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Guia para La Definicion e Implementacion de Un Sistema de Indicadores PDF
Guia para La Definicion e Implementacion de Un Sistema de Indicadores PDF
Versin 1.0
15 de noviembre de 2007
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Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede
controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar. No se pueden tomar
decisiones por simple intuicin. Los indicadores mostrarn los puntos problemticos
del proceso y nos ayudarn a caracterizarlos, comprenderlos y confirmarlos.
Toda unidad debe contar con un conjunto entrelazado de indicadores para las
diferentes perspectivas con las cuales la organizacin interacta: para la perspectiva
econmica, para la perspectiva de los usuarios, para la perspectiva de los procesos
internos, para la perspectiva de innovacin y desarrollo y para la perspectiva de
personal.
No es cierto que existen indicadores a corto plazo e indicadores a largo plazo; lo que
existen son objetivos a corto y a largo plazo, ya que los indicadores se fijarn acordes
al objetivo que pretendamos alcanzar.
Una forma adecuada al definir el indicador es el identificar las variables crticas para
alcanzar el objetivo, tambin denominadas factores crticos de xito. Equivale a
preguntarse cmo sabremos que estamos logrando el objetivo?
Para cada indicador, adems de definir el qu se medir, debe quedar claro el cmo
se medir, quien lo medir, la frecuencia de medicin as como la frecuencia de
revisin. Deben contar con una meta numrica propuesta, preferiblemente, con un
valor inicial, y una fecha en la cual se espera alcanzar.
Tipos de indicadores:
3. Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con
la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el
mnimo gasto de tiempo. Los indicadores de eficiencia estn relacionados con
los ratios que nos indican el tiempo invertido en la consecucin de tareas y/o
trabajos. Ejemplo: Tiempo prestacin de un servicio.
4. Indicadores de eficacia: Teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver con
hacer efectivo un intento o propsito. Los indicadores de eficacia estn
relacionados con los ratios que nos indican capacidad o acierto en la
consecucin de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfaccin de los
clientes con relacin a lo solicitado.
5. Indicadores de gestin: teniendo en cuenta que gestin tiene que ver con
administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas
y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestin estn
relacionados con los ratios que nos permiten administrar realmente un
proceso. Ejemplo: administracin y/o gestin de las reservas en las residencias
universitarias.
Qu debemos medir?
Dnde es conveniente medir?
Cundo hay que medir? En que momento o con que frecuencia?
Quin debe medir?
Cmo se debe medir?
Cmo se van ha difundir los resultados?
Quin y con qu frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtencin
de datos?
Ya que hemos apostado por una gestin por procesos, es ms que evidente que todos
los factores de gestin implicados en una unidad estarn administrados por sus
correspondientes procesos. Si esto no es as, es que hemos detectado una debilidad y
por lo tanto una oportunidad de mejora.
Nuestra primera prioridad es identificar todos los indicadores y relacionarlos con los
procesos de gestin. Cualquier discrepancia deber ser resuelta en el sentido de
desarrollar y/o sistematizar nuevos indicadores, nuevos procesos y/o dar de baja lo
innecesario. Luego estaremos obligados a identificar y/o implantar esos indicadores de
gestin que son o sern los principales artfices del control de los procesos.
Concretar los objetivos de los indicadores de modo que estos sean coherentes
con los Objetivos Estratgicos.
Establecer la periodicidad de su medicin para garantizar la efectividad del
enfoque y que el despliegue se est llevando a cabo.
En aquellos que proceda, establecer comparaciones y relacionarlos con
actividades de benchmarking y/o actividades de aprendizaje.
Guardar por lo menos los datos de los cinco ltimos aos para poder
evidenciar las tendencias de los mismos.