GLOBALTEC TRAINING.

MANUAL DE FUNCIONES OPERATIVAS.

CARGO: SUPERVISOR DE TUTORIA Y SERVICIO.

NIVEL: OPERATIVO.

AREA: TUTORIA Y SERVICIO.

SUPERIOR INMEDIATO: COORDINADOR DE TUTORIA Y SERVICIO.

NATURALEZA DEL CARGO:

Cargo de nivel operativo responsable de guiar, liderear todo lo acontecido en la filial de la cual es
responsable, apoyando los diferentes departamentos de la misma, desarrollo empresarial,
administracin, recepcin y su departamento.
OBJETIVO BASICO DEL PUESTO:

El supervisor de tutoria y servicio es aquel que supervisa y coordina las labores y actividades
propias del rea de tutoria y servicio, su jefe directo es el coordinador, sin embargo dependiendo
de la ubicacin fsica del rea administrativa y de mercadotecnia, convive y comparte las
responsabilidades propias del buen mantenimiento del Centro de Servicio, en general todos los
departamentos.

Dentro de los criterios a tomar en cuenta para el ascenso de un tutor a supervisor de tutoria y
servicio, tenemos los siguientes aspectos a considerar:

Su antigedad en la empresa.
Su grado de compromiso con la misma.
La disponibilidad de tiempo que tiene.
Su desempeo como tutor, en cuanto a aceptacin entre los alumnos y
conocimiento profundo y claro del programa acadmico y las herramientas que
utiliza la compaa.
Su personalidad en general y liderazgo con el equipo.
Alto nivel del idioma ingles, as como alto conocimiento de metodologas de la
enseanza y tener buena didctica.
Ser ejemplo e influir esto en su equipo de trabajo.
Dirigirse con respeto en todo momento a cualquier persona.

La labor del supervisor de tutoria y servicio es de suma importancia pues es el lder de un equipo
de tutores y recepcionistas de un Centro de Servicios, de ah la importancia que tenga un alto
grado de compromiso con su labor y lealtad con la compaa, pues l transmitir en gran medida la
imagen de la compaa y sera un lazo de comunicacin entre el rea administrativa y de
mercadotecnia.

El supervisor de tutoria y servicio no tiene la obligacin de ejercer la labor de tutor con un horario
completo programado para impartir sesiones, pero s la responsabilidad y obligacin de reemplazar
si es necesario a algn tutor o tomar alguna sesin que se requiera por el volumen de alumnos.
FUNCIONES GENERALES:

Dentro de las funciones generales del supervisor de tutoria y servicio son las siguientes:

Colaborar con la coordinacin para la seleccin de los tutores acadmicos.

Capacitar permanentemente al equipo de tutores y recepcionistas.
Observar y estar pendiente por las reas destinadas al desarrollo de las
diferentes actividades de tutoria.
Apoyar la integracin de la administracin y mercadotecnia.
Apoyar a los departamentos de: verificacin, cobranza, administracin y
mercadotecnia.
Solicitar la papelera e implementos necesarios para su departamento.
Desarrollar material didctico para la imparticion de clases.
Realizar talleres de trabajo con el equipo de tutoria.
Realizar seguimiento al desempeo de los tutores y recepcionistas.
Brindar atencin al alumno.
Programar los horarios semanales y las actividades extra-curriculares.
Coordinar junto con el coordinador las graduaciones de su filial.
Hacer los diversos reportes mensuales de su centro de servicios.
Imparticion de las sesiones de orientacin.
Guiar al alumno en cada una de las etapas del aprendizaje.
Aprobar la continuacin del alumno al nivel inmediato superior con base en la
evaluacin realizada.
Aportar iniciativas que fortalezcan y enriquezcan el servicio de asesora
acadmica .
Atender prontamente todas las inquietudes y reclamos de los alumnos que sean
ya sea de su departamento u otros.
Elaborar los informes mensuales sobre la asistencia de alumnos, la utilizacion de
los horarios y en general cualquier observacion que deba reportarse con
coordinacion.
Apoyar a la coordinacion y al alumno en la preparacion de entrega de
certificados.
Promover junto con coordinacion la celebracion de reuniones entre los alumnos
para intercambio de experiencias y estrechar las relaciones interpersonales.
Incentivar la realizacion de los diversos talleres, o clubs de conversacion, de
gramatica, de video y de especializacion.
Contribuir con su buen comportamiento, conducta y actitud al logro y
mantenimiento de un excelente clima laboral.
Ser responsable, las faltas, las llegadas tardes, asi como el incumplimiento de
las tareas asignadas no solo afectan el servicio que proporcionamos al alumno,
tambien afecta nuestra relacion y ejemplo con los compaeros y subalternos.
Obedecer las reglas, las politicas y procedimientos establecidos para el
desempeo de su labor.
Manejar con discrecion toda la informacion y sobre todo sus comentarios.
Analizar cada situacion y determinar la mejor accion a seguir.
Aprender de las experiencias vividas para solucionar de manera correcta las
diferentes situaciones que se presenten en trato con los alumnos, tutores y
superiores.
Aprender y acostumbrarse a trabajar bajo presion, retener informacion
importante y hacer varias cosas al mismo tiempo y bien.
Manejar el estres y los problemas personales.
Tener disposicion a ser orientados y supervisados constantemente.
Ofrecer una excelente presentacion personal y un tato cortes y amable a sus
alumnnos y a cualquier persona que requiera sus servicios.
 Todas aquellas que le sean asignadas por su superior inmediato relacionadas
con sus responsabilidades basicas.
Organizar juntas de capacitacion y entrenamiento con sus tutores donde deber
cubrir aspectos como: nivel de ingles, metodos y estrategias de enseanza y
talleres de microenseanza.

PROTOCOLO PARA CONTRATACION DE PERSONAL:

1.- Proceso de Anuncio:

Anuncio en el periodico autorizado por la Direccion General.

Anuncio en computrabajo o en chambanet.
Debe salir el dia lunes para entrevistas el dia martes de 8:00 a.m. A 19:00 horas.

2.- Preguntas al solicitante:

Edad, casado, soltero, hijos, si los hijos son muy pequeos, quien cuida de ellos?.
Casa propia, renta o vive con sus padres.
Vive cerca o lejos de la filial.
Tiene carro propio.
Educacion y constancias de estudios.
Experiencia laboral.
Experiencia impartiendo cursos TOEFL, TOEIC, examenes de la Universidad de Cambridge, e
ingles para nios.
Apariencia.
Pedir referencias de trabajos anteriores.
Manejo de computadoras.
Horario sabatino.
Tiene familiares o conocidos en la empresa.,
Puede cambiar de residencia.
Aspiraciones salariales.
Dispuesto a capacitarse por 4 dias sin gozo de sueldo.

3.- Cosas de analizar al solicitante:

Nivel cultural, social, economico y academico.

Transfondo familiar.
Trabajos anteriores.
Su actitud, disponibilidad, voluntad, apertura mental y responsabilidad.
Necesidades de la filial, el aspirante cubre las necesidades de la fiial.

4.- Proceso final:

Despues de seguir el protocolo anterior, se reune a las personas mas aptas para la capacitacion.
Se eligen a las personas que tengan la mayor capacidad y que cumplan las expectativas del
puesto.
Una vez seleccionado al candidato o la candidata, se tiene que entregar todos los documentos de
los nuevos tutores al departamento administracion, antes de iniciar a laborar.
Los documentos requeridos son: copia del acta de nacimiento, copia de la credencial de elector,
copia de comprobante de domicilio, copia del alta en el IMSS, copia de su curriculum, dos
fotografias tamao infantil, dos cartas de recomendacin.
REGLAMENTO DEL DEPARTAMENTO DE TUTORIA Y SERVICIO:

1.- Llegar a tiempo: Se debe llegar a tiempo a las instalaciones. Se llegara con un minimo
de 10 minutos antes de la hora de entrada. En caso de no hacerlo se
aplicaran las siguientes sanciones:

1a. Llamada de atencion verbal.

2a. Llamada de atencion verbal, memorandum y perdida del bono de puntualidad.
3a. Se le regresa a casa y otro memorandum sin goce de sueldo.
4a. Suspension por tres dias (sin goce de sueldo y 3 memorandums acumulados).
5. Suspensin por seis das (sin goce de sueldo, y elaborar memorando de advertencia)
6. Despido justificado sin obligaciones departe de la empresa.

2.- Las inasistencias: Sern tratadas bajo el siguiente protocolo:

Primero y segundo da, ser descontados de nomina (consecutivos) y perdida

del bono de asistencia.
Tercer da consecutivo, despido justificado sin obligaciones por parte de la
empresa. (En esta situacin se hablara con el tutor para conocer las razones de
las inasistencias, pudiendo llegar a un acuerdo dependiendo y bajo criterio del
supervisor).
Si hay una cantidad de inasistencias durante el mes se hablara con el tutor y se
le dar la sancin pertinente si la situacin lo amerita.

3.- Forma de vestir: La forma de vestir es de suma importancia en Globaltec puesto que es
nuestra primera carta de presentacion para nuestros alumnos.

De lunes a viernes: Hombres: Formal (pantaln y camisa de vestir con corbata y

zapatos de vestir).
Mujeres: Ropa formal y sobria.

Sabados: El personal de tutoria y servicio se puede presentar con mezclilla

formal y camiseta sin estampados obscenos o agresivos.

Queda estrictamente prohibido vestir shorts, huaraches, minifaldas, gorras,

sombreros, camisetas sin mangas, minifaldas, etc.

4.- Material didactico: Todo el material didctico que se encuentre en la filial, es para uso
exclusivo del personal de tutoria y servicio dentro de la mima, lo que quiere
decir que no se puede extraer de la filial. Cuando los marcadores se hayan
terminado por el uso, se debern devolver al supervisor quien ser el
responsable de proporcionar unos nuevos a dicho tutor o tutora.

5.- Linea de mando: El personal de tutoria y servicio deber seguir, respetar y acatar la linea
de mando que se describe de esta manera, del mas alto rango al de
menor rango: Presidente, Coordinador Regional, Supervisor, personal de
tutoria. El personal de tutoria tiene la obligacin de seguir dicha linea, a
excepciones de que alguno de ellos no se encuentre o no haya nadie en
ese puesto.
REPORTES MENSUALES:

El personal de supervisores deber enviar unos reportes de su filial mes a mes y semana a
semana.

1.- Reportes mensuales: Dentro de los reportes mensuales encontramos:

Reporte de estadsticas de mutimedia, tutoria y totales, para esto existe un

formato en excel ya expreso para el mismo.
Reporte mensual del centro de servicio en el cual labora.
Informe de encuestas de satisfaccin, mismas que se realizaran la tercera
semana del mes hasta el da ultimo, siendo equilibradas la cantidad de
encuestas de los turnos matutino y vespertino, la informacin ah obtenida se
manifestara en el reporte de estadsticas de multimedia, tutores y totales.
Reporte de seguimiento acadmico.
Observacin y evaluacin de tutorias.
Resultados de la encuesta alumno tutor.

2.- Reportes semanales: Informe general de las actividades realizadas por el supervisor y el
personal de tutoria, as como de aquella problemtica presentada
durante la semana y sus soluciones o seguimientos a realizar.

ADICIONALES:

Los supervisores debern llevar a cabo una junta mensual con los tutores el
ultimo sbado del mes, de las 12:00 a las 3:00 p.m. horario de poca afluencia.
Verificar que se cierren las tutorias a partir de llas 11:20 a.m.
Comit semanal los dias martes a las 8:00 a.m. Con el departamento de
mercadotecnia y administracin.
Revisar en el Acasys que el personal de recepcionistas, hayan acentado las
asistencias da a da.

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LICENCIADO EN LENGUA INGLESA. TKT.
MIGUEL ANGEL CERVANTES PALACIOS.
COORDINADOR REGIONAL
DE TUTORIA Y SERVICIO,
REGION GOLFO.