4.1.

4 Anlisis de las Opciones en Organizacin de Eventos

En esta parte se har una descripcin de lo que tendr cada uno de los paquetes que se ofrecen en el Saln
de eventos Dosquebradas:
Eventos de tipo social (fiestas de cumpleaos, matrimonios etc.)
Paquete 1 Premium
El paquete incluye todos los servicios que el Saln de eventos ofrece, esta diseado para realizar grandes
reuniones, en este paquete se encuentran:
Decoracin del saln.
Decoracin la iglesia.
Comida tipo Buffet incluye pasabocas.
Mesas y sillas vestidas
Arreglos florales.
Msica, Dj (animacin)
Ponqu y decoracin de la mesa para colocarlo.
Cubiertos y Cristalera
Grabaciones, videos y fotos del evento.
Alquiler del Saln.
Meseros.
Licores y bebidas en general ilimitadas
Mesa de bal de sobres o regalos
Paquete 2 Medium
El paquete incluye los servicios ms necesarios en la realizacin de eventos festivos, en este paquete se
encuentran:
Alquiler del saln
Decoracin del saln.
Comida tipo buffet
Una sola ronda de champaa.
Msica
Mantelera y Cristalera
Mesas y sillas vestidas
Meseros
Arreglos florales.
Mesa de torta decorada.
Mesa para bal de sobres o regalos
Paquete 3 Copa de Champaa
El paquete esta diseado para eventos copa de Champaa, este posee:
Alquiler del Saln
 Una ronda de copa de Champaa
Cristalera y mantelera
Decoracin mesa de ponqu
Mesas y sillas vestidas.
Arreglos florales.
Meseros.
Eventos de tipo educativo (reuniones, exposiciones, clases etc.)
Paquete 1 Premium:
El paquete incluye:
Videobeam
Alquiler del saln
Tablero, marcador y borrador.
Refrigerio y/o almuerzo.(opcional)
Sillas y mesas
Paquete 2 Small:
El paquete incluye:
Alquiler del saln
Tablero, marcador y borrador.
Sillas y mesas.
4.1.5 Determinacin de los Equipos
Para la prestacin de los diferentes servicios que se ofrecern en el Saln de Eventos, los equipos e insumos
que se necesitan para la ejecucin del proyecto son:
Videobeam
Televisor
DVD
Luces de Nen
Cmara de burbujas y humo.
18 vajillas de 6ptos necesarios para una comida de 100 personas.
18 juegos de cubiertos de 6pts para una comida de 100 personas.
100 Sillas plsticas
15 mesas plsticas de 6pts
100 vestidos para silla
15 manteles
1 Set de Cuchillos
Bandejas
Samovar
 100 vasos
100 copas
Proceso de Prestacin de Servicios:
Los procesos de prestacin de servicios se dividen en dos grupos, el proceso de prestacin de servicios para
eventos de tipo social y proceso de prestacin de servicios para eventos de tipo educativo. Esta divisin se
realiza porque los servicios son diferentes:
4.1.6.1 Proceso de prestacin de servicios para eventos sociales de festejo
(fiestas):
El proceso necesario para las reuniones festivas se llevar a cabo de la siguiente manera:
4.1.6.1.1. Reservar el saln para la fecha de la celebracin:
Cuando los usuarios definan la fecha del evento, se deber reservar con el 10% del valor total de la celebracin,
para realizar dicha reservacin.
4.1.7.1.2. Contratar el arreglo de flores y decoracin:
Luego de que los clientes reservan el saln se debe contactar a los expertos y comunicarles el tipo de
decoracin elegido y la cantidad de ramos que se desean tener en la celebracin, para reservar su tiempo y
encargar las flores.
4.1.6.1.3. Contratar la comida: D
Despus de elegir el men con los clientes, se procede a contratar a la persona que va a preparar la comida.
100
4.1.6.1.4 Contratar la msica y el DJ:
Si las personas lo desean, se contratarn estos servicios con personas expertas en el tema.
4.1.6.1.5 Contratar Meseros: D
Dependiendo de la cantidad de personas para la cual fue reservada el saln, se contratan los servicios de los
meseros.
4.1.6.1.6 Organizar y preparar el Saln:
El da anterior a la fecha de la celebracin se preparar el saln, haciendo aseo, y vistiendo las mesas y las
sillas con el estilo que eligi el cliente.
4.1.6.1.7 Verificacin:
Se verifica si el cliente quedo satisfecho, en caso de no estarlo se procede a corregirse inmediatamente el
error.
4.1.6.1.8 Organizar el saln despus de la celebracin:
Se realizar el aseo, y el conteo respectivo de los artculos alquilados.
Flujograma del Proceso de Fiestas o Reuniones de Tipo Social

1. Reservar el saln para la Fecha de celebracin

2. Contratar el arreglo de flores y decoracin

3. Contratar la comida
 4. Contratar la msica y DJ

5. Contratar meseros

6. Organizar y preparar el saln

7. Verificar

8. Organizar el saln despus del evento

Prestacin de Servicios en unidades por ao

4.2.1 Programa de prestacin de Servicios:
Para programar cualquier evento, se deber:
Revisar la fecha del evento, para evitar cruces de eventos.
Explicar al cliente las distintas modalidades de fiesta tema.
Programar los pagos y la cuota inicial.
Programar varias citas para elegir las flores, estilos de torta y men.
Inmediatamente se elige la fecha de celebracin del evento, se reservan y se realizan los contratos con los
entes o las personas que prestan los servicios de animacin, preparacin de comidas, meseros y decoracin
de eventos.
Un mes antes de la fecha de celebracin, el pago del evento debe estar en lo posible cancelado.
Das antes de la celebracin se deben cuadrar los ltimos detalles con los anfitriones del evento.
Durante el evento se hace un total acompaamiento en el evento, para solucionar posibles problemas que
se llegaran a presentar y vigilar sigilosamente, que todo lo contratado por los celebrantes se cumpla a
cabalidad.
Pasada la celebracin del evento se realiza un balance de la celebracin, haciendo un reconteo de lo
positivo y de lo negativo.
4.3 DETERMINACIN DE LOS INSUMOS
Los insumos que se requieren en la preparacin de alimentos de los eventos festivos se compraran de
acuerdo a las fiestas tema, es decir no se necesitan los mismos materiales para todas las fiestas.
Los eventos de tipo educativo en cambio no necesitan materia prima, pero necesitan materiales didcticos y
equipos que deben ser comprados, lo importante es que los mismos se encuentren en ptimas condiciones de
tal manera que todos los participantes se sientan cmodos en el recinto.
Todos los materiales empleados en decoraciones para eventos son asequibles en el mercado, es por esto que
en cualquier momento cualquier insumo se puede conseguir, adems esto estar a cargo de los expertos en
decoracin de fiestas y flores.
4.4 SELECCIN DE LOS EQUIPOS
En la compra de los diferentes equipos audiovisuales se tendr en cuenta:
El Videobeam: se comprara en Medelln, en Monterrey, en un almacn especializado.
Cmaras de burbujas - humo y las luces de Nen: se compraran en Medelln en un almacn especializado,
sin embargo a la hora de comprar se debe tener en cuenta que deben de ser aptos para una altura de 3.0
metros.
Equipo de Sonido y Micrfono: estos equipos se compraran en cualquiera de los almacenes de Cadena de
Pereira o Dosquebradas.
En la compra de los equipos y recipientes (excepto los recipientes o envases de un solo uso o desechables)
que entran en contacto con alimentos, debern estar diseados y construidos de tal forma que aseguren que,
en caso necesario puedan limpiarse, desinfectarse y mantenerse de manera adecuada, para evitar la
contaminacin de los mismos. Estos son:
La compra de las sillas y mesas plsticas: se comprar la marca Rimax, porque la resistencia del plstico
es mayor que la resistencia de las otras marcas.
Vestidos de las sillas y manteles: estos se mandaran a hacer dado que los manteles tendrn diseos
especiales de acuerdo a cada tipo de fiesta.
Samovar y bandejas: Estos deben estar hechos en acero inoxidable, si no lo es puede llegar a ser perjudicial
para la salud. Este se comprara en cualquiera de las tiendas de cadena.
Las vajillas: las vajillas compradas debern ser blancas, dado que este color combina con cualquier
presentacin.
Los cubiertos: estos debern estar hecho en acero inoxidable.

ESTUDIO DE INVERSION Y FINANCIAMIENTO

Teniendo como base la informacin recopilada y los aspectos concretados en los anteriores captulos, en esta
parte del proyecto se identificaran y verificaran las inversiones, y se fijara el horizonte del proyecto.
6.1 ESTUDIO DE INVERSIONES
Las inversiones necesarias en el proyecto sern valoradas utilizando la metodologa de los precios constantes
del 2008 los cuales se mantendrn fijos durante el horizonte de planeacin.
El horizonte de planeacin se ha fijado a 7 aos periodo durante el cual se espera implementar la empresa,
poner en funcionamiento de los servicios, hasta cuando esta sea liquidada, para efectos de la evaluacin.
Periodo pre-operativo 1ao (2008)
Periodo operativo 5 aos (2008-2012)
Periodo de liquidacin 1 ao (2013)
6.2 INVERSIONES
Para el funcionamiento del proyecto se requiere la realizacin de inversiones fijas y diferidas, as como la
asignacin de una reserva que garantiza el sostenimiento de la empresa en su fase inicial hasta que pueda
disponer de recursos generales en la prestacin de servicios.
Para efectos del estudio las inversiones se han clasificado en 3 grandes grupos:
6.2.1 Inversiones Fijas
Estas inversiones representan los activos con que debe disponer la empresa al momento de comenzar la
operacin. Estas inversiones estn constituidas por:
Instalaciones Fijas (local): Su valor se ha evaluado en $25.000.000 de pesos, y es propiedad de la
inversionista.
Muebles y enseres
 Equipos de cmputo y comunicacin
Equipos e implementos para la prestacin del servicio como esta en el cuadro.
Cuadro 45. Costos inversiones Fijas
Inversiones Fijas Valor
Instalaciones 25.000.000
Equipos e implementos 12.240.000
Videobeam 2.000.000
Luces de Nen 200.000
Cmara de Humo 250.000
Cmara de burbujas 250.000
Vajillas de 6ptos. 900.000
Juegos de cubiertos de 6pts. 360.000
Sillas plsticas 2.500.000
Mesas plsticas de 6pts 750.000
Vestidos para sillas 2.250.000
manteles 450.000 Muebles y Enseres 469.500
Set de Cuchillos 50.000 Escritorio de oficina 150.000
Bandejas 75.000 Archivador 179.500
Samovar 250.000 Silla convencional oficina 90.000
Vasos 200.000 Silla de Espera 50.000
Copas 450.000 Equipo de Computacin y
Televisor 400.000 Comunicacin 1.860.000
DVD 150.000 Telefax 260.000
Equipo de Sonido 500.000 Computador e impresora 1.600.000
Micrfono 55.000 Total 39.569.500
Extintores 200.000
Cuadro 46. Costos de Documentos de
Constitucin
6.2.2 Inversiones Diferidas
Inversiones Diferidas Valor
Estas inversiones estn representadas por los gastos
que se realizan durante la implementacin y puesta en Estudio de Factibilidad $ 4.610.000
marcha del proyecto.
Gastos de Organizacin $ 302.600
Las inversiones diferidas para el Saln de eventos
Dosquebradas son: Adecuacin del Local $ 1.000.000

Estudio de Factibilidad Puesta en Marcha $ 700.000

Gastos de Organizacin Imprevistos $ 2.544.073

Adecuacin del Local Total $ 6.612.600

Puesta en Marcha 6.2.3 Capital de Trabajo

Se ha estimado una provisin para garantizar el MAQUINARIA Y EQUIPOS
comienzo de la operacin hasta que el proyecto Saln
de Eventos genere ingresos, la cual est representada Camioneta 1
principalmente por: 35,000,000 35,000,000

Efectivo: Tiene como finalidad sufragar los costos TOTAL

operacionales como son los salarios y servicios para los
tres primeros meses.
Inventarios: Para dar comienzo a la operacin se hace
necesario contar con una serie de insumos e
implementos de consumo que sern puestos a
disposicin de los usuarios del servicio. Se estiman
como una proporcin de los costos del primer ao 20
das.
MS INFORMACION:
NECESIDADES DE EQUIPOS
Los activos fijos son lo que se utilizarn para la
generacin de utilidades en el desarrollo de las
operaciones, una parte de la inversin inicial total ser
destinada a la adquisicin de stos, el tipo y la cantidad
de activos fijos se determin con base en la demanda
calculada y la capacidad de produccin.
35,000,000
9.5.2 EVALUACIN
Rentabilidad
Despus de haber realizado un profundo anlisis
financiero al proyecto de creacin de la empresa EJE
LOGSTICO LTDA. y con base en datos reales y
verdicos, se concluy lo siguiente sobre su
rentabilidad:
Si para la instalacin de la empresa los socios optan
por aportar cada uno, en cuotas iguales, el capital
requerido para iniciar las operaciones, existir una
inversin inicial de $85.769.340 en el ao 0, al finalizar
el ao 1 la empresa registra una prdida de $359.851,
pero a partir del segundo ao la empresa inicia el
perodo de utilidades hasta el final de su vida til,
sumando un total de $183.037.129.

Descripcin de los equipos requeridos para llevar a La rentabilidad del proyecto est calculada en
cabo el servicio A continuacin se detallan los equipos $182.677.279.
requeridos: 9.5.2.2 Riesgo
El factor riesgo es un componente siempre presente
Maquinaria y Equipo Descripcin Cantidad Valor durante la instalacin, puesta en marcha y vida til de
Unitario Valor Total cualquier proyecto, es imposible contar con una
confiabilidad del 100% en estos casos.
MUEBLES Y ENSERES
Los riesgos ms relevantes para la creacin de la
Escritorio 2 110,000 empresa EJE LOGSTICO LTDA. son:
220,000
Que las tasas de inters del mercado aumenten a
Sillas Secretaria 2 98,000 causa de una poltica monetaria o cambiaria por parte
196,000 del Banco de la Repblica, caso que afectara en forma
sustancial la economa del proyecto.
Archivadores 2 100,000
200,000 Que la oferta de empresas del sector sea menor que
la planeada por la empresa, por diversas causas: Poca
TOTAL liquidez de los consumidores, desinters de los clientes
616,000 por el servicio, dificultad para el contacto con los
clientes, mercado saturado del servicio, entre otras.

EQUIPO DE COMUNICACIN Y COMPUTACIN Que la oferta de la empresa no cumpla con los

estndares proyectados por diversas razones: Fallas
Computador 4 1,100,000 en la operacin, aumento de los costos de los
4,400,000 materiales directos, maquinaria, equipo y muebles y
enseres, exceso de demanda, mala planeacin de la
Fax 1 350,000 operacin, entre otras.
350,000
9.5.2.3 Aspectos Cualitativos
Lnea Telefnica 2
- De los compradores potenciales para la empresa La
poblacin escogida para la prestacin del servicio de
logstica y organizacin es una poblacin que abarca
una gran rea comercial de las ciudades de Pereira y
Descripcin Cantidad Valor
Dosquebradas, lo cual significa que el mercado es
Unitario Valor Total
amplio y permitir el crecimiento econmico de la
Celulares 3 empresa como tal.
75,00 225 ,000
Factibilidad de adquisicin de recursos, materias y
TOTAL otros elementos El rea Metropolitana del Centro
4,975,000 Occidente Colombiano es una zona creciente y pujante,
cuenta con una gran variedad de industrias de diversos Copas para Agua und. 210.00
sectores econmicos que asegurarn proveer $ 0.99 $ 207.90
constantemente a EJE LOGSTICO LTDA. de
maquinaria, materiales directos, insumos, materiales Cubiertos juego 210.00
indirectos y cualquier otro 134 elemento que se $ 5.35 $ 1,123.50
requiera para la produccin del servicio y as asegurar (F) Servilletas
la continuidad de las labores de la empresa.
(F) Manteles
La Demanda y los ingresos que generan La empresa
ha proyectado una demanda potencial ajustada, (F) Cubre manteles
planear mayor nmero de empresas puede acarrear
costos elevados innecesarios y una planeacin menor (F) Cubre sillas
puede ocasionar prdidas. La demanda se espera
(F)Lazos
cumplir y si es del caso aumentarla cada ao, los
ingresos que generara son suficientes como para dar (E) Cocina
la rentabilidad que se expuso anteriormente.
(M) Ollas, Sartenes, Otros
Decisin de aceptacin o rechazo Con base en
todos los estudios anteriores: (E) Otros varios

Metodolgico, de Mercados, Tcnico, Administrativo, (E) Horno

Jurdico y Financiero, son suficientes herramientas para
(M) Carpas/toldos
determinar que la creacin de la empresa EJE
LOGSTICO LTDA. si es factible y que a pesar de los Vehculo
posibles riesgos que afronte, los beneficios son
mayores para sus accionistas. Requerimiento anual de materiales, insumos y servicios

POR LO TANTO SE CONCLUYE QUE ES FACTIBLE
LLEVAR A CABO EL PROYECTO PLANEADO.
Requerimientos Materiales
EMPRESA DE BANQUETES Y EVENTOS SOCIALES
MATERIALES NECESARIOS PARA EL INICIO DE
OPERACIONES
A dems de los materiales directos y la mano de obra
que la empresa requiere para iniciar du funcionamiento,
existen otros gastos que aunque no se relacionan
directamente con la actividad de la empresa son
importantes tomarlos en cuenta puesto que contribuyen
a que la empresa pueda desarrollar sus actividades
diarias y dar cumplimiento a los requerimientos de sus
potenciales clientes. 96

MATERIALES PRESENTACION CANTIDAD

V.U. V. TOTAL
Suministros, materiales y otros gastos EMPRESA DE
(M)Sillas und. 210.00 BANQUETES Y EVENTOS SOCIALES
$6.48 $ 1,360.80
Mesas para invitados und. 35.00
SUMINISTROS, SERVICIOS Y OTROS GASTOS
$ 23.49 $ 822.15
DETALLE GASTO VALOR MENSUAL VALOR ANUAL
Mesas principales und. 5.00
Agua mensual $ 80.00 $ 960.00
$ 30.00 $ 150.00
Luz mensual $ 50.00 $ 600.00
Mesas de dulces und. 5.00
$ 25.00 $ 125.00 Telfono mensual $ 30.00 $ 360.00
Calentadores para Buffet und. 5.00 $ Gas mensual $ 15.00 $ 180.00
195.00 $ 975.00
tiles de oficina mensual $ 50.00 $ 600.00
Utensilios de Servicio varios 14.00 $
68.73 $ 962.22 tiles de limpieza mensual $ 50.00 $ 600.00

Utensilios de pastelera y Uniformes anual $ 450.00 $ 450.00

Cocina varios 2.00 Internet mensual $ 40.00 $ 480.00

$ 83.61 $ 167.22
Publicidad anual $ 208.33 $ 2,500.00
Vasos und. 210.00
$ 0.45 $ 94.50 TOTAL $ 973.33 $ 6,730.00

Copas de Champagne und. 210.00

$ 1.01 $ 212.10 Activos fijos EMPRESA DE BANQUETES Y EVENTOS
Copas de Vino und. 210.00 SOCIALES
$ 0.99 $ 207.90 ACTIVOS FIJOS INDIRECTOS (OTROS GASTOS)
DETALLE GASTO CANTIDAD VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
Computador Pentium IV una sola vez 3 $ 800.00 $
2,400.00
Impresora multi funcin una sola vez 1 $ 250.00 $
250.00
Telfonos fijos una sola vez 3 $ 30.00 $ 90.00
Escritorios una sola vez 3 $ 150.00 $
450.00
Sillas de oficina una sola vez 6 $ 80.00 $ 480.00
Archivador una sola vez 2 $ 70.00 $ 140.00
Muebles de estar una sola vez 2 $ 300.00 $
600.00
Mesa de centro una sola vez 1 $ 50.00 $ 50.00
Activos diferidos
ACTIVOS DIFERIDOS
DETALLE VALOR
Estudio Tcnico $ 1,200.00
Gatos de Constitucin $ 2,000.00
Gastos de Puesta en Marcha $ 500.00
TOTAL $ 3,700.00
ADECUACIONES DEL LOCAL
DETALLE VALOR
Oficina $ 500.00
Bodega $ 500.00
Produccin $ 1,500.00
TOTAL $ 2,