INSTITUTO CENCOV CAPACITACION TECNICA LABORAL

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Versin 1.0 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE
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CARACTERIZACIONES DE PROCESOS
PROCESOS

1. OBJETIVO

Describir las actividades necesarias para desarrollar la caracterizacin de los procesos identificados en
la Institucin.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos que se hayan identificado en la Institucin dentro del Mapa de Procesos.

3. DEFINICIONES

3.1 PROCESO

Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados

3.2 PRODUCTO

Resultado de un proceso o un conjunto de procesos

3.3 PROVEEDOR

Organizacin, entidad, persona o proceso que proporciona un producto, servicio y/o entrada que se
debe transformar.

3.4 INDICADOR

Relacin entre variables cuantitativas o cualitativas que permite la comparacin entre la situacin
presente de la entidad y la norma o patrn establecido como requerimiento de la productividad y
competitividad organizacional, en funcin de la misin, la visin y las metas establecidos

3.5 ENTRADA

Informacin o elementos que van a ser transformados (Materiales, informacin)

3.6 SALIDA

Informacin, productos, subproductos o servicios generados como consecuencia de las actividades del
proceso.

3.7 RECURSOS

Elementos que intervienen en el proceso sin ser transformados

3.8 CONTROLES

Acciones necesarias para confrontar el estado de entradas, las salidas o para comprobar la ejecucin de
actividades.

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PROCESOS

3.9 RESPONSABLE DE PROCESO

Cargo que debe garantizar el establecimiento, implementacin y mantenimiento de las actividades del
proceso.

3.10 ACTIVIDADES

Las acciones que agregan valor a las entradas para transformarlas en salidas

4. CONDICIONES GENERALES

Requisitos bsicos de un proceso

a. Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS

b. El proceso cruza una o varias reas funcionales de la institucin.
c. Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la
pregunta "QUE", no al "COMO".
d. El proceso tiene que ser fcilmente comprendido por cualquiera en la institucin
e. El nombre debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.
f. Tienen un RESPONSABLE que asegure su cumplimiento y eficacia continuados.
g. Es capaz de satisfacer las etapas del ciclo PHVA
h. Tienen indicadores que permiten visualizar la evolucin de los mismos

Por qu caracterizar o modelar un proceso

a. Permite identificar las posibilidades de hacer ms eficiente los procesos

b. Establece claramente las lneas de comunicacin entre los procesos
c. Permite identificar los controles excesivos entre procesos internos
d. Facilita el acuerdo de mejora continua entre procesos internos (cliente-proveedores internos)
e. Crea conciencia en los resultados de cada proceso
f. Facilita la definicin de los tableros de indicadores para cada proceso
g. Facilita el despliegue de los objetivos
h. Facilita la implementacin de metodologas de costeo por proceso o actividades:

TIPOS DE SALIDAS

a. Salidas segn el propsito resultado esperado del proceso

b. Informacin sobre las salidas.
c. Existen procesos internos en la organizacin que estn interesados en informacin sobre otro
proceso o procesos
d. Algunas salidas son las no esperadas o no conformes a lo establecido por el cliente.
e. Algunas salidas son subproductos (aspectos del proceso) Ejemplos: Desperdicios, informes con
errores

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PROCESOS

5. DESARROLLO

N ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Formato
Responsable del
1. Establecer nombre del proceso Caracterizacin del
Proceso
Proceso
Formato
Responsable del
2. Establecer responsable del proceso Caracterizacin del
Proceso
Proceso
Establecer el objetivo del proceso, el cual esta muy Formato
relacionado con los resultados esperados del mismo Responsable del
3. Caracterizacin del
Proceso
Proceso
Establecer el alcance del proceso, el cual delimita desde
Formato
la primera hasta la ltima actividad del proceso, as Responsable del
4. Caracterizacin del
mismo los procesos, reas o dependencias a quienes le Proceso
Proceso
aplica.
Establecer la(s) salida(s) razn de ser del proceso y Formato
Responsable del
5. definir quien es el cliente de la(s) misma(s) en trminos Caracterizacin del
Proceso
de proceso no de reas, ni de cargos. Proceso
Formato
Establecer informacin relacionada con la(s) salida(s) Responsable del
6. Caracterizacin del
razn de ser del proceso Proceso
Proceso
Establecer entradas que regulan el proceso. Formato
Responsable del
7. Normatividad asociada de carcter tanto interno como Caracterizacin del
Proceso
externo y quien las provee Proceso

Establecer entradas que se transforman y quien es el Formato

Responsable del
8. proveedor de las mismas en trminos de proceso no de Caracterizacin del
Proceso
reas, ni de cargos. Proceso
Formato
Responsable del
9. Establecer actividades de planeacin del proceso. Caracterizacin del
Proceso
Proceso
Formato
Responsable del
10. Establecer actividades de ejecucin del proceso Caracterizacin del
Proceso
Proceso
Formato
Responsable del
11. Establecer actividades de verificacin del proceso Caracterizacin del
Proceso
Proceso
Formato
Establecer actividades de ajuste, toma de acciones, Responsable del
12. Caracterizacin del
correctivas, preventivas y/o de mejora del proceso. Proceso
Proceso
Formato
Relacionar el Talento Humano con el que cuenta el Responsable del
13. Caracterizacin del
proceso Proceso
Proceso
Formato
Relacionar los recursos fsicos y tecnolgicos con los que Responsable del
14. Caracterizacin del
cuenta el proceso Proceso
Proceso
Identificar los controles necesarios con respecto a Formato
Responsable del
15. Salidas, entradas, as como la condicin que deben Caracterizacin del
Proceso
cumplir los recursos Proceso
Relacione los cargos involucrados en el desarrollo de Formato
Responsable del
16. cada una de las actividades teniendo en cuenta los Caracterizacin del
Proceso
siguientes roles: Proceso

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Revis:
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PROCESOS

N ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Autoriza: Persona que toma la decisin o aprueba la
ejecucin de la actividad.
Responsable: Persona que debe garantizar el resultado
exitoso de la actividad.
Ejecuta: Persona que desarrolla la actividad
Controla: Persona que inspecciona la buena ejecucin
de la actividad, garantizando el cumplimiento de
requisitos

Formato
INDICADORES: Se establece la actividad crtica del Responsable del
17. Caracterizacin del
proceso. Proceso
Proceso

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PI-F001 Formato Caracterizacin de Procesos

7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versin Descripcin

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Revis:
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