Qu es un archivo?

Claudio Alcrreca Prez

Archivo es una palabra del dominio comn y de raz profunda. Su idea
viene caminando desde la antigedad, ya que el origen del vocablo se
halla en el idioma griego: proviene de archeion, que en la lengua del
sublime Homero significaba residencia de los magistrados.
Vemos que etimolgicamente tiene un tinte gobiernista. Lo que
define contribua, y contribuye an!, a mantener el orden social, lo
cual es muy proba-
ble que no sea ca-
sualidad.
En nuestros
das, el archivo man-
tiene en orden y a la
mano documentos
que hacen constar
hechos importantes.
Para el Ayunta-
miento, la empresa privada y el jefe de familia, la organizacin de su
archivo tiene la misma finalidad, a saber: ordenar, clasificar y guardar
documentacin con objeto de facilitar su consulta cada vez que se
requiera, y evitar la prdida de tiempo que perjudicara la toma de
decisiones, los buenos negocios y la realizacin de trmites. Los
archivos se dividen en pblicos (gubernamentales) y privados.
La actividad archivstica es ciento por ciento humana. Se
archivan objetos que satisfacen la humana necesidad de obtener

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informacin y datos, lo cual emparienta al archivo con la biblioteca, la
hemeroteca, la videoteca, etc., que tambin preservan objetos que nos
vuelven inteligible lo desconocido o lo que no tenamos
suficientemente claro.
Hay cuando menos dos acepciones de archivo: una se refiere al
local donde se custodia el acervo, y la otra a un conjunto de
documentos y expedientes resguardados. Pero circunscribindonos a
su acepcin dentro de la administracin pblica (la municipal, por
ejemplo), archivo se concibe como un conjunto orgnico de
documentos en cualquier soporte que las dependencias y entidades
producen o reciben en el ejercicio de sus atribuciones.
Finalmente, quienes manejan los archivos deben contribuir a su
conservacin, a travs de procedimientos y medidas que aseguren la
preservacin de los documentos, evitando que sufran alteraciones
fsicas y de informacin.