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DE
DOCUMENTOS
Los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de la Calidad deben controlarse,
la norma ISO 9001 pide un procedimiento documentado que defina los
controles para la aprobacin, revisin y actualizacin de los documentos, los cambios
deben identificarse as como el estado de revisin de los documentos. Adems debe
asegurar que las versiones vigentes de los documentos se encuentren en los puntos
donde se requieran, que estn legibles y fcilmente identificables. Los documentos de
origen externo que sean aplicables al sistema se deben identificar y se debe controlar su
distribucin y en todo momento se debe prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos. En caso de que se mantengan documentos obsoletos por
cualquier razn deben ser claramente identificados como tales.
Procedimiento Control de
Documentos
La norma ISO 9001 en el numeral 4.2.3
establece que los documentos requeridos
por el Sistema de Gestin de Calidad
DEBEN controlarse. Los Registros son un
tipo de documento especial y DEBEN
controlarse de acuerdo con los requisitos
citados en el numeral 4.2.4 de la norma.
PROCEDIMIENTOS DE DOCUMENTADO
Control de Documentos
Control de Registros
Acciones Preventivas
Acciones Correctivas
Control de Producto No conforme (PNC)
Auditorias Internas
QUE ES UN DOCUMENTO?
Documento que ha
perdido su vigencia en
fecha o contenido.
CONDICIONES GENERALES
Ejemplo: DN-P-02
1. Enfoque al cliente
Identificar las interfaces de las actividades clave dentro y entre las funciones
de la organizacin.
Entender las interdependencias existentes entre los diferentes procesos del Sistema.
Definir y establecer cmo deberan funcionar las actividades especficas dentro del
sistema.
Hacer que los datos sean accesibles para aquellos que los necesiten.
Establecer relaciones que equilibren los beneficios a corto plazo con las
consideraciones a largo plazo.
La Estructura organizacional, la cual debe estar diseada previendo que todos los
procesos de la organizacin estn bajo alguna direccin o coordinacin, con la
autoridad, la responsabilidad y las interrelaciones claramente definidas.
La aptitud y actitud del personal, con el fin de contar con personal competente y
comprometido en cada uno de los procesos o actividades de la organizacin, es
decir, contar con personal que tenga los conocimientos, las habilidades y la
estabilidad emocional necesaria para que desempee satisfactoriamente sus
funciones y responsabilidades.
La medicin, el anlisis de los datos y la mejora del sistema, lo cual permitir que
en la organizacin exista un proceso de mejora continua que favorezca su
competitividad.
Deben establecerse y mantenerse registros de
la calidad para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos, as como de
la operacin eficaz del Sistema de Gestin de
la Calidad.
POR QU ADMINISTRAR
LOS DOCUMENTOS?
Implementar un Sistema de
Manejo de Documentos
Provee un proceso nico que
coordina cambios y
disponibilidad en los
documentos crticos para el
negocio.
QUE SU CEDE SI NO SE
ADMINISTRAN LOS
DOCUMENTOS?
Este sistema debe proveer la evidencia a la alta direccin, a todos los clientes, subcontratistas, personal
y dems interesados que la organizacin est comprometida con el establecimiento,
mantenimiento y mejoramiento de niveles aceptables de calidad en sus productos y servicios.
Los Sistemas de Gestin de la calidad ISO 9000 integran el lado humano, administrativo y operativo de
las empresas. Al integrar estos tres aspectos, la organizacin aprovecha al mximo todos sus recursos,
logrando resultados de una manera ms eficiente, reduciendo gastos administrativos y operativos.
Es sumamente importante administrar el sistema documental, de forma gil y eficiente de tal manera
que no se convierta en una maraa de papeles que obstaculice el xito del Sistema de Gestin en lugar
de soportarlo.