Libro 4

Centro Argentino de Informacin Cientfica y Tecnolgica (CAICYT-CONICET)
Profesores: Mariana Vallejos y Matas Vlahusic
PARTE II. LIBRO 4.

Envo de Artculos
El material de este curso est sujeto a derechos de autor razn por la cual se solicita no distribuirlo, ni difundirlo por fuera de este espacio
formativo-educativo.
El usuario acepta y entiende que el uso de los materiales brindados por este curso es realizado bajo su exclusiva responsabilidad y riesgo.
Queda expresamente aclarado que las decisiones a las que el usuario arribe son producto de sus facultades discrecionales.
En este libro Ud. sabr:
Cules son las instancias que atraviesa un artculo dentro del circuito editorial en
OJS.
Cmo hacer envos a una revista con el rol autor.
Cmo gestionar los artculos que llegan a la revista con el rol editor.
1
Cmo buscar y filtrar artculos.
Cmo eliminar definitivamente envos con sus archivos.
En este libro veremos cmo hacer para enviar artculos a una revista desde el rol
autor/a. Vale aclarar aqu que artculos se entienden por trabajos o toda investigacin o
comunicacin que un autor realiza con fines de publicacin.
Dependiendo de la temtica y las polticas de publicacin, una revista puede aceptar no

solo artculos en el sentido estricto del trmino, entendidos stos como contribuciones 2
originales nunca antes publicadas y con una cierta estructura de redaccin, sino tambin otros
tipos de documentos como ser comunicaciones breves, informes tcnicos, informes de caso o
casusticas, actualizaciones, comentarios, metodologas, ensayos clnicos, etc. hasta
documentos de menor relevancia cientfica pero con importancia acadmica como ser cartas,
recensiones de libro o crticas literarias, entrevistas, resmenes (de tesis y congresos), etc.
Para este libro y en lo sucesivo se utilizar la palabra artculo para designar a todo
este universo de documentos aclarando su tipo cuando corresponda. Por otra parte, tambin
podemos hablar de envos en un modo mucho ms general refirindonos un poco ms al
acto o intensin de publicar de un autor en una revista. En ingls existen las palabras paper
que designa en modo general las publicaciones cientficas, tcnicas y acadmicas de los
investigadores y submission para el envo, presentacin o subida de un trabajo en una revista.
Ahora bien, qu necesitamos para hacer un envo? Antes que nada (y suponiendo que
OJS se encuentra previamente instalado y corriendo en un servidor) debemos estar seguros
que el/la Gestor/a de revistas ha configurado su publicacin siguiendo los 5 pasos para la
configuracin de una revista (ver Configuracin de la revista, Libro 3, pg. 22). No solo
debemos asegurarnos de que la revista est configurada correctamente al momento de hacer
envos sino tambin tener la posibilidad de hacerlo, esto es, de que en la revista podamos
registrarnos con el rol autor si es la primera vez que vamos a subir un archivo o, poder
identificarnos en el sistema con nuestro nombre de usuario y contrasea para hacer un nuevo
envo. Si la revista acepta contribuciones solo por invitacin deberemos contactar al Gestor de
la revista para que nos habilite o nos cree un nuevo usuario. Esto depender de las polticas
editoriales de cada publicacin.
EL ROL EDITOR
Omitiendo por el momento el proceso de envo a una revista, que veremos con ms
detalle en breve, vamos a hablar del otro rol que hace de contraparte al rol autor, ste es el rol
editor, y es quien gestiona el circuito editorial que atraviesa un artculo.
Debemos aclarar nuevamente que no se debe confundir al rol editor en OJS con el
3
Editor responsable o Director de una revista. Para OJS el editor es quien supervisa el proceso
editorial desde que llega un nuevo trabajo, pasando por la asignacin del mismo a un evaluador
y la intervencin en sus idas y vueltas en la revisin hasta la decisin de aceptarlo para
publicar. Lo mismo para las etapas subsiguientes de la edicin. En la prctica real, quizs
pueda coincidir con el rtulo de Editor ejecutivo o Asistente editorial. En ingls el Editor
Responsable o Director, y las mencionadas recientemente confluyen bajo la figura del Editor in
Chief, esto es literalmente, Editor en Jefe.
En nuestra experiencia en el trato con diferentes agentes editoriales (nacionales) hemos

comprobado que muchas veces la persona que se encarga de gestionar los trabajos no es el
editor responsable de la publicacin, quien por el contrario, es solo una figura de renombre que
garantiza el prestigio de la publicacin por ser una eminencia en la disciplina. Otras veces, la
publicacin carece de recursos humanos y es la secretaria o secretario quien se encarga de
recibir los artculos y reenviarlos al comit editorial o directamente a los revisores.
EL ROL EDITOR DE SECCIN

El rol editor/a de seccin en OJS (ver Roles en OJS, Libro 2, pg. 5) es un editor
asociado a una determinada seccin dentro de la revista (ver Secciones de la revista, Libro 3,
pg. 13). El mismo puede intervenir en la fase de revisin y/o en la edicin. A nivel de la
plataforma tiene la misma autoridad que el rol editor, en el sentido a que puede tomar
decisiones de aceptacin/rechazo pero circunscriptas a la seccin en la cual ha sido asociado.
Asimismo, puede comunicarse con los autores y los revisores.
Importante: La descripcin sobre el rol editor en este libro vale tambin para el
rol editor de seccin salvo cuando corresponda aclarar.
ESTADOS DE UN ARTCULO
Como se mencion con anterioridad (ver El circuito editorial, Libro 2, pg. 5) los
artculos atraviesan 4 etapas dentro de la revista. Estas etapas o estados son visibles en OJS
desde el lado del rol editor (Figs. 1 y 2).
4
Fig. 1. El rol editor. Accesos directos
Fig. 2. La home del rol editor

5
Para el rol editor de seccin en cambio se visualizar levemente diferente (Figs. 3 y 4),
sin trabajos en el estado sin asignar:
Fig. 3. El rol editor de seccin. Accesos directos
Fig. 3. Pantalla de inicio para rol editor de seccin
Los artculos se encuentran organizados segn estos estados, son presentados en

tablas y son accedidos por los distintos roles (segn quin a qu cosa dependiendo del estado)
haciendo click sobre el ttulo. La Fig. 4 muestra un ejemplo de la pantalla de acceso al listado
de artculos. En este ejemplo, el rol editor est consultando el listado de los trabajos pendientes
de asignacin.
Fig. 4. Listado de artculos
Como se puede analizar, en primera instancia nos aparece el ttulo del estado (1), luego
tenemos la navegacin de los estados. stos varan de acuerdo al rol con el cual estamos
trabajando. Para el rol editor de secciones son los mismos que para el rol editor pero sin el
estado Sin asignar (ver a continuacin). Para el resto de los roles que gestionan artculos
(autor, evaluador y roles de la edicin) los estados sern bsicamente Activos y Archivos
(ver ms adelante). A continuacin tenemos un buscador (3) de artculos que en mayor o
menor medida variar no solo al rol sino tambin al estado y ser til para cuando contemos
con una gran cantidad de archivos. Asimismo, opciones para filtrar. Por ltimo, el listado de
trabajos con sus correspondientes columnas (tambin variarn de acuerdo al estado) que nos
brindarn informacin rpida acerca de un trabajo en particular. En el caso de que realicemos
una bsqueda, aqu se enlistarn los resultados.
En el caso del rol editor, podemos filtrar un artculo por la asignacin a un particular
editor o la asignacin a uno mismo y, tambin por secciones. Podemos buscar Ttulo, Autor,
Editor, Revisor, Corrector, Editor de composicin y corrector de pruebas. Tambin podemos
acotar la bsqueda por trabajo editorial realizado o enviado en una determinada fecha. El
buscador permite recuperar artculos estando dentro de cualquier estado. Veamos a
continuacin la descripcin de los diferentes estados.
SIN ASIGNAR
Una vez que el autor ha completado el proceso de envo (ver ms adelante), con su
correspondiente subida de archivo del texto original, el artculo entra en la cola de trabajos
pendientes. La asignacin en este caso se refiere a que an no ha sido asignado ningn
editor responsable de supervisar su trayecto dentro del circuito editorial. Este estado no 7
aparece en los editores de seccin.
Advertencia: si el autor present su trabajo en una seccin en la que ya existe un

editor de seccin asociado, segn la configuracin de la revista, el trabajo aparecer
directamente en el listado de trabajos en revisin debido a que tiene ya un editor asignado.
Para ms detalle sobre cmo asociar un editor a una seccin sugerimos leer el Libro 3, pg. 14.
EN REVISIN
Los trabajos en este estado han sido asignados a un editor pero no necesariamente a
un evaluador. Cuando asignemos un revisor para un artculo el mismo reflejar la fecha en el
listado de trabajos por estado (Fig. 4). Por otra parte, tambin se visualizarn las fechas de
finalizacin y aprobacin del artculo.
EN EDICIN
Los trabajos son aprobados para su publicacin, el autor es notificado de dicha decisin
y el trabajo pasa a la fase de edicin. En la tabla, encontraremos los trabajos con sus fechas de
finalizacin de la correccin, la maquetacin y la lectura de pruebas.
ARCHIVOS
Aqu encontraremos todos los artculos:
Rechazados en primera instancia (antes de pasar al estado de revisin) por no

pertenecer al mbito de la revista o por una decisin editorial particular.
Rechazados por la evaluacin.
Publicados en el sitio dentro de un determinado fascculo.
ELIMINAR UN ARTCULO DEL SISTEMA
Muchas veces ocurre que las personas que hacen envos bajo el rol autor se equivocan
y envan muchas versiones del mismo artculo. Sucede a veces que desconocen la posibilidad
de corregir datos de carga y entonces repiten el procedimiento de envo. Del lado del rol editor
esto generar ruido y confusin al encontrar duplicados en la tabla Sin asignar. Para
eliminar las versiones duplicadas lo que hay que hacer es rechazar el artculo en primera
instancia (ver ms adelante) y el mismo pasar al estado Archivos y all podremos borrar
sus metadatos y el archivo adjunto.
OTROS ESTADOS 8
Hasta aqu hemos visto las cuatro grandes etapas que atraviesa un trabajo en OJS
desde su envo a la revista hasta su publicacin. Como sealamos ms arriba existen otros
estados que no tienen que ver con un etapa del proceso en particular sino ms bien indican la
cantidad de trabajos que un determinado rol tiene asignado.
ACTIVOS
Los archivos activos son los que un determinado rol tiene pendientes para trabajar. Por
ejemplo, un evaluador puede tener 3 archivos en Activos lo que indica que le fueron
solicitadas 3 revisiones para hacer.
ARCHIVOS
En Archivos vamos a encontrar los trabajos finalizados por un determinado rol. Por
ejemplo, el corrector de sintaxis puede tener 5 trabajos en los cuales la correccin ya ha sido
completada. Segn corresponda se brindar informacin ms o menos detallada (fechas,
decisiones, etc.).
HACER ENVOS A UNA REVISTA

Como se mencion anteriormente para hacer un envo necesitamos estar identificados
en el sistema con el rol autor/a. Vale aclarar que quien hace la subida del archivo no
necesariamente es el autor o autores responsables del trabajo en cuestin. Tampoco es
necesario que al ser un trabajo con muchos autores tengan que hacer envos del mismo
artculo todos ellos. Basta con designar a una persona responsable bajo el rol de autor para
realizar la subida. Una vez ms, esto se traduce en un nombre de usuario (con su contrasea)
asociado al rol de autor. Por lo tanto, y como se acaba de explicar, una persona que no es
exclusivamente el autor del artculo puede tener un usuario X asociado al rol autor en OJS. Un
ejemplo podra ser un grupo de investigadores que tienen un nombre como grupo y usan ese
mismo como nombre de usuario, o bien, investigadores pertenecientes a un proyecto
determinado y pueden usar como nombre de usuario, el ttulo del mismo.
Fig. 5. Accesos directos del autor
Como muestra la Fig. 5, podemos comenzar con el envo haciendo click en el vnculo
Nuevo envo. Tambin vemos que en este momento el autor no tiene ningn trabajo en
Activo. Si hacemos click sobre el vnculo Autor/a accedemos a la home del autor (Fig. 6)
en la que encontraremos la lista de artculos activos.
Fig. 6. Trabajos enviados por el autor
Otra particularidad de la pantalla inicial del rol autor son los refbacks o referencias
cruzadas (ENLACES DE REFERENCIA).
El proceso de envo se lleva a cabo a travs de 5 instancias:
PASO 1. COMIENZO (FIG. 7)
Para empezar a hacer el envo lo primero que debemos hacer es seleccionar la seccin
en la cual vamos a presentar el trabajo. Para configuracin de las secciones sugerimos volver
sobre Libro 3, pg. 13. A continuacin debemos seleccionar todas las opciones de la lista de
comprobacin de envo. Recordemos que dicha lista es configurada previamente por el Gestor
de revistas (Libro 3). Si lo deseamos, podemos hacer comentarios al editor. 10
11
Fig. 7. Envos, paso 1.
Si nos olvidamos de seleccionar todas los boxes de la lista de comprobacin de envo

obtenemos un error (Fig. 8).
12
Fig. 8. Error que se obtiene cuando se omite tildar alguno de los boxes.
Hacemos click en el botn de guardar y continuar.
PASO 2. SUBIR ENVO (FIG. 9)
Aqu debemos hacer click en el botn Subir y se nos abrir una pantalla que nos
permitir buscar en nuestro disco rgido el archivo. Seleccionamos y aceptamos.
Fig. 9. Envos, paso 2.
Una vez que el artculo ha sido cargado deber mostrarse como a continuacin:
13
Fig. 10. Envos, paso 2. Archivo cargado con xito.
En el recuadro rojo de la Fig. 10 se pueden ver los detalles del archivo. El nombre del
fichero ser un cdigo que la plataforma crea para identificar el archivo y lo transforma
automticamente: SM identifica SubMission, RV ReView, ED EDition y as en
adelante. El nombre del fichero original es el nombre original del archivo. Tambin se ve el
tamao del archivo y cundo fue subido.
Atencin: OJS no impone restricciones en la cantidad de bytes de un archivo. El

lmite de carga de un archivo est dado por la configuracin de PHP en el servidor. Para ms
detalles recomendamos consultar con el administrador del servidor donde ha sido instalado el
software. Por otra parte, no hay restricciones en el tipo de archivos. OJS no detecta
automticamente el tipo de archivo (al menos hasta la versin de la presente bibliografa). Los
mismos dependern de las polticas editoriales. Hay editores que solicitan a sus autores tipos
particulares de archivos (PDF). En general, los autores suben archivos en formato DOC de
Microsoft Word (o DOCX en su defecto) o bien RTF (Rich Text Format), Open Office u otro
procesador de texto.
Importante: si la revista tiene una poltica editorial de revisin por pares a simple
o doble ciego, esto ltimo es, ni el autor sabe quin lo evala ni el revisor sabe a quin est
evaluando, debemos eliminar del archivo todo indicio que revele nuestra identidad. Por lo tanto,
no es necesario que el artculo cuente con una portada de presentacin. Se recomienda que
inicie directamente con el texto del documento ya que el ttulo, los autores, los resmenes y
dems datos sern cargados aparte (ver paso siguiente).
14
PASO 3. INTRODUCIR LOS METADATOS (FIG. 11)
Aqu debemos cargar los metadatos del envo. Aunque para algunos editores
responsables de revistas la palabra metadatos le suene a mala palabra, no hay que entrar
en pnico. Literalmente son definidos como datos acerca de los datos. Un metadato es una
informacin estructurada que describe recursos/objetos para diferentes propsitos. En el
mundo de la informacin existen esquemas de datos estructurados como son los metadatos
elementos del set de Dublin Core. Para ms detalle ver la GUA PARA LA CREACIN DE
METADATOS USANDO DUBLIN CORE
15
Fig. 11a. Metadatos de envo en OJS
16
Fig. 11b. Metadatos de envo en OJS (continuacin)
Los metadatos sirven para describir, estructurar y administrar informacin sobre

recursos o determinados objetos. Como no es el objetivo de este curso capacitar a los alumnos
en el conocimiento y uso de metadatos solo vamos a mencionar que en este caso los
metadatos son datos o informacin que acompaa el envo y que describe brevemente el
contenido del archivo original. Estos datos se guardan en la base de datos y sirven para
identificar el envo en cualquier momento del proceso editorial. Asimismo, los metadatos como
ttulo, resumen o palabras clave sern publicados junto al texto original dentro de OJS como
metadatos permitiendo a los usuarios hacer bsquedas por dichos campos. El buscador trabaja
sobre los metadatos y no sobre el archivo adjunto.
Por otra parte, si queremos exportar los datos de nuestra revista o exportar artculos, lo
que haremos ser una exportacin de los metadatos que nos permitirn importarlos luego en
algn otro recurso. Por ejemplo, si nuestra revista pertenece al rea de las Ciencias de la Salud
y est indizada en la base Medline podemos enviar la informacin del ltimo nmero publicado
haciendo una exportacin desde OJS (ver el libro de OJS avanzado). Otra posibilidad que
existe, y que cada vez es ms frecuente, es la cosecha o harvesteado (de harvest, en ingls
cosecha) de datos desde diferentes sitios. Estos sitios como puede ser el de PKP, si les
indicamos la url del protocolo OAIPMH, hacen la cosecha de nuestros metadatos.
Lo mismo ocurre con los repositorios digitales de aquellas instituciones que son editoras
o responsables de la edicin de la revista. Por ejemplo, las revistas que son editadas por la
Facultad de Ciencias Exactas de la UBA y usen OJS como plataforma de edicin y publicacin,
los artculos resultantes de este proceso podrn ser levantados (cosechados) y aparecern los
metadatos en las bsquedas del repositorio con la direccin URL del artculo publicado en el
sitio de la revista. Un usuario que se encuentra con un artculo de una revista publicada en OJS 17
podr descargarse el artculo a travs del repositorio haciendo click en dicha direccin web.
Es importante por lo tanto velar por la calidad de los metadatos tanto desde el punto de
vista formal (ortografa, acentuacin, alternancia de maysculas, abuso de las mismas, etc.)
como de contenido (ayudndonos de recursos controlados como ser, vocabularios, tesauros,
etc.) y que sigan los estndares de codificacin (por ejemplo Dublin Core, METS, etc.).
Metadatos de calidad aseguran una buena interoperabilidad entre sistemas de bsqueda y
cosecha de informacin as como tambin nos ayudarn a una correcta recuperacin del texto
original.
Advertencia: tener en claro que los metadatos se cargan manualmente y no se

toman automticamente de lo que figura en el archivo original. Hay que tener en claro que si
bien representan al mismo objeto (por ejemplo, artculo original) son dos cosas separadas.
Cuando un usuario quiera leer el resumen en lnea lo que va a leer es el metadato de resumen
cargado en el sistema y si le interesa descargar el archivo original.
Si observamos a las imgenes (Fig. 11 a y b) podemos ver cules son los campos que
debemos cargar. Vale aclarar que algunos son obligatorios: nombre y apellido de los autores,
ttulo y resumen. El resto depender de la configuracin de la revista (ver libro del Gestor de
publicaciones) y tambin de lo que interpreta el autor a la hora de cargar los datos. En la Fig.
11b adems de las palabras clave tenemos la posibilidad de hacer una georeferenciacin de
nuestra investigacin, sobre todo si hemos trabajado con datos primarios.
Estos metadatos son muy tiles y podramos decir que cada vez ms los sistemas de
gestin de informacin permiten la posibilidad de identificar trminos tanto geogrficos
(espaciales) como perodos histricos (temporales). Para las investigaciones que trabajen con
identificaciones de especies en determinadas zonas es til cargar por ejemplo las coordenadas
geogrficas o palabras que identifiquen el lugar. En cambio, el campo que se refiere a lo
temporal puede ser aprovechado para aquellas investigaciones histricas que requieran
identificar perodos, siglos, eras, etc. Para ambos campos existen estndares que pueden
ayudarnos a normalizar nuestros trminos, y por ende, tener una buena prctica. Existen
desarrollos nacionales sobre datos primarios, por ejemplo el Sistema Nacional de Datos
Biolgicos, del Ministerio de Ciencia, Tecnologa e Innovacin Productiva entre otros 18
(sistemasnacionales.mincyt.gob.ar/).
Ntese que como primer autor aparecen cargados automticamente los datos
referentes al perfil del usuario que est identificado en el sistema con el rol de autor. Cabe
recordar que, en el caso de que no se trate del autor real, deberemos reeditar los datos all
cargados. Para contribuciones con ms de un autor hacemos click en el botn Aadir autor
(Fig. 12).
19
Fig. 12. Aadir autores, ordenarlos y elegir contacto principal
Cada vez que aadimos un nuevo autor podemos ubicarlo en un determinado orden
(alfabtico o de importancia) haciendo click en las flechitas de Reclasificar nombre del autor.
Tambin podemos elegir cul de los autores ser el contacto principal para la correspondencia
editorial para intercambios de correspondencia en OJS. No necesariamente es el autor al cual
se dirigirn los usuarios que naveguen el sitio y cuando lean el artculo quieran contactarse
para solicitar copias, o entablar relaciones acadmicas. Guardamos y continuamos.
PASO 4. SUBIR FICHEROS COMPLEMENTARIOS (FIG. 13)
Segn las instrucciones a los autores, las imgenes, figuras, tablas, grficos, en
definitiva todo material que acompaa la investigacin, puede estar incrustada dentro del
archivo principal (doc, pdf, rtf, etc.) o bien puede adjuntarse independientemente del archivo
original. O tambin puede encontrarse presente en ambas partes. Para algunas publicaciones
es importante contar con imgenes originales de alta resolucin que al incluirlas en el cuerpo
del archivo pierden calidad y las mismas tambin estarn sometidas a evaluacin como el
mismo texto del cuerpo. En el caso de que los autores cuenten con estos archivos 20
separadamente del texto principal pueden subirlos en este paso del proceso de envo (Fig. 13).
En OJS estos archivos pueden llamarse complementarios como suplementarios. Es

recomendable que todo este tipo de material estn separados del texto principal del artculo ya
que, al cargar sus metadatos, y sobre todo con datos primarios, puedan ser cosechados en
cualquier portal.
Fig. 13. Subir archivos complementarios
Del mismo modo que hicimos con la subida del archivo principal, hacemos click en el
botn subir y elegimos los archivos (de a uno por vez) que queremos adjuntar.
21
Fig. 14. Metadatos de los archivos complementarios
Por cada uno de los archivos complementarios podemos cargar sus metadatos. Para el
sistema es necesario solo el campo ttulo que puede ser por ejemplo Cuadro 2, Tabla IV,
Figura 1, Grfico 12, Fotografa 3, etc. Si el archivo que vamos a adjuntar tiene un creador
o dueo podemos indicarlo en el campo que corresponde, as como tambin si hay un editor
responsable de la imagen o una agencia colaboradora o financiadora. Si el archivo fue obtenido
de alguna fuente (sitio web, archivo de imgenes, etc.) o si es de elaboracin propia. Por
ltimo, podemos adjuntar la descripcin del archivo, generalmente es el epgrafe de las
imgenes o el ttulo de una tabla, por ejemplo si cargramos la Fig. 14 como adjunto en
descripcin ira Metadatos de los archivos complementarios. En algunas disciplinas, este
tipo de archivos tienen tanto valor como la informacin contenida en el texto principal del
archivo. Hacemos click en guardar y continuar.
Pasamos a la pantalla en la que se mostrarn la lista de archivos adjuntos con su ttulo,

el nombre del archivo original, la fecha en la que estamos subiendo los archivos y las acciones: 22
podemos hacer click en borrar en el caso de querer eliminarlo definitivamente o bien, en
editar que sirve tanto para corregir los metadatos del adjunto como para volver a cargar el
archivo original si nos equivocamos o si queremos reemplazarlo por una versin corregida y
actualizada. En este caso volvemos a visualizar la pantalla de la Fig. 14. Hacemos click en
guardar y continuar.
Fig. 15. Listado de archivos complementarios
PASO 5. CONFIRMACIN (FIG. 16)
Cuando arribamos al final nos encontramos con el listado total de todos los archivos que
vamos a enviar a la revista. Por ltimo, si estamos seguros hacemos click en el botn
Finalizar envo. En caso contrario podemos volver sobre cualquiera de los pasos anteriores
haciendo click sobre cualquiera de sus vnculos.
23
Fig. 16. Finalizar el envo
Cuando finaliza el envo podemos ver nuestro artculo en la lista de Activos y con
estado Esperando asignacin (Fig. 17). ste ltimo cambiar a travs de las distintas
etapas del circuito editorial (ver estados ms arriba).
Fig. 17. Envos activos
CUESTIONES PARTICULARES
Ahora bien, qu sucede si queremos cargar metadatos del envo en varios idiomas?
Qu ocurre si nos equivocamos y cargamos con errores la informacin del ttulo o los archivos
complementarios no eran los que nosotros queramos subir? Qu sucede si durante la subida
del artculo debemos interrumpir el proceso o bien ste se interrumpe por alguna causa externa
(se suspendi el suministro de luz, se cay la conexin a Internet, se reinici de la PC o laptop,
etc.) Qu pasa si, ya durante el proceso de revisin, el editor nos informa que hay que
reemplazar el archivo original, que subimos la primera vez, por la versin corregida en base a
la evaluacin que hizo el revisor? Vayamos por partes
PROCESO INTERRUMPIDO
En el caso de que nos encontremos haciendo el envo, y por alguna circunstancia se
interrumpe el proceso, el o los archivos no se envan a la revista y el envo (segn cun
avanzados estemos en los pasos) queda en un estado de Incompleto. Para retomar el
proceso habr que entrar nuevamente en el sistema e ir a la lista de artculos Activos y all
veremos nuestro envo suspendido (Fig. 18).
24
Fig. 18. Envos incompletos
EDITAR METADATOS
Para agregar informacin faltante o corregir informacin mal redactada, debemos editar
los metadatos del envo. Tambin si queremos reemplazar o aadir archivos adicionales.
Importante: el archivo original no se puede corregir ni reemplazar. Para ello

habr que hacer un nuevo envo como autor. Debemos informar al editor de nuestro error y
ste deber rechazarlo en la primera instancia y luego borrarlo de Archivos (ver ms arriba).
Para editar los metadatos vamos a los envos activos, hacemos click sobre el ttulo y
visualizamos a la pantalla en la que aparece toda la informacin acerca del envo.
25
Fig. 19. Informacin del artculo en las distintas etapas del circuito editorial
En Resumen encontraremos la informacin bsica del envo, el estado en el que se

encuentra con sus correspondientes fechas, y los metadatos que cargamos la primera vez en el
paso 3. Cuando el archivo pasa a evaluarse encontraremos en este apartado toda la
informacin acerca de las rondas de revisin, y la decisin editorial.
Finalmente, en el apartado Editar vamos a encontrar informacin acerca de todas las

etapas de la edicin, con sus fechas y oportunamente la subida de nuevas versiones de
nuestro archivo pero esto se ver con ms detalle en los libros siguientes. Volvemos a
Resumen y hacemos click en el vnculo Editar metadatos (Fig. 20).
Fig. 20. Editar los metadatos del envo

Inmediatamente nos lleva al formulario de carga inicial (ver ms arriba el paso 3).
Corregimos los datos que all completamos la primera vez o bien aadimos informacin nueva.
REEMPLAZAR O AADIR ARCHIVOS COMPLEMENTARIOS

Para reemplazar o aadir ms archivos complementarios, como tambin para corregir
sus metadatos vamos a los envos activos, hacemos click sobre el ttulo y entramos a la
pantalla de la Fig. 19.
26
Fig. 20. Corregir o aadir archivos adjuntos
CARGAR INFORMACIN EN OTROS IDIOMAS

Para cargar la informacin de nuestro envo en diferentes idiomas lo primero que
tenemos que tener en cuenta es que la revista tiene que tener configurada la posibilidad de
cargar informacin en varios idiomas, esto es peticiones dentro de los idiomas de la revista
(ver Idiomas, Libro 3, pg. 11). Cuando hablamos de cargar informacin en otro idioma nos
referimos a los metadatos en otros idiomas, esto es, por ejemplo, el ttulo y el resumen en
ingls, o en portugus adems del espaol cuando la revista as lo tenga definido.
Si esto es as, en el paso 3, donde aparece el formulario de carga de metadatos,

veremos que hay una opcin que permite cambiar de formulario segn el idioma. Lo
recomendable es primero cargar los metadatos en el idioma de navegacin inicial y luego hacer
click en Idioma del formulario (Fig. 21). En el caso de habernos salteado este tem
podemos cargar los metadatos en otro idioma como si estuvisemos corrigiendo los datos del
autor o las palabras clave (ver Editar metadatos ms arriba).
27
Fig. 21. Alternar entre formularios para cargar datos en otro idioma.
Atencin: como se mencion anteriormente los datos cargados en el archivo

original no estn relacionados tan directamente con el envo en OJS. En este sentido, tenemos
que tener en cuenta que quien lea el texto original encontrar el resumen en ambos idiomas
pero generalmente el lector no lee ambos resmenes. El resumen en otro idioma se carga en
otro formulario y esto har que quien navegue el sitio en ese idioma pueda tambin leer el
resumen (y el ttulo, palabras clave, etc.) en ese idioma y no aparecern los datos de ese
artculo en otro idioma ya que no son necesarios. Si tenemos la informacin bsica de la
revista, instrucciones, contenido, etc. publicados en dos idiomas (por ejemplo espaol e ingls)
quien navegue el sitio en ingls no ver los ttulos de los documentos en espaol y viceversa.
Aclaramos, igualmente, que no quita que en el archivo original estn presentes en

ambos idiomas. Como ejemplo, podemos ver el caso de la Revista de la Asociacin Geolgica
Argentina y su navegacin y publicacin en dos idiomas (Figs. 22 y 23). La misma puede ser
consultada a travs del Portal de Publicaciones Cientficas y Tcnicas (PPCT) en:
http://ppct.caicyt.gov.ar/raga.
Sugerimos alternar la visualizacin de los contenidos segn el idioma de navegacin.

Cuando estamos haciendo una nueva subida y las opciones de idioma han sido previamente
configuradas en el paso 1 nos encontraremos con la posibilidad de elegir el idioma del envo
(Fig 22).
28
Fig. 22. Idiomas durante la carga inicial
Fig. 22. RAGA. Navegacin en espaol
29
Fig. 23. RAGA. Navegacin en ingls
SUBIR UNA VERSIN DE LA REVISIN

En breve veremos el procedimiento por el cual un artculo es enviado a la etapa de
evaluacin desde la perspectiva del rol editor. Aqu damos un paso adelante para poder
concluir el tema dedicado al rol autor y sus pantallas de navegacin. De todos modos, el tema
ser retomado en el libro siguiente (ver Libro 5).
Cuando el editor nos enve el resultado de la evaluacin de nuestro trabajo deberemos

devolverlo a la plataforma con las correcciones solicitadas (en el caso de que as fueran). Para
ello deberemos ir a los envos activos, hacer click en el ttulo del trabajo y una vez all ir a
Resumen. Al finalizar la pantalla encontraremos una seccin denominada Decisin
editorial donde encontraremos la decisin que el editor ha tomado as como tambin los
comentarios de los evaluadores. Una vez corregido nuestro archivo debe volver a la plataforma
para que el editor vea que efectivamente hemos hecho los cambios. Hacemos click en
seleccionar archivo y buscamos dentro de nuestro disco rgido y hacemos click en subir (Fig.
24). Si se carg exitosamente veremos que ahora junto a Versin del / de la autor/a
aparecer un vnculo al archivo que acabamos de subir con un nombre decodificado por el
sistema del tipo 26762ED.doc. Junto al mismo la fecha de subida. Para finalizar, enviamos el
correo de notificacin al editor haciendo click en el sobrecito de correo electrnico y listo!
ENVIAR ARTCULOS A LA REVISIN (ROL EDITOR)

Hasta aqu vimos el proceso para enviar un archivo desde el rol autor. Ahora veremos
cmo ese archivo continua su curso dentro de OJS y para ello veremos el proceso de envos
30
desde la perspectiva del rol editor. Una vez que los trabajos que llegan a la revista se irn
ubicando en la cola de Sin asignar.
Recordemos que esto significa que no hay an ningn editor responsable asignado para
supervisar su proceso. Entonces nos identificamos en el sistema con nuestro nombre de
usuario y contrasea y vamos a Mis revistas y hacemos click en el rol editor (Fig. 24). Para
ello, nuestro usuario debe estar asociado a dicho rol.
Fig. 24. Accesos directos
O bien, si estamos trabajando directamente con los envos recin llegados hacemos
click directamente sobre el acceso directo. All encontraremos el listado de los documentos sin
asignar (Fig. 4). Para empezar a trabajar con algn envo en particular hacemos click en su
ttulo y entramos en el apartado Resumen (Fig. 19).
Si bien ya explicamos con anterioridad qu informaciones vamos a encontrar en esta

parte, veamos con un poco ms de detalle de qu se tratan. Aqu es donde inicia el proceso,
donde podemos hacer una primera evaluacin y aceptar el trabajo para dar curso a lo que
sigue (revisin) o, por el contrario, rechazarlo y archivarlo por su incumplimiento en las normas
editoriales o por no ser pertinente al alcance de la misin de la revista.
Atencin: Al completar el proceso de envo, se enva automticamente un correo

electrnico de recepcin a los autores/as (que puede ser consultado y modificado en las
plantillas de correoe bajo el rol Gestor). Gestor _ Configuracin _ Paso 3. Envos _ 3.6
Notificacin de envo de autor/a. All le llegar copia al contacto principal de la revista. Si ste
es el correo de la secretaria y no es quien se ocupa de los envos convendr entonces tildar el
box Enviar copia de correoe: y aadir la direccin de correo electrnico de alguno de los
editores (rol).
PRIMERA EVALUACIN DEL ARTCULO

31
En la primera divisin de la pantalla Resumen bajo el ttulo Envo (Fig. 25)

encontramos la informacin bsica del envo y los datos iniciales del mismo. Esto es, quines
son los autores, con su correspondiente autor declarado para la correspondencia editorial, cul
es el ttulo y podemos descargar el archivo para leer y evaluar haciendo click sobre el
hipervnculo de su nombre. En este caso, se ha cargado un archivo en formato PDF y no se ha
aadido ningn archivo complementario. El envo fue realizado el 14 de noviembre de 2010
(ntese que las fechas en OJS estn en formato ISO 8601 con guiones). El remitente (contacto
con el editor) en este caso coincide con el autor principal.
Cambiar la seccin
Por ltimo, el autor present su artculo en la seccin Artculos originales. En caso
de que no sea as se puede cambiar a otra seccin. Elegimos la seccin adecuada y hacemos
click en el botn Registro.
Fig. 25. Datos iniciales del envo
Rechazar el artculo
En caso de incumplimiento de las polticas editoriales (misin, temtica, instrucciones a
los autores, etc.) o por algn otro motivo, por el cual se quiere rechazar el artculo, debemos
hacer click en el vnculo Rechazar y archivar presentacin en la parte de Estado (Fig.
26). Para borrar un archivo duplicado o innecesario tambin debemos pasar por este paso de
rechazo para luego borrarlo definitivamente en la seccin Archivos. En Estado, adems
del estado propiamente dicho, encontramos las fechas de inicio y de ltima modificacin.
32
Fig. 26. Estado del artculo. Rechazar y archivar.
Cuando rechazamos un artculo, al hacer click en el hipervnculo, nos llevar a una

pantalla donde tendremos un correo electrnico (una de las plantillas de correo predefinidas por
el sistema). Podemos modificar el texto original o bien enviarlo as como est (Fig. 27). En el
caso de que estemos borrando duplicados o archivos de prueba innecesarios, conviene hacer
click en el botn No enviar correoe o saltear correo (segn la versin de OJS). De esta
manera, el sistema detecta el cambio pero no enva el mail al/los autor/es.
33
Fig. 27. Plantilla de correo electrnico para el rechazo inicial
Editar los metadatos

Si encontramos errores o inconsistencias en los metadatos podemos corregirlos como
editores haciendo click en el vnculo Editar metadatos (ver ms arriba), o bien solicitar al
autorcontacto a travs de un correo electrnico que haga los cambios l mismo (Fig. 28). Vale
aclarar que este correo no es una plantilla predefinida pero puede configurarse como tal en la
seccin de plantillas de correoe en el Gestor (ver Libro 3).
34
Fig. 28. a. Remitente.
Fig. 28b. Mail del editor al autor solicitndole la correccin de los metadatos.
Aceptar el artculo
Si luego de la primera revisin decidimos aceptar el artculo debemos asignar un editor
o editor de seccin (o a s mismo) al envo para que ste luego proceda con la seleccin de un
evaluador externo.
35
Fig. 29. Aadir editores responsables del envo
Salvo que hagamos click en Aadirse pasaremos a la pantalla en la que

encontraremos el listado de nuestros editores de seccin o de los coeditores. La misma nos
mostrar el nombre y apellido, la seccin en la cual est asociado cuntos artculos ha
completado y cuntos tiene activo en este momento. Por ltimo, la columna Accin y si
hacemos click en Asignar, vamos a la pantalla de notificacin (plantilla predefinida) y
finalmente el trabajo ya quedar vinculado con el editor escogido (Figs. 30, 31 y 32). Ntese
que ahora s el artculo ha pasado a la fase de Revisin, tema de nuestro prximo libro (ver
Libro 5 Evaluacin de artculos).
Se pueden aadir tantos editores como queramos.
Fig. 30. Listado de editores de seccin disponibles para la asignacin de artculos
36
Fig. 31. Notificacin al editor de secciones
Para los editores de seccin nos informa si el mismo intervendr en la fase de revisin
y/o en la de edicin. Esto viene de la configuracin de las secciones (ver Libro 3, Secciones).
Sin embargo, podemos modificar esta configuracin para que, en este envo en particular, el
editor de secciones no intervenga en la fase de edicin, por ejemplo. Para ello, destildamos el
checkbox correspondiente. Queda tambin registrada la fecha en que fue enviada la
notificacin. En caso de que alguno de los editores asignados no haya recibido la notificacin,
podemos hacer click en el sobrecito de correo electrnico y volverle a escribir (teniendo en
cuenta que en este caso ya no contamos con la plantilla de correo predefinida).
Fig. 32. El artculo ya tiene un editor responsable y se encuentra en Revisin
En breve estarn disponibles las actividades de ejercitacin de esta semana y, al

finalizar las prcticas habr un test de verificacin de contenidos tericos y prcticos. 37

Libro 4

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Centro Argentino de Informacin Cientfica y Tecnolgica (CAICYT-CONICET)

Profesores: Mariana Vallejos y Matas Vlahusic

PARTE II. LIBRO 4.

Dependiendo de la temtica y las polticas de publicacin, una revista puede aceptar no

En nuestra experiencia en el trato con diferentes agentes editoriales (nacionales) hemos

EL ROL EDITOR DE SECCIN

Fig. 1. El rol editor. Accesos directos

Fig. 2. La home del rol editor

Fig. 3. El rol editor de seccin. Accesos directos

Fig. 3. Pantalla de inicio para rol editor de seccin

Los artculos se encuentran organizados segn estos estados, son presentados en

Fig. 4. Listado de artculos

Advertencia: si el autor present su trabajo en una seccin en la que ya existe un

Aqu encontraremos todos los artculos:

Rechazados en primera instancia (antes de pasar al estado de revisin) por no

ELIMINAR UN ARTCULO DEL SISTEMA

HACER ENVOS A UNA REVISTA

Fig. 5. Accesos directos del autor

Fig. 6. Trabajos enviados por el autor

PASO 1. COMIENZO (FIG. 7)

Fig. 7. Envos, paso 1.

Si nos olvidamos de seleccionar todas los boxes de la lista de comprobacin de envo

Hacemos click en el botn de guardar y continuar.

PASO 2. SUBIR ENVO (FIG. 9)

Fig. 9. Envos, paso 2.

Fig. 10. Envos, paso 2. Archivo cargado con xito.

Atencin: OJS no impone restricciones en la cantidad de bytes de un archivo. El

PASO 3. INTRODUCIR LOS METADATOS (FIG. 11)

Fig. 11a. Metadatos de envo en OJS

Fig. 11b. Metadatos de envo en OJS (continuacin)

Los metadatos sirven para describir, estructurar y administrar informacin sobre

Advertencia: tener en claro que los metadatos se cargan manualmente y no se

Fig. 12. Aadir autores, ordenarlos y elegir contacto principal

En OJS estos archivos pueden llamarse complementarios como suplementarios. Es

Fig. 13. Subir archivos complementarios

Fig. 14. Metadatos de los archivos complementarios

Pasamos a la pantalla en la que se mostrarn la lista de archivos adjuntos con su ttulo,

Fig. 15. Listado de archivos complementarios

PASO 5. CONFIRMACIN (FIG. 16)

Fig. 16. Finalizar el envo

Fig. 17. Envos activos

Fig. 18. Envos incompletos

Importante: el archivo original no se puede corregir ni reemplazar. Para ello

En Resumen encontraremos la informacin bsica del envo, el estado en el que se

Finalmente, en el apartado Editar vamos a encontrar informacin acerca de todas las

Fig. 20. Editar los metadatos del envo

REEMPLAZAR O AADIR ARCHIVOS COMPLEMENTARIOS

Fig. 20. Corregir o aadir archivos adjuntos

CARGAR INFORMACIN EN OTROS IDIOMAS

Si esto es as, en el paso 3, donde aparece el formulario de carga de metadatos,

Atencin: como se mencion anteriormente los datos cargados en el archivo

Aclaramos, igualmente, que no quita que en el archivo original estn presentes en

Sugerimos alternar la visualizacin de los contenidos segn el idioma de navegacin.

Fig. 22. Idiomas durante la carga inicial

Fig. 22. RAGA. Navegacin en espaol

Fig. 23. RAGA. Navegacin en ingls

SUBIR UNA VERSIN DE LA REVISIN

Cuando el editor nos enve el resultado de la evaluacin de nuestro trabajo deberemos

ENVIAR ARTCULOS A LA REVISIN (ROL EDITOR)

Fig. 24. Accesos directos

Si bien ya explicamos con anterioridad qu informaciones vamos a encontrar en esta

Atencin: Al completar el proceso de envo, se enva automticamente un correo

PRIMERA EVALUACIN DEL ARTCULO