Sistema de Gestin

de la Calidad
Versin 1
F02-6060-014 / 02-06

1. CONOCIMIENTO DE Microsoft Project y herramientas auxiliares para

Planificacin y Gestin de proyectos

Cdigo: 22310062 Fecha: (Da Mes Ao): _17-06-2012

Regional: CDAE Villeta Centro de formacin: VILLETA

Programa de Formacin Duracin en horas, etapa Lectiva N.A.

MS PROJECT BSICO Duracin en horas, etapa productiva N.A.
Total en horas, de la Formacin 30
Norma de competencia: Duracin en horas:
Expresar informacin de 30
proyectos de construccin de
conformidad con normas y
tcnicas de representacin
grfica, numrica y conceptual
Modalidad(es) de formacin: PRESENCIAL - PRCTICA
Resultados de Aprendizaje: Duracin en horas:
- Elaborar una programacin de obra de
acuerdo a unos parmetros y a un 10
presupuesto entregado por el aprendiz.
2. PRESENTACION

Hoy en da las actividades de planificar y desarrollar proyectos se ha convertido en una

actividad fundamental dentro de los rolles que debe desempear un profesional,
tecnlogo, o empresario.

Las capacidades desarrolladas por las personas competentes en el ramo de la gestin

proyectos se sustentan en el conocer y saber utilizar la informacin, metodologas y las
herramientas apropiadas para el desarrollo de su actividad. En este campo existen varias
metodologas que permiten la organizacin estructurada de todas las actividades y tareas

1) Manual de Diseo Curricular para el Desarrollo de Competencias en la Formacin Profesional Integral, Versin 2, Agosto
2005. Anexo F: Orientaciones para la elaboracin de guas de aprendizaje.
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de un proyecto, una de ellas es la metodologa WBS (work breakdown structure o
Estructura desglosada de trabajo), la cual le permite al empresario o analista agrupar y
organizar todas sus actividades en forma jerrquica y grfica, con amplias ventajas de
visualizacin y ayuda para una eficaz toma de decisiones. Igualmente para complementar
la funcin de

Al desarrollar las habilidades para el manejo de esta herramienta se crean nuevas

posibilidades de crecimiento comercial, con nuevos potencial para consecucin de
clientes y oportunidades de negocio.

3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

Objetivos:
Al finalizar el desarrollo de esta gua, usted habr desarrollado las habilidades bsicas
para:

- Elevar el nivel de carreras asociadas a la Gerencia de Proyectos.

- Entender cmo opera la gestin de proyectos y brindar herramientas del mundo

real que ayuden a entregar un proyecto dentro de los tiempos y presupuesto.

- Adquirir una base de conocimiento para los gerentes de proyectos, miembros

del equipo de proyecto, aquellas personas que interactan con la disciplina de
Gestin de Proyectos.

- Tener un punto de partida para encaminarse en la obtencin de una futura

Certificacin en Gerencia de Proyectos PMP.

Despus del curso Usted tendr la posibilidad de:

- Identificar las principales restricciones de un proyecto.

- Organizar los proyectos eficientemente.

- Establecer fases de proyecto para reducir riesgos.

- Desarrollar apropiadamente los documentos y artefactos de proyecto.

- Crear un WBS (Work Breakdown Structure).

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- Dirigir el proceso para estimar tiempo y costos.

- Gerenciar un equipo, mantenindolo enfocado en el proyecto.

- Entregar en forma adecuada el proyecto segn los requerimientos.

- Comunicarse correctamente y con precisin con las partes interesadas.

- Documentar las lecciones aprendidas y aplicar las mejores prcticas.

TEMAS:

Guas para Formulacin de proyectos, conocimiento de la Metodologa WBS

Definicin de WBS
Repaso conceptos de Planes de Trabajo y Proyecto
Definicin conceptos de Ciclo de vida de los Proyectos e importancia de las TICs
como herramientas de apoyo para la planificacin y gestin.
Taller para definicin y planificacin de un Proyecto

Herramientas para planificacin y Gestin de proyectos

Para quienes nos dedicamos a los sistemas de informacin, resulta familiar
encontrarnos con una serie de problemas al momento de planear, elaborar y
presentar la documentacin.
Normalmente, una de las causas es que los gerentes de proyecto no otorgan la
importancia necesaria tanto para su administracin y control, mediante un
repositorio de documentos y buenas prcticas, como para asegurar un buen
producto. Una opcin prctica para llevar a cabo el proceso de documentacin
es mediante una herramienta llamada WBS.
Algunos de los problemas comunes de la documentacin de un proyecto de
tecnologas de informacin (TI) se derivan de los siguientes escenarios:
1. Es poco claro el objetivo especfico de la documentacin.
2. Se defini como entregable al cliente, pero no se acotaron sus alcances.
3. Careci de un orden claro en su generacin, lo que se refleja en documentacin

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duplicada o insuficiente.
4. La tarea de documentar se deleg a un documentador, con poco o nulo
conocimiento del desarrollo del proyecto de TI que se est documentando.
5. Falta de consistencia, con procesos altamente documentados y otros con nula o
poca documentacin.
Lo anterior, suele traer como consecuencia que la documentacin,
evidentemente, sea poca y pobre, por lo cual no se aprovecha ni percibe como
un producto de valor, y en muchos casos, aunque presente un contenido
completo y detallado. Por lo general, los usuarios no acceden a ella porque se
ignora cual de todos los documentos tiene lo que requieren; es como buscar una
direccin en una gua de pginas amarillas, pero sin claves ni orden.
Para mitigar la probabilidad de ocurrencia de estos problemas, se puede
emplear un WBS (Work Breakdown Structure, es decir, estructura desglosada
del trabajo), herramienta para definir el trabajo de manera jerrquica, que
describe los entregables y tareas que deben realizarse para un proyecto dado.
Para el WBS, se hace una de descomposicin de tareas, mientras para su
representacin grfica se utiliza un diagrama tipo organigrama, pero en lugar de
roles, se esquematizan paquetes de trabajo. Hacerlo, implica tener lpiz y papel
o, Power Point o, un software para hacer diagramas como por ejemplo,
MicroSoft Visio.
Ventajas de la utilizacin de WBS:
- Mejora la comprensin del trabajo a realizar
- Se minimiza las omisiones.
- Facilita la identificacin de las Tareas Globales.
- Mejora la forma de asignacin de responsabilidades.
- Es una buena herramienta de comunicacin
- Facilita la construccin de los Cronogramas.

En documento anexo se entrega presentacin en Power Point mediante la cual

se explica en forma detallada la definicin de WBS y su enfoque como
metodologa para la formulacin y gestin de proyectos.
Anexo archivo: wbs_herramientas.ppt

Una vez conocido el concepto de esta metodologa, estamos en condiciones de

conocer la herramienta de software WBS Chart Pro, de gran utilidad para el
planteamiento y planificacin de un proyecto, desde el mismo momento de la
concepcin, su organizacin y priorizacin de actividades.
La instalacin y uso de esta herramienta es muy simple, y solo bastar el

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desarrollo de unos pocos ejercicios y talleres para comprender su lgica y
desarrollar a travs de esta la planificacin de cualquier proyecto.
En los siguientes Links se puede descargar de Internet la versin DEMO de
esta herramienta.
http://www.criticaltools.com/download.htm
http://www.criticaltools.com

LINKS Para acceder tutoriales y ayudas de MS Project y WBS Chart Pro

En el siguiente Link se encuentran varios videos que pueden ser tomados como
ayuda inicial para comprender el funcionamiento y de WBS Chart Pro y tambin
para ampliar conocimientos a cerca de otras herramientas y conceptos de
administracin y ogestin de proyectos.
http://direccion-de-proyectos.com/manejo-de-wbs-chart-pro-edt/
http://www.youtube.com/watch?v=SEcZgLfPyiA

Herramientas para Planificacin y Gestin de proyectos:

El objetivo del este documento es orientar al estudiante en le conocimiento y

aprendizaje a cerca de dos de las herramientas ms utilizadas para la gestin
de proyectos. Estas son:
MicroSoft Project
WBS Chart Pro
Se har nfasis en la versin 2007 de MS Project, teniendo en cuenta que esta
ha sido considerada como una de las versiones ms comerciales.

ACTIVIDAD 1: Taller de utilizacin WBS Chart Pro y MS Project

(introduccin)
Para realizar el primer ejercicio prctico se tomar como ejemplo la necesidad
reinante en el saln de clase, en donde la gran mayora de estudiantes han
manifestado el deseo de organizar un evento que permita la integracin del
curso.
Se tomar provecho de esta necesidad para formular el proyecto, el cual deber
considerar la aplicacin de los diferentes pasos que se deben seguir en la
metodologa para formular proyectos y estructuracin del WBS relacionado con

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este.
Para esta actividad, los estudiantes debern realizar las siguientes tareas:
- Reunirse en grupos de 4 o 5 personas y realizar una lluvia de ideas que permita
identificar el listado de actividades que a criterio del grupo deben ser
desarrolladas para alcanzar el objetivo final del proyecto (evento) (10 minutos)
- Finalizada la primera reunin se procede con una segunda sesin de trabajo en la
cual se consolidarn todas las ideas entregadas por todos los grupos. En esta
sesin se discutirn una a una cada actividad sugerida y se formular el primer
orden (borrador) de todo el listado de actividades y la secuencia preliminar que se
cree puedan llevar todas las actividades para alcanzar el objetivo
- Con la ayuda e intervencin de cada uno de los grupos, se dibujar en el tablero
el rbol o cascada de tareas a efectuar .
- Finalizado el borrador que cubra todas las actividades se proceder con el ingreso
a la herramienta WBS Chart Pro y la construccin del primer WBS.

Al desarrollar este ejercicio, se explicarn las herramientas de edicin y otras

funcionalidades de WBS Chart pro.

4. EVALUACIN

TECNICAS E
EVIDENCIAS DE CRITERIOS DE
INSTRUMENTOS DE
APRENDIZAJE EVALUACION
EVALUACION
Evidencias de conocimientos

- Demostracin
conocimiento del uso
de las herramientas
MSProject y WBS
Chart Pro y de las
tcnicas para
planificacin de
El Aprendiz:
Tcnica: Observacin y
- Ejecuta la planeacin de un Sustentacin
proyecto sencillo de
Instrumento de Evaluacin:
construccin mediante la
Lista de chequeo
programacin de la obra
utilizando para ello Ms

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proyectos
Project.

Evidencias de Desempeo
El aprendiz:
- Taller desarrollo de
- Ejecuta la planeacin de un Tcnica: Observacin del
un ejercicio prctico
proyecto sencillo de proceso de desarrollo de la
utilizando las tcnicas
construccin mediante la planificacin de un proyecto.
de planeacin de un
programacin de la obra
proyecto utilizando Instrumento de Evaluacin:
utilizando para ello Ms
las herramientas Lista de chequeo
Project.
MSProject y WBS
Chart Pro

5. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDCTICOS

- Sala de computo
- Computadores con Microsoft Office, MS Project , WBS Chart Pro.
- Navegador Internet

6. GLOSARIO

Navegador: Sofware utilizado para accesar las diferentes pginas de internet. Ejemplo:
Internet Explorer, Mozilla Fire Fox, Crome.

MS Project: Herramienta de software que hace parte del paquete de servicios de Office,
especializada para la planificacin y gestin de proyectos.

WBS Chart Pro: Herramienta de software especializada para planificacin de proyectos

mediante metodologa WBS (estructura desglosada de trabajo).

7. BIBLIOGRAFIA

1) Manual de Diseo Curricular para el Desarrollo de Competencias en la Formacin Profesional Integral, Versin 2, Agosto
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Manual de Microsoft Project 2007, Microsoft.

www. Microsoft.com

http://direccion-de-proyectos.com/manejo-de-wbs-chart-pro-edt/, Blog de Direccin de Proyectos,

Manejo de WBS Char Pro EDT

Cristina Mzquiz Fragoso WBS, herramienta prctica para presentar la documentacin de un

proyecto de TI. http://www.enterate.unam.mx/Articulos/2007/enero/wbs.htm

Elaborada por: Uriel Castaeda Sierra Fecha 14 06 2012

Ajustada por: Fecha

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