ACUERDO NMERO 7-2012

CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

CONSIDERANDO
Que al Archivo General de Protocolos, como dependencia de la Presidencia del
Organismo Judicial, le corresponde entre otras funciones la de recibir, guardar y
custodiar los tomos de Protocolo que en l se depositen por entrega voluntaria,
fallecimiento, inhabilitacin o ausencia de los notarios.
CONSIDERANDO
Que en ocasin del depsito de los tomos de Protocolo por parte de los notarios,
sus albaceas, herederos o cualquier otra persona que los tenga en su poder, han
acompaado a los mismos hojas de papel sellado especial para protocolo sin
utilizar, las que quedan en custodia o para su destruccin en el Archivo General de
Protocolos.
CONSIDERANDO
Que entre las funciones del Archivo General de Protocolos se encuentra el
resguardo y conservacin de los tomos de Protocolo que por cualquier causa
depositen los notarios o cualquier otro obligado motivo por el cual se hace
necesario emitir las disposiciones legales para regular la recepcin, inutilizacin y
destruccin de las hojas de papel sellado especial para protocolo que juntamente
con los tomos se entreguen.
POR TANTO
Con fundamento en lo que establecen los artculos 54 inciso f) y 77 de la Ley del
Organismo Judicial, e integrada esta Corte como corresponde,

ACUERDA
Artculo 1. El Archivo General de Protocolos es responsable de la recepcin,
guarda y conservacin de los tomos de Protocolo que los notarios, sus albaceas,

utilizar, mismas que debern quedar en poder del notario, no obstante, si el notario
no quisiera o no pudiera conservarlas, podr entregarlas para su destruccin lo
cual se har constar en el acta administrativa en la que se establecer
expresamente la declaracin de no uso de tales hojas, as como su autorizacin
para la destruccin inmediata, la que ser firmada y sellada por el notarlo
interesado.

Artculo 5. El Director del Archivo General de Protocolos o en su caso el Sub

Director designado, dictar de manera inmediata la resolucin correspondiente,
ordenando la destruccin de las hojas de papel sellado especial para protocolo sin
utilizar que sean entregadas al Archivo General de Protocolos.
En la diligencia de destruccin estar presente el Director del Archivo General de
Protocolos o en su caso el Sub Director designado, y si fuere posible, notario titular
o la persona que entreg las hojas de papel sellado especial para protocolo sin
utilizar. De todo lo actuado se fraccionar acta administrativa
que ser suscrita por todas las personas que intervengan en el acto. En dicha acta
se har constar el nombre del notario que adquiri las hojas de papel sellado
especial para protocolo, la cantidad de hojas destruidas, el nmero de orden, el
nmero de registro y quinquenio al cual pertenecan.

Artculo 6. La resolucin ordenando la destruccin de las hojas de papel sellado

especial para protocolo sin utilizar y el diligenciamiento de su destruccin, se
llevar a cabo en un solo acto sin interrupciones, durante el cual deber
encontrarse presente el Director del Archivo General de Protocolos o Sub Director
designado.

Artculo 7. Cuando la entrega de los tomos de Protocolo y hojas de papel sellado

especial para protocolo sin

utilizar de notarios fallecidos, se lleve a cabo ante los jueces de primera instancia
del ramo civil de los departamentos en los cuales no exista delegacin del Archivo
General de Protocolos, estos harn constar tal extremo en acta, consignando los
datos siguientes:

a. Nombre del Notario;

b. Nmero de Colegiado;

c. Nmero de clave;

d. Nmero de tomos de Protocolo entregados; y

e. Cantidad de hojas de papel especial para protocolo sin utilizar haciendo constar
en dicha acta, nmero de orden, de registro y quinquenio de las mismas. En este
caso el juez de primera instancia que haya efectuado la recepcin, remitir dentro
de los ocho das seguidos al Archivo General de Protocolos, los tomos de protocolo
recibidos para su guarda y conservacin y las hojas de papel sellado especial para
protocolo sin utilizar, para su destruccin.

Artculo 8. La destruccin de las hojas de papel sellado especial para protocolo,

podr hacerse por trituracin pulverizacin, incineracin o cualquier otro medio que
garantice la total inutilizacin de las mismas.

Artculo 9. Si las hojas de papel sellado especial para protocolo sin utilizar,
estuvieren dentro de un tomo de protocolos empastado que exista en el Archivo
General de Protocolos o se entreguen al mismo de esta manera, el Director del
Archivo General de Protocolos o el Sub Director designado, autorizar la
separacin de dichas hojas del resto del tomo del protocolo, as como la
destruccin de las mismas. El reempaste del o de los

herederos, parientes o cualquier persona que los tuviera en su poder, u otro notario
le entregue por cualquier motivo.

Artculo 2. Para los efectos del presente Acuerdo, queda entendido que el
Protocolo que sea objeto de recepcin se encuentra integrado por las escrituras
pblicas o matrices, las razones de legalizacin, las actas de protocolizacin, la
razn de cierre, el ndice y los atestados.

Artculo 3. La entrega de los tomos de Protocolo podr hacerse en la sede central

del Archivo General de Protocolos, en la ciudad de Guatemala, en las delegaciones
departamentales y regionales y en los juzgados de primera instancia civil en los
departamentos en los que no haya delegacin del Archivo General de Protocolos;
en el acta que se faccione con ocasin a la entrega, se har constar, adems de lo
indicado en el artculo siete de este Acuerdo, el estado en que se encuentran los
tomos de protocolo.

Artculo 4. Cuando se trate de la entrega de tomos de Protocolo de notarios

fallecidos, pensionados por vejez e inhabilitacin absoluta, el Archivo General de
Protocolos, recibir junto con los tomos correspondientes, las hojas de papel
sellado especial para protocolo que no hayan sido utilizadas y proceder en forma
inmediata a su destruccin de conformidad con las disposiciones del presente
Acuerdo.

En cuanto a la entrega temporal del Protocolo, sea esta voluntaria, por desempeo
de cargo pblico o por ausentarse el notario por ms de un ao del pas, el Archivo
General de Protocolos se limitar a recibir nicamente los correspondientes tomos
de Protocolo; no as las hojas de papel sellado especial para protocolo sin
tomos correspondientes se harn en el Archivo por cuenta del mismo si fuere el
caso.

Artculo 10. Los casos no previstos en este Acuerdo sern resueltos por el Director
del Archivo General de Protocolos conforme el espritu y sustancia del presente
Acuerdo, que tiende a garantizar el no uso de las hojas de papel sellado especial
para protocolo sin utilizar y a garantizar la seguridad jurdica y material en la
recepcin, conteo, verificacin inutilizacin y destruccin de las hojas de papel
sellado especial para protocolo sin utilizar.

Artculo 11. La Direccin del Archivo General de Protocolos llevar un registro de

fcil consulta, en el que con la informacin asentada en las respectivas actas,
genere un registro informtico detallado y correlativo, con los datos indicados en el
artculo cuatro del presente Acuerdo.

Artculo 12. El presente Acuerdo deroga en su totalidad el Acuerdo nmero

cuarenta guin dos mil dos, de la Corte Suprema de Justicia, de fecha veinte de
noviembre del mismo ao.

Artculo 13. El presente Acuerdo entrar en vigencia el da siguiente de su

publicacin en el Diario de Centro Amrica, rgano oficial de la Repblica de
Guatemala.

Dado en el Palacio de Justicia, en la ciudad de Guatemala, a los dieciocho das del

mes enero de dos mil doce.