Planeacin Estratgica

Septiembre 2016
 Modelo de Planeacin
Estratgica

Objetivos
Control de
Cumplidos
Procesos
Constantemente

Controlar los
resultados y hacer
Autnomo los
procesos.
 07/09/2016

Control de
Procesos
 07/09/2016

Metodologa IDEF
 Qu es IDEF0?

Metodologa para representar de manera

estructurada y jerarquizada las actividades que
conforman un sistema o empresa y los objetos o
datos que soportan la interaccin de esas
actividades.

Genrica: Permite modelar grficamente

sistemas con diferentes propsitos y a
cualquier nivel de detalle que se desee.

Consistencia de uso e interpretacin:

Basada en un estndar con especificaciones
precisas y rigurosas.
 Aplicacin de IDEF

Como medio para comunicar reglas y procesos

de negocios
Para la obtencin de la visin estratgica de
cualquier proceso de negocios, educacin, salud,
etc.
Facilitacin del anlisis para la identificacin de
reas de mejora.
 Aplicacin de IDEF0

IDEF representa lo que se

hace en la empresa
 Sintxis y Semntica de IDEF0
Representacin de una actividad

Control
Guas

Entrada
Funcin Salida
o
actividad

Recursos
Mecanismo

Funcin o actividad = Frase verbal (Verbo + objeto directo)

ICOM (Input, Control, Output, Mechanism)

Las flechas son sustantivos que representan informacin, gente,
lugares, cosas, conceptos, eventos.
 Representacin de una actividad

Entradas:
- Siempre se representan por la izquierda de la caja
- Material o informacin consumida o transformada por una
actividad para producir salidas
- Una actividad puede no tener entradas
- La entrada a un proceso siempre es la salida de otro anterior.

Salidas:
- Objetos, productos, servicios producidos por la actividad o
proceso
- Se representan por la derecha de la caja
 Representacin de una actividad
Control o Gua:
- Objetos que gobiernan o regulan cmo, cundo y si una
actividad se ejecuta o no.
- Ejemplos: Normas, guas, polticas, calendarios, presupuesto,
reglas, especificaciones, procedimientos.
- Se representan por el lado superior de la actividad.

Mecanismos o Recursos:
- Recursos necesarios para ejecutar un proceso.
- Ejemplos: Mquinas, programas de cmputo, Instalaciones,
Recursos humanos, sistema de informacin
- Se representan por el lado inferior de la caja de actividad.
- Una actividad puede no tener mecanismos.
Ejemplo: Representacin de una actividad

Actividad: Preparar un pastel Representacin en IDEF0

Receta

Ingredientes Preparar Pastel

pastel

Utensilios
 Ejercicio

Representa en un diagrama IDEF una actividad que

realices
 Modelo de Planeacin
Estratgica

Misin Visin
Valores
Objetivos
Estratgicos
Estrategias
del Negocio

Proyectos

Procesos
 Es mas importante hacer
lo estratgicamente
correcto, que lo
inmediatamente rentable.
FUNDAMENTOS DE
ADMINISTRACIN DEL
TIEMPO
07/09/2016

Administracin Productiva del Curso 15

 Cmo gestionas tu tiempo?

Dinmica

Usted es gerente de marca de la Compaa R & R, la cual se dedica a la

manufactura de productos domsticos y est localizada en Guadalajara. Usted
tiene que realizar un viaje urgente a la ciudad de Washington D.C. por un lapso
de un mes; su avin sale a las 9 p.m.
En este momento son las 9 de la maana y tiene que administrar su tiempo de
tal manera que pueda desempear las actividades que a continuacin se
detallan, antes de partir a su destino. Si se considera necesario, algunas de las
actividades que se sealan pueden ser suspendidas o delegadas. Asimismo, le
recordamos que usted cuenta con el soporte (limitado) de una secretaria para el
desempeo de sus funciones

Mencione la secuencia ptima de las actividades, consider que es el

responsable del xito de cada una de ellas. Y que saliendo del trabajo perder
la seal telefnica para realizar llamadas.

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 16

 Lista de actividades

LISTA DE ACTIVIDADES DURACIN

1. Junta para evaluar rediseo de empaque con el Departamento de Ingeniera Industrial. (60 minutos)

2. Analizar resultados de la marca durante el ltimo mes, y dictar acciones correctivas si es (120 minutos)
necesario.
3. Llamada del Gerente General solicitando informes sobre la marca. (10 minutos)
4. Reunin con el Gerente de Grupo para evaluar proyectos en proceso. (60 minutos)
5. Reunin con el Consejo Directivo para tratar ltimos detalles de su visita a Washington (90 minutos)

6. Salir a comer con el Ejecutivo de Cuenta de la Agencia de Publicidad, para discutir una nueva (120 minutos)
estrategia de comunicacin.
7. Llamar al proveedor "X" para darle unos cambios en el diseo del exhibidor que se est (10 minutos)
fabricando
8. Pagar tarjeta de crdito en el banco. (30 minutos)
9. Elaborar documento en el que se seale la nueva poltica de exhibicin de la marca en el canal (30 minutos)
de autoservicios.
10.Hablarle a su mam para despedirse. (10 minutos)
11. Ir a la planta para checar problemas de produccin. (40 minutos)
12. Durante el da usted tendr que realizar distintas llamadas personales (60 minutos)
13. El Gerente de Ventas de su Compaa le informa que se encuentra con l el Gerente de (120 minutos)
Compras de las tiendas de autoservicio "Comercial" y que se llevar a cabo una junta de trabajo en
la que se discutirn distintos aspectos sobre la exhibicin y material punto de venta que afecta a su
marca.

14. Debe de llevar, hoy mismo, documentos urgentes al Departamento de Finanzas (20 minutos)

15. Le recordamos que usted necesita llegar al aeropuerto 1:30 horas antes de que salga su avin .
para registrarse. Regularmente de su Compaa al aeropuerto se hacen 30 minutos de camino.

Administracin del Tiempo y Manejo de

07/09/2016 17
Prioridades
 Lecciones aprendidas

Todas las listas de tareas deben tener

prioridades
Hay que ser selectivos con las actividades
Establecer criterios para definir que es
importante y que no.
Debemos conocer el contexto de la
organizacin para saber si es valioso o no.

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 18

 Fundamentos de la APT

Tiempo y atencin finito; Opciones y

distracciones infinitas

Nada hay, por eso, que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede
comparrsele, pues ste vuelve y aqul no; en una vida se pueden rehacer diez
fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida.
-Jos Ingenieros

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 19

 Fundamentos de la APT

Tiempo desperdiciado = Tiempo perdido

EL HOMBRE QUE SE ATREVA A DESPERDICIAR UNA HORA, NO HA DESCUBIERTO EL VALOR

DE LA VIDA
-CHARLES DARWIN

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 20

 Desperdicio del tiempo
Causas

Internos Externos
Indisciplina Visitantes inesperados
Estimados poco realistas Distracciones inesperadas
Desorden - Correos
Confusin - Llamadas
Repeticin de actividades -Celular
Postergacin / procrastinar Comunicacin deficiente
Ansiedad e indecisin Urgencias
Mal manejo de agenda Labores de rutina
Administracin crisis Actividades fuera de la oficina

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 21

 Desperdicio del tiempo
Causas

Internos Externos
Indisciplina Visitantes inesperados
Estimados poco realistas Distracciones inesperadas
Desorden - Correos
Confusin - Llamadas
Repeticin de actividades -Celular
Postergacin / procrastinar Comunicacin deficiente
Ansiedad e indecisin Urgencias
Mal manejo de agenda Labores de rutina
Administracin crisis Actividades fuera de la oficina

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 22

 Desperdicio del tiempo
Causas

Internos Externos
Indisciplina Visitantes inesperados
Estimados poco realistas Distracciones inesperadas
Desorden - Correos
Confusin - Llamadas
Repeticin de actividades -Celular
Postergacin / procrastinar Comunicacin deficiente
Ansiedad e indecisin Urgencias
Mal manejo de agenda Labores de rutina
Administracin crisis Actividades fuera de la oficina

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 23

 Fundamentos de la APT

Programa descansos, pero gnatelos

El arte del descanso es una parte del arte de trabajar.

-John Earnest Steinbeck

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 24

 Fundamentos de la APT

Enfcate en la tarea que realizas,Multi-

tasking no es productivo

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 25

 Fundamentos de la APT

Realiza las tareas complejas y difciles al

principio

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 26

 Asegurando el xito en los
Proyectos
Alinear proyectos a estrategias
Planear, programar y ejecutar con oportunidad
Anticipar actividades con detalle
Asignar tareas y monitorear
Identificar y atacar cuellos de botella
Visualizar obstculos
Analizar escenarios
Generar planes de contingencia
Balancear demanda y recursos ( (variedad requerida)
Sub-promete/Sobre cumple
En un proyecto la velocidad del equipo es la del mas
lento.

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 27

 Principios de la administracin
del tiempo

Si hay suficiente tiempo el reto es como

optimizar

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 28

 Principios de la administracin
del tiempo

El tiempo raramente se gasta de manera

correcta si no se planea

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 29

 Principios de la administracin
del tiempo

Planeacin diaria

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 30

 Principios de la administracin
del tiempo

Establecer fechas limite y respetarlas

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 31

 Principios de la administracin
del tiempo

El enfoque no debe ser a la actividad, sino

a los resultados.

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 32

 Ladrones del Tiempo

1.Interrupciones.
2.Improvisacin.
3.Reuniones.
4.Internet
5.Email.
6.Telfono.

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 33

 Ecuacin para la productividad

+ Conocimiento y + Reconocimiento
Propsito + Recursos + Plan de Accion = Productividad
Habilidades y motivacion

+ Conocimiento y + Reconocimiento
+ Recursos + Plan de Accion = Confusion
Habilidades y motivacion

+ Reconocimiento
Proposito + Recursos + Plan de Accion = Angustia
y motivacin

= Trabajo lento y
+ Conocimiento y
Proposito + Recursos + Plan de Accion con
Habilidades
oportunidades

+ Conocimiento y + Reconocimiento
Proposito + Plan de Accin = Frustracin
Habilidades y motivacion

+ Conocimiento y + Reconocimiento = Desperdicio de

Proposito + Recursos
Habilidades y motivacion acciones

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 34

METODOLOGAS DE
ADMINISTRACIN DEL
TIEMPO
07/09/2016

Administracin Productiva del Curso 35

 Ejercicio

Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da

(promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se retira. As mismo
anote el tiempo que destina para cada actividad.

Horario Actividad

Administracin Productiva del Curso 36

Tcnica de
Eisenhower

Primero lo primero

Principio de Pareto
Tcnica de
Eisenhower

Primero lo primero

Principio de Pareto
Para tareas en la categora A la
tcnica dice que las hagas t mismo.

A IMPORTANTE
B

NO
URGENTE
URGENTE

C NO IMPORTANTE
Para tareas de la categora B, debes
programarlas, calendarizarlas
IMPORTANTE
B

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
Para tareas en la categora C, hay
que delegarlas.
IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

C NO IMPORTANTE
Para las actividades que no estn en
ninguna de los cuadrantes
anteriores IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
 Ejercicio

De la lista anterior.

Clasifique cada actividad con una letra segn el cuadrante al que cree que
pertenezcan utilizando la tcnica de Eisenhower

07/09/2016 Administracin Productiva del Curso 43

Steven Covey tambin nos presenta
una matriz similar, con pequeas
diferencias IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
 Clasificacin del tiempo (convey)

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 45

Steven Covey lo llama el
Cuadrante de la Necesidad
IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
Steven Covey llama a ste el
Cuadrante de la Calidad
IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
La relacin entre los dos cuadrantes

IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
Si dejas de realizar actividades del
cuadrante de la calidad
IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
El cuadrante de la necesidad crece

IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
Por otro lado, si invertimos en el
cuadrante de la calidad
IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
Reducimos el cuadrante de la
necesidad
IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
Steven Covey llama a este el
Cuadrante de la Decepcin.
IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
Steven Covey llama a este el
Cuadrante del Desperdicio
IMPORTANTE

NO
URGENTE
URGENTE

NO IMPORTANTE
Tcnica de
Eisenhower

Primero lo primero

Principio de Pareto
 Gua para priorizar tareas
Es tarea
Tienes que Acta
urgente e Si Si A
hacerla hoy? inmediatamente
importante

No No
Disponga de tiempo

Si
Es tarea B
Tiene Plazo?
importante?
Fije un plazo realista

No No

Permite
Es una tarea
Si trabajar con ms Fije fecha limite
rutinaria?
eficiencia?

No

Realice en periodos
Agrega Valor? C
de poca actividad
Eliminar

07/09/2016 Administracin Productiva del Tiempo 56

Tcnica de
Eisenhower

Primero lo primero

Principio de Pareto
sta es la esencia del principio de
Pareto

%
Entradas

% Salidas
Hace nfasis en las tareas que
agregan ms valor
 07/09/2016

Qu haras con
86,400 pesos
diarios?
Es mas importante
hacer lo
estratgicamente
correcto, que lo
inmediatamente
rentable.
 Ing. Alfredo Pia
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