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comercial COMPAC y su diseo; las marcas ES TIEMPO DE PODER , LA CONEXIN DE TU NEGOCIO , TU
NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA , SOAR. PODER. CRECER. ; los avisos comerciales Bien Pensado ,
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de la ejecucin o uso de estos productos.

Fecha de elaboracin: 10 de febrero de 2012


CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA versin 2.1.0
Mdulo Procesos Especiales
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA
Contenido del manual

Objetivo del Este manual te guiar en el aprendizaje y conocimiento de la operacin bsica de


manual CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA que te permita comenzar a trabajar
inmediatamente.

Estructura de El Mdulo Procesos Especiales est compuesto por captulos que contienen la explicacin
este manual del sistema; en cada uno se incluyen ejercicios prcticos que te permitirn afianzar el
conocimiento adquirido.

Sealtica Con las siguientes imgenes se identifica:

Las referencias de consulta al Mdulo de capacitacin de CONTPAQ i


FACTURA ELECTRNICA.

Los ejercicios prcticos.

Aqu se identifican las bondades CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

GRACIAS POR TU ASISTENCIA


BIENVENIDO!

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina ndice


Derechos Reservados 1
ndice

1 CONFIGURACIN AVANZADA Y EXTRAS DE DOCUMENTOS


Tema Pgina
VISIN GENERAL 1-1
CONFIGURACIN AVANZADA 1-2
QU OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR CON LOS CATLOGOS 1-3
CMO LLEVAR EL MANEJO DE CONCEPTOS 1-7
QU ES LA INTERFAZ CONFIGURABLE 1-18
QU OTRAS FUNCIONES PUEDO CONFIGURAR EN CONTPAQ I FACTURA ELECTRNICA 1-21
INFORMACIN ADICIONAL DE LOS DOCUMENTOS 1-23
CMO REALIZO VENTAS AL EXTRANJERO 1-24
QU INFORMACIN DEBO SABER SOBRE LOS ABONOS 1-29
CMO CONFIGURO OTRAS CONEXIONES DE CFDI/CFD 1-33

2 CONTABILIZACIN
Tema Pgina
VISIN GENERAL 2-1
CMO CONTABILIZO MOVIMIENTOS 2-2
CMO ASOCIO UNA EMPRESA 2-3
CMO CONFIGURO SEGMENTOS CONTABLES 2-4
CMO CONFIGURO ASIENTOS CONTABLES 2-6
CMO ASIGNO ASIENTOS CONTABLES 2-10
CMO ELABORO PLIZAS 2-12
CMO CARGO PLIZAS A CONTPAQ I CONTABILIDAD 2-14
CMO CONCILIO PLIZAS 2-16
QU OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR 2-18

3 PROCESOS DE CONTPAQ I FACTURA ELECTRNICA


Tema Pgina
VISIN GENERAL 3-1
COMO ENVO EL INFORME MENSUAL AL SAT 3-2
CMO CANCELO LOS CFDI 3-3
CMO TIMBRO MASIVAMENTE LOS CFDI 3-5

Contina en la siguiente pgina

ndice Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Pgina Derechos Reservados
2
ndice, Continuacin

4 CONFIGURACIN DE USUARIOS
Tema Pgina
VISIN GENERAL 4-1
Informacin general sobre configuracin de usuarios 4-2
Cmo creo perfiles de usuario 4-3
Cmo registro un usuario 4-5
Qu otras funciones puedo realizar 4-8

5 REPORTES Y FORMATOS A LA MEDIDA


Tema Pgina
VISIN GENERAL 5-1
CMO UTILIZO LA HOJA ELECTRNICA 5-2
CMO CREO UN MODELO ELECTRNICO 5-4
CMO MODIFICO UNA PLANTILLA PARA FORMATO AMIGABLE 5-9
CMO UTILIZO EL EDITOR DE FORMAS 5-19
CMO CREO UNA FORMA PREIMPRESA 5-21

6 TRANSFERENCIA DE DATOS Y UTILERAS


Tema Pgina
VISIN GENERAL 6-1
Cmo importo catlogos 6-2
Cmo genero masivamente documentos 6-6
Cundo ejecutar las utileras o los procesos 6-9

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Derechos Reservados Pgina ndice
3
Fecha de elaboracin: 10 de febrero de 2012
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA versin 2.1.0
Captulo 1
Configuracin avanzada y extras de documentos
Visin general

Introduccin

Objetivo Al finalizar este captulo el participante ser capaz de:


Crear conceptos de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Capturar documentos con moneda extranjera.
Conocer los tipos de abonos que se pueden crear o utilizar en base a la estructura
administrativa que tiene la empresa.
Agregar campos extra en caso de que los necesite.

En este captulo Este captulo contiene las siguientes secciones:

Seccin Pgina
Configuracin avanzada 1-2
Informacin adicional de los documentos 1-23

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-1 y extras de documentos
Configuracin avanzada
Visin general

Introduccin Todas las empresas tienen necesidades de informacin y caractersticas especficas que
pueden ser configuradas en el sistema para facilitar an ms el uso del mismo.

El manejo de informacin adicional sobre los catlogos y configuracin de la empresa te


permitirn aprovechar mejor los datos que se generan en ella y sacarle mayor provecho a
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

Objetivo Al finalizar este captulo el participante ser capaz de:

Conocer qu otras funciones puede realizar con los catlogos.


Identificar y conocer qu es la interfaz configurable.
Conocer qu son los conceptos y cmo se realiza su configuracin.
Identificar otras funciones disponibles en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

En esta seccin Esta seccin contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Qu otras funciones puedo realizar con los catlogos 1-3
Cmo llevar el manejo de conceptos 1-7
Qu es la interfaz configurable 1-18
Qu otras funciones puedo configurar en CONTPAQ i FACTURA 1-21
ELECTRNICA

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-2
Qu otras funciones puedo realizar con los catlogos

Qu es Dentro de cada catlogo de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA existen otras


funciones o acciones que puedes realizar, adems de la captura de los datos obligatorios
para generar el registro.

Estas funciones generalmente te ayudarn a organizar mejor la informacin de tu empresa o


bien, al configurarla se agilizar el trabajo al momento de realizar cualquiera de los
documentos.

Importante: Las funciones que se presentan en este tema son comunes a todos o algunos de
los catlogos. Ms adelante encontrars otras funcionalidades propias de cada catlogo.

Vista de Saldos Es una forma rpida de conocer todos los documentos del cliente o proveedor, as puedes
conocer aquellos documentos que tienen saldo pendiente.

Esta opcin se localiza en la ventana principal del catlogo Clientes.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-3
y extras de documentos
Qu otras funciones puedo realizar con los catlogos,
Continuacin

Estado del Este campo se considera como un dato obligatorio e indica si el registro est Inactivo (en
registro baja temporal), en caso contrario se considerar como Activo (en alta).

Recuerda: Podrs modificar el estado Activo/Inactivo de un cliente cuando lo desees.

Importante: Esta funcionalidad est disponible en la ventana principal de los catlogos


Clientes y Servicios.

Consulta la siguiente tabla para conocer las implicaciones de cada estado de los registros en
cada uno de los catlogos disponibles de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNIC.

Catlogo Estado Inactivo Estado Activo


Clientes No aparecer en los reportes del En el caso de un Cliente activo,
sistema y CONTPAQ i los movimientos de venta y
FACTURA ELECTRNICA no cobranza se realizarn sin
permitir facturarle mercanca; es restricciones y la informacin
decir, no se podr efectuar una referente al cliente se desplegar
venta; pero dicho cliente s podr en los reportes solicitados.
generar pagos hasta que liquide
el saldo.

Servicio No puede facturarse y no


--
aparecer en reportes.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-4
Qu otras funciones puedo realizar con los catlogos,
Continuacin

Descripciones CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA te permite utilizar 3 descripciones diferentes en el


servicio. Estas descripciones son:

Descripcin corta

Aqu podrs capturar una breve descripcin del servicio, como por ejemplo, qu abarca dicho
servicio. Solo acepta 30 caracteres.

Descripcin alterna

En esta opcin puedes capturar la descripcin que utiliza tu cliente; de esta forma, al facturar
el servicio que le proporciones a tus clientes podrs incluir los datos que l maneja.

Descripcin detallada

Esta descripcin te permite contar con mayor informacin sobre algunas cualidades o datos
que requieras saber sobre dicho registro, la cual puede ser tan larga como lo requieras.

Otras funciones Entre las funciones adicionales que puedes realizar en el Catlogo Clientes est:
para clientes
Asignar porcentaje de descuento
Condiciones de crdito.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-5
y extras de documentos
Qu otras funciones puedo realizar con los catlogos,
Continuacin

Asignar Esta opcin forma parte de las condiciones comerciales asignadas a los clientes y con esta
un porcentaje funcin puedes otorgarle un descuento especial por cliente que est disponible para las
de Descuento empresas que lo incluyen en sus polticas.

Recuerda: Las condiciones comerciales se establecen segn tus criterios con relacin a cada
cliente.

Condiciones En estos campos podrs indicar si a tu cliente le venders a crdito, cuntos das de crdito
de crdito sern y cul ser el lmite de crdito..

Tambin podrs especificar si manejars un lmite de documentos vencidos y si se podr


facturar al cliente aunque rebase el lmite de crdito.

Esto te permitir tener un mejor control en tus estrategias de cobranza.

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-6
Cmo llevar el manejo de conceptos

Qu es Los conceptos son los tipos de documentos que maneja CONTPAQ i FACTURA
ELECTRNICA para la creacin de documentos. Este documento proviene de un documento
modelo.

Qu es El documento modelo es una plantilla que indica la naturaleza de los conceptos y donde se
un documento encuentran todos los campos disponibles para ese tipo de documento.
modelo
Es el documento modelo el que define si el documento es de cargo, abono, si afecta
existencias, saldo, etctera.
Nota: Un documento modelo no puede abrirse, por tanto, no es modificable; en contraparte el
concepto es el que puede adecuarse a las necesidades de la empresa.

Tipos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA cuenta con 7 documentos modelo y 10 conceptos


conceptos predefinidos, sin embargo, podrn crearse tantos conceptos sean necesarios, o bien,
modificarse los conceptos existentes.

Relacin Consulta el siguiente diagrama para conocer informacin ms detallada sobre los conceptos,
entre Conceptos documentos y movimientos disponibles en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.
y Documentos
Modelo

Documentos
Documentos Modelo
Con los Conceptos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA puedes crear el
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA incluye 7 Documentos
nmero de documentos que necesites. En el men Movimientos, selecciona el
Modelo, que aplican a los movimientos incluidos en el men
documento que deseas, y si es necesario, asgnale un Concepto.
Movimientos.
Podrs capturar la informacin del documento,
Cada Documento Modelo sirve como base para la creacin
mientras que el Concepto aplicar las definiciones configuradas en l.
de todos los Conceptos que necesita tu empresa.
Importante: Una vez que accedas a la barra de men que corresponda (Factura,
Importante: Los Documentos Modelo No se pueden modificar
Honorarios, etctera), podrs seleccionar el Concepto
ni editar, nicamente puedes crear Conceptos a partir de ellos.
por medio del botn o de la tecla <F3>.

Movimientos Documentos Modelo


Conceptos Documentos
Bsicos de CONTPAQ i
FACTURA
ELECTRNICA

Conceptos
Movimientos Bsicos
Estos son algunos de los Conceptos que incluye CONTPAQ i FACTURA
Los movimientos bsicos de CONTPAQ i
ELECTRNICA en su base de datos, de forma que puedas trabajar con
FACTURA ELECTRNICA estn relacionados
documentos desde que adquieres el sistema;
directamente con los Documentos Modelo.
pero podrs crear tantos Conceptos como tus necesidades te lo exijan,
o bien, modificar la configuracin de los Conceptos ya existentes.
As, determinado nmero de esos
Documentos Modelo pertenece a Facturas,
Importante: Un Documento Modelo No se puede alterar ni modificar.
otra cantidad pertenece a Honorarios,
Los Conceptos que ya han sido grabados, pueden ser editados, pero
otra a Notas de Crdito, etctera.
no se puede cambiar el Documento Modelo al que pertenecen.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-7
y extras de documentos
Cmo llevar el manejo de conceptos, Continuacin

Cmo ingreso Para configurar los conceptos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA ve al men
Configuracin, submen Conceptos y selecciona el documento modelo deseado.

Qu necesito Para configurar un concepto, los datos obligatorios son Cdigo y Nombre. Sin embargo
para configurar existen otros datos importantes que ayudarn a la configuracin del concepto.

Si la casilla Documentos a Crdito est marcada significa que todos los documentos que
se realicen con este Concepto generarn datos para las estadsticas de ventas a crdito.

Cuando requieras que el documento de cargo genere automticamente un documento de


abono, marca la casilla Concepto por omisin para pagos y especifica el tipo de abono
que se crear.

Marcar la diferencia entre los


Conceptos a crdito y los que
son a contado, hace que se
lleve un mejor control de las
estadsticas de ventas.
Con informacin correcta en las
estadsticas de ventas obtendr
reportes confiables.

En caso de que no exista lmite


para el nmero de movimientos
en cada documento, debers
capturar cero.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-8
Cmo llevar el manejo de conceptos, Continuacin

Datos Dentro de la ventana Conceptos, existen datos adicionales que se pueden configurar
adicionales despus de guardar el concepto. Estas pestaas son:
1. Datos generales
2. Movimiento
3. Impuestos y descuentos
4. Comprobante Fiscal Digital / CFDi

Nota: La pestaa Comprobante Fiscal Digital / CFDi ya se explic en el mdulo Elemental


del manual de curso de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

Cmo ingreso.
Realiza cualquiera de las siguientes acciones para desplegar la pestaa correspondiente a
cada dato adicional.
Haz clic en la pestaa deseada.
Presiona las teclas <Alt+Nmero de opcin>.

Propiedades Los campos que se incluyen en los datos adicionales tienen los siguientes estados:
de los campos
Oculto El valor del campo no aparecer en la ventana de captura del documento
pero s se considerar en el total del movimiento y documento.
Lectura El valor del campo aparecer en la ventana de captura pero no podr
modificarse.
Escritura El valor del campo aparecer en la ventana de captura y podr ser
modificado.
Sin Uso Este campo no se utilizar en la ventana de captura ni se considerar en
el total del movimiento y documento.
Nota: Podrs indicar slo un estado para cada campo.

Cmo guardar Una vez que especifiques la informacin de cada Dato adicional haz clic en el botn Guardar
para conservar los cambios.

Configuracin Esta pestaa te permite configurar datos adicionales para el cliente y la moneda.
Datos generales

Los datos que tienen estado Escritura, debern


capturarse al momento de generar
el documento correspondiente.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-9
y extras de documentos
Cmo llevar el manejo de conceptos, Continuacin

Si manejas CFD En caso de que manejes CFD o factura tradicional tendrs opcin de indicar el valor asumido
o facturas para el campo Folio, el cual se puede utilizar de 4 maneras:
tradicionales
1. Consecutivo del documento modelo Se utiliza cuando la foliacin desea llevarse
para todos los conceptos de un documento modelo.
2. Consecutivo del concepto Se utiliza cuando la foliacin desea llevarse por
concepto.
3. Al imprimir tomar el consecutivo del documento modelo Ser cuando se
imprima el documento, que se considere la foliacin del documento modelo.
4. Al imprimir tomar el consecutivo del concepto Ser cuando se imprima el
documento, que se considere la foliacin del concepto.

Nota:
Si deseas manejar una foliacin por concepto, debers indicar el folio inicial.
Cuando la foliacin es por documento modelo, el folio inicial se indicar en Folios y
Conceptos asumidos.

El campo Serie es de Escritura para todos los conceptos de CONTPAQ i FACTURA


ELECTRNICA.

El estado Escritura de los campos Serie


y Folio no se puede modificar porque es
una configuracin propia de sistema.

Configuracin Aqu se especifica qu campos aparecern en el detalle del documento; es decir, los campos
del Movimiento que se utilizarn en los movimientos del documento.

De esta forma la captura de los movimientos ser ms gil.

En el apartado Orden de captura podrs indicar qu valor deseas que se muestre primero al
capturar el documento.

Importante: Considera que los impuestos y descuentos se calculan en base al precio, por lo
tanto, es necesario que el precio se capture antes que los impuestos y descuentos.

Consulta el grfico de la siguiente pgina.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-10
Cmo llevar el manejo de conceptos, Continuacin

Configuracin del Movimiento (contina)

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-11
y extras de documentos
Cmo llevar el manejo de conceptos, Continuacin

Configuracin de En esta ventana se configurarn los porcentajes e importes de los descuentos, la base del
Impuestos y clculo y de qu opcin se tomar el valor de los descuentos.
descuentos
Slo el primer descuento se calcular con base en el neto del movimiento, el resto de los
descuentos se calcularn en cascada, es decir, se calcular con base en el resultado anterior.

Tambin podrs configurar los porcentajes e importes de los impuestos y retenciones, as


como la base del clculo de los mismos.

Los impuestos pueden tomar el valor de las siguientes ventanas:


General (Redefinir empresa, pestaa 5. Impuestos).
Cliente (Catlogo de Clientes apartado Impuestos).
Servicio (Catlogo de Servicios, apartado Impuestos).

Contina en la siguiente pgina

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-12
Cmo llevar el manejo de conceptos, Continuacin

Configuracin de Impuestos y descuentos (contina)


Adems, CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA permite buscar el valor mediante el
siguiente orden:
Servicio / Cliente / General
Cliente / Servicio / General

La forma en que funciona este orden para Servicio / Cliente / General es el siguiente:

Busca primero el valor que est en el catlogo Servicios, si existe, tomar el valor
indicado; si no, entonces busca el valor en el catlogo Clientes, si existe ah tomar el
valor indicado; en caso contrario tomar el valor que est en Redefinir empresa.

La opcin Cliente / Producto / General funciona igual, solo que primero revisa el valor que
est en el catlogo Clientes, posteriormente en el catlogo Servicios y al final verifica la
opcin Redefinir empresa.

Slo podrs usar una de las 5 opciones existentes.


Te recomendamos seleccionar la ms conveniente a
las necesidades de la empresa.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-13
y extras de documentos
Cmo llevar el manejo de conceptos, Continuacin

Creacin de concepto Factura CFDI

En el siguiente ejercicio se explica el procedimiento necesario para crear un concepto de tipo


factura electrnica (CFDI):
Ejercicio 1

Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin, submen Conceptos y selecciona la opcin
Factura.

Resultado: Aparecer la ventana Modelo: Factura.


2 Captura 201 en el campo Cdigo y Factura CFDI en el campo Nombre.
3 Marca la casilla Comprobante Fiscal Digital / CFDi.

Resultado: Automticamente se mostrar la pestaa Comprobante Fiscal


Digital / CFDi.
4 Haz clic en la pestaa 4. Comprobante Fiscal Digital /CFDi.
5 Marca la casilla CFDi y selecciona la opcin 3.2 en el campo Versin Anexo
20.
6 Haz clic en el botn F3 del campo Archivo del Certificado y selecciona la ruta
<C:\Certificados de Prueba SAT>.
7 Haz clic en el archivo aaa010101aaa_csd_01.cer y haz clic en el botn Abrir.
8 Haz clic en el botn F3 del campo Archivo de la Llave Privada y da doble clic
en el archivo aaa010101aaa_csd_01.key.
9 Captura a0123456789 en los campos Contrasea y Confirmacin.
10 Haz clic en el botn Guardar.

Resultado: Se crear este concepto. No cierres esta ventana ya que la utilizars


en el siguiente ejercicio.

Creacin de otra factura

Repite el procedimiento anterior para registrar el siguiente concepto:


Cdigo: 1000
Ejercicio 2 Nombre: Factura sin IVA
Esta factura, como su nombre lo indica, no deber manejar IVA, por tanto, deber modificarse
la pestaa 3. Impuestos y Descuentos.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-14
Cmo llevar el manejo de conceptos, Continuacin

Creacin del concepto Honorarios

Enseguida se crear un concepto de tipo Honorarios, utilizando los impuestos del valor
General.
Ejercicio 3

Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin, submen Conceptos y selecciona la opcin
Honorarios del cliente.

Resultado: Aparecer la ventana Modelo: Honorarios del cliente.


2 Captura 300 en el campo Cdigo y Honorarios en el campo Nombre.
3 Haz clic en la pestaa 2. Impuestos y Retenciones.
4 Ajusta los valores de los impuestos y retenciones como se muestra en la
siguiente tabla:
Campo Buscar Valor en
I.V.A General
Retencin I.S.R. General
Retencin I.V.A. General

5 Haz clic en el botn Guardar.

Resultado: Se crear este concepto. No cierres esta ventana ya que en los


siguientes ejercicios se seguir utilizando.

Concepto para Arrendamiento Persona Fsica

Enseguida se crear un concepto para Arrendamientos de Personas Fsicas.

Ejercicio 4

Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn Nuevo.
2 Captura 301 en el campo Cdigo y Arrendamiento Persona Fsica en el
campo Nombre.
3 Haz clic en la pestaa 2. Impuestos y Retenciones.
4 Ajusta los valores de los impuestos y retenciones como se muestra en la
siguiente tabla:
Campo Buscar Valor en
I.V.A <Ninguno>
Retencin I.S.R. <Ninguno>
Retencin I.V.A. <Ninguno>

5 Haz clic en el botn Guardar.

Resultado: Se crear este concepto. No cierres esta ventana ya que en los


siguientes ejercicios se seguir utilizando.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-15
y extras de documentos
Cmo llevar el manejo de conceptos, Continuacin

Concepto para Arrendamiento Persona Moral

Enseguida se crear un concepto para Arrendamientos de Personas Morales.

Ejercicio 5

Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn Nuevo.
2 Captura 302 en el campo Cdigo.
3 Captura Arrendamiento Persona Moral en el campo Nombre.
4 Haz clic en la pestaa 2. Impuestos y Retenciones.
5 Ajusta los valores de los impuestos y retenciones como se muestra en la
siguiente tabla:

Campo Buscar Valor en


I.V.A Cliente
Retencin I.S.R. Cliente
Retencin I.V.A. Cliente

6 Haz clic en el botn Guardar.


7 Haz clic en el botn Cerrar.

Crear documento para Arrendamiento Persona Moral

En el siguiente ejercicio vers el procedimiento para crear un documento de Arrendamiento a


una Persona Moral, simulando el cobro de una renta a una empresa.
Ejercicio 6

Paso Ejercicio
1 Ve al men Movimientos, submen Honorarios del cliente o Cargos del
cliente y selecciona el concepto que se muestra por omisin.

Resultado: Se mostrar la ventana para crear el documento.


2 Haz clic en el botn Nuevo.
3 Captura el cdigo del cliente CL02.

Nota: Recuerda que a este cliente le capturaste porcentajes de I.V.A., Retencin


de ISR y Retencin de I.V.A.
4 Captura 15,000 en el campo NETO, enseguida presiona la tecla <Tab>.

Resultado: Se actualizarn los importes del I.V.A., Retencin I.S.R., Retencin


I.V.A., TOTAL y Saldo Documento. Estos clculos se realizan conforme a los
porcentajes capturados al cliente.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-16
Cmo llevar el manejo de conceptos, Continuacin

Ejercicio 6 (contina)
Paso Ejercicio
5 Captura Renta del mes en el campo Observaciones y presiona la tecla
<Tab>.

Resultado: Se abrir la ventana Saldar abonos del Cliente.


6 Haz clic en los botones Aceptar y Cerrar.
7 Cierra la ventana del listado de documentos.

Crear documento para Arrendamiento Persona Fsica

En el siguiente ejercicio vers el procedimiento para crear un documento de Arrendamiento a


una Persona Fsica, este concepto no incluir I.V.A.
Ejercicio 7

Paso Ejercicio
1 Ve al men Movimientos, submen Honorarios del cliente o Cargos del
cliente y selecciona la opcin Arrendamiento Persona Fsica.

Resultado: Se mostrar la ventana para crear el documento.


2 Haz clic en el botn Nuevo.
3 Captura el cdigo del cliente CL02.

Nota: Recuerda que este concepto se configur para que no incluya ni I.V.A ni
retenciones.
4 Captura 5,000 en el campo NETO, enseguida presiona la tecla <Tab>.
5 Captura Renta del mes en el campo Observaciones y presiona la tecla
<Tab>.

Resultado: Se abrir la ventana Saldar abonos del Cliente.


6 Haz clic en los botones Aceptar y Cerrar.
7 Cierra la ventana del listado de documentos.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-17
y extras de documentos
Qu es la interfaz configurable

Qu es Los catlogos y documentos cuentan con una serie de campos para almacenar datos; sin
embargo, en ocasiones se requiere utilizar y guardar datos extra.
Para esto existe la interfaz en la cual se pueden almacenar los siguientes tipos de campos:
Importe extra Texto extra Fecha extra

Nota: La interfaz configurable se puede utilizar para Catlogos y Documentos.

Cmo ingreso Para habilitar la interfaz configurable ingresa a cualquiera de los catlogos de CONTPAQ i
FACTURA ELECTRNICA, haz clic en la pestaa 6. Usuario y presiona las teclas
<Ctrl+F5> para ingresar al modo Interfaz configurable.

Acepta el mensaje
Usted esta entrando en modo Interfaz Configurable. Esto le permitir agregar, modificar o
eliminar campos extras y etiquetas
y la pestaa estar lista para insertar los campos extra que consideres necesarios.

Qu necesito para Haz clic derecho con el ratn para desplegar el men de opciones y selecciona la deseada.
configurar
Importante: Podrn insertarse hasta un mximo de 5 campos de textos, 5 campos de
importes y 1 fecha extra.

Selecciona del men flotante la


opcin deseada y observa cmo se
inserta el campo en el rea.

Realiza los ajustes necesarios


arrastrando el elemento a la
ubicacin deseada.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-18
Qu es la interfaz configurable, Continuacin

Propiedades Al insertar un campo extra, ste se insertar con el nombre Etiqueta #, al hacer doble clic en
de los campos la etiqueta, podrs modificar el nombre de la misma para que sea ms descriptivo. Adems,
podrs asignarles atajos y moverlos segn te convenga.

Nota: Tanto los campos extra como las etiquetas tienen propiedades y son modificables.

Al ingresar a la interfaz configurable,


aparecern los campos en gris.

Cmo salir del Cuando finalices la configuracin, presiona nuevamente las teclas <Ctrl+F5> y guarda el
modo de edicin registro para conservar los cambios.

Consideraciones Toma en cuenta que el orden en que se agregaron los campos en la pestaa <Usuarios>
ser el orden de captura que seguir la tecla <Tab>.

Insercin de un campo extra

Para insertar un campo extra en la interfaz configurable realiza el siguiente procedimiento.

Ejercicio 1

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-19
y extras de documentos
Qu es la interfaz configurable, Continuacin

Ejercicio 1 (contina)
Paso Ejercicio
1 Ve al men Catlogos y selecciona la opcin Servicios.

Resultado: Mostrar la vista Servicios Todos los Servicios.


2 Haz doble clic sobre el Servicio genrico.

Resultado: Aparecer la ventana Servicios con los datos del servicio en


cuestin.
3 Haz clic en la pestaa 6. Usuario y presiona las teclas <Ctrl+F5>.

Nota: Acepta el mensaje de advertencia para continuar.

Resultado: Se habilitar al modo de Edicin.


4 Haz clic derecho sobre el lugar donde deseas insertar el campo y selecciona la
opcin Agregar Campo de Texto.

Resultado: Se insertar en la ventana una casilla y una etiqueta.


5 Haz doble clic en la etiqueta para desplegar la ventana Propiedades de
Etiqueta.
6 Captura Nombre en ingls en el campo Texto y haz clic en el botn Aceptar.

Resultado: Se regresar a la ventana de Edicin y observa que en la etiqueta


aparece el texto Nombre en ingls.
7 Presiona las teclas <Ctrl+F5> y haz clic en el botn S ante la pregunta si
deseas guardar los cambios.

Resultado: Finalizar el modo de Edicin pero permanecer activa la ventana


Productos.
8 Captura Generic Service en el campo Nombre en ingls y guarda los
cambios.

Insertar campos extras

Repite el procedimiento anterior para insertar otros campos extras que se utilizarn en la
empresa. Considera la informacin de la tabla para conocer a qu registro asignarle qu dato
Ejercicio 2 extra.

Catlogo Dato Tipo de Campo Nombre de la etiqueta Captura en etiqueta


Servicio Instalacin Texto extra Tipo de servicio Implementacin
Importe extra Nivel 1
Clientes Hugo Valle Fecha extra Cumpleaos 01 de junio 1973
Importe extra Cliente desde 2009
Texto extra Cliente cumplido Si

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-20
Qu otras funciones puedo configurar en CONTPAQ i
FACTURA ELECTRNICA

Otras funciones Dentro de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA podrs configurar otras funcionalidades
que te ayudarn a agilizar el trabajo dentro del sistema. Entre ellas podrs:
Configurar la barra de accesos directos.
Utilizar la calculadora.
Visualizar calendario.
Ejecutar bitcora de la empresa.
Personalizar el sistema con el logotipo de tu empresa.

Barra de accesos Es una barra vertical que contiene el acceso directo a las funciones ms utilizadas por el
directos usuario activo. Las opciones que aparecen en esta barra son definidas por el Grupo al que
pertenece el usuario, de esta forma, existe una Barra de Accesos Directos para cada Grupo
de Usuarios que haya sido configurado previamente.

La Barra de Accesos Directos se despliega del lado izquierdo de la ventana principal de


CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, siempre y cuando est abierta una empresa.

Cmo ingreso
Selecciona del men Ver la opcin Barra de accesos directos

Las opciones que aparecen


en la barra dependen de los
derechos del usuario activo
y de la configuracin del
Grupo al que pertenece
dicho usuario.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-21
y extras de documentos
Qu otras funciones puedo configurar en CONTPAQ i
FACTURA ELECTRNICA, Continuacin

Calculadora Cuando requieras utilizar una calculadora, podrs hacer uso de la que est disponible dentro
de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA. Esta funcionalidad te permitir realizar los
clculos necesarios sin necesidad de utilizar o buscar otras aplicaciones.

Cmo ingreso
Realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Selecciona del men Ver la opcin Calculadora.
Presiona las teclas <Ctrl+F11>.

Calendario CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA permite desplegar el calendario de la mquina


desde el sistema comercial. As cuando requieras capturar varios documentos con una fecha
especfica, el sistema considerar la fecha del equipo de cmputo y agilizar la captura que
realices.

Nota: No olvides regresar la fecha correcta para evitar confusiones con tu informacin.

Cmo ingreso
Realiza cualquiera de las siguientes acciones:
Selecciona del men Ver la opcin Calendario.
Presiona las teclas <Ctrl+F12>.

Bitcora Utiliza esta vista para consultar y visualizar las operaciones del da. De esta forma obtendrs
de la empresa informacin de manera rpida y oportuna.

Cmo ingreso
Para ejecutar la bitcora selecciona del men Ver la opcin deseada.

Logotipo Podrs personalizar CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA insertando el logotipo de tu


empresa.

Cmo ingreso
Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Redefinir empresa.
Haz clic en el botn Asociar logo y localiza el archivo grfico.

Recuerda: Podrs asignar un archivo con extensin .bmp, .jpg, .gif o .png.

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-22
Informacin adicional de documentos

Visin general

Introduccin Existe informacin adicional en el manejo de Documentos que te ayudarn a mantener el


orden en la informacin que registres en tu empresa. El aprendizaje que aqu adquieras te
permitir conocer aquellas caractersticas adicionales que te ayudarn a que el trabajo que
realices en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA sea ms eficiente y ordenado.

De esta forma, tendrs un panorama ms amplio de las situaciones que se pueden presentar
y as tomar la mejor decisin administrativa para que tu empresa siempre est sana y con
informacin al da.

Objetivo Al finalizar esta seccin el participante ser capaz de:

Conocer el manejo de ventas en moneda extranjera.


Conocer informacin importante sobre los abonos.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Cmo realizo ventas al extranjero 1-24
Qu informacin debo saber sobre los abonos 1-29
Cmo configuro otras conexiones de CFDI/CFD 1-33

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-23
y extras de documentos
Cmo realizo ventas al extranjero

Qu es En CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, puedes crear documentos en moneda


extranjera, para esto requieres hacer lo siguiente:

Definir la moneda extranjera.


Capturar el tipo de cambio del da de la moneda extranjera.
Establecer la moneda extranjera en el catlogo Clientes.
Crear el documento en moneda extranjera.
Obtener el reporte en moneda extranjera.

A continuacin se detallan estos pasos:

Cmo defino la En CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA existe un catlogo de monedas y al crear una
moneda empresa nueva se incluyen dos monedas: Peso Mexicano y Dlar Americano.
extranjera
Si deseas crear una moneda nueva ve al men Configuracin y selecciona la opcin
Monedas, enseguida captura los campos necesarios.

Recuerda: La tabla Monedas se explic en el mdulo Elemental de CONTPAQ i


FACTURA ELECTRNICA.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-24
Cmo realizo ventas al extranjero, Continuacin

Cmo capturo el En CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA puedes capturar el tipo de cambio del da, de
tipo de cambio esta forma todos los documentos que captures ese da tendrn ese importe, o puedes
capturar el tipo de cambio al momento de crear el documento.

Si deseas establecer el tipo de cambio del da ve al men Configuracin y selecciona la


opcin Tipos de cambio, enseguida captura los campos necesarios.

Recuerda: La tabla Monedas se explic en el mdulo Elemental de CONTPAQ i


FACTURA ELECTRNICA.

Cmo defino una Para definir por omisin la moneda de los documentos de un cliente en especfico, ve al men
moneda al cliente Catlogos, selecciona la opcin Clientes, haz doble clic sobre el cliente deseado y
selecciona la moneda por omisin en el campo Moneda del cliente.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-25
y extras de documentos
Cmo realizo ventas al extranjero, Continuacin

Cmo creo un El procedimiento para crear un documento en moneda extranjera es el mismo que se realiza
documento en para crear uno en moneda local, la diferencia es slo seleccionar la moneda en que se crear
moneda el documento en el campo Moneda.
extranjera
La moneda por omisin del documento ser la que el cliente tenga definida en su catlogo.

Pagos de Los pagos de los documentos podrn ser en otra moneda, es decir, si la factura fue hecha en
documentos euros, el pago puede ser en pesos o viceversa.

Creacin de una moneda extranjera

En el siguiente ejercicio vers los pasos necesarios para crear la moneda Euro.

Ejercicio 1

Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Monedas.

Resultado: Se mostrar la ventana Monedas.


2 Captura Euro en el campo Nombre.
3 Selecciona la bandera Unin Europea en el campo Bandera.
4 Presiona las teclas <Alt+0128> en el campo Smbolo.

Resultado: Se mostrar el smbolo .


5 Deja 2 decimales por omisin.
6 Presiona el botn Despus en el campo Posicin del Smbolo.
7 Captura Euro en el campo Nombre en singular.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-26
Cmo realizo ventas al extranjero, Continuacin

Ejercicio 1 (contina)
Paso Ejercicio
8 Captura Euros en el campo Nombre en Plural.
9 Haz clic en los botones Guardar y Cerrar.

Definicin del tipo de cambio del da

En el siguiente ejercicio vers los pasos necesarios para definir el tipo de cambio del da para
la moneda Euro.
Ejercicio 2

Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Tipos de cambio.

Resultado: Se mostrar la ventana Tipos de Cambio.


2 Selecciona Euro en el campo Moneda.
3 Deja la fecha por omisin en el campo Fecha.
4 Captura 16.50 en el campo Tipo de Cambio.
5 Haz clic en el botn Guardar.
6 Haz clic en el botn Cerrar.

Definicin de la moneda del cliente

En el siguiente ejercicio vers los pasos necesarios para definir la moneda Euro en un
cliente.
Ejercicio 3

Paso Ejercicio
1 Ve al men Catlogos y selecciona la opcin Clientes.

Resultado: Se mostrar el lista do de clientes.


2 Haz clic en el botn Nuevo.
3 Captura CL03 en el campo Cdigo.
4 Captura Pierre Roux en el campo Nombre.
5 Selecciona Euro en el campo Moneda del cliente.
6 Haz clic en el botn Guardar.
7 Haz clic en el botn Cerrar.
8 Cierra la ventana con el listado de clientes.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-27
y extras de documentos
Cmo realizo ventas al extranjero, Continuacin

Creacin de un documento en euros

En el siguiente ejercicio vers los pasos necesarios para crear una factura en Euros y su
pago en Pesos.
Ejercicio 4

Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn Factura tradicional ubicado en la barra vertical y enseguida
haz clic en el botn Nuevo.

Resultado: Se mostrar la ventana Factura / Factura tradicional.


2 Selecciona CL03 en el campo Cliente y presiona la tecla <Tab>.

Resultado: Observa que en el campo Moneda se mostrar Euro, ya que esta


es la moneda por omisin para el cliente CL03. De igual forma, observa que en
el campo Tipo de cambio se mostrar 16.50 ya que este fue el tipo de cambio
que capturaste para el da de hoy.
3 Haz doble clic en el rea de movimientos para capturarlos.
4 Selecciona S01 en el campo Servicio, presiona la tecla <Tab>.

Resultado: Observa que en el campo precio se mostrar 36.36 que es el


equivalente en euros al precio de este servicio.
5 Haz clic en los botones Guardar y Cerrar.

Resultado: Se cerrar la ventana Movimiento y regresars a la ventana


Factura / Factura tradicional.
6 Haz clic en el botn Pagar.
7 Haz clic en el botn Guardar y salir.

Resultado: Se cerrar la ventana del pago.


8 Haz clic en el botn Cerrar para salir de la factura y nuevamente haz clic en el
botn Cerrar para cerrar el listado de documentos.

Reporte en moneda extranjera

Una vez que hayas creado la factura en euros y la hayas pagado, ejecuta el reporte de
estado de cuenta del cliente. Sigue los pasos que se muestran a continuacin para hacerlo:
Ejercicio 5

Paso Ejercicio
1 Ve al men Reportes, submen Clientes y selecciona la opcin Estado de
cuenta.
2 Selecciona Euro en el campo Clientes con moneda.
3 Haz clic en los botones Continuar y Aceptar.

Resultado: Verifica que aparezca la factura y el pago del cliente. Observa que
en el reporte se muestra el tipo de cambio y que el saldo del cliente es 0.00
4 Cierra la ventana del reporte y de filtros.

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-28
Qu informacin debo saber sobre los abonos

Qu es Son los pagos o abonos que se realizan para disminuir los adeudos. Estos abonos pueden
ser los que realiza el cliente con la empresa o los que la empresa realiza a sus proveedores.

Conceptos de Dependiendo del tipo de Abono son los conceptos que estarn disponibles.
abono

Concepto Se utiliza cuando

Abono del
El cliente abona a una factura, o bien, da un anticipo.
Cliente
Abono por Se documenta la deuda en una factura. AdminPAQ toma el concepto de
Letras forma automtica.
Cheque
El cliente paga o abona a su cuenta con un cheque.
recibido
Honorarios Se utiliza cuando al cliente se le genera un recibo de honorarios por los
del cliente servicios solicitados por l.

Se utiliza cuando el cliente devuelve un producto y no desea que se le


Nota de
regrese el dinero, sino que ste se le abone a otra factura, o bien, el dinero
Crdito
se le regresar despus de cierto tiempo y para ello se crea el documento.
Pago del
Se utiliza cuando el cliente paga o liquida una factura.
cliente

Nota: Estos documentos pueden utilizarse indistintamente ya que su funcin es la misma, sin
embargo, se recomienda manejarlos adecuadamente para que el control de las cuentas por
cobrar y pagar se realice eficazmente.

Partes de un Los documentos de abono slo contienen el encabezado del documento, es decir, no existe
documento de detalle ya que en estos no se puede capturar mercanca.
abono
Una vez que el documento se termina de capturar, podr imprimirse. Al ser impreso no
podrs modificarlo, slo podr cancelarse. Una vez que el documento se cancela, ste no
podr ser eliminado.
Nota: La marca Impreso podr quitarse, sin embargo, no se recomienda debido al control
que se tiene en la foliacin de los documentos.

Informacin Los documentos de abono solo tienen un dato adicional que sirve para capturar la referencia,
adicional observaciones y campos extras del documento. Esta informacin ser til para el manejo del
del documento mismo documento.

Para ingresar a l haz clic en el botn .

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-29
y extras de documentos
Qu informacin debo saber sobre los abonos, Continuacin

Qu necesito Para registrar un documento de abono asegrate de indicar los siguientes datos:
para registrar
Concepto de Abono Tipo de cambio
Fecha Referencia (slo para el caso de
Cdigo del Cliente cheques)
Moneda Importe

Recuerda: Estos documentos slo afectan el saldo del cliente.

Saldar Documentos
En esta ventana se mostrar la lista de todos los documentos de cargo del cliente (facturas,
notas de cargo, etctera) que no han sido saldados.

Un abono podr asociarse a uno o varios En la columna Abono (Peso) debers indicar el
documentos de cargo. Para quitar la asociacin importe a abonar para cada documento de cargo.
se deber capturar, en la columna Abono Esto puede hacerse capturando el importe, o bien,
(Peso), el importe cero. haciendo doble clic en la celda.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-30
Qu informacin debo saber sobre los abonos, Continuacin

Qu necesito para registrar (contina)

Una vez que realizas la asociacin de los documentos, en la parte inferior se desplegarn los
documentos que se han aplicado al concepto de abono en cuestin.

Creacin de Nota de Crdito

Genera la siguiente nota de crdito para el cliente Francisco Ramos.

Ejercicio

Paso Ejercicio
1 Ve al men Movimientos, submen Abonos del Cliente y selecciona la opcin
Nota de Crdito.

Resultado: Mostrar la vista Abonos del Cliente Todos los Documentos.


2 Haz clic en el botn Nuevo.

Resultado: Aparecer la ventana Documento Modelo: Nota de Crdito


Concepto: Nota de Crdito.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-31
y extras de documentos
Qu informacin debo saber sobre los abonos, Continuacin

Ejercicio (contina)
Paso Ejercicio
3 Verifica que en el campo Concepto de Abono aparezca Nota de Crdito y
asigna el resto de los datos segn se indica en la tabla:
Campo Captura
Fecha 5 de junio
Cliente Francisco Ramos
Referencia A1009
Total $772.40
Nota: Al finalizar la captura del total presiona la tecla <Enter> para desplegar la
ventana Saldar cargos del Cliente.

Importante: Si la ventana no se muestra de forma automtica haz clic en el


botn Saldar documentos.

Resultado: Se desplegar la ventana Saldar cargos del Cliente con los


documentos con saldo a favor de este cliente.
4 Selecciona el documento con fecha del 24 de abril y haz doble clic en la columna
Abono (Peso) para saldar el documento.

Al finalizar cierra la ventana.


5 Observa que aparece la informacin del documento en el apartado Documentos
aplicados de la ventana Documento Modelo: Nota de Crdito Concepto:
Nota de Crdito.
6 Haz clic en el botn Terminar para finalizar la captura.

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-32
Cmo configuro otras conexiones para CFDI/CFD

Tipos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA te permite configurar las siguientes conexiones:


conexiones
Cuando el acceso a Internet requiere de un Proxy.
Cuando se desea enviar el correo electrnico de manera silenciosa.

En los siguientes bloques se explica la forma de configurar cada opcin.

Cmo configuro Si tu acceso a Internet es a travs de un proxy necesitas configurar el puerto que utilizas para
el acceso a ello. Esta configuracin debers especificarla en la pestaa 9. Almacn Digital/Conexiones
Internet CFD/CFDI de la ventana Redefinir empresa.

Una vez dentro debers especificar los siguientes datos:


Host del Proxy (URL o IP)
Puerto
Usuario
Contrasea

Importante: Los datos Usuario y Contrasea slo se capturan cuando el Proxy los requiere,
de lo contrario, debern dejarse en blanco.

Recuerda: El ingreso a la ventana Redefinir empresa es a travs del men Configuracin.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Pgina Captulo 1


Derechos Reservados Configuracin avanzada
1-33
y extras de documentos
Cmo configuro otras conexiones para CFDI/CFD, Continuacin

Cmo configuro La entrega de CFDI/CFD en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA se puede realizar a


el correo travs de correo electrnico, esta entrega puede ser visible o silenciosa, es decir, se puede
silencioso abrir el correo electrnico para que seas t quien enve el CFDI o bien, puede ser
transparente para ti.

A esta segunda forma se le conoce como envo silencioso. Si quieres utilizar esta opcin
debers configurar el correo entrante y saliente que ests utilizando.

Para indicar esta configuracin ve al men Configuracin, submen Redefinir empresa y


haz clic en la pestaa 9. Almacn Digital/Conexiones CFD/CFDI.

Nota: Los datos que pongas en esta opcin debern ser los mismos que se encuentran en la
configuracin de la aplicacin que utilizas para enviar y recibir el correo electrnico.

Esta opcin solo


servir si el medio
de entrega del
CFDI es Correo
POP3.

Correos pblicos Para que las cuentas de los dominios pblicos acepten el envo de CFDI o CFD se
recomienda que la configuracin sea la siguiente:

Cuenta de Configuracin Servidor de correo Servidor de correo Puerto Puerto Conexin


en cuenta de POP3 SMTP entrada salida segura
correo POP3 SMTP
25
995
Gmail S pop.gmail.com smtp.gmail.com 587 Habilitado
110
465
25
995
Yahoo S pop.mail.yahoo.es smtp.mail.yahoo.es 587 Habilitado
110
465
25
995
Cybercable No cybercable.net.mx cybercable.net.mx 587 Habilitado
110
465
25
995
Prodigy No pop.prodigy.net.mx smtp.prodigy.net.mx 587 Deshabilitado
110
465
25
995
Megared No pop3.megared.net.mx smtp.megared.net.mx 587 Deshabilitado
110
465

Captulo 1 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin avanzada Derechos Reservados
y extras de documentos 1-34
Fecha de elaboracin: 10 de febrero de 2012
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA versin 2.1.0
Captulo 2
Contabilizacin
Visin general

Introduccin En este captulo se explicar el procedimiento para generar plizas basndose en los
movimientos registrados en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, que sern enviadas a
CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Objetivo Al finalizar este captulo el participante conocer:

Todos los pasos necesarios para la configuracin de la contabilizacin.


Cmo realizar la contabilizacin de movimientos.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Cmo contabilizo movimientos 2-2
Cmo asocio una empresa 2-3
Cmo configuro segmentos contables 2-4
Cmo configuro asientos contables 2-6
Cmo asigno asientos contables 2-10
Cmo elaboro plizas 2-12
Cmo cargo plizas a CONTPAQ i CONTABILIDAD 2-14
Cmo concilio plizas 2-16
Qu otras funciones puedo realizar 2-18

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2
Derechos Reservados Pgina Contabilizacin
2-1
Cmo contabilizo movimientos

Qu es La contabilizacin de movimientos es el procedimiento mediante el cual se crean plizas en


CONTPAQ i CONTABILIDAD a partir de movimientos hechos en CONTPAQ i FACTURA
ELECTRNICA.

Cmo ingreso Para contabilizar movimientos, en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA existe el men
Contabilizacin el cual cuenta con todas las opciones necesarias para llevar a cabo este
proceso.

Qu necesito Para contabilizar movimientos se requiere lo siguiente:


para contabilizar
Asociar la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Configurar Segmentos Contables.
Crear Asientos Contables.
Asignar Asientos Contables.
Elaborar Plizas.
Revisar Plizas y Reportes.

A continuacin se explican a detalle cada uno de ellos:

Asociar Asignar
Configurar Crear Asientos
empresa de Asientos
Segmentos Contables
CONTABILIDAD Contables

Revisar plizas
Elaborar plizas
y reportes

Eliminar
Contabilizacin

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2 Pgina Derechos Reservados
Contabilizacin
2-2
Cmo asocio una empresa

Qu es Al asociar una empresa, se establece un vnculo entre la empresa de CONTPAQ i


FACTURA ELECTRNICA y la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD. De tal forma
que, al realizar la contabilizacin, se generen plizas en la empresa de CONTPAQ i
CONTABILIDAD basadas en movimientos de la empresa de CONTPAQ i FACTURA
ELECTRNICA.

Cmo ingreso Para asociar una empresa de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA a una empresa de
CONTPAQ i CONTABILIDAD, ingresa a CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, ve al
men Contabilizacin y selecciona la opcin Redefinir empresa.

Qu necesito Una vez que entraste a la Redefinicin de la empresa captura el nombre de la base de
para asociar datos de la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD en el campo Empresa
contabilidad.

Otra forma de asignar la empresa de contabilidad es posicionar el cursor en este campo y


presionar la tecla <F3>, despus de esto se mostrar un listado con las empresas disponibles
en CONTPAQ i CONTABILDIAD, selecciona la empresa y presiona la tecla <Enter>.

Este es el primer paso para la contabilizacin y solamente es necesario realizarlo una vez.

Cmo guardar Despus de capturar el nombre de la base de datos de la empresa de CONTPAQ i


CONTABILIDAD, haz clic en el botn Guardar.

Asociar la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD.

En el siguiente ejercicio asociars la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. de CONTPAQ i


CONTABILIDAD.
Ejercicio
Realiza los siguientes pasos para asociar la empresa:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Redefinir empresa.

Resultado: Aparecer la ventana Redefinir empresa.


2 Captura ctLila en el campo Empresa contabilidad.
3 Haz clic en el botn Guardar.
4 Haz clic en el botn Cerrar.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Contabilizacin
2-3
Cmo configuro segmentos contables

Qu es Ahora es necesario identificar las cuentas contables generales dentro de los Segmentos
Contables para iniciar con el proceso de contabilizacin de las operaciones.

Los segmentos contables se utilizan para hacer referencia nicamente a una parte de la
cuenta contable, y la suma de varios segmentos compone la cuenta que ser afectada por un
movimiento.

Cmo ingreso Para definir los segmentos contables ve el men Contabilizacin y selecciona la opcin
Definicin de segmentos contables.

Conociendo los En la siguiente tabla se describen los diferentes segmentos contables:


segmentos

Clasificacin de Relacionado con: Nmero de


Segmentos Contables segmentos
Generales La seccin fija de las cuentas, regularmente utilizada en 11 (GE01 al GE11)
catlogos con ms de dos niveles.
Ejemplo: Cuando en la empresa se tiene una cuenta por
cada cliente.
Tasas de IVA Cuentas de IVA 5
1 Clientes El catlogo de Clientes. 7 (CL01 al CL07)
2 Servicios El catlogo de Servicios. 7 (PR01 al PR07)
3 Conceptos El catlogo de Conceptos. 4 (CO01 al CO03 y
MO01)

Qu necesito Para registrar una cuenta contable simplemente captrala completamente o parte de ella en
para registrar la seccin deseada.

Recuerda capturar la cuenta contable sin guiones.

Cmo guardar Al terminar de capturar todas las cuentas contables, haz clic en el botn Guardar.

Reportes Despus de capturar los segmentos contables podrs consultarlos a travs de un reporte,
para ejecutarlo:

Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Listado de segmentos contables.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2 Pgina Derechos Reservados
Contabilizacin
2-4
Cmo configuro segmentos contables, Continuacin

Configurar Segmentos Contables.

En el siguiente ejercicio asignars los segmentos contables a la empresa.

Ejercicio Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Definicin de segmentos
contables.

Resultado: Aparecer la ventana Segmentos contables generales.


2 Configura los segmentos generales con los siguientes datos:

Segmento Cuenta Nombre


GE01 103 Clientes
IVA Tasa 16% 1060000 IVA Acreditable
GE05 4000000 Ventas
GE06 1020000 Bancos

3 Haz clic en el botn 1. Clientes y configura los segmentos de clientes con los
siguientes datos:

Segmento de Cuenta Nombre


clientes
CL01 0004 Antonio Muoz
0002 Francisco Campos
0001 Hugo Valle
0003 Marco Mora

4 Haz clic en el botn Guardar y en el botn Cerrar.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Contabilizacin
2-5
Cmo configuro asientos contables

Qu es Un Asiento Contable equivale a la definicin detallada de la pliza, tanto del encabezado


como de los movimientos de cargo y abono que contendr.

Cmo ingreso Para definir los asientos contables ve el men Contabilizacin y selecciona la opcin
Definicin de asientos contables.

Qu necesito Para registrar un asiento contable, captura el Encabezado y la configuracin de los


para registrar Movimientos Contables.

Conociendo el El encabezado del Asiento Contable consta de los siguientes campos:


encabezado

Campo Descripcin
Nmero Identificador del Asiento Contable. Al presionar el botn <F3>, el sistema muestra el listado
de Asientos contables disponibles y permite seleccionar uno para visualizar su
configuracin.
Nombre Descripcin del Asiento contable.

Frecuencia En este campo se podr indicar el intervalo de tiempo que ser considerado para la
creacin de las plizas. Observa la siguiente tabla:

Opcin Descripcin
Una pliza por Documento Una pliza por cada documento.
Una pliza Diaria Permite incluir todos los documentos del da en una pliza.
Una pliza por Periodo Permite incluir los documentos de un periodo de tiempo en
una pliza.
Fecha Permite elegir la fecha para la pliza, ya sea la fecha del documento o la fecha de
contabilizacin.
Tipo Contiene los valores que determinan el tipo de pliza, que puede ser de ingresos, egresos,
diario u orden.
Pliza nmero Permite elegir el consecutivo a utilizar, puede ser:

Consecutivo de AdminPAQ
Consecutivo de CONTPAQ
Folio del documento
Concepto Permite indicar el contenido del campo Concepto de pliza en CONTPAQ i
CONTABILIDAD; las opciones son:
Ninguno Texto capturado
Referencia del documento Texto capturado + Serie + Folio
Nombre del concepto Texto extra 13
Nombre del cte/prov
Diario de Pliza En este campo se deber indicar el diario de pliza que se utilizar segn el Asiento
Contable que se est definiendo siempre que en CONTPAQ i CONTABILIDAD utilice la
opcin Diarios a plizas.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2 Pgina Derechos Reservados
Contabilizacin
2-6
Cmo configuro asientos contables, Continuacin

Conociendo el La ventana para crear el detalle de los asientos contables consta de los campos que se
detalle describen en la siguiente tabla:

Campo Descripcin
Cuenta En este campo se debe especificar la cuenta contable a la que se afectar el
movimiento (cargo o abono). Podrs optar por alguna de las siguientes opciones:

Cuenta fija: Capturar directamente el nmero de cuenta contable a la


que se afectar el movimiento, sin incluir separadores (guiones) y entre
comillas. Ejemplo: 1020001.
Cuenta definida en base a segmentos: Capturar los Segmentos
Contables, que en conjunto, forman la cuenta contable a la que se
afectar el movimiento unidos por el signo +. Ejemplo: GE01+CL01.
Cuenta Mixta: Capturar la combinacin de Segmentos Contables y la
seccin restante de la cuenta contable a la que se afectar el
movimiento unidos por el signo +. Ejemplo: GE01+0001.

Tipo Los tipos de movimiento pueden ser cargos o abonos; con opcin a poner cargos
en rojo o abonos en rojo; dependiendo del criterio a emplear.
Concentrar en un movimiento Si marca esta casilla, se sumar en un solo movimiento los importes afectados a
cuentas similares la misma cuenta.
Suprimir movimientos cuando Si marca esta casilla, se omitir los movimientos que tengan valor cero.
su valor sea igual a cero
Base En este campo podrs indicar cul importe ser considerado en el movimiento.
Porcentaje Al indicar un porcentaje en este campo, el sistema tomar dicho porcentaje del
importe base seleccionado.
Moneda Documento Extranjera
Referencia Aqu podrs seleccionar qu dato se mostrar en la referencia de la pliza.
Diario En este campo debers indicar el diario del movimiento que utilizars segn el
Asiento Contable que se est definiendo, siempre que en CONTPAQ i
CONTABILIDAD se utilice la opcin Diarios a movimientos.
Concepto Permite indicar el contenido del campo Concepto del movimiento en CONTPAQ
i CONTABILIDAD
Segmento En caso de utilizar Segmentos de Negocio en CONTPAQ i CONTABILIDAD ,
podrs indicar a qu nmero de segmento deseas afectar

Configurar asiento contable para ventas.

En el siguiente ejercicio crears el asiento contable para contabilizar las ventas.

Ejercicio 1 Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Definicin de asientos
contables.

Resultado: Aparecer la ventana Definicin de asientos contables.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Contabilizacin
2-7
Cmo configuro asientos contables, Continuacin

Configurar asiento contable para ventas.

En el siguiente ejercicio crears el asiento contable para contabilizar las ventas.

Ejercicio 1 Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Definicin de asientos
contables.

Resultado: Aparecer la ventana Definicin de asientos contables.


2 Haz clic en el botn Nuevo.
3 Captura los datos del encabezado como se muestra en la siguiente tabla:
Campo Valor
Nmero 10
Nombre Ventas a crdito
Frecuencia Una Pliza por documento
Fecha Documento
Tipo Diario
Pliza Nmero Consecutivo CONTPAQ
Concepto Referencia Documento

4 Haz clic en el botn Guardar para grabar los datos del encabezado.
5 Haz clic en el rea de movimientos y presiona las teclas <Ctrl + Insert>.

Resultado: Se mostrar la ventana Movimiento Contable.


6 Captura los siguientes movimientos:
Campo Cliente Ventas IVA
Cuenta GE01+CL01 GE05 IVA
Tipo de movimiento Cargo Abono Abono
Importe base Total Neto I.V.A.
Porcentaje 100 100 100

Deja el resto de los campos con sus valores por omisin.


7 Haz clic en el botn Cerrar para salir de los movimientos y de la definicin de
asientos contables.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2 Pgina Derechos Reservados
Contabilizacin
2-8
Cmo configuro asientos contables, Continuacin

Configurar asiento contable para pagos.

En el siguiente ejercicio crears el asiento contable para los pagos.

Ejercicio 2 Basndote en el ejercicio anterior, utiliza la siguiente tabla para crear un asiento contable
para contabilizar los pagos.

Para el encabezado:
Campo Dato
Nmero 11
Nombre Pago de Servicios
Frecuencia Una Pliza por Documento
Fecha Documento
Tipo Ingresos
Pliza Num. Consecutivo CONTPAQ

Para los movimientos:


Campo Bancos Clientes
Cuenta GE06 GE01+CL01
Tipo de movimiento Cargo Abono
Importe base Total Total
Porcentaje 100 100

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Contabilizacin
2-9
Cmo asigno asientos contables

Qu es La asignacin de asientos contables es asociar a cada concepto el asiento contable


correspondiente.

Cmo ingreso Para asignar los asientos contables ve el men Contabilizacin y selecciona la opcin
Asignacin (Concepto >> Asiento Contable).

Qu necesito Para asignar un asiento contable haz clic en el botn de los tres puntos del campo Asiento
para asignar Contable Asignado correspondiente al concepto deseado, enseguida selecciona el asiento
contable.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2 Pgina Derechos Reservados
Contabilizacin
2-10
Cmo asigno asientos contables, Continuacin

Asignar Asientos contables.

En el siguiente ejercicio asignars los asientos contables a los conceptos.

Ejercicio Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Asignacin (Concepto >>
Asiento Contable).

Resultado: Aparecer la ventana Asignacin de Asientos Contables.


2 Haz clic en el botn de los tres puntos del campo Asiento Contable Asignado
correspondiente al Concepto Factura Tradicional.

Resultado: Se abrir la ventana Asiento Contable Asignado.


3 Haz doble clic sobre el asiento contable Ventas a crdito.
4 Haz clic en el botn de los tres puntos del campo Asiento Contable Asignado
correspondiente al Concepto Pago del cliente.

Resultado: Se abrir la ventana Asiento Contable Asignado.


5 Haz doble clic sobre el asiento contable Pago de servicios.
6 Haz clic en el botn Cerrar.

Resultado: Se cerrar la ventana Asignacin de Asientos Contables.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Contabilizacin
2-11
Cmo elaboro plizas

Qu es La elaboracin de plizas es el procedimiento mediante el cual se crean las plizas de las


operaciones registradas en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA con base a los
asientos contables.

Nota: Este procedimiento slo genera las plizas pero no las registra en CONTPAQ i
CONTABILIDAD. Para registrarlas en CONTPAQ i CONTABILIDAD es necesario realizar
un segundo procedimiento llamado Cargado de Plizas a CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Cmo ingreso Para elaborar plizas, ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Elaboracin de
plizas.

Qu necesito Para elaborar plizas, captura el rango de fechas, los tipos de conceptos de los cuales se
para elaborar generarn plizas, qu plizas se generarn y la fecha de contabilizacin.
plizas
Por ltimo haz clic en el botn Procesar.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2 Pgina Derechos Reservados
Contabilizacin
2-12
Cmo elaboro plizas, Continuacin

Elaborar plizas.

En el siguiente ejercicio elaborars las plizas de los movimientos.

Ejercicio Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Elaboracin de plizas,
enseguida haz clic en el botn Aceptar.

Resultado: Aparecer la ventana Elaboracin de Plizas.


2 Captura los datos conforme a la siguiente tabla:

Campo Valor
Fecha Inicial 01/10/(Ao actual)
Fecha Final 31/10/(Ao actual)
Origen Todos
Generar Plizas de Todos los documentos
Fecha de contabilizacin 31/10/(Ao actual)

Deja el resto de los campos con sus valores por omisin.


3 Haz clic en el botn Procesar.

Resultado. Se mostrar una ventana preguntando si deseas continuar con la


ejecucin.
4 Haz clic en el botn Si.

Resultado: Se mostrar un mensaje de confirmacin.


5 Haz clic en el botn Block de Notas.

Resultado: Se abrir la bitcora mostrando el resultado del proceso. Verifica que


no existan errores, de ser as corrgelos y repite el procedimiento.
6 Cierra la bitcora.
7 Haz clic en el botn Cerrar.

Resultado. Se cerrar la ventana Elaboracin de Plizas.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Contabilizacin
2-13
Cmo cargo plizas a CONTPAQ i CONTABILIDAD

Qu es El cargado de plizas es el procedimiento mediante el cual se envan las plizas de


CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA a CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Cmo ingreso Para cargar plizas, ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado de plizas
a CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Qu necesito Para cargar plizas a CONTPAQ i CONTABILIDAD, captura el rango de fechas, el tipo de
para cargar plizas que se generarn, el rango de folios y haz clic en el botn Procesar.
plizas

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2 Pgina Derechos Reservados
Contabilizacin
2-14
Cmo cargo plizas a CONTPAQ i CONTABILIDAD,
Continuacin

Cargar plizas.

En el siguiente ejercicio cargars las plizas a CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Ejercicio Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado de plizas a
CONTPAQ i CONTABILIDAD y haz clic en el botn Aceptar.

Resultado: Aparecer la ventana Ingreso a CONTPAQ i.


2 Haz clic en el botn Aceptar.

Resultado: Aparecer la ventana Cargado de plizas a CONTPAQ i


CONTABILIDAD. Esta ventana slo aparecer la primera vez que estableces
conexin a CONTPAQ i CONTABILIDAD.
3 Captura los datos conforme a la siguiente tabla:

Campo Valor
Fecha Inicial 01/10/(Ao actual)
Fecha Final 31/10/(Ao actual)
Tipo Pliza Todos

Deja el resto de los campos con sus valores por omisin.


4 Haz clic en el botn Procesar.

Resultado: Se mostrar una ventana de confirmacin.


5 Haz clic en el botn Si.

Resultado: Se mostrar una ventana con los Resultados del Proceso. En la


columna Procesados debern mostrarse 3 Plizas de Ingresos y 3 Plizas de
Diario.

Si se muestra algn error haz clic en el botn Block de Notas y revisa el error,
corrgelo y repite el procedimiento.
6 Haz clic en el botn Finalizar.

Resultado: Se cerrar la ventana Resultados del Proceso.


7 Haz clic en el botn Cerrar.

Resultado: Se cerrar la ventana Cargado de Plizas a CONTPAQ i


CONTABILIDAD.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Contabilizacin
2-15
Cmo concilio plizas

Qu es En CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA existe un modelo de la Hoja Electrnica que


concilia que la informacin contable sea la misma tanto en CONTPAQ i FACTURA
ELECTRNICA como en CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Cmo ingreso Para ejecutar el reporte de conciliacin ve al men Reportes, selecciona la opcin Hoja
Electrnica, selecciona el modelo Conciliacin Contable y haz clic en el botn Ejecutar.

Tambin puedes hacerlo desde el men Contabilizacin opcin Conciliacin CONTPAQ i


CONTABILIDAD.

Qu necesito Para conciliar plizas ve a la pestaa Principal, haz clic en el botn Seleccionar empresa,
para conciliar selecciona la empresa de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA y haz clic en el botn
plizas Aceptar. Enseguida, ve al men Conciliacin y haz clic en el botn Ejecutar Reporte.

El reporte te mostrar las diferencias de informacin que puede haber entre CONTPAQ i
FACTURA ELECTRNICA y CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Conciliar plizas.

En el siguiente ejercicio conciliars la informacin que se encuentra en CONTPAQ i


FACTURA ELECTRNICA y CONTPAQ i CONTABILIDAD.
Ejercicio
Realiza los siguientes pasos:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Conciliacin CONTPAQ i
CONTABILIDAD.

Resultado: Se abrir el modelo de la Hoja Electrnica Conciliacin.


Importante: Debers habilitar las Macros de la Hoja Electrnica para que sta
tenga funcionalidad.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2 Pgina Derechos Reservados
Contabilizacin
2-16
Cmo concilio plizas, Continuacin

Ejercicio (contina)
Paso Ejercicio
2 Haz clic en el botn Seleccionar empresa ubicado en la hoja Principal.

Resultado: Se abrir la ventana Cambiar empresa.


3 Selecciona la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. y haz clic en el botn Aceptar.

Resultado: En la hoja Principal se mostrar la informacin de la empresa


CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA as como el nombre de la base de
datos de la empresa de CONTPAQ i CONTABILIDAD.
4 Haz clic en la hoja Conciliacin.
5 Captura los siguientes datos:
Campo Valor
Rango de Fechas Del 01/10/(Ao actual)
Rango de Fechas Hasta 31/10/(Ao actual)
Imprimir plizas Todas

Deja el resto de los campos con los datos que aparecen por omisin.
6 Haz clic en el botn Ejecutar Reporte.

Resultado. En la hoja Reporte, se mostrar el resultado de la conciliacin.

Analiza el reporte y verifica que no haya diferencias en ambos sistemas, para


hacer esto, observa que en la columna Diferencias, los Cargos y los Abonos
sean 0.

Adems, en la columna Observaciones todos los casos debern ser 1. Lo que


indica que las plizas son idnticas en ambos sistemas.
7 Cierra el reporte.

Otros reportes de Adems del modelo en Excel para la conciliacin entre CONTPAQ i FACTURA
conciliacin ELECTRNICA y CONTPAQ i CONTABILIDAD, en el men Contabilizacin podrs
ejecutar los siguientes reportes:
Estado Contable: Este reporte muestra los documentos con estado Pre-
contabilizado, Contabilizado, No contabilizado, Pliza modificada,
segn sea el caso. Adems, muestra las plizas que tienen el estado Pre-
contabilizado y Contabilizado.
Plizas y Documentos Asociados: Este reporte muestra las plizas que han sido
enviadas a CONTPAQ i CONTABILIDAD y los documentos que estn incluidos en
cada una. Este reporte es til para revisar el contenido de las plizas concentradas y
rastrear los documentos que contienen.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 2


Derechos Reservados Pgina Contabilizacin
2-17
Qu otras funciones puedo realizar

Otras funciones En el men contabilizacin podrs realizar otras funciones como:


Eliminar la contabilizacin
Cargar la base gravable del I.V.A.
Elaborar plizas en TXT
Ejecutar reportes de anlisis de I.V.A.

Cmo elimino la Si por alguna razn deseas eliminar la contabilizacin realizada, lo puedes hacer desde el
contabilizacin men Contabilizacin opcin Eliminacin de la contabilizacin, selecciona el rango de
fechas y el tipo de concepto y haz clic en el botn Procesar.

Despus de esto, podrs volver a contabilizar estos documentos.

Cmo cargo la Para enviar la informacin del momento de causacin de los movimientos ve al men
base gravable Contabilizacin y selecciona la opcin Cargado de la base gravable de I.V.A a
CONTPAQ i CONTABILIDAD, selecciona el rango de fechas, el rango de folios y el tipo de
pliza a crear.

Cmo elaboro Si tienes CONTPAQ i CONTABILIDAD en una computadora diferente a donde tienes
plizas en TXT instalado CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, puedes crear la contabilizacin en un
archivo de texto para posteriormente cargarla en CONTPAQ i CONTABILIDAD.

Para esto, ve al men Contabilizacin y selecciona la opcin Elaboracin de plizas a


TXT, selecciona el rango de fechas, de folios y tipo de pliza a generar y haz clic en el botn
Procesar.

En CONTPAQ i CONTABILIDAD podrs cargar este archivo de texto con la opcin Cargar
plizas.

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 2 Pgina Derechos Reservados
Contabilizacin
2-18
Fecha de elaboracin: 10 de febrero de 2012
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA versin 2.1.0
Captulo 3
Procesos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA
Visin general

Introduccin En este captulo se explican los procedimientos que te permitirn trabajar de forma masiva
con la informacin. CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA cuenta con herramientas que
te facilitarn la creacin de documentos similares, as como la emisin de varios documentos.

Objetivo Al finalizar este captulo el participante conocer cmo:

Enviar el informe mensual al SAT para los CFD.


Cancelar los CFDI y enviar la notificacin correspondiente al SAT.
Timbrar y entregar documentos de forma masiva.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Como envo el informe mensual al SAT 3-2
Cmo cancelo los CFDI 3-3
Cmo timbro masivamente los CFDI 3-5

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 3
Derechos Reservados Pgina Procesos de CONTPAQ i
3-1 FACTURA ELECTRNICA
Cmo envo el informe mensual al SAT

Qu es Es un archivo texto que contiene informacin requerida por el Servicio de Administracin


Tributaria (SAT).

Esta informacin contiene datos especficos de los documentos que has emitido durante todo
el mes.

Este proceso se utiliza nicamente si tu esquema de facturacin es CFD o tradicionales.

Cmo ingreso Para ingresar a este proceso, ve al men Empresas, submen Procesos y selecciona la
opcin Informe mensual al SAT.

Qu necesito Para que generes el archivo texto, solo necesitas especificar el Ejercicio, Periodo y tipo
para ejecutar de comprobante.

Dnde se genera Una vez que se ejecute el proceso, el archivo texto se generar en el directorio de la empresa
el archivo <\CompacW\Empresas(\Nombre de la empresa)>.

El nombre del archivo tendr la siguiente estructura: 1+ RFC de la empresa + nmero de


periodo + ejercicio.

Ejemplo: 1LILA010304A12012012.

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Procesos de CONTPAQ i
Pgina Derechos Reservados
FACTURA ELECTRNICA 3-2
Cmo cancelo los CFDI

Qu es Debido a que la informacin del CFDI se enva automticamente al SAT al momento de


timbrar, cuando cancelas un CFDI debers notificarlo al SAT generando un archivo texto con
la informacin requerida por dicha institucin.

Cmo ingreso Para ingresar a cancelar un documento, ve al men Movimiento y selecciona el tipo de
documento deseado.

Qu necesito Para cancelar un documento debers abrirlo y para hacerlo debers seleccionarlo de la lista
para cancelar de documentos.

Nota: Para cancelar un documento, ste debe tener el estado Timbrado.

Cmo aviso al Si tienes CFDI cancelados debers notificarlo al SAT. Esta notificacin se realiza mediante la
SAT generacin de un archivo texto que contiene la informacin y formato requerido por el SAT.

Para realizar este archivo ve al men Empresas, submen Procesos y selecciona la opcin
Aviso al SAT de cancelacin de CFDI e indica lo siguiente:
Rango de fechas
Concepto
Contrasea del certificado

Nota: Si utilizas diferentes certificados (cada uno asignado a conceptos diferentes) en una
misma empresa, debers realizar la cancelacin por cada uno de dichos conceptos.
Este proceso considerar un mximo de 500 timbres.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


Derechos Reservados Pgina Procesos de CONTPAQ i
3-3 FACTURA ELECTRNICA
Cmo cancelo los CFDI, Continuacin

Bitcora y acuse Cuando termine el proceso, se generar se una bitcora con los resultados de la cancelacin
en la ruta de la empresa y en la carpeta Timbres Cancelados se generar el Acuse con
extensin XML.

Acuses en el SAT Los acuses que realices en el portal del SAT (antes de este proceso) no se podrn extraer en
el archivo XML en la ruta Timbres Cancelados.

Reporte UUID En el reporte del listado de UUID (men Reportes, Hoja electrnica) podrs consultar la liga
para ver el XML de acuse de cancelacin

Qu pasa si no Es posible que al ejecutar este proceso te muestre el siguiente mensaje:


puedo cancelar
Error PAC/SAT revisar SECUDOC.LOG
Al abrir el SECUDOC.LOG ubicado en la ruta C:\Archivos de
programa\Compacw\Facturacion
1100- Error no controlado: There is an error in XML document (1, 1).

Esto puede ser ocasionado porque la contrasea es incorrecta y debers revisarla.

Nota: La ruta puede variar, dependiendo de dnde se encuentren los ejecutables del sistema.

Tambin es posible que el servidor del SAT tenga problemas y enve el siguiente mensaje:
Error al Intentar Cancelar El servicio de cancelacin del SAT no est disponible, por favor
intente ms tarde.

En este caso debers esperar unos minutos y volver a intentarlo.

Importante: La conexin al servidor para las cancelaciones de CFDI depende del SAT y no
del PAC.

De qu otra Si por algn motivo recibes un error al cancelar desde CONTPAQ i FACTURA
forma cancelo ELECTRNICA seguirs teniendo la alternativa de cancelar CFDI directamente en el servidor
del SAT.

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Procesos de CONTPAQ i
Pgina Derechos Reservados
FACTURA ELECTRNICA 3-4
Cmo timbro masivamente los CFDI

Qu es El timbrado masivo de CFDI es un proceso que permite Timbrar y/o Entregar varios CFDI al
mismo tiempo sin necesidad de entrar a cada uno.

Cmo ingreso Para ingresar ve al men Empresas, submen Procesos y selecciona la opcin
Emisin/Timbrado masivo de CFDs/CFDIs.

Qu necesito Para timbrar y/o entregar documentos necesitas especificar los siguientes datos:
para timbrar
Emitir/Timbrar y/o Entregar Concepto
Documentos Rango de fechas o Rango de folios

Adicionalmente podrs indicar si el timbrado masivo ser para un cliente en especfico


utilizando la casilla Seleccionar un solo cliente.

En la pestaa 1. Emisin/Timbrado debers indicar la contrasea del certificado.


En la pestaa 2. Entrega tambin debers especificar lo siguiente:

Tomar definicin del cliente En formato:


Encriptar entrega Usuario POP3
Documentos cancelados Correo electrnico adicional
Copia Formato amigable
Por medio de: Nombre de la bitcora

Si manejas CFD, esta


opcin te permitir
emitir los documentos
de forma masiva, ya
que este mdulo
funciona tanto para
CFDI como para
CFD.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


Derechos Reservados Pgina Procesos de CONTPAQ i
3-5 FACTURA ELECTRNICA
Cmo timbro masivamente los CFDI, Continuacin

Cmo ejecuto el Una vez que has especificado toda la informacin requerida, haz clic en el botn para
proceso iniciar el proceso.

Para qu sirve El proceso timbrado masivo te ser til en caso de que tengas un volumen considerable de
documentos sin timbrar en diferentes das, de esta manera, no ser necesario que abras
cada documento para que puedas timbrarlos.

Esto mismo aplica cuando tienes varios documentos sin entregar.

Emisin masiva de CFDI

Realiza los siguientes pasos para emitir de forma masiva los CFDI:

Ejercicio 1

Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresas, submen Procesos y selecciona la opcin
Emisin/Timbrado masivo de CFDs/CFDIs.

Resultado: Aparecer la ventana Emitir/Timbrar y Entregar de forma Masiva


Comprobantes Fiscales Digitales (CFD/CFDI).
2 Captura los siguiente en base a la siguiente tabla:

Campo Valor
Emitir/Timbrar Marcado
Entregar Desmarcado
Documentos Factura
Concepto Factura Sucursal
Fecha Inicial 25/10/2010
Fecha Final 25/10/2010
Contrasea del Rep. Legal a0123456789

Deja el resto de los campos por omisin.


3 Haz clic en el botn Timbrar.

Resultado: Se mostrar un mensaje indicando que el proceso fue terminado y si


desean ver la bitcora.
4 Haz clic en el botn Bloc Notas.
5 Verifica en la bitcora que se hayan procesado exitosamente los 3 documentos.
6 Cierra la bitcora.
7 Haz clic en el botn Cerrar.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 3 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Procesos de CONTPAQ i
Pgina Derechos Reservados
FACTURA ELECTRNICA 3-6
Cmo timbro masivamente los CFDI, Continuacin

Verificacin de emisin (CFD)

Realiza los siguientes pasos para verificar que los documentos se hayan emitido:

Procedimiento
adicional

Paso Ejercicio
1 Ve al men Reportes y selecciona la opcin Informe Mensual al SAT / CFD.

Resultado: Se mostrar el listado de filtros.


2 Captura los siguientes filtros:
Campo Valor
Ejercicio Ao actual
Periodo Octubre
Formato Informativo
CFD No Emitidos S
3 Haz clic en el botn Continuar.
4 Haz clic en el botn Aceptar.
5 Verifica que en la columna E los documentos tengan el estado 1 (Vigente).
6 Cierra la ventana del reporte y la ventana de los filtros.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 3


Derechos Reservados Pgina Procesos de CONTPAQ i
3-7 FACTURA ELECTRNICA
Fecha de elaboracin: 10 de febrero de 2012
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA versin 2.1.0
Captulo 4
Configuracin de usuarios
Visin general

Introduccin La seguridad de la informacin generada en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA es de


gran importancia y relevancia para nuestros clientes, ya que se trata de informacin
confidencial.

Ante esta situacin, el sistema permite controlar el acceso a ste por medio del registro de
usuarios, donde podrs definir los privilegios de uso para cada persona en los mdulos de la
aplicacin.

Objetivo Al finalizar este captulo el participante ser capaz de:

Crear nuevos usuarios para las empresas de CONTPAQ i FACTURA


ELECTRNICA.
Modificar sus privilegios de seguridad.
Ejecutar otros procedimientos sencillos, como cambiar de usuario sin salir de
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA y verificar los usuarios conectados a la
empresa.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Informacin general sobre configuracin de usuarios 4-2
Cmo creo perfiles de usuario 4-3
Cmo registro un usuario 4-5
Qu otras funciones puedo realizar 4-8

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 4
Derechos Reservados Pgina Configuracin de usuarios
4-1
Informacin general sobre configuracin de usuarios

Usuario El usuario Supervisor se crea automticamente al instalar CONTPAQ i FACTURA


Supervisor ELECTRNICA.

El usuario Supervisor y los usuarios con perfil Supervisor son quienes tienen acceso total al
sistema y son los nicos que pueden registrar nuevos usuarios y asignar prioridades.

Recomendacin: Antes de empezar a trabajar con CONTPAQ i FACTURA


ELECTRNICA asigna una contrasea al usuario Supervisor para proteger la integridad de la
informacin de la empresa.

Al crear Toma en cuenta las siguientes recomendaciones para crear contraseas ms seguras:
contraseas
Utiliza combinaciones de maysculas, minsculas, nmeros y smbolos, pero de
forma que la combinacin te resulte familiar.
Conserva la confidencialidad de las contraseas. No proporciones la contrasea a
otras personas, ajenas o no, al uso de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, ni
utilices el mismo usuario y contrasea para varios empleados.
Si conservas un archivo por escrito con las contraseas de los usuarios, asegrate
de guardarlo en un lugar seguro para que no se haga mal uso de l.

Ventajas de crear Entre las principales caractersticas del mdulo de usuarios se encuentra:
usuarios
Generar plantillas con accesos especficos que despus podrs asignar a los
usuarios.
Controlar el registro de informacin por medio de perfiles y contraseas asignados al
usuario.
Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas.

Permisos Entre las acciones que se podrn permitir o restringir a los usuarios est: Ejecutar, Crear,
Borrar, Cambiar y Ver las opciones del sistema.

Cuando la casilla est marcada significa que podr realizarse la accin. Cuando est
desmarcada estarn restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del
sistema.

Captulo 4 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin de usuarios Derechos Reservados
4-2
Cmo creo perfiles de usuario

Qu es Un perfil funciona como una plantilla en la cual indicas los permisos que tendr un grupo de
usuarios para trabajar con CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

Perfil Supervisor El perfil Supervisor se incluye por omisin en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA y no
puede modificarse, ya que es el perfil base del cual se desprenden los permisos para el resto
de los perfiles.

Cmo ingreso Para ingresar a la ventana Perfiles ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona
la opcin Perfiles.

Qu necesito Para crear estas plantillas asigna un nombre al perfil y desmarca las casillas en las cuales
para registrar deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo de personas.

El Nombre admite caracteres alfanumricos y especiales, con 30 caracteres mximo. No


podrs capturar comillas en el nombre.

Automticamente al crear
un perfil estarn activas
todas las opciones por lo
que debers desmarcar
aquellas a las que el
perfil no tendr acceso.

Cmo guardar Una vez que hayas especificado los permisos para cada opcin realiza cualquiera de las
siguientes acciones:
Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botn Guardar que se localiza en la barra de herramientas.

Para qu sirve Crear los perfiles permite agilizar la configuracin de permisos de nuevos usuarios que
utilizarn CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

Esta opcin resulta prctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios.
En estos casos, primero creas el perfil y despus lo asignas a cada uno de los usuarios.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 4 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin de usuarios DerechosCaptulo 4
Reservados
4-3 Configuracin de usuarios
Cmo creo perfiles de usuario, Continuacin

Registro de perfiles

Crear perfiles facilita la labor de configuracin de permisos a usuarios. Recuerda que los
perfiles son tiles cuando tienes que asignar permisos similares a un grupo de personas que
Ejercicio utilizar CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

Realiza los siguientes pasos para registrar perfiles de usuario:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona la opcin Perfiles.

Resultado: Aparecer la ventana Perfiles.


2 Haz clic en el botn Nuevo.
3 Captura AUXILIAR en el campo Perfil y presiona la tecla <Enter>.
4 Ve a la pestaa 5. Contabilizacin y haz clic en el botn Desmarcar.

Resultado: Se desmarcarn todas las opciones de esta pestaa, por lo que los
usuarios que utilicen este perfil no podrn acceder a stas.
5 Presiona la tecla <F8> o haz clic en el botn Guardar.
6 Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>.

Captulo 4 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin de usuarios Derechos Reservados
4-4
Cmo registro un usuario

Qu es Un usuario es una persona que utiliza CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA y


dependiendo de las funciones que realiza tiene asignados ciertos permisos o derechos de
uso para trabajar con el sistema.

Cmo ingreso Para crear un nuevo usuario ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona la
opcin Usuarios.

Qu necesito Para registrar un usuario asegrate de indicar el nombre del usuario.


para registrar
Aunque la clave de acceso no se considera un dato obligatorio es importante que la
especifiques para mantener la integridad y confidencialidad de la informacin de tu empresa.

Por omisin, CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA especifica el perfil SUPERVISOR,


pero puedes configurarlo segn te convenga.

Los perfiles que ya estn


asociados a un usuario
no pueden ser
eliminados hasta que se
remueva esa asociacin
en el catlogo del
usuario.

Formas de La forma de asignarle permisos a un usuario es creando un perfil, posteriormente, crear el


asignar permisos usuario y asignarle ese perfil.

Cmo guardar Una vez que especificaste la clave de acceso y el perfil:

Presiona la tecla <F8>


Haz clic en el botn Guardar que se localiza en la barra de herramientas.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 4 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin de usuarios DerechosCaptulo 4
Reservados
4-5 Configuracin de usuarios
Cmo registro un usuario, Continuacin

Para qu sirve Al registrar los usuarios en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA tendrs mayor control
sobre la informacin y las personas que trabajan con tu empresa evitando que alguna de ellas
ingrese a una opcin que no le corresponde.

Registro de usuarios

Registrar los usuarios es importante para que las personas que trabajarn con el sistema
tengan su clave individual para ingresar y puedan visualizar slo las opciones que les
Ejercicio 1 corresponden.

Realiza los siguientes pasos para registrar un usuario:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona la opcin Usuarios.

Resultado: Aparecer la ventana Usuarios.


2 Haz clic en el botn Nuevo.
3 Captura la primera letra de tu nombre seguida del apellido en el campo
Nombre y presiona la tecla <Enter>.

Ejemplo: ASANCHEZ.
4 Captura tu nombre en el campo Nombre Completo.

Ejemplo: ADRIAN SANCHEZ.


5 Captura la contrasea de seguridad en el campo Clave de Acceso.

Ejemplo: ezfe09.
6 Selecciona AUXILIAR del campo Perfil.
7 Guarda los cambios para que la nueva configuracin tenga efecto.
Posteriormente, presiona la tecla <F8>.
8 Haz clic en el botn Cerrar.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 4 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin de usuarios Derechos Reservados
4-6
Cmo registro un usuario, Continuacin

Cambio de sesin del usuario

Para verificar que los permisos otorgados al usuario son correctos utiliza la funcin Cerrar
sesin del Usuario para ingresar al sistema y visualizar nicamente los mdulo que debe
Ejercicio 2 tener acceso dicho usuario.

Realiza los siguientes pasos para cambiar la sesin del usuario:

Paso Ejercicio
1 Ve al men Empresas, submen Usuarios y selecciona la opcin Cerrar sesin
del Usuario.

Resultado: Aparecer la ventana Ingreso a CONTPAQ i FACTURA


ELECTRNICA.
2 Captura el cdigo del usuario que acabas de crear y su clave de acceso.

Ejemplo: Cdigo: ASANCHEZ


Clave: ezfe09

Resultado: Observa que el nombre del usuario se actualiz en la barra de ttulo


de la ventana principal.
3 Selecciona del men Contabilizacin la opcin Elaboracin de plizas.

Resultado: Se mostrar un mensaje indicando que no se tienen privilegios para


acceder a esta opcin.
4 Haz clic en el botn Aceptar, para cerrar el mensaje.
5 Repite los pasos y reingresa con el usuario SUPERVISOR.

Captulo 4 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin de usuarios DerechosCaptulo 4
Reservados
4-7 Configuracin de usuarios
Qu otras funciones puedo realizar

Otras funciones Al trabajar con los usuarios puedes realizar actividades como:

Verificar los usuarios conectados.


Cambiar de usuario.

Usuarios Cuando te encuentras trabajando con una versin en Red y deseas verificar qu usuarios se
conectados encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opcin Usuarios
conectados; y si la versin que adquiriste es Monousuario, podrs ver el usuario con el que
se abri la sesin.

Para hacerlo del men Empresas, submen Usuarios selecciona la opcin Usuarios
conectados.

Cambiar de Al trabajar con CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA puedes cambiar el usuario que
usuario utilizaste para ingresar al sistema sin necesidad de cerrar la aplicacin. Esta opcin permitir
a cada persona que ingrese al sistema tenga acceso nicamente a las tareas que le fueron
asignadas.

Para ello, del men Empresa, submen Usuarios selecciona la opcin Cerrar sesin del
Usuario.

Acceso rpido Si presionas las teclas <Shift+F12> automticamente se mostrar el nombre SUPERVISOR
para el en el campo Cdigo del usuario al ingresar al sistema.
Supervisor

Captulo 4 Pgina Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Configuracin de usuarios Derechos Reservados
4-8
Fecha de elaboracin: 10 de febrero de 2012
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA versin 2.1.0
Captulo 5
Reportes y formatos a la medida
Visin general

Introduccin En este captulo se explican los pasos necesarios para crear formatos de impresin tanto de
CFD como de facturas tradicionales.

Objetivo Al finalizar este captulo el participante ser capaz de:

Crear sus propios modelos electrnicos.


Modificar las plantillas para impresin en formato amigable.
Modificar y crear plantillas en el Editor de Formas para imprimir facturas tradicionales
o etiquetas.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Cmo utilizo la Hoja Electrnica 5-2
Cmo creo un modelo electrnico 5-4
cmo modifico una plantilla para formato amigable 5-9
Cmo utilizo el Editor de formas 5-19
Cmo creo una forma preimpresa 5-21

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5
Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-1
Cmo utilizo la Hoja Electrnica

Qu es Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic que implementa funciones que
extraen informacin de la base de datos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

Mediante la Hoja Electrnica se pueden ejecutar varios modelos ya que estn predefinidos
por el sistema, pero tambin se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un
directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente.

Debido a que esta herramienta est hecha en Microsoft Excel es posible generar reportes
de acuerdo a las necesidades de informacin de tu empresa de manera fcil y rpida.

Cmo funciona La Hoja Electrnica se ejecuta con el archivo HojaCFD.xls el cual se instala en la ruta
<\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>.

Tambin cuenta con el complemento Hoja_AdminPAQ_AddIn.xls cuyo objetivo es guardar


todas las funciones de la hoja financiera, adems de guardar todas las macros.

Este archivo tambin se encuentra en <\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>.

Cmo ingreso a Para que ingreses a la Hoja Electrnica puedes realizar cualquiera de las siguientes
la Hoja acciones:
Electrnica
Haz clic en el botn
Ve al men Reportes, submen Hoja Electrnica.

Qu necesito Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrnica, selecciona el modelo deseado y en la barra
para ejecutarlo de herramientas de la Hoja Electrnica, haz clic en el botn .

En esta ventana se mostrarn


todos los modelos electrnicos
que se pueden ejecutar desde
CONTPAQ i FACTURA
ELECTRNICA.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-2
Cmo utilizo la Hoja Electrnica, Continuacin

Habilitar Despus de que ejecutas el modelo, Microsoft Excel mostrar una Advertencia de
contenido seguridad. Haz clic en el botn Opciones y selecciona la opcin Habilitar este contenido.

Nota: En versiones anteriores a Excel 2007 se te pedir Habilitar las macros antes de
especificar la clave de acceso.

Cmo establecer Para establecer una empresa como activa ve a la hoja Parametros y haz clic en el botn
una empresa Insertar empresa. Selecciona de la lista la empresa deseada y nuevamente haz clic en el
como activa botn Insertar.

La empresa aparecer en la lista de empresas activas pero la ventana Insertar empresa


permanecer activa. Haz clic en el botn Cancelar para cerrarla.

Si eliminas una empresa de la lista, no se eliminar


de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA,
simplemente no estar disponible para extraer
informacin desde la Hoja Electrnica.

Caractersticas Algunas de las principales caractersticas de la Hoja Electrnica son:


Acceso a la informacin de hasta 30 empresas a la vez, permitiendo elaborar
modelos de informacin consolidada.
Extrae informacin del catlogo de clientes, servicios y empresas instaladas en
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.
Todos los modelos electrnicos estarn disponibles para todas las empresas de
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

Para qu sirve La Hoja Electrnica sirve para el diseo fcil de reportes personalizados.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-3
Cmo creo un modelo electrnico

Qu necesito
para registrar Para que generes un nuevo modelo electrnico, haz clic en el botn y captura:
La Descripcin del modelo
El nombre del Archivo del modelo

Por omisin, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta
<\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>.

Recuerda que para ingresar a la Hoja Electrnica debers ir al men Reportes opcin Hoja
Electrnica.

Puedes crear tantos


modelos necesites, no
hay un lmite en el
nmero de modelos
electrnicos.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-4
Cmo creo un modelo electrnico, Continuacin

Modelos La Hoja Electrnica cuenta con modelos predefinidos, los cuales son:
predeterminados

Modelo Descripcin
Conciliacin Contable Muestra las plizas elaboradas en CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA (cargos y
abonos) contra las plizas cargadas a CONTPAQ i CONTABILIDAD (cargos y
abonos).
Generacin Masiva
de Documentos
Importacin de Catlogos Enva a CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA la informacin de los catlogos de
la empresa. Inserta registros de catlogo y actualiza los registros existentes.
Listado UUID Muestra los UUID (Universally Unique Identifier) de los CFDI que se han timbrado en la
empresa. Si existiera algn CFDI pendiente de timbrar muestra el mensaje: No se
encontr el certificado pblico en el almacn digital).

Nota: Este modelo se utiliza slo si se manejan CFDI en la empresa.

Hojas Todos los modelos electrnicos estn conformados por las siguientes hojas:
predefinidas
Hoja Descripcin
Hoja 1 Est en blanco y podrs agregar las funciones que necesites para crear
el modelo deseado.

Nota: Podrn insertarse tantas hojas sean necesarias.


Parmetros Contiene los datos generales de las empresas, en donde podrs
insertarlas o eliminarlas de la lista en la Hoja Electrnica.
Funciones Contiene la ayuda de todas las funciones con las cuales puedes extraer
la informacin de la empresa de CONTPAQ i FACTURA
ELECTRNICA para generar modelos electrnicos.

Estructura de la Para que conozcas y puedas utilizar correctamente las funciones, necesitas saber cmo debe
funcin estar estructurada la funcin. Todas las funciones tienen una nomenclatura; dependiendo de
la funcin que quieres ser la nomenclatura que debe tener la misma.

Apyate en las columnas Descripcin y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para
que utilices la funcin ms conveniente. La Descripcin indica para qu sirve la funcin. La
Nomenclatura indica los datos que necesita la funcin.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-5
Cmo creo un modelo electrnico, Continuacin

Estructura de la funcin (contina)


Importante: Los datos deben estar en el orden que muestra la nomenclatura, si no lo haces,
los valores que captures no los reconocer como vlidos.

Ejemplo: La funcin Dato_Cliente tiene la nomenclatura Cliente, Num. Dato, Empresa, es


decir, te pide el cdigo del cliente, el dato a extraer del cliente y el nmero de empresa de la
que quieres obtener informacin.

El nmero de empresa lo tomars de la hoja Parmetros y el nmero de dato de la Tabla de


Datos para las Funciones DATO de catlogos que se encuentra en la hoja Funciones.

Entonces, si en una celda capturas =Dato_Cliente(B3,1,1) ests indicando lo siguiente:


1. El cdigo del cliente lo tomar de la celda B3.
2. El dato que considerar es la Razn Social (dato 1 de la tabla).
3. La empresa es la nmero 1 de la lista que aparece en la hoja Parmetros.

Nota: Al omitir el parmetro del nmero de la empresa se tomar la empresa 1 de la lista.

Para qu sirve Adems de que el modelo te permite extraer informacin de facturacin de tus empresas en
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, podrs explotar las funcionalidades propias de
Excel, haciendo inclusive un reporte con grficas.

La creacin de modelos electrnicos te ser de mucha utilidad para que realices reportes a la
medida en un programa muy flexible y utilizado como es Excel.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-6
Cmo creo un modelo electrnico, Continuacin

Creacin de un modelo electrnico

En el siguiente ejercicio crears un nuevo modelo electrnico que mostrar los saldos de los
clientes. Realiza los pasos que se indican a continuacin:
Ejercicio 1

Paso Ejercicio
1 Verifica que la empresa La Casa Azul, S.A. de C.V. est abierta.
2 Ve al men Reportes y selecciona la opcin Hoja Electrnica.

Resultado: Se desplegar la ventana Hoja Electrnica.


3 Haz clic en el botn Nuevo.
4 Captura Saldos del Cliente en el campo Descripcin.
5 Captura Saldos en el campo Nombre de archivo.
6 Presiona el botn Guardar.

Resultado: Aparecer el modelo Saldos del Cliente en la lista de Hojas


electrnicas.
7 Selecciona la hoja electrnica Saldos del Cliente y haz clic en el botn
Ejecutar.

Nota: Dependiendo de la seguridad y de la versin de Excel que ests


utilizando, se podr mostrar una ventana pidiendo permiso para habilitar las
macros. Habiltalas para tener funcionalidad.

Importante: No cierres la hoja electrnica ya que la necesitars para el siguiente


ejercicio.

Insertar empresa a utilizar

Para establecer una empresa activa en la hoja electrnica realiza los pasos que se indican a
continuacin:
Ejercicio 2

Paso Ejercicio
1 Ve a la hoja Parametros del modelo electrnico Saldos del Cliente.
2 Haz clic en el botn Insertar empresa.

Resultado: Se muestra el listado de empresas.


3 Selecciona la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. y haz clic en el botn Insertar.

Resultado: Se mostrar el nombre y el directorio de sta, como empresa activa.


4 Haz clic en el botn Cancelar.

Resultado. Se cerrar el listado de empresas.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-7
Cmo creo un modelo electrnico, Continuacin

Extraccin de datos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA

En el siguiente ejercicio, agregars las funciones necesarias para extraer los datos de los
clientes y sus saldos. Realiza los pasos que se indican a continuacin:
Ejercicio 3

Paso Ejercicio
1 Ve a la hoja Hoja1.
2 Selecciona la celda A4 y presiona las teclas <Alt + F3>.

Resultado: Se mostrar la ventana Seleccin de Cdigos.


3 Selecciona Clientes en la opcin Catlogo y haz clic en el botn F10
Continuar.

Resultado: Se mostrarn los cdigos de clientes a partir de la celda A4.


4 Captura la siguiente informacin:

A B C D
1 Fecha 28/10/2010
2
3 Cdigo Nombre RFC Saldos
4 =Dato_Cliente(A4,1) =Dato_Cliente(A4,1) =Saldo_Cliente(A4,
$B$1)

5 Selecciona el rango B4:D4 y copia las frmulas hacia abajo por cada cliente.
6 Da formato al reporte a tu gusto, puedes poner los ttulos en negritas y centrado,
bordes, sombreado, etctera.
7 Guarda los cambios del modelo y cierra Excel.

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-8
Cmo modifico una plantilla para formato amigable

Qu es En CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA es posible crear plantillas de impresin en


formato amigable utilizando Microsoft Word.

Para crear estos formatos se utiliza un archivo HTML, en este podrs:


Utilizar distintos formatos: tipos y tamaos de fuente, bordes, colores en sombreados
etctera.
Insertar tablas.
Insertar el logo de la empresa y la cdula.
Insertar etiquetas para extraer la informacin que se imprimir.

Plantillas Podrs crear el formato de impresin desde cero, aunque se recomienda utilizar una de las
plantillas que se incluyen en el sistema, modificarla insertando o quitando etiquetas y
guardarla con formato HTML.

Estas plantillas las encontrars en la ruta: <C:\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>


y son las siguientes:

Para CFD/CBB Para CFDI


Plantilla_Factura_X (1 a 5) Plantilla_Factura_CFDI_X (1 a 5)
Plantilla_General Plantilla_General_CFDI
Plantilla_Honorarios_X (1 a 2) Plantilla_Honorarios_CFDI_X (1 a 2)
Plantilla_Aduanas Plantilla_DonatariasCFDI
Plantilla_Constructoras
Plantilla_Escuelas
Plantilla_Gasolineras
Plantilla_Hospitales
Plantilla_Transportistas
PlantillaDonatarias

Etiquetas Las etiquetas son las que le especifican al formato qu informacin se imprimir. El
documento Etiquetas para impresin de CFD CFDI CBB incluye el listado de etiquetas
que podrs utilizar.

Para acceder a este documento ve al men Inicio (o el equivalente, segn la versin de


Windows que tenga tu mquina), submen Todos los programas, grupo de programas
CONTPAQ i CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, grupo de programas Ayuda.

Las etiquetas estn divididas en 2 grupos:


Datos fiscales: XML: datos sellados
Datos no fiscales: XML y DDA: datos no sellados

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-9
Cmo modifico una plantilla para formato amigable, Continuacin

Cmo modifico Para modificar un formato realiza lo siguiente:


un formato
1. Abre en Word una de las plantillas con formato HTML ubicada en la ruta
<C:\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>.
2. Inserta o quita las etiquetas deseadas (auxliate del documento Etiquetas para
impresin de CFD CFDI CBB).
3. Inserta o quita tablas.
4. Aplica el formato: tipos y tamaos de fuente, bordes, colores en sombreados etc.
5. Revisa la ortografa y agrega al diccionario las etiquetas, ya que si se marcan como
errores ortogrficos es posible que estas etiquetas no funciones de forma correcta.
6. Guarda el documento en formato Word (DOC o DOCX) y Pgina WEB (HTML).

Formato Al crear un formato de impresin, haz dos copias: una en formato Microsoft Word (archivo
de archivo con extensin .DOC o .DOCX) y otra en formato Pgina WEB (archivo con extensin .HTML)

Importante: Asegrate que al guardar el archivo el tipo sea Pgina WEB, ya que existen
otros tipos como Pgina WEB, filtrada si lo guardas con otros tipos se perder el formato de
las tablas.

Formato Al insertar tablas al formato de impresin realiza lo siguiente: haz clic derecho sobre la tabla,
de tablas selecciona la opcin Propiedades de la tabla, marca la opcin Ancho preferido y captura el
ancho de esta.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-10
Cmo modifico una plantilla para formato amigable, Continuacin

Tablas anidadas Utiliza tablas anidadas cuando deseas desplegar una tabla al lado de otra que contiene
renglones que se despliegan opcionalmente. Ejemplo: Total de descuentos, IEPS, tabla de
impuestos y tabla de retenciones.

Ancho Configura el ancho de las columnas, especialmente aquellas que son ms pequeas que el
de columnas tamao de la etiqueta. Haz clic derecho sobre la columna, selecciona la opcin Propiedades
de la tabla, haz clic en el botn Opciones y desmarca la opcin Ajustar automticamente
el tamao al contenido.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-11
Cmo modifico una plantilla para formato amigable, Continuacin

Inicio y final Utiliza indicadores de inicio y finalizacin de secciones:


de secciones
%C% Conceptos %/C%
%I% Impuestos %/I%
%IR% Importe de impuestos %/IR%
%R% Retenciones %/R%
%RR% Rengln de Importe de Retenciones %/RR%

Cantidad Descripcin P. Unitario Total


%C% %CONCEPTO_DESC% %CONCEPTO_VAL %CONCEPTO_TOTAL
%CONCEP ORUNITARIO% % %/C%
TO_CANTI
DAD%

SUB TOTAL %SUBTOTAL%


DESCUENTOS %DESCUENTOS%
IVA %IVA%
TOTAL %TOTAL%

Insertar Podrs insertar las imgenes del Logo y la Cdula de la empresa en el formato de impresin.
imgenes en Para hacer esto debers:
formato de
Asociar las imgenes del Logo y la Cdula desde el men Configuracin opcin
impresin
Redefinir empresa.
Establecer el rea de las imgenes y sustituirlas por las etiquetas
%IMAGEN_LOGO% e %IMAGEN_CEDULA% respectivamente.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-12
Cmo modifico una plantilla para formato amigable, Continuacin

Insertar imgenes en formato de impresin (contina)

Tamao de Ten en cuenta lo siguiente:


cdula y sello La cadena original utiliza por lo menos 5 renglones, mientras que el sello digital
digital utiliza 2.
Configura un tamao de fuente de mximo 10 puntos.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-13
Cmo modifico una plantilla para formato amigable, Continuacin

Asignar formato de impresin (contina)

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-14
Cmo modifico una plantilla para formato amigable, Continuacin

Recomendaciones Al crear un formato amigable ten en cuenta las siguientes recomendaciones:


Copia el nombre de la etiqueta exactamente como se muestra en el documento
Etiquetas para impresin de CFD CFDI CBB. De ser posible, utiliza las funciones
Copiar y Pegar para evitar errores en los nombres de las etiquetas, stos no deben
llevar espacios en blanco intermedios.
Utiliza el mismo formato de letra para toda la etiqueta, ya que si cambias el formato
entre palabras de la etiqueta, al guardar el archivo como HTML se inserta
informacin que impedir leer de forma correcta la etiqueta.
Recuerda que es obligatorio agregar al formato de impresin la leyenda Este
documento es una impresin de un comprobante fiscal digital.
Agrega las etiquetas al diccionario en Word, de tal forma que no se subraye de
color rojo como error ortogrfico, ya que si se guarda el documento de esta forma,
podran no mostrarse datos en el formato amigable.
Realiza la edicin del archivo en formato .DOC o DOCX y posteriormente gurdalo
como .HTML.

Asignar formato Una vez que has terminado el formato de impresin, debers asignarlo al concepto. Para
de impresin esto, haz lo siguiente:
1. Ve al men Configuracin, submen Conceptos y selecciona el tipo de concepto.
2. Haz clic en el botn F3 y selecciona el cdigo del concepto deseado.
3. Haz clic en la pestaa 4. Comprobante Fiscal Digital.
4. Presiona la tecla <F3> en el campo Plantilla de Formato Amigable y asigna la
plantilla que creaste.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-15
Cmo modifico una plantilla para formato amigable, Continuacin

Asignar imgenes de la cdula y el logo a la empresa

En el siguiente ejercicio asignars las imgenes de la cdula y el logo de la empresa. Mismos


que posteriormente utilizars en el formato de impresin de CFDI.
Ejercicio 1

Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin y selecciona la opcin Redefinir empresa.

Resultado: Aparecer la ventana Redefinir empresa.


2 Haz clic en el botn Asociar logo.
3 Selecciona el archivo Logo_Lila ubicado en la ruta
<C:\CompacW\Empresas\feLila>.
4 Haz clic en el botn Abrir para asignar el archivo.
5 Haz clic en el botn Asociar cdula.
6 Selecciona el archivo Cedula_Lila ubicado en la ruta
<C:\CompacW\Empresas\feLila>.
7 Haz clic en el botn Abrir para asignar el archivo.
8 Haz clic en los botones Guardar y Cerrar.

Modificacin de un formato de impresin de CFDI

En el siguiente ejercicio vers los pasos necesarios para modificar un formato de impresin
de CFD. Hars una copia de la plantilla y agregars la etiqueta Observaciones del
Ejercicio 2 movimiento.

Paso Ejercicio
1 Abre el archivo Plantilla_Factura_cfdi_1.doc ubicado en la ruta:
<C:\Compacw\Empresas\Reportes\Facturacion>

Nota: Hay dos archivos con el mismo nombre, slo que uno es de Word y otro es
HTML. En este paso debers abrir el archivo de Word.
2 Guarda el archivo con el nombre Factura_LilaCFD.doc (como documento de
Word).

Resultado: Ahora tienes un archivo de Word basado en la plantilla, el cual


utilizars para formato de impresin de CFDI para la empresa La Casa Lila.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-16
Cmo modifico una plantilla para formato amigable, Continuacin

Ejercicio 2 (contina)
Paso Ejercicio
3 Abre el documento Etiquetas Formato Amigable CFD ubicado en el grupo de
programas Ayuda de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.
4 Copia la etiqueta correspondiente al campo Observaciones del movimiento y
pgala debajo de la etiqueta %CONCEPTO_DESC%, ubicada en la columna
Descripcin.

Resultado: La etiqueta deber quedar como se muestra en la imagen:

5 Presiona la tecla <F7> para ejecutar la revisin ortogrfica en Microsoft Word.


6 Presiona el botn <Agregar al Diccionario> para todas las palabras que
Microsoft Word marque como error. Repite este procedimiento hasta que no se
muestren palabras con error.
7 Guarda el archivo con el nombre Factura_LilaCFD.doc (como documento de
Word).
8 Utiliza la opcin Guardar Como de Word para guardar el archivo como tipo
Pgina Web.

9 Cierra Microsoft Word.

Asignacin del formato de impresin de CFD al concepto

En el siguiente ejercicio asignars el formato de impresin al concepto Factura Sucursal.

Ejercicio 3

Paso Ejercicio
1 Ve al men Configuracin, selecciona el submen Conceptos y haz clic en la
opcin Factura.

Resultado: Se abrir la ventana Modelo: Factura.


2 Haz clic en el botn <F3> del campo Cdigo.

Resultado: Se abrir la ventana Seleccione Concepto.


3 Selecciona el concepto 202 Factura Sucursal y haz clic en el botn Aceptar.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-17
Cmo modifico una plantilla para formato amigable, Continuacin

Ejercicio 3 (contina)
Paso Ejercicio
4 Haz clic en la pestaa 4. Comprobante Fiscal Digital.
5 Haz clic en el botn F3 del campo Plantilla de Formato Amigable.
6 Selecciona el archivo Factura_LilaCFD.htm ubicado en la ruta
<C:\Compacw\Empresas\Reportes\Facturacion>.

Despus haz clic en el botn Abrir.


7 Haz clic en el botn Guardar.
8 Haz clic en el botn Cerrar.

Prueba del formato

En el siguiente ejercicio imprimirs en pantalla un documento digital utilizando la plantilla


Factura_LilaCFD.htm
Ejercicio 4

Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn Factura Sucursal ubicado en la barra vertical.

Resultado: Se abrir una ventana con el listado de facturas.


2 Haz doble clic sobre una factura del listado.
3 Captura la contrasea de la clave privada a0123456789 y haz clic en el botn
Aceptar.

Resultado: Se abrir la factura.


4 Haz clic en el botn Entregar.

Resultado: Se abrir la ventana Entregar Comprobante Fiscal Digital.


5 Selecciona la opcin Formato amigable en el campo Por medio de.
6 Verifica que en el campo FORMATO DE IMPRESIN aparezca la plantilla
Factura_LilaCFD.htm
7 Haz clic en el botn Emitir y/o entregar.

Resultado: Se mostrar en pantalla utilizando la plantilla de formato amigable


que creaste en ejercicios anteriores.
8 Verifica que toda la informacin se muestre de forma correcta.
9 Cierra todas las ventanas.

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-18
Cmo utilizo el Editor de formas

Qu es El Editor de Formas es una herramienta con la cual se crearn y disearn las formas
preimpresas que utiliza CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA para la impresin de los
comprobantes fiscales tradicionales y etiquetas.

Este editor es grfico, basado en la impresin en modo texto y permite insertar campos,
etiquetas, funciones o frmulas, adems, estos datos podrn modificarse tantas veces se
necesite; o bien, eliminarse, si es necesario.

Forma Las formas preimpresas son formatos de impresin donde los campos tienen una posicin
preimpresa fija, la cual puede modificarse, si as se desea.

Las formas preimpresas tienen la extensin .FPC y se guardan en la siguiente ruta:

<X:\CompacW\Empresas\Reportes\Facturacion>

Cmo ingreso Para ingresar al Editor de formas preimpresas ve al men Archivos y selecciona la opcin
Editor de Formas.

Qu acciones Dentro del Editor de Formas puedes crear un formato nuevo o bien, editar uno existente.
puedo realizar
Realiza cualquiera de la siguientes acciones que se indican en la tabla:

Abrir un formato Crear nuevo formato


En el Editor de Formas ve al men En el Editor de Formas ve al men
Archivo opcin Abrir. Archivo opcin Nuevo.
Presiona las teclas <Ctrl+A>. Presiona las teclas <Ctrl+N>.
En la barra de herramientas, haz clic En la barra de herramientas, haz clic en
en el botn el botn

Ventana principal En esta ventana ser posible crear nuevas formas preimpresas, o bien, abrir las predefinidas
por el sistema y modificarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Nota: Para ingresar a esta ventana no es necesario tener abierta una empresa.

Consulta el grfico de la siguiente pgina:

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-19
Cmo utilizo el Editor de formas, Continuacin

Ventana principal (contina)

Cmo guardar Para guardar una forma preimpresa realiza cualquiera de las siguientes acciones:

Ve al men Archivo y selecciona la opcin Guardar.


Presiona la tecla <F8>.
Haz clic en el botn de la barra de herramientas.

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-20
Cmo creo una forma impresa

Qu necesito Para crear una forma preimpresa debes realizar lo siguiente:


para crear una
forma 1. Seleccionar la plantilla y subplantilla
2. Configurar forma
3. Disear la forma preimpresa
4. Ejecutar la forma preimpresa

Plantillas Al crear una forma preimpresa, automticamente aparecer la ventana Plantillas, donde
podrs seleccionar la plantilla y subplantilla a utilizar.

La plantilla contiene toda la informacin que puede utilizarse en una forma preimpresa y la
subplantilla contiene campos especficos de un documento modelo o catlogo. Dependiendo
de la plantilla seleccionada sern las subplantillas que estn disponibles

Importante: No podrs insertar campos que pertenezcan a un documento modelo diferente.

Nota: El Editor de formas tambin se utiliza en AdminPAQ y en CONTPAQ i PUNTO DE


VENTA, razn por la cual hay plantillas para punto de venta, cajas e inventarios y por eso las
plantillas para documentos contienen subplantillas para proveedores.

Cada plantilla tiene una


o varias subplantillas
disponibles, excepto
Marbetes de Inventario
y Recibos de Aperturas
de Cajas.

Observars que las Subplantillas para Documentos tienen el mismo nombre que el
documento modelo, excepto la Remisin, cuya subplantilla es Producto en Consignacin
del Cliente.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-21
Cmo creo una forma impresa, Continuacin

Configurar Una vez que seleccionaste la plantilla y subplantilla deseada debes seleccionar del men
Forma Archivo la opcin Configurar Forma para configurar los datos generales del formato de
impresin.
Esta accin la debes realizar independiente si se trata de una nueva forma preimpresa o si
editars una existente.
Esta ventana est divida en 5 pestaas. Consulta la siguiente tabla para conocer ms
informacin sobre el contenido de esta ventana.

Pestaa Descripcin Detalle


Hoja Se especificarn los datos generales de la Podrs configurar la hoja en:
forma preimpresa, como el nmero Impresin en Modo Caracter: Imprime en
renglones y columnas que tendr la forma. modo de texto, por lo tanto, su impresin es
rpida, sin embargo, el tipo y tamao de letra la
toma de las propiedades de la impresora.
Impresin en Modo Caracter Texto
Enriquecido: Permite seleccionar el tipo y
tamao de la letra para cada campo, sin
embargo, la impresin es ms lenta. Adems,
solo debes especificar el ancho en centmetros
de la forma preimpresa.
Nota: Al seleccionar una opcin, los campos de la
otra se desactivarn.
Impresin Debes configurar algunos datos de la Si la impresora es Matriz de puntos, se indicar la
impresora, tales como el nombre y el tipo configuracin de caracteres para una impresin
de impresora a utilizar. normal, condensada, etctera.
Si la matriz es Lser o Inyeccin de Tinta esta
configuracin no deber indicarse ya que la toma
automticamente de las propiedades de la
impresora.
Notas:
Al seleccionar la Impresin en Modo Caracter
Texto Enriquecido, el apartado Criterio de
Impresin para la impresora Matriz de puntos
estar desactivado.
Puedes indicar el nmero de copias que se
imprimirn cada que se utilice la forma
preimpresa.
reas Debes indicar el nmero de renglones que En el Encabezado estarn los datos generales de la
contendr cada rea de la forma forma preimpresa, como Razn social del cliente,
preimpresa. Domicilio, RFC, etctera.
En el Detalle estarn los datos de los movimientos
como Cdigo del producto, cantidad, precio, costo
unitario, etctera.
Nota: Al manejar Detalle fijo, todos los campos se
imprimirn en la misma posicin, con el Detalle
variable, la posicin de los campos cambiar,
dependiendo de los productos que tenga el
documento.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-22
Cmo creo una forma impresa, Continuacin

Configurar Forma (contina)


Pestaa Descripcin Detalle
reas, En el Pie de pgina estarn los datos generales de la
contina forma preimpresa como son Neto del documento, IVA,
Total, etctera.
Formato Podrs indicar el orden en que se imprimir Al insertar un campo tipo Fecha, automticamente
la fecha, as como configurar el formato de tomar la configuracin especificada en esta pestaa,
impresin para la cantidad, importe y aunque podr modificarse el formato de fecha
nmero de decimales para cada campo. directamente en el campo.

Nota: Si por equivocacin fue seleccionada una


subplantilla errnea, mediante esta opcin podr
indicarse la subplantilla correcta.
Impresin Podrs indicar si en la forma preimpresa se Esta ventana se utiliza cuando la empresa emite
CFDs imprimirn los datos pertenecientes al CFD. Comprobantes Fiscales Digitales (CFDs).

Nota: En las formas preimpresas con Impresin


Modo Texto Enriquecido podr configurarse el tipo
de letra deseado para todos los campos.

Disear la forma Despus de configurar la forma preimpresa, podr iniciarse el diseo de la misma.
preimpresa
El diseo se basa en la insercin de campos, etiquetas, frmulas y/o funciones en las reas
de la forma preimpresa.

Botn Descripcin
Inserta una etiqueta, es decir, un texto fijo.

Inserta un campo ya sea en el rea del Encabezado o en el Pie de


pgina.
Inserta un campo en el rea de Detalle.

Inserta un campo en el rea del Subdetalle.

Inserta un Subtotal en base a los campos disponibles. Este dato


puede insertarse en el rea del Encabezado o Pie de pgina.
Inserta un Total en base a los campos disponibles. Este dato se
inserta slo en el Pie de pgina.
Inserta una funcin en base a los valores disponibles.
Cabe aclarar que las funciones ya existen, slo debern indicarse
los valores correspondientes.
Inserta una frmula en base a los valores disponibles.
Mediante las frmulas se pueden realizarse operaciones
matemticas para sacar el resultado deseado.

Ejecucin Mediante esta opcin podrn hacerse pruebas de impresin de la forma preimpresa diseada
de la forma para verificar que los campos insertados se encuentren en la posicin correcta, de acuerdo al
preimpresa documento fiscal impreso.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-23
Cmo creo una forma impresa, Continuacin

Seleccin Al ejecutar la forma preimpresa, automticamente mostrar esta ventana donde deber
de Empresa seleccionarse la empresa que utilizar dicha forma preimpresa.

Filtros a aplicar Una vez seleccionada la empresa, mostrar esta ventana donde se indicar el rango de
fechas, as como la serie y el rango de folios deseado.

Uno de los filtros permite ver los documentos que estn impresos o bien, los que an no se
han impreso.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-24
Cmo creo una forma impresa, Continuacin

Creacin de la forma preimpresa

En caso de que quieras generar una forma preimpresa, realiza el siguiente procedimiento:

Procedimiento Nota: No se realiza como ejercicio debido a que la forma preimpresa aplica solo para el
adicional 1 esquema de facturacin impresa (tradicional) y este manual est enfocado al esquema CFDI.

Paso Ejercicio
1 Desde la ventana principal de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA ve al
men Empresas y selecciona la opcin Editor de Formas.

Resultado: Se abrir la ventana Diseo de Formas Preimpresas.


2 Haz clic en el botn Nuevo.

Resultado: Mostrar la ventana Plantillas.


3 Selecciona la Plantilla para Documentos y la Subplantilla Honorarios del
Cliente. Posteriormente haz clic en el botn Aceptar.
4 Presiona las teclas <Ctrl+F> para configurar la forma.

Resultado: Mostrar la ventana Configurar Forma.


5 Captura el valor 80 en el campo Total de columnas que se imprimirn en la
forma preimpresa dentro de la pestaa Hoja.
6 Haz clic en la pestaa reas y captura el valor 20 en el campo Nmero de
renglones que contendr el rea:, ubicado en el apartado Encabezado.
7 Verifica que la casilla Detalle est desactivada y que en el campo Rengln a
partir del cual se inicia la impresin en esta rea: se encuentre el valor 21.
8 Haz clic en el botn Aceptar para guardar los cambios.

Resultado: Se cerrar la ventana Configurar Forma.


9 Presiona la tecla <F8> y guarda la forma con el nombre HonorarioCliente. Haz
clic en el botn Guardar.

Resultado: Se modificar el rea de trabajo de la forma preimpresa mostrando


nicamente el rea del Encabezado y rea del Pie de Pgina.

Diseo de la forma preimpresa

Una vez que est configurada la forma preimpresa, inserta los campos requeridos para la
impresin del recibo de honorarios.
Procedimiento
adicional 2

Paso Ejercicio
1 Haz clic en el botn y posteriormente haz clic en cualquier parte del rea del
Encabezado.

Resultado: Mostrar un rengln gris con el nombre Etiqueta1.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-25
Cmo creo una forma impresa, Continuacin

Procedimiento adicional 2 (contina)


Paso Ejercicio
2 Haz clic derecho en el rengln recin insertado y seleccione la opcin
Propiedades del campo

Resultado: Mostrar la ventana Propiedades de Etiquetas.


3 Captura la siguiente informacin:
Campo Valor
Rengln 8
Columna 35
Texto RECIBO DE HONORARIOS
Justificacin Centrado

Al finalizar haz clic en el botn Aceptar.


4 Haz clic en el botn ubicado en la barra de herramientas y posteriormente
haz clic en cualquier parte del rea del Encabezado.
Resultado: Mostrar la ventana Insertar campo.
5 Selecciona los valores segn lo indicado en la siguiente tabla:
Campo Opcin / Valor
Tabla Datos Generales de Documento
Campo Razn Social de Cliente del Documento
Rengln 10
Columna 5
Longitud 65
Justificacin Izquierda

Al finalizar haz clic en el botn Aceptar.


6 Inserta el resto de los campos en el rea del Encabezado, de acuerdo a los
siguientes datos:
Tabla Campo Rengln Columna Longitud
Datos Serie del Documento 5 70 2
Generales de Folio del Documento 5 72 8
Documento RFC del Cliente del Documento 11 5 15
Referencia del Documento 15 12 10
Datos del Calle y Nmero del Domicilio 12 5 70
Domicilio Fiscal Fiscal del Documento
del Docto. Colonia del Domicilio Fiscal del 13 5 40
documento
Cdigo Postal del Dom. Fiscal 13 50 10
del Documento
Ciudad del Domicilio Fiscal del 14 5 25
Docto.
Entidad Federativa del Dom. 14 31 25
Fiscal del Documento
Notas:
Los campos Serie y Folio del Documento tendrn la Justificacin Centrada.
Los campos Folio del Documento y Cdigo Postal manejarn 0 Decimales.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 5 Pgina Derechos Reservados
Reportes y formatos a la medida
5-26
Cmo creo una forma impresa, Continuacin

Procedimiento adicional 2 (contina)


Paso Ejercicio
7 Inserte los campos necesarios en el rea del Pie de Pgina, de acuerdo a la
siguiente tabla:
Tabla Campo Rengln Columna Longitud
Datos Importe Neto del Documento 22 60 20
Generales de Impuesto 1 del Documento 23 60 20
Documento Total del Documento 24 60 20

Nota: Todos los campos tendrn la Justificacin hacia la Derecha y manejarn


2 Decimales.
8 Haz clic en el botn y despus haz clic en cualquier parte del rea del Pie de
Pgina.

Resultado: Mostrar la ventana Insertar Funcin.


9 Indica los siguientes datos:
Campo Opcin / Valor
Funcin CANTIDAD PROTEGIDA(Valor1,Valor2)
Valor 1 Total del Documento
Valor 2 Espaol (maysculas)
Al finalizar haz clic en el botn Aceptar para guardar los cambios y presiona la
tecla <F8> para conservar los cambios de la forma preimpresa.

Ejecutar forma preimpresa

Despus de disear la forma preimpresa, se revisar que los campos estn en la posicin
correcta.
Procedimiento Realiza el siguiente procedimiento:
adicional 3

Paso Ejercicio
1 Verifica que la forma preimpresa HonorarioCliente se encuentre abierta en el
Editor de Formas. Posteriormente, presiona las teclas <Ctrl+E>.

Resultado: Mostrar la ventana Seleccin de Empresas.


2 Selecciona tu empresa y haz clic en el botn Aceptar.

Resultado: Mostrar la ventana Filtros a aplicar al reporte Impresin de


Documentos.
3 Captura la fecha indicada por el instructor en el campo Rango de Fechas.
4 Deja el resto de los campos que aparecen por omisin y haz clic en el botn
Continuar.

Resultado: Mostrar la ventana Salida del reporte.


5 Haz clic en el botn Aceptar.

Resultado: Mostrar, en pantalla, la Forma Preimpresa con los datos de la


Nota de Cargo correspondiente.
6 Cierra la forma preimpresa y el Editor de Formas.

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 5


Derechos Reservados Pgina Reportes y formatos a la medida
5-27
Fecha de elaboracin: 10 de febrero de 2012
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA versin 2.1.0
Captulo 6
Transferencia de datos y Utileras
Visin general

Introduccin A travs de este captulo podrs traer datos de otra empresa de CONTPAQ i FACTURA
ELECTRNICA para concentrar o actualizar la informacin sin necesidad de re-capturar.

Por otra parte, en ocasiones pueden presentarse daos a la informacin capturada en la


empresa por factores externos al sistema, por lo que CONTPAQ i FACTURA
ELECTRNICA maneja una variedad de utileras que te ayudarn a resolver algunas
situaciones.

Objetivo Al finalizar este captulo sers capaz de:

Realizar la importacin y exportacin de datos en CONTPAQ i FACTURA


ELECTRNICA.
Conocer la funcin y aplicacin de cada una las utileras disponibles en
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, as como su utilidad prctica.

En este captulo Este captulo contiene los siguientes temas:

Tema Pgina
Cmo importo catlogos 6-2
Cmo genero masivamente documentos 6-6
Cundo ejecutar las utileras o los procesos 6-9

Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Captulo 6
Derechos Reservados Pgina Transferencia de datos
6-1 y Utileras
Cmo importo catlogos

Qu es CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA cuenta con un modelo en la Hoja Electrnica que


te permite importar catlogos (Clientes, Domicilios y Servicios).

Cmo ingreso Para ingresar ve al men Reportes, selecciona la opcin Hoja Electrnica, selecciona la
hoja Importacin de Catlogos y haz clic en el botn Ejecutar.

Qu necesito Para importar catlogos:


para importar
catlogos Ve a la hoja Exportacin, haz clic en el botn Seleccionar empresa y haz doble
clic sobre la empresa deseada.
Ve a la hoja del tipo de catlogo a importar (Clientes, DireccionesClientes,
Servicios).
Captura los registros en las columnas correspondientes, los campos con (*) son
obligatorios. Tambin puedes copiarlos de un archivo de texto o de Excel.
Haz clic en el botn Exportar Clientes/DireccionesClientes/Servicios
(dependiendo el catlogo a exportar).

Si marcas Si en la
opcin Actualizar
Existentes, al existir
en el sistema
registros con el
mismo cdigo, se
actualizarn los datos.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 6 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Transferencia de datos
Pgina
Derechos Reservados
y Utileras 6-2
Cmo importo catlogos, Continuacin

Abrir mdulo Importacin de catlogos

Realiza los siguientes pasos para abrir el mdulo en la Hoja Electrnica para importar
catlogos:
Ejercicio 1

Paso Ejercicio
1 Ve al men Reportes y selecciona la opcin Hoja Electrnica.

Resultado: Se mostrar una ventana con el listado de hojas electrnicas.


2 Selecciona la hoja electrnica Importacin de Catlogos y haz clic en el
botn Ejecutar.

Resultado: Se abrir el modelo Importacin de Catlogos. Asegrate de


habilitar las macros en Excel.
3 Ve a la hoja Exportacin y haz clic en el botn Seleccionar empresa.

Resultado: Se abrir una ventana con el listado de empresas.


4 Selecciona de la lista la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. y haz clic en el
botn Aceptar.

Resultado: En los campos Empresa y Ruta se mostrarn el nombre y ruta


de la empresa activa.

Nota: No cierres este mdulo ya que en el siguiente ejercicio lo necesitars.

Importacin de Clientes

Realiza los siguientes pasos para importar clientes:

Ejercicio 2

Paso Ejercicio
1 Abre el archivo Catalogos.xls ubicado en la carpeta
<C:\CompacW\Empresas\feLila>.

Nota: Este archivo contiene los catlogos a exportar.


2 Ve a la pestaa Clientes del archivo Catalogos.xls, selecciona el rango de
celdas en amarillo A2:I4 el cual incluye todos los datos de los clientes a exportar
(sin encabezados).
3 Presiona las teclas <Ctrl+C>.

Resultado: Se copiarn los datos a exportar en el portapapeles.


4 Ve a la hoja Clientes del modelo electrnico ExportacionCFD.xls.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 6


Derechos Reservados Pgina Transferencia de datos
6-3 y Utileras
Cmo importo catlogos, Continuacin

Ejercicio (contina)
Paso Ejercicio
5 Selecciona la celda B24.

Resultado: A partir de esta celda pegars los datos de los clientes a exportar.
6 Presiona las teclas <Ctrl+V>.

Resultado: Se pegarn los datos de los clientes a exportar.


7 Haz clic en el botn Exportar Clientes.

Resultado: En la columna Estado de la Exportacin se mostrar el mensaje


Exportado por cada uno de los registros.

Importacin de Direcciones de Clientes

Realiza los siguientes pasos para importar las direcciones de los clientes:

Ejercicio 3

Paso Ejercicio
1 Ve a la pestaa DireccionesClientes del archivo Catalogos.xls, selecciona el
rango de celdas en amarillo A2:R4 el cual incluye todos los datos de las
direcciones de los clientes a exportar (sin encabezados).
2 Presiona las teclas <Ctrl+C>.

Resultado: Se copiarn los datos a exportar en el portapapeles.


3 Ve a la hoja DireccionesClientes del modelo ExportacionCFD.xls.
4 Selecciona la celda B24.

Resultado: A partir de esta celda pegars los datos a exportar.


5 Presiona las teclas <Ctrl+V>.

Resultado: Se pegarn los datos a exportar.


6 Haz clic en el botn Exportar Direccin.

Resultado: En la columna Estado de la Exportacin se mostrar el mensaje


Exportado por cada uno de los registros.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 6 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Transferencia de datos
Pgina
Derechos Reservados
y Utileras 6-4
Cmo importo catlogos, Continuacin

Importacin de Servicios

Realiza los siguientes pasos para importar servicios:

Ejercicio 4

Paso Ejercicio
1 Ve a la pestaa Servicios del archivo Catalogos.xls, selecciona el rango de
celdas en amarillo A2:F4 el cual incluye todos los datos de los servicios a
exportar (sin encabezados).
2 Presiona las teclas <Ctrl+C>.

Resultado: Se copiarn los datos a exportar en el portapapeles.


3 Ve a la hoja Servicios del modelo ExportacionCFD.xls
4 Selecciona la celda B24.

Resultado: A partir de esta celda pegars los datos a exportar.


5 Presiona las teclas <Ctrl+V>.

Resultado: Se pegarn los datos a exportar.


6 Haz clic en el botn Exportar Servicios.

Resultado: En la columna Estado de la Exportacin se mostrar el mensaje


Exportado por cada uno de los registros.

Verificar informacin

Realiza los siguientes pasos para verificar que se hayan importado los datos:

Ejercicio 5

Paso Ejercicio
1 Ve a CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA, ve al men Catlogos y
selecciona la opcin Clientes.

Resultado: Se mostrar el listado de clientes.


2 Ve a la pestaa 3. Directorio Telefnico.

Resultado: Debern mostrarse los datos de los clientes que exportaste desde el
modelo de la Hoja Electrnica, as como los datos de sus domicilios.
3 Cierra el listado de clientes.
4 Ve al men Catlogos y selecciona la opcin Servicios.

Resultado: Debern mostrarse los datos de los servicios que exportaste desde
Excel.
5 Cierra el listado de Servicios.
6 Cierra los archivos de Excel (el mdulo de exportacin y el listado de catlogos).

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 6


Derechos Reservados Pgina Transferencia de datos
6-5 y Utileras
Cmo genero masivamente documentos

Qu es La generacin masiva es un proceso que permite crear varios documentos (facturas o recibos
de honorarios) a la vez.

Cmo ingreso Para ingresar ve al men Reportes, selecciona la opcin Hoja Electrnica, selecciona la
hoja Generacin Masiva de Documentos y haz clic en el botn Ejecutar.

Qu necesito Para generar documentos requieres hacer lo siguiente:


para generar
documentos 1. Ve a la hoja Parmetros, haz clic en el botn Abrir Empresa y haz doble clic sobre
la empresa deseada.
2. Haz clic en la hoja del tipo de documentos que quieres generar (Factura o Recibo de
Honorarios).
3. Selecciona concepto de los documentos a generar.
4. Captura la fecha.
5. En caso de que documentos vayan a ser en moneda extranjera, selecciona la
Moneda y captura el Tipo de Cambio.
6. Captura la Referencia de los documentos.
7. Selecciona los servicios y sus precios.
8. Selecciona el rango de clientes.
9. Haz clic en el botn PASO 3. Desplegar los documentos.
10. Realiza las modificaciones deseadas sobre el listado de documentos.
11. Haz clic en el botn PASO 4. Generar Documentos.

Contina en la siguiente pgina

Captulo 6 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Transferencia de datos
Pgina
Derechos Reservados
y Utileras 6-6
Cmo genero masivamente documentos, Continuacin

Abrir mdulo Generacin Masiva de Documentos

Realiza los siguientes pasos para abrir el modelo de la Hoja Electrnica para generar
documentos de forma masiva:
Ejercicio 1

Paso Ejercicio
1 Ve al men Reportes y selecciona la opcin Hoja Electrnica.

Resultado: Se mostrar una ventana con el listado de hojas electrnicas.


2 Selecciona la hoja electrnica Generacin Masiva de Documentos y haz clic
en el botn Ejecutar.

Resultado: Se abrir el modelo para la generacin masiva. Asegrate de


habilitar las macros.
3 Ve a la hoja Parmetros y haz clic en el botn Abrir Empresa.

Resultado: Se mostrar una ventana con el listado de empresas.


4 Selecciona la empresa La Casa Lila S.A. de C.V. y presiona la tecla <Enter>.

Resultado: Se mostrar el nombre y la ubicacin de la empresa.

Nota: No cierres el mdulo ya que lo necesitars para los siguientes ejercicios.

Abrir mdulo Generacin Masiva de Documentos

Realiza los siguientes pasos para abrir el modelo para generar documentos de forma masiva:

Ejercicio 2

Paso Ejercicio
1 Ve a la hoja Factura.
2 Captura los siguientes datos:

Campo Valor
Concepto Factura Sucursal
Fecha 25/10/2010
Servicio 1 S01
Servicio 2 S02
Del Cliente CL01
Al Cliente CL03

Deja el resto de los campos por omisin.


3 Haz clic en el botn PASO 3. Desplegar los documentos.

Resultado: Se mostrarn todos los documentos a crear en las columnas A:E (en
amarillo).

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 6


Derechos Reservados Pgina Transferencia de datos
6-7 y Utileras
Cmo genero masivamente documentos, Continuacin

Ejercicio 2 (contina)
Paso Ejercicio
4 Haz clic en el botn PASO 4. Generar documentos.

Resultado: Se mostrarn todos los documentos creados en las columnas F:K


(en azul).
5 Cierra Excel.
6 Haz clic en el concepto Factura Sucursal ubicado en la barra vertical de
CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA.

Resultado: Se mostrar el listado de facturas.


7 Verifica que aparezcan en la lista las facturas creadas, stas son las que tienen
fecha 25/10/2010.
8 Abre las facturas con fecha del 25/10/2010 para verificarlas. Captura la
contrasea a0123456789 para abrirlas.
9 Cierra el listado de facturas.

Captulo 6 Computacin en Accin, S.A. de C.V.


Transferencia de datos
Pgina
Derechos Reservados
y Utileras 6-8
Cundo ejecutar las utileras o los procesos

Qu son Las utileras son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones
especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas,
ya que una vez que afectan la informacin de la empresa, el proceso es irreversible.

Dichas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la informacin


registrada en el sistema, lo que ayudar a tener una base de datos en correcto
funcionamiento.

Cmo ingreso Para ingresar a las utileras que tiene CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA ve al men
Empresas, submen Utileras y selecciona la que necesites..

Requisitos Antes de ejecutar cualquiera de las utileras de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA


previos toma en cuenta las siguientes consideraciones:

No. Recomendacin
1 Asegrate que no haya ningn usuario utilizando la empresa.

Algunas utileras de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA deben ejecutarse


de manera exclusiva, es decir, que los usuarios de una versin en Red deben
cerrar su sesin y esperar a que termine la ejecucin para continuar con su
trabajo.

Siempre verifica si la utilera que deseas ejecutar es de este tipo antes de iniciar
el proceso.
2 Realiza un respaldo de la informacin de la empresa sobre la que se ejecutar la
utilera.
3 Verifica qu cambios realizar la utilera sobre la informacin antes de ejecutarla,
ya que se trata de un proceso irreversible.

Tiempo El tiempo de ejecucin de las utileras de CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA


de ejecucin depender de la informacin que se procesar o se calcular.

Qu utilera Apyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utileras que maneja el
ejecuto sistema y en qu momento utilizarlas.

La utilera Sirve para sala cuando


Verificacin de Calcular nuevamente los totales del En diferentes reportes los importes de
documentos documento (Neto, descuentos, impuestos y los documentos no coincidan.
total) Despus de haber ejecutado otra
utilera.
Calcular nuevamente el saldo del
documento.
Saldo cero Borrar todos los documentos de la La base de datos ha crecido mucho y
empresa, conservando los catlogos. deseas reducirla.
Quieres hacer una empresa nueva con
los mismos catlogos.

Contina en la siguiente pgina

Computacin en Accin, S.A. de C.V. Captulo 6


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6-9 y Utileras
Cundo ejecutar las utileras o los procesos, Continuacin

Qu utilera ejecuto (contina)


La utilera Sirve para sala cuando
Reconstruccin de Volver a generar los ndices de las tablas Despus de haber ejecutado alguna
ndices de la base de datos. utilera.
Despus de un apagn de luz.
Despus de una desconexin de la
base de datos.

Para qu sirven Las utileras sirven para realizar correcciones a la empresa que pudieron ser ocasionadas por
situaciones como:
Corte en el suministro de energa elctrica.
Dao fsico del disco en donde se guarda la informacin.
Eliminacin involuntaria de datos de la empresa.
Sabotaje a la informacin por parte de algn usuario.

Procesos Existen algunos procesos que tienen una funcin similar a las utileras, ya que realizan
correcciones a nivel tablas.

Cmo ingreso Para ingresar a las utileras que tiene CONTPAQ i FACTURA ELECTRNICA ve al men
Empresas, submen Procesos y selecciona el que necesites..

El proceso Sirve para sala cuando


Afectacin de saldos Afectar los saldos en base a un rango de Tengas documentos que solo se
fechas de documentos. guardaron mas no se emitieron.

Recalculo de Regenerar el archivo de acumulado cuando Desees reconstruir el importe de los


acumulados se ha modificado algn periodo anterior o tipos de acumulados existentes.
futuro o bien, cuando se han creado nuevos Hayas creado nuevos tipos de
tipos de acumulados en la empresa. acumulados y quieres agregarles
importes desde el inicio de ejercicio.
Cuando modifiques periodos anteriores
o futuros.

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