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Business Intelligence PDF
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Business intelligence
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Un esquema para medir los beneficios de Business
Intelligence que CorpSolutions le brindara
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Buenos Aires, Argentina Tel/Fax: (5411) 5278-5909
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La importancia de las buenas decisiones
Encualquierorganizacin,losempleadostomancientosdedecisionesdiariamente,lascualesvandesdesidaronoun
descuentoalclienteX,sicomenzaronoaproducirlapiezaY,silanzaronootracampaaporcorreodirecto,siordenaro
no materiales adicionales, etc. Algunas veces, estas decisiones estn basadas en los hechos, pero con frecuencia estn
basadasenlaexperiencia,elconocimientoacumuladoolasreglasbsicasdelnegocio.
Lo anterior representa un problema debido a que la experiencia,el conocimiento y las reglas bsicas seadquieren yse
desarrollan a lo largo de los aos; de hecho, algunos empleados nunca llegan a desarrollarlas y se sienten presa de las
trampasqueimplicanlasdecisionesylosjuiciosimparciales.Mejorarlacalidaddelasdecisionesempresarialestieneun
impacto directo en los costos y los ingresos. Por ejemplo, dar un descuento a un cliente no necesariamente ayudar al
negocio,dependiendodelarentabilidaddelclientealolargodelarelacinconl.
Paramejorarlacalidaddelasdecisiones,losgerentespueden:
Hacerlastareascrticasellosmismos,loquedarcomoresultadoagotamientos,cuellos
debotellaenlaproductividad,ycostosasociadosalafaltadetrabajoestratgico.
Contrataramspersonalaltamentecalificado.Estoprovocarunimpresionante
incrementoenloscostos.
Intentardefinirunapolticaparatodaslasdecisionesposibles.Estaopcinllevarlatoma
dedecisionesquenovanalapardelascambiantesnecesidadesdelaempresa.
Daralpersonalactuallasherramientasparatomarmejoresdecisiones.Estocrearuna
empresagilyserladecisinmsefectivayeconmica.
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La ruta hacia las buenas decisiones
La informacin estratgica es la clave para permitir que los empleados tomen buenas decisiones
Qu constituye una buena decisin? Una buena decisin puede definirse como aquella que ayuda a la organizacin a
alcanzar sus metas. Pero cmo pueden saber los empleados si la decisin que estn a apunto de tomar ayudar a la
empresaaalcanzarsusobjetivos?Necesitaninformacinestratgica.
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El caso La justificacinde Business Intelligence
Usted entiende la importancia que tiene tomar buenas decisiones y cmo el dar a sus empleados mayor acceso a la
informacin puede fortalecerlos para obtener mejores resultados. Ahora slo falta encontrar la manera en que una
solucindeBIpuedeconvertiresaideaenrealidad.
Estedocumentolepermitiradquirirelconocimientoquenecesitaparaentenderporcompletotodoslosproblemasque
seencontraralimplementarunasolucindeBI.Elfolletosedivideentressecciones.
La primera seccin le da una definicin clara del trmino Business Intelligence y resalta las caractersticas de una
implementacindeBI.
LasegundaseccindescribelostresbeneficiosmscomunesqueustedobtendrconunasolucindeBI.
La tercera seccin habla del problema de medir los beneficios de Business Intelligence y le explica cmo justificar su
inversinenBI.
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Qu es Business Intelligence?
La Visin
Una gerente de cuenta, de camino a una cita con un cliente, revisa viejas propuestas y el historial de rdenes, pagos,
entregas, soporte y mercadotecnia de su cliente. Con tan solo echar un vistazo, se da cuenta de que ltimamente ha
disminuidoelvolumenderdenesdesucliente.Despusderealizarunascuantasbsquedasoqueries,entiendequesu
clientetieneunproblemadesoporteconunproductoespecfico.Enesemomento,lagerentellamaaldepartamentode
soporte,yseenteradequelapiezadefectuosaserreemplazadaen24horas.Porotrolado,losregistrosdemercadotecnia
muestran que el cliente asisti recientemente a una conferencia de usuarios y mostr inters en la nueva lnea de
productos.Lagerentedecuentaestahoramuybienpreparadaparatenerunavisitamuyproductiva;dominatodoslos
aspectosreferentesalarelacindelclienteconlacompaa,entiendelosproblemasdesuclienteypuedeidentificarcon
seguridadnuevasoportunidadesdeventa.
El problema
Grandescantidadesdeinformacin...
Amedidaquelosnegociosdependenmsdelossistemasempresariales,stoshanidoacumulandorpidamentegrandes
cantidades de informacin. Cada transaccin entre departamentos o con el mundo exterior, toda la informacin sobre
transaccionespasadas,ascomograndescantidadesdeinformacindemercadosexternos,seregistratodoenlossistemas
deinformacinparasuusoyaccesomsadelante.
...ymuypocasrespuestas
Con toda esta informacin disponible, sorprende lo difcil que es para los gerentes tener una imagen clara de la
informacinms importante para el negocio, como los niveles de inventario,las rdenes en espera o el historial delos
clientes.Enlamayoradelasorganizaciones,letomaraalagerentedecuentadelejemploanteriorhorasodasobtener
respuestasasuspreguntas.Muchasorganizacionestienendistintossilosdeinformacin.Losregistrosderdenesypagos
declientesseencuentranenelsistemadecontabilidad;lainformacindeinstalacinysoportedealmacenaenlabasede
datos de servicio a clientes; el software de administracin de contactos rastrea el historial de propuestas y ventas; y el
historialdecontactosdemercadeoseencuentraeneldepartamentodemercadeo.Porotrolado,estossistemascasinunca
secomunicanenelmismolenguaje,ynoresultafcilparalosusuariosconpocaexperienciatcnicaobtenerrespuestas
fcilmente.
Comoresultadodeello,lainformacintienequesolicitarsedediferentesdepartamentosoatravsdelosadministradores
deTI,quienesdebenasignaravariaspersonasaintegrardistintosreportes.Lasrespuestaspuedenllevarsemanas,yes
posiblequeparacuandoserealiceelquerielainformacinyanoestactualizado.Sedicequelasorganizacionessonricas
en datos pero pobres en informacin. El reto es transformar los datos en informacin til, as los empleados podrn
utilizaresainformacinparaincrementarlarentabilidaddelacompaa.
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La solucin:Business Intelligence
Losdiferentessistemasdeinformacindescritosenlaseccinanteriorpuedentenerxitoayudandoaquelosusuarios
cumplan con tareas especficas, pero por lo general no funcionan bien para proporcionar informacin a los usuarios
finales.ConBusinessIntelligence,losusuariospuedenconvertirestainformacinenconocimiento,yelconocimientoen
ganancias.
Business Intelligence se refiere al uso de la tecnologa para reunir y utilizar la informacin con el fin de mejorar la efectividad de la
empresa.
QuesentoncesBusinessIntelligence(BI)?BIlepermiteasuorganizacinrastrear,entenderyadministrarsunegocio
paraincrementaralmximoeldesempeodesuempresa.ConBI,lasorganizacionespodrnmejorarlaeficienciadesus
operaciones,construirrelacionesmsrentablesconsusclientesydesarrollarproductosdiferenciados.
En las redes de la empresa, BI proporciona a los empleados la informacin necesaria para tomar mejores decisiones, y
puedeutilizarseenambientesquevandesdegruposdetrabajode20usuarioshastaimplementacionesempresarialesde
msde20,000.Enunambientedeextranet,BIseimplementaenaplicacionesquepermitenalasorganizacionesentregar
nuevos servicios y construir relaciones ms slidas con sus clientes, socios y proveedores a travs de Internet. En
administracin de desempeo empresarial (EPM por sus siglas en ingls), las organizaciones deben entender y tener
visibilidad constante de sus indicadores clave dedesempeo en toda la organizacin, puesal hacerlo seasegurarn de
que su estrategia est alineada en todo momento con la organizacin, desde mercadotecnia hasta ventas y desde
manufactura hasta recursos humanos. Permitir una visin global de la empresa es una funcin clave de Business
Intelligence.
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Lascaractersticasde una solucin de Business Intelligence
Sibienunusuariodedicahastael80%desutiempoenaccederareportesbsicosopersonalizados,esposibleverque
para el otro 20% de sus tareas necesitan ir a otro lugar para obtener informacin adicional no disponible en el reporte
original.Conelfinderesolverestanecesidad,evitarlafrustracindelosusuarios(yelconsecuenteretrasoenlosreportes
paraelequipodeTI),serequiereunsistemadeBIquepermitaquelosusuariosrealicensolicitudesdeinformacinde
formaautnomaapartirdelasfuentesdedatosdelaempresa.
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Los beneficiosde Business Intelligence
GraciasalagranflexibilidaddeBusinessIntelligenceenimplementacionesinternasypormediodeextranet,sonmuchos
los beneficios para la empresa. Estos beneficios pueden agruparse en tres categoras principales: reduccin de costos,
incrementodeingresos,ymejoramientodelasatisfaccindelosclientes.Yestalistanoesexhaustivanidetallada,pues
losusuarioscontinanencontrandoformasnuevasdeimplementarBusinessIntelligence.
Reduccindecostos
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Encuentre la causa de los problemas y resulvalos
Siaunadivisinlevamejoropeorqueaotras,identifiquelacausayresuelvaelproblemaoinstrumenteunaprctica
mejor.Elproblemaeraocasionadoporunaadministracinmejoropeor?Unatendenciadelmercadoregional?Una
nuevaestrategiadeventas?
Con BI, usted puede identificar las causas de los problemas o el mecanismo de las mejores prcticas simplemente
preguntandoporqu?Elprocesoiniciaanalizandounreporteglobal,comoporejemplolasventasportrimestre.Cada
respuesta origina una nueva pregunta, y los usuarios pueden buscar informacin ms especfica en un reporte para
encontrarlascausasiniciales.Unavezentendidaslascausasiniciales,podrnactuardeformaefectiva.
El 20% de sus productos representan el 80% de sus ventas?
UtilizarBIpuedeconvertirlaspreguntasabiertasenrespuestasespecficas.
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IncrementoenlosIngresos
Los departamentos en compaas que han realizado implementaciones de extranets de BI han pasado de ser
centros de costos para convertirse en centros de ganancias.
Mejoradelasatisfaccindelosclientes
Sufuerzadeventapuedeobtenermejoresresultadosanalizandosustendenciasdeventas:comparemetasconresultados,
concifrasdeaosanterioresoconlosresultadosdeotrosequiposdeventasysugieraformasdemejorareldesempeo.
Promuevaquesufuerzadeventasseenfoqueenclientesyproductosaltamenterentables;lafuerzadeventastambin
podrutilizarBIparaanalizardatossobremarcas,clientesydistribuidores.
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Justificacin de lainversin
Hastaahora,losbeneficiosdeBusinessIntelligencelareduccindeloscostos,elincrementoenlosingresosylamejora
enlasatisfaccindelosclienteshanquedadoexplicados,conloqueustedyapuedeverporquBusinessIntelligence
esunprerrequisitoparatomarmejoresdecisiones.Sinembargo,esposiblequeseestpreguntandoYcmojustificola
inversin?
ElprocesodecuantificarlosbeneficiosdeBI
Cadavezconmsfrecuencia,losaltosgerentesyejecutivosesperanquelosdepartamentosdeTIjustifiquensuscostos
presentando ganancias de valor cuantificables, utilizando por lo general mtodos para el clculo de rentabilidad de la
inversin (ROI). Los gerentes ya no estn dispuestos a pagar grandes cantidades de dinero en proyectos de TI
simplementeporquesetratadelatecnologamsavanzada.Latecnologadeinformacinhamadurado,yloqueahorase
esperadeellaesquerealiceimportantescontribucionesalapartebsicadelnegocio.
Al analizar la manera en que Business Intelligence afecta al negocio, es importante que usted analice los diversos
beneficiosqueesperatenerdespusdelaimplementacindelasolucinBI.Unaformaprcticadedesglosartodosestos
numerososbeneficiosesdividirlosencuatrocategorasprincipales:
Beneficioscuantificables
Beneficiosindirectamentecuantificables
Beneficiosimpredecibles
Beneficiosintangibles
Losbeneficioscuantificablesincluyeneltiempodetrabajoahorradoparalacreacindereportes,laventadeinformacin
aproveedores,etc.
Los beneficios indirectamente cuantificables pueden evaluarse a travs de pruebas indirectas: un mejor
servicio a clientes significa mas tratos con ese mismo cliente, y los servicios diferenciados atraen a muchos
clientes
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Solucinrecomendada
Sibienlarentabilidaddeunaimplementacinsedeterminaconmayorprecisinparacadacasoenparticular,le
sugerimoselsiguienteenfoqueparaevaluarestossistemas.Esteenfoquetienelaventajadequetomaencuentatantolos
beneficiostangiblescomolosintangibles:
Calculelosbeneficioscuantificablesqueesperaobtener.
Describacualitativamenteconlamayorprecisinposiblelosbeneficiosintangiblesqueesperaobtener.
Realiceunclculodelcostototaldepropiedad(CTP),incluyendohardware,software,personal,serviciosde
consultoraycostosrecurrentesafuturo.Tomeencuentaquelaseleccindearquitecturaparaelsistema
(integradoonointegrado)puedeafectarenormementeelcostototaldepropiedad.
Apliquelasiguientetabladedecisin.
Aunquemedirestosbeneficiosintangiblespuedaresultarcomplejo,laoperacinpuederealizarseelaborandounaserie
de suposiciones para determinar el impacto que este tipo de beneficios podran tener en elnegocio.Porejemplo, si los
clientestienenaccesodirectoalosreportes,yesofortalecealafuerzadeventaspararealizarmsvisitasyllamadasde
ventas (porque ahora tienen ms tiempo pues ya no tienen que dedicarlo a crear reportes), qu tanto valor adicional
estn aportando los representantes de ventas a la compaa gracias a estas visitas y llamadas adicionales? Un clculo
realistayconservadorsobreelincrementoenlasventasgraciasaesetiempolibrerepresentarael2%?Siesas,entonces
paraunacompaaquetengaingresospor$100millonesdedlaresestamoshablandodeunbeneficiode$2millones.
EsteprocesopuederealizarseparacualquierbeneficioadquiridoatravsdeBusinessIntelligence.Ysibienesunpoco
ms tardado que simplemente calcular los beneficios cuantificables, son mucha seguridad le permitirn obtener los
nmerosdeunarentabilidadpositiva,conloquecualquierejecutivoogerentetendrlasensacindequeimplementar
unasolucindeBusinessIntelligencefueunasabiadecisin.
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Conclusin
El uso extendido de las tecnologas de informacin puede generar enormes cantidades de datos dentro de una
organizacin, los cuales contienen informacin que resulta invaluable para los encargados de la toma de decisiones en
cualquierorganizacin.
Elproblemaenlamayoradelasorganizacionesesquelainformacinnoestdisponibleparatodos,puessolamenteel
departamento de TI puede acceder a ella. Si bien los equipos de TI pueden realizar bsquedas y generar los reportes
solicitados por los usuarios, un enfoque de autoservicio a la informacin proporciona grandes beneficios. Mediante el
accesofcilydirectoalainformacin,losusuariospuedenencontrarrespuestasatodaslaspreguntasquesurjanenel
ejercicio de sus actividades. Armados con informacin precisa y actualizada al minuto, los usuarios puede desarrollar
respuestas efectivas que ayuden a la organizacina lograr sus metas. Business Intelligence es la clave para aprovechar
estariquezadedatosqueseacumulanenlasempresas.
ConBI,losusuariosconpocosconocimientostcnicospuedenidentificaraquellosfactoresquepermiteneldesarrollode
lasactividadesdelaempresa.Puedenayudarareducircostos,incrementarlosingresosymejorarlasatisfaccindelos
clientes. Si bien muchos de estos beneficios son claramente cuantificables, algunos de los ms intangibles como el
mejoramientodelacomunicacinenlaempresa,lamayorsatisfaccindelosusuariosconsutrabajo,oelintercambiode
capitalintelectual,puedendarasuempresalamayorventajasobresucompetencia.
EsperamosqueestedocumentolehayaayudadoaentenderelvalorquepuedeproporcionarleBusinessIntelligenceasu
organizacin. Si desea mayor informacin sobre Business Intelligence y nuestros productos y soluciones, visite
www.corpsolutions.com.ar
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