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Auditorias Internas PDF
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INSTRUCTIVO
Para elaborar el Programa Anual de Auditoras de Calidad, se deber aplicar el formato R001 y
registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de
referencia se detalla a continuacin:
1 Sealar el nombre de la Entidad sujeta a revisin.
2 Se inscribir el nmero especfico que corresponda a cada una de las auditoras de calidad programadas.
3 Se anotar el nombre del proceso a revisar.
4 Se anotar el nombre de las reas que sern objeto de la revisin.
5 Se anotarn las fechas programadas para iniciar y concluir la auditora.
6 Anotar el ejercicio anual al que corresponde la programacin de las auditoras.
7 Marcar con una Grfica de Gant (barra) el mes o meses del ao en que abarcar cada auditora de calidad.
8 Consignar el nombre y firma del Auditor Lder.
9 Consignar el nombre y firma del Director General de Auditoras.
10 Anotar la fecha en que se elabor el registro.
R2
CARTA PLANEACIN
INSTRUCTIVO
Para elaborar la Carta Planeacin, se deber aplicar el formato R002 y registrar en los espacios
correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a
continuacin:
1 Asentar el nmero de la auditora que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Auditoras.
2 Asentar el tipo de auditora que se practica, en este caso: De primera vez o de Seguimiento
3 Citar la fecha de elaboracin de la Carta de Planeacin.
4 Citar el nombre de la Entidad sujeta a revisin.
5 Citar los procesos que sern abarcados a travs de la auditora de calidad.
En este apartado se har mencin a los antecedentes del rea o proceso por revisar, describiendo, entre
otros aspectos, su estructura, marco legal aplicable, principales polticas y funciones, actividades que
6 realiza, resultados ms importantes en auditoras anteriores (ejemplo: no conformidades encontradas), as
como los dems elementos que permitan al personal revisor tener un conocimiento general del SGC antes
de iniciar la auditora.
7 Describir los objetivos de la auditora.
Citar de manera general cules sern los alcances de la auditora, mismos que pueden referirse a
8 procesos, unidades administrativas, perodos, lineamientos especficos de las reas y Manual de Calidad
de la Entidad sujeta a revisin.
Se anotar el nombre completo del personal comisionado a la auditora de calidad, y las iniciales de su
8 nombre, rbrica y firma corta para identificar sus papeles de trabajo.
9 Anotar el nombre y firma del Auditor Lder.
10 Anotar el nombre y firma del Director General de Auditoras.
ENTIDAD DE FISCALIZACIN SUPERIOR
CARTA PLANEACIN
I. Antecedentes
(6)
II. Objetivo
(7)
III. Alcances
(8)
VI.Personal Auditor
(9)
R002
ENTIDAD DE FISCALIZACIN SUPERIOR
FECHAS ESTIMADAS
PROCESOS A REAS A (5) AO: (6)
CLAVE
REVISAR REVISAR
(2) (3) (4) INICIO TRMINO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
(7)
NOTAS:
(1) LAS FECHAS PROPUESTAS PUDIERAN MODIFICARSE, EN FUNCIN DE LA SITUACIN O FACTIBILIDAD QUE GUARDEN LOS PROCESOS AL MOMENTO DE
REALIZARSE LA AUDITORA.
ELABOR REVIS
(8) (9)
R001
AGENDA DE LA AUDITORA
INSTRUCTIVO
Para elaborar la Agenda de la Auditora, se deber aplicar el formato R003 y registrar en los
espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla
a continuacin:
1 Consignar el nmero de la auditora de calidad, de conformidad al Programa Anual de Auditoras.
2 Consignar el nombre de la Entidad sujeta a revisin.
3 Sealar los procesos que conformarn el alcance de la auditora.
4 Sealar el (las) rea (s) que conformarn el alcance de la auditora.
5 Sealar el nombre del proceso, y marcar con una X si la clusula ser revisada o N/A en caso de
que la clusula no aplique al proceso que ser auditado.
rea: _____(4)_____
La junta apertura de la auditora se realizar el (da) de (mes) de (ao), a las (sealar hora en que se realizar el acto
de apertura), en (citar la oficina o lugar en que se realizar el acto de apertura).
Los trabajos de la auditora in situ se realizarn del (citar el periodo de la auditora de acuerdo a la carta planeacin).
Se realizarn entrevistas inicialmente con (indicar niveles jerrquicos con los que se desarrollarn las primeras
entrevistas), y se abarcar tambin a personal de nivel (sealar que otros niveles jerrquicos del proceso a auditar
sern entrevistados).
Se realizarn juntas de cierre parcial diariamente con el Representante de la Direccin, a las (citar horarios de
reuniones de cierre parcial), para informar sobre los avances de la revisin.
El junta cierre de la auditora se efectuar el (da) de (mes) de (ao) a las (sealar hora en que se realizar el acto de
apertura), en (citar la oficina o lugar en que se realizar el acto de cierre).
R003
2.- Soporte documental que ser revisado en el periodo de la auditora:
(Indicar el tipo de soporte documental que ser revisado durante la auditora y el periodo de las operaciones que
sern auditadas, de acuerdo a lo establecido en la Carta Planeacin).
Al trmino de cada da de auditora, el personal auditor informar sobre la conformidad o No Conformidad en cada
proceso revisado. En caso de determinarse alguna No Conformidad, las reas auditadas contarn con un plazo de 1 da
hbil posterior a que se reporte el hallazgo, para presentar informacin en los casos en que no estn de acuerdo con el
mismo, para su anlisis y posible aclaracin. En caso de que no se presente informacin aclaratoria en ese periodo o
esta no sea suficiente, se determinar la procedencia del hallazgo.
El ltimo da de la Agenda que refiere al cierre de la auditora slo ser para informar los resultados finales, no podr ser
utilizado para discutir sobre los mismos, ya que estos debieron aclararse durante el periodo de la auditora in situ,
conforme a los tiempos establecidos en el prrafo anterior.
COMUNICADO (1)
___________(3)____________
Presente
Sobre el particular, envo a Usted las agendas que contienen los grupos de trabajo que fueron
conformados para la ejecucin de la auditora y la programacin detallada de las actividades, en las
que se incluyen a las reas correspondientes a la (s) ___(7)___.
Agradecer que las reas a su cargo coadyuven con el personal auditor al desarrollo de las
actividades programadas en la auditora, las cuales sern coordinadas y supervisadas por el
C. ___________(8)__________, quin fungir como Auditor Lder.
Por otra parte, le informo que la revisin se practicar del __(10)__ al __(10) del ao en curso.
Cabe sealar que los resultados determinados en esta auditora, sern comentados con el personal
auditado, previo a la presentacin del Informe de Auditora.
_______11)______
c.c. _________________(12)_____________
R004
MINUTA DE INICIO DE AUDITORA
INSTRUCTIVO
Para elaborar la Minuta de Inicio de Auditora, se deber aplicar el formato R005 y registrar en los espacios
correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a continuacin:
1
Anotar el nmero de la Auditora de Calidad de conformidad al Programa Anual de Auditoras.
2
Anotar el nombre de la Entidad sujeta a revisin.
3
Anotar el ao al que corresponde la revisin de conformidad al Programa Anual de Auditoras.
4a7
Anotar la hora (4), da (5), mes (6) y ao (7) en que se inicia la reunin de trabajo.
8
Sealar el nombre o denominacin del rea o lugar donde se realiza la reunin de inicio de la auditora.
9
Citar el domicilio completo del lugar donde se realiza la reunin de inicio.
10
Sealar el nombre del Auditor Lder encargado de la Auditora de Calidad.
11 a Anotar el nmero de Orden de Auditora expedida por el Titular de la Entidad de Fiscalizacin Superior y fecha
14
de emisin.
15
Anotar el nombre y cargo del servidor pblico al cual es dirigida la Orden de Auditora.
16 a
19 Anotar la hora (16), da (17), mes (18) y ao (19) en que se concluye la reunin de inicio de auditora.
En la Ciudad de ___________________, siendo las (4) horas del da (5) de (6) del (7), se
reunieron _________________________________________(8), sita en
________________________________________(9)__________________________________
________________, los servidores pblicos del referido Instituto cuyos nombres, cargos y
firmas aparecen en la relacin de asistencia anexa a esta minuta de trabajo, as como el Grupo
de Auditores de Calidad que de igual manera se listan en la relacin de asistencia.
Esta reunin tiene como finalidad que el Auditor Lder (10), presente a los asistentes el Plan de
la Auditora de Calidad, exponiendo principalmente el objetivo, alcances, procesos a auditar,
periodo de revisin y el grupo de auditores que desarrollar estos trabajos, de conformidad a la
Orden de Auditora nmero ____(11), de fecha _(12)_ de __(13)__ de _(14)___, remitida por el
Titular de la Entidad de Fiscalizacin Superior al C.
_________________(15)__________________.
No habiendo ms asuntos que tratar, se da por concluida la reunin, siendo las __(16)__ horas
del da _(17)_ de _(18)_ de _(19)__.-------------------------------------------------------------------------------
R005
CDULA DE REGISTRO DE NO CONFORMIDADES
INSTRUCTIVO
Para elaborar la Cdula de Registro de No Conformidades, se deber aplicar el formato R006 y
registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de
referencia se detalla a continuacin:
1 Sealar el Ttulo y nmero de auditora en la que fue determinada la No Conformidad.
Trmino Definicin
No conformidad real Es una no conformidad que ya ha ocurrido.
No conformidad Es una no conformidad que an no ocurre, pero
potencial que los datos e informacin del sistema muestran
que es posible que suceda.
Asegrese de que en caso de no utilizarse alguno de estos campos se requisite con las siglas
N/A.
NOMBRE Y CARGO DE
Resumen de la No Conformidad: (11) RESPONSABLE (S) DE ATENDER
LA NO CONFORMIDAD
(14)
Descripcin: (12)
CDIGO: R006
ENTIDAD DE FISCALIZCIN SUPERIOR
Hoja _ de _
CDULA DE REGISTRO DE NO CONFORMIDADES
A: (1)
RMIDAD: (2)
O ORIGEN: (3)
ORIGIN LA NO CDIGO DE LA NO
(4) (5)
CONFORMIDAD
REAL POTENCIAL CATEGORA DE LA NO MAYOR MENOR
D:
(6) (7) CONFORMIDAD: (8) (9)
(10)
Las clusulas sealadas en la Agenda de Auditora no son limitativas, por lo que en caso de que durante el
proceso de auditora se requiera la revisin de clusulas adicionales, estas debern asentarse en la Cdula de
Recopilacin de Evidencias.
5 Anotar las entradas del proceso (Documentos, materiales, herramientas, programas, etc.) y su proveedor.
Es decir, los principales insumos requeridos en el proceso y quin los aporta, o de donde provienen.
6 Anotar las salidas del proceso (Productos, documentos, software, hardware) y sus clientes o usuarios.
7 Anotar informacin relacionada con la descripcin del proceso que se est revisando, como por ejemplo:
principales actividades; datos de registros como fechas, nombres, cantidades, cdigo del registro, planes, etc.
Es decir, los principales controles, normatividad interna o externa, e instrucciones de trabajo que aseguran que el
proceso se desarrolle en condiciones controladas.
9 Anotar los recursos aplicados en el proceso (Maquinaria, equipo, instrumentos, dispositivos, software etc.).
Es decir, el personal que realiza trabajos que afecten la conformidad del producto. En su caso, considerar
personal externo.
11 Anotar los indicadores que se utilizan para el monitoreo del proceso y los resultados obtenidos al momento de la
CDIGO: R006
entidad de fiscalizacin superior
revisin.
12 Anotar los indicadores que se utilizan para la medicin del producto y los resultados obtenidos al momento de la
revisin.
13 Anotar las principales fuentes de informacin y conclusiones obtenidas en la revisin.
En este apartado, es importante describir los puntos importantes de la auditora, as como sealar la conformidad
o no conformidad del proceso y detallar no conformidades y/o reas de oportunidad detectadas.
14 Anotar Puntos pendientes de verificar durante el proceso de auditora, y sealar si estos fueron desahogados.
En caso de que existan puntos pendientes de desahogar al concluir la revisin, estos podrn considerarse para la
siguiente auditora dependiendo de su importancia.
15 y Anotar las iniciales y rbricas del personal auditor que elabor y revis la Cdula de Recopilacin de
16 Evidencias, as como las fechas en que se realizaron estas actividades.
INICIALES Y FECHA
RUBRICA
ELABOR
(15) (15)
REVIS
(16) (16)
R007
entidad de fiscalizacin superior
(1 BIS)
(2)
Nombre (s) y cargo (s) del dueo (s) del proceso y de los participantes en la entrevista, y
antigedad en la Institucin:
(3)
INICIALES Y FECHA
RUBRICA
ELABOR
(15) (15)
REVIS
(16) (16)
R007
entidad de fiscalizacin superior
1. Anotar las entradas del proceso 3. Anotar las salidas del proceso (Productos,
(Documentos, materiales, herramientas, documentos, software, hardware) y sus
programas, etc.) y su proveedor. clientes o usuarios.
Clus Clus
ula ula
(5) (6)
(4) (4)
INICIALES Y FECHA
RUBRICA
ELABOR
(15) (15)
REVIS
(16) (16)
R007
entidad de fiscalizacin superior
(4)
(7)
INICIALES Y FECHA
RUBRICA
ELABOR
(15) (15)
REVIS
(16) (16)
R007
entidad de fiscalizacin superior
(4) (8)
INICIALES Y FECHA
RUBRICA
ELABOR
(15) (15)
REVIS
(16) (16)
R007
entidad de fiscalizacin superior
INICIALES Y FECHA
RUBRICA
ELABOR
(15) (15)
REVIS
(16) (16)
R007
entidad de fiscalizacin superior
INICIALES Y FECHA
RUBRICA
ELABOR
(15) (15)
REVIS
(16) (16)
R007
entidad de fiscalizacin superior
(13) (13)
INICIALES Y FECHA
RUBRICA
ELABOR
(15) (15)
REVIS
(16) (16)
R007
entidad de fiscalizacin superior
REVIS
(16) (16)
R007
entidad de fiscalizacin superior
(4)
INICIALES Y FECHA
RUBRICA
ELABOR
(15) (15)
REVIS
(16) (16)
R007
ENTIDAD DE FISCALIZCIN SUPERIOR
Hoja _ de _
CDULA DE REGISTRO DE NO CONFORMIDADES
(1)
D: (2)
EN: (3)
N LA NO CDIGO DE LA NO
(4) (5)
CONFORMIDAD
REAL POTENCIAL CATEGORA DE LA NO MAYOR MENOR
(6) (7) CONFORMIDAD: (8) (9)
(10)
INFORME DE AUDITORA
INSTRUCTIVO
Para elaborar el Informe de Auditora, se deber aplicar el formato R008 y registrar en los espacios
correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a
continuacin:
1
Anotar el nombre del proceso (s) a revisados.
2
Sealar el nmero de Auditora.
3
Anotar el nmero de hojas del informe.
4
Consignar la Ciudad, da, mes y ao de elaboracin del informe.
5
Profesin, nombre y cargo del servidor pblico a quin es dirigido el informe de auditora.
6
Sealar el nombre de la Entidad sujeta a revisin.
7
Citar el objetivo (s) de la auditora, tal como se estableci en la Carta Planeacin.
8 Mencionar el alcance y periodo que comprendi la auditora, en cuanto a procesos, reas y productos
verificados.
9 Describir una sntesis de las No Conformidades obtenidas de la auditora, as como cualquier otro dato que
se considere relevante o que agregue valor al informe de auditora.
10
Sealar las conclusiones sobre la auditora efectuada.
11
Citar el nombre completo del Auditor Lder y consignar su firma.
12
Citar el nombre completo del Director General de Auditorias y consignar su firma.
CA11/T008
ENTIDAD DE FISCALIZACIN SUPERIOR
HOJA DE 29 49 (3)
___________(5)____________
Presente
OBJETIVO: (7)
ALCANCE: (8)
RESULTADOS: (9)
CONCLUSIONES: (10)
(11) (12)
Director General de Auditoras
Auditor Lder
R008
ENTIDAD DE FISCALIZACIN SUPERIOR
HOJA DE 30 49 (3)
INSTRUCTIVO
Para elaborar la Cdula de Registro de Acciones y Seguimiento, se deber aplicar el formato R009 y
registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de
referencia se detalla a continuacin:
1 Estos campos sern prellenados por el grupo de auditores de calidad, de
acuerdo a los datos consignados en el Formato de Cdula de Registro
de No Conformidad (R006)
2 Para el anlisis de causas la Entidad sujeta a revisin deber utilizar
invariablemente alguno o varios de los siguientes mtodos:
Diagramas de rbol
HOJA DE 31 49 (3)
INSTRUCTIVO
Para elaborar la Cdula de Registro de Acciones y Seguimiento, se deber aplicar el formato R009 y
registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de
referencia se detalla a continuacin:
de causas, debiendo marcarse alguna o ambas de las opciones Al
reverso de la cdula o Anexo a la Cdula.
4 Asegrese de anotar la fecha de elaboracin de la Cdula de Registro
de Acciones.
5a8 En estos campos debern describirse detalladamente las Acciones
Correctivas, Preventivas o de Mejora, que se implementarn, conforme a
lo siguiente:
HOJA DE 32 49 (3)
INSTRUCTIVO
Para elaborar la Cdula de Registro de Acciones y Seguimiento, se deber aplicar el formato R009 y
registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de
referencia se detalla a continuacin:
calidad.
Revisado por (12).- Se deber anotar el nombre y firma del auditor lder
encargado de revisar el seguimiento reportado por el auditor de calidad.
13 y 14 Estos campos sern exclusivamente requisitados por los auditores de
calidad.
Trmino Definicin
ABIERTA (13) Una Cdula de Registro de Accion y seguimiento, se considera
ABIERTA, cuando an no se han concluido de implementar las
acciones correctivas o preventivas planeadas, o cuando a travs del
seguimiento de estas acciones la evidencia requerida por el auditor
de calidad no acredite la eficacia de las mismas.
CERRADA (14) Una Cdula de Registro de Accion y Seguimiento, se considera
CERRADA, cuando se implementaron las acciones correctivas o
preventivas planeadas, y a travs de verificar que la evidencia
requerida por el auditor de calidad a los responsables de su
implementacin, acredite la eficacia de las mismas.
ENTIDAD DE FISCALIZACIN SUPERIOR
HOJA DE 33 49 (3)
INSTRUCTIVO
Para elaborar la Cdula de Registro de Acciones y Seguimiento, se deber aplicar el formato R009 y
registrar en los espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de
referencia se detalla a continuacin:
15 Anotar el nombre y cargo de los servidores pblicos de la Entidad sujeta
a revisin que elaboraron, revisaron y autorizaron la Cdula de Registro
de Acciones, quienes sern responsables de coordinar su
implementacin.
ENTIDAD DE FISCALIZCIN SUPERIOR
Hoja _ de _
CDULA DE REGISTRO DE NO CONFORMIDADES
(1)
(2)
(3)
CDIGO DE LA NO
(4) (5)
CONFORMIDAD
REAL POTENCIAL CATEGORA DE LA NO MAYOR MENOR
(6) (7) CONFORMIDAD: (8) (9)
(10)
ESTATUS DE LA NO
CONFORMIDAD, REA DE
OPORTUNIDAD O ACCIN DE
MEJORA
CA11/T008
ENTIDAD DE FISCALIZACIN SUPERIOR
(15)
OFICIO (1)
Ciudad __________, a (2) de (2) de (2).
HOJAS: (3)
___________(4)____________
Presente
RESULTADOS: (7)
REPROGRAMACIONES: (8)
CONCLUSIONES: (9)
El Director General de
Auditoras
(10)
R010
E
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
INSTRUCTIVO
Para elaborar el Cronograma de Actividades, se deber aplicar el formato R011 y registrar en los
espacios correspondientes la informacin que de acuerdo a la numeracin de referencia se detalla a
continuacin:
1 Consignar el nombre de la Entidad sujeta a revisin y el nmero de la auditora de calidad, de
conformidad al Programa Anual de Auditoras.
2 Sealar los procesos que incluidos en el alcance de la auditora.
3 Sealar los procesos y reas incluidas dentro del alcance de la auditora.
4 Asignar una letra del alfabeto a cada uno de los equipos de auditoria conformados.
5 Sealar el nombre de los servidores pblicos que conformarn el grupo de auditora.
6 En el espacio identificado con la letra P sealar las fechas programadas en que se llevar a cabo
cada una de las etapas de la revisin con el formado da, mes y ao. En el espacio identificado con la
letra R, sealar las fechas en que realmente se llev a cabo la etapa, con el formato da, mes y ao.
7 Incluir una grfica de gantt en los espacios identificados con las letras P y R. Las grficas debern
corresponder a las fechas planificadas y reales en que se llev a cabo la revisin.
8 Anotar el nombre completo del Auditor Lder, y proceder a su firma.
9 Anotar el nombre completo del Director General de Auditoras, y proceder a su firma.
10 Sealar la fecha de elaboracin del cronograma.
ENTIDAD DE FISCALIZACIN SUPERIOR
AUDITORA AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE: ______(1)_______
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
P=
Prog
Procesos y reas revisadas PERIODO DE LA AUDITORA
Etapas de la Auditoria Interna EQUIPO Auditores designados R=
(4) (5) Real (7)
(3)
MES/DAS PLANIFICADOS Y REALES:
(6)
Revisin de la documentacin P
del SGC R
Envo de agendas y solicitud P
de informacin R
P
Apertura de la auditora
R
P
Recopilacin de evidencias
R
Revisin de avances con grupo P
auditor R
P
Reuniones de cierre
R
Elaboracin del informe de P
auditora R
ELABOR AUTORIZ
(8) (9)
CA11/T008
Lista de asistencia de auditores para verificar avances de auditora
Fecha de la reunin:___(2)___
R013
Lista de asistencia de auditores para verificar avances de auditora
Fecha de la reunin:___(2)___
Claro De 0 a 10 (6)
Oportuno De 0 a 10 (6)
R013
Lista de asistencia de auditores para verificar avances de auditora
Fecha de la reunin:___(2)___
Evaluador:
(9)
R013
Lista de asistencia de auditores para verificar avances de auditora
Fecha de la reunin:___(2)___
R013
NOMBRE CARGO FIRMA
11 a Anotar el nmero de Orden de Auditora expedida por el Titular de la Entidad de Fiscalizacin Superior y fecha
14
de emisin.
15
Anotar el nombre y cargo del servidor pblico al cual es dirigida la Orden de Auditora.
16 a
19 Anotar la hora (16), da (17), mes (18) y ao (19) en que se concluye la reunin de cierre de auditora.
20
Lista para el registro de los asistentes al cierre de la auditora de calidad.
Minuta de cierre de la Auditora de Calidad (1)
al Sistema de Gestin de la Calidad de (2),
correspondiente al Programa Anual de Auditoras (3)
En la Ciudad de ___________________, siendo las (4) horas del da (5) de (6) del
(7), se reunieron _________________________________________(8), sita en
________________________________________(9)___________________________
_______________________, los servidores pblicos de _______cuyos nombres,
cargos y firmas aparecen en la relacin de asistencia anexa a esta minuta de trabajo,
as como el Grupo de Auditores de Calidad que de igual manera se listan en la
relacin de asistencia.
Esta reunin tiene como finalidad que el Auditor Lder (10), exponga los principales
resultados de la Auditora de Calidad (1), la cual se desarroll, de conformidad a la
Orden de Auditora nmero ____(11), de fecha _(12)_ de __(13)__ de _(14)___,
remitida por el Titular de la Entidad de Fiscalizacin Superior al C.
_________________(15)__________________.
R014
Lista de asistencia para la reunin de cierre de la auditora