Manejo de tablas en Access

Informtica de 4 de E.S.O.

Juan Marcos Sacristn Donoso

ISBN: 84-689-4298-7

Registro: 05/73559
ndice

Introduccin........................................................................................................ 4
UNIDAD DIDCTICA............................................................................................. 5
OBJETIVOS DIDCTICOS............................................................................ 5
CONTENIDOS................................................................................................. 6
CONTENIDOS CONCEPTUALES................................................................... 6
CONTENIDOS PROCEDIMENTALES............................................................. 6
CONTENIDOS ACTITUDINALES................................................................... 6
DISTRIBUCIN DE SESIONES .................................................................... 7
METODOLOGA............................................................................................. 8
ACTIVIDADES DISCENTES......................................................................... 9
RECURSOS (DOCENTES Y ALUMNOS) .................................................. 10
ORGANIZACIN SOCIAL .......................................................................... 10
ESPACIOS ..................................................................................................... 10
EVALUACIN DEL ALUMNADO ............................................................. 11
EVALUACIN DEL PROCESO DE ENSEANZA - APRENDIZAJE ..... 11
BIBLIOGRAFA ............................................................................................ 12
POSIBLES AMPLIACIONES ....................................................................... 13
0. Presentacin. (sesin1) .................................................................................. 14
1. Concepto de tabla. (sesin1)........................................................................... 15
2. Introduccin a Access 2000. (sesin2) ........................................................... 17
3. Creacin de tablas. (sesin2) .......................................................................... 19
3. Creacin de tablas. (sesin3) .......................................................................... 21
4. Manejo de datos de una tabla. (sesin4)......................................................... 28
5. Relaciones entre tablas. (sesin5 y sesin6) ................................................... 35
6. Desarrollo de un supuesto prctico. (sesin7) ................................................ 42
7. Evaluacin. (sesin8 y sesin9)...................................................................... 47
Solucin de la prueba de evaluacin............................................................ 49
Hoja de seguimiento ....................................................................................... 51

1
ndice de figuras

(Figura 1: vista hoja de datos) ........................................................................................ 15

(Figura 2: vista diseo) ................................................................................................... 16
(Figura 3: icono de Microsoft Access) ........................................................................... 17
(Figura 4: dilogo inicial de Access).............................................................................. 17
(Figura 5: dilogo de archivo nuevo) ............................................................................. 18
(Figura 6: ventana principal de Access) ......................................................................... 18
(Figura 7: Cmo crear una tabla).................................................................................... 19
(Figura 8: Rellenando la vista de diseo) ....................................................................... 19
(Figura 9: tipos de datos) ................................................................................................ 20
(Figura 10: tipos numricos) .......................................................................................... 21
(Figura 11: tipos de fecha / hora).................................................................................... 22
(Figura 12: tipos de Moneda) ......................................................................................... 22
(Figura 13: lugares decimales) ....................................................................................... 23
(Figura 14: seleccionamos el campo) ............................................................................. 24
(Figura 15: fijamos la clave principal) ........................................................................... 25
(Figura 16: el icono de la X para cerrar la tabla)............................................................ 25
(Figura 17: pregunta interactiva) .................................................................................... 25
(Figura 18: nombre de la tabla) ...................................................................................... 26
(Figura 19: aviso de que no hay clave principal)............................................................ 26
(Figura 20: men contextual de una tabla) ..................................................................... 26
(Figura 21: vista diseo con clave auto-numrico) ........................................................ 27
(Figura 22: ventana principal con tabla ya creada)......................................................... 28
(Figura 23: vista hoja de datos de tabla vaca) ............................................................... 28
(Figura 24: vista hoja de datos aadiendo un nuevo registro)........................................ 29
(Figura 25: repeticin de clave principal)....................................................................... 29
(Figura 26: error: clave principal repetida!).................................................................. 30
(Figura 27: seleccin de un registro) .............................................................................. 30
(Figura 28: aviso de borrado) ......................................................................................... 31
(Figura 29: a punto de borrar un registro) ...................................................................... 31
(Figura 30: desfase de campo auto-numrico) ............................................................... 31
(Figura 31: preparado para modificar un registro) ......................................................... 32
(Figura 32: registro modificado)..................................................................................... 32

2
(Figura 33: preparado para buscar por nombre) ............................................................. 33
(Figura 34: parmetros de bsqueda) ............................................................................. 33
(Figura 35: bsqueda con xito) ..................................................................................... 34
(Figura 36: bsqueda sin xito) ...................................................................................... 34
(Figura 37: tabla alumno) ............................................................................................... 35
(Figura 38: tabla asignatura)........................................................................................... 35
(Figura 39: tabla Se_Matricula_En) ............................................................................... 35
(Figura 40: vista diseo de tabla Se_Matricula_En) ...................................................... 36
(Figura 41: ventana para mostrar tablas en rea de relaciones)...................................... 37
(Figura 42: rea de relaciones con tablas) ...................................................................... 37
(Figura 43: configuracin de una relacin) .................................................................... 38
(Figura 44: rea de relaciones con relaciones hechas) ................................................... 39
(Figura 45: nif no existente) ........................................................................................... 39
(Figura 46: error de integridad referencial) .................................................................... 39
(Figura 47: se puede repetir el nif o el cdigo)............................................................... 40
(Figura 48: no podemos repetir el mismo nif con el mismo cdigo) ............................. 40
(Figura 49: no se satisface la clave principal) ................................................................ 40
(Figura 50: modificamos un nif en la tabla asignatura).................................................. 40
(Figura 51: actualizacin en cascada)............................................................................. 40
(Figura 52: error porque no hemos habilitado el borrado en cascada) ........................... 41
(Figura 53: vista diseo de la tabla platos) ..................................................................... 43
(Figura 54: vista hoja de datos de la tabla platos) .......................................................... 43
(Figura 55: vista diseo de la tabla ingredientes) ........................................................... 44
(Figura 56: vista hoja de datos de la tabla ingredientes) ................................................ 44
(Figura 57: vista diseo de la tabla recetas) ................................................................... 45
(Figura 58: rea de relaciones) ....................................................................................... 45
(Figura 59: configuracin de las relaciones) .................................................................. 45
(Figura 60: vista hoja de datos de la tabla recetas)......................................................... 46

3
 Introduccin

La presente obra ha sido realizada por Juan Marcos Sacristn Donoso,

funcionario de carrera del cuerpo de profesores de enseanza secundaria, especialidad
de Informtica. El autor tiene una amplia experiencia en el mundo de la informtica,
tanto de docente como de profesional.
El contenido de la obra se ajusta perfectamente al currculo de la asignatura
optativa Informtica de 4 de E.S.O. Dentro de los contenidos de dicha asignatura,
estara la herramienta ofimtica Microsoft Office, incluyendo Word (procesador de
textos), Excel (hoja de clculos) y Access (base de datos).
Se proponen contenidos para un total de nueve sesiones de clase, lo que hace un
total de tres semanas de clase.

4
 UNIDAD DIDCTICA

Manejo de Tablas en Access

Informtica 4 de E.S.O.

OBJETIVOS DIDCTICOS
Al finalizar la unidad, el alumno ser capaz de resolver supuestos prcticos que
requieran el uso de tablas y relaciones de bases de datos relacionales utilizando Access
2000.

5
 CONTENIDOS
CONTENIDOS CONCEPTUALES

1. Identificar una tabla y sus componentes bsicos.

2. Conocer los tipos de datos aplicables a los campos.
3. Conocer los distintos tipos de claves e ndices.
4. Reconocer las opciones bsicas de manejo de datos de una tabla.
5. Entender el concepto de relacin entre tablas.

CONTENIDOS PROCEDIMENTALES

1. Disear y crear correctamente las tablas a la hora de reflejar informacin

concreta.
2. Aplicar los tipos de datos adecuados a cada campo de cada tabla.
3. Crear claves e ndices cuando son necesarios.
4. Realizar operaciones bsicas de manejo de datos de una tabla.
5. Crear las relaciones necesarias para reflejar informacin concreta.

CONTENIDOS ACTITUDINALES

1. Aprender a ser organizado con la informacin y presentarla de una manera

clara.
2. Desarrollar las capacidades de abstraccin y razonamiento necesarias para
realizar correctamente las fases de anlisis, diseo e implementacin.
3. Compartir recursos y conocimientos en el aula de informtica.

6
 DISTRIBUCIN DE SESIONES
0. Presentacin. (sesin 1)
1. Concepto de tabla. (sesin1)
2. Introduccin a Access 2000. (sesin2)
3. Creacin de tablas. (sesin2 y sesin3)

9 Vista diseo
9 Campo y tipo de dato
9 Claves e ndices

4. Manejo de datos de una tabla. (sesin4)

9 Vista hoja de datos

9 Insertar datos
9 Actualizar datos
9 Borrar datos
9 Consultar datos

5. Relaciones entre tablas. (sesin5 y sesin 6)

9 rea de relaciones
9 Tipos de relaciones entre campos
9 Integridad referencial

6. Desarrollo completo de un supuesto prctico. (sesin 7)

7. Evaluacin. (sesin8 y sesin9)

7
 METODOLOGA

Nos basaremos en una exposicin oral de los conceptos utilizando la pizarra para
reflejar los conceptos ms importantes. Adems se les har entrega de unas fotocopias
con los apuntes de cada leccin.

Despus de la explicacin de cada punto, el profesor propondr una actividad

para que sea desarrollada por los alumnos desde su ordenador.

8
ACTIVIDADES DISCENTES

1. Crear una tabla de alumnos para almacenar los datos de los alumnos de
clase.
2. Introducir, modificar, borrar y consultar datos en la tabla agenda.
3. Crear distintas tablas para observar el significado de los tipos de datos,
claves e ndices.
4. Crear una tabla de asignaturas para almacenar los datos de las
asignaturas de clase.
5. Relacionar la tabla de alumnos con la tabla de asignaturas, obteniendo la
tabla de matriculaciones.

9
 RECURSOS (DOCENTES Y ALUMNOS)
Se emplearn como recursos los siguientes materiales:

Esta unidad didctica

Los apuntes de clase

El material referido en la bibliografa

ORGANIZACIN SOCIAL

Las caractersticas del aula obligan a colocar a los alumnos en parejas. Es

preferible que sean los propios alumnos quienes se organicen, pero ser el profesor
quien de el visto bueno, buscando el rendimiento ptimo de cada pareja.

ESPACIOS

En el aula de informtica existe un ordenador por cada dos alumnos, por lo que
tendrn que ir ejecutando las acciones que se les diga, y as ir viendo los resultados de la
teora de una forma inmediata.

10
 EVALUACIN DEL ALUMNADO

La evaluacin del alumno (NF) se calcular aplicando NF = NA + NEC + NEF:

Nota de asistencia (NA): 0 1 puntos

Nota de ejercicios de clase (NEC): 0 1 puntos
Nota del ejercicio final (NEF) = NT + NP
o Teora (NT): 0 4 puntos
o Prctica (NP): 0 4 puntos

Para los posibles redondeos se tendr en cuenta la participacin, actitud en clase

y el desarrollo del supuesto prctico de la sesin 7.

La teora del ejercicio consistir en una serie de preguntas sencillas para

comprobar si el alumno ha comprendido los conceptos fundamentales de las tablas en la
base de datos Access 2000.

La prctica del ejercicio consistir en el desarrollo de un supuesto prctico

parecido al realizado en la sesin 7, y servir para comprobar si el alumno es capaz de
aplicar los conocimientos adquiridos para resolver un problema concreto.

Debido a las limitaciones del aula (un ordenador por cada dos personas) y de
cara a que cada alumno realice individualmente el ejercicio final, se emplearn dos
sesiones para realizar dicho ejercicio, citando en cada sesin a la mitad de la clase. La
otra mitad de la clase ir a la biblioteca.

EVALUACIN DEL PROCESO DE ENSEANZA -

APRENDIZAJE

Para realizar esta evaluacin nos basaremos en:

Los resultados obtenidos en la evaluacin del alumnado

La actitud en clase, y la observacin directa
Opcionalmente, se podra pasar un cuestionario a los alumnos

11
BIBLIOGRAFA

Para realizar esta unidad didctica, se han utilizado los siguientes materiales:

Apuntes del C.A.P. del curso 2003/04, por la Universidad de Alicante.

Fundamentalmente, los mdulos de Diseo Curricular y Nuevas
Tecnologas, y Didctica Especfica: Estadstica/Informtica.
Apuntes de Fundamentos de Bases de Datos y Diseo y Gestin de
Bases de Datos del Departamento de Lenguajes y Sistemas Informticos
de la Universidad de Alicante, curso acadmico 1995/96.
La ayuda del programa Access de Microsoft Office 2000.

12
 POSIBLES AMPLIACIONES
En esta unidad didctica se cubren los contenidos bsicos para manejar tablas en
Access. Existen varias posibilidades de cara a seguir profundizando en el uso de Access
y las bases de datos.
1) La opcin ms directa y sencilla sera ir viendo el resto de objetos de Access:
consultas, formularios, informes, macros y mdulos.
2) Una vez que se hayan visto consultas, otra opcin sera ver las sentencias
SQL en detalle, para disponer de mayor flexibilidad a la hora de realizar las
consultas.
3) Puesto que no se ha comentado nada de diseo, otra opcin sera ver los
modelos entidad relacin y relacional.
4) Finalmente, estara la opcin de ver otros sistemas gestores de bases de datos
como Oracle, PostgreSQL, MySQL, etc. Sera interesante mostrar a los
alumnos alternativas a la plataforma Windows.

13
0. Presentacin. (sesin1)
El profesor se presenta y mete los nmeros de cada ordenador en
una caja. Un alumno sacar un papelito. El alumno que tenga el ordenador
con ese nmero saldr a la pizarra y se presentar. El profesor le har una
foto con una cmara digital.

Nombre Apellidos Edad Grupo Favorito Foto

14
1. Concepto de tabla. (sesin1)
Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como
por ejemplo, alumnos.
Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas
(denominadas registros). La interseccin entre una fila y una columna es una
celda y contiene un dato especfico de un registro. Como muestra la figura,
cada registro de la tabla de alumnos tiene los mismos campos. Esto quiere
decir que de cada alumno (registro) queremos conocer unos datos concretos:
nombre y nif.

(Figura 1: vista hoja de datos)

Esta definicin de tabla es vlida dentro del contexto de las bases de
datos, que son aplicaciones informticas que permiten gestionar grandes
volmenes de datos de forma ptima. Los programas que permiten crear y
manipular bases de datos reciben el nombre de sistemas de gestin de bases
de datos. Dentro de estos sistemas estara el programa Access 2000 (parte del
paquete Office 2000), que destaca por su sencillez aunque pueda ser limitado
para empresas que manejan grandes cantidades de datos.
La figura de la tabla de alumnos nos muestra la vista hoja de datos de
la tabla. Ms adelante veremos esta vista en ms detalle. Fijaros en que la
vista hoja de datos es la que muestra el contenido de la tabla, es decir, los
datos de los alumnos que conocemos. Sin embargo, la vista hoja de datos no
nos muestra otra informacin muy importante de la tabla a nivel de diseo.
Creis que todos los campos guardan el mismo tipo de dato? Pensad en un
nmero de telfono, una fecha de cumpleaos, un nombre, etc. A la hora de
disear una tabla debemos especificar los campos que queremos y el tipo de
cada campo. Esto lo veremos ms adelante con la vista de diseo. Podis ver
un ejemplo en la siguiente figura.

15
(Figura 2: vista diseo)
Ms adelante, veremos otros aspectos importantes que podemos definir
desde la vista de diseo.

Ejercicio1 Identificar registros, campos y celdas.

Relaciona las partes resaltadas de la tabla (A, B y C) con los siguientes

conceptos:
1. registro
2. campo
3. celda

Ejercicio2 Disear una tabla.

Escribe en papel el diseo de una tabla para guardar informacin de

discos de msica. Puedes basarte en la figura de la vista hoja de datos.

16
2. Introduccin a Access 2000. (sesin2)
Para empezar a trabajar con Access 2000, lo primero que debemos
hacer es ejecutarlo. Para ello, nos vamos al Men Inicio Microsoft Access.

(Figura 3: icono de Microsoft Access)

Al ejecutar Access, nos sale una primera ventana que sirve para decir
de qu forma queremos empezar a trabajar con Access. Lo ms normal es usar
la opcin Base de datos de Access en blanco, ya que por un lado los
asistentes nos quitan flexibilidad, y por otro lado para abrir un archivo resulta
ms fcil hacer doble-clic sobre el fichero con el botn izquierdo del ratn.
Para seguir hay que pulsar el botn Aceptar.

(Figura 4: dilogo inicial de Access)

Recordad el concepto de tabla visto en la sesin anterior, y tened en
cuenta que una base de datos se puede definir como un conjunto de tablas.
Ahora tenemos una ventana para decir dnde y cmo queremos que se llame
nuestro nuevo archivo de base de datos. Fijaros en que los archivos de base
de datos de Access tienen la extensin mdb. Para seguir tenemos que pulsar
el botn Crear.

17
(Figura 5: dilogo de archivo nuevo)
Ya tenemos la ventana principal de Access. Desde esta pantalla
podemos manipular los distintos elementos de la base de datos, aunque
nosotros nos centraremos en las tablas. Ms adelante veremos cmo trabajar
con las tablas. Ahora lo que haremos ser salir de Access, y para ello nos
vamos al men Archivo Salir.

(Figura 6: ventana principal de Access)

Ejercicio3 Crear una base de datos.

Cread en vuestro ordenador una base de datos llamada ejercicio y

dejad puesta la ventana principal de Access.

18
3. Creacin de tablas. (sesin2)

Vamos a ver los pasos que hay que seguir para crear una nueva tabla a
partir de la ventana principal de Access. La forma ms recomendable de crear
una tabla es a partir de la vista de diseo. Para ello, primero debemos
asegurarnos de tener seleccionado Tablas dentro de la lista de objetos que
est en la parte izquierda de la ventana principal.

(Figura 7: Cmo crear una tabla)

El siguiente paso es seleccionar y ejecutar la opcin Crear una tabla en
vista Diseo haciendo doble clic con el botn izquierdo del ratn. A
continuacin nos aparecer la vista de diseo.

(Figura 8: Rellenando la vista de diseo)

19
 En la vista de diseo tenemos que ir introduciendo los campos de
nuestra tabla. Recordad que los campos representan los datos que queremos
conocer de todos los elementos de nuestra tabla. Por ejemplo, si la tabla es
de alumnos, los campos podran ser nif, nombre, telfono, etc.

El nombre del campo sirve para identificar un dato. Por ejemplo,

nombre. Es recomendable que el nombre est formado
nicamente por caracteres alfanumricos. Es mejor no usar
tildes, ni espacios, ni otros caracteres.
o Nombres recomendables para campos: nombre, edad,
telefono, SueldoMensual.
o Nombres no recomendables para campos: Mi Casa,
telfono, Sueldo_Mensual.
El tipo de dato sirve para decir a Access que valores estn
permitidos. Por ejemplo, un telfono normalmente es numrico
porque solamente admite dgitos. Por ahora, trabajaremos con
tipo texto. Para elegir el tipo de dato, debemos pulsar el botn
izquierdo del ratn sobre el icono de la lista desplegable, y
despus volver a pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el tipo
que queremos.

(Figura 9: tipos de datos)

La descripcin es opcional y es para que sepamos para qu sirve
el campo. No afecta al funcionamiento de la tabla.

Ejercicio4 Crear una tabla

Cread una tabla en vuestra base de datos que tenga un campo llamado
nombre de tipo texto.

20
3. Creacin de tablas. (sesin3)

En la ltima sesin vimos que para crear los campos de la tabla en la

vista de diseo haba que asignar a cada campo un nombre y un tipo. Veamos
qu tipos se pueden usar en Access y para qu sirven.

TIPO DESCRIPCIN
Texto Cualquier combinacin de caracteres hasta un mximo
de 255.

Memo Cualquier combinacin de caracteres hasta un mximo

de 65535.

Numrico Nmeros enteros o decimales.

Fecha / Valores de fecha y / u hora.

Hora

Moneda Cantidades de dinero.

Auto- Nmero creciente que genera Access automticamente.

numrico

S / No Vale cierto o falso.

Objeto OLE Objeto (archivo) incrustado.

Hipervnculo Enlace de Internet.

Tipos Numricos

Fijaros que para elegir el subtipo dentro del tipo numrico, debemos ir
al parmetro Tamao del campo y pulsar el botn izquierdo del ratn sobre
el icono de la lista desplegable, y despus volver a pulsar el botn izquierdo
del ratn sobre la opcin deseada.

(Figura 10: tipos numricos)

Los tipos numricos que usaremos son:

21
 Entero largo: nmeros enteros
Doble: nmeros decimales

Tipos de Fecha / Hora

Fijaros que para elegir el subtipo dentro del tipo fecha / hora, debemos
ir al parmetro Formato y pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el icono
de la lista desplegable, y despus volver a pulsar el botn izquierdo del ratn
sobre la opcin deseada.

(Figura 11: tipos de fecha / hora)

Los tipos de fecha / hora ms usados son fecha corta y hora corta.

Tipos de Moneda

Fijaros que para elegir el subtipo dentro del tipo fecha / hora, debemos
ir al parmetro Formato y pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el icono
de la lista desplegable, y despus volver a pulsar el botn izquierdo del ratn
sobre la opcin deseada.

(Figura 12: tipos de Moneda)

22
 Lo ms normal es usar el formato Euro para asegurarnos de que salga el
smbolo del Euro. Pero ojo, aseguraros de que en el parmetro lugares
decimales est puesto 2, ya que las cantidades en Euros tienen dos decimales
para los cntimos.

(Figura 13: lugares decimales)

Unos ltimos consejos para los tipos de datos

El parmetro tamao del campo permite indicar la longitud

mxima de caracteres de un campo de tipo texto.

El tipo auto-numrico no es til a menos que lo usemos como

clave. El concepto de clave lo veremos ms adelante.

Usaremos el tipo S / No cuando tengamos datos binarios, que se

evalan a cierto o falso. Por ejemplo, TieneCoche.

Los objetos OLE hacen que el coste de la tabla sea ms alta.

Afecta tanto al tamao como al rendimiento. Es mejor no
usarlos. Un ejemplo de uso sera guardar una foto, pero sera
mucho mejor guardar el nombre del archivo de la foto, y no la
foto entera.

Los hipervnculos no son muy frecuentes y no los usaremos.

Podran servir si tuviramos un campo que fuera PaginaPersonal
y sirviera para acceder directamente a la pgina personal del
alumno desde la tabla.

23
 Ejercicio5 Aadir campos a una tabla

Aadid los siguientes campos a la tabla que empezasteis a crear en el

ejercicio anterior.

Edad: numrico entero.

Cumpleaos: fecha corta.

Ahorros: moneda euro.

Pareja: s / no.

Ahora que hemos visto los distintos tipos de datos de los campos,
debemos ver el concepto de clave. Este concepto es fundamental ya que hay
que tener en cuenta que una base de datos es una coleccin organizada de
datos.

Pensemos en la tabla de alumnos. Podramos tener un registro por cada

alumno que queramos guardar en la tabla, pero de alguna forma debemos
evitar repetir informacin de forma innecesaria para evitar la redundancia.
Qu nos sirve para identificar un alumno? Qu hace a cada alumno nico? Lo
ms fcil es usar el DNI o el NIF, ya que son nmeros intransferibles. Este
concepto es el de clave principal: sirve para indicar qu campo o campos
permiten identificar de forma exclusiva cada registro. Para establecer la clave
principal, debemos seleccionar el campo (o campos) y pulsar el icono de la
llave.

(Figura 14: seleccionamos el campo)

Para seleccionar el campo debemos pulsar el botn izquierdo del ratn
sobre el cuadradito que tenemos a la izquierda del nombre del campo.

24
(Figura 15: fijamos la clave principal)
Pero, y s ninguno de nuestros campos sirve como clave principal? En
este caso, podemos optar por no indicar la clave principal, y cuando cerremos
la tabla Access se dar y cuenta y nos avisar. Para cerrar la tabla hay que
pulsar el icono de la X en la ventana de la vista de diseo. Tened cuidado de
no pulsar el icono de la X de la ventana principal de Access, ya que esto
cerrara toda la aplicacin.

(Figura 16: el icono de la X para cerrar la tabla)

Al cerrar la tabla, nos sale una pregunta interactiva. Debemos
contestar S para afirmar que lo que deseamos es guardar la tabla.

(Figura 17: pregunta interactiva)

Ahora nos sale una ventana para escribir el nombre que queremos darle
a la tabla. Una vez escrito el nombre, pulsamos el botn izquierdo del ratn
sobre el botn Aceptar.

25
(Figura 18: nombre de la tabla)
Ahora sale un aviso de que no tenemos clave principal. Una alternativa
que nos brinda Access es crear automticamente un campo auto-numrico.
Pulsamos el botn izquierdo del ratn sobre el botn S para elegir esta
opcin.

(Figura 19: aviso de que no hay clave principal)

Ahora podemos volver a ver la vista de diseo de la tabla que hemos
creado. Para ello pulsamos el botn derecho del ratn sobre la tabla y
elegimos la opcin Vista Diseo del men contextual.

(Figura 20: men contextual de una tabla)

Fijaros en que aparece un nuevo campo llamado Id de tipo auto-
numrico y que adems es clave principal. Esto ltimo lo vemos gracias al
dibujo de la llave en el cuadradito a la izquierda del nombre del campo.

26
(Figura 21: vista diseo con clave auto-numrico)
Podemos cerrar la tabla pulsando el icono de la X. En esta tabla la
clave principal la crea Access asignando automticamente un nmero a cada
registro. El primer registro tendr Id 1, el siguiente Id 2, y as sucesivamente.

Ejercicio6 Aadir claves a una tabla

Aadid una clave principal auto-numrico a vuestra tabla de la forma

ms sencilla posible. Guardad la tabla con el nombre Alumno.

Existen otros ndices en Access, aunque no los vamos a utilizar. Estos

ndices son:

ndices sin restriccin: sirven fundamentalmente para ordenar

los datos en orden ascendente o descendente en funcin de uno
de los campos. Para ello se asocia el ndice a un nico campo.

ndices con restriccin: sirven fundamentalmente para tablas en

que necesitamos dos o ms claves principales.

Finalmente, comentar que para conseguir que la clave principal est

formada por varios campos, debemos hacer una seleccin mltiple usando la
tecla CTRL. Para ello, primero seleccionamos el primer campo, y despus
pulsamos la tecla CTRL y sin soltarlo seleccionamos el siguiente campo.

27
4. Manejo de datos de una tabla. (sesin4)

Ahora que ya sabemos crear las tablas especificando los campos y

claves, vamos a ver cmo podemos manejar los datos de las tablas. Lo ms
sencillo es usar la vista hoja de datos. Podemos abrir la vista hoja de datos
fcilmente desde la ventana principal de Access.

(Figura 22: ventana principal con tabla ya creada)

Debemos asegurarnos de tener seleccionado Tablas en la lista de
objetos. Para abrir la vista hoja de datos de una tabla nicamente debemos
hacer doble clic con el botn izquierdo del ratn sobre la tabla que queremos
manejar.

(Figura 23: vista hoja de datos de tabla vaca)

28
 La ltima fila de la vista hoja de datos sirve para aadir un nuevo
registro a la tabla. Puesto que la tabla est vaca, en este caso la ltima fila
es la nica fila que hay realmente. Fijaros en que la celda correspondiente al
campo Id contiene el texto (Autonumrico). Esto quiere decir que nosotros
no tenemos que introducir valor para dicho campo, ya que al ser auto-
numrico, Access le asigna un nmero de forma automtica. Para aadir un
nuevo registro lo que tendramos que hacer es hacer clic con el botn
izquierdo del ratn en la celda correspondiente al campo nombre en la ltima
fila. A continuacin, escribimos el nombre del nuevo alumno que queremos
guardar en la tabla.

(Figura 24: vista hoja de datos aadiendo un nuevo registro)

Fijaros que al escribir el nombre, Access rellena automticamente el
campo Id. Adems, vemos que aparece una nueva fila debajo (la ltima) que
sirve para poder aadir un nuevo registro. En esta tabla el valor de la clave
principal se rellena automticamente ya que es un campo auto-numrico, y no
tenemos que preocuparnos de que se repita su valor. Pero, qu pasa si la
tabla tiene como clave principal un campo que debemos rellenar nosotros?
Pensad en una tabla de alumnos en que la clave principal es el nif. Vamos a
ver qu pasa si repetimos el nif en dos registros.

(Figura 25: repeticin de clave principal)

29
 Debemos hacer clic con el botn izquierdo del ratn en alguna celda de
otra fila para forzar a Access a comprobar los valores del nuevo registro.

(Figura 26: error: clave principal repetida!)

En el mensaje vemos cmo nos avisa Access del error que se ha
producido. Ahora tenemos dos opciones. Podemos cambiar el nif por uno que
no exista para que sea vlido, o bien, podemos pulsar la tecla ESC para que
se borre el registro.

Ejercicio7 Aadir registros a una tabla

Aadid al menos dos registros a la tabla del ejercicio anterior.

Veamos ahora cmo podemos borrar uno o varios registros. Para ello,
simplemente establecemos la seleccin haciendo clic con el ratn izquierdo
del ratn en el cuadradito que est a la izquierda del todo del registro que
queremos seleccionar. Las selecciones mltiples se harn usando la tecla
CTRL.

(Figura 27: seleccin de un registro)

30
 Una vez que hemos establecido la seleccin, pulsamos la tecla Supr y
vemos que Access nos avisa que estamos a punto de borrar los registros.

(Figura 28: aviso de borrado)

Para confirmar la operacin de borrado, simplemente elegimos S.

Ejercicio8 Borrar registros de una tabla

Borrad al menos un registro de la tabla del ejercicio anterior.

Ahora que hemos visto el borrado, vamos a ver el gran problema de los
campos auto-numricos. Supongamos que despus de haber aadido un par de
registros a nuestra tabla, borramos uno de ellos.

(Figura 29: a punto de borrar un registro)

Y ahora vamos a volver a aadir un segundo registro a nuestra tabla.

(Figura 30: desfase de campo auto-numrico)

31
 Fijaros que ahora el segundo registro tiene valor de Id 3. Esto es un
desfase de contador, debido a que Access no recicla las posiciones de los
campos auto-numricos. Esto significa que cada vez que borremos un registro,
perderemos un valor de Id.

Veamos ahora cmo modificar los datos de un registro. Para ello,

primero tenemos que situarnos en alguna celda haciendo clic con el botn
izquierdo del ratn.

(Figura 31: preparado para modificar un registro)

A continuacin, modificamos el contenido de la celda o celdas que
queramos. Y finalmente, haremos clic en cualquier celda de otra fila para que
Access valide los datos.

(Figura 32: registro modificado)

32
 Ejercicio9 Modificar registros de una tabla

Modificad al menos un registro de la tabla del ejercicio anterior.

Finalmente, nos queda la bsqueda. Imaginemos que tenemos una tabla

con muchsimos registros.

(Figura 33: preparado para buscar por nombre)

Por un lado, podramos usar la barra de desplazamiento de la parte
derecha de la ventana para ir buscando manualmente el alumno deseado.
Pero tambin podramos usar la opcin de bsqueda de Access. Por ejemplo,
busquemos si hay algn alumno que se llame Ruth. Primero seleccionamos
cualquier celda del campo nombre. A continuacin, elegimos del men
principal Edicin Buscar.

(Figura 34: parmetros de bsqueda)

33
 Escribimos el valor que queremos buscar y pulsamos el botn Buscar
siguiente. Si se encuentra el dato, Access nos llevar al primer registro que lo
contiene.

(Figura 35: bsqueda con xito)

Y si no se encuentra el dato, Access nos avisa.

(Figura 36: bsqueda sin xito)

Ejercicio10 Buscar registros en una tabla

Realizad alguna bsqueda en la tabla del ejercicio anterior sobre al

menos dos campos distintos.

34
5. Relaciones entre tablas. (sesin5 y sesin6)

Todo lo que hemos visto es la base para trabajar con Access, pero la
verdadera potencia se obtiene al trabajar con varias tablas. Sin embargo, para
conseguir que haya coherencia entre los datos de las distintas tablas,
debemos especificar las relaciones entre las tablas.

Supongamos que tenemos una tabla con los alumnos del centro y otra
tabla con las asignaturas del centro, cuya clave principal es el cdigo.

(Figura 37: tabla alumno)

(Figura 38: tabla asignatura)

Supongamos que queremos guardar en una tercera tabla la informacin
de las matriculaciones del curso. Dicha tabla debera tener las claves
principales de las dos tablas que se relacionan: alumno y asignatura. Por lo
tanto, necesitamos una tabla que tenga un campo que sea el nif del alumno y
otro campo que sea el cdigo de la asignatura. Esta relacin se llama de
muchos a muchos porque un alumno se puede matricular de muchas
asignaturas y en una asignatura se pueden matricular muchos alumnos.

(Figura 39: tabla Se_Matricula_En)

35
 Fijaros que en esta ltima tabla la clave principal debe ser la
combinacin del nif con el cdigo.

(Figura 40: vista diseo de tabla Se_Matricula_En)

Ejercicio11 Crear ms tablas

Aadid las tablas Asignatura y Se_Matricula_En a vuestra base de datos.

Tened en cuenta que en vuestra tabla alumno la clave principal es auto-
numrico (Id) por lo que en vuestra tabla Se_Matricula_En debis tener un
campo Id de tipo numrico en vez de un campo nif de tipo texto.

Justifiquemos la clave principal mltiple:

Si la clave principal fuera nicamente el nif, no permitiramos

que un alumno se matriculara de ms de una asignatura, porque
no podra haber ms de un registro con el mismo nif. Esto no es
correcto.
Si la clave principal fuera nicamente el cdigo, no
permitiramos que en una asignatura se matriculara ms de un
alumno, porque no podra haber ms de un registro con el mismo
cdigo. Esto no es correcto.
Si la clave principal es la combinacin de nif con cdigo, lo que
no permitimos es repetir en ms de un registro el mismo nif con
el mismo cdigo. Esto s es correcto.

Existen otros tipos de relaciones (uno a muchos y uno a uno) pero son
ms complicados y requieren otros tipos de claves e ndices, por lo que no los
vamos a ver.

An nos queda indicar a Access que hay una relacin entre las tres
tablas. Primero debemos ir al rea de relaciones. Para ello elegimos del men
principal Herramientas Relaciones.

36
(Figura 41: ventana para mostrar tablas en rea de relaciones)
Al ser la primera vez que abrimos el rea de relaciones, nos sale una
ventana para elegir qu tablas queremos mostrar en dicho rea. Vamos
seleccionando cada tabla uno a uno con el ratn y pulsamos el botn Agregar.
Cuando hayamos acabado pulsamos el botn Cerrar y debemos ver lo
siguiente.

(Figura 42: rea de relaciones con tablas)

Ahora vamos a reordenar las tablas, poniendo la tabla Se_Matricula_En
en el medio. Para ello podemos arrastar las tablas pulsando el botn izquierdo
del ratn sobre la cabecera azul de una tabla y sin soltar el botn moviendo el
ratn. Una vez que hayamos reordenado las tablas, vamos a establecer las
relaciones. Primero arrastramos el campo nif de la tabla alumno hasta el
campo nif de la tabla Se_Matricula_En. Para ello hacemos clic con el botn
izquierdo en el campo nif de la tabla alumno. A continuacin pulsamos el
botn y sin soltarlo movemos el ratn, arrastrando hasta llegar al campo nif
de la tabla Se_Matricula_En. Si lo hemos hecho bien veremos lo siguiente.

37
(Figura 43: configuracin de una relacin)
Para acabar rpido, podramos pulsar el botn Crear directamente,
pero es interesante establecer la integridad referencial, ya que es la
caracterstica que exige (en este caso) que todo nif que pongamos en tabla
Se_Matricula_En, obligatoriamente debe estar ya en tabla alumno. Esto sirve
para evitar que pongamos un nif de un alumno que no existe. Para activar la
integridad referencial, simplemente hacemos clic en la cajita. Al hacerlo, se
nos habilitan dos cajitas ms:

Actualizar en cascada: esta opcin se suele activar (haciendo

clic) ya que significa que si modificamos un nif en la tabla
alumno, automticamente se modifican todos los nifs antiguos
de la tabla Se_Matricula_En.
Eliminar en cascada: esta opcin es ms peligrosa, ya que
significa que si borramos un registro de la tabla alumno,
automticamente se borran todos los registros de la tabla
Se_Matricula_En con ese nif. Optemos por no activar esta
opcin, pero tened en cuenta que al no activarlo, no podemos
borrar ningn nif de la tabla alumno si dicho nif aparece en algn
registro de la tabla Se_Matricula_En.

Una vez que hayamos configurado la integridad referencial pulsamos el

botn Aceptar. Repetimos la operacin estableciendo la relacin entre el
campo cdigo de la tabla Asignatura y el campo cdigo de la tabla
Se_Matricula_En. Finalmente nos debe quedar.

38
(Figura 44: rea de relaciones con relaciones hechas)
Ahora que hemos acabado, pulsamos el icono X para cerrar el rea de
relaciones.

Ejercicio12 Crear relaciones

Cread las relaciones entre vuestras tablas alumno, asignatura y

Se_Matricula_En. Configurad la integridad referencial.

A continuacin, vamos a rellenar algunos datos en la tabla

Se_Matricula_En desde la vista hoja de datos. Veamos primero qu ocurre si
intentamos relacionar un nif inexistente con una asignatura que s existe.

(Figura 45: nif no existente)

(Figura 46: error de integridad referencial)

Obtendramos un error parecido si intentamos relacionar un nif que s
existe con una asignatura inexistente. Comprobemos tambin que se puede
repetir por separado un nif o un cdigo.

39
(Figura 47: se puede repetir el nif o el cdigo)
Sin embargo, no podemos repetir el mismo nif con el mismo cdigo.

(Figura 48: no podemos repetir el mismo nif con el mismo cdigo)

(Figura 49: no se satisface la clave principal)

Si cambiamos un nif en la tabla asignatura, vemos que se cambia en la
tabla Se_Matricula_En.

(Figura 50: modificamos un nif en la tabla asignatura)

(Figura 51: actualizacin en cascada)

Sin embargo, si intentamos borrar un nif en tabla asignatura que
aparece en la tabla Se_Matricula_En, nos saldr el siguiente mensaje.

40
(Figura 52: error porque no hemos habilitado el borrado en cascada)
Ejercicio13 Rellenar tabla

Rellenad la tabla Se_Matricula_En, comprobando que se cumple la

clave principal y tambin la integridad referencial. Y tambin debis:

Comprobar qu ocurre al modificar un cdigo de asignatura en la

tabla Asignatura.
Comprobar qu ocurre al intentar borrar un alumno de la tabla
Alumno.

41
6. Desarrollo de un supuesto prctico. (sesin7)
En esta sesin vamos a desarrollar con Access un supuesto prctico. El
objetivo es que os familiaricis con la forma de trabajo de los profesionales
de la Informtica. A la hora de implementar una solucin informtica, hay que
realizar tres pasos fundamentales.

1. Anlisis: consiste en obtener una descripcin del problema.

2. Diseo: aqu debemos realizar un diseo de nuestra solucin.
3. Implementacin: este paso consiste en montar la solucin con algn
programa informtico.

Este apartado no contiene ejercicios especficos ya que se supone que

debis ir haciendo la base de datos en Access poco a poco.

Vamos a crear una base de datos que sirva para almacenar recetas de
platos. La primera tabla que vamos a necesitar es la de platos. De cada plato,
debemos saber su nombre y los vamos a identificar mediante un cdigo
alfanumrico.

Tambin vamos a necesitar una tabla de ingredientes. De cada

ingrediente, queremos saber su nombre, unidad de medida bsica y precio
unitario, y los vamos a identificar mediante un cdigo alfanumrico.

Finalmente, nos va a hacer falta una tabla para relacionar platos con
ingredientes. Llamaremos a esta ltima tabla recetas. En la tabla de recetas
necesitamos las claves principales (cdigo de ingrediente, cdigo de plato), y
tambin la cantidad del ingrediente a utilizar. La clave principal debe ser la
combinacin del cdigo de ingrediente con el cdigo de plato, puesto que un
ingrediente se puede usar para elaborar muchos platos, y un plato puede
necesitar muchos ingredientes para su elaboracin.

A la hora de establecer las relaciones, fijad la integrad referencial de

forma que se pueda actualizar en cascada, pero no eliminar en cascada.

Lo que debis hacer (paso a paso y con la ayuda del profesor) es:

1. Crear la tabla de platos e introducir datos

2. Crear la tabla de ingredientes e introducir datos

42
 3. Crear la tabla de recetas y establecer relaciones entre las tres
tablas.
4. Introducir datos en la tabla de recetas.

Veamos cmo se hace la tabla de platos.

(Figura 53: vista diseo de la tabla platos)

Y pongamos algunos platos de ejemplo.

(Figura 54: vista hoja de datos de la tabla platos)

43
 Veamos cmo se hace la tabla de ingredientes.

(Figura 55: vista diseo de la tabla ingredientes)

Y pongamos algunos ingredientes de ejemplo.

(Figura 56: vista hoja de datos de la tabla ingredientes)

44
 Veamos cmo se hace la tabla de recetas.

(Figura 57: vista diseo de la tabla recetas)

Y cmo debe quedar el rea de relaciones.

(Figura 58: rea de relaciones)

La configuracin de la integridad referencial debe ser.

(Figura 59: configuracin de las relaciones)

45
 Finalmente, pongamos algunas recetas de ejemplo.

(Figura 60: vista hoja de datos de la tabla recetas)

46
7. Evaluacin. (sesin8 y sesin9)

TEORA (40%)

1. Relaciona las preguntas con las respuestas (1p)

a. Tabla 1. fila
b. Celda 2. coleccin de datos
c. Campo 3. dato especfico
d. Registro 4. columna

2. Qu extensin tienen los archivos de bases de datos de

Access? ____________________ (0.5p)

3. Para crear una tabla, definiendo los campos y sus tipos, se

suele utilizar (0.5p):

A La vista hoja de datos.

B .La vista de diseo.
C El rea de relaciones.
D No se puede hacer.

4. Para modificar los datos de una tabla, se suele utilizar (0.5p):

A La vista hoja de datos.

B .La vista de diseo.
C El rea de relaciones.
D No se puede hacer.

5. Un campo de tipo Fecha / Hora siempre muestra la fecha y la

hora (0.5p)
Verdad Falso
6. Puedo activar la opcin eliminar en cascada aunque no active
la integridad referencial en una relacin (0.5p)
Verdad Falso

7. La clave __________ de una tabla nos permite identificar de

forma exclusiva cada registro de una tabla (0.5p)

47
 PRCTICA (40%)

8. Nos han encargado crear una base de datos para una

ferretera. Lo primero que nos han pedido es gestionar la
informacin de los artculos. De cada artculo hay que saber
su cdigo numrico, nombre y cantidad disponible. Crea en
Access una base de datos con la tabla de artculos y aade los
siguientes registros (1p):

9. Ahora nos han pedido ampliar la base de datos para poder

gestionar la informacin de los clientes. De cada cliente hay
que saber su nif, nombre y telfono. Aade la tabla de
artculos a la base de datos e introduce los siguientes
registros (1p):

10. Finalmente, nos han pedido la posibilidad de gestionar los

pedidos de los clientes. Un pedido consiste en una lista de
artculos que solicita un cliente. Ten en cuenta que un
cliente puede pedir muchos artculos y que un artculo puede
ser pedido por muchos clientes. Aade la tabla de pedidos a
la base de datos e introduce los siguientes registros (2p):

Nota Final: 80% Evaluacin, 20% Asistencia

48
Solucin de la prueba de evaluacin

TEORA (40%)

1. Relaciona las preguntas con las respuestas (1p)

a. Tabla 1. fila
b. Celda 2. coleccin de datos
c. Campo 3. dato especfico
d. Registro 4. columna

2. Qu extensin tienen los archivos de bases de datos de

Access? mdb (0.5p)

3. Para crear una tabla, definiendo los campos y sus tipos, se

suele utilizar (0.5p):

A La vista hoja de datos.

B .La vista de diseo.
C El rea de relaciones.
D No se puede hacer.

4. Para modificar los datos de una tabla, se suele utilizar (0.5p):

A La vista hoja de datos.

B .La vista de diseo.
C El rea de relaciones.
D No se puede hacer.

5. Un campo de tipo Fecha / Hora siempre muestra la fecha y la

hora (0.5p)
Verdad Falso
6. Puedo activar la opcin eliminar en cascada aunque no active
la integridad referencial en una relacin (0.5p)
Verdad Falso

7. La clave principal de una tabla nos permite identificar de

forma exclusiva cada registro de una tabla (0.5p)

49
PRCTICA (40%)

8.

Vista diseo de la tabla artculos

9.

Vista diseo de la tabla clientes

10.

Vista diseo de la tabla pedidos

rea de relaciones

50
Hoja de seguimiento

N Nombre NA (10%) NEC (10%) NT (40%) NP (40%) Supuesto Final NOTA

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

NA: nota de asistencia a clase

NEC: nota de ejercicios de clase
NT: nota de teora de la prueba de evaluacin
NP: nota de prctica de la prueba de evaluacin
SUPUESTO: realizacin del supuesto prctico
FINAL: nota final numrica (suma de los apartados anteriores)
NOTA: nota literal

51