UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

FRANCISCO DE MIRANDA
AREA DE TECNOLOGIA
UNIDAD CURRICULAR: FORMULACION Y ADMINISTRACION DE PROYECTOS
PROF: ING. KARINA FERRER

TEMA N2 PLANIFICACIN DE PROYECTOS.

Gerencia de un proyecto
Es la actividad de dirigir y coordinar las interfaces funcionales dentro del marco
tridimensional (alcance, tiempo y costo) de los objetivos del proyecto.
Es la disciplina que gua e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar,
organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo
requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de lmites de
tiempo, y costo definidos: con buen clima interpersonal. Todo lo cual requiere liderar
los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias.
Beneficios de la Gerencia de Proyectos.
Permite la identificacin de:
-Responsabilidades
-Tiempo lmite de la programacin
-Una metodologa para el anlisis de la informacin
-Problemas de manera anticipada
Minimizacin de la necesidad de reportar continuamente la ejecucin del
proyecto
Medicin del cumplimiento del programa
Desarrollar la capacidad de estimacin para futuros proyectos
Por qu Gerenciamos un proyecto?
nfasis en los resultados y productividad
Complejidad tecnolgica
Incertidumbre en el panorama econmico
Frecuentes aumento en los costos
- Labor
- Materia prima
- Equipos
En general, se puede decir que: La gerencia exitosa de proyectos puede ser definida
con el logro de los objetivos enmarcados en:
El tiempo programado
Los costos estimados
El desempeo y el nivel de la tecnologa
La asignacin de los recursos en forma eficaz y eficiente

Planificacin
La planificacin es una fase del proceso administrativo a travs del cual se pretende
sistematizar por adelantado lo que se quiere hacer en la empresa.
La planificacin puede ser descrita como la funcin de seleccionar los objetivos de un
negocio y establecer las polticas. Procedimientos y programas requeridos para
lograrlo. En un ambiente de proyecto esta funcin incluye, definir un predeterminado
curso de accin, dentro de previsiones sobre el desenvolvimiento futuro del proyecto.

Objetivos
Definir exhaustivamente el trabajo que contempla el proyecto; a objeto de que
sea fcil de identificar, entender y asimilar por el equipo de trabajo.
Reducir la incertidumbre
Incrementar la eficiencia de los procesos, establecimiento metas en cuanto a
tiempo, costos y/o logros.
Definir una base para el control y seguimiento

Actividades y pasos del Trabajo de Planificacin.

Qu es lo que se va a hacer?
Quin lo va a hacer?
- Funciones organizativas
- Unidades Funcionales
Cundo y bajo qu circunstancias y/o condiciones se va a hacer?
Qu medios de comunicacin usar?
- Formularios y documentos
- Reuniones formales
-Contactos personales
Caractersticas de una Buena Planificacin.
Creativa: En definir las herramientas y su adaptacin a las necesidades
particulares de cada proyecto.
Flexible: En adaptarse a los cambios de ambiente, ya sean internos o externos.
Disciplinada: Mediante la definicin de metas y controles
Dinmica: Ajustando los programas de manera continua, durante la ejecucin
del proyecto.
Planificacin de la ejecucin
Consiste en el nivel de detalle de las actividades, con el fin de lograr los objetivos
planteados, determinado: Requerimientos, cantidad y Recursos necesarios.
Define de manera detallada los objetivos del proyecto, sus prioridades y filosofa
gerencial de ejecucin y est diseada para satisfacer tanto los requerimientos del
trabajo tcnico, como los de gerencia y administracin. El producto de esta etapa es el
plan de ejecucin del proyecto, el cual provee de una referencia bsica y de una
documentacin resumida a los participantes en el proyecto, que con su revisin
sistemtica, pueda realizrsele mejoras durante la ejecucin del mismo.
El plan de ejecucin debe incluir:
Antecedentes del proyecto.
Definicin y alcance del trabajo.
Servicios, obligacin y responsabilidad a cargo del propietario y contratista.
Bases de contratacin y regulaciones de aprobacin.
Identificacin del proyecto y cdigo de cuentas.
Filosofa de diseo y especificaciones.
Criticidades del cronograma y procedimientos de control y reportes.
Procedimientos de ingeniera, procura, construccin y puesta en marcha.
Procedimientos de administracin, auditoria y flujo de caja
Plan de financiamiento.

Planificacin del Control.

Consiste en la definicin de los elementos que indicaran si las actividades planificadas
originalmente han sido ejecutadas satisfactoriamente.
Medicin del progreso
Comparacin de lo ejecutado Vs el plan
Anlisis de Impacto
Hacer ajustes a la Planificacin

Factores que inciden en la Planificacin

Definicin de objetivos y requerimientos
Objetividad y realismo de la planificacin
Efectividad del trabajo en equipo
Asignacin de los recursos necesarios para poder ejecutar el proyecto.
(Tiempo-recursos)
Sencillez y practicidad de los sistemas de apoyo
Estabilidad contractual del personal asignado al proyecto
Claridad y accesibilidad de los canales de comunicacin
Nivel de detalle y su relacin con la naturaleza y complejidad del proyecto.
El Proceso de Planificacin Operacional
Alcance de Trabajo.
Conjunto total de actividades que deben ejecutarse segn los objetivos del proyecto.
La definicin y el alcance del trabajo, es una documentacin que incluye la
jerarquizacin de los objetivos a cumplir en el proyecto, una descripcin breve del
trabajo a ejecutar, las restricciones del financiamiento (en caso de estar presentes), las
especificaciones tcnicas aplicables al proyecto y el cronograma maestro del proyecto,
esto con el fin de alcanzar las metas deseadas.
Ahora bien:
En funcin de los objetivos, se debe identificar:
Elementos de trabajo y su interrelacin
Unidades funcionales
Disponibilidad de recursos organizacionales y corporativos
Requerimientos para el flujo de informacin del proyecto

Estructura Analtica de Trabajo (EAT)

Establece el alcance de trabajo en forma estructurada segn la naturaleza de los trabajos
y las disciplinas a las cuales pertenece, es decir, segn paquetes de trabajo.
La EAT debe contener todo el trabajo a realizarse en el proyecto, permitir la asignacin
de trabajo en cada nivel, estar asociada con la estructura organizativa del proyecto y la
seleccin de la unidad fundamental debe facilitar la contabilizacin y control de costos
y tiempos.
En la estructura analtica de trabajo, se identifican:
Objetivos finales e intermedios
Requerimientos de labor, materiales y otros insumos
Correlaciones e interdependencias
Requisitos del sistema de informacin
Funciones de apoyo administrativo
Conexiones entre la organizacin y el proyecto
Niveles de la EAT
Niveles Descripcin
I Proyecto total
II Sub-proyecto
III Tarea
IV Sub-tarea
V Paquetes de trabajo
VI Nivel de Esfuerzo

Ejemplo de estructura analtica de trabajo:

Paquetes de Trabajo.
Los paquetes de trabajo, representan la unidad ms pequea del proyecto, subdivisin
posterior que se realiza para identificar detalles y responsabilidades a niveles inferiores
de la organizacin.
El objetivo, es dividir el trabajo total en disciplinas (especialidades) atribuibles a grupos
especficos de responsables.
Los paquetes de trabajo, representan unidades de trabajo al nivel que es ejecutado,
especifican un presupuesto medible (Bs, horas-hombre), y establecen lmites de
ejecucin del trabajo.
Cada paquete de trabajo crea componentes organizacionales especficos (recursos,
materiales, coordinacin), cuyo ensamble e integracin constituye un requisito
organizacional total necesario para el proyecto.

Estructura Organizativa de Proyectos

Es un mtodo formal que muestra como la gente y las organizaciones (empresas) van a
desarrollar el trabajo. Es decir presentar el organigrama general del proyecto, para as
observar la cantidad total de personal que trabajara en el proyecto y las relaciones entre
ellos.
Debido a que en cada proyecto de inversin se presentan caractersticas especficas y
normalmente nicas, la tendencial actual es que la estructura organizativa se haga
acorde a los requerimientos propios y situacin particular de cada proyecto.
Ejemplo de estructura organizacional.

Matriz de Responsabilidades
Es la integracin de la estructura analtica de trabajo (define el Que) con la estructura
organizacional del proyecto (define el Quien), es decir representar Quien va hacer Que.
Aqu se visualizan las responsabilidades de quien es el que aprueba, el responsable
directo, el que supervisa y ejecuta cada una de las actividades planificadas.

A continuacin se observa un ejemplo:

Sistema de codificacin de actividades.

Toda actividad debe ser identificada con un conjunto de dgitos, con la finalidad de
facilitar su identificacin; Dicha identificacin debe ser realizada con carcter numrico
y depende de la naturaleza del trabajo que se est realizando.
Son muchas las veces en las cuales los planificadores se encuentran con la dificultad de
codificar actividades que fueron realizadas adicionales al proyecto y que no estn
planificadas. Es importante recordar que todo proyecto tiene la posibilidad que en su
culminacin se presenten actividades adiciones por requerimientos del mismo, por lo
que debe preverse esa condicin.
Decimos entonces que:
La estructuracin lleva a la codificacin de:
- Actividades, paquetes de trabajo, recursos, disciplinas, etc.
El cdigo debe ser nico a fin de:
 - Facilitar el proceso de seleccionar y ordenar los datos sobre actividades
- Permitir un control por nivel de responsabilidades en el proyecto.