Asociacin Espaola de Documentacin e Informacin

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DOCUMENTOS DE TRABAJO
OCTUBRE 2011 - 1 revisin

SERIE ISO 30300:

SISTEMA DE GESTIN PARA
LOS DOCUMENTOS

AUTORA:
Carlota Bustelo Ruesta

Asociacin Espaola de Documentacin e Informacin
COMIT EDITORIAL:
Paz Fernndez y Fernndez-Cuesta
Myriam Martnez San Emeterio
Carmen Morales de Sanabria
Jess Robledano Arillo
EDITORIAL:
SEDIC. Asociacin Espaola de
Documentacin e Informacin Cientfica
www.sedic.es
AUTORA:
Carlota Bustelo Ruesta
DISEO:
Jos Manuel Gonzlez
PATROCINADO POR:
LICENCIA CREATIVE COMMONS:
Serie ISO 30300: sistema de gestin para
los documentos por Carlota Bustelo Ruesta
se encuentra bajo una Licencia Creative
Commons Reconocimiento-NoComercial-
SinObraDerivada 3.0 Espaa.
No se permite un uso comercial de la obra
original ni la generacin de obras derivadas.
Carlota Bustelo Ruesta
Licenciada en Geografa e Historia por la Universidad
Complutense de Madrid. Diplomada en Archivstica y Documentacin
por el Centro de Estudios Bibliogrficos y Documentarios
del Ministerio de Cultura de Espaa.
ESPECIALIDAD
Gestin documental.
Gestin de la informacin y los contenidos.
Planificacin de unidades de informacin.
Evaluacin e implantacin de herramientas tecnolgicas
de gestin de la informacin.
Planificacin, implementacin y auditora de sistemas de gestin
para los documentos.
Normalizacin de la gestin documental.
TRAYECTORIA PROFESIONAL
Consultora independiente especializada en gestin de la informacin,
los contenidos y los documentos http://www.carlotabustelo.com (2011- ).
Socia-Directora de Inforrea S.L (1996-2010).
Socia-Directora de Gabinete de Asesores Documentalistas (1984-1996).
Stageire en la Oficina de Representacin de la Comisin de las Comunidades
Europeas en Madrid. Asignada al Centro de Documentacin e Informacin
(1983-1984).
Responsable del Centro de Documentacin de Arthur Andersen (1983).
NORMALIZACIN
Presidenta del Subcomit Tcnico de Normalizacin Informacin y
documentacin- Gestin de documentos y aplicaciones de AENOR
(CTN50/SC1) (2008- ).
Convenor del Grupo de trabajo Management system for records- Requirements.
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
Del Subcomit de Normalizacin- Information and Documentation- Archives/
Records management de ISO ( ISO TC46/SC11/WG9) (2007- ).
Jefe de la Delegacin Espaola en el Subcomit de Normalizacin
- Information and Documentation- Archives/Records management de ISO
(ISO TC46/SC11) (2004- ).
Vicepresidenta del Subcomit Tcnico de Normalizacin Informacin y
documentacin- Gestin de documentos y aplicaciones de AENOR (CTN50/SC1)
(2006-2008).
Responsable del Grupo de Trabajo de Gestin de documentos
del Comit Tcnico de Normalizacin- Informacin y Documentacin
de AENOR (CTN50) (2003-2006).
2
 NDICE

1 INTRODUCCIN 4

2 EN QU SE BASA LA SERIE ISO 30300? 5

2.1 Estructura. 6
2.2 Qu es un sistema de gestin para los documentos? 7
2.3 El vocabulario. 8
2.4 Relacin con otras normas de gestin documental: ISO 15489, ISO 23081, ISO 16175, etc... 8

3 CULES SON LAS RAZONES PARA SU IMPLANTACIN? 10

3.1 La importancia estratgica de la informacin y las evidencias. 11
3.2 La complementariedad con otros sistemas de gestin ISO 9001, 14001, etc. 12
3.3 Beneficios de la implantacin de un SGD 30301. 14
3.4 Dnde se puede implantar? 15

4 CULES SON LOS REQUISITOS DE LA NORMA? 17

4.1 Generalidades. 18
4.2 Anlisis previo. 18
4.3 Poltica, compromiso y roles. 20
4.4 Riesgos, objetivos y planes. 21
4.5 Recursos, capacitacin y documentacin. 22
4.6 Procesos y aplicaciones de gestin documental. 24
4.7 Evaluacin. 26
4.8 Gestin de no-conformidades, acciones correctivas y mejora continua. 28
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

5 CUMPLIMIENTO Y VERIFICACIN 29
5.1 Generalidades. 30
5.2 Tipos de verificacin. 30
5.3 El perfil del auditor. 31
5.4 La certificacin por terceras partes. 32

6 GLOSARIO Y ENLACES DE INTERS 34

3
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INTRODUCCIN
L
ISO (International Organization for Standari-
zation) es la organizacin internacional ms
prestigiosa en normalizacin. Sus normas son
ampliamente aceptadas en los cinco continentes
y adoptadas por muchos organismos nacionales
de normalizacin como normas nacionales (en el
caso de Espaa AENOR como normas UNE). Exis-
ten normas ISO sobre infinidad de materias, que
cubren todo el espectro de la actividad humana.
Si bien en sus inicios las normas ISO se centraron
en la normalizacin de productos, como el tamao
de las hojas de papel, las medidas de los tornillos
o los materiales elctricos, a partir de los aos 90
del siglo pasado se inici el camino de la normali-
zacin de la gestin de las organizaciones. Nadie
poda prever entonces el gran xito alcanzado
por la serie de normas ISO 9000, por la que ISO
es comnmente reconocida fuera de los crculos
especializados.
La normalizacin de la gestin se basa en que
la aplicacin de buenas prcticas redundar en
enormes beneficios para las organizaciones, ya que
les ayudar a alcanzar sus objetivos teniendo en
cuenta a todas las partes interesadas.
Dentro de este contexto se redactaron las primeras
normas ISO de gestin de documentos, las ISO
15489, parte 1 y 2 Gestin de documentos, cuya
primera publicacin ISO es del ao 2001. Enten-
diendo como documentos toda la informacin
creada y recibida, como evidencia o informa-
cin por una organizacin en el ejercicio de sus
funciones, esta primera publicacin coincide con
acontecimientos de repercusin internacional en
los que la gestin de la informacin tiene un papel
relevante (por ejemplo, los escndalos de ENRON y
Arthur Andersen). La normalizacin en este campo,
si bien est estrechamente vinculada con la nor-
malizacin archivstica, difiere de la misma en tanto
que propone la gestin de los documentos desde
su creacin y no slo desde su incorporacin a los
archivos.
Adems el entorno fundamentalmente digital de
las organizaciones del siglo XXI requiere de nuevas
tcnicas y soluciones, que slidamente basadas en
los principios archivsticos bsicos, se adapten y
sepan dar respuesta a las nuevas condiciones.
Dentro de las muchas normas ISO que inciden
sobre aspectos de gestin, existe un conjunto
1
de normas conocidas como MSS (Management
System Standard), que proponen una metodologa
concreta para gestionar las organizaciones. Esta
metodologa se basa en los ciclos de mejora
continua, posible en base a la definicin de
objetivos y la elaboracin de procedimientos
que permiten la medicin de los resultados y
la aplicacin de medidas correctivas cuando se
producen desviaciones sobre lo previsto (no
conformidades). Los ejemplos ms conocidos y
exitosos de estas normas son la serie 9000 (Sistema
de gestin de calidad), la serie 14000 (sistema de
gestin medioambiental) y la serie 27000 (Sistema
de gestin de seguridad de la informacin). La
serie de normas ISO 30300, Sistema de gestin
para los documentos, que se presentan en esta
publicacin, suponen la alineacin de las tcnicas y
los procesos documentales con la metodologa de
los sistemas de gestin.
La serie de normas 30300 nace con una vocacin
integradora con los otros sistemas de gestin.
En la implantacin de los MSS existe un fuerte
componente de gestin de documentos. El
propio sistema de gestin se basa en la existencia
de una poltica y objetivos documentados y de
unos procedimientos que describen los distintos
procesos incluidos en el sistema de gestin. Al
mismo tiempo los procesos de trabajo deben
generar evidencias que permitan comprobar
que se han realizado segn los procedimientos
definidos. El sistema de gestin para los
documentos propuesto en las ISO 30300 puede
por lo tanto implementarse integrado con otros
sistemas de gestin permitiendo con poco
esfuerzo ampliar la eficacia de los mismos. Tambin
puede implementarse en organizaciones de
cualquier tamao o sector, que no necesariamente
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
hayan implementado otros MSS.
Para la implantacin de un sistema de gestin
30300 es imprescindible el liderazgo de la alta
direccin y la implicacin de toda la organizacin.
Los responsables directos de la implantacin
deben tener conocimientos de gestin
documental al tiempo que de sistemas de gestin.
Esta gua pretende ser un punto de partida para
los profesionales de la informacin que quieran
involucrarse en la implantacin de la 30300. Explica
cuales son los requisitos principales de la norma,
los beneficios de su implantacin y las opciones
para la verificacin de su cumplimiento.
4
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LA SERIE ISO 30300?

EN QU SE BASA
2

5
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
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2.1 ESTRUCTURA

LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 SE INICIA EN 2011 CON LOS DOS PRIMEROS PRODUCTOS:
ISO 30300 (2011)- Management System for records-Fundamental and vocabulary
ISO 30301 (2011)- Management System for records-Requirements
AMBAS NORMAS TENDRN SU EQUIVALENTE UNE ISO A NIVEL NACIONAL,
QUE SERN PROBABLEMENTE PUBLICADAS EN LOS PRIMEROS MESES DEL AO 2012:
UNE ISO 30300 (2012?)- Sistema de gestin para los documentos- Fundamentos y vocabulario
UNE ISO 30301 (2012?)- Sistema de gestin para los documentos-Requisitos

L
a norma 30301 es la norma principal de la
serie donde se establecen los requisitos para
la implantacin de un Sistema de gestin para
los documentos (SGD en adelante), y sobre la que se
realizarn las evaluaciones y posibles certificaciones.
Todas la dems normas de la serie se referirn a esta
norma principal.
La norma 30300 es la norma paraguas o introductoria
de toda la serie. Define el vocabulario o terminologa
que se va a utilizar en el resto de las normas y
presenta la justificacin y enfoque de toda la serie.
Durante el desarrollo de estas normas se inici al ms
alto nivel de ISO un movimiento de armonizacin
e integracin de todos los MSS. Representantes de
todos los comits tcnicos que tenan o estaban
desarrollando un MSS se constituyeron en un grupo
con la misin de consensuar una estructura, un
texto y unas definiciones que se aplicaran a todos
los MSS, para facilitar la implantacin integrada de
todas estas normas. El resultado de este proceso no
ha sido todava formalmente aprobado, pero los dos
primeros productos de la serie 30300 incorporan gran
parte de las propuestas de este grupo. Tal como est
planificado en los prximos aos todas las normas
MSS de requisitos (incluidas las ms conocidas
como la ISO 9001 o la 14001) tendrn una estructura
idntica y unos requisitos comunes redactados de la
misma forma, muy prximos a la redaccin actual de
la ISO 30301. A los requisitos comunes se les habr
aadido los requisitos especficos de cada norma,
que como veremos posteriormente se centran
especialmente en la parte operativa.
Del mismo modo la definicin de trminos comunes
estar alineada con el vocabulario de la ISO 30300.
Est previsto el desarrollo de ms productos dentro
de la serie 30300, aunque todava no se ha iniciado
formalmente el proceso de redaccin de los mismos.
En la siguiente figura se reproduce el esquema con el
que se trabaja y los distintos grados de desarrollo.

MANAGEMENT SYSTEMS FOR RECORDS STANDARDS RELATED STANDARDS & TECHNICAL REPORT
Governance framework for records sImplementation of records processes
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

FUNDAMENTALS ISO 30300 ISO 15489 ISO 23081 ISO TR ISO DTR
Management systems for records-Fundamentals Records management. Metadata for records. 26122 17068
& TERMINOLOGY and vocabulary General-1 Principles-1 Work Trusted
process Third Party
Guidelines-2 Conceptual and analysis for Repository
implementation records for Digital
REQUIREMENTS ISO 30301
issues-2 Records
Management systems for records -Requirements
Self assessment
ISO 30303 method-3
Management systems for records-Requirements
for bodies providing audit and certification

ISO TR 13028 ISO 13008 ISO 16175

Implement- Digital Principles and Functional Requirements for
GUIDELINES ISO 30302
ation records Records in Electronic Office Environments-1
Support High Management systems for records:
guidelines for conversion
Guidelines for Implementation
Level Structure digitization of and Digital records management systems -2
Elements records migration Business systems 3
ISO 30304
process
Management systems for records:
Assessment guide

En discusin En desarrollo

6
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2.2 QU ES UN SISTEMA DE GESTIN

PARA LOS DOCUMENTOS?

L
a palabra sistema en espaol o system en cuya metodologa ha sido implementada con xito
ingls se ha convertido en un comodn que en muchas organizaciones.
se utiliza en diferentes contextos no siempre
Estamos por lo tanto en el terreno la gestin de
con el mismo significado. Aunque se pueda discutir
las organizaciones o management, utilizando las
con muchos argumentos, las TIC (tecnologas de la
tcnicas y conocimientos de lo que habitualmente
informacin y las comunicaciones) se han apropiado
conocemos como gestin documental.
del trmino y las mayor parte de las personas
interpretan sistema, como sistema de informacin, o Sin embargo, tenemos que reconocer otros contextos
aplicacin informtica. Cuando no es as nos vemos donde se utilizan expresiones y acrnimos parecidos,
obligados, como en este caso, a dar explicaciones y sin referirse exactamente a lo mismo. En la disciplina
definiciones para entender a que nos referimos. archivstica muchas veces se utiliza sistema de
gestin documental para referirse al conjunto de
Los sistemas de gestin se definen como el
procesos y controles documentales. Estos procesos y
conjunto de elementos interrelacionados o que
controles son uno de los elementos importantes de
interactan en una organizacin con el fin de
un SGD segn la norma 30301, como veremos ms
establecer polticas y objetivos, y los procesos para
adelante, pero no se identifican con todo el sistema.
alcanzarlos. Cuando hablamos de Sistema de gestin
En las TIC las aplicaciones que se comercializan
para los documentos (SGD), nos estamos refiriendo
o se desarrollan para gestionar los documentos
a ese conjunto de elementos en lo relativo a los
electrnicos tambin son llamados muchas veces
documentos.
sistemas de gestin documental.
La norma IS0 30301 propone un sistema muy
concreto de gestin basado en la mejora continua,

SISTEMA DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS ISO 30301

DENOMINACIN SERIE ISO 30300

Conjunto de elementos interrelacionados con el fin de Sistema de gestin para los

establecer polticas, objetivos y procesos para alcanzarlos documentos (SGD)
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

en relacin con los documentos

Sistema que regula la creacin, la recepcin, el Procesos de gestin documental

mantenimiento, el uso y la disposicin de los documentos

Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita Aplicacin de gestin documental

el acceso a los documentos a lo largo del tiempo

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2.3 EL VOCABULARIO

L
a norma ISO 30300 recoge todo el vocabulario Los relacionados con los documentos
bsico que se utilizar en todos los productos de
la familia. El establecimiento de un vocabulario Los relacionados con los procesos
y definiciones normalizadas presenta siempre gran de gestin documental
dificultad y controversias, que slo pueden ser
Los dos primeros grupos incluyen todos los trminos
reducidas si se utiliza una metodologa rigurosa
que deben ser compartidos con el resto de los MSS,
para el desarrollo del mismo. Este es el caso de la
normas de sistemas de gestin, y que tras el proceso
norma ISO 30300, que adems incluye en su Anexo
de armonizacin acabarn siendo las definiciones
A la descripcin de la metodologa utilizada para
comunes de todas ellas (ISO 9000, 14000, 27000, etc.)
el desarrollo del vocabulario y los diagramas de
conceptos. Los dos segundos corresponden a las definiciones
propias de los procesos de gestin documental en un
LOS DISTINTOS TRMINOS HAN SIDO ADEMS
lenguaje comprensible a los usuarios potenciales de
AGRUPADOS EN CUATRO GRANDES APARTADOS:
la norma.
Los relacionados con la gestin Para el entendimiento de la serie de normas
Los relacionados con el sistema de gestin ISO30300 es bsico tener como punto de referencia la
definicin de cada uno de los trminos.
para los documentos

2.4 RELACIN CON OTRAS NORMAS DE GESTIN

DOCUMENTAL: ISO 15489, ISO 23081, ISO 16175, ETC.
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

L
as normas ISO 30300 tienen una relacin
muy estrecha con otras normas de gestin
de documentos, especialmente con todas
las redactadas por el Subcomit Tcnico de ISO,
denominado Archive/Records Management (TC46/
SC11, en la numeracin de ISO), cuyo grupo de
coordinacin se encarga de controlar la coherencia
de todas las normas publicadas.
Las primeras normas de gestin de documentos
fueron las ISO 15489, partes 1 y 2, que se publicaron
en 2001, y se adoptaron como normas UNE en
2006. Estas se reconocen en la introduccin, tanto
de la ISO 30300 como de la ISO 30301 como las
normas fundacionales. Partiendo de las mismas
se han desarrollado otras normas que abordan
distintos aspectos de los controles y procesos de
gestin documental, otras se estn desarrollando y
es previsible que el futuro existan algunas ms de
acuerdo con las necesidades del mercado.

8
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NORMAS PUBLICADAS
NORMAS ISO EQUIVALENTES UNE ISO

ISO 15489-1:2001 UNE-ISO 15489-1:2006

Information and documentation -- Records management Informacin y documentacin. Gestin de documentos.
-- Part 1: General Parte 1: Generalidades

ISO/TR 15489-2:2001 UNE-ISO/TR 15489-2:2006

Information and documentation -- Records management Informacin y documentacin. Gestin de documentos.
-- Part 2: Guidelines Parte 2: Directrices

ISO 16175-1:2010 En preparacin

Information and documentation -- Principles and
functional requirements for records in electronic office
environments -- Part 1: Overview and statement of
principles

ISO 16175-2:2011 En preparacin

Information and documentation -- Principles and
functional requirements for records in electronic office
environments -- Part 2: Guidelines and functional
requirements for digital records management systems

ISO 16175-3:2010 En preparacin

Information and documentation -- Principles and
functional requirements for records in electronic office
environments -- Part 3: Guidelines and functional
requirements for records in business systems

ISO 23081-1:2006 UNE-ISO 23081-1:2008

Information and documentation -- Records management Informacin y documentacin. Procesos de gestin de
processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles documentos. Metadatos para la gestin de documentos.
Parte 1: Principios.

ISO 23081-2:2009 UNE-ISO 23081-2:2011

Information and documentation -- Managing metadata Informacin y documentacin. Procesos de gestin de
for records -- Part 2: Conceptual and implementation documentos. Metadatos para la gestin de documentos.
issues Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales.

ISO/TR 23081-3:2011 En preparacin

Information and documentation -- Managing metadata
for records -- Part 3: Self-assessment method

ISO/TR 26122:2008 UNE-ISO/TR 26122:2008 IN

> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

Information and documentation -- Work process analysis Informacin y documentacin. Anlisis de los procesos de
for records trabajo para la gestin de documentos.

ISO/TR 13028:2010 En preparacin

Information and documentation - Implementation
guidelines for digitization of records

Estas normas de buenas prcticas, que se centran en los procesos y controles de gestin documental, son la base de la operacin del
Sistema de gestin establecido en las ISO 30300. Desde el punto de vista prctico una organizacin que decida implantar un Sistema
de Gestin ISO 30300, tendr a su disposicin el resto de las normas e informes tcnicos para orientar la puesta en operacin de los
procesos y controles documentales.

9
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3

CULES SON LAS

RAZONES PARA SU
IMPLANTACIN?

> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

10
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3.1 LA IMPORTANCIA ESTRATGICA
DE LA INFORMACIN Y LAS EVIDENCIAS
T
odas las organizaciones, independientemente
de su tamao o la naturaleza de sus actividades,
generan informacin de sus procesos de
trabajo. Los documentos, como un tipo de recurso
de informacin, son activos parte del capital
intelectual de una organizacin.
Desde hace muchos siglos, especialmente desde la
difusin de la tecnologa del papel, las organizaciones
han dejado constancia de sus actividades en
diferentes documentos, algunos de los cuales
han sobrevivido y sirven de base hoy en da para
la investigacin histrica. Las organizaciones se
han desarrollado y trasformado pero han seguido
documentando sus actividades para tener
constancia de las mismas y para poder evidenciar
los distintos acuerdos con las partes interesadas.
El proceso de documentar ha estado tan
intrnsecamente ligado a cualquier actividad que no
poda pensarse en el mismo como algo estratgico.
Han sido los distintos cambios tecnolgicos: las
fotocopiadoras, el fax, el ordenador, internet, la
automatizacin de procesos, las bases de datos, el
correo electrnico, etc., los que facilitando el trabajo
y el desarrollo de las organizaciones modernas han
cambiando la forma de documentar los procesos
de trabajo. Han tenido que conocerse malas
experiencias de prdida de datos, de destruccin
incontrolada o de imposibilidad de recuperacin
de documentos necesarios para la demostracin de
determinadas actuaciones, para que desde distintas
aproximaciones se reflexione sobre la importancia
estratgica de la buena gestin de la informacin
para que las organizaciones progresen.
El propsito de implementar un SGD es la gestin
sistemtica y verificable de los documentos
como informacin acerca de las actividades de la
organizacin. Los beneficios se pueden encontrar en
distintas reas o facetas de la organizacin:
a) Llevar a cabo las actividades de la organizacin y
prestar los correspondientes servicios eficientemente;
b) Cumplir con los requisitos legislativos, reglamentarios
y de rendicin de cuentas
c) Optimizar la toma de decisiones, la consistencia
operativa y la continuidad del negocio
d) Facilitar el funcionamiento efectivo de una
organizacin en el caso de un desastre
e) Proporcionar proteccin y apoyo en los litigios, que
incluye la gestin de los riesgos asociados con la
existencia o no, de falta de pruebas de una actividad
organizativa
f) Proteger los intereses de la organizacin y los
derechos de los empleados, los clientes y las partes
interesadas actuales y futuras.
g) Soportar las actividades de investigacin y desarrollo
h) Apoyar las actividades promocionales de la
organizacin; y
i) Mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar
la responsabilidad social.
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
(ISO 30300, Seccin 2.3.1.)
11
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3.2 LA COMPLEMENTARIEDAD CON OTROS SISTEMAS
DE GESTIN ISO 9001, 14001, ETC.
M
uchas organizaciones en los cinco
continentes han implantado como
metodologa de gestin alguna de
las normas de sistemas de gestin que hacen
hincapi en alguno de los aspectos a gestionar
en una organizacin. Entre las normas de gestin
generalistas, existen algunas ms que se aplican a un
sector especfico. Entre las ms implantadas estn:
ISO 9001- Sistema de gestin de calidad, que
incide en establecer los objetivos y la poltica de la
organizacin con la intencin de mejorar la calidad
de sus productos y servicios.
ISO 14001- Sistema de gestin medioambiental,
que propone el establecimiento de una poltica
y objetivos de la organizacin con respecto a su
impacto en el medio ambiente.
ISO 27001- Sistema de gestin de la seguridad de
la informacin, cuya poltica y objetivos se centran
en la seguridad de la informacin gestionada por las
tecnologas de informacin y la comunicacin.
En el ao 2011 se ha publicado adems otra norma
de Sistema de gestin de la energa, la ISO 50001,
que promete un gran xito ya que su propsito es la
poltica energtica eficiente en las organizaciones.
En este grupo de normas se tienen que mencionar,
aunque no son exactamente normas de sistemas
de gestin, dos normas ISO que tienen una altsima
incidencia en la gestin de las organizaciones.
La ISO 31000- Gestin del riesgo, que propone la
metodologa para la gestin de riesgos, que es
una parte implcita en todos los dems sistema de
gestin, y la ISO 26000- Responsabilidad social,
que propone una nueva filosofa de gestin de las
organizaciones con respecto a la sociedad en la que
interactan, que supone integrar los objetivos de las
organizaciones con los objetivos de la sociedad.
En todas ellas, una parte esencial de su
planteamiento es la creacin de documentos
(documentacin) que rigen el sistema de gestin:
de la planificacin del mismo (poltica, objetivos
y planes), de la operativa (procedimientos), del
anlisis de riesgos o del impacto de la actividad de
la organizacin en la sociedad. Otro de los pilares
de esta forma de entender las organizaciones es
que todas las evidencias de las actividades de la
misma queden documentadas, de manera que
posteriormente puedan ser auditadas y sirvan como
prueba de determinados comportamientos.
Esta filosofa es, por lo tanto, inherente a la gestin
de los documentos desde su creacin, y durante su
gestin, consulta y mantenimiento durante todo el
tiempo que sean necesarios. De hecho, la mayor
queja en los implantadores de sistemas de gestin
es lo burocrtico y tedioso que es el tema de la
documentacin.
Por esto, la serie de normas 30300 nace desde
el principio con una voluntad integradora.
Estableciendo una poltica y unos objetivos de
gestin documental, se ayuda a las organizaciones
en la implantacin de otros sistemas de gestin, en
las tareas de gestin de riesgos y el ejercicio de la
responsabilidad social.
La implementacin de la serie de normas ISO 30300
ayudar a las organizaciones a cumplir con los objetivos
de otras Normas de sistemas de gestin como la calidad,
la gestin de riesgos, el cumplimiento y la seguridad
ayudando por lo tanto al cumplimiento de los objetivos
de la organizacin. Ello se consigue:
1) Asegurando que se crea, gestiona y se hace accesible
durante todo el tiempo que se necesita informacin
fidedigna y fiable sobre, y evidencia de, las actividades
realizadas dentro de un sistema de gestin.
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
2) Estableciendo un enfoque sistemtico y verificable
sobre los procesos de control de la documentacin de
otros sistemas de gestin.
3) Estableciendo un marco de evaluacin para los
procesos de control de la documentacin de otros
sistemas de gestin
4) Contribuyendo a la mejora continua del desempeo
de la organizacin mediante un sistema de gestin
integrado.
ISO 30300, cap. 2.7
12
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La integracin y complementariedad de las distintas terminologa. En el siguiente esquema se pueden ver

normas de gestin ser todava ms clara cuando la estructura propuesta, que ya sigue la norma 30301
se termine el proceso de convergencia iniciado y las secciones que sern compartidas con las otras
en ISO. Todas las normas de sistemas de gestin normas de sistemas de gestin.
compartirn estructura, requisitos comunes y

1. Scope 1. Alcance

2. Normative references 2. Referencias normativas

3. Terms and definitions 3. Trminos y definiciones

4. Context of the organization 4. Contexto de la organizacin

5. Leadership 5. Liderazgo

6. Planning 6. Planificacin

7. Support 7. Soporte

8. Operation 8. Operacin

9. Performance evaluation 9. Evaluacin del desempeo

10. Improvement 10. Mejora

Secciones principalmente comunes a todos los MSS

Secciones principalmente especficas de cada MSS

> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

13
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3.3 BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIN

DE UN SGD 30301

E
numerar los beneficios de la implantacin de
un SGD equivale, en primer lugar, a enumerar
los beneficios de tener una buena gestin
documental en una organizacin. Desde muchas
instancias se han repetido muchas veces, pero parece
que las organizaciones slo las llegan a apreciar
cuando se produce el efecto contrario y podemos
hablar de las consecuencias negativas de no tener
una buena gestin documental.
Sin embargo para alcanzar todos ellos no es
estrictamente necesario implantar un SGD ISO
30301, pues pueden existir otras metodologas que
obtengan los mismos beneficios.
IMPLANTAR UN SGD ISO 30301 TIENE
ADEMS OTROS BENEFICIOS QUE SE SUMAN
A LOS ANTERIORES:

a) La garanta de utilizar un modelo internacionalmente

AN AS, CONVIENE REPETIRLOS PARA aceptado para el establecimiento e implementacin
TENERLOS PRESENTES. LOS BENEFICIOS DE de polticas y objetivos.
UNA BUENA GESTIN DOCUMENTAL PUEDEN
ENCONTRASE EN: b)La integracin del enfoque de evaluacin de riesgos

a) El incremento de la eficacia de la organizacin c) La promocin de la mejora continua mediante la

b) El cumplimiento de la legislacin y los requisitos
de los entornos regulados
c) La efectividad del proceso de toma de decisiones
d) La eliminacin de informacin redundante y
duplicada
e) El aumento de la informacin compartida
por toda la organizacin
f) El incremento del rendimiento de las tecnologas
de la informacin
medicin de los resultados y la implementacin de un
proceso de auditora
d) La facilidad de un proceso de confirmacin del
cumplimiento de los requisitos mediante una
certificacin por una tercera parte independiente.
e) La integracin con otros sistemas de gestin, como
hemos visto en las seccin anterior.
Probablemente este segundo grupo de beneficios
harn todava ms apreciables los primeros.

g) El aseguramiento de la recuperacin frente

a desastres y la continuidad del negocio
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

h) La proteccin frente a posibles litigios

i) La defensa de los derechos e intereses

de todas las partes implicadas

j) La conservacin de la memoria corporativa

o colectiva

k) El apoyo a la responsabilidad social

de las organizaciones

14
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3.4 DNDE SE PUEDE IMPLANTAR?

E
l SGD 30301 puede implantarse en todo tipo de
organizaciones, de cualquier tamao, cualquier
sector y en cualquier localizacin geogrfica.
Todas las organizaciones producen documentos de
su actividad, por la que todas son susceptibles de la
implantacin de un SGD.
Dependiendo de la complejidad de la organizacin
el SGD requerir ms o menos recursos, pero como
veremos en la seccin de requisitos estos pueden ser
aplicados en cualquier contexto. De hecho, el primer
anlisis que se exige en la implantacin de un SGD
es el estudio del contexto de la organizacin, que se
explica en la seccin 4 de la ISO 30301.
forma su gestin documental. En algunas es posible
que incluso se conformen con que sus procesos y
controles documentales hayan seguido las buenas
prcticas descritas en las ISO 15489 y otras normas
e informes tcnicos relacionados, pero habr
otras en las que la alta direccin decida adems la
implantacin formal de un SGD 30301.
Potenciales
Gestin documental
formalizada

El resultado de este anlisis debe plasmarse en un

documento que contenga;
SGD ISO 30301

Los factores internos y externos que afectan a la

organizacin

Los distintos requisitos legales, reglamentarios o
de otra ndole que la organizacin debe cumplir por
estar en determinado pas y sector de actividad
El alcance de la implantacin del SGD. Por ejemplo
si es en toda la organizacin, en un rea o funcin
determinada, si es en un grupo de organizaciones,
etc.
Es este anlisis, paso previo y obligatorio en
la implantacin de un SGD ISO 30301, el que
determinar la complejidad del sistema de gestin.
Los requisitos de la norma 30301 aplican a aquellas
organizaciones que hayan decidido implantar un SGD
buscando los beneficios descritos anteriormente.
Sin embargo, como ha sucedido con otros sistemas
de gestin, como el propuesto para la seguridad
de la informacin en la ISO 27001, algunas de las
organizaciones que quieran formalizar su gestin
documental sin llegar a implantar un SGD podran
utilizar tambin la serie de normas 30300 como
directriz o gua en la implantacin de procesos y
controles.
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

Todas las organizaciones pueden implantar la ISO

Adems de este anlisis, e independientemente del
30301. Sin embargo podemos destacar algunas
tipo de organizacin, para implantar un SGD 30301
caractersticas que hacen a las organizaciones
es absolutamente imprescindible el apoyo de la alta
candidatos preferentes a la implantacin de un SGD
direccin. Si este apoyo y compromiso no existe es
30301:
mejor desistir de la implantacin, ya que no se trata
slo de una formulacin terica, sino de un requisito
obligatorio y demostrable. Lo veremos en ms detalle
Organizaciones que ya hayan implantado otra
norma de sistemas de gestin (9001, 14001,
en la prxima seccin. 27001, 50001, etc.). La complementariedad y la
implantacin integrada permite un menor esfuerzo,
Entre todas las organizaciones potenciales en donde
obteniendo grandes beneficios en la gestin
implantar un SGD 30301, existir un subconjunto
de la documentacin del sistema de gestin ya
ms pequeo decidido a formalizar de alguna
implantado.

15
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Organizaciones que hayan formalizado su
sistema de gestin documental siguiendo las
buenas prcticas de la ISO 15489 Los controles y
procesos documentales estarn operativos, por lo
que la implantacin de la 30301 se centrarn en la
elaboracin de la documentacin, la comunicacin y
en la puesta en marcha de los procesos de auditora,
revisin y mejora contina.
Organizaciones en que la informacin y la
documentacin sean el elemento principal de su
actividad. Un ejemplo claro son los organismos
reguladores, que ejercen su actividad recibiendo
informacin de sus regulados y del mercado donde
actan, la analizan y actan en consecuencia. Para
estas organizaciones la informacin no slo es
estratgica como para el resto, sino que adems es la
materia prima con la que trabajan.
Organizaciones en que el proceso de trasformacin
hacia en entorno digital requiera un replanteamiento
de la gestin de la informacin y los documentos. La
metodologa de la ISO 30301 permite abordar este
procesos con garantas de no estar inventando la
rueda
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
16
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LA NORMA?
LOS REQUISITOS DE
CULES SON
4

> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

17
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4.1 GENERALIDADES
L
os requisitos para la implantacin de un SGD
se describen en la norma ISO 30301. Todos los
requisitos son de obligado cumplimiento en
la implantacin de la norma y se reconocen por la
utilizacin del verbo debe en espaol o el verbo
shall en ingls. En esto se distinguen claramente
de las normas de buenas prcticas, que utilizan los
verbos debera o should que no indican ninguna
obligatoriedad.
Existen en el texto de la norma requisitos en cada uno
de las secciones y subsecciones, si bien para cada una
de ellas podemos distinguir un requisito principal o
general, que puede ser matizado con requisitos ms
concretos en algunas secciones o subsecciones.
4.2 ANLISIS PREVIO
L
os sistemas de gestin generalistas, que pueden
ser aplicados a cualquier tipo y tamao de
organizacin de cualquier sector y en cualquier
ubicacin, tienen que partir obligatoriamente de un
anlisis previo del contexto de la misma. Cumpliendo
los mismos requisitos a nadie se le escapa que no
puede ser igual un SGD de una tienda de barrio, que
el SGD de una gran compaa hidroelctrica.
En la norma 30301 existe adems un Anexo
normativo, el Anexo A, que incluye todos los
requisitos de los procesos y controles documentales.
En los siguientes captulos de este documento
explicaremos los requisitos agrupados por secciones
de la Norma. Se incluye en cada una de ellas una
tabla con los requisitos principales, las acciones
que deben llevarse a cabo para cumplir con los
mismos y como deben quedar documentadas. No
quiere decir esto que los requisitos ms concretos
o los definidos en el Anexo A no sean tambin de
obligatorio cumplimiento. En cualquier implantacin
es absolutamente necesaria la lectura en profundidad
de la norma ISO 30301 y la comprensin de todos sus
requisitos.
Precisamente por ello, los primeros requisitos para
establecer un SGD son los que obligan a identificar
los factores internos y externos y los requisitos de
negocio, legales o reglamentarios y de cualquier otra
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
ndole, as como a fijar el alcance del mismo.
18
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EJEMPLOS (PARA Factor externo: la altsima competencia de los productores asiticos

UNA EMPRESA hace que el producto se site en el mercado de lujo, que requiere una
MEDIANA DE documentacin exhaustiva de los materiales y los procesos de fabricacin.
FABRICACIN DE
Factor interno: La apuesta decidida del Consejo de Administracin por el
ZAPATOS compromiso con la responsabilidad social, que incluye el seguimiento de
CON LOCALIZACIN los distintos proveedores que deben asegurar la no utilizacin de mano de
EN LAS ISLAS obra infantil.
BALEARES, ESPAA)
Requisito de negocio: Es necesario el control individualizado de los pares
de zapatos que se exportan a distintos pases.

Requisito legal: La contabilidad de la empresa se rige por la modificacin

sectorial del Plan general Contable de 1991

Requisito de otra ndole: La empresa ha firmado con el Ayuntamiento en

el que se asienta su fbrica destinar el 05 de sus beneficios a programas
sociales que beneficien a la comunidad, que podrn ser auditados por los
tcnicos del Ayuntamiento una vez al ao.

Aunque el anlisis puede ser parecido en organizaciones similares, es

imprescindible hacerlo para cada organizacin en concreto. No necesariamente
organizaciones del mismo sector, tamao y pas son idnticas o funcionan igual.

Este anlisis debe repetirse en el proceso de revisin del SGD, puesto que las
circunstancias pueden cambiar a lo largo del tiempo.

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La organizacin debe tener en Anlisis del contexto de la Resultado del anlisis con lista de
cuenta los factores externos o organizacin factores externos e internos
internos pertinentes (4.1)
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

Para establecer objetivos la Anlisis de la legislacin, de los Lista de requerimientos bsicos

organizacin debe tener en cuenta
los requisitos de negocio, legales,
reglamentarios y de otra ndole en
la creacin y control de documentos
(4.2)
procesos de la organizacin y de de negocio, legislacin aplicable y
los compromisos adquiridos que otros compromisos
afectan a la creacin y control de
documentos

La organizacin debe definir y Decisin de la alta direccin sobre Documento escrito que defina el
documentar el alcance de su SGD. donde aplicar el SGD alcance del SGD (podra ser parte de
(4.3) la poltica)

19
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4.3 POLTICA, COMPROMISO Y ROLES

B
ajo el epgrafe de Liderazgo se agrupan en la
ISO 30301 todos los requisitos que deben ser
cumplidos por la alta direccin. La implantacin
de cualquier sistema de gestin requiere del
compromiso de la alta direccin de la organizacin,
que no slo debe ser terica sino efectiva y
demostrable.
El mximo compromiso es el establecimiento de una
poltica de gestin documental, que formalmente
debe quedar recogida en un documento que
ser el referente de todo el sistema. La poltica
es un documento de alto nivel, que establece las
estrategias de gestin documental y que acta como
un marco donde deben encuadrase los objetivos de
gestin documental. Es evidente que la alta direccin
no redactar el documento de poltica, que ser
preparado por los tcnicos correspondientes, pero si
debe hacer suyos los principios y haber valorado las
implicaciones de la misma. Adems se requiere que
la poltica sea formalmente aprobada, divulgada y
defendida a todos los niveles de la organizacin.
Adems de establecer la poltica la alta direccin
debe asignar los recursos necesarios para que
se implante el SGD. Y no slo los recursos sino la
asignacin de roles y responsabilidades.
La ISO 30301 exige que uno de los cargos de la
alta direccin sea el responsable del SGD. No se
pretende una responsabilidad en exclusiva, pero si
una asuncin de responsabilidades al ms alto nivel.
Lo habitual es que la persona en que recaiga esta
responsabilidad no tenga conocimiento tcnicos de
gestin documental, por lo que la ISO 30301 propone
para las organizaciones lo suficientemente complejas
que pueda existir adems un responsable operativo
del SGD.
Los roles y responsabilidades deben asignarse
adems a todos los niveles de la organizacin. Cada
uno debe conocer su responsabilidad con respecto al
SGD y adems debe conocer las de los dems.

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La alta direccin debe demostrar su La alta direccin debe comprender No existe una documentacin
compromiso (5.1) y apoyar el SGD especfica para demostrar este
compromiso

La alta direccin debe establecer La alta direccin debe discutir y Documento de poltica de gestin
una poltica de gestin documental aprobar las lneas estratgicas documental
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

(5.2) incluidas en un documento de

poltica. Este documento debe
ser formalmente aprobado y
difundido a todos los niveles de la
organizacin

La alta direccin debe asegurar
que los roles, responsabilidades y
competencias se definen, asignan y
comunican en toda la organizacin
y en las entidades o individuos que
trabajan en ella o en su nombre.(5.3)
Las responsabilidades y
competencias deben quedar
formalmente explicitadas y deben
ser conocidas y asumidas por todos
Es muy habitual que se incluyan
en el documento de poltica de
gestin documental, pero tambin
pueden incluirse en la descripcin
de puestos de trabajo o cualquier
otro instrumento habitual en la
organizacin.

20
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EJEMPLO (PARA Compromiso de la alta direccin: el establecimiento del SGD ha sido

UNA AGENCIA DE LA discutido en el Consejo de Direccin y se ha formalizado una partida
ADMINISTRACIN presupuestaria para su puesta en marcha)
AUTONMICA EN
Poltica de Gestin documental: Decreto publicado en el Boletn de la
ESPAA) Comunidad Autnoma aprobando la poltica de gestin documental

Asignacin de roles y responsabilidades: en la poltica se incluyen las

responsabilidades de determinados departamentos. Se nombra al Gerente
responsable del SGD. Se nombra al Jefe de Servicios de Archivos y Gestin
Documental, el responsable operativo del SGD.

4.4 RIESGOS, OBJETIVOS Y PLANES

L
os sistemas de gestin son al mismo tiempo
un sistema de prevencin de riesgos. Un SGD
especialmente pretende evitar todos los riesgos
de no crear los documentos necesarios de cada
actividad y de un inadecuado control de los mismos.
Pero la metodologa de gestin y mejora continua
no trata los riesgos slo como amenazas. Bajo la
influencia de la ISO 31000:2009. Risk management
(UNE ISO 31000:2010. Gestin del riesgo) riesgo,
cuya definicin es efecto de incertidumbre sobre
los objetivos, puede significar una desviacin
positiva o negativa sobre lo que se espera conseguir.
Cada organizacin debe identificar basndose en
definicin de objetivos y los planes para alcanzarlos
es un proceso conjunto.
Para cada objetivo de gestin documental, que
parte obligatoriamente de la poltica de gestin
documental, la planificacin debe incluir el, Quin?
Qu?, Cunto?, Cundo? Y Cmo?, o como
describe la propia norma:
Quin ser el responsable
Lo que se har
Qu recursos son necesarios
Cundo se completarn
Cmo se evaluarn los resultados
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

el anlisis previo realizado cuales son los riesgos

y oportunidades que necesitan tratamiento al
implantar el SGD.
Si se identifican acciones especficas para tratar estos
riesgos deben incluirse en los controles y procesos
documentales.
ISO 30301. Captulo 6.2
Es esta planificacin la que nos permite escalonar y
hacer viable la consecucin de objetivos cumpliendo
con los requisitos de la norma.

Como hemos visto la identificacin de riesgos

est totalmente ligada a los objetivos de gestin
documental, de modo que aunque en la norma
se describen de forma separada y secuencial, en
la implantacin real la identificacin de riesgos, la

21
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EJEMPLO
Objetivo Eliminar documentacin obsoleta
PYME SECTOR
CONSULTORA
Quin? Responsable de administracin,
con apoyo de empresa externa

Qu? Calendarios de conservacin para documentacin administrativa,

proyectos de consultora y formacin

Cunto? 12.000 contratacin externa

80 horas dedicacin interna

Cundo? dic 2011 - Administracin

jun 2012 - Proyectos consultora y formacin

Cmo? Viabilidad de la aplicacin efectiva

de los calendarios de conservacin

Riesgo: Que no se hayan definido adecuadamente las categoras o series

documentales donde aplicar los calendarios de conservacin, o que se
proponga una eliminacin inviable en la prctica.

Accin: Aprovechar la definicin de los calendarios de conservacin para

identificar los documentos y la clasificacin de los mismos y la viabilidad de
la eliminacin que se propone.

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La organizacin debe considerar los factores internos y Proceso de planificacin previo Plan de cumplimiento
externos y los requerimientos y determinar los riesgos a la implantacin del SGD de objetivos
y oportunidades que necesitan tratamiento (6.1)

La alta direccin debe asegurar que se establecen los Proceso de planificacin previo Plan de cumplimiento
objetivos de gestin documental y se comunican en a la implantacin del SGD de objetivos
los niveles y las funciones pertinentes dentro de la
organizacin (6.2)
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

4.5 RECURSOS, CAPACITACIN Y DOCUMENTACIN

E
l SGD, como cualquier otro sistema de gestin,
necesita de soporte para su implantacin. En
este captulo la norma 30301 identifica los
siguientes apartados:
Los recursos asignados al SGD, que se entiende que
son tanto humanos como materiales; y que varan
enormemente dependiendo del tamao y tipo de la
organizacin.
La capacitacin de los recursos humanos para
asumir la ejecucin y responsabilidad de los procesos
que se les asignan
La concienciacin y formacin del personal en la
importancia de cumplir con los requisitos del sistema
de gestin

22
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La comunicacin interna, y en su caso externa, de la
poltica y objetivos de la gestin documental
La documentacin del SGD
En el caso de un SGD, la propia documentacin del
sistema se convierte en el objeto de la poltica y
objetivos de gestin documental, y es controlada
por los procesos y controles documentales. En cada
una de las secciones y captulos se la norma se
indica cuando se debe documentar o incluir en la
informacin documentada una determinada accin,
pero en el captulo de documentacin se hace un
resumen de estos requisitos indicado que debe existir
un procedimiento especfico para la aprobacin de la
documentacin del propio SGD.
Los requisitos agrupados bajo el epgrafe de soporte
son probablemente los ms fciles de auditar, por
lo que en algunas implantaciones de otras normas
de gestin pasan a tener un papel protagonista,
identificando el propio sistema de gestin con
los requisitos de soporte. Estos son totalmente
necesarios para la implantacin del sistema pero no
son los objetivos del mismo.

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La alta direccin debe asignar y Definir la partida presupuestaria y Presupuesto y asignacin de

mantener los recursos que necesita asignar las responsabilidades responsabilidades en el documento
el Sistema de Gestin para los de poltica o cualquier otro utilizado
Documentos (SGD) (7.1) en la organizacin

La organizacin debe determinar Identificacin de la capacitacin Justificacin de la capacitacin en

la capacitacin necesaria para
el desempeo de los procesos y
aplicaciones de gestin documental
de la persona o personas que
trabajan en ella. (7.2)
necesaria para determinado puestos los expedientes personales de cada
y facilitacin de adquisicin de la persona asignada
misma mediante cursos o seminario
internos o externos.

La organizacin debe establecer un Establecimiento y aprobacin de un Plan de formacin propios o

programa de formacin continua plan de formacin inclusin en los planes generales de
en la creacin y el control de la organizacin
documentos. (7.3)
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

La organizacin debe establecer, Establecimiento y aprobacin de un Plan de comunicacin y constancia

implementar, documentar y plan de comunicacin de realizacin de las acciones
mantener los procedimientos para propuestas
la comunicacin interna sobre el
SGD y la poltica y objetivos de
gestin documental.(7.4)

La documentacin requerida por el Redaccin y aprobacin de la Existencia de un procedimiento

MSR debe estar controlada.(7.5) documentacin requerida por la para redaccin y aprobacin de la
Norma, segn el procedimiento documentacin.
definido La documentacin en si misma.

23
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4.6 PROCESOS Y APLICACIONES DE GESTIN DOCUMENTAL

L
a norma 30301 determina que las
organizaciones deben implementar los
procesos de gestin documental que le
permitan cumplir con los objetivos. Estos procesos
documentales se implementan en aplicaciones de
gestin documental, que en un porcentaje cercano
al 100% sern programas informticos, que sean
capaces de implementar los controles bien para la
documentacin en papel, bien para los documentos
electrnicos.
Antes de la implementacin de los procesos de
gestin documental, la metodologa de sistemas de
gestin requiere el diseo de los mismos, como una
profundizacin ms del proceso de planificacin.
Para el diseo de los procesos de gestin documental
la norma ISO 30301 plantea en su texto principal
cuales son los propsitos generales de los procesos
a implantar, remitiendo al ANEXO A para definir el
requisito de cada uno de los procesos, que aparece
bajo la columna control. Este Anexo A es un anexo
normativo, lo que quiere decir que todos los
requerimientos son obligatorios. Si la organizacin
ha detectado en el proceso de planificacin que
alguno de los procesos no aplica en su contexto
debera justificar porque no aplica ese proceso
y por lo tanto no tendra que cumplir con el
requisito correspondiente. Esta justificacin debe
documentarse y es parte del proceso de de diseo de
los procesos y controles documentales.

PROCESO DE
Poltica Objetivos Riesgos Procesos Controles
PLANIFICACIN
DE UN SGD

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La organizacin debe determinar, Planificar los procesos para Inclusin en la planificacin de los
planificar, implementar y controlar los cumplir con los requisitos que procesos a implantar.
procesos necesarios para el tratamiento se establecen en el Anexo A.
de los riesgos y oportunidades
determinados y para cumplir con los
requisitos (8.1)

Para establecer el MSR la organizacin Disear los procesos para Procedimientos especficos cuando
debe disear los procesos de gestin cumplir con los requisitos que el requisito lo requiera
documental (8.2) se establecen en el Anexo A.
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

La organizacin debe Implementar los procesos para Anlisis funcional de la aplicacin.

implementar los procesos en las cumplir con los requisitos que Funcionamiento de la propia
aplicaciones para cumplir los objetivos se establecen en el Anexo A. aplicacin
de gestin documental (8.3)

La norma 30301 en su parte operativa est
redactada de forma que es perfectamente aplicable
en un entorno totalmente digital, que en este
momento es, si no la realidad, el objetivo de una
gran parte de las organizaciones. Por eso existe
un captulo especial que recoge los requisitos
de las aplicaciones informticas que gestionan
estos documentos. Son requisitos generales que
no inciden en las funcionalidades que tienen que
tener estas aplicaciones. Las funcionalidades de las
aplicaciones son el objeto de las normas ISO 16175:
2010- Principles and Functional Requirements for
Records, que se han publicado en 3 partes. Fuera de
ISO tambin existen otras normativas que recogen
estasfuncionalidades como MoReq2 o DoD 50.15.

24
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No es el propsito de este documento hacer una
descripcin exhaustiva de los procesos y controles
documentales y como implementarlos. Forman
parte de un rea de conocimiento, la archivstica y
la gestin documental, que cuenta con abundante
bibliografa, titulaciones de la enseanza reglada,
directrices de buenas prcticas en normas e informes
tcnicos de ISO y otras organizaciones y una amplia
oferta de cursos y seminarios para profesionales.
Si comentaremos como estn distribuidos los
PROPSITO
determinar qu documentos, cundo
y cmo deben ser creados y capturados en cada
proceso de negocio.
CREACIN determinar la informacin sobre el contenido,
contexto y control (metadatos) que debe incluirse
en los documentos.
decidir en qu forma y estructura se deben
crear y capturar los documentos.
determinar las tecnologas adecuadas
para crear y capturar los documentos.
determinar la informacin de control (metadatos)
que debe crearse en los procesos de gestin
documental y cmo se vincular y gestionar con
los documentos a lo largo del tiempo.
establecer las reglas y condiciones para el
uso de los documentos a lo largo del tiempo.
mantener la disponibilidad de los documentos
a lo largo del tiempo.
establecer la eliminacin o traslado
CONTROL autorizados de los documentos
establecer las condiciones que deben
regir la administracin y mantenimiento de las
aplicaciones de gestin documental
procesos en el Anexo A, y como ha de utilizarse el
mismo. Los procesos estn divididos en dos grandes
apartados: Creacin y Control. Bajo cada uno de
ellos se agrupan los procesos con la intencin o
el propsito de los mismos, de manera que en un
lenguaje no tcnico pueda ser comprendido por la
alta direccin de las organizaciones.
En la siguiente tabla vemos los procesos tal y como
estn agrupados en la norma ISO 30301:
PROCESO
Determinar la necesidad de informacin.
Determinar los requisitos
Crear documentos fiables
Determinar la conservacin
Establecimiento de calendarios de conservacin
Determinar los mtodos de captura
Identificar la informacin descriptiva y de contexto
Identificar el momento de la incorporacin
Identificar los requisitos especficos
Seleccionar la tecnologa
Registrar
Clasificar
Seleccionar la informacin de control
(elementos de metadatos)
Determinar el historial de eventos
Control de los documentos fuera de la organizacin
Desarrollar reglas de acceso
Implementar reglas de acceso.
Mantener la integridad y la autenticidad
Mantener la usabilidad
Limitar las restricciones
Implementar la disposicin
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
Autorizar la disposicin
Transferencia
Trasferir
Destruir
Mantener informacin sobre los documentos
destruidos
Identificar las aplicaciones de gestin de documentos
Documentar las decisiones implementadas
Acceder a las aplicaciones de gestin de documentos
Asegurar la disponibilidad
Garantizar la efectividad
Garantizar la integridad
Administrar los cambios
25
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Para cada proceso se propone un requisito o ms de uno en algunos casos, que se agrupan en la columna de
Controles. Cada requisito est identificado con un nmero o cdigo que haga ms fcil su implementacin.
Propsito
N PROCESO
A.1 Creacin
A.1.1 Determinar qu documentos, cuando y cmo deben ser creados
y capturados en cada proceso de negocio.
A.1.1.1 Determinar la necesidad de la informacin
Cdigo Proceso
4.7 EVALUACIN
L
a formalizacin de la evaluacin es uno de los
pilares de la metodologa de gestin. El propio
proceso de evaluacin se sustenta en unos
requisitos de obligado cumplimiento, formando
parte ineludible del sistema de gestin.
La evaluacin se define en varios pasos o acciones
que se van superponiendo:
En primer lugar, la organizacin debe definir
lo que va supervisar y medir, estableciendo los
procedimientos para hacerlo (cmo y cundo). Por
ejemplo, se va a medir trimestralmente el nmero
de expedientes abiertos y documentos electrnicos
producidos por cada rea, haciendo una consulta a la
aplicacin corporativa de gestin documental.
Despus debe definir quin y cmo va a analizar y formal de auditora interna y revisin por la alta
evaluar esa informacin. Por ejemplo, el responsable
operativo de gestin documental comparar
resultados y analizar las causas de cambios
significativos.
CONTROLES
Se deben identificar y documen-
tar sistemticamente las necesi-
dades (operativas, de reporte, de
auditora u otras de las partes in-
teresadas) de informacin sobre
los procesos de organizacin que
se capturan como documentos
con los metadatos adecuados.
Requisito
a cumplir
A intervalos planificados se debe realizar un
proceso formal de auditora interna. La prctica
habitual en otros sistemas de gestin es una vez al
ao.
Por ltimo, se debe realizar una revisin del sistema
de gestin por la alta direccin, que tambin tiene
que realizarse a intervalos planificados, lgicamente
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
mucho mayores que los de la auditora interna
(tres o cuatro aos son parmetros habitualmente
utilizados).
Es importante destacar que este proceso de
evaluacin no debe confundirse con la certificacin
por terceras partes independientes. Como veremos
en el captulo siguiente, la certificacin o auditora
externa, no exime de la existencia de un proceso
direccin.
26
 Volver al NDICE

Las auditoras internas de sistemas de gestin estn
basadas en la norma ISO 19011-Guidelines for
auditing management systems, cuya ltima edicin
se publicar previsiblemente en el ao 2011, y que
es de gran utilidad en la implantacin del sistema de
auditora interna. La auditora interna puede hacerse
con recursos propios de la organizacin, cuando esta
tiene el suficiente tamao y capacidad para poder
destinar a personas a esta funcin, o contratarla a
una empresa de servicios mediante una relacin
contractual.
se verificarn el cumplimiento de la poltica y los
objetivos documentales y la planificacin de los
mismos. El mtodo y el alcance de la auditora
estarn definidos de antemano y al finalizar la misma
se emite un informe de auditora que ser parte de la
informacin que se maneje en la revisin por la alta
direccin.
El proceso de revisin del SGD por parte de la alta
direccin no es contratable externamente y es parte
del compromiso de la direccin.

En ambos casos, la metodologa seguida ser En el siguiente esquema podemos ver los distintos
la misma y el propio proceso de auditora debe pasos del proceso de evaluacin y sus resultados:
quedar documentado. En el proceso de auditora

Supervisin Anlisis y Auditora Supervisin

y medicin evaluacin interna por la direccin

Indicadores Tendencias/ Conformidades/ Mejora de

resultados adversos no conformidades poltica y objetivos

Acciones Acciones
previas a la no correctivas
conformidad Riesgos/
oportunidades
de mejora
Puntos dbiles/
fuertes

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La organizacin debe determinar Establecer e implementar la Procedimiento de evaluacin y

qu necesita ser medido y supervisin y el anlisis anlisis del SGD
supervisado, analizado y
evaluado(9.1)
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

La organizacin debe realizar Planificacin del programa de Programa de auditoras

auditoras internas a intervalos auditoras, seleccionar a los Informe de auditora
planificados (9.2) auditores y ejecutar la auditora

La direccin debe revisar el Planificar la revisin por la alta Resultados de la revisin

MSR a intervalos planificados direccin y ejecutarla
para asegurar que se mantiene
su conveniencia, adecuacin y
efectividad. (9.3)

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4.8 GESTIN DE NO-CONFORMIDADES, ACCIONES

CORRECTIVAS Y MEJORA CONTINUA

E
n los sistemas de gestin el ciclo de mejora evaluacin de cmo funciona el SGD se detectan
se basa en los hallazgos de la auditora. Estos tendencias adversas habra que actuar previamente y
hallazgos pueden ser: no esperar a la no conformidad.

Conformidades - No conformidades De la misma manera la mejora continua no slo se

Puntos dbiles Puntos fuertes
Riesgos Oportunidades
Las no conformidades son bsicamente el no
cumplimiento de uno de los requisitos de la Norma
30301. Una vez detectadas requieren de una accin
correctiva. Como comentamos al comenzar el
captulo 4, cada uno de los requisitos de la norma
se identifica porque contiene el verbo debe, y se
encuentran tanto en el texto principal como en el
anexo A (anexo normativo).
consigue con la puesta en marcha de estas acciones,
sino con la revisin y actualizacin de la poltica y
objetivos de gestin documental y de los planes para
conseguir estos objetivos. Esta forma de actuacin
tiene una de sus representaciones grficas ms
conocidas en la rueda de Deming o PDCA, que
avanza por una superficie inclinada para simular la
mejora continua.

Las no conformidades quedan reflejadas en el

informe de auditora, que puede sugerir cual es
la accin correctiva requerida o dejarlo en manos
Madurez

de la organizacin. Cada no conformidad tiene

obligatoriamente que dar lugar a una accin
correctiva, cuya ejecucin debe quedar documentada
y puede requerir de una auditora extraordinaria que
confirme la efectividad de la misma.

Sin embargo, como vimos en el captulo anterior la

organizacin no debera esperar a la auditora interna
para ver las no conformidades. Si en el anlisis y Tiempo
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REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

Las acciones correctivas deben ser adecuadas a los Implementar las acciones Listado de acciones
efectos de las no conformidades encontradas (10.1) correctivas correctivas emprendidas
con sus fechas y evidencia
de su implantacin

La organizacin debe mejorar de manera continua la Revisar y actualizar la Poltica, objetivos y planes
efectividad del SGD mediante el uso de la poltica y los poltica y objetivos de la actualizados
objetivos de gestin documental, los resultados de la gestin documental, as
auditora, los anlisis de datos, las acciones correctivas y como los planes
preventivas y las revisiones de la direccin (10.2)

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CUMPLIMIENTO
Y VERIFICACIN
5

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5.1 GENERALIDADES
L
as normas de sistemas de gestin tienen en su
propia naturaleza la vocacin de ser verificables.
Al centrarse en una norma de requisitos, en
este caso la ISO 30301(o la UNE ISO 30301 cuando
salga publicada), es fcil verificar que cada uno de
ellos se cumple. Esto no sucede en las normas de
buenas prcticas (por ejemplo UNE- ISO 15489) o los
informes tcnicos (por ejemplo UNE ISO-TR 26122),
que estn orientados a proporcionar una gua de
actuacin, pero cuyo cumplimiento es difcilmente
verificable con criterios objetivos.
La verificacin del cumplimiento o conformidad
del SGD se hace sobre la ISO 30301, y supone la
5.2 TIPOS DE VERIFICACIN
La verificacin del cumplimiento de la norma ISO
30301, como de cualquier otra norma de requisitos,
puede tener distintas modalidades:
1) La verificacin por primera parte o autoevaluacin.
Son las propias organizaciones las que tras
su proceso de auditora interna proclaman su
cumplimiento con la Norma. En este caso, son
los auditores internos los que llevan a cabo la
auditoria.
2) La verificacin por segunda parte interesada.
Una determinada organizacin puede requerir
verificacin de todos y cada uno de los requisitos de
la norma (todos los debe o shalldel texto principal
y del Anexo A) mediante un proceso de auditora.
Las auditoras persiguen mediante el examen de la
documentacin y la observacin de funcionamiento
determinar si los requisitos se han cumplido o no.
En la ISO 30301 en el ANEXO C hay una primera
aproximacin a lo que sera una lista de verificacin
de requisitos.
Entre los posibles nuevos productos de la
serie 30300 se encuentra una gua para la evaluacin
y auditora.
de la verificacin del cumplimiento por otra
organizacin antes de, por ejemplo, establecer
un acuerdo comercial. En este caso, son los
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
auditores de la otra organizacin los que realizan
la verificacin del cumplimiento.
3) La certificacin por tercera parte interesada.
Una entidad de certificacin independiente es
contratada para obtener una verificacin del
cumplimiento certificada. En este caso, son los
auditores de la entidad certificadora los que
realizan la verificacin del cumplimiento.
30
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5.3 EL PERFIL DEL AUDITOR
L Diplomtico (con tacto frente a los auditados)
os procesos de verificacin o auditora,
independientemente de la modalidad de que
se trate, debe aportar valor para la organizacin,
por lo que se requieren dos tipos de conocimientos y
habilidades:
Las propias del proceso de auditora, que son
comunes a cualquier auditor
Las competencias especficas para auditar un
determinado sistema de gestin, en este caso el
SGD 30301.
Adems la competencia de los auditores debe
adecuarse a la complejidad de la organizacin
y sus procesos. En organizaciones complejas las
auditoras se pueden llevar a cabo por un equipo de
auditores, en el cual no todos sus miembros deben
tener los mismos conocimientos, si no que pueden
especializarse en alguno de ellos.
Los conocimientos y habilidades de los auditores de
primera y segunda parte estn especificadas en la ya
nombrada ISO 19011 Directrices para la auditora de
los Sistemas de Gestin.
Entre las competencias generales podemos destacar
conocimientos y habilidades en:
Principios de la auditora, procesos y mtodos
Sistemas de gestin y documentacin de referencia
El contexto de la organizacin
Los requisitos legales, contractuales o de otra ndole
que aplican al auditado
Adems se requiere de una conducta personal que se
define como:
tico (imparcial, sincero, honesto, discreto)
De mentalidad abierta (dispuesto a considerar ideas de
o puntos de vista alternativos)
Observador (activamente consciente del entorno)
Perceptivo (instintivamente capaz de entender las
situaciones)
Verstil (se adapta fcilmente a distintas
situaciones)
Tenaz (persistente, orientado hacia el logro de
objetivos)
Decidido (alcanza conclusiones oportunas basadas
en anlisis y lgica)
Seguro de s mismo (acta de forma independiente
a la vez que se relaciona eficazmente con otros)
Capaz de actuar con responsabilidad y tica
(aunque las actuaciones puedan producir
desaprobacin)
Abierto a la mejora (capaz de aprender de
diferentes situaciones)
Sensible culturalmente (respetuoso con la cultura
del auditado)
Colaborativo (capaz de interactuar efectivamente
con el equipo auditor y los auditados)
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
En esta edicin, por primera vez, en el Anexo A.5
se establecen ejemplos ilustrativos de las de los
conocimientos y habilidades especficas de los
auditores de un SGD 30301:
Conocimientos de los procesos de gestin
documental y de la terminologa del SGD
Capacidad de desarrollar mtricas y mediciones de
rendimiento
Capacidad para investigar y evaluar las prcticas
gestin documental mediante entrevistas,
observacin y validacin
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Capacidad para realizar un muestreo de la creacin Conocimiento de los mtodos para desarrollar
de documentos en los procesos de negocio.
Conocimiento de las caractersticas clave de
los documentos, las aplicaciones de gestin
documental, y los procesos y controles de gestin
documental
Conocimientos para medir el desempeo y la
adecuacin de los procesos para crear y controlar
los documentos.
Capacidad para evaluar la adecuacin de
las aplicaciones de gestin documental, las
herramientas tecnolgicas y el equipamiento
utilizado.
Conocimientos para evaluar los distintos niveles de
competencia requeridos en la organizacin para la
gestin de documentos
Conocimientos sobre el significado de la
informacin sobre el contenido, contexto,
estructura, forma de presentacin y control
(metadatos) que se gestionan con los documentos
y en las aplicaciones de gestin documental.
5.4 LA CERTIFICACIN POR TERCERAS PARTES
L
a certificacin por terceras partes es quizs la
forma de verificacin ms conocida o reconocida
debido al xito de las certificaciones de los
sistemas de gestin de calidad 9001.
La certificacin por terceras partes de la norma ISO
30301 es un servicio que puede ser ofertado por las
empresas certificadoras a partir de la publicacin de
la norma. Son cada una de estas empresas las que
libremente establecen el esquema de certificacin
y el coste del mismo, siempre y cuando cumplan
con los requisitos de la norma UNE-EN ISO/IEC
17021:2011 Evaluacin de la conformidad. Requisitos
para los organismos que realizan la auditora y
la certificacin de sistemas de gestin. (ISO/IEC
17021:2011). Entre ellos ya hemos mencionado en
instrumentos especficos de la gestin documental
Conocimientos de las tecnologas utilizadas para
la creacin, captura, conversin, migracin y
preservacin a largo plazo de los documentos
electrnicos o digitales.
Capacidad para identificar la documentacin de los
procesos de gestin documental.
Los conocimientos y habilidades requeridas para los
auditores de tercera parte o auditores de certificacin
estn definidas en la norma UNE-EN ISO/IEC
17021:2011 Evaluacin de la conformidad. Requisitos
para los organismos que realizan la auditora y
la certificacin de sistemas de gestin. (ISO/IEC
17021:2011). En esencia se trata de las mismas que las
referidas a los auditores de primera y segunda parte,
pero formuladas en forma de requisitos obligatorios,
que incluye adems una demostracin efectiva de las
competencias y de la gestin del personal.
el captulo anterior los referentes a las competencias
y gestin del personal auditor, pero existen otros
mucho relacionados con el proceso de la auditora y
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
certificacin. El ndice de la norma es el siguiente:
Principios
Requisitos generales
Requisitos de la estructura
Requisitos de los recursos
Requisitos de informacin
Requisitos de los procesos
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Requisitos del sistema de gestin
para organismos de certificacin
Anexo A. Conocimientos y habilidades requeridas
Anexo B. Mtodos de evaluacin posibles
Anexo C. Ejemplo de un flujo de proceso para
determinar y mantener la competencia
Anexo D. Conductas personales deseables
Anexo E. Proceso de auditora
y certificacin por 3 parte
Anexo F. Consideraciones para el programa,
alcance o plan de auditora
De forma esquemtica un proceso de auditora
y certificacin del SGD 30301 podra tener los
siguientes pasos (Ver grfica 1):
Los certificados se emiten por un perodo de tiempo
determinado, tras el cual debe producirse una
auditora de renovacin. El periodo lo establece cada
entidad certificadora pero suele ser de tres aos. En
el nterin se suelen realizar auditoras de seguimiento,
que habitualmente son anuales.
Para algunos sistemas de gestin se han publicado
normas especficas de requisitos para las entidades
certificadoras que quieran certificar ese sistema
de gestin especficamente. Actualmente no se
publicado este tipo de norma para el SGD 30301,
aunque ese tipo de producto se contempla en los
planes de desarrollo futuro de la serie de normas.
Y quin certifica que las entidades certificadoras
cumplen con los requisitos de la ISO 17021 o de las
otras normas especficas? Este papel de certificador
de certificadores lo cumplen las entidades nacionales
de acreditacin. En Espaa es ENAC (Entidad Nacional
de Acreditacin). La acreditacin es voluntaria para
las entidades de certificacin, que pueden hacerlo en
cualquier entidad nacional, no es necesario que se
acrediten en todos los mercados en los que actan.
A la hora de elegir una entidad de certificacin para
certificarse uno de los factores que las organizaciones
tienen en cuenta es que se trate de una certificacin
acreditada o no.
Dado el escaso tiempo trascurrido desde la
publicacin de la norma 30301 no existe en este
momento ninguna entidad certificadora acreditada
para la ISO 30301.

GRFICA 1

Planificacin Reunin
Contratacin
de la auditora de apertura

Anlisis Estudio de
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

Informe
de requisitos la documentacin

Plan de acciones Auditora Concesin

correctivas extraordinaria certificado

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Y ENLACES DE INTERS
GLOSARIO
6

> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

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S
e incluyen aqu las traducciones de las
definiciones de la ISO 30300 de los trminos
usados en este documento (no todas las
definiciones del la ISO 30300). En este glosario se
utiliza el orden alfabtico que no es el orden en que
se organizan los trminos en la ISO 30300.
ALTA DIRECCIN (TOP MANAGEMENT)
persona o grupo de personas que dirigen y controlan
una organizacin al ms alto nivel.
NOTA 1.- La alta direccin tiene el poder de delegar la autoridad y
administrar los recursos dentro de la organizacin.
NOTA 2.- Una organizacin puede ser identificada para esta
finalidad en relacin con el alcance de la implantacin de un
sistema de gestin.
APLICACIN DE GESTIN DOCUMENTAL
(RECORDS SYSTEM)
sistema de informacin que incorpora, gestiona y
facilita el acceso a los documentos a lo largo del
tiempo.
DOCUMENTACIN (DOCUMENTATION)
conjunto de documentos que describen operaciones,
instrucciones, decisiones, normas, y procedimientos
organizativos referidos a una determinada funcin,
proceso o transaccin.
DOCUMENTAR, VERBO (DOCUMENT)
registrar, sustanciar o anotar para una recuperacin
posterior.
DOCUMENTOS (RECORDS)
informacin creada, recibida y conservada como
evidencia y como activo por una organizacin o
individuo, en el desarrollo de sus actividades o en
virtud de sus obligaciones legales
NOTA 1.- Tambin se usa en singular.
NOTA 2 .- Adaptacin de ISO 15489-1:2001, definicin 3.15
NOTA 3 .- La evidencia no est limitada al sentido legal del trmino
- ver 3.1.5
NOTA 4 .- Se aplica a la informacin en cualquier medio, forma o
formato
EVIDENCIA (EVIDENCE)
documentacin de una actividad
NOTA.- Una evidencia es una prueba de realizacin de una
actividad que puede demostrar que ha sido creada en el curso
normal de la misma y que est intacta y completa. No se limita al
sentido legal del trmino.
GESTIN DE DOCUMENTOS
(RECORDS MANAGEMENT)
rea de gestin responsable de un control eficaz
y sistemtico de la creacin, la recepcin, el
mantenimiento, el usos y la disposicin de los
documentos, incluidos los procesos para incorporar y
mantener, en forma de documentos, las informacin
y prueba de las actividades y operaciones de la
organizacin.
NOTA.- En ingls de denomina tambin recordkeeping.
METADATOS (METADATA)
datos que describen el contexto, el contenido y la
estructura de los documentos y su gestin a lo largo
del tiempo.
NO CONFORMIDAD (NONCONFORMITY)
incumplimiento de un requisito
ORGANIZACIN (ORGANIZATION)
persona o grupo de personas que tienen sus propias
funciones con responsabilidad, autoridad y relaciones
para llevar a cabo sus fines
NOTA.- El concepto de organizacin incluye, aunque no se limita
a, empresas unipersonales, compaas, corporaciones, firmas,
> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos
empresas, autoridades, asociaciones, establecimientos benficos o
instituciones, o una parte o combinaciones de stas, constituidas o
no, pblicas o privadas.
POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL
(RECORDS POLICY)
Intencin y direccin generales de una organizacin
en relacin con el sistema de gestin para los
documentos, formalmente expresadas por la alta
direccin.
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RESPONSABILIDAD/ RENDICIN DE CUENTAS
(ACCOUNTABILITY)
principio por el que los individuos, las organizaciones
y la sociedad son responsables de sus acciones y se
les puede solicitar una explicacin al respecto
NOTA 1.- Los elementos del sistema incluyen la estructura de la
organizacin, los roles y las responsabilidad, la planificacin, la
ejecucin, etc.
NOTA 1.- El alcance de un sistema de gestin puede incluir a toda
organizacin, a funciones o secciones especficas e identificadas
de la misma, o a una o ms funciones transversales de un grupo de
organizaciones.

SISTEMA DE GESTIN
conjunto de elementos interrelacionados o que
SISTEMA DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS
interactan en una organizacin con el fin de
(MANAGEMENT SYSTEMS FOR RECORDS)
establecer polticas y objetivos, y los procesos para
sistema de gestin para dirigir y controlar una
alcanzarlos.
organizacin en lo relativo a los documentos.
NOTA 1.- Un sistema de gestin puede orientarse a una o varias
disciplinas

> Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos

ENLACES DE INTERS
1 BLOG ESPECIALIZADO EN LA ISO 30300. http://www.iso3030.es

2 WEB OFICIAL DE AENOR. http://www.aenor.es

3 WEB OFICIAL DE ISO http://www.iso.org

4 PGINA DEL ISO TC46/SC11- ARCHIVE/ http://www.iso.org/iso/standards_development/technical_committees/list_of_iso_

RECORDS MANAGEMENT. technical_committees/iso_technical_committee.htm?commid=48856

5 PGINA DEL CTN50- INFORMACIN http://www.fesabid.org/ctn-50/comite-tecnico-de-normalizacion-50-aenor-ctn50-

Y DOCUMENTACIN. documentacion

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