminarlosprivilegiosquecadaunodebatenersegnloscriterios
marcadosporlaempresa.

Empleados

Atravsdeestaopcindefiniremoslosdatosdecadaunodelosempleadosqueformanpartedelacompaa,siendodeesta
formaaccesibleinformacinparalocalizacin,notassobrecumpleaosuotrosdatosdeinters.

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Empleado.Grfico29

Admin

Elmendeopcionesdelpaneldeadministracin,sloestardisponibleparaeladministradordelsistema,esdecir,losusuariosno
vernestaopcin.

LaaplicacinpermitealAdministrador
1. Sistema
2. Estudio
3. SeguimientodeIncidencias
4. Administracindecampaasporemail.
5. AdministracindeCuentasdeCorreo

Enlasfigurasadjuntassedetallanlasopcionesdescritas

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OpcionesAdmin.Grfico30

Comosepuedeapreciar,enSistemaseconfiguratodalaaplicacin,desdelaadministracindeusuarios,roles,copiasde
seguridad,monedas...etc.
Aligualquesepuedenllevarcontroldelascampaasdeemail,ydelcambiodelasversionesdelabibliotecadedocumentacin.

OpcionesAdmin.Grfico31

AdministracindeCampaasporEmail
SepuedenadministrarcampaasdeEmailpreviamentegeneradasenelmdulodeCampaas.Adems,esposiblegenerar
campaasatravsdeplantillasdeemailspreviamentegeneradasenelmdulospertinentes.(estaopcinnosehadetalladoen
estemanualdeusuarioyaquenoessuobjetivoentrarendetallestcnicosdeltipodeconfiguracindeemails,puertos..etc.,este
puntotendrmencinenotromanualdecarctermstcnico)

EmailEntrante
Configuracindepuertosyopcionesquepermitanelenvodelosemails.

sugarcrm2006 30/31
 Graciasporsuatencinyporfavor,cualquiersugerenciay/ocorrecinremtalaaladireccindeemailabajoindicada:

abt@abartiateam.com,

AbartiaTeam,pretendeconesteguaacercaralasempresasunaherramientadeOpenSourcequelespermitaayudarensus
gestionesdiarias.
Comosehapodidocomprobarlapotencialidaddelaherramientaesmuyamplia

Benidorm,1Entptla.Izda
48015Bilbao
www.abartiateam.com
abt@abartiateam.com
Tno:944758818
Fax:944759645

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