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Bloque 1.

Tareas Bsicas
Microsoft Word (en adelante Word) es un programa de procesamiento de textos, que se
utiliza tanto para crear documentos nuevos, como para modificar documentos creados con
anterioridad por nosotros mismos o por otras personas.
Word permite escribir texto, editar texto existente y formatearlo con el fin de aadir nfasis
a determinados elementos del documento, clarificar ideas y organizar el texto en la pgina
de forma atractiva. Tambin se puede utilizar Word para crear y modificar pginas Web
que pueden ser publicadas posteriormente en Internet.
Un acceso directo en el escritorio, nos permitir abrir Word haciendo doble clic sobre l.
Word comienza con una pantalla inicial donde hay un conjunto de plantillas que nos van a
permitir definir el estilo que ms se adapte a nuestras necesidades. Tambin nos muestra a
la izquierda una lista de los ltimos documentos visualizados, para que podamos acceder de
forma rpida a ellos.

Como vemos en la pantalla inicial de Word, podemos abrir un nuevo documento, desde
Documento en blanco.
Si estamos en Word, para abrir un documento haremos clic en la pestaa Archivo>Abrir.
En Ubicaciones indicaremos dnde est el archivo, para luego hacer clic en Examinar para
buscarlo.

Cuando abramos un documento creado con una versin anterior del programa, se activar el
modo de compatibilidad y en la barra de ttulo, junto al nombre veremos: [Modo de
compatibilidad]
De esta manera Word nos deja trabajar con el documento sin tener en cuenta las nuevas
funciones o mejoras de Word 2013, y por tanto, el documento conservar el diseo original.
Si lo convertimos al modo de Word 2013 para utilizar todas sus funciones o mejoras,
despus al querer utilizarlo en versiones anteriores de Word, podremos tener problemas.
Los elementos de la ventana principal de Word son:
A. Barra de herramientas de acceso rpido
B. Barra de ttulo
C. Botones de Word (ayuda, presentacin, minimizar, maximizar y cerrar)
D. Cinta de opciones
E. Grupo de comandos
F Botones de comando
G. Iniciador de cuadro de dilogo
H. Men
I. Reglas
J. rea de trabajo
K. Barras y cursores de desplazamiento
L. Barra de estado
M. Barra de seleccin
N. Vistas del documento
O. Cursor Zoom y botones alejar y acercar
1. Barra de herramientas de acceso rpido

La Barra de herramientas de acceso rpido sirve para proporcionar acceso rpido a


determinadas herramientas que usamos con ms frecuencia. Est de forma
predeterminada encima de la ventana de Word.

La podremos situar tambin debajo de la Cinta de opciones. Para ello iremos al


botn Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y en la lista que
aparece haremos clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones.

Si queremos la podemos personalizar agregando nuevos comandos. Para ello,


podremos hacer clic sobre el comando que nos presenta el desplegable o hacerlo a
travs de la opcin Ms comandos desde el botn Personalizar la barra de
herramientas de acceso rpido o a travs del cuadro de dilogo Opciones de Word
desde la pestaa Archivo>Opciones.
Tambin podremos agregarlo desde la Cinta de opciones, colocndonos con el ratn
encima del botn que queramos agregar, haciendo clic con el botn secundario y a
continuacin, clic en la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso
rpido del men contextual.

2. Pestaa Archivo

Cuando abrimos este men vemos lo que se llama la Vista Baskstage de Microsoft
Office, que es donde se administran los archivos y sus datos, con varias opciones
que presentan toda la informacin y todos los comandos bsicos para trabajar con
un documento o incluso personalizar la aplicacin. Es decir, se trata de todo lo que
se hace a un archivo que no se hace en l. Volvemos al documento presionando la
tecla ESC.

3. Crear, guardar, cerrar y abrir documentos

Crear: Crear un documento Word es tan sencillo como escribir texto en un


documento nuevo, para ello debes hacer clic en la pestaa Archivo>Nuevo y
en el rea Plantillas disponibles, seleccionaremos la plantilla Documento en
blanco y haremos clic para abrirla.
Guardar: Para guardar un documento nuevo en Word, haz clic en la pestaa
Archivo y seleccionas Guardar o seleccionas el comando Guardar como

en cuyo caso se abrir el siguiente cuadro de dilogo. Podemos


guardar el documento en nuestro sistema, Equipo, o en internet, SkyDrive.

Si lo guardamos en nuestro sistema, hacemos clic en Examinar para indicar el


nombre y la ubicacin. En el cuadro de dilogo Guardar como, seleccionaremos
una carpeta donde guardar el archivo y le daremos un nombre, para luego hacer clic
en Guardar, pudiendo guardar como Documento de Word, Plantilla de Word,
Documento de Word 97-2003 o en otros formatos.

El formato predeterminado en el que se guarda el documento es el correspondiente a


Word 2013, Documento de Word, con extensin .docx.
Una vez que hemos guardado un documento, se pueden almacenar los cambios
sucesivos haciendo clic en el botn Guardar en la Barra de herramientas de
acceso rpido o seleccionando la pestaa Archivo>Guardar. Cada vez que se
haga, la nueva versin del documento sobreescribe la anterior.

Si se quiere mantener la nueva versin sin sobreescribir el original, hacemos clic en


la pestaa Archivo>Guardar como y guardamos la nueva versin, bien en la
misma carpeta con un nombre distinto o bien en una carpeta diferente. No es posible
guardar dos documentos con el mismo nombre en la misma carpeta.

Cerrar: Para cerrar un documento debemos acceder a la pestaa Archivo y


seleccionar la opcin Cerrar. Si no ha habido cambios desde que ejecutamos
la opcin de Guardar, Word cerrar el documento, si por el contrario ha
habido cambios, preguntar si queremos guardarlo. Indicaremos:

Guardar: para guardar los cambios.


No guardar: para no guardar las ltimas modificaciones
Cancelar: para seguir trabajando en l.
Si tenemos abiertos varios documentos al mismo tiempo, podremos cerrarlos todos
de una vez, con el comando Cerrar todo, si antes lo hemos agregado a la Barra de
herramientas de acceso rpido. Si es necesario Word nos mostrar un cuadro de
dilogo con la opcin de guardar los cambios si queremos.

Abrir: Para abrir un documento existente haremos clic en la pestaa


Archivo y seleccionaremos la opcin. Se abrir el cuadro de dilogo Abrir
en donde iremos a la unidad y carpeta deseada donde est el documento que
queremos abrir. Si queremos abrir uno de los ltimos documentos utilizados,
podremos seleccionarlo en la lista Documentos recientes.

Cuando abrimos un documento descargado de internet, por precaucin, Word


nos lo abre con Vista protegida con el fin de evitar los virus.

Al abrir un documento en el que hemos estado trabajando antes, Word nos sita
de forma automtica en el punto en el que nos quedamos a travs de una pestaa
que nos aparece en la barra de navegacin de la derecha del documento.
4. Modo de insercin frente a modo de sobreescritura
Por defecto, Word introduce el texto en el modo de Insercin de forma que, cuando
aadimos una palabra en medio de una lnea, el texto a la derecha de la nueva palabra se
desplaza hacia delante. Sin embargo, podemos trabajar tambin en el modo de
Sobreescritura, de manera que lo que tecleemos sustituye a cualquier texto que est en
el camino en vez de empujarlo hacia la derecha.

Para seleccionar el modo de Sobreescritura utilizaremos la tecla INSERT, pero antes


deberemos activarla. Para ello haremos clic en la pestaa Archivo>Opciones y en la
pestaa Avanzadas marcaremos Usar la tecla Insert para controlar el modo
Sobreescribir. A partir de entonces, cuando activemos la tecla INSERT estaremos
utilizando el modo de Sobreescritura y para quitarlo deberemos activar otra vez la tecla.
Para controlar y conocer si el procesador est en modo Insercin o modo
Sobreescritura, conviene activar en la barra de estado el botn correspondiente. Para
ello, haremos clic con el botn derecho del ratn sobre dicha barra y seleccionaremos la
opcin correspondiente.

5. Proteger un documento

Cuando queramos que slo determinadas personas puedan abrir un documento,


podemos protegerlo con una contrasea. Para ello, activaremos la pestaa Revisar y
en el grupo Proteger, haremos clic en el botn Restringir edicin y se abrir el panel
Restringir edicin:
En el apartado 2 Restricciones de edicin, marcaremos la casilla Permitir slo este
tipo de edicin en el documento y seleccionaremos el tipo de modificacin que
queremos autorizar:

Marcas de revisin: Puede modificarse, pero todo se indica con marcas de


revisin de modo que se identifican fcilmente, no pudiendo desactivar el
control de cambios.
Comentarios: Slo podemos aadir comentarios, sin que podamos modificar el
documento. Podremos autorizar a hacer alguna modificacin a algunos usuarios
o a todos.
Rellenando formularios: Se puede acceder a los campos de formulario.
Sin cambios: No se pueden hacer cambios, aunque podremos autorizar a hacer
alguna modificacin a algunos usuarios o a todos.
Al elegir las opciones b) o d) podremos autorizar la modificacin de algunas partes
del documento.
Despus haremos clic en el botn S, aplicar la proteccin, pudiendo escribir una
contrasea en la zona Escriba la nueva contrasea (opcional) con un mximo de 15
caracteres y luego la confirmaremos.

6. Asignar una contrasea a un documento

Podemos establecer una contrasea para poder modificar un documento. Para ello,
con el documento abierto, haremos clic en la pestaa Archivo>Guardar como.
Una vez seleccionada la ubicacin del archivo, en el cuadro de dilogo Guardar
como haremos clic en el botn Herramientas y all marcaremos la opcin Opciones
generales.

Podemos establecer dos clases de contraseas:

Contrasea de apertura: Se necesitar para poder ver el documento.


Podr tener un mximo de 15 caracteres.
Contrasea de escritura: Se necesitar para poder guardar los cambios
en el documento. Podr tener un mximo de 15 caracteres.

Si activamos la casilla Recomendado slo lectura podremos evitar errores a las


personas que vayan a revisar el documento, ya que antes de abrirlo se les preguntar
si desean abrir el archivo como de solo lectura.

La Contrasea de apertura tambin podr ponerse desde la pestaa


Archivo>Informacin>Proteger documento>Cifrar con contrasea.

- Quitar o cambiar una contrasea

Cuando tengamos un documento con contrasea y queramos quitarla o cambiarla, lo


abriremos, escribiremos la contrasea y accederemos a la pestaa
Archivo>Guardar como>Herramientas>Opciones generales.

En el cuadro Opciones generales seleccionaremos los smbolos marcadores de


posicin (asteriscos) que representan la contrasea que queremos eliminar y
seguiremos uno de estos pasos:

Para eliminar la contrasea, presionaremos SUPR y haremos clic en


Aceptar.
Para cambiar la contrasea, escribiremos la nueva y haremos clic en
Aceptar. Si la hemos cambiado, volveremos a escribirla y aceptaremos.
7. Autorrecuperacin de copias de seguridad
Word permite guardar peridicamente el documento en el que trabaja por si el
programa deja de funcionar o falla la corriente. Word guarda los cambios en un
archivo de recuperacin de acuerdo con el intervalo de tiempo especificado. Para
activar esta opcin y especificar un intervalo de tiempo para guardar
automticamente el archivo, hacemos clic en la pestaa Archivo>Opciones.

Se abrir el cuadro de dilogo Opciones de Word y en la opcin Guardar,


seleccionamos la casilla de verificacin Guardar informacin de Autorrecuperacin
cada y especificamos el intervalo de tiempo.

8. Archivos recientes

Para cada sesin que abres de Word, se crea una lista de los ltimos documentos
utilizados y los lugares donde estn guardados. Esta informacin aparece cuando
hacemos clic en la pestaa Archivo>Abrir>Documentos recientes. El nmero de
nombres de archivos que muestra depende de cmo est configurado. El primer
archivo de la lista es, siempre, el ltimo utilizado.
Si queremos aumentar el nmero de archivos a mostrar debemos acceder a las
Opciones avanzadas para trabajar con Word a travs de
Archivo>Opciones>Avanzadas:
En las opciones Avanzadas podremos indicar el nmero de documentos que se
muestran en la lista de documentos recientes en el cuadro de incremento. Se
mostrarn menos documentos si la lista no cabe en la pantalla.

Esta caracterstica es verdaderamente til, ya que te facilita el acceso a esos ltimos


documentos que has empleado sin tener que navegar entre las distintas unidades y
carpetas para localizar el archivo en cuestin.