PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN

LABOR A REALIZAR

01 El Proveedor presenta al Almacn los materiales solicitados por

EGASA en la Orden de Compra respectiva, adjuntando la Gua de
Remisin (Original, y Copias SUNAT y Transportista).

02 El Almacenero a la presencia del proveedor, retira de su archivo de

rdenes de Compra Pendientes de Atencin la Orden de Compra
correspondiente y procede a efectuar la recepcin documentaria del
bien, comparando el contenido de la Orden de Compra con la Gua de
Remisin del Proveedor.

03 Procede a la recepcin fsica del bien mediante la verificacin y control

cualitativo y cuantitativo del material, teniendo en cuenta las
especificaciones tcnicas e informacin consignada en la Orden de
Compra y Gua de Remisin.

04 Requiere la presencia del usuario solicitante del material para que d

conformidad a los productos adquiridos.

05 ES CONFORME EL MATERIAL?

05A No es Conforme.- No recibe el material y solicita regularizacin.

Vuelve al Paso N 01

05B S es Conforme.- Recibe el material, sella y firma la Gua de Remisin

del proveedor, en seal de conformidad.

06 Emite la Nota de Ingreso (Original y 3 copias), consignando el cdigo

de ubicacin correspondiente, hacindola visar por el usuario en seal
de conformidad v refrendar por la jefatura del rea de Logstica.

07 Efecta la distribucin de los documentos de la siguiente manera:

Gua de Remisin (del Proveedor)
- Original - Al proveedor
- Copia SUNAT - Al proveedor
- Copia Transportista - Almacn

Nota de Ingreso
- Original - Contabilidad
- Copia 1 - Proveedor
- Copia 2 - Logstica
- Copia 3 - Archivo Almacn con Orden de Compra

LABOR A REALIZAR
08 Procede al internamiento de los bienes, efecta su puesta a punto y
los ubica en su locacin definitiva.

09 Con la copia 3 de la Nota de Ingreso registra en el Krdex Fsico el

ingreso de los materiales al Almacn.

10 Efecta labores de mantenimiento, custodia y limpieza permanente de

los materiales.

11 Trmino del procedimiento.

PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIN / DESPACHO DE MATERIALES

LABOR A REALIZAR

01 El usuario procede a elaborar su Nota de Consumo, mediante el

Sistema de Administracin y Finanzas (SAF), seleccionando las
opciones de usuario y registrando la informacin correspondiente.

02 El Funcionario encargado de la autorizacin de la Nota de Consumo

ingresa al SAF, y de acuerdo el nivel de autorizaciones establecido en
el Cuadro de Autorizaciones para Operaciones Internas vigente en la
Empresa, procede a autorizar la Nota de Consumo pudiendo validar o
modificar las cantidades solicitadas e incluso anular parcial o
totalmente la Nota de Consumo.

03 El usuario solicitante, una vez aprobada su Nota de Consumo,

procede a recoger el material solicitado del almacn, indicando el
nmero de la Nota de Consumo.

04 El Almacenero a travs del sistema automatizado ubicar la Nota de

Consumo aprobada, y proceder a despacharla de acuerdo al stock
existente, verificando previamente la ubicacin de los bienes
solicitados.

05 El Almacenero registra la informacin y procede a elaborar la Nota de

Salida / Orden de Entrega (original y 2 copias), la hace firmar por el
usuario en seal de conformidad de recepcin de los materiales
entregados, actualiza el Krdex Fsico y procede a distribuir la Nota de
Salida / Orden de Entrega de la siguiente forma:
- Original : Contabilidad
- Copia 1 : Almacn
- Copia 2 : Usuario (Almacn de destino en casos de
transferencias).

06 Trmino del Procedimiento.

PROCEDIMIENTO DE EMISIN DE GUAS DE REMISIN

LABOR A REALIZAR

01 El usuario que necesite trasladar un bien de la empresa, deber

solicitar al encargado del respectivo almacn la emisin de la Gua de
Remisin para lo cual deber proporcionar la siguiente informacin:

a) Domicilio de partida: (calle, N, distrito, departamento)

b) Domicilio de llegada: (calle, N, distrito, departamento)
c) Destinatario: (nombre, Empresa, RUC, DNI)
d) Unidad de transporte:
- Vehculo, marca, placa.
- Nmero de Certificado de Inscripcin en el Ministerio de
Transportes, cuando sea el caso.
- Nombre de la Empresa y RUC.

10
 - Licencia de conducir y nombre del chofer.
e) Descripcin del bien a transportar, en forma clara y precisa,
cantidad, unidad, material de embalaje, dimensiones y de ser
posible peso.
f) Motivo del traslado.

02 El Almacenero de cada Almacn emite las Guas de Remisin

(Original y 5 copias) que sean necesarias como consecuencia de sus
actividades de despacho o que le sean requeridas por el usuario,
encargndose el rea de Logstica del control de las mismas.

03 Distribuye la Gua de Remisin (de EGASA) de la siguiente manera:

Original - Al Destinatario (con los bienes / materiales)
Copia 1 - SUNAT (con los bienes / materiales)
Copia 2 - Remitente (Archivo Almacn EGASA)
Copia 3 - Transportista
Copia 4 - Vigilancia o garita de salida
Copia 5 - Departamento de Logstica (Control Patrimonial)

04 Trmino del Procedimiento.

11
PROCEDIMIENTO DE RECEPCION

ALMACEN

1--------- "'
Efectua
distribuci6n de
documentos

11
 Hace visar N/1
por usuario y
refrendar por
Recepciona Jete Logistica
documentaria
mente
comparando
0/C con G/R Procede al
---ll--internamiento
de los bienes
ec ua
recepci6n
fisica del bien
Efectua
Registra labores de
materiales en mantenimiento
el Kardex y conservaci6n
Fisico de los bienes

EmiteN/1

0/C - Orden de Compra

G/R = Guia de Remisi6n
N/1 = Nota de lngreso

12
PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCION I DESPACHO DE MATERIALES
 USUARIO ALMACEN

Ubica en el
r------llo-l sistema N/C y Actualiza
procede a Kardex Fisico
des acharla

Elabora N/C Registra

mediante SAF informaciOn en Distribuye N/S
el sistema y
genera N/S

opciones y
registra
informaciOn

Funcionario
encargado
aprueba o
desaprueba
N/C en el SAF Entrega
materiales I
bienes a

aprobada
recoge
materiales
N/S a usuario
en seiial de
conformidad

LEYENDA
N/C - Nota de Consumo
SAF =Sistema de Administraci6n y Finanzas
N/S = Nota de Salida
USUARIO ENCARGADO DEL ALMACN

INICIO

Requiere emitir
G/R por
necesidades de
su trabajo

Requiere
trasladar bien
fuera de la
Empresa

Emite y
distribuye G/R

Solicita emisin
de G/R
 0
De
sti
Proporciona in na
necesaria a Enca tar
Almac io

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