TCNICAS PARA MEDIR EL CLIMA ORGANIZACIONAL

En la actualidad muchas empresas se enfrentan a una serie de fenmenos internos

y externos que afectan la productividad de la organizacin, los cuales se tratan de

identificar sin obtener buenos resultados. Ello se debe a que no cuentan con una buena

tcnica que les permita evidenciar todos los elementos involucrados en un sistema de

negocio que interponga en mejorar la productividad de la gente, logrando obtener los

beneficios y resultados que desean.

Medir el Clima Organizacional de una organizacin, es basarse en la percepcin

en conjunto de cada uno de sus integrantes a cerca de sus relaciones intervinientes

que media entre los factores del sistema organizacional y las tendencias

motivacionales, que se traducen en un comportamiento que tiene consecuencias sobre

la organizacin y que puede incidir directamente en la productividad.

Sin embargo con el paso de los aos se han logrado desarrollar tcnicas que permiten

establecer e identificar ciertas variables que afectan entre los factores del sistema

organizacional y las tendencias emocionales de las personas. Esto se basa en un modelo de

consultora hecho por COLOMBIASOFT CONSULTING LTDA, que integra los

elementos de un sistema de negocio competitivo a la gestin de las personas.

 Figura 2.1 Elementos de un Sistema de Negocio Competitivo

Es importante mencionar que la mayora de las empresas que introducen un sistema

de negocio competitivo muchas veces pierden el foco de la productividad al ver dicho

sistema de manera transversal o lineal.

Algunas de ellas se preocupan por la Gestin Estratgica definiendo sus tcticas de

negocio sin tomar en cuenta la Gestin Organizacional, es decir, los perfiles,

competencias de las personas, entre otros, ocasionando favoritismos, ineficiencias,

paternalismos etc. Cuyas tcticas daan la productividad; o, por otro lado, se preocupan

por la Gestin Estratgica y la Gestin Organizacional pero se olvidan de la Gestin

por Procesos, ocasionando ineficacias, reprocesos, costos de operacin altos, etc.;

tambin puede darse la cuestin en que las empresas se preocupen por su Gestin

Organizacional y su Gestin por Procesos olvidndose de la Gestin Estratgica

perdiendo el rumbo y la visin de la organizacin, cayendo en un crculo vicioso sin

horizonte con disminuciones en su Rentabilidad y Productividad.

Figura 2.2 Gestin de la Cultura

Esta Gestin Integral (de la cultura) es lo que compone la Cultura

Organizacional de cualquier empresa, haciendo que exista una sinergia al interior de

la organizacin fortaleciendo la productividad con el propsito de obtener mayor

rentabilidad con menores recursos fsicos as como econmicos.

 Esta tcnica logra resaltar las variables que interactan con las tres Gestiones de la

Organizacin, teniendo como resultado aquellas variables que afectan mayormente la

productividad de la empresa como:

Liderazgo

Funciones y Responsabilidades

Motivacin

Procesos bien definidos

Toma de Decisiones

Trabajo en Equipo

Comunicacin y

Competencias.

En el siguiente plano se encuentran aquellas variables que se conjugan entre la

Gestin Estratgica y- la Gestin Organizacional que ayudan a la conservacin del

empleado, es decir al hecho de retenerlo en el mejor de los sentidos en la empresa, como lo

son:

Desarrollo

Compensacin

Ergonoma

Reconocimiento

Proyeccin y

Capacitacin.
 Tambin estn aquellas variables que se fusionan con la integracin de la Gestin

Estratgica -y- la Gestin por Procesos y que permiten obtener una ventaja

competitiva de la empresa elevando sus niveles de Rentabilidad, entre ellas:

Tecnologa

Innovacin

Logstica

Instalaciones

Sistemas Gerenciales de Informacin

Mejora continua y

Calidad.

En cuarto plano tenemos las variables de la Gestin por Procesos -y- la Gestin

Organizacional que interactan entre s para proporcionar dinamismo y cuidado al

interior de la organizacin:

Pro actividad

Salud Ocupacional

Cargas de Trabajo

Quejas y Reclamos.

Por ltimo nos encontramos con todas aquellas variables que impactan no menos

importantes pero si en menor grado la productividad, y que son muy exclusivos de cada

Gestin como se muestra en la imagen antes expuesta.

 Un aspecto significativo de estas tcnicas, especficamente la mencionada, es que

se pueden integrar ms variables que se razonen importantes en la afectacin de

la Productividad dentro de la organizacin, basndonos en un anlisis de sensibilidad nos

permitir clasificarlo en alguno de estos tres grandes elementos de la Gestin Integral y/o

dependiendo de su nivel e interaccin.

MEDICIN Y GESTIN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

El objetivo final que se busca obtener dentro del Clima Organizacional es dar a conocer

y explicar los motivos por los que las personas que trabajan en una organizacin se sienten

ms o menos motivadas al ejercer sus obligaciones y responsabilidades profesionales.

Conocer las causas profundas de la motivacin es de gran importancia, porque ello nos

permitir actuar sobre stas para aumentar la estimulacin de las personas. Y la razn por la

cul a cualquier empresa debera interesarle que las personas estn motivadas es muy

simple: todos los estudios certifican que la relacin existente entre la motivacin de los

empleados y los resultados de la empresa es muy fuerte.

Las empresas, tanto Pymes como las ms grandes organizaciones, deben medir y

gestionar el Clima Organizacional para conseguir mejores resultados organizacionales as

como econmicos. En el caso de las pequeas empresas, el factor humano suele ser an

ms importante que en las grandes empresas, ya que en la mayora de los casos no se

dispone del potencial econmico, ni la inercia del mercado y mucho menos la marca

asociados a las grandes corporaciones.

Como se explica, adems de medir el Clima Organizacional, es claro que debemos y

podemos intervenir en l para gestionarlo. Con el propsito de modificarlo, obvio, de la

forma que ms nos convenga, para obtener los mejores resultados en la empresa.
 As pues, una vez teniendo los resultados que nos explican la situacin actual, podremos

planear el Clima Objetivo que deseamos para los prximos aos o bien para un perodo de

tiempo determinado, para luego incurrir en los factores determinantes a lo largo del estudio

de manera que nos lleven al objetivo pronosticado.

En aos continuos adecuaremos los objetivos y corregiremos el camino a seguir en

acuerdo con la evolucin de la empresa. Una metodologa de gestin del Clima

Organizacional es parecida a la que se usara para realizar el presupuesto econmico para el

prximo ao, con la diferencia que, en el caso que para medicin del Clima Organizacional,

estaremos tratando con elementos intangibles, es decir, que no pueden interpretarse,

medirse ni manejarse de igual modo al usado en la inclinacin tangible de la empresa.

La gestin y evaluacin del Clima Organizacional es, entonces, un elemento

fundamental para la correcta gestin de las organizaciones y, como tal, es una parte

indispensable en las metodologas de gestin empresarial ms acreditadas de la actualidad

(Balanced Scorecard, EFQM, etc.).

LAS ENCUESTAS DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

El mtodo ms habitual para evaluar el Clima Organizacional involucra el uso de

encuestas a los empleados, otros pueden ser entrevistas personales, o bien por medios

electrnicos. Disear y llevar a cabo las encuestas de Clima Organizacional puede llegar a

ser un tema algo complejo pues requiere poseer ciertos conocimientos sobre Clima

Organizacional, psicologa, estadstica y metodologa de encuestas, entre los ms

importantes. Por lo que en muchos casos las empresas deciden subcontratar su elaboracin

a empresas especializadas en este tema que ya cuentan con las herramientas, el know-how,

y software necesarios para llevar a cabo este tipo de metodologas.

Un aspecto muy importante que se debe tener en cuenta cuando se realiza una encuesta

de Clima Organizacional es el anonimato. La metodologa debe permitir resguardar el

anonimato del personal encuestado, un factor preciso si queremos asegurar la mayor

sinceridad en las respuestas. La subcontratacin de empresas externas para la realizacin de

las encuestas es en este caso una garanta de anonimato anexo para los empleados.

De una manera general, los cuestionarios o encuestas de Clima Organizacional suelen

estar formados por los siguientes tres tipos de preguntas:

Demogrficas y de segmentacin: Nos permiten adquirir informacin acerca del

encuestado que usaremos posteriormente para enriquecer el anlisis grupal de los

resultados.
 De Clima Organizacional: Nos permiten valuar los factores determinantes de la

motivacin. Esta es la parte ms crtica de las encuestas de Clima, puesto que

debe contener las preguntas precisas que evalan los factores adecuados que

forman parte del Clima Organizacional de la empresa. La mayora de las

empresas que se dedican a realizar encuestas de Clima ya cuentan con patrones de

encuestas que adaptan a la singularidad de las empresas que los subcontratan, es

decir a sus clientes.

Preguntas abiertas: Nos permiten adquirir un conocimiento ms cualitativo del

Clima Organizacional que nos ayudar a modular los resultados obtenidos por

razn de los otros cuestionarios.

En muchas ocasiones las empresas aprovechan la ejecucin de una encuesta de Clima

Organizacional para introducir en ella algunas preguntas que, aunque no estn estrictamente

relacionadas con el Clima Organizacional, pueden servir a la empresa para optimizar su

gestin organizativa. Las encuestas de Clima obtienen con frecuencia factores y preguntas

para evaluar la satisfaccin de los empleados sobre varios departamentos (finanzas o

calidad, por mencionar algunos), y otros temas de inters para la compaa.

Es importante enfrentar la realizacin de una encuesta de Clima Organizacional con

unas expectativas temporales claras de lo que representa un propsito de este tipo. El

tiempo de duracin de un proyecto de anlisis y evaluacin del Clima Organizacional es

pocas veces menor a uno o dos meses, puesto que este tipo de evaluacin necesita pasar por

diversas fases:
 Diseo de la encuesta: Deben definirse las preguntas, los factores, el tipo de escala

de respuestas, la muestra (si es necesaria), las variables de segmentacin y el

formato de la encuesta (por ejemplo, los temas de anonimato). Es tambin

conveniente disear el cuadro de mando que la empresa deber utilizar para

gestionar el Clima Organizacional. Este cuadro de mando describe la relacin que

hay entre las preguntas y los factores que generan la motivacin.

Comunicacin: Se define e implementa la estrategia de comunicacin que tendrn

para-con los empleados. Esta fase es muy importante para hacer copartcipes a los

empleados del proyecto de Clima Organizacional. Tambin permite maximizar la

participacin en la encuesta y eliminar las posibles alusiones sobre el anonimato,

Realizacin de la encuesta: Hace tiempo nicamente se usaban cuestionarios en

hojas de papel. En la actualidad, stos estn siendo progresivamente reemplazados

por el formato electrnico, que permite una mayor rapidez, comodidad y ahorro de

costes. El software de encuestas actual permite combinar los cuestionarios en papel

con la captura de los datos a travs de Internet, creando sitios web para contestar los

cuestionarios. Los empleados pueden acceder a estos sitios web con claves de

identificacin privadas, tanto desde su puesto de trabajo como desde cualquier

punto de acceso a Internet.

Anlisis y comunicacin de resultados: En esta fase se transfiere la obtencin de

resultados, generacin de informes y definicin de la estrategia a seguir. Una vez

 que la direccin de la empresa ya ha analizado los resultados, es conveniente

participar los resultados globales a todos los empleados, quienes participaron en la

evaluacin. Esto permite implicarles en el proyecto de Clima, lo que causar una

motivacin adicional y posibilitar una mayor participacin en las encuestas futuras.

En una visin general y a la vez detallada estos son los pasos que se definen para la

medicin del Clima Organizacional:

Figura 2.3 Pasos para la Medicin del Clima Organizacional

Cada variable se define tomando en cuenta el punto de vista y la opinin de los

Gerentes o Lderes que interactan en el Proyecto o que trabajan en el

procedimiento para la medicin del Clima Organizacional, de tal forma que se

asegura la correcta medicin de cada variable, ya que para cada empresa las

variables pueden tener diferentes significados de conceptos.

 Asimismo dentro de la construccin de las preguntas o el cuestionario ste

contendr algunas de las siguientes consideraciones generales que permitan su

veracidad en la informacin adquirida y agilidad en la obtencin de resultados:

Lista de variables (aspectos) que se consideran importantes y que afecten la

Productividad.

Trminos importantes claramente definidos.

Trminos generales y en lo posible lo menos tcnicos.

Lo ms breve posible y slo lo bastante extenso para obtener datos esenciales.

Evasin de preguntas incomodas.

Fcil de clasificar o interpretar.

Respuestas de opcin mltiple.

Para la construccin del sistema de captura en Excel se puede utilizar un modelo

simple que rena toda la informacin por rea o departamento y sume el total de ellos en la

empresa, reflejando los resultados de la misma, en una grafica, siendo sta la que el analista

decida.