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PMBOK-V4
UNIVERSIDAD DE MEDELLN
FACULTAD DE INGENIERIAS
2012
1
METODOLOGA DE GERENCIA DE PROYECTOS PARA EMPRESAS
DEDICADAS A CONSTRUR OBRAS CIVILES, ENMARCADO EN EL
PMBOK-V4
Trabajo de grado
UNIVERSIDAD DE MEDELLN
FACULTAD DE INGENIERIAS
2012
2
Nota de aceptacin
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
3
CONTENIDO
INTRODUCCIN 8
1. INFORMACIN GENERAL 9
1.1 ANTECEDENTES 9
1.2 JUSTIFICACIN 11
2. MARCO DE REFERENCIA 15
2.1.1 GENERALIDADES 15
2.1.2 FASES DE LA GESTIN DEL PROYECTO 16
2.2 MARCO CONCEPTUAL 29
4.2.1 INTEGRACIN 44
4.2.2 ALCANCE 59
4
4.2.3 TIEMPO 61
4.2.4 COSTOS 66
4.2.5 CALIDAD 70
4.2.6 RECURSOS HUMANOS 73
4.2.7 COMUNICACIONES 75
4.2.8. RIESGOS 77
4.3 MECANISMOS PARA GENERAR INDICADORES DE GESTIN Y DE
CUMPLIMIENTO EN PROYECTOS DE OBRAS CIVILES, ENFOCADOS EN LOS
PROCESOS DEL PMBOK V4 84
5
LISTA DE TABLAS
LISTA DE FIGURAS
6
LISTA DE ANEXOS
7
INTRODUCCIN
8
1. INFORMACIN GENERAL
1.1 ANTECEDENTES
Para los inicios del siglo XX, los proyectos eran administrados con mtodos y
tcnicas informales, basados en los grficos Gantt una representacin grfica
del tiempo basada en barras, til para controlar el trabajo y registrar el avance de
tareas. En los aos 50, se desarrollaron en Estados Unidos dos modelos
matemticos: PERT (Program Evaluation and Review Technique, tcnica para
evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina) y CPM (Critical Path
Method, mtodo de ruta crtica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para
manejar proyectos de mantenimiento de plantas). El PERT/CPM es, hasta la
fecha, base metodolgica utilizada por los gerentes de proyectos profesionales.
Los proyectos son una parte del quehacer de las corporaciones hoy en da, y en
realidad no son otra cosa que una forma estructurada de planificar el quehacer
diario, en funcin de objetivos ya sean estos estratgicos, de corto, mediano o
largo plazo (o todos los anteriores) que tienen como caracterstica tener metas,
plazos y presupuestos, que si estn correctamente formulados debern ser
9
coherentes entre s. En los ltimos aos se ha venido desarrollando todo un
instrumental para asegurar esta coherencia y sobre todo para procurar la
obtencin de los objetivos en cantidad y calidad pertinentes y de hacerlo en el
tiempo y presupuesto adecuados. En otras palabras se ha venido recopilando
buenas prcticas para procurar la eficacia y eficiencia de las inversiones de
las empresas pblicas y privadas en funcin de los intereses y objetivos de
la sociedad.
Desde principios del siglo XX, varios grandes ingenieros e industriales de la poca
en Antioquia, entre los que se destaca Guillermo Len Villegas, iniciaron los
primeros pasos en gerencia de proyectos como mtodo para mejorar la eficacia y
eficiencia en las empresas y en el desarrollo de nuevos proyectos de ingeniera.
Este primer acercamiento considero costos pero no programacin.
10
1.2 JUSTIFICACIN
11
1.3 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA
12
De lo anterior surge una pregunta cuya respuesta ser resuelta en el presente
trabajo de grado: cul ser la metodologa ideal para realizar la gerencia de
proyectos de obras civiles?
13
Objetivo especfico No 04:
14
2. MARCO DE REFERENCIA
2.1.1 GENERALIDADES
2.1.1.1 Proyecto
Iniciacin,
15
Planificacin,
Ejecucin,
Seguimiento y Control, y
Cierre.
16
1. Gestin de la Integracin
4. Gestin de Costos
5. Gestin de la Calidad
7. Gestin de la Comunicacin
9. Gestin de Adquisiciones
17
Desarrollar el Acta de Constitucin del proyecto
Cerrar proyecto
Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades en todos los grupos
de procesos de direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o
una fase del mismo.
18
2.1.2.2 Gestin del Alcance del proyecto
La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido
para completarlo con xito. El objetivo principal de la Gestin del Alcance del
Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto.
Recopilar requisitos
Definir el alcance
Crear la EDT
Verificar el alcance
Controlar el alcance
Es el proceso que consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del
producto, y en gestionar cambios a la lnea base del alcance.
19
2.1.2.3 Gestin del Tiempo del proyecto
La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para
administrar la finalizacin del proyecto a tiempo.
Desarrollar el Cronograma
20
Controlar el cronograma
Determinar el presupuesto
La gestin de los costos en proyectos de obras civiles est delimitado por los
costos del contrato, es decir, los procesos de estimar los costos, determinar el
presupuesto y controlar los costos no son aplicables en proyectos de
21
2.1.2.5 Gestin de la Calidad del proyecto
Planificar la calidad
Es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el
proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto demostrar el
cumplimiento con los mismos.
La Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que
organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto
22
est conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y
responsabilidades para completar el proyecto. El tipo y la cantidad de miembros
del equipo del proyecto pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto
avanza. Los miembros del equipo del proyecto tambin pueden denominarse
personal del proyecto. Si bien se asignan roles y responsabilidades especficos a
cada miembro del equipo del proyecto, la participacin de todos los miembros en
la toma de decisiones y en la planificacin del proyecto puede resultar beneficiosa.
La intervencin y la participacin tempranas de los miembros del equipo les
aportan su experiencia profesional durante el proceso de planificacin y fortalecen
su compromiso con el proyecto.
23
Dirigir el equipo del proyecto
24
Distribuir la informacin
Informar el desempeo
La Gestin de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con
llevar a cabo la planificacin de la gestin, la identificacin, el anlisis, la
planificacin de respuesta a los riesgos, as como su monitoreo y control en un
proyecto. Los objetivos de la Gestin de los Riesgos del Proyecto son aumentar la
probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el
impacto de eventos negativos para el proyecto.
Es el proceso por el cual se define cmo realizar las actividades de gestin de los
riesgos para un proyecto.
25
Identificar los riesgos
Es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto
y se documentan sus caractersticas.
Es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o
acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el
impacto de dichos riesgos.
26
La organizacin puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios
o resultados de un proyecto. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye
los procesos de gestin del contrato y de control de cambios requeridos para
desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros
autorizados del equipo del proyecto. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
tambin incluye la administracin de cualquier contrato emitido por una
organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo el proyecto a la
organizacin ejecutante (el vendedor), as como la administracin de las
obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto en virtud del
contrato.
27
Tabla 1. Matriz de procesos del PMBOK-V4
INICIACION PLANIFICACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
INTEGRACIN Actas de Plan de proyecto Dirigir el proyecto Controlar el trabajo Cerrar proyecto
constitucin Controlar cambios
ALCANCE Recopilar requisitos Verificar alcance
Definir alcance Controlar alcance
Crear EDT
TIEMPO Definir actividades Controlar
Secuenciar actividades cronograma
Estimar recursos
Desarrollar cronograma
COSTO Estimar costos Controlar costos
Determinar presupuesto
29
CONTROLAR LOS COSTOS: El proceso de monitorear la situacin del proyecto
para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de
costo. Tambin conocido como: Controlar Costos.
30
DIAGRAMA DE GANTT: Representacin grfica de informacin relativa al
cronograma. En el tpico diagrama de barras, las actividades del cronograma o los
componentes de la estructura de desglose del trabajo se enumeran en la parte
izquierda del diagrama, los datos se presentan en la parte superior y la duracin
de las actividades se muestra como barras horizontales ubicadas segn fecha.
31
principal. Las fases del proyecto suelen completarse en forma secuencial, pero
pueden superponerse en determinadas situaciones de proyectos. Una fase del
proyecto es un componente de un ciclo de vida del proyecto. Una fase del
proyecto no es un grupo de procesos de la direccin de proyectos.
LNEA BASE: Un plan aprobado para un proyecto con los cambios aprobados. Se
compara con el desempeo real para determinar si el desempeo se encuentra
dentro de umbrales de variacin aceptables. Por lo general, se refiere al punto de
referencia actual, pero tambin puede referirse al punto de referencia original o a
algn otro punto de referencia.
32
PAQUETE DE TRABAJO: Un producto entregable o componente del trabajo del
proyecto en el nivel ms bajo de cada sector de la estructura de desglose del
trabajo. Vase tambin cuenta de control.
33
norma, especificacin u otros documentos formalmente impuestos. Los requisitos
incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas
del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Tambin conocido como
requerimiento.
34
3. HIPTESIS DEL TRABAJO
35
4. DESARROLLO DE LA METODOLOGA
36
desempeo, competitividad y rentabilidad. Entre estos encontramos el Cluster
Construccin.1
4.1.1.1 Perspectivas
Para 2012 se espera que contine la tendencia positiva del ao que termina y, de
igual forma, es posible prever un crecimiento del 13 por ciento del PIB. An en un
escenario de crisis internacional, analistas han estimado que el impacto sobre el
crecimiento de Colombia no sera muy significativo. Por otro lado, hacia 2013 se
empezaran a sentir los efectos del Tratado de Libre Comercio con Estados
Unidos, que implicaran para el sector el aumento de la demanda por edificaciones
de uso no residencial, y la apertura del mercado estadounidense a las empresas
nacionales productoras de insumos de construccin.2
Desde principios del siglo XX, varios grandes ingenieros e industriales de la poca
en Antioquia, entre los que se destaca Guillermo Len Villegas, iniciaron los
primeros pasos en gerencia de proyectos como mtodo para mejorar la eficacia y
eficiencia en las empresas y en el desarrollo de nuevos proyectos de ingeniera.
Este primer acercamiento considero costos pero no programacin.3
1
Revista Semana (2007). Ruta Empresarial. Semana II, Edicin especial (1329).p. 106.
2
BAENA ZAPATA. Carolina. Peridico El Colombiano. Medelln del 17/12/2011
3 VILLEGAS VILLEGAS, Guillermo Len. En busca de los antecedentes de la gerencia de proyectos en Antioquia, un
estudio de caso: la tesis de grado del ingeniero civil Julio Echavarra en 1927. Medelln (Colombia). Revista Universidad
Eafit. Enero marzo, nmero 125. 2002. Pginas 21 26., Guillermo Len.
37
Para la consecucin de la informacin se solicit a la Cmara de Comercio de
Medelln para Antioquia el listado de las empresas de Construccin de obras de
ingeniera civil (cdigo CIIU 453000), cuya estructura empresarial fuera Mediana
o Grande, dejando a un lado las Micro y Pequea, que si bien corresponden a la
mayora de las empresas es poco probable que utilicen la gerencia de proyectos
en sus empresas debido a su corta trayectoria, proyeccin y alcance.
Las empresas Medianas son aquellas cuyos activos son de 5001 a 30000 SMLV y
las Grandes 300001 en adelante; esta clasificacin es con base en la Ley 905 del
2 de agosto de 2004.
38
Si los encuestados respondieron afirmativamente la pregunta No 01 se prosigue
con la No 02.
Para efectos de darle un enfoque cuantitativo a la encuesta se determina un valor
de cero (0) si la respuesta es negativa y uno (1) en caso contrario.
Una muestra aleatoria simple es seleccionada de tal manera que cada muestra
posible del mismo tamao tiene igual probabilidad de ser seleccionada de la
poblacin.
Donde:
N = Total de la poblacin
Za2 = 1.6452 (si la seguridad es del 90%)
p = proporcin esperada (en este caso 5% = 0.05)
q = 1 p (en este caso 1-0.05 = 0.95)
d = precisin (en este caso deseamos un 5%).
4
HINES, William; MONTGOMERY, Douglas y otros. Probabilidad y estadstica para ingeniera. Tercera
edicin. Mxico. Continental. 2005. 780 pginas.
39
Seguridad = 90%; Precisin = 5%; Proporcin esperada = asumamos que puede
ser prxima al 5%; si no tuvisemos ninguna idea de dicha proporcin
utilizaramos el valor p = 0,5 (50%) que maximiza el tamao muestral.
n = 32
100.0
100
78.1
80
60
UNIDAD
40 32.0 PORCENTAJE
21.9 25.0
20
7.0
0
TOTAL CON GERENCIA SIN GERENCIA DE
DE PROYECTOS PROYECTOS
40
Tabla 2. Empresas con un rea o persona encargada de gerencia de
proyectos
Porcentaje
Descripcin Unidad
(%)
Figura 2. Empresas que gerencian sus proyectos con los lineamientos del
PMI
100.0
100
84.4
80
60
UNIDAD
PORCENTAJE
40 32.0
27.0
20 15.6
5.0
0
TOTAL CON PMI SIN PMI
41
Tabla 3. Empresas que gerencian sus proyectos con los lineamientos del
PMI
42
muestra fue la de poblacin finita, determinando un tamao de 32
empresas.
Tipo de muestreo: Muestro aleatorio simple
Tema a investigar: Implementacin de la gerencia de proyectos en las
empresas de construccin, en especial basada en los lineamientos del PMI.
43
4.2.1 Integracin
44
contrato Estudios
firmado ambientales
Estudios
geotcnicos
Salidas Plan para la direccin del proyecto
Especificaciones y normas
Objetivo final del proyecto
Programacin en Project por tems del contrato y por
actividades a ejecutar
Plan de calidad, especifico, para el proyecto.
Instructivo de comunicaciones
Plan de consecucin y contratacin de recurso humano
Plan de control de costos y programacin
Plan de actas de comit de obra
Plan de adquisiciones
Plan de liquidacin final y entrega del proyecto
Pasos 1. Plan para la direccin del proyecto
Con el plan para la direccin del proyecto se documentan las
acciones necesarias para preparar, integrar y coordinar
todos los planes subsidiarios y define la manera en que el
proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra.
45
Metodologa de trabajo (logstica) para alcanzar los
objetivos
Control de documentos y cambios
Evaluacin de rendimientos y desempeo
Control de programacin y presupuesto
Seguimiento y control de comunicaciones internas,
externas y con el cliente o su representante
2. Recopilar requisitos
Lo constituyen todos los documentos tcnicos y planos
actualizados suministrados por el cliente, tales como:
Normas tcnicas del cliente o de otra entidad que el
cliente relacione
Normas ISO, ambientales, SISO, NTC
Estudios tcnicos de apoyo
Informe de asesoras tcnicas externas
3. Definir el alcance
Se describe, detalladamente, el objetivo contractual y
extracontractual del proyecto, indicando cantidades y valor
46
los siguientes procesos:
6. Plan de comunicaciones
En este proceso se determinan los canales de comunicacin
y su jerarquizacin, la forma, los periodos y se determina el
portal de comunicaciones
47
7. Plan de consecucin y contratacin de recursos
humanos
De acuerdo al tipo de proyecto, se determinan los roles y la
cantidad para cada etapa del proyecto, se determina la
modalidad de contratacin y se realiza el proceso de
seleccin teniendo en cuenta las recomendaciones del
cliente, se realiza la evaluacin de competencias y
exmenes mdicos y entrevista tcnica, conforme a los
resultados se procede a la contratacin.
48
Los valores que se debieron consumir en equipo, mano de
obra, administracin y materiales y se comparan con los
mismos valores reales de las salidas de almacn, nmina,
control de maquinaria y gastos administrativos. Con los
resultados adquiridos se toman correctivos para ajustar los
costos reales a los programados y se evala el margen de
utilidad de cada tem y del proyecto, mensualmente.
49
desarrolla el proyecto
Seguridad industrial
50
cliente o su representante, para ello se tramitan todos los
paz y salvos de proveedores, nmina, pago de cesantas,
impuestos, conformidades de las quejas y reclamos de la
comunidad, y se pone al servicio el proyecto.
Aspectos claves Contrato firmado
Programacin inicial
Plan de manejo ambiental
Plan de calidad
Anlisis de precios unitarios
Herramientas Plantillas
Minuta del contrato
Diagrama de Gantt
Formatos de calidad
Grficos
Informticas
Word, Excel, AutoCAD
Procedimiento o tcnicas
N.A.
Ejemplo Seguimiento y ruta crtica
51
4.2.1.2 Dirigir y Gestionar la ejecucin
52
Resumen de costos reales
Pasos Las actividades son repetitivas y se realizan peridicamente
de acuerdo a las actas de corte de obra.
Con la programacin de obra, se inicia la obra y se realizan
las evaluaciones de costos y de avance peridicamente, con
los comit tcnicos y de cambio de obra, se van realizando
los ajustes a los diseos y se revisa la curva de inversiones
53
Informticas
Word, Project, Excel, AutoCAD, Software de control de
inventario
Procedimiento o tcnicas
N.A.
Ejemplo N.A.
54
4.2.1.3 Monitorear y controlar el trabajo y los cambios
55
Registro de cambios con costos y tiempo determinados
Actas de comit de obra
Bitcora de obra
Registro y control de documentos y correspondencia
Pasos 1. Establecer y denominar los diseos, planos,
programacin, programacin y curva S y plan de accin
iniciales como versin 00
2. Actualizar, mensualmente y con base en las actas de
obra el desempeo y el avance del proyecto
3. Actualizar el control de documentos y correspondencia
4. Elaboracin de grficos de avance del proyecto
5. Documentar planes de accin correctivas y preventivas
Aspectos claves Tomar acciones inmediatamente se detecte un atraso en el
tiempo o un desequilibrio en los costos
Llevar estricto control en los planes de accin
Herramientas Plantillas
N.A
Informticas
Word, Excel, AutoCAD
Procedimiento o tcnicas
N.A.
Ejemplo N.A.
56
4.2.1.4 Terminacin del proyecto
57
3. Revisin de actas de pago y liquidacin final
4. Acta de finiquito
58
4.2.2 Alcance
59
subcaptulos y actividades a realizar, con su respectiva
cantidad
3. Sobre la marcha del proyecto y en periodos mensuales
se determina la cantidad porcentual el cantidad y en
costos que se ha ejecutado y con el valor total del acta,
se actualiza la curva real de inversiones
4. Al realizar cada una de las actas de obra mensuales, se
actualizan los entregables de control del alcance y se
reporta un valor porcentual de avance que se compara
con el valor programado y se toman los correctivos del
caso.
5. Las actividades extras, conocida como obra extra,
ordenada por el cliente o su representante, se evala
antes de ejecutarse para realizar la modificacin en la
lnea base del costo y el tiempo. Se debe aclarar que la
obra extra representan los cambios en el proyecto y
frecuentemente se presentan por cambios climticos,
geotcnicos y/o hidrolgicos en el proyecto.
Aspectos claves Realizar un estricto control de cambios
Verificar, antes de iniciar el proyecto, los precios y
cantidades del contrato y confrontarlo con las cantidades
reales para alcanzar el objetivo
Herramientas Plantillas
Plan de accin
Curva de inversiones o flujo de caja
Informticas
Project, Excel
Procedimiento o tcnicas
N.A.
Ejemplo N.A.
60
4.2.3 Tiempo
61
Pasos Dentro de la gestin del tiempo del proyecto se desarrollan todos
los procesos requeridos para administrar la finalizacin del
proyecto y en los proyectos de obras civiles se desarrolla de la
siguiente forma:
62
tems del proyecto, de acuerdo a la experiencia y conocimiento
del programador y director de obra.
5. Desarrollar el cronograma
El cronograma se desarrolla mediante la realizacin de los
procesos 1 a 4 ya descritos y adicionalmente, se realiza una
revisin minuciosa de la secuencia y dependencia entre cada
una de las actividades, de los recursos y porcentajes del mismo
asignados y tiempos de duracin.
6. Controlar el cronograma
Mediante ste proceso se da seguimiento al estado del proyecto
para actualizar el avance del mismo y tomar los correctivos
63
pertinentes para alcanzar a entregar el proyecto en el tiempo
propuesto.
64
3. Juicio de expertos
4. Mtodo de diagramacin de Precedencia (PDM)
5. Determinacin de Dependencias
6. Estimacin por tres valores
Ejemplo N.A.
65
4.2.4 Costos
66
administrativos
Salidas Flujo de caja
Planeacin de costos administrativos
Costos directos e indirectos de cada tem de la
propuesta
Curva S
Costo planeado de equipos, materiales, herramienta y
mano de obra
Pasos La gestin de los costos del proyecto est formada por los
siguientes procesos:
1. Estimar los costos
2. Determinar el presupuesto
3. Controlar los costos
67
2. Determinar los costos
Es el resultado de la suma de los productos entre cantidad y
valor unitario de cada tem o actividad individual o captulos
del proyecto y que queda representada en la programacin
de obra y en la oferta econmica.
Con los valores determinados en los costos se realiza el plan
de accin, el flujo de caja y la curva S.
68
Realizar estricto control de salidas de almacn con
precios facturados reales
Herramientas Plantillas
Formato para clculo de administracin
Formato planeacin de costos
Diagrama de Gantt
Curva S
Formato de flujo de caja
Informticas
Word, Excel, Project, Software de control de inventario y
nmina
Procedimiento o tcnicas
N.A.
Ejemplo N.A.
69
4.2.5 Calidad
70
Pasos 1. Identificar los requisitos de calidad o normas para el
proyecto
2. Determinacin de los puntos de inspeccin
3. Se determina lo objetivos del proyecto y a cada uno de
ellos se le asigna un indicador, una meta, una frmula para
el clculo del indicador, una frecuencia de medicin, una
frecuencia de seguimiento, un rol responsable y una
frecuencia de evaluacin.
4. Se disean los formatos para la toma de la informacin y
las hojas de clculo para la elaboracin de la trazabilidad y
la auditora
5. Se elabora un registro de cambios del proyecto y de
cambios en el plan del sistema integrado de gestin
6. Se realizan los comit de la calidad, de acuerdo a lo
indicado en plan integrado de calidad y se toman las
decisiones en el marco de referencia de las
especificaciones con respecto a las no conformidades y
productos no conformes y metas no alcanzadas
7. Toda la actividad de gestin de control de calidad en sus
proyecto
Aspectos Informar y capacitar a todo el equipo de trabajo en el
claves conocimiento y aplicacin del plan integrado de calidad del
proyecto
Realizar estricto seguimiento a los indicadores de calidad
Herramientas Plantillas
Formatos de control de calidad de actividades e insumos
71
crticos
Formatos de indicadores de calidad
Informticas
Word, Excel, Project
Procedimiento o tcnicas
N.A
Ejemplo N.A.
72
4.2.6 Recursos Humanos
73
ejecutar, controlar y cerrar las distintas fases del proyecto,
tambin es llamado grupo administrativo.
3. Realizacin de organigrama para el proyecto y los
formatos de perfiles donde se indican las aptitudes y
caractersticas de cada uno de los roles.
4. Recoleccin de candidatos a cada uno de los roles.
5. Se definen las responsabilidades, autoridades y funciones
de cada miembro y su interrelacin con el resto del grupo.
6. Elaboracin de planes de capacitacin y tablas de
salarios.
7. Entrevistas y seleccin de personal.
8. Contratacin, induccin y suministro de equipos e
informacin necesaria.
9. Evaluacin y calificacin de desempeo.
74
4.2.7 Comunicaciones
75
su representante
2. Se establece un mecanismo de codificacin interno y
externo
3. Se determinan los canales de comunicacin y su
interrelacin
4. Se determina el miembro del grupo que realizar el control
de correspondencia y el miembro que realizar la
comunicacin con el cliente.
5. Desde la recepcin de la correspondencia externa se realiza
el mecanismo de participacin e inters de la
correspondencia y el responsable de la respuesta y los
soportes y trazabilidad para la respuesta.
6. En el acta de inicio se determinan los canales de
comunicacin con el cliente y con la comunidad, haciendo
nfasis en que debe ser estrictamente escrita.
7. Los comits tcnicos y administrativos del proyecto deben
76
4.2.8. Riesgos
77
Pasos 1. Mediante reunin de planificacin el equipo de trabajo
planea la forma de enfrentar los riesgos y realiza una
identificacin por cada gestin (Costos, calidad, tiempo) y un
cronograma de gestin, evaluacin y monitoreo de los
riesgos con sus respuestas
2. Se realiza anlisis cuantitativo y cualitativo de los efectos del
riesgo
3. Se determinan opciones y acciones para mejorar las
oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del
proyecto
4. Se elabora plan de monitoreo para los efectos ms
importantes (los que afectan el objetivo).
5. Se definen las tcnicas de anlisis de los riesgos ( matriz
DOFA )
6. Planificacin de respuesta al riesgo, tanto negativos o
78
4.2.9. Adquisiciones
79
Elaborar calendario de adquisiciones importantes para
prever tiempos de entrega
Realizar recepcin de los insumos de acuerdo a lo indicado
en las especificaciones tcnicas
Herramientas Plantillas
N.A
Informticas
Word, Excel
Procedimiento o tcnicas
N.A
Ejemplo N.A.
80
Tabla 4. Matriz de procesos del PMBOK-V4 que aplican a obras de carcter civil
81
GESTIN DE LA GESTIN DE LA
5. CALIDAD CALIDAD. Incluye: CALIDAD. Incluye:
Asegurar la calidad Controlar calidad
GESTIN DE LOS
RECURSOS
HUMANOS. Incluye:
6. RRHH Adquirir el equipo
Desarrollar el
equipo
Dirigir el equipo
GESTIN DE LAS GESTIN DE LAS
COMUNICACIONES COMUNICACIONES DEL
DEL PROYECTO. PROYECTO. Incluye:
Incluye: Informar desempeo
7. COMUNICACIN Distribuir
informacin
Gestionar
interesados
GESTIN DE LOS GESTIN DE LOS
RIESGOS DEL RIESGOS DEL
PROYECTO. Incluye: PROYECTO. Incluye:
Identificar riesgos Controlar riesgos
Anlisis cuantitativo de
8. RIESGO riesgos
Anlisis cualitativo de
riesgos
Plan de respuesta al
riesgo
GESTIN DE LAS GESTIN DE LAS GESTIN DE
ADQUISICIONES DEL ADQUISICIONES DEL LAS
PROYECTO. Incluye: PROYECTO. Incluye: ADQUISICIONE
Ejecutar Administrar S DEL
9. ADQUISICIN adquisiciones adquisiciones PROYECTO.
Incluye:
Cerrar
adquisicione
s
TOTAL 1 18 8 10 2
Fuente: Elaboracin propia a partir de la informacin del PMBOK-V4.
82
Se omiten tres procesos ya que en los proyectos de obra civil estn impuestos en
las condiciones iniciales dadas por el contratante, estos son:
Identificar interesados
Crear EDT
Definir el alcance
83
4.3 MECANISMOS PARA GENERAR INDICADORES DE GESTIN Y DE
CUMPLIMIENTO EN PROYECTOS DE OBRAS CIVILES, ENFOCADOS EN LOS
PROCESOS DEL PMBOK V4
Los proyectos de obras civiles tienen un gran limitante para la aplicacin de todos
los procesos del PMBOK, que nacen desde un proceso licitatorio que trae definido
e inmodificable aspectos de gran importancia, tales como: el alcance, el costo, el
tiempo, entre otros; aspectos estos, que en el marco del PMBOK se deben definir,
controlar, planear y monitorear.
84
Programacin en porcentaje de actividades (Vase Anexo 4), Programacin
en pesos de actividades (Vase Anexo 5) y Programacin de equipos (Vase
Anexo 6)
Integracin: -Desarrollar el Plan para la direccin
- Desarrollar el Cronograma
- Determinar el presupuesto
- Controlar el alcance
85
4.3.2 Gestin de calidad en los proyectos de obra civil
86
Tabla 5. Indicadores de gestin del valor ganado para un proyecto de obra
civil
NOMBRE VALOR
DEL DESCRIPCION FORMULA OBTENIDO RESULTADO
INDICADOR ($)
PV (Valor Presupuesto
49.641.686
planificado) programado
EV (Valor Valor del trabajo
54.456.422
ganado) completado
AC (Costo Costo total en que se
36.456.789
real) ha incurrido
SV (Variacin
Medida del desempeo
del SV = EV PV 4.814.735
del cronograma
cronograma)
CV (Variacin
CV = EV AC 17.999.633
del costo)
SPI (ndice de medida del avance Si SPI 1.0: La
desempeo logrado en SPI = EV / PV cantidad de trabajo
1,096
del comparacin con el efectuada es menor
cronograma) planificado a la prevista
medida del valor del Si CPI 1.0:
CPI (ndice
trabajo completado, en Sobrecosto con
de CPI = EV / AC
comparacin con el 1,493 respecto al trabajo
desempeo
costo o avance reales completado
del costo)
del proyecto
87
5. Se elabora un registro de cambios del proyecto y de cambios en el plan del
sistema integrado de gestin.
El control de cambios se verifica con la correspondencia enviada y recibida, ya
que cualquier cambio solicitado por el contratante o el contratista se debe realizar
por escrito tal como indica la norma. Un buen manejo de la correspondencia es
clave para un efectivo registro de cambios, esto se debe complementar con
registro en cada uno de los documentos del proyecto, por ejemplo si un plano fue
modificado y reemplazado por otro debe colocrsele un sello de obsoleto, que
contenga por lo menos la fecha de cambio y el nmero del nuevo plano, esto para
evitar su uso nuevamente e incurrir en errores innecesarios.
88
Figura 3. Diagrama de control del concreto
70
60
50
Control calidad concreto
40
20
10
0
0 50 100 150 200 250 300 350
89
2. Definicin de los roles del equipo de direccin del proyecto, responsables de
las actividades de liderazgo y direccin del proyecto, tales como iniciar,
planificar, ejecutar, controlar y cerrar las distintas fases del proyecto, tambin
es llamado grupo administrativo.
3. Realizacin de organigrama para el proyecto y los formatos de perfiles donde
se indican las aptitudes y caractersticas de cada uno de los roles.
Personal administrativo:
Tabla 6. Caractersticas del personal administrativo del proyecto
ROLES Y
CARGO PERFIL CANTIDAD
RESPONSABILIDADES
Ingeniero civil, con experiencia Encargado de dirigir el
general de 10 aos y especfica en proyecto en todos sus
Director de obra 1
construccin y pavimentacin de componentes y manejo de
vas de 5 aos. personal.
Encargado de dirigir todo lo
referente a la construccin
de concretos y obras de
Ingeniero Ingeniero civil, con experiencia
drenaje. Manejar el personal
residente de general de 5 aos y especfica en
1 de esta rea e informar el
concretos y obras construccin de obras de drenaje y
avance del mismo al
de drenaje concreto de 2 aos.
Director del proyecto.
Diligenciar diariamente la
bitcora.
Encargado de dirigir todo lo
Ingeniero civil, con experiencia
referente a la pavimentacin
Ingeniero general de 5 aos y especfica en
1 de la va. Manejar el
residente de vas construccin y pavimentacin de
personal de esta rea e
vas de 2 aos.
informar el avance del
90
mismo al Director del
proyecto. Diligenciar
diariamente la bitcora.
Encargado de dirigir todo lo
Ingeniero ambiental, con experiencia
referente al rea ambiental
general de 5 aos y especifica en
Ingeniero del proyecto. Realizar
trabajos relacionados con el sector 1
Ambiental informes y presentar a la
de la construccin y/o construccin y
autoridad ambiental lo que
pavimentacin de vas de 1 ao.
se requiera.
Encargado de dirigir todo lo
referente al rea de gestin
Ingeniero industrial, con experiencia
de la calidad del proyecto.
Ingeniero de general de 5 aos y especfica en
1 Realizar informes, auditoras
Calidad trabajos de gestin de calidad de 1
internas y presentar al
ao.
auditor externo lo que se
requiera.
Encargado de dirigir todo lo
referente al rea de
seguridad industrial del
proyecto. Realizar
capacitaciones al personal
Tecnlogo en construcciones civiles,
en temas referentes a la
con experiencia general de 3 aos y
Encargado de seguridad, velar por la
especfica en trabajos de seguridad 1
SISO proteccin del trabajador y al
industrial en el sector de la
adecuado uso de los
construccin de 1 ao.
recursos. Realizar
socializaciones con la
comunidad a la vez que
servir de conducto entre
estos y el proyecto.
Tecnlogo en administracin de Encargado de dirigir todo lo
Encargado de obras civiles, con experiencia referente a las compras y el
compras y general de 3 aos y especfica en 1 almacn. Controlar las
almacn trabajos de seguridad industrial en el entradas y salidas de
sector de la construccin de 1 ao. materiales y equipos; revisar
91
Manejar cualquier software control la calidad de los materiales
de inventarios. que ingresan al almacn;
realizar cotizaciones de
materiales y adquirir los
productos que mejor se
ajusten a las necesidades
del proyecto.
Atencin al pblico. Manejo
Secretaria con experiencia de 3 del archive. Colaborar con
aos en empresas constructoras. algunas de las labores de
Secretaria 1
Conocimiento perfecto de office y oficina del personal
atencin al cliente. administrativo (llamadas,
oficios, solicitudes, etc.).
Encargado de dirigir el
personal del rea de
Tcnico en construcciones civiles,
Maestro de Obra construccin de concretos y
con experiencia general de 3 aos y
de concretos y 1 obras de drenaje. Revisar
especfica en construccin de obras
obras de drenaje que las actividades
de drenaje y concreto de 1 ao.
realizadas cumplan con las
normas establecidas.
Encargado de dirigir el
personal del rea de
Tcnico en construcciones civiles,
Maestro de Obra pavimentacin de vas.
con experiencia general de 3 aos y 1
de vas Revisar que las actividades
especfica en vas de 1 ao.
realizadas cumplan con las
normas establecidas.
Personal tcnico:
Est conformado por: oficiales, ayudantes, operarios y conductores.
La mano de obra no calificada (ayudantes) estar conformada en su mayora por
personal de la zona del proyecto.
- Calendario de recursos y plan de liberacin del personal:
La fecha de ingreso del personal administrativo ser una o dos semanas antes de
dar inicio al proyecto. El primero en contratarse deber ser el Director del
92
proyecto, que a su vez estar supervisando y aprobando la contratacin del resto
del personal.
Todas las personas contratadas para la obra tendrn una dedicacin completa
desde el inicio del contrato, pero en la fase final y de cierre se prescindir de parte
del personal tcnico y es posible que algunos del personal administrativo tenga
dedicacin parcial (medio tiempo), ya que las actividades por realizar sern
menores.
- Seguridad:
Las polticas y procedimientos de seguridad propios de la empresa sern
aplicados en este proyecto para seguridad de todo el personal.
- Cumplimiento:
Los contratos de todo el personal cumplirn con las normas de trabajo aplicables
(seguridad social, ARP, auxilio de transporte cuando se requiera, dotacin,
vacaciones, prima, pago de horas extras y/o nocturnas cuando se requiera, entre
otras).
93
Figura 4. Diagrama jerrquico del proyecto
Personal Tcnico
Personal Administrativo
94
6. Elaboracin de planes de capacitacin y tablas de salarios.
El encargado de personal realiza un plan de capacitacin en temas tcnicos,
ambientales, de seguridad, entre otros. La ARP colabora con las capacitaciones
en seguridad, uso de EPP y similares.
Los salarios para cada miembro del proyecto son:
Tabla 7. Salarios para el personal de la obra
95
8. Contratacin, induccin y suministro de equipos e informacin necesaria.
Luego de seleccionar el personal se realiza el contrato y la afiliacin a seguridad
social y ARP. Antes de iniciar actividades se debe realizar la induccin tanto en
seguridad industrial como en las normas propias de la empresa. De igual forma se
entrega a cada trabajador: casco, chaleco reflectivo, botas pantaneras, carnet,
uniforme (camisa y pantaln), guantes de carnaza y de plstico.
96
importante realizar una codificacin con la fecha de envo o recibo, el tema
tratado, el emisor o receptor y el responsable, la codificacin es interna y arbitraria
97
proyecto son los elementos de comunicacin ms importantes, con ellos se le
evidencia y comunica a los interesados todo el estado del proyecto
Costos
Tiempo
Calidad
Recursos humanos
Impacto ambiental
Logstica y proceso tcnico
98
Adquisiciones
En la etapa de planeacin se define la forma de identificar, monitorear y controlar
los riesgos de cada uno de los aspectos y se asigna un responsable por cada rea
quien elaborar un panorama de riesgos.
99
Tanto negativos o amenazas como positivos u oportunidades, mediante la ayuda
de una matriz de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (DOFA) y
para cada una de las etapas del proyecto, se realizan anlisis y oportunidades de
mejora, es decir, se elabora un plan de gestin para evitar, transferir, mitigar o
aceptar los riesgos negativos y para explorar, compartir, mejorar y aceptar los
riesgos positivos
La aplicabilidad del desarrollo del plan para la direccin del proyecto en las obras
civiles se materializa mediante la programacin inicial, que hace parte de la
propuesta. Una vez se recibe la notificacin de la adjudicacin del contrato se
realiza la curva de inversin, que para el caso es un programa de facturacin y
para ello se realiza la planeacin completa del proyecto, la cual incluye: plan de
equipos, materiales, recurso humano, calidad, ambiental, comunicaciones,
100
riesgos. La extensin de cada uno de estos planes depende del tipo, costo y
complejidad del proyecto a ejecutar.
En los proyectos de obra civil, los cambios se realizan por escrito y por parte del
propietario o su representante (interventora), con cada cambio se analiza la
afectacin al presupuesto inicial (valor del contrato) y si se genera alguna obra
adicional o extra. Si el contratista considera que se debe realizar alguna
modificacin debe tener autorizacin por parte del contratante, si realiza algn
cambio sin autorizacin los costos adicionales sern asumidos por l y no por el
contrato.
Los cambios se generan por modificaciones en los diseos iniciales para optimizar
costos, mejorar condiciones ambientales y/o geomtricas, por condiciones
climticas y geotcnicas especficas de la ubicacin del proyecto y en todos los
101
casos causan modificaciones en el alcance presupuestal y/o al tiempo, por lo tanto
es muy importante un estricto control de las modificaciones y cambios.
En los proyectos de obras civiles este proceso no es aplicable dado que las
necesidades de los interesados ya han sido recopiladas en la etapa factibilidad y
diseo del proyecto.
102
4.4.2.4 Verificar el alcance
En las obras civiles el alcance se verifica con las actas de obra parciales y sus
acumulados por cada tem, al igual que con la facturacin programada Vs la
facturacin ejecutada.
En las obras civiles son las cantidades de obra contractuales y que se controla
con los acumulados ejecutados mensuales.
En los proyectos de obras civiles equivale al listado de tems, con unidad, cantidad
y valor unitario que conforman los subcaptulos y estos a su vez constituyen la
totalidad de la obra contratada o proyecto contratado. Por lo general las
actividades a ejecutar vienen estipuladas en el presupuesto inicial dado por el
contratante. Si se va a realizar alguna modificacin al presupuesto es posible
definir nuevas actividades (obra extra).
103
estimacin se tiene en cuenta la disponibilidad de recursos y la secuencia de las
actividades.
104
4.4.4.2 Determinar el presupuesto
105
4.4.5.3 Realizar el control de calidad
106
4.4.6.4 Dirigir el equipo del proyecto
107
4.4.7.4 Gestionar las expectativas de los interesados
108
4.4.8.3 Realizar el anlisis cualitativo de riesgos
Peridicamente, con frecuencia cada mes y con los resultados de avance con las
actas de cobro, se monitorean los riesgos ms importantes, para ello se utilizan
los indicadores de avance y de costos y las no conformidades en el sistema de
gestin de calidad
109
4.4.9.2 Efectuar las adquisiciones
Esto se realiza por la persona encargada de compras, con previo visto bueno del
el director del proyecto, el residente de obra y el almacenista. El procedimiento
para efectuar las adquisiciones empieza cuando en los comits de compra el
residente y el almacenista revisan las existencias y determinan los materiales y/o
equipos a solicitar; este listado es entregado al director del proyecto el cual revisa
y avala para ser entregado al encargado de realizar las compras.
110
5. CONCLUSIONES
Los grandes proyectos de obra civil nacen de la contratacin pblica originada por
procesos licitatorios de competencia donde los dos elementos predominantes son
el tiempo de ejecucin y los costos, es decir, el alcance y los objetivos del
proyecto son el producto de una planeacin y unos costos acelerados y en la
mayora de los casos viciados por la carrera por el centavo y el minuto, lo que
hace que en la mayora de los casos los elementos ms importantes de un
proyecto de obra civil no sea el resultado de un anlisis detallado y estructurado,
sino unas cifras colocadas para ganar y cuando eso ocurre se realizan los ajustes
para cumplir a costas de todo riesgo.
Lo que nos permite concluir que los proyectos de obras civiles son poco
permeables a los enfoques del PMBOK V4, entre otros aspectos, por el poco
conocimiento en el tema de los directores o coordinadores de proyectos civiles, ya
que la filosofa de la ejecucin no es estructurada, sino acelerada y desordenada,
es decir, queda labor por realizar tanto en lo acadmico como en lo prctico, en el
mbito de los proyectos de obras civiles para implantar una metodologa que
garantice el xito en todos los aspectos.
111
Pero a pesar de lo anterior son muchos los procesos del PMBOK-V4 que se
aplican en las obras aunque no se siga de forma tan rigurosa como se debiera el
desarrollo de los procesos. Un ejemplo de esto es Gestin para el tiempo, en
donde se definen, secuencia y estiman recursos, se desarrolla y controla el
cronograma, pero se realiza ms con el objeto de mejorar rendimientos, utilidades,
optimizar actividades y revisar el desempeo del proyecto que con el objeto de
cumplimiento de una metodologa de gerencia de proyectos. En contrapartida hay
algunos procesos que son muy escasamente manejados segn los lineamientos
del PMI, tal es el caso de Gestin de riesgos y Gestin de comunicaciones.
112
6. BIBLIOGRAFA
113