AGENCIA

Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades

con independencia econmica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable
de sus obligaciones fiscales.
Su funcin: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce
como casa matriz.
Las agencias no estn obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa
central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias,
abriendo tantas cuentas como nmero de agencias posea.
Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes
cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia,
costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia.
Para lograr mejor y mayor revelacin, se hace necesario crear tambin la llamada
cuenta cliente de la agencia.

SUCURSALES
El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compaa
en diferentes lugares en los que se efecten operaciones para los clientes,
fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz..
La casa matriz necesita conocer la informacin financiera, los resultados de operacin
y los cambios en la posicin de cada una de las sucursales que integran su empresa,
ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de
abrir o cerrar sucursales, as como para evaluar la administracin de cada una de ellas.
Las sucursales estn autorizadas a conceder crditos y realizar la cobranza respectiva
con la cual cubre sus gastos.

CONTABILIDAD DE LA CASA MATRIZ

La casa matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de
los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, informacin estadstica
de carcter administrativo as como otros datos de relevancia.
Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas
de agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias
o agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada agencia o
agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de
inventarios perpetuos.
Cuando la casa matriz decide enviar mercanca al agente, debe efectuarse un control
especial de la mercanca en consignacin, ya que la propiedad de sta es conservada
por la casa matriz.
 Si la mercanca que se enva a la agencias o agentes ya ha sido previamente vendida
por ste, el importe de los fletes, seguros y dems gastos acarreados por el envo
deben razonarse como gastos de ventas.
Si la mercanca es enviada en consignacin, los gastos relacionados con la remisin
deben ser considerados parte del costo de la mercanca. Es conveniente llevar un
control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del
agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas.
Los asientos a realizar por la casa matriz dependern de si la gerencia desea
determinar las utilidades netas.

Casa Matriz y Sucursales

La Casa Matriz est capacitada para imprimir a cada Sucursal rumbos y directrices,
para garantizar as el buen funcionamiento de cada una de ellas.

La Sucursal es un organismo dependiente de la Casa Matriz y, como tal, debe seguir

las normas administrativas y contables que se le fijen.
Est continuamente en comunicacin con la Casa Matriz mediante planillas diarias o
mensuales, que encierran todas las operaciones practicadas en Sucursal.

En la organizacin contable de una Sucursal es indispensable tener en cuenta dos

hechos fundamentales y de suma importancia, que son:

1 La determinacin del resultado de la explotacin de la Sucursal, a los efectos de

observar si conviene mantenerla suprimirla.

2 La rendicin de cuentas, que ha de hacer el encargado de la Sucursal para justificar

la inversin de los valores y dineros recibidos.

As, para el mantenimiento de fondos, aplicar planillas diarias, donde har constar las
entradas y salidas de dinero, clasificadas por conceptos.
Para el movimiento de mercaderas usar planillas diarias o mensuales, donde har
constar las entradas y salidas de mercaderas generales.
Para el movimiento de crditos usar planillas diarias o mensuales, haciendo constar
en las mismas las ventas a plazo y cobranzas respectivas.
Para el movimiento de cheques y depsitos en los Bancos, usar planillas diarias de
movimiento y estado de los Bancos, dando a conocer el saldo actual en cada uno de
ellos.
Y por ltimo, para operaciones varias aplicar planillas donde se harn constar los
dbitos y crditos respectivos. Esta serie de planillas o estados los confeccionar el
encargado de la Sucursal y los remitir peridicamente a la Casa Matriz para su
comprobacin, acompaando los comprobantes respectivos.

La consolidacin de estados financieros es una tcnica contable dirigida a elaborar

unas cuentas anuales nicas que engloban los datos de un grupo de sociedades,
sintetizando en una visin nica la
situacin patrimonial, econmica y financiera correspondiente a las cuentas de
diferentes empresas que estn interrelacionadas y constituyen un grupo empresarial.
Los estados financieros individuales de una sociedad pierden significacin, cuando esta
entidad se encuentra incluida en un conjunto que forma una unidad supra empresarial,
en el que cada empresa mantiene su propia personalidad, y donde existe una sociedad
que ejerce un control efectivo, que toma las decisiones de forma directa o indirecta
sobre las dems. Esto ocurre porque las cuentas de cada unidad por separado no dan
una imagen completa de las actividades de la misma y omiten informaciones relevantes
como crditos y dbitos recprocos, pudiendo existir resultados recprocos que no son
reales o que no han sido realizados. En estos casos la informacin consolidada
(balance y cuenta de prdidas y ganancias consolidadas) del grupo de sociedades
suministran mejor la informacin patrimonial y econmica que se esconde detrs de la
pluralidad jurdica que forma el grupo.

Reglas para la consolidacin de los estados financieros

Un estado financiero consolidado toma el estado financiero de una empresa matriz y
sus filiales y la combina en un estado financiero integral. Cuando una empresa es
propietaria de todo o parte de otra empresa, debe dar cuenta de esta participacin en la
otra compaa. Hay tres formas para dar cuenta de la participacin: los mtodos de
costos, la equidad y la adquisicin. El tipo de mtodo depender de la cantidad que la
primera empresa posea de la segunda empresa.
Mtodo
Si una empresa posee entre el 0 y el 20 por ciento de las acciones de otra compaa, la
empresa utiliza el mtodo de costo para la inversin. Si una empresa es propietaria del
20 por ciento y el 50 por ciento de las acciones de otra compaa, la empresa utiliza el
mtodo de la participacin. Estos dos mtodos no conducen a la consolidacin de los
estados financieros. Una vez que la empresa posee el 50 por ciento de otra empresa,
la empresa utiliza el mtodo de adquisicin y debe consolidar los estados financieros.
Registrar la compra
Comienza registrando la compra de la participacin accionaria en la compaa. La
compra de la compaa pasa por debajo de una cuenta llamada "Inversin en la
subsidiaria".
Consolidar
Hay cinco reglas importantes que un contador debe seguir a la hora de hacer una
consolidacin. En primer lugar, la contabilidad debe eliminar todas las cuentas de
patrimonio de los accionistas de la filial, tales como acciones comunes y ganancias
retenidas. En segundo lugar, elimina la cuenta "Inversin en subsidiaria" que la
compaa registr en el momento de la adquisicin. En tercer lugar, el contador crea
una cuenta de "Participacin no controladora" si la empresa posee menos del 100 por
ciento de la filial. En cuarto lugar, vuelve a ajustar todas las cuentas de la hoja de
balance de la filial con el valor actual de mercado justo de las cuentas. En quinto lugar,
reconoce una buena voluntad para el cambio en el valor de los activos. Estas cinco
acciones se llevan a cabo al mismo tiempo en el asiento de consolidacin.
Asientos de diario
El asiento de diario bsico para la consolidacin es debitar "Capital social de la Filial",
"Pago adicional en el capital de la Filial", "Utilidades Acumuladas de la Filial", "Fondo
de comercio" y los ajustes a valor razonable en el balance general de la compaa.
Acredita "La inversin en la Filial" y "Participacin no controladora"

Cuentas reciproca

Se llaman operaciones reciprocas, aquellas transacciones econmicas entre empresas

econmicamente vinculadas. Entre matriz y filial. Entre casa principal y sucursales.

Es muy comn que entre empresas vinculadas se compren y vendan productos o se

presten servicios, puesto que precisamente la vinculacin econmica busca una

especie de colaboracin entre empresas para asegurarse algunos beneficios. Estas

operaciones son reciprocas puesto que lo que una compra, lgicamente es lo que la
otra ha vendido.
Cuentas de eliminacin
Todo saldo entre compaas cuyos estados se consolidan debe ser compensado y
eliminado a fin de que en el balance consolidado slo queden los crditos y deudas
resultantes de relaciones con terceros.
La eliminacin procede con respecto a toda cuenta abierta, cualquiera sea su origen
(comercial, financiero, por dividendos pendientes de pago, etc.).

La diferencia fundamental entre las agencias y las sucursales, es que en estas

ltimas los administradores tienen la facultad de representacin, mientras que en las

agencias los administradores carecen de poder de representacin, segn lo establecido

en el artculo 264 del cdigo de comercio.

Respecto a las facultades de los administradores de las sucursales es importante que

estas estn en los estatutos, a falta de ello se pueden otorgar por escritura pblica la

cual debe ser registrada en el registro mercantil, ya que si las facultades no estn en

los estatutos, ni se otorgan por poder se entender en virtud de lo establecido en el

cdigo de comercio, que los administradores de la sucursal tendrn las mismas

facultades que los administradores de la sociedad.