1.

INTRODUCCIN

En muchas actividades realizadas en el quehacer empresarial existen contratos

que se celebran ya sea para la realizacin de actividades, asesoras,
consultoras, contratacin de personal, constancias, contratos de
arrendamiento, mutuos dinerarios, entre otros.

Cabe precisar que la regla general no es la obligatoriedad de la legalizacin de

firmas de las partes intervinientes ante el Notario sino por el contrario ello es
una excepcin en la legislacin tributaria.

Si de plano vemos que la legalizacin de las firmas de las partes contratantes

no es obligatoria ni es la regla general, salvo excepciones, entonces por qu
el fisco le da ms credibilidad a una operacin que se encuentra sustentada
con un contrato que tenga las firmas legalizadas ante Notario de otro que no
cumple dicha condicin? Es costoso efectuar la legalizacin de firmas?.

El presente informe pretende dar luces al lector sobre el tema de la legalizacin

de las firmas ante Notario y de las ventajas que este acto conlleva, sobre todo
para evitar contingencias futuras en materia de reparos.
CAPITULO I
CERTIFICACIN DE FIRMAS
1.1. DEFINICION
La certificacin de firmas consiste en que el notario da fe que la firma que
aparece en un documento es autntica y que pertenece la persona que ha
firmado en su presencia. Para ello tiene que haber identificado previamente a la
persona con su documento de identidad.1

El notario da fe que el signo de identidad (firma) corresponde indubitablemente

a una persona determinada. Este acto se realiza en firmas contenidas en
documentos privados, asimismo se establece que el notario no debe certificar
firmas cuando del instrumento respectivo se evidencia la posicin de un delito.

Si alguno de los otorgantes del documento no sabe o no puede firmar, lo har

una persona llevada por l a su ruego; en este caso el notario exigir, de ser
posible, la impresin de la huella digital de aqul, certificando la firma de la
persona y dejando constancia, en su caso, de la impresin de la huella digital.

1.2. EL NOTARIO Y LA LABOR DE LEGALIZACIN DE FIRMAS

1.2.1. RESPONSABILIDAD.-
El notario no es responsable del contenido del documento salvo que en si
mismo sea un acto ilcito o contrario a la moral.

1.2.2. DOCUMENTOS EN IDIOMA EXTRNJERO.-

El notario podr certificar firmas en documentos redactados en idioma
extranjero; en este caso, el otorgante asume la plena responsabilidad del
contenido del documento y de los efectos que de l se deriven. 2

1.3. REQUISITOS.-
1.3.1. Persona natural

Presencia fsica del otorgante, cuya firma se solicita legalizar.

1 MONICA TAMBINI AVILA, Manual de Derecho Notarial, Tercera edicin. 2014

2 http://andrescusi.blogspot.pe/2014/01/instrumentos-notariales-protocolares-y.html.
 Documento debidamente firmado y con huella dactilar (ndice
derecho).

Se realiza ante el Notario Pblico.

Presentar Documento Nacional de Identidad.

1.3.2. Persona jurdica

Presencia fsica del otorgante, cuya firma se solicita legalizar.

Presentar Documento Nacional de Identidad.

Documento debidamente firmado y con huella dactilar (ndice derecho).

Se realiza ante el Notario Pblico.

Vigencia de poder original (actualizada)3

1.4. LOS CONTRATOS O ACUERDOS EN DONDE CONSTAN LAS

RUBRICAS DE LAS PARTES CONTRATANTES

El Notario Pblico realiza diversas tareas que le son encomendadas en

cumplimiento de la Ley del Notario,4 una de ellas es la certificacin de las
firmas que corresponden a las partes intervinientes en un contrato o acuerdo, el
cual, en la mayora de casos no es redactado por el Notario sino por las propias
partes intervinientes.

En el documento que las partes llevan al Notario se puede apreciar informacin

que las identifica y que demuestra su voluntad de celebrar un acuerdo o la
declaracin de algn acto. All, lo primero que se aprecia es que las partes
declaran que tiene plenas facultades y que son mayores de edad, por lo que a
travs del ejercicio de sus derechos evidencian la capacidad de ejercicio. 5

3 http://www.notariaalmeida.com/pdfs/1-2.pdf
4 Aprobada por el Decreto Legislativo N 1049.
5 De conformidad con lo dispuesto en el texto del artculo 42 del Cdigo Civil de 1984, tienen plena
capacidad de ejercicio de sus derechos civiles las personas que hayan cumplido dieciocho aos de edad,
Cabe precisar que si no se cumplen estas condiciones no se podrn realizar
gestiones ante el Notario.

Apreciamos por el momento que la principal prerrogativa que se puede

desprender de este medio es que cuando el Notario certifica que las firmas de
las partes contratantes en determinado acuerdo son idnticas al efectuar un
cotejo a las que aparecen en su DNI, dicho contrato o acuerdo obtiene de
manera automtica una caracterstica importante en materia tributaria, toda vez
que se le otorga la condicin de fecha cierta, ello a partir del instante en que
ocurre la certificacin notarial, aun cuando la fecha de celebracin sea anterior.

Al momento de elaborar este trabajo viene a mi memoria el momento en los

aos 70, en el cual un funcionario de una compaa de seguros intentaba
obligar a mi madre a pagar unos daos que haba sufrido un vehculo
asegurado por dicha empresa, argumentando que el automvil que haba
provocado el choque figuraba a nombre de mi madre en la tarjeta de propiedad,
pese a que ella haba vendido el vehculo tres aos atrs y las siguientes
transferencias del vehculo no se preocuparon de cambiar la tarjeta de
propiedad.

Ante la insistencia del funcionario mi madre le mostr un contrato de

transferencia del automvil que tena las firmas legalizadas ante Notario, del
comprador y del vendedor (que era mi madre). Al efectuar el respectivo cotejo y
verificacin de la legalizacin de las firmas la compaa de seguros consider
que mi madre no era responsable de los daos causados por un vehculo que
ya no era de su propiedad. cmo pudo demostrar ese hecho? a travs de la
presentacin de un contrato que contaba con la legalizacin de las firmas ante
Notario Pblico. Al retirarnos de la compaa de seguros mi madre me coment
la importancia de la legalizacin de las firmas ante notario cuando an era un
nio, hoy cuatro dcadas despus veo que sus palabras siguen teniendo
vigencia.

1.5. PROCEDIMIENTO. -

salvo lo dispuesto en los artculos 43 (Incapacidad absoluta) y 44 (Incapacidad relativa).

 Una vez recibido el instrumento privado, cuya norma se pretende
certifica, se verifica si se encuentre debidamente suscrito o firmad0o
por la persona interesada.

Luego se identifica a la persona cuya firma se pretende certificar,

teniendo a la vista su documento de identidad.

Verificacin biomtrica de las huellas dactilares de los solicitantes,

conforme al decreto supremo N. 017-2012-JUS.

Se verifica que la firma puesta en el documento sea idntica en la

que aparece en su documento de identidad. Si existiera alguna
dudad sobre la autenticidad de su autor, se solicita al interesado
firme nuevamente en presencia de notario.

Se solicita al interesado imprima su huella dactilar al costado

derecho de su firma.

Luego de la firma, el notario procede a dar fe de la autenticidad de la

firma, redactando la certificacin notarial con un lenguaje claro y
preciso, dejando constancia de que la firma puesta en el documento
que se tiene a la vista es idntica a la que aparece en el documento
de identidad del interesado. Es recomendable dejar constancia
expresa de que se certifica la firma, mas no el contenido del
documento.

Se pone la fecha de la certificacin de la firma. La certificacin de la

firma en un documento privado produce efectos jurdicos
trascendentes, pues no solo se certifica bajo fe notarial, acerca de la
identidad de su autor, sino que adquiere fecha cierta, elevando su
valor probatorio.

Insercin de sellos de seguridad.

Se entrega el documento al interesado.

1.6. LA FECHA CIERTA

Surge la duda inmediata con respecto al uso del trmino fecha cierta, para
ello consideramos pertinente ubicar dicho trmino investigando la doctrina, la
legislacin y la jurisprudencia.

1.6.1. LA FECHA CIERTA EN LA DOCTRINA

Al consultar la doctrina encontramos interesante la opinin de ORGAZ cuando

menciona sobre el tema de la fecha cierta lo siguiente: Se comprende que el
tiempo en que los actos jurdicos se verifican, es una circunstancia capital por
las consecuencias que puede promover en la esfera jurdica la concurrencia o
conflicto de derechos. De ah la necesidad de la fecha cierta, que es la
constancia autntica del momento en que un acto jurdico se verific.

Mientras los actos jurdicos pblicos tienen fecha cierta, que es la que se
consigna en ellos por persona que guarda la fe pblica, los instrumentos
privados carecen de tal particularidad, es decir, no tienen autenticidad, no
hacen fe contra terceros en cuanto al verdadero momento en que fueron
otorgados.

A causa de que las partes intervinientes en un acto privado podran fechar

falsamente los documentos (cartas-rdenes, recibos, contratos, etc.), con
propsitos de disimular la verdad de las situaciones o relaciones jurdicas,
acarreando perjuicios a los terceros, la fecha cierta es requisito importantsimo.

Para que los instrumentos carentes de fecha cierta la adquieran, deben ser
presentados en juicio o archivados en una oficina pblica, o reconocidos ante
un oficial pblico, o insertos en algn protocolo notarial. La fecha cierta, en
tales casos, es la de la presentacin, insercin o reconocimiento.6

Coincidimos con lo manifestado por TERESA LOBO cuando precisa que la

fecha cierta de los documentos solo opera frente a terceros que no fueron

6 ORGAZ, Arturo. Diccionario de derecho y ciencias sociales, Ed. Casandra, 3ra. Ed., Crdoba, 1961,
p.157.
parte de la elaboracin del documento privado, porque no intervinieron en su
celebracin; por lo tanto, en un contrato de arrendamiento celebrado por actos
y demandado, en el que los derechos y obligaciones de los contratantes,
validez y fecha de celebracin, derivan del propio contrato, resulta irrelevante
la certeza de la fecha de celebracin.7

1.6.2. LA FECHA CIERTA EN EL CDIGO PROCESAL CIVIL

En la revisin de la legislacin peruana apreciamos que en el texto del artculo

245 del Cdigo Procesal Civil, se seala que:

Un documento privado adquiere fecha cierta y produce eficacia jurdica como

tal en el proceso desde:

1.-La muerte del otorgante.

2.- La presentacin del documento ante funcionario pblico.
3.- La presentacin del documento ante notario pblico, para que certifique la
fecha o legalice las firmas.
4.- La difusin a travs de un medio pblico de fecha determinada o
determinable.
5.- Otros casos anlogos.

Excepcionalmente, el Juez puede considerar como fecha cierta la que haya

sido determinada por medios tcnicos que le produzcan conviccin.

1.6.3. LA FECHA CIERTA EN LA JURISPRUDENCIA REGISTRAL

A manera de complementar lo antes expuesto, citamos como referente la

Jurisprudencia emitida por el Tribunal Registral a travs de la Resolucin N
017-2002-ORLC/TR de fecha 15 de enero de 2002, el cual seala sobre la
Fecha Cierta lo siguiente: La fecha cierta del contrato no est dada por la
fecha de la minuta, sino por la fecha del instrumento que la formaliza.8

1.6.4. LA FECHA CIERTA EN LA LEY DEL NOTARIADO

7 http://www.juridicas.unam.mx/publica/rev/derpriv/cont/5/jur/jur9.htm.
8 http://www.sunarp.gob.pe/jurisprudencia.asp?ID=155.
Tambin es posible encontrar dentro de la Ley del Notariado, aprobada por el
Decreto Legislativo N 1049, una mencin expresa a la figura jurdica de la
fecha cierta, para ello es necesario revisar el texto del artculo 97 de dicha
Ley, el cual establece que:

La autorizacin del Notario de un instrumento pblico extra protocolar,

realizada con arreglo a las prescripciones de esta ley, da fe de la
realizacin del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las
personas u objetos, de la suscripcin de documentos, confirindole
fecha cierta.

De acuerdo a lo expuesto en lneas arriba, apreciamos que de las normas

antes glosadas, el solo hecho que el Notario verifique las rbricas y la identidad
de las partes contratantes en un determinado acuerdo, permite otorgar fecha
cierta al mismo, lo cual conlleva a que los efectos del acuerdo puedan ser
considerados oponibles frente a terceros 9 a partir del momento en el cual se
determina la fecha cierta.

En tal sentido, el concepto de fecha cierta ha sido establecido en la prctica

para poder zanjar el conflicto entre varios adquirentes de un derecho. De este
modo, la certeza en la fecha busca justificarse en determinados casos,
respecto de los cuales el legislador quiere otorgarles seguridad jurdica.

1.6.5. LA FECHA CIERTA EN UNA SENTENCIA DE CASACIN DE LA

CORTE SUPREMA DE LA REPBLICA

Es importante resaltar que la mencin a la fecha cierta en un documento

tambin ha sido materia de anlisis de una sentencia de la Corte Suprema de
la Repblica al mencionar la Casacin N 3762-2001-Hunuco.

En dicha Casacin se precisa que la accionante interpone su Demanda de

Tercera basada en una minuta de compraventa; sin embargo, dicho
documento carece de fecha cierta toda vez que si bien presenta un sello den
Notario, no aparece que ste haya certificado la fecha o legalizado las firmas
puestas en dicho documento. Por otro lado, no puede otorgarse al documento
9 http://es.wikipedia.org/wiki/Erga_omnes.
indicado la calidad de fecha cierta en base a una declaracin testimonial de un
notario pblico, ya que tal supuesto no est contemplado en el artculo
mencionado (se refiere al artculo 245 del Cdigo Procesal Civil); mxime, si
de la testimonial del notario no se advierte que ste haya autorizado la minuta
en cuestin, confirindole fecha cierta, de acuerdo a lo previsto en el artculo
97 de la Ley del Notariado, Decreto Ley N 26002.10

1.7. CULES SON LAS FUNCIONES QUE CUMPLE EL NOTARIO?

El Notario es un funcionario pblico que recibe facultades a travs de la Ley del

Notariado para poder dar fe de los contratos y dems actos de tipo
extrajudicial. Se encuentra dedicado a asesorar, redactar, custodiar y poder dar
fe en acuerdos, documentos, testamentos y una serie de otros actos de
naturaleza civil y mercantil. Se encuentra obligado a poder controlar y buscar
preservar la ley, a la vez de poder mantener la neutralidad en sus actos.

De conformidad con lo dispuesto en el artculo 2 de la Ley del Notariado,

aprobada mediante Decreto Legislativo N 1049 (publicada en el Diario Oficial
El Peruano el 26 de junio de 2008), el Notario es el profesional del Derecho
que est autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante l se
celebran. Para ello formaliza la voluntad de los otorgantes, redactando los
instrumentos a los que confiere autenticidad, conserva los originales y expide
los traslados correspondientes.

Su funcin tambin corresponde la comprobacin de hechos y la tramitacin de

asuntos no contenciosos previstos en la ley de la materia.

Si se analiza de manera histrica la participacin del Notario, apreciamos que

el Notario proviene de una tradicin latina y romana, por ello el Tribunal
Constitucional al analizar la funcin notarial menciona lo siguiente: se
adscribe al sistema de organizacin notarial de tipo latino, en virtud del cual el
notario es un profesional de derecho que, en forma imparcial a independiente,
ejerce una funcin pblica, consistente en autenticar, redactar, conservar y
reproducir los documentos, as como asesorar de manera imparcial a quienes

10 Esta informacin puede consultarse al revisar la Revista Peruana de Jurisprudencia, Ao 4, N 19,

Trujillo, 2002. Pginas 56 a 59.
soliciten su intervencin, incluyndose la certificacin de hechos. Dicha
intervencin notarial implica, pues, una doble misin: dar fe pblica y forma a
los actos para as garantizar seguridad jurdica no solo a las partes sino
tambin a los terceros.11

1.8. LA LEGALIZACIN DE FIRMAS ES ONEROSA?

Ya que hoy en da se habla de comparacin de precios10 al momento de tomar

una decisin econmica, las empresas tambin lo hacen cuando se trata de la
legalizacin de las firmas realizadas en una Notara, las cuales se encuentran
dentro del margen de S/. 6.00 (Seis Nuevos Soles) hasta S/. 20.00 (Veinte
Nuevos Soles) como mximo por cada firma, dependiendo entre otros factores
por la ubicacin de la Notara, el nmero de clientes que esta tiene, las horas
que el Notario dispone para certificar las firmas, entre otras cuestiones
comerciales.

De lo antes expuesto y por el bajo costo de la legalizacin notarial de las

firmas, podemos inferir que es preferible invertir en este mecanismo de
certificacin sobre todo a efectos de contar con un documento que tenga fecha
cierta. Este tipo de documentos permite otorgar una mayor seguridad jurdica a
la operacin, sobre todo al poder demostrar que la operacin existi, evitando
la posibilidad de desconocimiento de las mismas por parte de la SUNAT,
evitando tambin contingencias.

11 http://www.tc.gob.pe/jurisprudencia/2002/00004-1997-AI.html
4. CONCLUSIN

Finalmente, podemos mencionar que si resulta conveniente contar con

documentacin que haya sido legalizada por el Notario Pblico, sobre todo en
la legalizacin de las firmas de las partes contratantes, ya que ello permite
otorgar al documento fecha cierta. Ello tambin permitir al contribuyente tener
informacin que demuestre a travs de indicios razonables que la operacin es
real y que no ha existido ningn mecanismo elusivo en contra del fisco.
Tambin constituye un nivel mnimo de prueba en contra de lo sealado por el
fisco.

Entendemos que es preferible invertir una mnima cantidad de dinero en la

certificacin de las firmas y evitar alguna contingencia a futuro, sobre todo por
una cuestin de seguridad frente al fisco.