Manual Inter Office

Centro de Desarrollo Informtico Arturo Rosenblueth
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PRESENTACIN............................................... 6 EDICIN DE UNA TABLA ............................................... 20

FORMATO DE UNA TABLA .............................................. 23
OBJETIVO...................................................... 7
COMBINAR CORRESPONDENCIA ................................... 28
INTRODUCCIN A WORD ........................................... 2
ABRIR ORIGEN DE DATOS .............................................. 29
PROCEDIMIENTOS BSICOS .............................................. 2
CREAR ORIGEN DE DATOS ............................................. 29
INICIAR WORD .......................................................... 2
EDICIN DE LA FUENTE DE DATOS ..................................... 31
DESCRIPCIN DE LA PANTALLA DE WORD ................................ 2
EXCEL ............................................................ 35
EDICIN DE DOCUMENTOS ......................................... 3
LIBROS DE TRABAJO .................................................. 35
ESCRITURA Y CORRECCIN DE TEXTO.................................... 3
PERSONALIZACIN DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS ................. 35
MOVER Y COPIAR TEXTO O GRFICOS.................................... 3
INTRODUCCIN DE DATOS ............................................. 36
INSERTAR SMBOLOS..................................................... 4
CREACIN DE SERIES .................................................. 37
BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO Y FORMATO .............................. 4
EJERCICIO ............................................................ 39
IR A UN LUGAR ESPECFICO DEL DOCUMENTO ............................ 5
FORMATO DE UNA HOJA DE CLCULO ............................ 40
AUTOCORRECCIN ...................................................... 5
APLICAR FORMATOS ................................................... 40
FORMATO DE DOCUMENTOS........................................ 7
ALINEACIN DE DATOS ................................................ 41
LETRA CAPITAL ......................................................... 7
AGREGAR BORDES, DISEOS Y COLORES ............................... 42
FORMATO DE PRRAFO .................................................. 8
FORMATO DE NMERO ................................................ 43
DISEO Y COMPOSICIN DE LA PGINA ............................ 12
COPIAR FORMATOS .................................................... 45
CREAR ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA ............................... 12
AUTOFORMATO ....................................................... 45
NOTA AL PIE DE PGINA............................................... 14
RESALTAR LOS DATOS QUE CUMPLAN LAS CONDICIONES ESPECIFICADAS 46
DIVIDIR UN DOCUMENTO EN SECCIONES ............................... 14
IMPRESIN DE DOCUMENTOS ..................................... 47
COLUMNAS ESTILO PERIODSTICO ...................................... 15
PREPARAR UNA PGINA PARA LA IMPRESIN ........................... 47
CONFIGURAR PGINA ................................................. 16
PGINA ............................................................... 47
TRABAJAR CON TABLAS ........................................... 18
MRGENES ............................................................ 47
DESPLAZAMIENTO EN UNA TABLA ...................................... 19
ENCABEZADO / PIE DE PGINA ........................................ 48
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HOJA ..................................................................48 POWERPOINT ..................................................... 68

USO DE FRMULAS ............................................... 49 CARACTERSTICAS DE UNA PRESENTACIN ............................. 68
FRMULA CON REFERENCIAS ...........................................49 CAMBIAR UNA AUTOFORMA POR OTRA ................................. 70
FRMULA CON FUNCIONES .............................................49 MODIFICAR COLORES, RELLENOS, TRAMAS, LNEAS .................... 71
SINTAXIS DE LA FRMULA ..............................................49 AGREGAR, MODIFICAR O QUITAR UNA SOMBRA A UN OBJETO .......... 72
REFERENCIAS ..........................................................51 AGREGAR, MODIFICAR O QUITAR EL EFECTO 3D DE UN OBJETO........ 73
REFERENCIAS RELATIVAS ...............................................51 RECTNGULOS Y CUADROS ............................................ 74
REFERENCIAS ABSOLUTAS ..............................................52 AGREGAR TEXTO...................................................... 74
REFERENCIA MIXTA ....................................................52 SELECCIN Y EDICIN DEL TEXTO ................................. 75
INTRODUCIR UNA FRMULA PARA CALCULAR UN VALOR.................52 FORMATO DE PRRAFO ................................................ 75
INTRODUCIR REFERENCIAS .............................................52 CORRECTOR DE ESTILOS............................................... 76
ANLISIS DE DATOS USANDO FUNCIONES ...............................53 EMPEZAR UNA LNEA NUEVA DENTRO DE UN PRRAFO. ................ 77
USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES ..................................53 TRABAJAR CON OBJETOS ......................................... 77
TRABAJO CON NOMBRES ...............................................54 MODIFICAR EL TAMAO O RECORTAR UN OBJETO ................. 78
EJERCICIO .............................................................56 DUPLICAR OBJETOS ................................................... 78
GRFICOS ........................................................ 57 ORGANIZAR, ALINEAR Y UBICAR OBJETOS ............................. 79
CREACIN DE UN GRFICO .............................................57 GIRAR O VOLTEAR UN OBJETO ........................................ 81
MODIFICAR UN GRFICO ...............................................58 GIRAR UN OBJETO A 90 GRADOS A LA IZQUIERDA DERECHA ......... 82
EJERCICIO .............................................................62 EMPUJAR ............................................................. 82
LISTA DE DATOS .................................................. 63 APLICACIN Y MODIFICACIN DE DISEOS EN UNA DIAPOSITIVA ... 84
INSTRUCCIONES PARA CREAR UNA LISTA EN UNA HOJA DE CLCULO ....63 DIAPOSITIVA DE TITULO ............................................... 84
MANTENIMIENTO DE UNA LISTA ........................................63 DIAPOSITIVA DE VIETAS EN LISTA .................................... 84
ORDENAR Y FILTRAR DATOS ............................................65 DIAPOSITIVA DE IMAGEN Y TEXTO ..................................... 85
EJERCICIO .............................................................67 INSERTAR WORDART ............................................. 85
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MODIFICAR EL TEXTO ................................................. 85 TABLAS .......................................................... 98

FORMAS DE WORD .................................................... 85 CREAR UNA TABLA .................................................... 98
GRFICAS ......................................................... 86 ELIMINAR CELDAS, COLUMNAS Y FILAS ................................. 99
ESTRUCTURA DE LA HOJA DE DATOS .................................. 86 APLICACIN DE BORDES .............................................. 101
COMO REPRESENTAN LOS DATOS EN UN GRFICO ...................... 87 DIRECCIN DEL TEXTO ............................................... 102
ESTRUCTURA DE UN GRFICO EN 2D Y 3D ............................ 87 APLICACIN DE PLANTILLAS ..................................... 103
MTODOS PARA SELECCIONAR LOS ELEMENTOS DE UN GRFICO ........ 87 MANEJO DEL CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS ................... 104
FORMATO DE MARCADORES DE DATOS, ETIQUETAS Y OTROS ELEMENTOS 88 CMO MODIFICAR LA POSICIN DE UNA DIAPOSITIVA.................. 104
COLORES, TEXTURAS Y EFECTOS DE RELLENO ......................... 88
FUENTE Y TEXTO GIRADO ............................................. 89
ESCALA DEL EJE DE VALORES .......................................... 90
SEPARAR LOS SECTORES EN LOS GRFICOS CIRCULARES Y DE ANILLOS.. 90
VISTA DE UN GRFICO 3D............................................. 91
ESTILOS DE GRFICA.................................................. 91
ORGANIGRAMAS .................................................. 92
QU ES UN ORGANIGRAMA? .......................................... 92
CREAR UN ORGANIGRAMA ............................................. 92
INSERTAR TEXTO EN LOS CUADROS .................................... 93
AGREGAR CUADROS ................................................... 93
PARA CREAR VARIOS CUADROS DEL MISMO TIPO ....................... 94
MODIFICAR FUENTES DEL TEXTO ...................................... 94
SELECCIONAR CUADROS Y LNEAS...................................... 94
CMO AGREGAR TEXTO. .............................................. 97
REORGANIZAR CUADROS .............................................. 97
REGRESAR A LA PRESENTACIN ACTUAL ............................... 98
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OBJETIVO
Presentacin
Actualmente la gente que trabaja en la elaboracin de documentos, utiliza el sistema

llamado procesamiento de palabras. Este sistema automatiza los procedimientos, aumenta la
calidad del trabajo y ahorra tiempo y dinero.
Este concepto apareci a principios de los aos 60S y desde entonces ha cambiado la
estructura de cientos de oficinas.
El procesamiento de palabras es una forma diferente de plasmar informacin en papel ya que
su objetivo es el de facilitar las tareas de mecanografiado, revisin y correccin de diversos
documentos, como, por ejemplo: libros, folletos, manuales, cartas.
Una vez que se ha capturado la informacin, sta queda almacenada en disco as se evita la
perdida de tiempo al volver a escribir el texto por causa de algunos errores o cambios en la
redaccin, por lo que su uso se ha generalizado tanto en las oficinas como en las escuelas.
Con el procesamiento de palabras, se tiene una opcin diferente para trabajar la informacin
de tal forma que facilita la lectura y hace sencilla la captura como si se estuviera utilizando
una mquina de escribir convencional.
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Objetivo
Al finalizar el curso, los participantes contarn con los conocimientos que les permitan crear, editar, dar formato e
imprimir documentos, as como trabajar con tablas, columnas, encabezados, pies de pgina, insertar nmeros de
pgina y notas al pie
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Descripcin de la pantalla de Word

Al iniciar Word, muestra en pantalla un documento en blanco con varios
Introduccin a Word botones y mens que se utilizan en la elaboracin de un documento.
Partes de la pantalla principal.
Procedimientos bsicos
Un procesador de palabras es una herramienta orientada a la generacin 1
de documentos de una manera sencilla y eficiente. Su ventaja principal
es que permite hacer cambios al documento sin la necesidad de volver a 2
escribirlo.
3 4
Iniciar Word
Para iniciar Word dar un clic en el botn Inicio de la barra de tareas de
5
Windows, seleccionar Programas y despus dar un clic en Microsoft
6
Word
4
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7 6
A continuacin se describen las partes de la pantalla principal.

1. Barra de mens: Contiene comandos y estn agrupados segn su
funcin.
2. Barra de herramientas Estndar y Formato: Por medio del ratn,
se pueden accesar los comandos que se utilizan con ms frecuencia.
3. Alineacin de tabulacin: Permite cambiar la alineacin de las
tabulaciones.
O bien 4. Regla: La regla horizontal permite establecer tabulaciones y

sangras para los prrafos seleccionados, y ajustar el ancho de las
Dar un clic en el botn Microsoft Word de la barra de acceso directo de columnas. En presentacin de diseo de pgina o en presentacin
Microsoft Office preliminar, se pueden utilizar las reglas horizontal y vertical para
modificar los mrgenes de la pgina.
5. Punto de insercin: Muestra el lugar donde aparecer el texto que
se escribe.
6. Barras de desplazamiento: Permiten moverse por el documento.
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7. Barra de vistas: Permite ver un documento de diferentes formas. Mover texto o grficos
Por ejemplo, en la vista Diseo de Pgina, muestra el documento tal
como se imprimir. Seleccionar el texto o los grficos que se desean mover, elegir el
8. Barra de estado: Muestra los detalles del documento. Por ejemplo, comando Cortar del men Edicin, presionar las teclas CTRL +
la pgina en donde se encuentra el cursor. X, o dar un clic en el botn Cortar de la barra de herramientas.
9. Buscar elementos: Permite buscar ttulos, imgenes, tablas, etc.;

en el documento activo. Colocar el punto de insercin en la nueva posicin, seleccionar
el comando Pegar del men Edicin, presionar las teclas
Edicin de documentos CTRL + V, o dar un clic en el botn Pegar de la barra de
herramientas.
Escritura y correccin de texto

Copiar texto o grficos utilizando la barra de herramientas
Mover y copiar texto o grficos
Seleccionar el texto o los grficos que se desean copiar, elegir
Al generar un documento es probable que se requiera cambiar de lugar el comando Copiar del men Edicin, presionar las teclas
un prrafo, una imagen, o que se repita. En Word existen dos conceptos CTRL + C, o dar un clic en el botn Copiar de la barra de
importantes en la edicin de documento: herramientas.
Mover: Significa quitar (cortar) de un lugar el texto seleccionado e
insertarlo (pegarlo) en otra ubicacin del documento.
Colocar el punto de insercin en la nueva posicin, seleccionar el
Copiar: Significa realizar una copia del texto seleccionado e comando Pegar del men Edicin, presionar las teclas CTRL + V, o dar
insertarlo en una segunda posicin. un clic en el botn Pegar de la barra de herramientas.
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La forma ms fcil de mover o copiar texto en distancias cortas es con el Insertar smbolos
mtodo de arrastrar y colocar. Adems de las letras, los nmeros y los signos de puntuacin que
aparecen indicados en el teclado, muchas fuentes incluyen vietas y
smbolos, como por ejemplo: , los cuales son de mucha
utilidad para darle un toque personal a los documentos.
Para insertar un smbolo, seleccionar el comando Smbolo del men
Insertar, marcar el smbolo y dar un clic en Insertar (Word inserta el
smbolo y deja abierto el cuadro de dilogo, de forma que se puedan
insertar ms) al terminar dar un clic en Cerrar.
El cuadro de dilogo presenta los smbolos disponibles en la fuente que
se est utilizando en el documento. Si no se encuentra el que se
Para mover texto, requiere, seleccionar una fuente diferente.
.......arrastrar el puntero a la
seleccionarlo, sealarlo con
el puntero y presione el nueva posicin.
botn izquierdo del
ratn,.........
......y soltar el ratn. Buscar y reemplazar texto y formato

En ocasiones por error se escriben palabras con faltas de ortografa, o se
requiere cambiar por un sinnimo y si el documento es muy grande se
requiere de mucho tiempo para buscarlas y reemplazarlas. Word facilita
sta tarea con la herramienta de Buscar reemplazar.
Buscar
Seleccionar el comando Buscar del men Edicin o bien presionar las

teclas CTRL + B. En el cuadro Buscar, escribir el texto que se desea
encontrar. A continuacin, dar un clic en botn Buscar siguiente para
iniciar la bsqueda.
Una vez encontrado el texto se puede ir sustituyendo con uno diferente
Para copiar texto,
seleccionarlo. Presionar la
Soltar el botn del ratn y la utilizando el comando Reemplazar y continuar la bsqueda eligiendo el
tecla CTRL para colocar el
tecla CTRL y sealarlo con el
texto. botn Buscar siguiente. El cuadro de dilogo permanecer abierto
puntero, arrastrar el texto
sealado a la nueva ubicacin. mientras se modifica el documento, para cerrarlo dar un clic en Cerrar.
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Reemplazar
Seleccionar el comando Reemplazar del men Edicin, o bien presionar

las teclas CTRL + L. En el cuadro Reemplazar con, escribir el texto que
va a sustituir al que se encuentra en el documento. A continuacin dar
un clic en botn Reemplazar (para reemplazar algunas), Reemplazar
todo (para todas las palabras que se encuentran en el documento).
Autocorreccin
Es una herramienta que corrige automticamente errores tipogrficos,
ortogrficos y gramaticales frecuentes. Por ejemplo, si se escribe qeu
y, a continuacin, un espacio o cualquier otro signo de puntuacin, Word
lo sustituye por "que".
Seleccionar el comando Autocorrecin del men Herramientas y
seleccionar la opcin con el mismo nombre.
Especifica el Indica el tipo de

formato que se informacin que se desea
desea buscar o localizar o reemplazar.
reemplazar.
Ir a un lugar especfico del documento 1 2
Este comando permite desplazarse rpidamente a un lugar especfico del

documento; una pgina, seccin, nota al pie, nota al final, anotacin,
marcador, campo, tabla, grfico, ecuacin u objeto.
Seleccionar el comando Ir a, del men Edicin o presionar las teclas
CTRL + I, indicar el tipo de elemento al que se desea ir, dar un clic en el
botn Cerrar.
1. Escribir el elemento de autocorreccin (Es una abreviatura o palabra

que Word reemplazar automticamente mientras se escribe, est
puede tener hasta 31 caracteres sin espacios).
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2. Escribir el texto o colocar el grfico que se desea que Word inserte 1. Aplica automticamente estilos de borde, caracteres y prrafos.
automticamente en lugar de la palabra abreviada del cuadro Al escribir tres guiones (), tres caracteres de subrayados (abc) o
reemplazar. Este puede tener hasta 255 caracteres. tres signos de igual (=), Word aplicar un estilo de borde fino,
Para que Word corrija el texto que se especifica en el cuadro de dilogo, grueso o de dos lneas, respectivamente.
debe estar seleccionada la casilla de verificacin Reemplazar texto 2. Crear una tabla, cuando se escribe una serie de guiones y signos
mientras escribe. ms, como +----+----+. Word inserta una columna para cada par
Por ejemplo, en el cuadro Reemplazar escribir itners y el cuadro Con, de signos ms (+).
inters y dar un clic en Agregar. 3. Aplicar automticamente el formato de lista con vietas a una
Cuando se escribe itners, Word lo sustituye por Inters. lista, si al principio de un prrafo, se escribe un asterisco (*), un
signo > o un guin () seguido de un espacio o una tabulacin,
Autoformato mientras escribe presionar la tecla ENTER para agregar el siguiente elemento de la
lista, Word inserta automticamente la siguiente vieta. Para
Al momento de estar escribiendo se pueden aplicar formatos en el texto, finalizar la lista, presionar ENTER dos veces o bien presionar
sin necesidad de utilizar la barra de herramientas o la barra de mens. RETROCESO para eliminar la ltima vieta de la lista.
4. Aplica automticamente formato de lista numerada, si al
principio de un prrafo, se escribe un nmero o una letra seguido
por un punto y un espacio o una tabulacin. Por ejemplo, 1. , A. ,
1
3 i. o a. Al presionar ENTER para agregar el siguiente elemento de la
lista, Word inserta automticamente el nmero siguiente. Para
finalizar la lista, presionar ENTER dos veces o presionar
RETROCESO para eliminar el ltimo nmero de la lista.
2 4
Autotexto
Permite escribir palabras o frases que se utilizan con frecuencia.

Por ejemplo:
1 Escribir: CURSO DE WORD BSICO, seleccionar el texto, para la
opcin de Autotexto.
2 Escribir un nombre para el elemento de Autotexto que se
muestra en el cuadro Vista previa en la parte inferior. (Este puede
tener hasta 32 caracteres incluyendo espacios.) Por ejemplo escribir
CWB. Y dar un clic en el botn Agregar.
3 Al escribir CWB y presiona la tecla F3, se presenta CURSO DE
WORD BSICO que es el texto que se defini anteriormente.
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Letra capital
Un prrafo puede iniciar con una letra o palabra ms grande al tamao
que se est utilizando, este tipo de caracterstica se llama Letra
Capital.
C
uando aplique formato a un
prrafo para que tenga una letra
capital, Word colocar la primera
letra del prrafo en un marco, el
resto del texto se ajustar al lado del
marco.
Para cambiar el nombre a un elemento de Autotexto, en la lista

seleccionar el nombre, escribir el nuevo nombre y a continuacin, dar un
clic en Agregar.
Formato de documentos
Word permite elaborar documentos con una apariencia profesional, ya
que cuenta con herramientas para resaltar el texto con negritas,
cursivas, diferentes tipos de letras, tamaos, colores; modificar la
alineacin de los prrafos, entre otras opciones. A estos cambios en la
presentacin se le llama FORMATO. En un documento hay formato de
carcter y de prrafo.
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Para dar formato de Letra Capital, seleccionar la letra o palabra, elegir Copiar formato
el comando Letra capital del men Formato, y marcar la opcin En
texto o En margen. Cuando un texto tiene el formato adecuado, se puede copiar en otro
utilizando el botn Copiar formato.
NOTA: El formato se aplica en toda la seleccin.
Seleccionar el texto cuyo formato se desea copiar y dar un clic
en el botn Copiar formato de la barra de herramientas
Estndar. Si se desea copiar el formato en varios lugares, hacer
doble clic en el botn. Junto al puntero de forma de I se aparece una
brocha, con el seleccionar el texto para aplicar el formato.
Formato de prrafo
Un prrafo es cualquier cantidad de texto, grficos y la marca de prrafo
( ) que se presenta al oprimir la tecla de ENTER.
Word cuenta con las herramientas necesarias para aplicar diferentes
tipos de formato al prrafo, como son; alineacin, interlineado, espacio
entre los prrafos, sangras, lo que permite darle al documento una
presentacin agradable.
Para cambiar el formato de prrafo, seleccionarlo y definir las nuevas
caractersticas.
Es recomendable trabajar con las marcas de prrafo en pantalla para
evitar eliminar accidentalmente las que contienen el formato para el
1. La opcin En texto coloca la letra capital alineada con el prrafo.
margen izquierdo, dentro de la zona de texto principal.
2. La opcin En margen coloca la letra capital en el margen Alinear Texto

izquierdo. La alineacin de un prrafo acomoda el texto en el espacio que hay
entre el margen izquierdo y el derecho.
3. En el cuadro Fuente, escribir o seleccionar la que se desea aplicar
Seleccionar los prrafos que se desean alinear y dar un clic en el botn
4. En el cuadro Lneas que ocupa, indicar el nmero de lneas para
correspondiente.
especificar la altura de la letra.
5. En el cuadro Distancia desde el texto, seleccionar la cantidad de Alineacin Izquierda Alineacin
Justificada
espacio entre la letra capital y el texto que sigue en el prrafo.
6. Dar un clic en el botn Aceptar. Alineacin Centrada Alineacin Derecha
Eliminar letras capitales
Dar un clic en el prrafo que contenga la letra capital, seleccionar el

comando Letra capital del men Formato, elegir Ninguna y dar un clic O seleccionar el comando Prrafo del men Formato y elegir la
en el botn Aceptar. alineacin.
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Tambin se puede alinear texto utilizando las teclas de mtodo

abreviado.
Tipos de Alineacin
Izquierda Derecha Centrada Decimal

Tabulaciones
Las tabulaciones vienen preestablecidas en intervalos de 1.25 cm. a Se pueden establecer medidas exactas para las tabulaciones,
partir del margen izquierdo. Slo se tiene que presionar la tecla TAB seleccionando el comando Tabulaciones del men Formato.
para mover el punto de insercin a la siguiente tabulacin del prrafo
actual.
Usar la regla para establecer una tabulacin en una posicin concreta o

para cambiar la forma en que se alinea el texto en la tabulacin.
Cuando se cambian las tabulaciones, asegurarse de seleccionar todos los
prrafos a los que se desea que afecte el cambio, para modificar todas
las tabulaciones al mismo tiempo.
Para establecer o cambiar la alineacin de las tabulaciones, dar un clic
en el botn Alineacin de tabulaciones situado en el extremo izquierdo
de la regla horizontal hasta obtener la alineacin deseada.
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Para cambiar el interlineado de un prrafo, elegir el comando Prrafo

Sangras del men Formato y seleccionar la ficha Sangra y espacio.
Una sangra es la distancia que hay entre el texto y los mrgenes, En el recuadro de Interlineado, seleccionar el tipo de interlineado que
normalmente se utiliza para resaltar una parte importante del texto. desee, si selecciona Mnimo o Exacto, escriba o seleccione la cantidad
de interlineado, al terminar de un clic en el botn Aceptar.
Para poner una sangra, dar un clic en un prrafo o seleccionarlo elegir

el comando Prrafo del men Formato y la ficha Sangra y espacio o
utilizar la regla. Espacio entre prrafos
Para aplicar una sangra con la regla, arrastrar el marcador de sangra al En lugar de presionar la tecla de ENTER para agregar lneas en blanco
lugar donde se requiere. antes o despus de un prrafo, usar el comando Prrafo del men
Formato y seleccionar la ficha Sangra y espacio para agregar espacio
antes y/o despus.
Sangra Sangra de
francesa Sangra
primera lnea izquierda
Interlineado
El interlineado determina el espacio que hay entre los renglones del
prrafo, el valor predeterminado depende del tamao de la fuente. Se
puede aplicar interlineado triple o personalizado en incrementos de
media lnea.
Interlinea Interline Interlinead
Si una lnea contiene un carcter grande o un elemento como un grfico do a 1,5 ado o Doble
lneas Sencillo
o una frmula, Word ajusta el espacio de esa lnea.
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Lista numerada Lista con vietas
Para quitar los nmeros o las vietas de una lista. Seleccionar la lista y
dar un clic en el botn Lista numerada o Lista con vietas.
Si se requiere otro smbolo diferente a las opciones que presenta Word,
se puede personalizar la vieta,
Listas numeradas y con vietas Seleccionar la lista y escoger el comando Numeracin y vietas del
*
Las listas numeradas y con vietas son muy tiles al organizar men Formato.
informacin de un documento, resaltar la de mayor importancia o
resaltar prrafos con nmeros e incisos. La siguiente imagen presenta
algunos ejemplos de la listas.
Crear una lista con nmeros: Escribir el primer nmero o letra de la

secuencia, seguido de un punto o de un parntesis, como 1. o A) o
i., escribir el siguiente texto de la lista y presione ENTER, de forma
automtica se contina la lista.
Crear una lista con vietas: Escribir * o > y a continuacin el texto de Dar un clic en el botn Personalizar
la lista. Word coloca las vietas automticamente.
Si ya no se desea continuar con la lista presionar ENTER dos veces.
Otra forma de crear una lista, es, escribir el texto, seleccionarlo y dar
un clic en cualquiera de los botones; Lista numerada o Lista con
vietas.
*
Una vieta es un smbolo que se encuentra al inicio de un prrafo, por ejemplo:
,,,,.
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Diseo y composicin de la pgina

Al aplicar los formatos, anteriormente explicados, en un documento,
este queda con una presentacin agradable. Sin embargo, se puede
mejorar al ponerle un encabezado o pie de pgina, definir los mrgenes
1 2
para que el texto quede distribuido dentro de una hoja o poner un salto
de pgina al final de un captulo. A continuacin se describen los
procedimientos a seguir.
Crear encabezados y pies de pgina

Un encabezado o pie de pgina est formado por texto o grficos que se
colocan en la parte inferior o posterior del documento. Con definirlos en
3
4 una pgina, se presentan en todas las que conforman el documento. En
la Vista de Diseo de Pgina se ven con un tono ms claro.
Estos pueden consistir simplemente en el ttulo del documento y el
nmero de pgina, pero tambin es posible crear encabezados y pies de
pgina que contengan grficos, varios prrafos y campos.
Se puede definir un encabezado o pie de pgina diferente para las
1. Elegir una fuente diferente. pginas pares y las impares, o utilizar un encabezado o pie de pgina
diferente para la primera pgina de una seccin o documento.
2. Seleccionar la nueva vieta.
3. Indicar la distancia entre el final de la vieta o el nmero de lista y
el inicio del texto.
4. Marcar la posicin de la vieta con respecto al margen.
Una vez que se han definido los parmetros dar un clic en el botn
Aceptar, aparecer el cuadro de dilogo Numeracin y vietas dar clic
en el botn Aceptar.
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Si se desea modificar el Encabezado o el Pie de pgina, dar doble clic

sobre el encabezado o seleccionar el comando Encabezado y pie de
pgina del men Ver.
Agregar y eliminar encabezados y pies de pgina
Nota: En los encabezados y pies de pgina, el texto se escribe y se le
Seleccionar el comando Encabezado y pie de pgina del men Ver. aplica el formato de la misma manera que en el documento principal.
Las reas de encabezados y pies de pgina estn rodeadas por una lnea Para eliminar un encabezado o pie de pgina, dar doble clic en el
punteada que no se imprime. encabezado o pie de pgina, seleccionarlo y presionar la tecla SUPR.
Para poner un texto definido en Word, dar un clic en el o los botones de
la barra de herramientas. El texto y los grficos del documento Insertar y eliminar nmeros de pgina
aparecern atenuados es decir en color gris.
Elegir el comando Nmeros de pgina del men Insertar.
1 3 5 10
7
2 8 9
4 6 11
1. Inserta el nmero de pgina

Para especificar la posicin en la que se desea que Word imprima los
2. Inserta el nmero de pginas que contiene el documento
nmeros de pgina, seleccionar un lugar en el cuadro Posicin y una
3. Permite cambiar el formato del nmero de la pgina alineacin.
4. Inserta la fecha actual (la que tiene el sistema) Para cambiar el formato del nmero de pgina, dar un clic en el botn
Formato.
5. Inserta la hora actual (la que tiene el sistema)
6. Presenta el cuadro de dilogo para configurar la pgina
7. Muestra u oculta el texto del documento
8. Inserta un encabezado o pie igual al de la seccin anterior
9. Cambia entre el encabezado y pie
10. Muestra el Encabezado o pie de pgina anterior o el siguiente
11. Cierra el encabezado y pie
Para volver al documento dar un clic en el botn Cerrar o dar doble clic
en el rea del texto principal. El encabezado o pie de pgina se ven de
forma atenuada.
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La marca de referencia puede ser un nmero, que se actualiza de forma

En el cuadro de Formato de nmero, tambin se puede indicar el automtica, es recomendable usar este tipo de marca en los
nmero en el que se inicia la paginacin, especificar el nmero en documentos que tienen ms de una referencia en una pgina. O marcas
Numeracin de pginas al terminar dar un clic en Aceptar. personalizadas.
Si se desea que en la primera pgina no aparezca el nmero, activar la El texto de la nota puede ser de cualquier extensin y se le aplican
casilla Nmero en la primera pgina y dar un clic en el botn Aceptar. formato del mismo modo que a cualquier otro texto. Para insertar una
nota:
El nmero de pgina se agregar en el encabezado o pie de pgina.
Word presentar el campo PAGINA en un marco, que permite arrastrar Seleccionar el comando Nota al pie del men Insertar.
el nmero a cualquier lugar de la pgina. Cuando se agrega una hoja al
documento se actualiza de forma automtica la numeracin.
Para eliminar la numeracin: Dar doble clic en el encabezado o pie,
seleccionar el marco del nmero, oprimir la tecla SUPR. Una vez
eliminados los nmeros de pgina, elegir el botn Cerrar de la barra de
herramientas Encabezado/pie.
Si el documento tiene varias secciones y se elimina la conexin entre los Permite ajustar la
posicin de las
encabezados o pies de pgina de las diferentes secciones, Word slo notas y establecer
elimina los nmeros en la seccin actual. las opciones de
numeracin.
Nota al pie de pgina

Las notas al pie o al final explican, comentan o hacen referencia al texto
de un documento. Un solo documento puede contener notas al pie y Elegir el tipo de nota y la numeracin que se desea insertar, al terminar
notas al final. Por ejemplo, se pueden utilizar las notas al pie para dar un clic en Aceptar. En el documento se presenta una lnea y el punto
instrucciones detalladas y las notas al final para citar fuentes de de insercin para que escribir el texto de la nota.
informacin. Las notas al pie aparecen al final de cada pgina de un
documento. Las notas al final normalmente aparecen al final del
documento.
Dividir un documento en secciones
Un documento se puede dividir en
cualquier nmero de secciones y aplicar
un formato diferente a cada una de
Referencia
de la nota
ellas. Por ejemplo, una parte con
formato de una columna, luego cambiar
a un formato de dos columnas para el
resto del documento, o que unas pginas
tengan orientacin vertical y otras
Texto de la nota horizontal. Una seccin puede ser un prrafo o un documento entero.
Al iniciar un documento nuevo, no se
Una nota al pie o al final consta de dos partes vinculadas: la marca de encuentran saltos de seccin, porque el
referencia de nota y el texto correspondiente a la nota. documento es una sola. Se puede crear
nuevas secciones cuando en una parte
Office Intermedio
14
Difusin Tecnolgica
especfica del documento se cambian cualquiera de los elementos Para eliminar un salto de seccin, seleccionar el salto y presionar las
siguientes: teclas de RETROCESO o SUPRIMIR.
Tamao, orientacin o mrgenes del papel. Cuando se quita un salto de seccin, se elimina el formato del texto que
se encuentra encima de el. Ese texto pasa a formar parte de la seccin
Nmero de columnas tipo peridico. siguiente y adopta su formato.
Alineacin vertical del texto en la pgina.
Crear una seccin nueva Columnas estilo periodstico
El formato de columnas estilo peridico, se puede aplicar a todo el
Seleccionar el comando Salto del men Insertar. documento o, a parte de el. En este estilo el texto fluye desde la parte
inferior de una columna hasta la parte superior de la siguiente. Este tipo
de formato permite crear columnas con diferente ancho y cambiar el
nmero de columnas (hasta un mximo de 18) de un documento o de una
pgina.
Para ver varias columnas en pantalla, cambiar a Presentacin de diseo
de pgina o a Presentacin preliminar.
Crear varias columnas
Seleccionar el texto que se va a cambiar a ms de una columna, dar un

clic en el botn Columnas, arrastrar hacia la derecha para indicar el
nmero de columnas y soltar el botn del ratn.
Debajo de Salto de seccin seleccionar la opcin que indique el lugar en

el que se desea iniciar la siguiente seccin al terminar dar un clic en el
botn Aceptar.
Tipos de secciones
Pgina siguiente : Divide la pgina e inicia la nueva seccin en la pgina
siguiente.
Pgina impar o Pgina par : Inserta un salto de seccin y empieza la O bien, elegir el comando Columnas del men Formato.
siguiente seccin en la siguiente pgina impar o par
Continuo: Empieza la siguiente seccin en la misma pgina.
Al oprimir la combinacin de teclas CTRL + ENTER se inserta un salto de

pgina.
En presentacin normal, Word inserta una lnea doble punteada (esta
lnea no se imprime) encima del punto de insercin para marcar el final
de la seccin anterior y desplaza el punto a la siguiente seccin.
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Las opciones de configurar pgina, permiten establecer las

caractersticas de impresin de un documento. Al crear un documento
nuevo, Word utiliza las opciones predeterminadas para el tamao del
papel, orientacin, mrgenes y nmeros.
Sin embargo, si se define desde el principio el tipo y tamao, as como la
orientacin del papel que se va a utilizar, el texto que se escribe se
ajusta a los parmetros definidos.
Establecer el tamao y la orientacin del papel

Seleccionar el texto para el que se desea un tamao de papel o una
orientacin de pgina diferente, o colocar el punto de insercin en la
seccin que se desea cambiar. Elegir el comando Configurar pgina del
men Archivo.
En Preestablecidas, seleccionar una de las opciones, o en el cuadro Seleccionar la ficha Tamao de papel.
Nmero de columnas, escribir el nmero de columnas.
Si se desea que las columnas tengan el mismo ancho dar un clic en la
casilla Columnas de igual ancho.
Si se prefiere, especificar un ancho para cada una de las columnas y el
espacio entre ellas, en el cuadro Ancho y espacio.
Adems, se puede agregar una lnea entre las columnas dando un clic en
la casilla Lnea entre columnas
Control de saltos de columna
Aunque Word distribuye automticamente las columnas en las pginas,

es posible insertar saltos de columna para continuar en una columna
nueva en la misma hoja o en otra.
En Presentacin de diseo de pgina, colocar el punto de insercin
donde se desea iniciar la nueva columna. Seleccionar el comando Salto En el cuadro Tamao de papel, indicar el tamao de papel en el que se
del men Insertar y elegir la opcin Salto de columna, o presione las va a imprimir. Para utilizar un tamao de papel personal, escribir o
teclas CTRL + SHIFT + ENTER seleccionar las medidas correspondientes en los cuadros ancho y Alto.
Si se necesita que mantener prrafos, o un prrafo con un grfico juntos. En Orientacin, seleccionar la opcin Vertical u Horizontal.
En presentacin de diseo de pgina, seleccionar el prrafo o el grfico En el cuadro Aplicar a, seleccionar la opcin que se requiere y dar un
que se desea mantener unido al prrafo anterior. Elegir el comando clic en el botn Aceptar.
Prrafo del men Formato e ir a la ficha Lneas y saltos de pgina, Si se aplica el nuevo tamao u orientacin del papel al texto
seleccionar la casilla Conservar con el siguiente. seleccionado, Word inserta un salto de seccin antes y despus del
texto. Si se selecciona De aqu en adelante en el cuadro Aplicar a,
Configurar pgina Word insertar un salto de seccin antes del punto de insercin.
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Mrgenes Si se utiliza el cuadro de dilogo Configurar pgina, seleccionar la ficha

Los mrgenes determinan la distancia entre el texto y el borde del Mrgenes. Para cambiar el tamao de los mrgenes, escribir o
papel. Word imprime normalmente el texto y los grficos dentro de los seleccionar la medida para el margen y ajustar en el cuadro Superior,
mrgenes, mientras que los encabezados, pies de pgina y nmeros de inferior, Izquierdo o Derecho.
pgina los imprime en los mrgenes. Para preparar un documento que se va a imprimir por ambos lados del
Para ajustar los mrgenes de un documento, puede ser por medio de las papel, seleccionar la casilla Mrgenes simtricos.
reglas o el comando Configurar pgina del men Archivo. Si se utilizan
las reglas en presentacin preliminar o en presentacin de diseo de
pgina, arrastre los lmites de los mrgenes para cambiarlos.
Encabezado
Margen
Margen
derecho
Margen
derecho
Si un documento no est dividido en secciones, las especificaciones de
mrgenes afecta a todo el documento. Si est dividido, afecta a la
seccin del documento que contenga el punto de insercin.
Si antes de entrar al comando Configurar pgina, se selecciona texto, al
cambiar los mrgenes, Word inserta saltos de seccin antes y despus de
este texto para convertirlo en una seccin independiente.
Margen Pies de
inferior pgina
Alinear texto verticalmente en una pgina
Para la alineacin vertical del texto dentro de una pgina, Word
proporciona tres opciones, definen la distribucin del texto entre los
mrgenes superior e inferior. Esta funcin es particularmente til para
dar formato a documentos que tengan una sola pgina y para pginas
titulares.
Seleccionar el texto que se desea cambiar de alineacin Elegir el
comando Archivo del men Configurar pgina y seleccionar la ficha
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Diseo de pgina. En el cuadro Alineacin vertical, indicar la

alineacin. Trabajar con tablas
Superior Alinea la parte superior del primer prrafo con el margen
Mediante el uso de tablas es posible organizar columnas de nmero y
superior, sta es la alineacin de pgina predeterminada.
texto en un documento sin necesidad de utilizar tabulaciones. Las tablas
Centrada Alinea los prrafos con respecto al centro de la pgina, a tambin proporcionan una forma adecuada para presentar texto en
medio camino entre el margen superior e inferior. prrafo lado a lado, como un resumen, o para combinar texto y grficos.
Justificada Distribuye los prrafos de forma equilibrada entre el margen Crear una tabla
superior y el inferior. Word alinea la parte superior del primer prrafo
con el margen superior y la parte inferior del ltimo prrafo con el Una tabla est formada por filas y columnas, la interseccin entre una
margen inferior. fila y una columna se denomina celda, que se puede rellenar con texto y
grficos. Dentro de cada celda, el texto se ajusta igual que entre los
En el cuadro Aplicar a, seleccionar la parte del documento que se va a mrgenes de un documento.
cambiar y dar un clic en el botn Aceptar.
En una tabla puede tener 32,767 filas y 63 columnas.
Para insertar una tabla, colocar el punto de insercin en donde se va a
crear la tabla.
Dar un clic en botn Insertar columnas y arrastrar hacia la derecha para
seleccionar el nmero de columnas y hacia abajo para indicar el nmero
de filas y soltar el botn del ratn.
O bien
Seleccionar el comando Insertar tabla del men Tabla
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Difusin Tecnolgica
Escribir o seleccionar el nmero de columnas y filas que se desean. Word convierte el texto en una tabla como se muestra en la imagen
anterior.
Word coloca el punto de insercin en la primera celda de la tabla. En
ese momento ya se puede escribir texto en la tabla.
Para especificar las marcas que debe tomar en cuenta Word para
Desplazamiento en una tabla convertir el texto en tabla, seleccionar el texto, elegir el comando
Convertir texto en tabla del men Tabla.
Desplazar el punto de insercin dentro de una celda y seleccionar texto
es igual que en el resto del documento (usando el ratn, la tecla TAB o
las flechas de direccin).
Accin Teclas
A la celda siguiente TAB
A la celda anterior SHIFT + TAB
A la primera celda de la fila ALT + INICIO
A la ltima celda de la fila ALT + FIN
A la primera celda de la columna ALT + RE PG Word indica el nmero de columnas y filas, as como el ancho de las
A la ltima celda de la columna ALT + AV PG columnas y el carcter separador que va a utilizar para dividir el texto
en columnas. Modificar las opciones necesarias y dar un clic en Aceptar.
Convertir texto en una tabla o viceversa Convertir una tabla en texto
Es posible convertir un texto separado por marcas de prrafo, punto y Seleccione las filas que desee convertir en prrafos, elegir el comando
coma o marcas de tabulacin en celda de una tabla. Convertir tabla en texto del men Tabla.
Si el texto no contiene caracteres separadores, es necesario agregarlos.
Para separar el contenido de celdas dentro de una fila, agregar
punto y coma o marcas de tabulacin.
Para marcar el final de las filas, agregar marcas de prrafo.
Seleccionar el texto que se desea convertir y dar un clic en el botn
Insertar tabla.
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Difusin Tecnolgica
En Separadores seleccionar el carcter que se desea usar para separar Tambin se puede utilizar el teclado
el texto y elegir el botn Aceptar.
Edicin de una tabla Para seleccionar Presionar la combinacin de teclas

En esta seccin se describe cmo seleccionar, insertar, eliminar, copiar El contenido de la celda TAB
y mover filas, columnas y celdas, adems de cmo cambiar el espacio y siguiente
el ancho de columna, y cmo dividir una tabla.
El contenido de la celda SHIFT + TAB
anterior
Seleccionar celdas, filas y columnas
Una tabla completa ALT + 5 en el teclado numrico
Se puede utilizar el ratn o el teclado para seleccionar rpidamente
celdas, filas y columnas. Para seleccionar texto dentro de una nica Extender una seleccin SHIFT + flecha de direccin varias
celda, arrastrar el puntero del ratn por encima del texto. a celdas siguientes veces
Una columna Coloque el punto de insercin en la
celda superior o inferior de la
columna. Mantenga presionada la
Para Con el ratn tecla SHIFT mientras presiona la tecla
seleccionar flecha arriba o flecha abajo varias
veces.
Una celda Dar un clic sobre la celda.
Una fila Dar un clic en la barra de seleccin de filas Insertar y eliminar celdas, filas y columnas
(a la izquierda de la fila).
Para insertar una celda, fila o columna nueva, primero es necesario
Una columna Dar un clic en la parte superior de la seleccionar una celda, fila o columna, junto al lugar en donde se va a
cuadrcula o del borde. colocar la nueva. Word inserta una fila nueva encima de la fila
seleccionada, una columna nueva a la izquierda de la columna
Varias celdas Presionar el botn izquierdo sin soltarlo y seleccionada o una celda nueva en la posicin especificada.
arrastre sobre las celdas, filas o columnas o
bien presione la tecla SHIFT y las flechas Si se desea agregar ms de una celda, fila o columna, seleccionarlas y
de direccin. dar un clic en el
botn de la barra de herramientas que
desee.
Si se selecciona una fila aparece el botn
Word presenta una flecha hacia abajo cuando el puntero est en la insertar fila
posicin correcta
Si se selecciona una columna aparece el botn
O bien, colocar el punto de insercin en la tabla y elegir el comando insertar columna
Seleccionar fila, Seleccionar columna o Seleccionar tabla del men
Tabla. Si se selecciona una celda aparecer el botn
insertar celda
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Difusin Tecnolgica
O bien, seleccionar el nmero de celdas que se desean insertar y elegir Elegir una de estas opciones y dar un clic en Aceptar.
el comando Insertar celda, fila o columna del men Tabla
Al seleccionar insertar celda se presenta el siguiente cuadro de dilogo Ancho de columna, espacio y alto de fila
Colocar el puntero del ratn sobre la gua vertical de la columna o fila
que se desea ajustar. Cuando el puntero del ratn cambia, arrastrar la
gua hacia la derecha o hacia la izquierda.
Marcador de la
columna
Gua vertical de la columna
Marcador de la fila
Gua vertical de
la fila
Elegir una de estas opciones y dar un clic en Aceptar.
Sealar el marcador de columna o fila que se desea ajustar, mantener
Eliminar celdas, filas o columnas presionado el botn del ratn y arrastrar el marcador de columna hacia
la derecha o hacia la izquierda. Cuando se arrastra una gua o un
Seleccionar la celda o celdas que se desean eliminar, elegir el comando marcador de columna, todas las columnas situadas a la derecha se
Eliminar celda, fila o columna del men Tabla ajustan en proporcin a su ancho original. El ancho total de la tabla no
Si se selecciona eliminar celda se mostrar el siguiente cuadro de cambiar.
dilogo O bien
Ubicar el cursor dentro de la tabla, seleccionar el comando Ancho y alto
de celda del men Tabla
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Difusin Tecnolgica
En la ficha Fila, se indica una medida exacta para cada una de las filas
o bien para todas las de la seleccin. As como alinear la tabla dentro
del texto, seleccionar toda la tabla y dar un clic en la alineacin que se
Relacin de Relacin de personal
personal
requiera. Adems se puede especificar una sangra izquierda para toda
Nombre Edad Sexo Nombre Edad Sexo
la tabla.
Carmen 24 Femenin Carmen 24 Femenino
o
Dividir celdas
Seleccionar la celda elegir el comando Dividir Celdas del men Tabla
En el cuadro de dilogo Dividir celdas, aceptar el nmero de columnas

En la ficha Columna en ella usted podr indicar una medida exacta a que Word propone o indicar otro nmero.
cada una de las columnas o bien seleccionar la opcin Autoajuste y
Word se encargar de ajustar el ancho de las columnas. Cada celda se divide de acuerdo al nmero de marcas de prrafo que
contenga. Si no hay ms que una marca de prrafo, el texto permanece
en la celda de la izquierda y se insertan celdas vacas a la derecha. Si
Dividir una tabla hay ms de una marca de prrafo en la celda, los prrafos se dividirn
Para insertar un prrafo entre dos filas, se puede dividir la tabla. entre las celdas.
Colocar el punto de insercin en la fila donde se desea iniciar el texto y

elegir el comando Dividir tabla del men Tabla.
Crear ttulos en una tabla
Los ttulos de una tabla se pueden repetir al inicio de cada pgina
Word insertar una marca de prrafo entre las dos partes de la tabla.
cuando sta ocupe varias hojas, seleccionar la fila o las filas que
contienen los ttulos y elegir el comando Ttulo del men Tabla.
Dividir y combinar celdas
Al modificar los ttulos de una tabla dividida en varias pginas, el
Es posible combinar varias celdas para crear un ttulo que se extienda texto se actualizar automticamente en todos los ttulos repetidos.
por varias columnas.
Seleccionar las celdas que se desean combinar y elegir el comando
Combinar celdas del men Tabla.
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Alineacin del texto en una tabla
Para cambiar la orientacin del texto de una tabla seleccionar las filas o
columnas, ir al men Formato y seleccionar Direccin de celdas.
Indicar la orientacin y dar un clic en Aceptar.

Seleccionar un formato de los que se muestra y dar un clic en Aceptar
Formato de una tabla
Autoformato de tablas
Es una combinacin de formatos ya definidos. Seleccionar toda la tabla
o parte de ella y elegir el comando Autoformato de tablas del men
Tabla
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Difusin Tecnolgica
Desde la ficha Borde de pgina, se aplican bordes, al igual que en la

Bordes y Sombreado ficha anterior, pero adems se puede seleccionar un borde con diseo ya
establecido.
Para mejorar el aspecto de un documento, se pueden aplicar bordes o
sombreados a: celdas, tablas, imgenes, prrafos o incluso a la pgina Para aplicar este tipo de borde, seleccionarlo en la opcin Arte.
completa. Seleccionar el objeto elegir el comando Bordes y sombreado
del men Formato.
3
4
5
6
Tipos de Bordes
1. Superior
2. Horizontal interno
3. Inferior
4. Vertical Interno
5. Derecho
6. Izquierdo
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Difusin Tecnolgica
En esta ficha se aplica un sombreado o trama.

Tambin se puede utilizar la barra de herramientas Tablas y Bordes
1 2 3 4
5
15 6
14 7
13 8
12 10 9
11
1. Borrador (Quita borde como si se estuviera borrando con una goma)

2. Estilo de lnea
3. Grosor de lnea
4. Color del Borde
5. Diferentes tipos de bordes (Inferior, superior, izquierdo, etc.).
En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo de los tipos de borde y 6. Color del sombreado
sombreado
7. Autosuma
8. Ordenamiento ascendente y descendente
Borde de pgina
Sombreado con 9. Direccin del texto
trama
10. Autoformato de tablas
11. Distribuir columnas y filas uniformemente
Borde 12. Alinear en la parte superior, inferior y centrar verticalmente.
personalizado en
una tabla . 13. Dividir celdas
Borde con sombra

14. Combinar celdas
en un prrafo. 15. Dibujar tabla (Con esta opcin se ponen bordes como si se estuviera
dibujando)
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Ordenar el contenido de una tabla

Permite organizar la informacin de las tablas por orden alfabtico,
numrico o por fechas. Ubicar el cursor dentro de la tabla y seleccionar
el comando Ordenar del men Tabla
En el cuadro Ordenar por, seleccionar la columna por la cual se desea

organizar la informacin (las columnas se enumeran de izquierda a
derecha). Elegir el tipo de dato y la forma en la cul se va a realizar el
ordenamiento. Si la tabla tiene ttulos seleccionar la casilla Con
encabezado.
Clculos dentro de una tabla

En una tabla se realizan operaciones aritmticas tales como: suma,
resta, multiplicacin, calcular promedios, porcentajes y valores mximos
y mnimos.
Las celdas de una tabla se designan como A1, A2, B1, B2, etc. La letra
representa la columna y el nmero representa la fila.
A B C
1 A1 B1 C1
2 A2 B2 C2
3 A3 B3 C3
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Difusin Tecnolgica
Para hacer referencia a las celdas en las frmulas. Se usa una coma para En la siguiente tabla se presentan algunos ejemplos de las operaciones
separar las referencias a celdas individuales y dos puntos para separar la que se realizan en una tabla.
primera y la ltima celda de un rango, tal como se muestra en los
siguientes ejemplos.
Si va a calcular Funcin
Promedio
Suma =SUMA(ENCIMA)
Colocar el punto de insercin en la celda donde se requiere el resultado
y seleccionar el comando Frmula del men Tabla Valor mximo =MAX(ENCIMA)
Promedio =Promedio(ENCIMA)
Resta =D2-D3
Multiplicacin = E2*E3
Porcentaje = F2+F2*F3
La palabra que va entre parntesis indica el lugar en donde estn

ubicados los datos a calcular. Si los datos se encuentran a la derecha se
escribe (DERECHA) de lo contrario se escribe (IZQUIERDA).
Cada una de las funciones se deben escribir en el cuadro de dilogo
Frmula
El formato del nmero se cambia en el cuadro Formato de nmero.
Si algunos de los valores que se utilizan para calcular la frmula
cambian, el resultado se actualiza al presionar la tecla F9.
Para obtener el promedio de estas Suma
celdas
280 902 =SUMA(A2:B2)
920 640 =SUMA(A3:B3)
789 654 =SUMA(A4:B4)
108 362 =SUMA(A5:B5)
En el cuadro Pegar funcin seleccionar o escribir la operacin que se va

a realizar.
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Difusin Tecnolgica
Combinar correspondencia
El primer paso para crear una carta modelo, es abrir el documento que
se desea utilizar como documento principal.
1. Crear o abrir el documento principal
2. Seleccionar el comando Combinar correspondencia del men
Herramientas
3. Debajo de Documento principal, dar clic en el botn Crear y
despus elegir Cartas modelo
4. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo, dar clic en el botn

Ventana activa
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
5. Debajo del botn Crear, Word muestra el tipo de combinacin que Crear origen de datos
realizar y el nombre del documento principal. 1. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.
6. Dar un clic en el botn Obtener datos
2. En el cuadro Campos en el registro inicial, Word muestra una lista

de nombres de campos que se utilizan normalmente en una fuente
de datos.
3. Podr agregar campos escribiendolo en el cuadro nombre de campo
y dando un clic en el botn Agregar campo o bien podr eliminarlos
7. Seguir de estos pasos dependiendo de si tiene o no el Origen de los seleccionando el campo y despus dando un clic en el botn Quitar
datos: campo
4. Cuando termine de crear los nombres de campo, dar un clic en el
Abrir origen de datos botn Aceptar
I. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir origen de datos , elegir 5. Word mostrar el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un
el nombre del archivo y dar clic en Abrir. nombre para el Origen de datos
II. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo, dar clic en el botn 6. Dar clic en el botn Modificar fuente de datos para escribir la
Modificar documento principal informacin variable.
III. Continuar con el paso 8

7. Aparecer el cuadro de dilogo Ficha de datos
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Campos
i d
8. Escribir la informacin del primer campo y presionar la tecla Enter

o Tabulador para pasar al siguiente campo, continuar escribiendo Nota: No se debe escribir un campo de combinacin directamente en el
la informacin y dar un clic en el botn Agregar nuevo para iniciar documento.
un nuevo registro. Descripcin de la barra de herramientas Combinar correspondencia.
9. Al terminar dar clic en el botn Aceptar y se cerrar el cuadro de
dilogo Ficha de datos.
10. Continuar con el paso 11 C I
E G K
Ahora se deber completar el documento principal insertando los
campos de combinacin donde se desea imprimir cada campo de
informacin de los destinatarios.
Tambin se pueden aplicar formatos de carcter o prrafo a los
campos de combinacin para destacarlos. Cuando se combinen los A M
documentos, la informacin procedente de la fuente de datos
recibir el formato que se haya aplicado al campo de combinacin B L
en el documento principal, pero no el formato que tenga la D F H J
informacin en la fuente de datos.
11. En el documento principal, ubicar el cursor en donde se desea A. Ver datos combinados: Muestra el documento principal
insertar el campo combinado con informacin de los registros de la fuente de
datos.
12. Dar clic en el botn insertar campo de combinacin del la barra de
herramientas combinar correspondencia y elegir el campo que se B. Muestra el documento principal combinado con el primer
desea insertar, repetir este paso hasta insertar todos los campo que registro
se necesiten. C. Muestra el documento principal combinado con el registro
anterior
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
A. Ir a un registro: Aparecer el documento principal con la

informacin del registro seleccionado. Escriba el nmero de
registro que desee y, a continuacin, presione la tecla ENTRAR.
B. Muestra el documento principal combinado con el registro
siguiente
C. Muestra el documento principal combinado con el ultimo registro
D. Combinar correspondencia: Genera cartas modelo, etiquetas de
correo, sobres, catlogos y otros tipos de documentos combinados.
E. Revisar errores: Informa acerca de los errores del documento
principal o del origen de datos que impiden que la combinacin se I. Buscar registro: Permite localizar registros especficos.
lleve a cabo. Es posible arreglar los errores antes de ejecutar la J. Modificar origen de datos: Abre el cuadro de dilogo Ficha de
combinacin de correo. datos, en el que podr ver y modificar los datos de la combinacin
Al dar clic en este botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo en el registro a registro.
que deber elegir una de las opciones que aparecen, dar clic en el 13. Elegir una de las opciones de combinacin
botn Aceptar.
14. Guardar el documento principal
Edicin de la fuente de datos

Es posible agregar, eliminar modificar y ordenar de forma alfabtica los
registros, as como agregar o eliminar campos.
F. Combinar en nuevo documento: Combina el documento principal Utilizando la ficha de datos

con la fuente de datos en un documento nuevo.
1. Seleccionar el comando Combinar correspondencia del men
G. Combinar al imprimir: Combina el documento principal con la Herramientas debajo de Origen de datos, dar un clic en el botn
fuente de datos y los enva a impresin. Modificar y, a continuacin elegir el archivo de la fuente de datos.
H. Opciones de combinacin: Abre el cuadro de dilogo Combinar, en 2. Aparecer el cuadro de dilogo ficha de datos
el que podr definir las opciones de la combinacin actual de
correspondencia.
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
F. Muestra los registros en una tabla: Una fila

A representa un registro y una columna un campo.
B G. Permite desplazarse al primer registro, al ultimo,
al anterior o al siguiente.
C
Utilizando la barra de herramientas
D
E 1. Seleccionar el comando Combinar correspondencia

del men Herramientas debajo de Origen de datos,
F dar un clic en el botn Modificar y, a continuacin
elegir el archivo de la fuente de datos.
2. Aparecer el cuadro de dilogo ficha de datos, dar un
clic en el botn Ver Origen y aparecer la informacin
G que anteriormente se haba capturado en la ficha de
datos.
3. Utilizar los comandos del cuadro del dilogo ficha de datos que
acontinuacin se describen de acuerdo a sus necesidades.
A. Cierra el cuadro de dilogo Ficha de datos
B. Agrega un nuevo registro.
3. Utilizar los comandos de la Barra de herramientas
C. Elimina el registro actual. Base de datos que acontinuacin se describen de
acuerdo a sus necesidades
D. Si se realiza alguna modificacin en un registro y
despus se desea dejar como esta originalmente,
dar clic en este botn.
E. Dar clic en el botn Buscar registro, elegir un
campo del cuadro Campos en uso y en el cuadro
Buscar escribir el texto a localizar, por ultimo dar
clic en el botn Buscar siguiente.
Word localizar el registro y lo presentar en el cuadro

ficha de datos
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Difusin Tecnolgica
4. Seleccionar el comando Barra de herramientas del G. Insertar base de datos: Inserta informacin de una
men Insertar y elegir la opcin Base de datos base de datos o de otro origen de datos en forma
de tabla en el documento.
C E G I
H. Actualizar campos: Actualiza los registros de la
base de datos.
I. Buscar registro: Localiza registros.
J
A
Dar clic en el botn Buscar registro, elegir un campo
del cuadro Campos en uso y en el cuadro Buscar
B F H
D escribir el texto a localizar, por ultimo dar clic en el
A. Ficha de datos: Muestra la Ficha de datos botn Buscar siguiente.
B. Administrar campos: Permite agregar campos a la
fuente de datos
Dar clic en el botn Administrar campos, en el cuadro
Nombre de campo escribir un nombre para el campo y
dar un clic en el botn Agregar campo, el campo se
agregar al final de los campos actuales.
Word localizar el registro y lo selecciona

J. Documento principal: Pasa al documento principal
asociado al origen de datos.
C. Agregar un nuevo registro: Inserta una fila al final

de la tabla para que pueda capturar la informacin
del nuevo registro.
D. Eliminar registro: Seleccionar el registro a eliminar
y dar un clic sobre el botn.
E. Orden ascendente: Ubicar el cursor en el campo,
por el cul se desea ordenar la base de datos. Por
ejemplo: Si desea ordenar por la Fecha dar un clic
en la columna fecha y la base de datos se
ordenar por esta columna.
F. Orden descendente: Ubicar el cursor en el campo,
por el cul se desea ordenar la base de datos.
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Difusin Tecnolgica
Ejercicio 3. Dar formato a los campos que as lo requieran.
1. Realizar una carta como la que se presenta a continuacin y convertirla en 4. Combinar el documento principal con la fuente de datos en un
un documento principal. archivo nuevo y guardarlo con el nombre de ENVIOS.
Biblioteca PLAN LECTOR

La lectura debe ser una de las
La lectura debe ser una de las Biblioteca PLAN LECTOR
formas
formas de la felicidad...
de la felicidad... Borges
Borges
Mxico, D.F., a 28 de Febrero de aa.
Mtra. Anglica Gmez Muoz

INSERTAR UN CAMPO FECHA.
Reforma 2340
87345, Cholula, Pue.
Estimado Maestro:
Estimado Maestro:
Le agradecemos sinceramente su pedido del solicitando libros de.
Este libro describe:. Asimismo, trata el tema de.

Le agradecemos sinceramente su pedido del 28 febrero solicitando 12 libros Boy
Esperamos que este libro ayude en el desarrollo de sus clases. Recibir el envo en de Roald Dahl.
los prximos das.
Este libro describe: Un relato sencillo y directo, lleno de humor y de nostalgia, en

el que el autor evoca las vivencias de su infancia y su adolescencia. Roald Dahl
Afectuosamente
aprovecha sus recuerdos para denunciar la igidez del sistema educativo ingls y
recrear los momentos felices de su vida familiar. Asimismo, trata el tema de
Relaciones humanas.
Miguel Jurez Martnez
Presidente
Esperamos que este libro ayude en el desarrollo de sus clases. Recibir el envo en
2. Crear la siguiente fuente de datos e insertar los campos en el documento
los prximos das.
principal de acuerdo a la carta de ejemplo.
Afectuosamente
Miguel Jurez Martnez

Presidente
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Difusin Tecnolgica
Excel
1. Barra de ttulo 8. Barra de tareas

Libros de Trabajo
2. Barra de men 9. Etiquetas de la hoja
Funcionamiento de un libro de trabajo 3. Barra de herramientas 10. Botones para desplazar las
etiquetas
En la versin 97 de Microsoft Excel se denomina Libro de Trabajo al
archivo donde se almacenan los datos. Cada libro se abre con 3 hojas de 4. Barra de edicin o de frmulas 11. Columna
clculo * , tituladas Hoja1 hasta Hoja3. Dependiendo de la memoria que
tenga la mquina, se pueden abrir hasta 255 hojas en un mismo libro. 5. Barra de desplazamiento vertical 12. Fila
Un libro de trabajo esta conformado por: 6. Barra de desplazamiento 13. Celda

horizontal
1 2 7. Barra de estado 14. Celda activa
Nota: Si las Etiquetas de Hojas no aparecen en un libro de trabajo se
3 deber elegir el comando Opciones del men Herramientas, seleccionar
la ficha Ver y luego la casilla de verificacin Etiquetas de Hojas
Personalizacin de las barras de herramientas

4
Se puede mostrar cualquier barra de herramientas y personalizarla para
11 incluir los botones que se utilizan con mayor frecuencia, estos cambios
13 se guardan automticamente para que estn disponibles cuando se abra
14 Excel.
5
De forma predeterminada Excel muestra dos barras de herramientas la
Estndar y la de Formato.
12
6
7
10 8
9
*
Es el documento principal en Excel para almacenar y manipular datos. Una hoja
de clculo est formada por celdas organizadas en columnas y filas y siempre
forman parte de un libro.
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Para eliminar una barra personalizada; ir al men Herramientas

Para agregar otras barras seleccionar Personalizar, en el listado que aparece seleccionar el
nombre de la barra y dar un clic en el botn Eliminar. Las barras
1. Ir al men Herramientas incorporadas no se pueden eliminar.
2. Seleccionar el comando Personalizar
Introduccin de datos
3. Dar un clic en la barra de herramientas que se desea mostrar
En una hoja de clculo se pueden introducir dos tipos de datos:
4. Dar un clic en el botn Cerrar
Valor constante es un dato que se escribe directamente en una
celda. Puede ser un valor numrico, como una fecha, hora, moneda,
Crear barras de herramientas personalizadas porcentaje, fraccin, notacin cientfica o puede ser un texto. Los
1. Dar un clic en el men Herramientas valores constantes no cambian salvo que se seleccione la celda y se
edite su contenido.
2. Elegir el comando Personalizar
Frmula es una secuencia de valores, referencias de celdas,
3. Seleccionar el botn Nueva nombres, funciones u operadores que producen un nuevo valor a
partir de valores existentes. Las frmulas comienzan siempre con el
4. En el cuadro de dilogo que se muestra escribir el nombre para la
signo (=). Un valor que se ha creado a partir de una frmula puede
nueva barra de herramientas y dar un clic en el botn Aceptar (se
cambiar cuando cambian los valores de la hoja de clculo a los que
muestra una barra de herramientas vaca)
hace referencia.
5. Seleccionar la ficha Comandos
Nmeros
6. Arrastrar los botones que se desea agregar en la barra de
herramientas. Cuando se crea una nueva hoja de clculo, a todas las celdas se les
asigna el formato de nmero General. , Que muestra los nmeros en la
7. Dar un clic en el botn Cerrar forma ms exacta posible, utilizando el formato de nmero entero (789),
el formato de fraccin decimal (7,89).
Seleccionar una Hacer clic en el botn que se
categora desea y arrastrar a la barra nueva Cuando puede, Excel asigna automticamente el formato de nmero
correcto a los datos que se estn introduciendo. Por ejemplo, cuando se
introduce un nmero que contiene el signo de moneda o un signo de
porcentaje, Excel cambia automticamente el formato de la celda a un
formato de moneda o de porcentaje, respectivamente. Los nmeros que
Barra de se introducen se alinean a la derecha de la celda.
herramient Si un nmero es demasiado largo para aparecer en una celda, se
mostrarn una serie de signos de nmero (######). Si se aumenta el
ancho de la columna lo suficiente para acomodar el nmero, ste
aparecer en la celda.
Para introducir un nmero como texto aplicar el formato de texto a las
celdas antes de introducir los datos. Seleccionar el comando Celdas del
men Formato, elegir la ficha Nmero y luego la categora Texto.
Tambin se puede introducir un nmero como si fuera texto escribiendo
Descripcin del botn un apstrofe () antes del mismo.
seleccionado
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Difusin Tecnolgica
Para introducir un nmero como un valor constante, seleccionar la celda

y escribir el nmero, pueden incluir caracteres numricos (del 0 al 9),
as como cualquiera de los caracteres especiales:
+ - ( ) , / $ % . E e
Al introducir datos es necesario tomar en cuenta las normas siguientes:
Colocar el puntero del
Se pueden incluir puntos en nmeros como 1.000.000. ratn sobre el
controlador de relleno
Una sola coma en una entrada numrica ser considerada como una
coma decimal.
Los signos (+) introducidos delante de nmeros sern ignorados.
Los nmeros negativos debern ser precedidos por el signo menos (-)
o estar entre parntesis.
Texto
Un texto puede estar compuesto de cualquier tipo de caracter. Arrastrar el ratn
hasta donde se
Cualquier conjunto de caracteres que se introduzca en una celda que desea llenar
Excel no interprete como nmero, frmula, hora, fecha, valor lgico o
de error lo interpreta como texto. Cuando se introduce texto, se alinea
a la izquierda de la celda.
Para introducir texto, seleccionar la celda y escribir el texto. Una celda
puede contener hasta 255 caracteres.
Las celdas seleccionadas se

Creacin de series llenan con la continuacin
de la serie, en este
Con el anlisis de valores, se puede rellenar una serie de valores que se ejemplo se incrementa
ajusten a una tendencia lineal. Los valores proyectados se extraen de los tres dgitos
valores iniciales seleccionados en la hoja de clculo. Por ejemplo, se
puede aumentar una serie como 1,2,3, para incluir 4,5,6..., o crear
series como Perodo1, Beneficio; Prdida, Perodo2, Beneficio,
Prdida....etc.
Para lo cual hay que colocar el puntero del ratn sobre el controlador de
relleno * , arrastrar hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar Aumentar una serie de nmeros o fechas
las celdas con datos. Como se indica en la siguiente ilustracin. Cuando se arrastra el controlador de relleno en una celda o en un rango
de celdas que contiene valores que se identifican como una serie de
nmeros secuenciales, la serie se aumenta dentro del rango que se
*
Es el pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior de la seleccin.
Cuando se seala con el puntero este cambia a una cruz negra, se utiliza para
copiar el contenido de la celda seleccionada o para crear series utilizando la
caracterstica de llenado automtico.
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Difusin Tecnolgica
seleccion. La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de los tipos de Nota: No se pueden editar o eliminar las listas incorporadas.
datos y sus secuencias.
Clase de datos Seleccin inicial Series extendidas

Nmeros 10. 15 20, 25, 30, 35,...
Meses Ene Feb, Mar, Abr, May,....
Fechas 12/1/99 13/1/99, 14/1/99,
15/1//99,....
Para aumentar las series tambin se puede elegir el comando Rellenar
del men Edicin y luego el comando Series.
Crear una lista personalizada de llenado automtico

Si se trabaja frecuentemente con series especiales de datos, como listas
de productos o nombres, se recomienda crear una lista personalizada
1. Hacer clic en el men Herramientas
2. Elegir el comando Opciones
3. Seleccionar la ficha Lista
4. En el cuadro Listas personalizadas dar un clic en la opcin NUEVA
LISTA
5. Escribir la lista en el cuadro de Entradas de listas (las entradas no
pueden iniciar con un nmero)
6. Elegir el botn Agregar para guardar la lista
7. Aceptar.
Para editar o eliminar una lista personalizada de llenado automtico,
elegir Opciones del men Herramientas luego seleccionar la ficha Lista.
Para editar el elemento de una lista seleccionarlo en el cuadro
Lista personalizada y escribir los cambios en el cuadro Entradas
de lista.
Para eliminar un elemento de una lista, utilizar la tecla de Suprimir
o Retroceso.
Para eliminar por completo una lista personalizada seleccionar la
lista en el cuadro Listas personalizadas y elegir el botn
Eliminar.
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Ejercicio
Para introducir datos o ejecutar la mayora de los comandos de Excel,
qu se debe
hacer?
Qu es un valor
constante?
Cmo se llena un rango de celdas con una

serie?
Qu procedimiento se debe seguir para crear una lista personalizada

que contenga:
Nombre, Edad, Ocupacin, Domicilio y
Telfono?
Crear la lista anterior en su

mquina
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Para ajustar varias columnas a la vez, seleccionar las columnas y luego

Formato de una hoja de clculo ajustar el ancho de cualquiera de ellas.
El usar las diversas opciones de formato es de utilidad para destacar los Otra opcin es elegir el comando Columna del men Formato y luego
datos, o bien, para hacer que las hojas de clculo sean ms fciles de cualquiera de los comandos:
leer y que tengan una apariencia ms atractiva.
Ancho: Establecer un ancho de columna numrico.
Las diferentes opciones de formato se pueden aplicar antes o despus de
Ajustar a la seleccin: Ajusta automticamente la columna
incorporar los datos. Por ejemplo, introducir los datos en un rango de
conforme a la entrada ms larga
celdas y luego asignarle el formato para que el rango aparezca en
negrita. O bien, si se aplica el formato de negrita al rango de celdas, Ocultar o mostrar columnas.
cualquier dato que se introduzca en dicho rango estar en negrita al
introducirlo. Ancho estndar: Establecer el ancho de columna estndar para la
columna seleccionada o cambiar el ancho de columna estndar para
Los formatos de una celda son identidades independientes de los datos la hoja de clculo.
contenidos en la misma, lo cual permite copiarlos, modificarlos o
eliminarlos de manera independiente de los datos. Una vez seleccionada la columna, tambin es posible usar los comandos
del men contextual para ajustar el ancho de la columna.
Aplicar formatos
Ajuste del alto de la fila
Para designar los formatos a las celdas ir al comando Celdas del men
Formato o el comando Formato de celdas del men contextual. Los Cuando se hace doble clic en el borde inferior del encabezado de una
formatos de uso frecuente se encuentran disponibles en la barra de fila, el alto se ajusta para que pueda acomodar la entrada ms alta de la
herramientas Formato. misma. Se puede ajustar varias filas a la vez, seleccionando primero las
filas y luego ajustando el alto en cualquiera de las filas seleccionadas, o
seleccionando el comando Fila del men Formato y luego cualquiera de
Cambio del ancho de la columna y del alto de la fila las opciones:
En una hoja de clculo nueva, todas las columnas y filas se establecen Alto para establecer un alto en puntos, desde 0 hasta 409.
conforme al ancho estndar, lo cual se puede cambiar de acuerdo a las
caractersticas del texto, estos cambios se efectan en todas o algunas Autoajustar para que el alto de la fila se ajuste
de las filas y/o columnas de la hoja. automticamente a la letra ms alta de la seleccin.
Ocultar y mostrar.
Ajuste del ancho de una columna
La siguiente imagen muestra la forma de cambiar el ancho de la columna
mediante el ratn.
Ajustar el ancho de la columna
arrastrando o haciendo doble
clic en el borde derecho del
encabezado.
Ajustar el alto de la fila

arrastrando el borde inferior de la
fila
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Difusin Tecnolgica
Alineacin de datos
Alineacin derecha
La siguiente ilustracin muestra algunos ejemplos de alineacin de
celdas:
Alineacin justificada
Centrada en
la celda Centrado
posicin Centrada en la en varias
central
celda posicin columnas Combinar y centrar
inferior
Para alienaciones diferentes a las ubicadas en la barra de herramientas,
usar el comando Celdas del men Formato, o bien, el comando Formato
de celdas del men contextual. Seleccionar la ficha Alineacin y elegir
las opciones que se desean.
1 2 3
Alineacin
derecha
Alineacin Alineacin
centrada izquierda
6
5
Al iniciar el trabajo con una hoja de clculo todas las celdas tienen el
formato de alineacin general; los nmeros se alinean a la derecha, el
texto a la izquierda y los valores lgicos y de error al centro. 4
La forma ms fcil de alinear el contenido de las celdas es usando los

botones de la barra de herramientas Formato.
Aumentar sangra
1. Alineacin del texto: cambia la alineacin horizontal y vertical del
contenido de la celda.
Disminuir sangra
2. Sangra: aplica una sangra izquierda al contenido de las celdas
seleccionadas, cada incremento es equivalente al ancho de un
Alineacin izquierda carcter.
3. Orientacin: establece la proporcin de giro del texto en la celda
seleccionada.
Alineacin centrada
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Difusin Tecnolgica
4. Combinar celdas: combina dos o ms celdas seleccionadas en una cuando se imprima, slo el de la celda inferior. Al imprimir una hoja, los
sola, tanto vertical como horizontalmente. bordes se imprimirn, slo si se han aplicado.
5. Reducir hasta ajustar: reduce el tamao de los caracteres de forma
que todos los datos que contiene la celda seleccionada se ajusten a Ocultar e imprimir lneas de divisin
la columna. El tamao del carcter se ajusta de forma automtica.
El ocultar las lneas de divisin en una hoja, permite destacar los
6. Ajusta el texto que contiene la celda, en varas lneas. El nmero de bordes, el subrayado doble y el sombreado.
lneas ajustadas depende del ancho de la columna y de la longitud
Para ocultar las lneas de divisin:
del texto.
1. Hacer clic en el men Herramientas
Agregar bordes, diseos y colores 2. Elegir el comando de Opciones
Excel ofrece una amplia variedad de tipos y anchos de bordes, diseos y 3. Seleccionar la ficha Ver
colores que se pueden usar para crear una hoja de clculo ms atractiva.
4. Desactivar la casilla de verificacin Lneas de divisin
Para aplicar bordes, diseos y colores:
5. Aceptar
1. Seleccionar las celdas que se desean cambiar
2. Hacer clic en el men Formato
3. Elegir el comando Celdas
4. Seleccionar la ficha Borde
5. Aplicar los cambios que se desean hacer
6. Aceptar
La siguiente imagen muestra un ejemplo del tipo de bordes.
Sombra
Sin
bordes
interiore
s
Borde ms grueso
Nota: Cuando se ponen bordes parece que las celdas adjuntas tienen
bordes en comn. Por ejemplo, al colocar un borde inferior en una celda
produce aparentemente el mismo efecto que si se colocara un borde
superior en la celda de abajo. Sin embargo, el borde no aparecer
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Para evitar que las lneas de divisin se impriman: Para ver una lista de todos los formatos de nmero integrados a Excel,
hacer clic en Celdas del men Formato. La ficha Nmero contiene
1. Hacer clic en el men Archivo formatos de nmero que no se encuentran en la barra de herramientas,
2. Elegir el comando Configurar pgina como contabilidad, fecha, hora, fraccin, cientfica y formato de texto.
La categora Especial incluye formatos para cdigos postales y nmeros
3. Seleccionar la ficha Hoja telefnicos.
4. Desactivar la casilla de verificacin Lneas de divisin
5. Aceptar Muestra el formato
que tendrn las
celdas seleccionadas
Hacer clic en una

opcin del cuadro
Formato de nmero categoras
Para modificar la presentacin de los nmeros, fechas y horas se puede

cambiar el formato. Este cambio no afecta a los valores de los datos que
se utilizan en los clculos. Algunos de estos formatos se pueden aplicar
utilizando los botones de la barra de herramientas.
Funcin Botn Muestra del formato

Marcar las opciones para
Moneda 12345 se convierte en $12345 especificar un formato de
nmero
Porcentual .012 se convierte en 12% Formato de nmero personalizado

Si un formato de nmero integrado no puede presentar los datos del
Millares 12345 se convierte en 12.345,00 modo que se requiere. Excel permite crear un formato de nmero
mediante la categora Personalizada de la ficha Nmero en el cuadro de
dilogo Formato de celdas. Puede crearse un formato de nmero
Aumentar 12.345,00 se convierte en personalizado especificando los cdigos de formato que describen el
decimales 12.345,000 modo en que se desea presentar un nmero, una fecha, una hora o un
texto.
Disminuir 12.345,00 se convierte en 12.345,0
decimales El formato de nmero contiene cuatro secciones de cdigo. Los nmeros
positivos, los nmeros negativos, los ceros y el texto, en este orden. Si
nicamente se especifican dos secciones, la primera se utilizar para los
nmeros positivos y los ceros mientras que la segunda se utilizar para
los nmeros negativos. Si se especifica una seccin, todos los nmeros
utilizarn ese formato. La siguiente imagen muestra un ejemplo de un
cdigo de nmero personalizado.
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Cdigos para el formato de nmeros

Smbolo del Significado
formato
Nmeros positivos Ceros General Presenta el nmero en forma general
# Marcador de lugar para dgitos. Si el nmero tiene
(#.###,00);[rojo](#.###,00);0,00;Entradas brutas para@ ms dgitos a la derecha de la coma decimal que la
cantidad de nmeros a la izquierda de la coma
Texto decimal Excel redondear el nmero agregando
Nmeros
lugares decimales conforme a la cantidad de nmeros
que haya a la derecha.
0 (cero) Marcador de lugar para dgitos. Sigue las mismas
reglas especificadas anteriormente para el marcador
Para crear nuevos formatos de nmero, se recomienda tomar en #, salvo que si el nmero tiene menos dgitos que la
consideracin lo siguiente, cantidad de ceros que haya en el formato, Excel
mostrar los ceros adicionales.
? Marcador de lugar para dgitos, con este marcador
Excel colocar un espacio para los ceros no
Como marcadores de lugar de los dgitos, Excel usa el 0 y el signo de significativos para cualquiera de los lados de la coma
#. Si se utiliza el 0, entonces el dgito se presentar siempre, decimal para que las comas decimales queden
incluso si se trata de un cero. l # suprime la presentacin de los alineadas.
ceros no significativos.
Coma (,) Este smbolo determina cuntos dgitos se
Una raya seguida de cualquier caracter creara un espacio del ancho presentarn a la derecha e izquierda de la coma
del caracter. Por ejemplo, una raya seguida de un parntesis a la decimal.
derecha permite que los nmeros positivos se alinien correctamente
con los nmeros negativos encerrados dentro del parntesis. Porcentaje (%) Excel multiplica por 100 y agrega el carcter %
Para establecer el color de una seccin del formato, escribir en la Punto (.) El programa separa los millares con puntos si el
seccin el nombre del color dentro de corchetes, como se muestra formato contiene un punto rodeado de nmeros o
en la ilustracin anterior. ceros.
Para impedir que se presente cualquier tipo de nmero positivo, Texto Presenta cualquier texto que se encuentre entre
negativo o cero- omitir el cdigo de la seccin correspondiente. Por comillas.
ejemplo, el formato de nmero 0,000; -0,000;Error impedir que
los ceros aparezcan porque la tercera seccin est en blanco. Para
omitir una seccin colocar un punto y coma (;) en su lugar.
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Difusin Tecnolgica
Para aplicar un Autoformato:

Copiar formatos
1. Seleccionar una celda del rea activa
Una vez que se cre un formato de la hoja de clculo, no es necesario
volver a repetir el proceso para hacer una hoja similar, existen dos 2. Hacer clic en Autoformato del men Formato
opciones para aplicarlo. 3. Seleccionar en la lista el formato que se desea.
1. Copiar el formato de una celda a otra o un rango de celdas
utilizando el botn Copiar formato. Este botn permite copiar
cualquier cantidad de formatos de celda distintos de una sola vez.
Seleccionar un rango de celdas con formatos diferentes
Hacer clic en el botn Copiar formato (al realizar esta operacin
el puntero del ratn aparece con una brocha)
Sin formato
Seleccionar las celdas en donde se desea aplicar el formato.
Si se desea repetir la copia del formato dar doble clic en el Lista 1
botn, ste permanecer activo para hacer las copias que sean
necesarias. Cuando se termine, presionar la tecla ESC.
2. Definir el formato de una celda como un estilo. Los estilos permiten
Clsico 3
almacenar todos los atributos de formato de una celda asignndoles
un nombre, que puede aplicarse despus a otras celdas.
Seleccionar la celda que contiene los formatos.
Hacer clic en Estilo del men Formato.
Una vez que se aplica un Autoformato, se podr continuar aplicando
Asignar un nombre al estilo.
otros formatos de forma individual.
Para aplicarlo, seleccionar la celda o celdas, hacer clic en Estilo y
Para personalizar el Autoformato, elegir el botn "Opciones del cuadro
seleccionar el nombre.
de dilogo Autoformato, desactivar la casilla de verificacin
correspondiente a los formatos que se desean conservar.
Autoformato
Excel ofrece la opcin de elegir un conjunto de formatos de una hoja de Eliminar un Autoformato
clculo predefinidos.
Si se desea eliminar un Autoformato inmediatamente despus de
Al seleccionar la opcin de Autoformatos. Excel analiza el rea activa * aplicarlo, elegir el comando Deshacer del men Edicin. Para eliminarlo
de la hoja de clculo y aplica automticamente el formato de acuerdo a posteriormente, seleccionar una celda dentro de ste, ir al comando
la ubicacin de los ttulos, las frmulas y los datos. Autoformato del men Formato, posteriormente la opcin Ninguno
del cuadro Formato de tabla.
* Un rea es un rango continuo de celdas definidas por un permetro de celdas vacas o

contornos de la hoja de clculo.
El rea activa es la zona situada alrededor de la celda activa.
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Difusin Tecnolgica
Resaltar los datos que cumplan las condiciones especificadas

Para resaltar los resultados de una frmula u otros valores importantes
de la celda se aplican Formatos Condicionales. Por ejemplo, una celda
contiene una frmula que calcula el promedio de ventas reales. Excel
puede aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas
reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color
rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas. Si
cambia el valor de la celda y no cumple ya la condicin especificada
Microsoft Excel suprimir temporalmente los formatos resaltando esa
condicin. Los formatos condicionales seguirn aplicndose a las celdas,
hasta que se eliminen, incluso aunque no se cumpla ninguna de las
condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados.
Para crear un formato condicionado, ir al men formato, seleccionar el comando
formato condicionado y en el cuadro de dilogo hacer las especificaciones.
Seleccionar el valor de Indicar la celda que

comparacin contiene el valor
Dar un clic
para definir
el formato
Indicar si la con que se
comparacin va ha desea
ser con el valor de la resaltar las
celda o una frmula celdas
Las celdas con valor 145 tiene

un formato condicionado
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Difusin Tecnolgica
Mrgenes
Impresin de documentos
Preparar una pgina para la impresin

Para definir los parmetros de impresin en el documento, seleccionar
el comando Configurar pgina del men Archivo, en el cuadro de dilogo
que se muestra presenta las siguientes opciones:
Pgina 1
4 2
3
1. Especificar los mrgenes de la hoja (inferior, superior, derecho e

5
izquierdo), y definir el margen del encabezado y pie de pgina,
tomando como referencia los extremos de la hoja. Haciendo clic en
las flechas que se encuentran al lado derecho del recuadro se
incrementa o disminuye el ancho del mismo.
2. Centrar el documento dentro de la hoja en direccin vertical,
6 horizontal o ambas.
Seleccionar la orientacin de la hoja en que se desea imprimir el
documento
Indicar la escala en que se desea la impresin
Indicar a cuntas pginas se desea que Excel ajuste el documento para
su impresin.
Elegir el tamao del papel en que se va a imprimir
Indicar la calidad de impresin (alta o borrador)
Especificar el nmero en el cual se quiere iniciar la numeracin de
pginas para cada hoja.
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Difusin Tecnolgica
Encabezado / Pie de pgina

1
2
1
2 3
6. Indicar el rango que se desea imprimir

7. Cuando el documento a imprimir tiene una extensin mayor a una
pgina, y se desea que los ttulos de las columnas y/o filas
aparezcan en cada una de las pginas, escribir en los recuadros el
5 rango.
8. En este recuadro se determinan las caractersticas de la impresin
1. Muestra el encabezado de la pgina as como su orientacin, el
Lneas de divisin
predeterminado es Hoja 1 y se encuentra centrado.
Calidad de borrador, sta opcin es til cuando se desean hacer
2. Seleccionar el encabezado que se desea , hacer clic en la flecha del
pruebas.
lado derecho para mostrar la lista de las opciones y seleccionar una.
Blanco y negro, seleccionar la casilla de verificacin cuando se
3. Personalizar encabezados y pies de pgina, Haciendo clic sobre este
van a imprimir grficos y la impresora es en blanco y negro.
recuadro se presenta un cuadro de dilogo en donde se puede
indicar el texto que se desea, fuente, estilo, tamao y orientacin. Encabezados de filas y columnas.
4. Elegir el texto del pie de pgina. Comentarios: Para imprimir comentarios al final del documento
5. Indica el texto del pie de pgina y su orientacin. y al inicio de otra pgina seleccionar la opcin al Final de la
hoja. Para imprimirlos en la misma ubicacin en que aparecen
cuando se ve la hoja de clculo, seleccionar la opcin Como en
la hoja.
Hoja
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Difusin Tecnolgica
Frmula con funciones

Establecer el orden de la impresin de las pginas:
Abajo, luego hacia la derecha, imprime desde la primera Funciones para hoja de clculo
pgina hacia abajo y luego se desplaza a la derecha y continua
imprimiendo hacia abajo de las hojas de clculo.
Derecha luego hacia abajo, imprime desde la primera pgina =SUMA(B2:B6)PROMEDIO(B1:E1)
hacia la derecha y luego se desplaza hacia abajo y continua
imprimiendo a travs de la hoja de clculo.
Para cerrar el cuadro de dilogo Preparar pgina. Elegir el Rangos de celdas
botn Aceptar .
Uso de frmulas
Sintaxis de la frmula
Una frmula es la tcnica bsica que se utiliza para analizar los datos
que se encuentran en la hoja de clculo. Combina en una celda valores y La sintaxis de una frmula es la estructura o el orden en que deben ir
operadores, para producir un nuevo valor a partir de los ya existentes. sus elementos. En Excel las frmulas siguen una sintaxis especfica que
Con una frmula se pueden realizar operaciones, tales como suma, incluye un signo de igual (=) seguido de los elementos que van a
multiplicacin, divisin y comparaciones, entre otras. Las frmulas calcularse (los operandos) y los operadores de clculo, Cada operador
pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de clculo, a puede ser un valor que no cambie (valor constante), una referencia de
celdas en otras hojas del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de
clculo.
A continuacin se muestran ejemplos de diferentes tipos de frmulas
que contienen algunos de los elementos que se pueden incluir. De forma predeterminada una frmula se calcula de izquierda a derecha
comenzando por el signo igual. Sin embargo se puede modificar el orden
en que se ejecutan los clculos cambiando la sintaxis de la frmula. Por
Frmula con referencias ejemplo, la frmula =5+2*3 da un resultado de 11 porque se calcula la
multiplicacin antes que la suma.
Por el contrario si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden
sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin multiplicar el resultados
Referencia de celda por 3, resultando 21, =(5+2)*3.
Operador de divisin Los operadores Se utilizan para especificar el tipo de clculo que se va
a realizar con los elementos de una frmula. Excel incluye cuatro tipos
Operador de suma
diferentes de operadores; de clculo, aritmtico, de comparacin, texto
y de referencia.
=(B4/25)+100 Operadores aritmticos Realizan operaciones matemticas bsicas,
Constante numrico cambian valores numricos y producen resultados numricos. Por
ejemplo, la frmula =20^2*15%, eleva 20 al cuadrado y multiplica el
resultado por 0,15 para producir un resultado de 60.
Los operadores aritmticos son:
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Difusin Tecnolgica
Operador Significado Ejemplo

(+) Signo ms Suma 8+7 En el ejemplo anterior, la prioridad del operador (*) es ms alta que la
del operador (+), por lo que se efecta primero la multiplicacin, siendo
(-) Signo menos Resta 17-4 el resultado 13.
(-) Negacin -1 Si una frmula contiene operadores con la misma prioridad. Excel evala
de izquierda a derecha, =8+4/2*3 es igual a 14. Los operadores de mayor
(*) Asterisco Multiplicacin 5*6 prioridad son (/) y (*). El primero de izquierda a derecha es (/), por lo
(/) Diagonal Divisin 125/9 que la primera operacin que se efecta es 4/2=2. El resultado se
multiplica por 3, 2*3=6. Por ltimo al producto anterior se le suma 8, lo
(%) Signo de Porcentaje 120% que nos da el resultado final, 6+8=14.
porcentaje
Si se requieren efectuar las operaciones en un orden diferente se deben
(^) Acento circunflejo Exponente 3^2 (el mismo que 3*3) utilizar parntesis. Las expresiones encerradas entre parntesis se
calculan en primer lugar. Si en el ejemplo anterior se desea calcular
primero 8+4, la frmula ser la siguiente; =(8+4)/2*3, cuyo resultado es
Algunos operadores requieren de dos valores para poder dar un 18.
resultado, y otros actan sobre uno. Por ejemplo: La frmula =5+2 Los parntesis se pueden anidar, en este caso Excel calcula en primer
contiene el operador de suma que requiere de dos o ms valores, lugar las expresiones encerradas entre los parntesis ms interiores. La
mientras que la frmula =3% utiliza el operador de porcentaje, que frmula =((6*3)+(5+2))*4 es igual a 100. La primera operacin que se
requiere de un slo valor, divide 3 entre 100 para producir el valor 0,03. efecta es 6*3=18. La segunda 5+2=7. A continuacin se suman ambos
El resultado de una frmula depende del orden en que se realicen las resultados, 18+7=25. Por ltimo, se calcula 25*4=100.
operaciones. Por ejemplo, =3+2*5 variar si se realiza primero la suma o Operadores de comparacin: Comparan dos valores y generan el valor
la multiplicacin. En el primer caso el resultado ser 25, en el segundo lgico VERDADERO o FALSO.
ser 13. Para calcular este tipo de expresiones, Excel realiza las
operaciones conforme al orden de prioridad que se indica en la tabla Los smbolos que se utilizan son:
siguiente:
Operador Descripcin Prioridad
- Signo negativo 1
(=) Igual A1=B1
% Porcentaje 2
> Mayor que A1>B1
^ Exponencial 3
< Menor que A12<B1
*y/ Multiplicacin y divisin 4
>= Mayor o igual que A1>=B1
+ y - (resta) Suma y resta 5
<= Menor o igual que A1<=B5
& Concatenacin 6
<> Distinto de A1<>B6
=, <, >, <=, >=, >< Comparacin 7
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Difusin Tecnolgica
Operador de texto (&): Conecta o concatena dos valores de texto para

generar una nica porcin de texto. Ejemplo: Viento & norte genera
Viento del norte
Referencias
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de
clculo e indica a Excel en qu lugar debe buscar los valores o los datos
que se desean utilizar en una frmula. Con las referencias se pueden Referencias relativas
utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo dentro de una
frmula, o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Una referencia relativa describe la posicin de una celda en funcin de
Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el su distancia, en filas y columnas, respecto de la celda que contiene la
mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las frmula.
referencias de celdas a otros libros se denominan Referencias Externas. En el siguiente ejemplo, en la celda D5 se introdujo la frmula =B5-C5
Las referencias a datos de otros programas se denominan Referencias que calcula el saldo del mes de enero. Excel lo interpreta como: El
remotas. valor de la celda que est dos columnas a la izquierda en la misma fila
De forma predeterminada Excel utiliza el estilo de referencia A1, que menos el valor de la celda que est una columna a la izquierda en la
rotula las columnas con las letras (desde A hasta IV, en un total de 256 misma fila.
columnas) y las filas con nmero (del 1 al 65536).
Dentro de las frmulas se pueden utilizar referencias o rangos de celdas
que le indican a Excel la ubicacin de los valores para realizar los
clculos, lo anterior se indica utilizando los operadores de referencia.
Operadores de referencia: Combinan rangos de celdas para los clculos.

(:) Dos puntos Indica un rango de celdas A5:B15 Para los meses de febrero y marzo se requieren frmulas semejantes,
incluido en dos referencias que tomen los valores de las filas 6 y 7. Para introducirlas basta con
copiar la frmula de la celda D5 a las celdas D6 y D7, obtenindose el
(,) Coma Operador de unin, que SUMA(B5:B15,D5:D15)
resultado que se muestra a continuacin.
combina varias referencias en
una sola Excel modific automticamente las referencias, quedando la frmula
de la celda D6 como =B6-C6 y la de la celda D7 como =B7-C7. A este tipo
(Un espacio) Interseccin de celdas SUMA(B115:B15 A7:D7)
de referencia se le asigna el nombre de RELATIVA
en este ejemplo la
celda B7 es comn a
ambos rangos
Dependiendo de la tarea que se desea ejecutar, es el tipo de referencia

a utilizar. En las frmulas se utilizan tres tipos de referencias:
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Difusin Tecnolgica
Referencia mixta
Referencias absolutas En algunas situaciones es necesario emplear referencias en las que sea
absoluta la fila o la columna pero no ambas. Este tipo de referencias se
Si se requiere que al copiar frmulas, las referencias no sufran
denominan MIXTAS, debido a que combinan las propiedades de las
modificaciones, se deben emplear referencias ABSOLUTAS, las cuales referencias relativas y de las absolutas. Una referencia mixta toma la
toman la forma de $A$1. forma $A1 A$1.
En el siguiente ejemplo en el rango B7:B10 se presentan los precios de En el siguiente ejemplo se desea elaborar una tabla en la que a los
mayoreo de diferentes productos, en el rango C7:C10 se deben precios de lista introducidos en el rango B6:B9, se les apliquen los
introducir frmulas que calculen el precio al menudeo agregndole el descuentos indicados en el rango C5:E5.
porcentaje que se indica en la celda D5.
Para hacer este clculo se introdujo en la celda C6 la frmula =$B6-
La frmula para la celda C7 es =B7+B7*D5, al copiarse a las celdas del $B6*C$5 en donde las referencias $B6 y C$5 son mixtas. La referencia
rango C8:C10 la referencia D5 debe permanecer invariable, es decir $B6 permite que, al copiarse la frmula hacia la derecha las nuevas
debe ser absoluta. Una celda es absoluta cuando se antepone el signo de frmulas continuan haciendo referencia a la columna B. Por otra parte,
$ a la letra de la columna y al nmero de la fila ($A$1). la referencia C$5 hace posible que al copiarse la frmula hacia abajo las
nuevas frmulas continen haciendo referencia a la fila 5.
De esta manera la frmula de la celda C7 queda =B7+B7*$D$5. Como se

observa en la siguiente ilustracin, la referencia absoluta no sufri
modificaciones al ser copiada en el rango C8:C10, la referencia D5 debe Introducir una frmula para calcular un valor
permanecer invariable, es decir debe ser ABSOLUTA.
1. Hacer clic en la celda en que se desea introducir la frmula.
Para convertir una referencia relativa en absoluta:
2. Escribir un signo de igual (=).
1. Editar el contenido de la celda (oprimiendo F2, o dando doble clic .
3. Introducir la frmula, tomando en cuenta la sintaxis.
2. Seleccionar la referencia.
4. Presionar ENTER.
3. Oprimir la tecla F4, Excel transforma automticamente la
referencia relativa en absoluta.
Introducir referencias
Es posible introducir las referencias en las frmulas escribindolas. Sin
embargo, la manera ms fcil es seleccionar las celdas o el rango
directamente en la hoja de clculo. Despus de escribir un signo de igual
o un operador, simplemente se hace clic en la celda o por el rango de
Office Intermedio
52
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celdas. La seleccin est rodeada por una lnea punteada llamada borde Uso del Asistente para funciones
mvil y la referencia a la celda o al rango aparece en la frmula.
El Asistente para funciones es una herramienta, de gran utilidad para
Nota: Cuando se escribe una frmula y Excel no convierte una referencia seleccionar la funcin ms adecuada para realizar el calculo que se
a letra mayscula, no es vlida y se debe comprobar que no tenga requiere, agrupar los elementos correctamente e insertar la funcin en
errores. la frmula.
Para agregar una funcin a una frmula:
Anlisis de datos usando funciones
1. Activar el Asistente para funciones haciendo clic en el botn de la
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando barra de herramientas
valores especficos, denominados argumentos, en un orden
determinados. Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos de 2. Seleccionar la categora y nombre de la funcin
celdas. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO o referencias de celda. El argumento que se
designe deber generar un valor vlido.
La sintaxis de una funcin inicia con el nombre de la funcin, seguido de Categora
un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por de la
comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia la frmula escribir
un signo de igual (=) antes del nombre de la funcin. Nombre de
la funcin
Por ejemplo, en lugar de escribir en la frmula
=A1+A2+A3+A4
se puede utilizar la funcin Suma para construir la frmula: Descripcin
de la funcin
=SUMA(A1:A4)
Las funciones se utilizan como complemento de las frmulas, y se debe
seguir un orden en los caracteres para introducir una frmula vlida.
La siguiente ilustracin es un ejemplo de una funcin y sus sintaxis:
Aunque se puede escribir una funcin directamente en una frmula, el

mtodo ms fcil para insertarlas es con el Asistente.
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Difusin Tecnolgica
3. Hacer clic en el botn Aceptar

Trabajo con nombres
4. Introducir los argumentos, en los cuadros de edicin
Si se tienen rtulos para las columnas y filas en las hojas de clculo,
pueden utilizarse para crear frmulas que hagan referencia a los datos.
Celdas o rango
de celdas del En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de funciones utilizando
argumento como argumentos el nombre de las columnas y filas.
Definicin
de
argumentos Resultado
de la
funcin
Funciones con rtulos

Resultado de la de filas y columnas
frmula
5. Hacer clic en el botn de Aceptar, para que se inserte la funcin en

la hoja. Para utilizar el rtulo de las filas y las columnas, no se requiere hacer
ninguna operacin previa. Si se cambia el rtulo de las filas y columnas,
Excel lo cambia de forma automtica en las frmulas en donde se hace
referencia a ellos.
Funcin para obtener el

promedio de ventas
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Error Posible causa Solucin

Errores ms comunes en las frmulas
#NUM!? Se da cuando hay un Asegurarse de que los
Si una frmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Excel problema con algn argumentos que se utilizan en
presentar un valor de error. Por ejemplo lo valores de error pueden ser nmero en una frmula o la funcin son correctos y
el resultado de utilizar texto en donde una frmula espera un valor funcin pertenecen al tipo de
numrico, de eliminar una celda a la que se hace referencia en una argumento .
frmula o bien de utilizar una celda que no sea suficientemente ancha
como para presentar el resultado. #NULO! Se da cuando se Comprobar si hay errores en
especifica una la referencia a los rangos
Error Posible causa Solucin interseccin de dos reas
que no se cruzan, se ha
####### El contenido de la celda Cambiar el ancho de la
utilizado un operador de
es demasiado ancho para columna arrastrando el borde
rango incorrecto
verlo. de los encabezados
#VALOR!? El argumento u operador Verificar que la frmula o la
es incorrecto, se ha funcin para el operador es o
introducido texto y la el argumento necesario y de
frmula requiere un que las celdas a las que hace
nmero o un valor lgico referencia contenga valores
vlidos
#DIV/0!? Se produce cuando se Cambiar la referencia de
divide una frmula por celda o introducir un valor
cero que no sea cero en la celda
que se utiliza como divisor
#NOMBRE?? Aparece cuando Excel no Asegurarse de que el nombre
reconoce texto en una existe, corregir si es un error
frmula o se ha eliminado ortogrfico, definir los
un nombre utilizado en la nombres que se eliminaron
frmula, o bien, se ha
utilizado un nombre que
no existe
#N/A? Un valor no est Verificar que todos los valores
disponible para una se encuentren en la hoja de
funcin o frmula, se han clculo
omitido uno o ms
argumentos de una
funcin de la hoja de
clculo
#REF!? Se da cuando una Cambiar las referencias de las
referencia de celda no es frmulas
vlida
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Difusin Tecnolgica
Todas las celdas desde la columna H hasta

Ejercicio la J
Qu es una
frmula?
Cul es el formato de las
referencias?
a. Relativas
Cuntos tipos de operadores existen y b. Mixtas
cules son?
c. Absolutas
Qu es una
funcin?
Qu es una
referencia?
Qu frmulas se deben utilizar para calcular la Venta, Utilidad y Total
en el siguiente ejemplo?
Escriba la forma correcta para hacer referencia a las celdas o rangos de

celdas
Para hacer referencia a Utilizar

La celda en la columna A y la fila 10
El rango de celdas en la columna A y las
filas de la 10 a la 20
El rango de celdas en la fila 15 y las
columnas desde la B hasta la E
Todas las celdas en la fila 5
Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10
Todas las celdas en la columna H
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Difusin Tecnolgica
3. Seleccionar el tipo y subtipo de grfico que se va a utilizar, dar un

Grficos clic en el botn Siguiente
Un Grfico, se utiliza para mostrar de forma esquemtica los datos de

una hoja de clculo, lo que se facilita la lectura de los mismos la
creacin de informes de una manera ms clara e interesante, as como
el evaluar y comparar entre distintos valores de la hoja de clculo para
una mejor toma de decisiones.
Para lo cual Excel cuenta con 14 tipos de grficos, que a su vez, tienen
dos o ms subtipos, de los cuales se puede elegir el ms representativo.
Los valores de la celda, o puntos de datos, aparecen en el grfico en
forma de barras, lneas, columnas, secciones de un grfico circular o en
otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de datos y se
distinguen por sus diferentes colores o diseos.
Creacin de un grfico
Al generar un grfico, existen dos formas; como un grfico incrustado * ,
o como una hoja de grfico independiente.
Para crear un grfico:
1. Seleccionar los datos que se desean mostrar en el grfico
4. Indicar la orientacin de los datos (es decir, si las series de datos

estn en las filas o columnas), dar un clic en el botn Siguiente
2. Dar un clic en el botn Asistente para grficos
*
Es el grfico que se muestra junto con los datos a los que esta asociado
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Difusin Tecnolgica
5. Si se desea, escribir el ttulo del grfico y de los ejes, dar un clic en

el botn Siguiente Las series de datos
se obtienen de las
columnas
Cada grupo de
marcadores es
una serie de
datos
Leyenda de
datos
Los valores se
6. Seleccionar el lugar en donde va aquedar el grfico, incrustado representan en Las categoras se
el eje Y muestran en el eje X
como un objeto en la hoja de datos o en una hoja independiente
Modificar un grfico
Al crear un grfico ste se presenta con un formato predeterminado. Sin
embargo es posible alterar el aspecto del mismo para conseguir la
apariencia deseada. Cada elemento del grfico tienen caractersticas
que pueden modificarse, como el color, la trama, el estilo de lnea, el
aspecto del texto o de los nmeros y la ubicacin. Para ver un cuadro de
dilogo con las opciones de formato disponibles para un elemento del
grfico, hacer doble clic en el elemento.
El grfico incrustado siempre aparece cuando la hoja de clculo est
activa y, al imprimirla, el grfico se imprime junto con los datos. En una
hoja nueva el grfico aparece independiente de los datos y se imprime
solo.
Cuando se crea un grfico, ste se vinculan a los datos de hoja de
clculo utilizada para su creacin. Siempre que se cambien los datos de
la hoja el grfico se actualizara automticamente.
Cambiar los marcadores de datos
Estructura de un grfico Los elementos que indican valores numricos en un grfico, como lneas,
barras, columnas, y sectores son marcadores de datos. Para cambiarle el
Categoras de formato, hacer doble clic en uno de los marcadores y a continuacin
las filas realizar los cambios en el cuadro de dilogo.
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Asignar ttulos al grfico y a los ejes

Marcadores de datos
con un diseo Es conveniente agregar ttulos al grfico para clarificar el tipo de datos
mostrados. Si no se incluyeron los ttulos al crear el grfico, se pueden
agregar en cualquier momento.
Hacer clic en Opciones de grfico del men Grfico en la ficha Ttulos
escribir los ttulos que se desean.
Para modificar el texto de un ttulo hacer clic en l. Para cambiar el
formato, hacer doble clic en el borde y seleccionar las opciones en el
cuadro de dilogo.
Ttulo del grfico
Agregar rtulos a los marcadores de datos
Los rtulos de datos son texto o valores opcionales, asociados a Ttulo
del
marcadores de datos, que ofrecen informacin adicional. La informacin eje de
se extrae de los datos de origen asociados. Para agregar los rtulos en valore
los marcadores de un grfico, hacer clic en Opciones de grfico del s
men Grfico y seleccionar las alternativas en el cuadro de dilogo.
Para cambiar la fuente, el tamao, el formato de nmero u otra
caractersticas, en los rtulos. Hacer doble clic en el rtulo de una serie
de datos. Las selecciones que se realicen en el cuadro de dilogo,
Formato de rtulos de datos se aplicarn a todos los rtulos de la serie.
Ttulo del eje X
Total de ventas primer trimestre
Rtulos de datos
Enero
con diferente Dar formato y colocar la leyenda
34%
29% informacin
Enero La leyenda de un grfico identifica la serie de datos. Se puede agregar
Febrero una leyenda al momento de estar creando el grfico con el Asistente o
Marzo despus en Opciones de grfico del men Grfico y, a continuacin, en
$ 901,000.00
la ficha Leyenda. Se puede mover la leyenda, cambiar su forma y
tamao, y dar formato a las entradas y claves. Al cambiar el color o
diseo de una entrada cambiarn tambin los marcadores de la serie de
datos asociada. Para mover la leyenda dentro del rea del grfico, nada
ms se arrastra.
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Entrada de
leyenda
rea de
Clave de leyenda trazado
Dar formato al fondo y ajustar el tamao del grfico

Existen dos reas de fondo en un grfico, el rea del grfico y el rea de
trazado, y se les puede cambiar el formato con colores y tramas. Agregar datos al grfico
Para cambiar el formato hacer doble clic en el rea del grfico o en el Los datos cambian con frecuencia. Cuando esto ocurre es necesario que
rea de trazado. Especificar los cambios que se desean en el cuadro de se agreguen o eliminen datos de los grficos.
dilogo que se muestra. Cuando el grfico se encuentre en una hoja de clculo, dar un clic en l
para ver los rangos codificados con colores, indicadores que
esquematizan los datos de la hoja de clculo usados en el grfico. A
continuacin ajustar el rango con los controladores de arrastre. Si se
est trabajando en una hoja de grfico utilizar los comandos Copiar y
Pegar para agregar los datos.
rea del
grfico
Arrastrar el
cuadro de
control para
seleccionar los
datos que se
desean agregar o
quitar
Cuadros de control, para modificar
el tamao del grfico
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Los nuevos
datos se
muestran
automticament
Si los datos que se agregaron son incorrectos, se pueden quitar con el

botn Deshacer (Se pueden deshacer hasta 16 acciones anteriores).
Para eliminar una serie de datos utilizar los controladores de arrastre o
seleccionarla en el grfico y a continuacin presionar la tecla SUPRIMIR.
Para eliminar un solo punto, borrar ese valor en la hoja de clculo.
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Ejercicio
Realizar un grfico, con los siguientes datos, que represente el
Cul es la utilidad de un porcentaje de ventas por empleado.
grfico?
Cules son los puntos de datos de un

grfico?
Qu identifica la leyenda de un
grfico?
Cmo se seleccionan los elementos de un grfico para cambiarles el

formato?
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Difusin Tecnolgica
Contenido de filas y columnas

Lista de datos
Disear la lista de forma que las filas tengan elementos similares en
La lista es un conjunto de filas de una hoja de clculo que contienen la misma columna.
datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto
No insertar espacios adicionales al inicio de una celda ya que
de nombres y nmeros de telfono de clientes. Una lista puede utilizarse
afectarn a las clasificaciones y a las bsquedas.
como una base de datos en que las filas corresponden a los registros y
las columnas a los campos. La primera fila de la lista corresponde a los No utilizar una fila en blanco para separar los rtulos de columna de
rtulos de las columnas. la primera fila de datos.
Una lista puede ser hasta del tamao de una hoja de clculo: 16384
Instrucciones para crear una lista en una hoja de clculo filas por 256 columnas.
Excel tiene varias caractersticas que facilitan la gestin y el anlisis de Los rtulos de las columnas, al igual que las dems celdas,
los datos de una lista. Para aprovechar estas caractersticas, introducir contienen un mximo de 255 caracteres.
los datos tomando en consideracin las siguientes observaciones.
Disear la lista de forma tal que todas las filas tengan elementos
Procurar no tener ms de una lista en una hoja de clculo ya que similares en la misma columna
algunas caractersticas administrativas, tal como la filtracin, slo
se pueden usar en una lista dentro de una hoja de clculo. Usar el mismo formato para todas las celdas de una columna
Dejar en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre la lista Se pueden usar frmulas para calcular los valores de las columnas,
y los dems datos de la hoja de clculo. Excel podr detectar con al igual que se hace con cualquier otra celda de la hoja de clculo.
mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una Al ordenar o buscar valores Excel utiliza los valores que las frmulas
clasificacin, un filtrado o se inserten subtotales automticamente. proporcionan, no las frmulas propiamente dichas
Evitar la colocacin de filas y columnas en blanco para que Excel

pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista. Mantenimiento de una lista
Evitar la colocacin de datos a la derecha o a la izquierda de la Una vez creada una lista, se pueden agregar, buscar, editar o eliminar
lista, los datos podran ocultarse cuando se filtre la lista. datos mediante el cuadro de dilogo Formulario.
Rtulos de columna
Crear rtulos de columna en la primera fila de la lista. Excel utiliza
los rtulos para generar informes, as como para buscar y organizar
los datos.
En los rtulos de columna, utilizar una fuente, alineacin, formato,
trama, borde o un estilo de letras maysculas que sea diferente del
formato que se asigne a los datos de la lista.
Cuando se requiera separar los rtulos de los datos, utilizar bordes
de celda, no usar filas en blanco ni guiones para insertar lneas
debajo de los rtulos.
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Barra de desplazamiento. La barra de desplazamiento ubicada a la

Funcionamiento del formulario derecha de los campos muestra la ubicacin aproximada del registro
presentado en la lista y permite hojear los registros.
El cuadro de dilogo de Formulario consta principalmente de: ttulo,
nombre de los campos, cuadros de edicin y botones de comandos. Nmero de registro. Indica el nmero del registro que se est
presentando y cuantos conforman la lista.
Cuadros de edicin Botones de comandos Usar los botones de comandos para:

Agregar un nuevo registro.
Barra
de Nmero de registro Eliminar el registro que se muestra.
ttulo
Restaurar los cambios efectuados.
Campos
de la Desplazarse entre registros adyacentes.
lista de
Botones de Buscar registros segn criterios especificados.
datos
comandos
Nota: El formulario tiene capacidad para presentar un mximo de 32
campos.
Barra de Bsqueda de registro

desplazamiento
Existen tres formas de buscar un registro usando el Formulario:
1. Hojeando los registros que conforma la lista con los botones Busca
anterior y Buscar siguiente en el cuadro de dilogo.
2. Hojeando con la barra de desplazamiento del cuadro de dilogo.
Barra de ttulo Muestra el nombre de la hoja de clculo que
contiene la lista. 3. Usando el botn Criterios para buscar un subconjunto de registros
que cumplan ciertas caractersticas.
Campos de la lista de datos El cuadro de dilogo muestra los campos
de la siguiente manera: Cuando se opte por el botn Criterios, escribir en los cuadros de
edicin las condiciones de bsqueda denominadas criterios de
Los campos que contienen los valores constantes, que se pueden comparacin, que pueden comparar una serie de caracteres que se
editar, aparecen con un cuadro de edicin. deseen igualar, tal como >300. Asimismo, especificar criterios para
campos calculados.
Los campos calculados, no se podrn editar, estos campos
contienen los resultados de las frmulas. Para presentar los registros que cumpla con los criterios especificados,
elegir el botn Buscar siguiente., Buscar anterior. En este caso los
Los campos se muestran en el orden en que aparecen en la lista de
botones de bsqueda se desplazan solamente entre los registros que
datos de izquierda a derecha. La columna ms ancha de la lista
cumplen todos los criterios indicados. Para obtener nuevamente acceso
determinar la longitud de los cuadros de edicin para los campos
a toda la lista, elegir el botn Criterios y seleccionar el botn
del cuadro de dilogo Formulario.
Borrar.
Nombres de campos. Los nombres de campos se crean a partir de
los rtulos de las columnas tal y como aparecen en la lista. Para
cambiar un nombre se deber hacer en la lista.
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64
Difusin Tecnolgica
Por ejemplo:
Edicin de un registro
Columna de Seleccionar la columna de datos
Por medio del Formulario se puede editar cualquier campo excepto los ordenacin para ordenar. Se pueden indicar
calculados o protegidos, los datos que se pueden editar se presentan con hasta tres niveles
un cuadro de edicin. Para realizar los cambios, hacerlo directamente
en el cuadro de edicin y Aceptar. El programa reflejar los cambios en
la lista.
Indicar el
criterio de
Ordenar y filtrar datos ordenacin
Excel facilita la organizacin y creacin de informes con los datos de una

lista, utilizando comandos de:
Ordenar para organizar los datos de una lista en orden alfabtico,
numrico o cronolgico.
Filtrar para encontrar y trabajar rpidamente con un grupo de datos
sin tener que moverlos u ordenarlos.
Indicar si la lista
tiene fila de
Ordenar datos en una lista
Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basndose en los
valores que contiene, ordenndolos. Al ordenarlos, Microsoft Excel
reorganizar las filas, las columnas o las celdas individuales utilizando el
orden que se especifique.
El criterio de ordenacin constituye la forma de organizacin de los
datos deseada. Por ejemplo, cuando se usa un criterio de ordenacin
La lista cambia de
ascendente, los nmeros se ordenan del 1 al 9; el texto de A a la Z, y las estructura y queda
fechas en orden cronolgico. En el orden descendente, los nmeros se ordenada por Entidad
ordenan del 9 al 1; el texto de la Z a la A, y las fechas de la ms antigua
a la ms reciente.
Para ordenar una lista entera, basta con seleccionar una sola celda de la
misma y luego elegir el comando Ordenar del men Datos. Excel
seleccionar de forma automtica toda la lista, si existen rtulos de
columnas en la primera fila, el programa los excluye de la ordenacin y Cmo funciona la filtracin
los utiliza para ayudar a elegir la columna Primer criterio.
La filtracin constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar
subconjuntos de datos en una lista. Cuando se filtra una lista, Excel slo
muestra las filas que contienen cierto valor o que cumplen un conjunto
de condiciones de bsqueda llamado criterio.
A diferencia de la ordenacin la filtracin no reorganiza las listas. La
filtracin oculta provisionalmente las filas que no se desean mostrar.
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Filtracin de una lista

El Autofiltro permite mostrar un subconjunto de datos de la lista.
Seleccionando el comando Filtro en el men Datos y luego Autofiltro,
Excel coloca flechas desplegables directamente en los rtulos de las
columnas de la lista. Si se hace clic en una flecha aparecer una lista de
todos los elementos nicos de la columna. Si se selecciona un elemento
de la lista de una columna especfica, ocultar instantneamente todas
las filas que no cumplen con el criterio del filtro seleccionado.
Por ejmplo:
Seleccionar el criterio
para filtrar la lista
Columna filtrada
Se ocultan las filas que no cumplen

con el criterio de filtracin
Si se selecciona una sola celda antes de elegir el comando Filtro

automtico, se aplicarn flecha a todos los rtulos de columnas que
figuran en la lista. Sin embargo se pueden seleccionar los rtulos de las
columnas que se desean filtrar, antes de elegir el comando Autofiltro.
Para eliminar los criterios de filtracin de una sola columna elegir
Todas en la lista desplegable de la columna. Para mostrar todas las
filas ocultas en la lista, elegir el comando Filtro en el men Datos y
luego Mostrar todo. Para mostrar todas las filas ocultas y quitar las
flechas del filtro, elegir el comando Filtro y desactivar el comando
Autofiltro.
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Ejercicio
Qu es una Lista de
datos?
Qu diferencia existe entre ordenar y filtrar

una lista
Qu es un
registro?
Qu es un
campo?
Qu operaciones se pueden realizar en el cuadro de dilogo

Formulario?
Para qu se utiliza la
ordenacin?
Para qu se utilizan los

filtros?
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Difusin Tecnolgica
Calidad
PowerPoint Impacto
Evidencias y elemento visuales si es que son necesarios como:
Caractersticas de una presentacin
Estadsticas
1. Planear el contenido de la presentacin
Analogas
El planear permite crear una presentacin con mayor rapidez y
calidad, para obtener estos resultados se recomienda seguir los Demostraciones
siguientes pasos: Testimonios
El ciclo Planificar, Preparar, Practicar, Presentar y el ltimo se Incidentes
repite
Documentos
2. Planificar
Preparar un final impactante
Definir el propsito de la presentacin basndose en los resultados
que se esperan de la exposicin, algunos pueden ser: 4. Practicar
Informar Practicar la exposicin antes de desarrollarla ante los asistentes,

ensayando frente a un instructor o a una cmara de vdeo para
Persuadir verificar que la presentacin cumpla con lo siguiente:
Motivar Apertura impactante
Vender Puntos clave claros
Ensear Flujo lgico
Educar Evidencias crebles
Definir los tiempos para la exposicin, para tomar en cuenta cuantas
Final memorable
diapositivas se utilizaran.
Identificar los puntos claves as como los que hay que mejorar en su Identificacin de los elementos de distraccin
contenido, estos deben ser claros y concretos. Logro de resultados
Uso de palabras descriptivas 5. Presentar
Cundo y cmo transmitir el fundamento de ideas
3. Preparar Establecer una actitud mental positiva donde se tiene que tomar en
En este paso se tienen que crear los elementos visuales para la cuenta el valor del mensaje imaginar las respuestas de la audiencia
presentacin y sobretodo automotivarse
Claridad del contenido Preparar un comienzo que capte la atencin usando una pregunta
relacionada con las necesidades de los asistentes, relatar un
Relevancia incidente importante
Atraccin visual
Claridad visual y legibilidad
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Difusin Tecnolgica
Se debe tener en cuenta la responsabilidad, concentrarse en lo

fundamental, dominio del tema y proyectar a la audiencia el valor
del mensaje
Dominar el lenguaje no verbal que revele confianza
Mostrar inters de la exposicin a los asistentes
Cundo escuchar y no hablar
Estos 4 pasos son la base de las tcnicas de una buena presentacin
Los conectores unidos se muestran como cuadros rojos. Los conectores

Para modificar la forma del dibujo desunidos aparecen como cuadros verdes
1. Dar un clic sobre el objeto Para mover la lnea conectora, arrastrar uno de sus extremos y conectar
2. En la barra de herramientas dibujo, seleccionar el men dibujo al nuevo objeto. Para separar la lnea ntegra, dar clic en la lnea y
arrastrar sin tocar los cuadros
3. Dar un clip en el comando modificar puntos
Conectores
Un conector es una lnea con puntos que se conectan a las autoformas.
Desplazamiento de objetos
1. En la barra de herramientas Dibujo, de un clic en Autoformas,
seleccionar Conectores y de un clic en el conector que desee 1. Seleccionar el objeto
2. Dar un clic en dnde se desee unir el conector 2. Si el objeto es un dibujado es una imagen, dar clic en su borde.
Si tiene relleno, puede hacer clic en cualquier lugar del mismo
3. Los puntos de conexin se muestran como cuadros azules
4. Arrastrar el segundo conector, dar un clic en uno de los puntos de
conexin del objeto
A medida que arrastre
un objeto para mover,
aparecer un contorno
de lneas de puntos
3. Arrastrar el contorno a su nueva ubicacin
Para desplazar un grupo de objetos

1. Seleccionar los objetos de la siguiente forma: mantener presionada
la tecla SHIFT y dar un clic en cada uno de los objetos
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2. Seleccionar uno de los contornos de los objetos y mantener

presionado el botn izquierdo del ratn y arrastrar a su nueva
ubicacin
Como agregar texto a las autoformas

Si se desea agregar texto ala autoforma dar un clic en ella y comenzar a
escribir. El texto se alinea al centro; si desea modificar la alineacin, de
tal forma que el tamao dependa del texto o que el texto se ajuste al
tamao de la forma, hcer lo sihuiente: A1
1. Seleccionar la autoforma que contiene texto Hay otras dos opciones que permite ajustar el texto al objeto o
viceversa y la tercera se aplica para girar el texto dentro de la
2. Seleccionar el men Formato y dar un clic en el comando Ajustar autoforma (ver imagen A2.)
texto y se abre una caja de dilogo
A2
Si se desea ver cmo est quedando el objeto, seleccionar el botn de Vista
previa.
Cambiar una autoforma por otra

Seleccionar la autoforma que desea modificar.
En la barra de herramientas DIBUJO, de un clic en Dibujo, Seleccionar
Cambiar autoforma, de clic en una de las categoras y de un clic en la
autoforma que desee.
Cmo modificar el color de las formas

En esta ventana se puede modificar el punto de fijacin del texto donde
Para modificar el color de las formas hacer los siguientes pasos:
se puede seleccionar la fijacin deseada dentro de los objetos o cajas de
textos como se muestra en la imagen A1. 1. Seleccionar la autoforma dar un clic en ella, (aparecen los Cuadros
de control)
2. Colocar el puntero del ratn encima de la autoforma
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Difusin Tecnolgica
Presionar el botn derecho del ratn 3. Seleccionar la herramienta lnea

3. Y seleccionar el comando Formato de autoforma 4. Presionar la tecla SHIFT y arrastre en todas direcciones; la lnea se
crea desde el punto de inicio que indica que tiene una sola
4. Seleccionar el comando Colores y lneas direccin. Una vez seleccionado el tamao dejar de presionar la
5. Se abre una caja de dilogo donde puede modificar relleno, lnea y tecla y el botn del ratn
flecha
6. Si se desea realizar alguna modificacin, dar un clic dentro de las
opciones ya mencionadas para seleccionar el atributo a modificar Modificar colores, rellenos, tramas, lneas
Una vez realizadas las modificaciones de los atributos de la auforma Es posible rellenar objetos con colores slidos, degradados
seleccionar ACEPTAR o VISTA PREVIA. (sombreados), entramado, textura o imagen. Cada vez que se rellena un
Para modificar los atributos de las autoformas y objetos haga uso de los objeto, el nuevo relleno sustituye al antiguo. Si se cambia el relleno de
botones de la imagen B1: un objeto, fcilmente se puede restablecer el relleno predeterminado
dando clic en Automtico.
En esta imagen se muestra las dos secciones de la herramienta de color
de relleno.
B1
Lneas
Para modificar colores, aplicar una textura o trama, modificar el ancho
Con la herramienta de lnea se pueden crear lneas verticales, de lnea, el estilo del borde de los marcadores de datos, el rea del
horizontales, 15 grados y forma libre con el ratn. grfico o el rea de trazado, utilizar el siguiente procedimiento.
Hay dos formas de crear una lnea, y son: 1. Dar un clic en el objeto o autoforma
1. Dar un clic en herramienta lnea 2. Seleccionar la herramienta de color de relleno (se despliega el un
submenu)
2. Presionar la tecla CTRL y presionar el botn izquierdo del ratn (los
dos al mismo tiempo) y arrastrar en todas direcciones. La lnea se 3. Dar un clic en la opcin a utilizar
crea desde el centro, esto indica la lnea crece tanto del lado
4. Otra opcin es dar doble clic en el objeto y despliega un cuadro de
derecho como del izquierdo al mismo tiempo. Una vez seleccionado
dialogo
el tamao dejar de presionar la tecla y el botn del ratn
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Difusin Tecnolgica
Para especificar un efecto de relleno, dar un clic en efectos de relleno y

despus seleccionar las opciones que se requieren en las fichas
Degradado, Textura y Trama.
Para modificar el atributo de la lnea, utilizar los botones de la imagen

B1 seleccionar el men Formato y el comando Formato de autoforma y
elegir la ficha Colores y lneas.
Para eliminar una lnea, seleccionarla y presionar la tecla SUPRIMIR (Supr)
o en el men Edicin el comando Suprimir.
Agregar, modificar o quitar una sombra a un objeto

A cualquier objeto se le puede agregar una sombra y modificar los
efectos de sombreado cambiando el tamao, la direccin y el color.
Estos cambios afectan a la sombra y no al objeto.
Agregar una sombra a un objeto

1. Seleccionar el objeto al que se desea agregar una sombra
2. En la barra de herramientas DIBUJO, dar un clic en Sombra y
seleccionar el tipo de sombra
5. Seleccionar la ficha Colores y lneas
Sugerencia: Para modificar el color o desplazamiento de una sombra, dar un clic
6. Si desea modificar el color de relleno dar un clic en la lista en Sombra, y seleccionar Configuracin de sombra.
desplegable de color.
3. Eligir las opciones deseadas en de la barra de herramientas

Configuracin de sombra
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ngulo, direccin de la iluminacin y la textura de la superficie. Al

modificar el color de un efecto tridimensional, este cambio afectan slo
al efecto 3D del objeto y no al objeto.
Se puede aplicar sombreado o efecto 3D, pero no ambos, ya que si aplica
un efecto 3D a un objeto sombreado, la sombra se desactiva.
Sugerencia Se puede agregar efectos 3D a un texto, activando la casilla de
verificacin Relieve en el cuadro de dilogo Fuente (men Formato), o bien
insertar un efecto de texto especial.
a Activar y desactivar sombra
b Empujar sombra hacia arriba Agregar o modificar el efecto 3D de un objeto
c Empujar sombra hacia abajo 1. Seleccionar el objeto que se desea modificar
d Empujar sombra hacia la izquierda
e Empujar sombra hacia la derecha
2. En la barra de herramientas Dibujo, dar un clic en 3D
f Color de sombra
3. Para agregar un efecto, elegir una opcin
Agregar un efecto de relieve o de grabado en un objeto
1. Seleccionar el objeto al que se desea aplicar el efecto
2. En la barra de herramientas Dibujo, dar un clic en Sombra

3. Para agregar un efecto de relieve, dar un clic en Sombra estilo
17
4. Para agregar un efecto de grabado, dar un clic en Sombra estilo Para modificar un efecto 3D dar un Configuracin 3D.
18
a j
b c d e f g h i
Agregar, modificar o quitar el efecto 3D de un objeto
Es posible agregar efectos 3D (tridimensionales) a las lneas, autoformas
y objetos de formas libres. Con las opciones tridimensionales se puede
modificar la profundidad (la extrusin) del objeto, as como el color,
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a Activar y desactivar 3D Para modificar un rectngulo en cuadro perfecto
b Inclinar hacia abajo 1. Seleccionar el rectngulo a modificar
c Inclinar hacia arriba 2. Colocar el puntero sobre el objeto y presionar el botn derecho del
ratn
d Inclinar hacia la izquierda
3. Seleccionar el comando FORMATO DE AUTOFORMA
e Inclinar hacia la derecha
4. Activar la ficha Tamao
f Profundidad
5. Teclear las mismas medidas para Alto y Ancho, dar un clic en el
g Direccin botn ACEPTAR
h Iluminacin Para realizar elipse y crculos perfectos ejecutar los mismos pasos que
en los rectngulos y cuadrados
i Superficie
j Color 3D
Agregar texto.
1. En la barra de herramientas Dibujo, dar un clic en el Cuadro de
Quitar el efecto 3D de un objeto

1. Seleccionar la herramienta 3D texto
2. Dar un clic en la opcin Sin 3D 2. Dar un clic en el lugar en donde se desea agregarlo y comenzar a
escribir
Rectngulos y cuadros 3. Para agregar texto que se ajuste automticamente, arrastrar hasta
el lugar en que se desea agregar e iniciar la escritura
Con esta herramienta se crean cuadros perfectos, rectngulos e
introducir texto dentro del recuadro. Nota Para modificar la de un cuadro de texto a cualquier
autoforma, seleccionar el cuadro de texto, dar clic en Dibujo
Para crear un rectngulo, los pasos a seguir son: de la barra de herramienta DIBUJO y, a continuacin,
seleccionar Cambiar autoforma, elegir una categora y dar clic
1. En la barra de dibujo dar un clic en el botn Rectngulo en la autoforma deseada.
2. Indique la posicin donde desea crear el rectngulo
3. Mantener presionado el botn izquierdo del ratn y arrastrar
4. Al obtener el tamao deseado soltar el botn
Para dibujar un rectngulo desde su centro, presionar la tecla SHIFT y
arrastrar el ratn.
Para dibujar un cuadro mantenga presionada la tecla SHIFT mientras
arrastra el ratn.
Ejemplo:
Para dibujar un cuadro desde su centro, presionar las teclas CTRL y
SHIFT, mantngalas presionadas mientras arrastra el ratn.
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2. Colocar el puntero sobre uno de los bordes y arrastrar a la nueva

ubicacin
Para modificar el tamao del cuadro:

1. Dar un clic en el texto, despus otro clic en el contorno aparecen
los puntos de edicin.
2. Ubicar el puntero del ratn sobre uno de los puntos del recuadro y
arrastrar hasta darle el tamao deseado
Lo cual indica que si se tienen 4 renglones de un escrito y lo solicitan a
dos renglones, se modifica el tamao del recuadro a dos renglones o
viceversa
Formato de prrafo
Para modificar la alineacin de un prrafo.
Seleccionar el prrafo o prrafos que se desean modificar
Seleccin y edicin del texto Para modificar la alineacin de todos los prrafos de un texto,
seleccionar todo el texto
Cuando el objeto est seleccionado, se activan los puntos de edicin es
cuando se puede realizar los cambios de atributos a todo el texto, o Para modificar la alineacin de ms de un prrafo, arrastrar la seleccin
bien editndolo la palabra o letra. que se incluya por lo menos parte del texto de los prrafos que desean
modificar
Hay dos formas de marcar el texto la primera es:
Para cambiar la alineacin de un solo prrafo, colocar el puntero en
1. Con el teclado: SHIFT + las teclas de direccin
cualquier lugar del mismo
2. Con el ratn: Presionar el botn izquierdo del ratn y arrastrar
En el men Formato, elegir el comando Alineacin y seleccionar un
hasta llegar a la posicin deseada. Si se requiere marcar una
tipo de alineacin
palabra dar doble clic en ella
Puede usar de los botones de la barra de herramientas de
Para modificar el contenido, dar un clic el texto el cursor aparece
activo.
Formato
Para modificar la posicin:

1. Dar un clic en el texto, despus otro clic en el contorno; se
muestran los puntos de edicin
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Difusin Tecnolgica
Interlineado 7. Elegir Aceptar

Para ajustar la separacin entre las lneas del texto o entre prrafos, se
utiliza el comando Interlineado. Para reducir la separacin de texto para Corrector de estilos
se ajustarlo mejor a una diapositiva, o aumentar la separacin para que En el men Herramientas se encuentra el comando Corrector de
sea ms legible.
estilos.
Modificar el espacio entre lneas o prrafos

1. Seleccionar el prrafo o prrafos en dnde se desea modificar la
separacin entre lneas o prrafos
2. En el men Formato, dar clic en Interlineado
En el corrector de estilos se pueden habilitar o deshabilitar las opciones

de ortografa, claridad visual, maysculas y puntuacin con el fin de que
PowerPoint realice las correcciones de forma automtica
Dar un clic en el botn opciones
3. Ajustar el Interlineado escribiendo el valor que desee o haciendo

clic en la flecha arriba y abajo para modificar dicho valor
4. Para ajustar la separacin entre lneas dentro del prrafo, usar el
cuadro Interlineado, escribir el valor que se desea o dar clic en la
flecha arriba abajo
5. Para modificar la separacin anterior o posterior a un prrafo, usar
las opciones Antes del prrafo o Despus del prrafo
Nota: Se puede ajustar la separacin en LNEAS o en PUNTOS
usando la lista desplegable que aparece a la derecha de cada
cuadro de ajuste.
6. Dar un clic en Vista previa para verificar el efecto que tiene la La ficha de Maysculas y Puntuacin se encuentra dividida en dos
nueva separacin, en el texto. secciones.
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En la primera seccin se define si los ttulos y textos principales de las Seleccionar todos los objetos de la diapositiva, presionar las teclas
diapositivas llevan maysculas o minsculas rpidas CTRL + E.
En la segunda seccin se define la puntuacin al final de los ttulos y Si desea desactivar todos los objetos dar clic fuera de los objetos
textos principales. seleccionados.
Se pueden aadir o borrar puntos al final con las opciones AGREGAR, La agrupacin de objetos consiste en modificarlos, de manera que sea
QUITAR u OMITIR. posible trabajar con ellos como si fueran un slo objeto. Es posible
voltear, girar, modificar el tamao o la escala de todos los objetos de un
grupo como si fuera una sola unidad. Tambin se pueden modificar los
La ficha de claridad visual esta dividida en dos secciones. atributos de todos los objetos de un grupo simultneamente.
En la seccin de FUENTES se indica el nmero mximo de fuentes a Los objetos se pueden agrupar o desagrupar en cualquier momento y es
utilizar en la presentacin as como los tamaos para ttulos y textos posible reagruparlos fcilmente seleccionando cualquiera de los objetos
principales. previamente desagrupados.
Y en la seccin de LEGIBILIDAD se indica cual es el tamao mximo de
lneas para ttulos, vietas y el nmero mximo de vietas que se desean Agrupar objetos
aplicar.
1. Seleccionar los objetos que se desea agrupar.
2. En la barra de herramientas DIBUJO, dar un clic en Dibujo elegir el comando
Empezar una lnea nueva dentro de un prrafo. y en Agrupar.
Para iniciar una lnea nueva dentro de un prrafo sin crear un prrafo
nuevo. Esto comnmente se llama RETORNO BLANDO. La nueva lnea lleva Desagrupar objetos
los mismos atributos del prrafo, menos la vieta. 1. Seleccionar el grupo
Slo presionar SHIFT + ENTER y escribir la lnea nueva.
2. En la barra de herramientas DIBUJO, dar un clic en Dibujo y en el
comando Desagrupar
Trabajar con objetos
Los objetos son la unidad bsica que se utiliza para crear diapositivas. El Reagrupar objetos
recuadro en donde se escribe el texto, las autoformas, las imgenes que
importa de otras aplicaciones, todas son objetos. 1. Seleccionar uno de los objetos que previamente se desagrupo
2. En la barra de herramientas DIBUJO, dar un clic en Dibujo y en
Seleccin, Agrupar, desagrupar y reagrupar objetos Reagrupar
Para mayor rapidez, se pueden utilizar los botones
Es necesario definir los objetos que se van a cambiar. Para hacerlo, dar
clic en el mismo. Un grupo de objetos se selecciona de la misma manera
como cualquier otro objeto. Una vez seleccionado el objeto, se puede
girar, modificar el color o diseo, moverlo, etc.
Para seleccionar varios objetos en distinta posicin mantener
presionada la tecla SHIFT mientras se hace clic en los distintos
objetos.
Para desactivar un objeto del grupo seleccionado mantener
presionada la tecla SHIFT y dar clic en el objeto a desactivar.
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Difusin Tecnolgica
Modificar el tamao o recortar un objeto Modificar el tamao de un objeto aplicando un porcentaje

Al seleccionar un objeto, aparecen los controladores de tamao en las 1. Seleccionar el objeto cuyo tamao se va a modificar
esquinas. Se puede modificar el tamao de un objeto al arrastrar sus 2. En el men Formato, dar clic en Autoforma y, a continuacin, en la
controladores de tamao, o bien, si se desea hacerlo con mayor ficha Tamao
precisin, se especifica un porcentaje para el alto y el ancho del objeto.
3. En ESCALA, introducir los porcentajes que se consideren oportunos
Si el objeto es una imagen (por ejemplo, una fotografa, un mapa de bits en los cuadros Alto y Ancho
o una imagen prediseada), puede recortar. Al usar esta herramienta la
imagen se puede restaurar a su forma original. Sugerencia: Para mantener las proporciones entre el alto y ancho del
Los controladores de tamao aparecen alrededor del objeto. objeto al modificar su tamao, activar la casilla de verificacin Bloquear
relacin de aspecto en la ficha Tamao.
Recortar partes de una imagen

1. Seleccionar la imagen que se desea recortar
2. En la barra de herramientas Imagen, dar clic en Recortar

1. Seleccionar el objeto cuyo tamao se va a modificar 3. Situar la herramienta para recortar sobre un controlador de tamao
y, a continuacin, arrastrar
2. Arrastrar un CONTROLADOR DE TAMAO hasta que el objeto adquiera la
Ejemplo:
forma y tamao adecuado
Cmo mantener las proporciones de un objeto mientras se modifica el
tamao
Para modificar el tamao de
Presionar
un objeto seleccionado
Proporcionalmente desde una SHIFT y, sin soltarla, arrastrar una
esquina. esquina del controlador de tamao
Vertical, horizontal o CTRL y, sin soltarla, arrastrar un
diagonalmente desde el centro controlador de tamao Duplicar objetos
hacia afuera
Es posible duplicar rpidamente un objeto mientras se trabaja en una
Proporcionalmente desde el CTRL+SHITF y, sin soltarlas, diapositiva o efectuar mltiples duplicados para crear matrices y
centro hacia afuera arrastrar una esquina del barridos. Tambin se puede copiar un objeto en otra diapositiva o en
controlador de tamao cada una de las diapositivas de una presentacin.
Mientras anula temporalmente ALT y, sin soltarla, arrastrar un 1. Dar un clic en el objeto que se desea duplicar
la configuracin de la controlador de tamao 2. En el men Edicin, dar clic en Duplicar o Ctrl + M
cuadrcula y las guas
Sugerencia: Para hacer duplicados adicionales, volver a dar clic en Duplicar
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Difusin Tecnolgica
Crear la imagen reflejada de un objeto Pegar Inserta el contenido del Portapapeles

1. En el men Edicin, dar un clic en Duplicar
Copiar Formato Copia la forma de la seleccin en
2. Seleccionar el objeto del que se desea crear una imagen reflejada. otro objeto
3. En la barra de herramientas DIBUJO, dar un clic en Dibujo, sealar
Girar o Voltear y, dar clic en Voltear horizontalmente o en
Voltear verticalmente
Ejercicio
4. Arrastrar y situar el objeto duplicado de manera que aparezca como
una imagen reflejada del objeto original
1. Crear dos recuadros, rellenar uno de Verde y otro de Rojo
Crear diferentes formas del mismo tamao

Para realizar el siguiente procedimiento, el objeto seleccionado debe
ser una autoforma.
1. Seleccionar la autoforma cuyo tamao se desea copiar
2. En el men Edicin, dar un clic en Duplicar. En la barra de
herramientas DIBUJO, dar un clic en Dibujo y seleccionar Cambiar 2. Seleccionar el cuadro rojo y a continuacin dar clic en el botn de
autoforma, dar un clic en una categora y, por ltimo, elegir forma Copiar Formato
3. El puntero se acompaa con la imagen del botn a la derecha
Copiar slo la apariencia y el estilo del texto
1. Seleccionar el texto que tenga el estilo que se desea copiar
4. Dar un clic en el recuadro verde. El atributo de color del recuadro
rojo lo tiene ahora el verde
2. Dar un clic en Copiar formato y, a continuacin,
Seleccionar el texto al que se desea aplicar el formato
Organizar, alinear y ubicar objetos
Alinear y organizar objetos
Existen diversos mtodos para alinear los objetos. Se puede alinear con
otros objetos, en relacin con la diapositiva integra. Por otra parte, es
posible distribuir los objetos utilizando las guas a fin de alinearlos
visualmente, o bien, la cuadrcula para alinearlos con una esquina de la
cuadrcula al dibujar o moverlos.
Deshacer Para deshacer el ltimo cambio
efectuado Se puede organizar (o distribuir) los objetos de modo que se encuentren
a distancias iguales entre s, tanto vertical como horizontalmente, o en
Cortar Elimina la seleccin y la coloca en el relacin con la diapositiva entera.
Portapapeles
Copiar Copia la seleccin al Portapapeles sin Alinear objetos hacia la izquierda
eliminarla.
1. Seleccionar los objetos que se desean alinear
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Difusin Tecnolgica
2. En la barra de herramientas DIBUJO, dar clic en Dibujo, seleccionar 2. Arrastrar y colocar en el borde de la pantalla, (izquierda, derecha,
Alinear o distribuir y, a continuacin, dar clic en Alinear a la vertical u horizontal) dependiendo de la posicin de la gua.
izquierda
Alinear objetos en una cuadrcula
Alinear objetos con respecto a la diapositiva
1 En la barra de herramientas DIBUJO, dar un clic en Dibujo y, a
1. Seleccionar los objetos que se desean alinear continuacin, sealar Ajustar.
2. En la barra de herramientas DIBUJO, dar clic en Dibujo y, a
continuacin, elegir Alinear o distribuir 2 Para alinear automticamente los objetos en una cuadrcula
invisible, dar un clic en A la cuadrcula.
Si se encuentra activa la casilla de verificacin RELATIVO A LA DIAPOSITIVA,
dar clic en la de alineacin Situar los objetos a la misma distancia entre ellos
La casilla, volver a dar a hacer clic en Dibujo, sealar Alinear o 1. Seleccionar los objetos que desea situar.
distribuir y, a continuacin, dar clic en la opcin que se desea.
2. A menos que est situando los objetos en relacin con la diapositiva
ntegra, deber seleccionar un mnimo de tres objetos.
Para mayor rapidez se pueden utilizar los botones.
3. En la barra de herramientas DIBUJO, dar un clic en Dibujo y, a
continuacin, elegir Alinear o distribuir.
4. Para situar los objetos a distancias iguales entre s, dar un clic en
Distribuir horizontalmente o en Distribuir verticalmente. Si se
desea utilizar los botones.
Alinear objetos con guas

1 Dar un clic en el men Ver
2 Seleccionar el comando Guas
Nota: Salvo que se siten los objetos en relacin con la
3 Arrastrar una gua hasta la posicin en la que desea alinear los diapositiva, se deben seleccionar un mnimo de tres objetos
objetos
Para situar los objetos a distancias iguales entre s en relacin con la
4 Arrastrar cada objeto cerca de la gua, de manera que su centro o diapositiva integra, dar clic en Relativo a la diapositiva. Activar el men
su borde se alinee automticamente Dibujo, elegir Alinear o distribuir y seleccionar Distribuir
horizontalmente o verticalmente.
Agregar otra lnea gua
Para alinear automticamente los objetos a las lneas de la cuadrcula que
atraviesan los bordes verticales y horizontales de otras formas. En las barras de
1. Presionar la tecla CTRL. herramientas de DIBUJO, dar clic en Ajustar y seleccionar A la forma.
2. Con el ratn seleccionar la gua y arrastrar Ejercicio:
Eliminar una lnea gua
colocar las siguientes autoformas en el orden que se muestra a
continuacin:
1. Seleccionar la lnea gua
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Difusin Tecnolgica
Con los botones alinear las formas de la siguiente manera:

1. La autoforma de CARA SONRIENTE y SOL alinear en la parte superior.
2. La flecha curva a la derecha e izquierda alinear en la parte inferior
3. La cinta hacia abajo y el pergamino vertical, alinear en la parte
verticalmente Con relacin a la diapositiva.
4. Antes de continuar con el siguiente paso desactivar Con relacin a
la diapositiva.
5. La flecha curva a la derecha, izquierda y pergamino vertical alinear
en la parte inferior.
6. La flecha curva a la derecha, izquierda y pergamino vertical
distribuir horizontalmente.
7. Seleccionar la forma de 32 puntas y el pergamino y alinear
verticalmente Con relacin a la diapositiva.
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Voltear un objeto horizontalmente o verticalmente

Girar o voltear un objeto 1. Seleccionar el objeto que se desea voltear.
Es posible girar un objeto hacia la derecha o hacia la izquierda 90 grados 2. En la barra de herramientas DIBUJO, dar un clic en Dibujo, seale
o situarlo en cualquier otro ngulo. Tambin se pueden voltear
Girar o voltear y a continuacin, dar clic en Voltear horizontal
horizontal o verticalmente un objeto o un grupo, se gira o voltea una verticalmente.
autoforma que tenga texto adjunto, el texto gira o se voltea con la
forma.
Sin embargo, no es posible girar ni voltear algunas imgenes, grficos y
organigramas importados que no se hayan creado en PowerPoint. La
nica forma es desagrupar el objeto y, a continuacin, reagrupar sus
componentes. Solo hasta ese momento se puede girar o voltear, no se
puede hacer lo mismo con mapas de bits.
Girar un objeto a cualquier ngulo

1. Seleccionar el objeto que desea girar. Empujar
2. En la barra de herramientas de DIBUJO, dar un clic en Girar Con esta herramienta se desplaza el objeto seleccionado hacia la
izquierda. Derecha, arriba y abajo, en pequeos incrementos.
libremente . Para ejecutarlo ir al men Dibujo, seleccionar Empujar y dar un clic en
3. Al seleccionar la herramienta, el puntero cambia de forma. la opcin que se desee.
4. Arrastrar una esquina del objeto hacia la direccin en que se desea

girarlo. Comando
5. Dar un clic fuera del objeto para ver el giro. Arriba
Sugerencias Abajo
Para limitar el giro del objeto en ngulos de 15 grados, presionar la Izquierda

tecla SHIFT mientras utiliza la herramienta Girar libremente.
Derecha
Para girar un objeto alrededor del controlador opuesto al que se
est utilizando, dar un clic en CTRL mientras se utiliza la
herramienta Girar libremente.
Girar un objeto a 90 grados a la izquierda derecha

1. Seleccionar el objeto que desea girar.
2. En la barra de herramientas DIBUJO, dar clic en Dibujo, sealar
Girar o voltear y, a continuacin, dar clic en Girar a la izquierda
o derecha.
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Apilamiento de objetos
Los objetos se apilan automticamente en capas individuales a medida
que se agregan a una diapositiva. Se puede ver el orden de apilamiento Por fin
cuando los objetos se superponen: el objeto superior cubre una parte estoy listo
del objeto que esta debajo. Si se "pierde" un objeto en una pila,
presionar TAB para avanzar a la capa siguiente o SHIFT+TAB para pasar
a la capa anterior de objetos, hasta seleccionar el deseado.
En una pila, es posible mover tanto objetos individuales como grupos de
objetos. Al dibujar, se puede superponer objetos para crear diferentes
efectos. No es necesario dibujar el inicio el objeto del fondo, ya que se
pueden mover.
Para utilizar las opciones de desplazamiento hacia atrs, adelante, traer
al frente y enviar al fondo, ir al men Dibujo o utilizar los siguientes
botones.
Armar la figura que se muestra a continuacin con las formas anteriores
y utilizar los botones de apilamiento hacia atrs, hacia adelante enviar
al fondo traer al frente.
Cuando se aplica traer hacia adelante o hacia atrs el objeto

seleccionado se traslada un nivel arriba o abajo del apilamiento.
Para utilizar estos botones es necesario tener varios objetos apilados con
diferente atributo (color, tipo de lnea, etc..) para notar la diferencia.
Ejercicio:
Crear las siguientes auformas en el orden que se muestran a

continuacin:
Volver a utilizar los botones de apilamiento para que la figura quede

como la figura siguiente:
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1 Seleccionar el diseo de ttulo y elegir Aceptar.

2 Aparece la primera Diapositiva la cual tiene 2 marcadores de
Por fin posicin:
estoy listo
Marcadores de posicin
Diapositiva de Vietas en lista

1 Seleccionar el botn Diapositiva nueva, elegir el diseo de Lista
con vietas y dar un clic en el botn Aceptar.
Aplicacin y modificacin de diseos en una 2 Muestra la Diapositiva con 2 marcadores de posicin:
diapositiva
PowerPoint cuenta con 24 diseos de diapositiva, cada uno efrece una
estructura diferente, segn lo que se desee hacer.
A continuacin se describen algunos de ellos.
Diapositiva de Titulo
Para crear una Diapositiva de tipo ttulo, existen dos formas:
I. Al abrir una presentacin nueva; se activa un cuadro de dilogo que
permite elegir una presentacin en blanco. Despus se
despliega otro cuadro que muestra los distintos diseos de
diapositiva de los que dispone PowerPoint; ah elegir la
diapositiva de Ttulo seguida por Aceptar.
II. La segunda: se encuentra dentro de la presentacin, en la parte
inferior de nuestra pantalla encontraremos el botn Diapositiva
nueva. 3 Dar un clic para aadir el ttulo.
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
4 Dar un clic para aadir texto. 1 Dar doble clic en el texto especial que se desea modificar.
2 Modificar el texto, realizar cualquier otro cambio que se desee
Diapositiva de Imagen y texto y, a continuacin, dar clic en Aceptar.
1 Seleccionar el botn Diapositiva nueva, elegir el diseo de A continuacin se describen algunos de los botones de la barra de
Imagen prediseada y texto y dar clic en el botn Aceptar. WordArt.
Formas de Word
2 Este diseo tiene 3 marcadores de posicin. Con esta herramienta se cambiar la forma del texto de WordArt.
3 Dar clic en cada uno de los marcador

Rotacin
Insertar WordArt Dar un clic en el botn Girar libremente rotar el texto WordArt hacia
cualquier ngulo.
Agregar un efecto especial de texto
En la barra de herramientas Dibujo, dar clic en el botn WordArt Mismo alto de letras
Seleccionar el efecto especial y, a continuacin, dar clic en Aceptar. Dar un clic en el botn ALTURA UNIFORME para hacer que todas las
letras tengan una altura uniforme, sin importar sin son maysculas o
En el cuadro de dilogo Modificar texto de WordArt, escribir el texto, minsculas.
modificar cualquier otra opcin a continuacin, dar clic en Aceptar.
Para agregar o modificar efectos de texto, utilizar las opciones de las Texto vertical de WordArt.
barras de herramientas WordArt y Dibujo.
Dar un clic en el botn para dejarlo en forma vertical.
Espaciado entre caracteres

Dar un clic en el botn Espaciado entre caracteres para ver las opciones
que se utilizan para ajustar la distancia entre los caracteres. El proceso
Modificar el texto de ajustar el espaciado entre caracteres tambin se llama "interletraje".
Office Intermedio
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Grficas
Seleccionar el botn Diapositiva nueva, elegir el diseo de Grfico y dar
un clic en Aceptar.
Estructura de la hoja de datos

La Hoja de datos est compuesta por filas y columnas, al unirse forman
una celda.
Se muestra la Diapositiva con 2 marcadores de posicin:

1. Dar un clic para Aadir un ttulo
2. Dar doble clic para agregar un grfico
Se activa una hoja de datos de muestra y el grfico correspondiente,
permitiendo el acceso a todos los comandos de Microsoft Graph
Otra forma de insertar un grfico es utilizando el botn ( ) de

Insertar Grfica que se localiza en la barra de herramientas estndar. La ventana de hoja de datos contiene informacin de muestra que se
pueden modificar para crear grficas.
A continuacin se muestra la imagen de la barra de herramientas
estndar que se activa al crear una grfica: Cuando se modifican los datos, la grfica que se encuentra atrs de la
hoja de datos se actualiza.
Para desactivar una columna o fila de la hoja de datos, dar doble clic en
el botn de la columna o fila que se desea ocultar, al realizar est
accin se ajusta la grfica.
Para ocultar la hoja de datos dar un clic en el botn ( ) Ver hoja de

datos que se localiza en la barra estndar y para activarla realice la
misma accin.
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Como representan los datos en un grfico Estructura de un grfico en 2D y 3D

Existen 14 tipos de grficas para representar los datos. La siguiente imagen muestra las partes de un grfico de columnas 2D.
A continuacin se mencionan las ms comunes
Grfico de columnas
Muestra la variacin a travs de un Muestra una vista tridimensional de

perodo de tiempo o ilustra las un grfico de columnas en una de dos
comparaciones entre elementos. variaciones. El grfico de columnas 3-
Los subtipos apilado y 100% apilado D simple muestra marcadores de
muestran las relaciones con columna en el eje X (abscisas). El
respecto a un total. Aunque similar grfico de columnas 3-D con
a un grfico de barras, las abscisas perspectiva compara los puntos de
en el grfico de columnas estn datos en dos ejes: el eje X (abscisas) y La siguiente imagen muestra las partes de un grfico de columnas 3-D
organizadas horizontalmente y sus el eje Y (series). En ambas con perspectiva.
ordenadas, verticalmente. variaciones, los valores de los datos se
trazan en el eje Z. Este tipo de
grfico permite comparar los datos
dentro de una serie de datos ms
fcilmente y al mismo tiempo ver los
datos por categora.
Grfico de barras Grfico circular

Muestra cifras individuales en un Muestra las proporciones de las partes
momento especfico o ilustra de un total. Este tipo de grfico es
comparaciones entre elementos. til cuando se desea destacar un
Los subtipos apilado y 100% apilado elemento significativo. Un grfico Mtodos para seleccionar los elementos de un grfico
muestran las relaciones con circular siempre contiene una serie
Para seleccionar un elemento del grfico con el ratn
respecto a un total. Las abscisas en de datos; si se tiene ms de una serie
un grfico de barras se organizan de datos seleccionada, slo se Dar un clic en elemento del grfico
verticalmente, las ordenadas mostrar una en el grfico.
horizontalmente, dando ms La leyenda, las series y los rtulos de datos, tienen elementos
nfasis a las comparaciones y individuales que pueden ser seleccionados
menos al tiempo.
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Por ejemplo, para seleccionar un nico marcador de datos en una serie Formato de nmero, escala del eje y marcas de graduacin.
de datos, dar un clic en las series de datos y dar clic en el marcador de
datos. Microsoft Graph presenta el nombre de un elemento del grfico Al utilizar esta herramienta se puede especificar el rango de valores
en una sugerencia si se sita el puntero del ratn en el elemento. mostrado en el eje de valores y modificar el intervalo.
Para seleccionar un elemento del grfico mediante el teclado, utilizar En vez de comenzar por 0 (cero), el grfico de este ejemplo muestra el
rango de valores de 25 $ a 275 $.
las teclas de direccin.
Para cancelar una seleccin, presionar ESC
Tambin se puede especificar si un eje tiene marcas de graduacin.
Mover y cambiar el tamao de los elementos de un grfico Se puede dar formato a los nmeros de un grfico como se hara con los
utilizando el ratn nmeros de una hoja de clculo.
Mediante el ratn se puede modificar el tamao y desplazar el rea del Para aplicar los formatos de nmero ms comunes, dar clic en el eje o
grfico, el rea de trazado, y la leyenda. Microsoft Graph ajusta en el rtulo de datos que tenga el nmero al que se desea dar formato y
automticamente el tamao de los ttulos para adaptarlos al texto. Se aplicar el formato de estilo de moneda, de porcentaje o de millares,
puede mover los ttulos con el ratn, pero no modificar el tamao. hacer clic en la barra de herramientas Formato o en el men Formato y
seleccionar el comando de Nmero.
Para mover un elemento de un grfico, seleccionar y arrastrar a otra
ubicacin.
Formato de marcadores de datos, etiquetas y otros

elementos
Colores, texturas y efectos de relleno

Se pueden aplicar colores, bordes y efectos de relleno a los marcadores
de datos, rea del grfico, rea de trazado y a otros elementos de un
grfico.
Para aplicar un efecto de relleno, ya sea una textura o una

imagen, seleccionar un elemento del grfico, dar clic en la flecha que
aparece junto al Color de relleno y, a continuacin, elegir Efectos de
relleno.
Se activa un cuadro de dialogo el cual tiene 4 fichas Degradado,
Textura, Trama e Imagen. Seleccionar la opcin que se desee aplicar de
las fichas.
Para modificar los colores, el ancho de lnea o el estilo de borde de los
marcadores de datos del rea del grfico, del rea de trazado, de las
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lneas de divisin, de los ejes y de las marcas de graduacin en los En la leyenda del grfico se encuentran los rtulos de cada una de las
grficos 2D y 3D, en las lneas de tendencia y las barras de error en los series con el color de barras o sectores
grficos 2D y los planos inferior y planos laterales en los grficos 3D,
realice los siguientes pasos: Seleccionar nicamente un color a modificar de la leyenda que
corresponda a la serie.
1 Dar doble clic en el elemento del grfico que se desea cambiar
2 Si es necesario, dar clic en la ficha Tramas y seleccionar las Fuente y texto girado
opciones necesarias
Dar un clic en el texto o en el elemento y, a continuacin, cambiar la
fuente y el tamao con los botones de la barra de herramientas de
Cmo modificar el color de una grfica. Formato.
1. Dar doble clic en la barra que se desea modificar el color.
Se activa la siguiente ventana:
Botones de formato
Para girar 45 grados hacia arriba o hacia abajo el texto, dar

un clic en Texto en ngulo hacia arriba o Texto en ngulo hacia abajo.
Como modificar la leyenda.

1. Seleccionar la Leyenda
2. Dar doble clic dentro de la leyenda colocando el puntero del ratn
en rea blanca o en el borde, sin tocar la clave y el rtulo
3. Se activa la ventana de Formato de leyenda donde hay tres fichas
las cuales son:
Esta ventana muestra las fichas: Tramas y Rtulos de datos.

3 Seleccionar el Color deseado en la ficha Tramas
4 Si se desea modificar el Trama, tiene dos secciones, la primera a se
referencia a los bordes y la segunda al rea de relleno hay varias
opciones a elegir
5 Dar un clic en Aceptar
Si se desea modificar la barra o sectores que tienen el mismo color, hay
una forma muy fcil.
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Difusin Tecnolgica
3 Indicar los cambios que se requieren
En Trama: se puede modificar borde, rea y diseo Separar los sectores en los grficos circulares y de anillos
En Fuentes se puede cambiar el tipo de letra, el estilo, tamao y color En un grfico de anillos, pueden extraerse nicamente los sectores del
anillo exterior.
En Posicin: se cambia la posicin de la leyenda tomando como base la
grfica
Seleccionar los cambios deseados y presionar el botn aceptar.
Escala del eje de valores

La escala especifica el rango de valores en un eje, los intervalos en que 1er trim.
se encuentran los valores y el punto en que un eje cruza a otro. 2do trim.
1 Dar un clic en el eje de valores que se desea cambiar 3er trim.
2 En el men Formato, dar clic en Eje seleccionado y elija la 4to trim.
ficha Escala
Para extraer todos los sectores en el anillo, dar un clic en el anillo

exterior y, a continuacin, arrastre hacia afuera del grfico.
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Difusin Tecnolgica
Para extraer nicamente un sector en el anillo exterior, dar un clic en el una esquina para ajustar la elevacin y la rotacin del grfico.
anillo exterior y, a continuacin, arrastrar hacia afuera desde el centro Para ver los marcadores de datos, mantener presionada la tecla
del grfico. CTRL mientras arrastra.
Si el efecto aplicado no es el adecuado dar un clic en el botn de

Predeterminado.
Para extraer los sectores en un grfico anillo, dar un clic en el crculo y,
a continuacin, arrastrar hacia afuera.
Estilos de Grfica.
Para extraer un sector de un grfico circular, dar un clic en el crculo,
dar otro clic en el sector que se desea mover y arrastrar hacia fuera del En la mayora de los grficos 2D, se puede modificar el tipo de grfico
grfico. tanto de una serie de datos como de todo el grfico. Para grficos XY
(Dispersin) y de burbujas, slo se puede modificar el grfico entero.
En la mayora de grficos 3D, modificar el tipo de grfico, afecta a todo
el grfico. En grficos de barras y columnas 3D, se puede modificar una
serie de datos en los grficos cnicos, cilndricos o piramidal.
Para modificar el tipo de grfico de una serie de datos, dar un clic en la
serie de datos.
Para modificar un grfico completo, no dar clic en ninguna parte del
grfico.
Vista de un grfico 3D En el men Grfico, dar un clic en la opcin Tipo de grfico.
Segn el tipo de grfico 3D que se tenga, se pueden modificar algunos

aspectos de la presentacin en tres dimensiones (alto y perspectiva,
rotacin y elevacin, profundidad y ancho).
1. Dar un clic en el grfico 3D que se desea modificar
2. En el men Grfico, dar un clic en Vista 3D
3. Dar un clic en una de las opciones

Nota Tambin se puede girar un grfico utilizando el ratn.
Dar un clic en la interseccin de cualquiera de los dos ejes para
seleccionar las esquinas del grfico y, a continuacin, arrastrar
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Difusin Tecnolgica
En la ficha Tipos estndar o Tipos personalizados, dar un clic en el tipo Microsoft Organization Chart activa una de las dos plantillas de
de grfico que se desea. organigramas; la de cuadro nico o la de cuatro cuadros. Se podr
escribir en los rtulos de campo de los cuadros para insertar informacin
Para aplicar el tipo de grfico cnico, cilndrico o piramidal a una serie acerca de personas, y tambin agregar todos los cuadros que se
de datos de columnas o barras 3D, dar un clic en Cilndrico, Cnico o necesiten. Aunque los cuadros vienen con rtulos de campo especficos,
Piramidal en el cuadro Tipo de grfico y activar la casilla de
es posible escribir cualquier tipo de informacin que se requiera. Los
verificacin; Aplicar a la seleccin. nombres de los campos son slo marcadores de posicin.
Nota: Si se desactiva la casilla de verificacin Aplicar a la
seleccin, Microsoft Graph cambiar el tipo de grfico para todo Microsoft Organization Chart activa una plantilla de organigrama.
el grfico, incluso si se selecciona una sola serie de datos.
Organigramas
Qu es un Organigrama?
Plantilla de organigrama de un cuadro
Un Organigrama son varios cuadros que representan grficamente la
organizacin de una entidad, se compone de niveles y cada uno est
seguido por subordinados.
Crear un organigrama
Seleccionar el botn Diapositiva nueva, indicar el diseo de
Organigramas y dar un clic en Aceptar.
Plantilla de organigrama de cuatro cuadros
Muestra la Diapositiva con 2 marcadores de posicin:
Usando el cuadro de dilogo Opciones se puede definir cul de las dos
plantillas se presente y, crear una plantilla de organigrama
personalizada de un solo cuadro. El cuadro de dilogo Opciones se
encuentra en el men Edicin.
1. Dar un clic para aadir el ttulo

2. Dar doble clic para insertar el organigrama
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Agregar cuadros
Insertar texto en los cuadros 1. Dar un clic en el botn Subordinado que se encuentra en la barra de
1. Dar un clic en Ttulo del organigrama y teclear el ttulo del herramientas
organigrama que requiere; y eliminar el texto sobrante
2. Si se desea agregar un subordinado debajo de otro, colocar el

puntero del ratn (el puntero cambia cuando selecciona una de las
herramientas para agregar subordinado, asistente u otros) sobre el
subordinado superior
3. Dar un clic en el recuadro en el que se necesita agregar al
subordinado y aparecer abajo del superior
Para agregar Asistente, Gerente, o Colega ejecutar los pasos anteriores.
Teclas de creacin de cuadros.
Presionar Para
F2 Crear un subordinado al cuadro actualmente
seleccionado
F3 Crear un colega antes del cuadro actualmente
2. Dar un clic en el primer recuadro, teclear el nombre y cargo, seleccionado, dependiendo del estilo del grupo)
despliega el recuadro ms grande, el cual contiene cuatro puntos.
Realizar el mismo paso para llenar el siguiente F4 Crear un colega despus del cuadro actualmente
seleccionado (hacia la derecha o abajo del cuadro
actual, dependiendo del estilo del grupo)
F5 Crear un gerente para el cuadro actualmente
seleccionado
F6 Crear un asistente para el cuadro actualmente
seleccionado
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
1. Dar un clic en el cuadro una vez

Para crear varios cuadros del mismo tipo 2. Para seleccionar todo el texto de varios cuadros
Dar cuatro clics rpidos en la herramienta subordinado(el nmero de 3. Presionar la tecla SHIFT y dar clic en los cuadros, o arrastre el ratn
subordinados que se inserten ser el numero de clics que se den en la alrededor de los mismos para seleccionarlos
herramienta).
Dar un clic en el subordinado o gerente del organigrama al cual se desea Seleccionar cuadros y lneas
adherir los nuevos subordinados.
El primer cuadro del organigrama est en el nivel 1, los cuadros
Alternadamente, mantener presionada la tecla SHIFT y dar clic en la directamente relacionados con el mismo estn en el nivel 2,. a su vez,
herramienta deseada. Se activar la herramienta, de forma tal que se los cuadros relacionados con este ltimo estn en el nivel 3, y as
puede crear mltiples cuadros sin tener que hacer clic en ella. Al sucesivamente.
terminar de insertar, dar clic en la herramienta "Flecha de seleccin"
(esquina superior izquierda de la ventana) para desactivarla. Para seleccionar un solo objeto (cuadro o lnea)
Dar un clic en el objeto con el puntero
Insertar un subordinado entre subordinados y su gerente
Para seleccionar varios objetos
1. Seleccionar los subordinados que se desea asignarles un nuevo Presionar la tecla SHIFT y dar clic en los objetos con el puntero de
gerente flecha, o arrastrar el ratn para enmarcar todos ellos
2. Presionar la tecla CTRL mientras se hace clic en la herramienta de Para eliminar un cuadro, lnea u otro objeto no deseado de la
"Gerente" seleccin
3. Arrastrar el subordinado de forma tal que se adhiera a otro cuadro 1. Presionar Shif y dar clic en el elemento
como colega o subordinado
Teclas de seleccin
Eliminar un cuadro
Presionar Para
Seleccionar el cuadro y presionar la tecla RETROCESO o SUPR.
ALT,E,S Seleccionar todos los objetos del mismo tipo
Modificar fuentes del texto ALT,E,V Seleccionar un grupo
Para modificar la fuente de cualquier texto del organigrama CTRL+ALT+V Selecciona todos los cuadros en uno o ms
niveles
1. Seleccionar el texto, dar un clic en el men Texto (ALT+T+ F) dar CTRL+E Seleccionar todos los cuadros del diagrama
clic en el comando Fuente para que se presehnte el cuadro de
dilogo Fuente CTRL+R Seleccionar la rama situada abajo del
gerente o gerentes seleccionados
2. Seleccionar una fuente en la lista correspondiente del cuadro de
dilogo Fuente CTRL+O Seleccionar el grupo al cual pertenece el
cuadro actualmente seleccionado
Para ahorrar tiempo de trabajo, elegir primero todo el texto que se
desea modificar (dentro del organigrama) y luego una fuente SHIFT+TECLA IZQUIERDA Extender la seleccin hacia la izquierda
SHIFT +TECLA DERECHA Extender la seleccin hacia la derecha
Para seleccionar todo el texto de un cuadro SHIFT +TECLA ABAJO Extender la seleccin hacia abajo
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Difusin Tecnolgica
Presionar Para Se despliegan diferentes tipos de lneas desde la ms delgada hasta la

ms gruesa, si no se desea mostrar la lnea seleccionar Ninguno.
SHIFT +TECLA ARRIBA Extender la seleccin hacia arriba
Modificar el estilo de lnea
1. Dar un clic en el recuadro a modificar
Tipo de fuente y color de los subordinados
2. Seleccionar el men Cuadros
Para modificar el tipo de letra, color y justificacin, de un organigrama
3. Seleccionar el comando Estilo de lnea
completo, se debe seleccionar todo desde el men Edicin o con las
teclas rpidas CTRL + E. Una vez seleccionado, realizar lo siguiente:
Modificar el color de la lnea
1. Dar un clic en el men Texto
1. Dar un clic en el recuadro a modificar
2. Dar un clic en el comando Fuente
3. Dar un clic en color
3. Seleccionar el comando Color de borde
4. Seleccionar el color
Dar formato a un slo subordinado

Cmo agregar bordes a los recuadros.
1. Dar un clic en el men Texto
1. Dar clic en el recuadro a modificar
2. Dar un clic en el comando Fuente
3. Dar clic en aceptar
3. Seleccionar el comando Estilo de borde
4. Dar clic en color
Se muestran unos botones que tienen diferente borde y direccin. Dar
Para alinear, seleccionar el men Edicin y elegir el comando a utilizar clic en el botn deseado.
(justificar, izquierda, derecha y centrado).
Color de los recuadros

Para seleccionar todo el texto de un cuadro
Para modificar el color de uno o varios recuadros tiene que
seleccionarlos y dar clic en color de cuadro en el men Cuadros, se Dar clic en el cuadro una vez
despliega una lista de colores donde se elige el color, se desea el diseo Para seleccionar todo el texto de varios cuadros
sin color dar clic en Ninguno.
Presionar la tecla SHIFT y dar clic en los cuadros, o arrastrar el ratn
alrededor de los mismos para seleccionarlos.
Cmo modificar el grosor de lnea

1. Dar un clic en el recuadro a modificar Modificar el tamao del texto
2. Seleccionar el men Cuadros Para cambiar el tamao de cualquier texto del organigrama
3. Seleccionar Grosor de lnea
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Difusin Tecnolgica
1. Seleccionar el texto y luego dar clic en el men Texto y seleccionar 2. En el men Cuadros dar un clic en el submen de estilo de lnea
el comando Fuente (ALT, T, F)
3. Dar un clic en el fondo del organigrama para visualizar mejor los
2. Seleccionar el tamao de fuente en la lista Tamao efectos del cambio
3. Para ahorrar tiempo, seleccionar todo el texto que se desea
modificar (dentro del organigrama) y luego un tamao Modificar el grosor de lnea.
1. Seleccionar las lneas cuyos grosores se deseen modificar
Modificar el color del texto
2. En el men Lneas del submen Grosor, dar clic en un grosor
1. Seleccionar el texto y dar clic en el men Texto elegir Color
Nota: Al elegir Ninguna en el submen Grosor, la lnea de
2. Para ahorrar tiempo de trabajo, elija primero todo el texto cuyo conexin se oculta. Al elegir Fina, se obtiene la lnea ms fina
color se desee cambiar (dentro del organigrama) y seleccionar Color. que la impresora puede trazar.
Cmo seleccionar todo el texto de un cuadro Aplicacin de sombra al recuadro.
1. Dar un clic en el cuadro una vez, para seleccionar todo el texto de 1. Dar un clic en el recuadro a modificar
mltiples cuadros 2. Seleccionar el men Cuadro
2. Presionar la tecla SHIFT y dar clic en los cuadros, o arrastrar el rton 3. Seleccionar el comando Sombra
alrededor de los mismos para seleccionarlos
4. Muestra unos botones los cuales tienen un sombreado en distinta
direccin. Dar un clic en el botn deseado
Aplicacin de bordes a los cuadros
1. Seleccionar los cuadros cuyos estilos de borde se desee modificar Mover cuadros entre organigramas
2. En el men Cuadros del submen Estilo de borde, dar clic en estilo Para mover o copiar cuadros de un organigrama a otro se procede a
de borde cortar, copiar y pegar. Tambin se puede cortar y pegar para dividir
3. Dar un clic en el fondo del organigrama para visualizar mejor los organigramas grandes en unos pequeos, o unir organigramas pequeos
efectos del cambio para formar uno grande.
1. Seleccionar los cuadros que se desean copiar o mover a otro
Modificar el color del borde del cuadro organigrama
1. Seleccionar los cuadros cuyo color de borde se quiere cambiar 2. Para seleccionar toda una rama, dar clic en el primer cuadro de la
rama, luego elegir Rama en el men Edicin dar clic en el submen
2. Elegir Color del borde en el men Cuadros, y a continuacin dar clic Seleccionar y hacer clic en el comando rama. Tambin puede
en un color de borde presionar CTRL+R
3. Dar un clic en el fondo del organigrama para visualizar mejor los 3. En el men Edicin, dar un clic en Cortar o Copiar
efectos del cambio
4. Abrir el organigrama en donde se desean copiar o mover los cuadros
Modificar el estilo de lnea del borde del cuadro 5. Seleccionar el nuevo gerente
1. Seleccionar los cuadros cuyos estilos de lnea del borde se deseen 6. En el men Edicin, dar clic en Pegar
modificar 7. Los cuadros se pegan como subordinados del gerente seleccionado
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Difusin Tecnolgica
Cmo agregar texto. Reorganizar los cuadros de un grupo
Seleccionar el grupo, dar clic en uno de los cuadros y presionar CTRL+O,

1. Seleccionar el botn para agregar texto o hacer doble clic en cualquier cuadro del grupo.
2. Desplazar el puntero al lugar donde se desea escribir y dar clic En el men Estilos (ALT, S), elegir un estilo de grupo
Crear y organizar un subgrupo
Reorganizar cuadros
Seleccionar los cuadros que van a integrar el subgrupo y elegir un estilo
Los iconos del men Estilos permiten cambiar la organizacin de los de grupo
cuadros en el organigrama.
Reorganizar un subgrupo
El conjunto de estilos de la parte superior del men Estilos permiten
modificar la organizacin de los cuadros en un grupo o subgrupo. Un Seleccionar el subgrupo y elegir un estilo de grupo
grupo consiste en cuadros que tienen el mismo gerente.
Volver a unir subgrupos en un grupo nico
Un subgrupo es un conjunto de cuadros dentro de un grupo ms grande.
En la figura de abajo, a, b y c pertenecen al mismo subgrupo, mientras Seleccionar todos los cuadros de los subgrupos y un estilo de grupo
que d, e y f pertenecen a otro subgrupo. Sin embargo, a, b, c, d, e y f
pertenecen al mismo grupo porque tienen el mismo gerente. Crear una relacin de co-gerente
Seleccionar los cuadros de co-gerentes, luego elegir el estilo de co-

gerente
Mover por arrastrar cuadros del organigrama

1. Si el puntero no esta activo, dar clic en la herramienta "Flecha de
seleccin" situada en la esquina superior izquierda de la ventana
2. Seleccionar el cuadro que ser el nuevo colega o gerente
3. Arrastrar el cuadro que se desea mover sobre el nuevo colega o
gerente
El men Estilos permiten crear cuadros de asistente. En el diagrama de El cuadro que se arrastra debe adherirse al cuadro del orgigrama
arriba, el cuadro g es un asistente. para que Microsoft Organization Chart identifique si es un colega o
un subordinado
En el men Estilos despliega los co-gerentes. Los co-gerentes son
gerentes que comparten responsabilidades en el mismo grupo de 4. Mover el puntero hasta que la flecha seale el lugar donde se desea
subordinados. desplazar el cuadro
Nota: Un grupo son todos los cuadros ubicados debajo de un 5. Soltar el botn del ratn
mismo gerente, incluidos los cuadros de asistentes. El grupo es
el bloque de construccin bsica de todos los organigramas.
6. Microsoft Organization Chart mueve el cuadro o cuadros y les vuelve
a dar formato automticamente. En caso de equivocarse, elegir
Un Asistente es un cuadro que proporciona ayuda y Deshacer en el men Edicin inmediatamente
asesoramiento administrativos, o incluso ayuda general (en
ocasiones, estos cuadros se denominan Personal).
Office Intermedio
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Regresar a la presentacin actual

1. Seleccionar el Men Archivo Tablas
2. Seleccionar el comando Salir y regresar a presentacin
Crear una tabla
3. Aparece un cuadro de dilogo que indica, si se desea o no
actualizar la presentacin 1. Elegir el Diseo de tabla
4. Si la respuesta es no, los cambios efectuados no se guardan
2. Dar un clic para Aadir un ttulo

3. Dar doble clic para aadir Tabla
Se abre un cuadro de dialogo que requiere el nmero de columnas y
de filas que va a tener la tabla
4. Teclear el nmero de filas y columnas

5. Dar un clic en el botn Aceptar
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
La tecla de Tabulacin y las flechas de direccin, se utilizan para

desplazarse por las celdas.
Con la tecla SHIFT ms la tecla de direccin se selecciona una fila o
una columna.
Insercin de filas y/o columnas

En estos pasos se utiliza el men tabla. Fila
Como agregar una fila:
1. Para insertar una fila, colocar el cursor en la fila o celda para
realizar la insercin
2. Dar un clic en el men Tabla y seleccionar el comando Insertar fila
Columna
Para insertar una columna, marcar una o varias y de esta manera se
indica el nmero de columnas que se desean insertar (las comunas se
insertan a la izquierda).
Dar un clic en el men Tabla y seleccionar el comando Insertar
columna.
Eliminar celdas, columnas y filas
Office Intermedio
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Difusin Tecnolgica
Los comandos del men Tabla tambin se utilizan para eliminar una Con los comandos Alto y ancho de celdas, se puede:
tabla. Los comandos cambian de acuerdo a la parte de la tabla que
est seleccionada. Ajustar el ancho de las columnas y el alto de cada fila, con una medida
mnima o fija.
Alinear la tabla al centro, izquierda o derecha.
Eliminar celdas
1. Seleccionar las filas o celdas que se desean eliminar.
2. Dar un clic en Eliminar celdas del men Tabla
3. Se activa un cuadro de dilogo, seleccionar una opcin
Eliminar columnas
1. Seleccionar las columnas que se desean eliminar
2. Elegir eliminar columnas del men Tabla
Cambio de ancho de columnas

El ancho de las celdas seleccionadas, as como el de toda una columna,
En esta ventana, la ficha de Fila siempre est activa.
se puede modificar arrastrando los marcadores de columna (Ver imagen
siguiente) de la regla o eligiendo el comando Alto y Ancho de celdas del Si no especifica el ancho de columna cuando inserta una nueva tabla,
men Tabla. PowerPoint establece el ancho inicial de las columnas en relacin a los
mrgenes, con una pequea cantidad de espacio entre las columnas
Marcador de columna
Modificar el ancho de columnas.
Si desea especificar el ancho de columna en una unidad de medida
diferente a las unidades de la regla, use el comando Alto y ancho de
celdas y a continuacin la ficha Columna.
Ajustar columna.
1. En el men Tabla dar un clic en Alto y ancho de celda

2. En la ficha Columna Ancho de columna, indicar el ancho de
Marcador de fila columna
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Difusin Tecnolgica
3. Elija los botones Columna anterior para ajustar el ancho de Como utilizar el ratn:
columnas adicionales
1. Seleccionar el grfico, los prrafos o celdas de la tabla a las que
desea aplicar bordes
2. Elija Bordes y Sombreado del men Formato (por default siempre
est activa la ficha Bordes)
Aplicacin de bordes
3. Para aplicar un borde, Dar un clic en cualquiera de las 5 opciones y
Si se aplican bordes a grficos, prrafos, lmites y celdas individuales de dar un clic en el estilo requerido del cuadro Lneas
una tabla, se usa esencialmente la misma tcnica:
Como eliminar bordes

Despus de aplicar bordes a una tabla, puede eliminar uno o ms bordes.
Ratn:
1. Seleccionar el elemento que tenga el borde que desee eliminar
2. En el men Formato. Elija Bordes y Sombreado
3. Si desea eliminar todos los bordes, Dar un clic en Ninguno
4. Si desea eliminar un solo borde ya sea el derecho o izquierdo etc.
Dar clic dentro de la vista previa de Borde y elimine el borde
5. Dar un clic en Aceptar
Modificar el estilo de lneas de los bordes

1. Seleccionar el elemento que tenga el borde que desea modificar
2. En el men Formato Elija Bordes y Sombreado
Realice cualquiera de los siguientes pasos:
Seleccionar los prrafos, celdas de tabla o grficos en el documento. 1. En la seccin de estilo, seleccionar un estilo de lnea
Use el comando Borde y sombreado del men Formato y con este 2. Dar un clic en la lista desplegable de color y seleccionar un color
procedimiento seleccionar las opciones de los bordes que desea aplicar.
3. Para modificar el estilo de lnea de un borde de cuadro, seleccionar
Se activa un cuadro de dilogo que muestra dos fichas, la primera es un estilo de lnea
Bordes y la segunda Sombreado. Active dando un clic en la ficha a
4. Para modificar cualquier parte de la vista previa de bordes,
utilizar.
seleccionar el borde a modificar y elija el estilo de lnea
Para aplicar bordes, primero seleccionar el elemento o elementos a los
5. Dar un clic en Aceptar
que desea aplicar bordes.
Office Intermedio
101
Difusin Tecnolgica
Direccin del texto

Para modificar la direccin del texto, coloque el curso o seleccionar las
celdas.
1. Dar un clic en men Formato
2. Dar un clic en comando Direccin del texto
3. Seleccionar la orientacin de clic en Aceptar
Office Intermedio
102
Difusin Tecnolgica
Aplicacin de plantillas
Podr aplicar una plantilla tanto al comenzar a crear una presentacin
como al finalizar.
Si no le agrada la apariencia de la presentacin, aplique una plantilla.
La plantilla se aplicar a todas las diapositivas de la presentacin.
Aplicar una plantilla
1. En el men Formato, dar un clic en Aplicar diseo.

O bien
Dar un clic en el botn Aplicar diseo, el cual se encuentra en la
barra de tareas
2. Aparece el cuadro de dilogo Plantilla de la presentacin
3. Al seleccionar una plantilla de la lista, podr ver la apariencia en el

cuadro de muestra. la cual le permite verificar la combinacin de
colores y su diseo
4. Dar doble clic a la plantilla o en el botn Aplicar
Office Intermedio
103
Difusin Tecnolgica
Se puede activar el efecto de Mostrar Progresivamente siempre y

Manejo del clasificador de diapositivas cuando la diapositiva tenga un diseo con el cuerpo texto
Partes del clasificador de diapositivas. Se puede apreciar los Intervalos (tiempos) aplicados, si se encuentra
oculta, si tiene transicin y efecto de progresin
Ocultar diapositiva
Ensayar intervalos
Animacin Barra de efectos
Botn de transicin Mostrar formato
preestablecida de texto
Numero de
Animacin diapositiva
Transicin
Tiempo
Puede seleccionar las diapositivas en forma continua o discontinua

para despus copiarlas y pegarlas en otra presentacin
Barra de estado Puede desactivar el formato para visualizar los ttulos de todas las
diapositivas (Con el botn que se muestra a continuacin)
Hay dos formas de activar el clasificador:
1. Seleccionar el comando Clasificador de diapositiva en el men
Ver
2. O dar un clic en el botn Vistar Clasificador de diapositiva el cual Dentro del clasificador usted puede modificar la posicin de una de las
se encuentra en la barra de vistas diapositivas y colocarla al final, al inicio, antes o despus.
Cuando se encuentra en el modo de vista Clasificador de diapositivas se
tienen las siguientes ventajas:
Se pueden apreciar todas las diapositivas Cmo modificar la posicin de una diapositiva.
Se puede aplicar Transicin a cada una por medio de la barra de 1 Dar un clic en la diapositiva a modificar y mantener presionado el
Efectos botn izquierdo
Office Intermedio
104
Difusin Tecnolgica
2 Sin dejar de presionar, desplazar el puntero en otra posicin y deje

de presionar
3 Desde el clasificador de diapositivas se puede duplicar y borrar
una diapositiva con las teclas Ctrl + C (copiar), Ctrl + V (pegar),
Ctrl + M (duplica) y con la tecla Suprimir (Supr) para borrar
Office Intermedio
105
Difusin Tecnolgica

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Centro de Desarrollo Informtico Arturo Rosenblueth

PRESENTACIN............................................... 6 EDICIN DE UNA TABLA ............................................... 20

HOJA ..................................................................48 POWERPOINT ..................................................... 68

MODIFICAR EL TEXTO ................................................. 85 TABLAS .......................................................... 98

Actualmente la gente que trabaja en la elaboracin de documentos, utiliza el sistema

pgina y notas al pie

Descripcin de la pantalla de Word

A continuacin se describen las partes de la pantalla principal.

O bien 4. Regla: La regla horizontal permite establecer tabulaciones y

9. Buscar elementos: Permite buscar ttulos, imgenes, tablas, etc.;

Escritura y correccin de texto

......y soltar el ratn. Buscar y reemplazar texto y formato

Seleccionar el comando Buscar del men Edicin o bien presionar las

Seleccionar el comando Reemplazar del men Edicin, o bien presionar

Especifica el Indica el tipo de

Ir a un lugar especfico del documento 1 2

Este comando permite desplazarse rpidamente a un lugar especfico del

1. Escribir el elemento de autocorreccin (Es una abreviatura o palabra

Permite escribir palabras o frases que se utilizan con frecuencia.

Para cambiar el nombre a un elemento de Autotexto, en la lista

2. La opcin En margen coloca la letra capital en el margen Alinear Texto

Eliminar letras capitales

Dar un clic en el prrafo que contenga la letra capital, seleccionar el

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Izquierda Derecha Centrada Decimal

Usar la regla para establecer una tabulacin en una posicin concreta o

Para cambiar el interlineado de un prrafo, elegir el comando Prrafo

Para poner una sangra, dar un clic en un prrafo o seleccionarlo elegir

Lista numerada Lista con vietas

Crear una lista con nmeros: Escribir el primer nmero o letra de la

Diseo y composicin de la pgina

Crear encabezados y pies de pgina

Si se desea modificar el Encabezado o el Pie de pgina, dar doble clic

1. Inserta el nmero de pgina

La marca de referencia puede ser un nmero, que se actualiza de forma

Nota al pie de pgina

Seleccionar el texto que se va a cambiar a ms de una columna, dar un

Debajo de Salto de seccin seleccionar la opcin que indique el lugar en

Al oprimir la combinacin de teclas CTRL + ENTER se inserta un salto de

Las opciones de configurar pgina, permiten establecer las

Establecer el tamao y la orientacin del papel

Aunque Word distribuye automticamente las columnas en las pginas,

Mrgenes Si se utiliza el cuadro de dilogo Configurar pgina, seleccionar la ficha

Diseo de pgina. En el cuadro Alineacin vertical, indicar la

Convertir texto en una tabla o viceversa Convertir una tabla en texto

Edicin de una tabla Para seleccionar Presionar la combinacin de teclas

Seleccionar la celda elegir el comando Dividir Celdas del men Tabla

En el cuadro de dilogo Dividir celdas, aceptar el nmero de columnas

Colocar el punto de insercin en la fila donde se desea iniciar el texto y

Alineacin del texto en una tabla

Indicar la orientacin y dar un clic en Aceptar.

Desde la ficha Borde de pgina, se aplican bordes, al igual que en la

En esta ficha se aplica un sombreado o trama.

1. Borrador (Quita borde como si se estuviera borrando con una goma)

Borde con sombra

Ordenar el contenido de una tabla

En el cuadro Ordenar por, seleccionar la columna por la cual se desea

Clculos dentro de una tabla

La palabra que va entre parntesis indica el lugar en donde estn

920 640 =SUMA(A3:B3)

789 654 =SUMA(A4:B4)

108 362 =SUMA(A5:B5)

En el cuadro Pegar funcin seleccionar o escribir la operacin que se va

4. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo, dar clic en el botn