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Elaboración del presupuesto

Introducción

Determinada la viabilidad de la empresa, se va
elaborar el presupuesto, ya se tienen definidas las
fuentes de ingreso por la venta de productos y
servicios, ya se han realizado las proyecciones de
oferta y demanda y se van a establecer los análisis
de tendencias y datos históricos de las ventas.
Ahora se entra en materia para calcular los
ingresos de ventas nacionales y con el exterior.

Anteriormente, en la Actividad de aprendizaje 16: Planear
presupuestos teniendo en cuanta la valoración de
necesidades requeridas por las diferentes unidades áreas o
procesos, el comportamiento del mercado, de productos,
servicios y las políticas de producción de la empresa; se
estudió que cuando hay objetivos de establecer negocios
internacionales deben tomarse en cuenta, además de su
dinámica interna y sus afecciones externas, aspectos
exclusivos de los negocios internacionales.

Los análisis de los ingresos por ventas, se
obtienen de los pedidos resultantes por diferentes
métodos, a través del cálculo de tendencias y
pronósticos.

Desde esta perspectiva, podemos decir que la elaboración del
presupuesto está dada por el cálculo de ingresos, por la
proyección de las necesidades y requerimientos de las áreas y
unidades estratégicas de negocio que intervienen en una
negociación para la producción de bienes y servicios, a partir
del análisis de las condiciones del mercado y variables
macroeconómicas que afectan la comercialización de un
producto.

En la elaboración del presupuesto se calculan los
ingresos y el flujo de efectivo, los gastos,
desembolsos de capital y horas máquina esperada.
En el cálculo de necesidades, estas se expresan de
forma cuantitativa de los recursos financieros,
humanos, físicos y ambientales, representados en
cantidades de producto, unidades monetarias y
tiempos de producción.

En estos análisis se tienen en cuenta los inventarios, los ciclos
de pedidos y la capacidad de producción, entre otros aspectos
que serán detallados a medida que se van tratando los temas
en este documento y se van asociando con los conocimientos
a adquirir.

De igual forma, se van a relacionar las políticas
empresariales para los diferentes procesos,
iniciando con los requerimientos de ventas; por
ejemplo, se determinan las cantidades de insumos,
materias primas y de suministros que necesita el
proceso de producción de un producto. También se
solicita al departamento de compras, para la
adquisición y aprovisionamiento; se estipula la
mano de obra directa y los gastos operativos.

se va a tener en cuenta el análisis del mercado y las proyecciones de oferta y demanda. .Para la elaboración del presupuesto. Es importante recordar que las empresas tienen unas políticas para la preparación y unos periodos establecidos.

.1. estrategias y operación están afectadas de alguna manera por el entorno en el cual se desenvuelve.1. Tipos de procesos o unidades de negocio Procesos: en una empresa. Su direccionamiento. Contexto general de presupuesto 1. empresas proveedoras o empresas que requieren sus productos. sea consumidor individual. organización o unidad económica se trabaja en función de la satisfacción de un cliente.

porque existe la competencia que puede ofrecer más y mejores productos y servicios asociados por precios similares y muchas veces por debajo. . además del análisis permanente del entorno. según la dinámica del mercado. el cliente cada vez es más exigente. para determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Por tal razón. se integra la dinámica de los procesos internos. las variables que influyen en el desarrollo de la empresa también deben estar en constante análisis y cambio. el cumplimiento de los requisitos exigidos por cliente y un funcionamiento eficaz. garantizar un enfoque basado en procesos y mejorar la eficacia.En el mundo donde ocurren cambios permanentes.

Visto desde el enfoque de gestión de calidad. la norma ISSO 9000 establece que es: “…una actividad o un conjunto de actividades que utiliza recursos. y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados. se puede considerar como un proceso. . Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso”.

. visión objetivos. Se Conciben áreas operativas llamadas UEN. sus potencialidades y su organización interna para establecer las áreas estratégicas que se encargan del mercadeo de los productos. o líneas de productos.1. Unidades Estratégicas de Negocios como instancias operativas para atender negocios clave de la empresa en su organización corporativa. se basan en su propia misión.2. Unidades Estratégicas de Negocio (UEN) Es importante conocer la empresa. políticas y estrategias para el posicionamiento y generación de su propia rentabilidad.

(?). Para determinarlas. donde el índice de crecimiento del mercado está sobre el eje vertical. La empresa toma la decisión si es viable o no. el enfoque del Boston Consulting Group o matriz de crecimiento- participación BCG. en una celda está el signo de interrogación. en otra una vaca lechera. en otra una estrella. se compone de cuatro celdas colocadas sobre un eje. y en la otra un perro. La matriz de crecimiento-participación. se utilizan diversos métodos. dentro de los que está. . para decidir si se adelantan o no se aprueban.Las Unidades Estratégicas de Negocio realizan sus planes operativos y estratégicos junto al plan general de la empresa y son soportados en los ingresos y los gastos identificados para periodos de tiempo establecidos.

La siguiente es la interpretación gráfica de Matriz de crecimiento-participación BCG. Salimbeni (2011). basada en la gráfica original tomada del ensayo Marketing Plan. .

y la participación relativa en el mercado es baja. sigue a estrella. en su ciclo de vida del producto empieza como interrogante. se puede cambiar la posición de las Unidades Estratégicas de Negocio. . con estrategias se pueden llegar a convertir en estrellas. Las estrellas indican que plantea situaciones que simbolizan los signos de interrogación. UEN en la matriz de crecimiento – participación. Las vacas significan el crecimiento anual del mercado y la estrella se convierte en vaca de efectivo si tiene la mayor participación en el mercado. luego es vaca y puede llegar a ser perro.El signo de Interrogación indica a la empresa que la UEN (Unidades estratégicas de negocio) opera en mercados de alto crecimiento. En la evolución de la empresa. Una UEN de éxito. El perro simboliza a una empresa que tiene participación débil en un mercado de bajo crecimiento.

es decir buscan entrar al mercado donde ya existe la empresa líder. Lo ideal es obtener proyecciones positivas con la matriz de crecimiento – participación. sobre los resultados del año anterior. . Lo que se traduce en que las empresas nacientes.En la planeación la empresa debe analizar. empezar a buscar mercados y estructurarse como estrella. para organización de planta administrativa y financiera. debe invertir más capital. Aquí ya tiene holgura y puede dedicar el efectivo para pagar cuentas y continuar con su desarrollo. parten de los interrogantes. y avizorar un futuro para los años próximos. En este nuevo estado. para avanzar en la misma proporción del crecimiento del mercado y continuar su escalada para llegar a ser vaca lechera. requieren gran capital.

puede definirse como el plan que permite visualizar el cumplimiento de metas previstas para un determinado periodo. generalmente la empresa. . se expresa en valores. en la verificación del cumplimiento de lo programado versus lo ejecutado. Su utilidad es servir de control y seguimiento financiero. está determinado por centros de costos y la sumatoria se constituye en el presupuesto maestro de la empresa. Presupuesto Concepto: el presupuesto. se mantiene con pocas utilidades o pérdidas permanentes. se distrae en lo que no representa su objeto social.Finalmente cuando la empresa está en perro.

revisando su operatividad trimestralmente y mensualmente.1.3. hace parte del presupuesto maestro de la empresa. se hacen para un año. y compromete otros presupuestos de las áreas estratégicas y unidades de negocio. Generalmente. debe ser aprobado por la dirección. y se compara lo programado versus lo ejecutado. los presupuestos en venta. Un presupuesto se materializa en un documento formal. en el cual se detallan las actividades financieras que se van a realizar en una empresa y sus resultados determinan el flujo de efectivo. Tipos de presupuestos unidades de negocio El presupuesto de ventas. .

Su clasificación obedece a las características descritas en los siguientes cuadros: .1. es el control del manejo de ingresos y egresos. Clasificación de los presupuestos El presupuesto tiene unos fines específicos en toda organización y es la planeación de las metas y los resultados de las operaciones financieras de la empresa. Se convierte en el mecanismo de coordinación de todas las actividades.4.

sus adaptación a la dinámica ajustes son limitados por estrategia y operativa de la normas. son del sector público. Clasificación de los presupuestos Según flexibilidad Rígidos Flexibles Se elaboran con techos presupuestales definidos. . Generalmente empresa. Se elaboran para para actividades de diferentes niveles de inversión y actividad y permiten su funcionamiento.

programas. estrategias y los que se elaboran en objetivos del estado. Del sector público Del sector privado Estos presupuestos son los soportes de los planes. inversiones y funcionamiento del estado. Estos presupuestos son proyectos. políticas. Se empresas privadas y su convierten en el elaboración se realiza instrumento de control del atendiendo normas y gasto público y son la procesos contables y sumatoria del plan de financieros. .

. Según el campo de aplicación Se ubica el presupuesto de operación que tiene en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el período siguiente al cual se elaboran. y su contenido se resume en un estado de resultados. Entre estos presupuestos se pueden destacar. Se realiza a planes de acuerdo con la estratégicos con duración planeación operativa de la entre tres y cinco años. Según periodo A corto plazo A largo plazo Se realizan para un año. empresa.

monetarias . insumos. físicas. capacidades de máquinas. geográficas y por generalmente. Presupuesto de Presupuesto de ventas producción Se realizan de acuerdo Está determinado por el con las metas propuestas volumen de ventas. cantidades económicas a anuales o por unidad producir y disponibilidad de estratégica de negocios. se para periodos definidos expresan en unidades por políticas de ventas. por tipos y Pueden ser: mensuales. trimestrales. semestrales. por zonas o áreas volumen de producción. los materiales. A veces se productos incluye el presupuesto de Se expresan en unidades costos de producción.

realiza las proyecciones insumos y otros de fondos disponibles en efectivos elementos necesarios en y valores de fácil realización es el la producción. y el presupuesto de primas y/o mercancías e tesorería. La unidad mismo de caja o de flujo de fondos. de medida generalmente se utiliza para previsión de son unidades y valores en recursos monetarios necesarios las costos. integra los presupuestos de todas las áreas y centros de costos. mensuales o trimestrales. materias balance.Presupuesto de Financieros y de tesorería compras Es el presupuesto para el El presupuesto financiero es el que aprovisionamiento de sus conceptos inciden en el materiales. Presupuesto maestro Es el presupuesto de toda la organización. operaciones inmediatas. .

para ser más efectivos y obtener más rentabilidad.1.5. comercialización y venta. suprimir actividades que no generen valor en el proceso de producción. . pareciera ser un tema de moda u obligado en empresas que van a incursionar en mercados internacionales. Dentro de su enfoque. la idea es: competir con productos que tengan ciclo de vida corto. Técnicas de costeo Los costos ABC. reducir mano de obra directa y disminuir costos indirectos. ampliar el volumen ventas.

en el análisis del mercado y proyecciones de oferta y demanda. es importante porque permiten establecer los parámetros para la sistematización de las actividades necesarias en el proceso de producción. insumos y materias primas. Es estandarizar cantidades.Competir Ser más Mano de con efectivos obra productos y obtener Volumen directa y que tengan más de costos ciclo de rentabilidad ventas indirectos vida corto Contemplar los costos ABC. para determinar los costos y conocer las causas de fluctuaciones en la fabricación de un producto. .

. tienen relación directa con el volumen de lotes o cantidad de servicios producidos. son los responsable de su efectividad y hacen parte de la sumatoria de los costos del proceso.Los costos generados para cada actividad o procedimiento de apoyo administrativo. Los centros donde se produce el costo.

Software contable Los registros actuales se realizan por diferentes medios informáticos.2. hasta programas sofisticados que utilizan grandes empresas por su disponibilidad y complejidad de información.1. se preparaba el Balance y el Estado de resultados. . Métodos y técnicas para elaborar las proyecciones de ingresos y egresos 2. desde una hoja electrónica. Anteriormente solo se hacían los registros en el Diario mayor. se afectaban las cuentas auxiliares.

tesorería. entre otros. medianas y grandes empresas. punto de venta pos. para pequeñas. facturación.Actualmente. cartera. la evolución en la contabilidad ha desplazado recurso humano a trabajar de forma integrada los movimientos de la empresa. activos fijos. guardas. compras. . inventarios. nómina. como: contabilidad. en módulos sistematizados que recogen todas las operaciones.

. más oportuna. se encuentra software que integra estos procesos operativos de las diferentes áreas o unidades de negocios. y así. permiten que se hagan los controles más efectivos para obtener la información a mano. con menos riesgos y mayor veracidad. entre muchos. el MRP para la planificación de los materiales. se pueden mencionar alguno: el ERP que sistematiza las órdenes de compra y genera facturas.Comercialmente. Estas herramientas sistematizadas. algunos especializados del tema contable o de análisis financiero.

. Los registros contables y su análisis económico y financiero. permiten la toma de decisiones para el incremento y las condiciones de producción. adquirir financiación. procesa toda esta información y emite reportes que sirven para la toma de decisiones. estandarizar la información de procesos y procedimientos para su registro cuantificable.La Contabilidad es una técnica que permite capturar todos los hechos económicos cuantificables que se relacionan con un negocio o empresa. proyectos de inversión. El registro de hechos económicos permite a toda la empresa estar informada y crea confianza.

procesa toda esta información y emite reportes que sirven para la toma de decisiones.2.2. . Normas contables y legales La Contabilidad es una técnica que permite capturar todos los hechos económicos cuantificables que se relacionan con un negocio o empresa.

El registro de hechos económicos permite a toda la empresa estar informada y crea confianza. permiten la toma de decisiones para el incremento y las condiciones de producción. adquirir financiación. proyectos de inversión. considerando los eventos económicos que la afectan para permitir a ésta y a terceros la toma de decisiones sociales.Los registros contables y su análisis económico y financiero. . económicas y políticas”. Según el Boletín Nº 1 del Colegio de Contadores de Chile. el principal objetivo de la contabilidad es “Proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática sobre las operaciones de una empresa. estandarizar la información de procesos y procedimientos para su registro cuantificable.

Visto así la contabilidad se constituye en un sistema contable con el propósito de Interpretar y registrar los hechos de las transacciones que realiza la empresa. .Por esta razón. Las normas contables colombianas se basan en el uso del plan único de cuentas PUC. y clara. exacta. clasificar las transacciones y resumir y comunicar la información contenida en el sistema. la información contable debe ser verdadera.

Plan único de cuentas – PUC- Es el documento que contiene la unificación de cuentas de los diferentes sectores para llevar sus registros como se muestra a continuación y puede encontrarse para su consulta pública en los enlaces como Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 en.htm .dll?MIval=se c&dir=46&id=21490&m=td&a=td&d=depend • http://actualicese. • http://www.com/normatividad/2001/decretos/PUC/indi ce.co/ss/drvisapi.supersociedades.gov.

confiabilidad y comparabilidad.1. . su claridad.” Cap. de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. El Mencionado decreto del Ministerio de Desarrollo Económico (1993) estipula: “El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente. las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas… deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad. …está compuesto por un catálogo de cuentas… y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas.

por ventas a crédito o contado. . préstamos obtenidos). Ingresos y egresos El estudio del origen de ingresos y egresos. Una empresa en el ejercicio de su actividad presta servicios y ofrece bienes al exterior. cuando se persigue lucro. en valores monetarios. por entrada de efectivo (cobro de facturas. incrementando las utilidades o disminuyendo las pérdidas. áreas o procesos del negocio. permite determinar los requerimientos de las unidades. rendimiento de inversiones. Se generan por el desarrollo del objeto social. El ingreso aumenta el patrimonio empresarial.2.3. Ingresos: la operación que afecta los resultados de una organización. Los ingresos se perciben.

materias primas.Egresos: los egresos suceden por gastos o erogaciones que se ejecutan en el momento en que se producen y por las inversiones. de intereses. como: Gastos de operación. fabricación (mano de obra indirecta. mantenimiento. seguros. son las compras que se reproducen en activos. mano de obra directa). Los gastos se clasifican según donde se produzcan. gastos de oficina. pago de impuestos. comisiones sobre ventas. gastos de administración y ventas(remuneración del personal de administración y ventas. repuestos. Hay egresos de efectivo por pago de facturas. depreciación de instalaciones. servicios. gastos generales. viáticos. impuestos directos). financieros (intereses). de préstamos. amortización de activos diferidos. de sueldos. otros materiales directos. de servicios de servicios. . maquinaria y equipo. promoción y publicidad.

Cuando se elabora el flujo de caja proyectado este es equivalente al mismo presupuesto de efectivo y los datos e información se toman de todas las transacciones comerciales registradas en la contabilidad de la empresa.2.4. Flujos de caja El flujo de caja se materializa en un informe financiero que muestra los flujos de ingresos y egresos de efectivo durante un periodo de tiempo. . permite conocer el déficit o excedente de efectivo.

Como por ejemplos: .2. Indicadores financieros Son las relaciones que se establecen entre diferentes cuentas de los estados financieros para diagnosticar si los movimientos de recursos son adecuados. si las inversiones arrojan resultados coherentes con las metas esperadas.5.

Indicadores Definición Cálculo Representa el Capital de monto de recursos trabajo que la empresa = Activo corriente – pasivo corriente tiene para cubrir las erogaciones para su operación. . Tasa de rentabilidad de la después de impuestos rendimiento inversión total de capital contable los accionistas. Prueba ácida Evalúa la capacidad inmediata de pago Activo disponible Pasivo circulante Refleja el número Rotación de de veces que han _ Ingresos de operación____ clientes por rotado las cuentas cuentas por cobrar a clientes cobrar por cobrar en un período. Refleja la Utilidad neta.

3. resolver diferencias.1. proponen y presentan alternativas para una relación contractual de compra y venta de un producto o servicio. establecer costos. con sus propios intereses. se tienen en cuenta los acuerdos comerciales entre clientes y proveedores. La negociación es el proceso en el que dos partes. . estructurar un plan de trabajo. entre otras actividades. Acuerdos y negociaciones que influyen en la elaboración del presupuesto 3. formular un cronograma. Acuerdos comerciales entre clientes y proveedores En la elaboración del presupuesto.

No olvidar que cada una de las partes tiene unos objetivos que pretende lograr y que cada uno debe hacer una planeación y presupuesto del compromiso adquirido o a adquirir. buen servicio post-venta. etc. cantidades. Es llegar a un acuerdo compartiendo la estrategia comercial de cada parte. físicos y financieros y que al final se van a traducir en un proceso de compra y venta. Pero más allá. sitios y fechas de entregas. creatividad. además de buscar un gana-gana. deben tener ciertas características y habilidades como: capacidad de análisis. conocimiento del objeto del negocio.Los negociadores. . es el de saber pactar los términos. donde hay movilización de recursos humanos. en función de precios adecuados. asertividad. flexibilidad. entre otras virtudes. modos y medios de transporte. calidad. contemplando monedas y tipos de cambio.

3. Los procesos que intervienen en la planeación del presupuesto 1 2 Proceso Proceso de de ventas producción Planeación 3 5 del Proceso de Estimación de presupuesto compras gastos operativos y de ventas 4 Estimación de mano de obra directa .2.

4. Proceso para la planeación del presupuesto .

Materia prima. empresa menos los costos de producción y gastos operativos. mano de obra directa Requerimientos de necesarios para producir el número de unidades Producción de acuerdo a la capacidad de la empresa y a las ventas proyectadas. Es la estimación de las unidades que la empresa Determinación de va a vender en un periodo determinado a un ventas precio competitivo. Son gastos necesarios para el funcionamiento de Gastos operativos y la empresa y los gastos necesarios para la de ventas entrega de los productos vendidos como fletes y bodegajes. insumos. . Está constituida por los ingresos percibidos por Rentabilidad de la ventas de acuerdo al objeto social de la empresa. Capacidad Es establecer el número de unidades q la empresa productiva de la puede producir de acuerdo con las políticas empresa establecidas.

en función de las expectativas q se tienen durante el periodo q falta hasta esa fecha y teniendo en cuenta los datos reales obtenidos hasta el momento. Soporte presupuestal según áreas o unidades de negocio 5. en hojas electrónicas u hojas de cálculo. . Proyecciones de ingresos y egresos La proyección es un presupuesto estimado a una fecha determinada.5. La proyección de ingresos y egresos se conoce como el presupuesto del flujo de caja durante un período. Las proyecciones se pueden adelantar. 1. además de con software especializado.

Se diseñan formatos que permiten proyectar el presupuesto con las categorías de ingresos y egresos organizados. para adquirir financiación a través de préstamos. En las hojas de cálculo se facilita la preparación del presupuesto del flujo de caja. para proyectar los ingresos y egresos de efectivo en la empresa. . puede anticipar las brechas en épocas críticas. y para preparar un presupuesto de flujo de caja para emprender un negocio donde se requiera proyectar a unos años siguientes.El flujo de caja es utilizado en las empresas para predecir la capacidad que tiene para generar el efectivo necesario en su proyección.

Ejemplo de una hoja de cálculo para proyección de ingresos y egresos Consultado el 26 de agosto de 2012 en. . Una vez que haya descargado el archivo en su computadora. http://mexico.0 y posteriores). debe copiarlo en el directorio EXCEL\XLSTART para poder usarlo.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/7/Hoja-de-c%C3%A1lculo-para-el- presupuesto-del-flujo-de-caja Descripción del archivo: El archivo contiene una plantilla de hoja de cálculo de Microsoft Excel (versión 4.

6. Otros elementos necesarios en la elaboración del presupuesto 6. puede ser nominal y real. varía dependiendo de distintos factores: oferta.1.Liquidación de precios en moneda extranjera y tasas de cambio ¿Qué es el tipo de cambio ? El tipo de cambio es el precio que tiene una moneda en el mercado. inflación. entre otras. El tipo de cambio se establece entre países. . demanda. tasa representativa.

. Para cambiar una moneda se suele utilizar bancos o entidades acreditadas.Tipo de cambio nominal: es el precio de una moneda extranjera expresado en unidades monetarias de la moneda nacional. Tipo de cambio real: es el precio de los bienes nacionales respecto a una moneda extranjera. Tipo de cambio fijo: es establecido por el Banco Central respecto a cada moneda extranjera y es el mismo órgano el encargado en comprar y vender la divisa.

Consultado el 27 de agosto de 2012. este tema.17 pesos colombianos por lo que el tipo de cambio entre Colombia y demás países de la zona Euro) será $2.17 o sea que para obtener 1 euro tengo que entregar $2.270.270. en http://www.270. Una divisa es un medio de pago. Por ejemplo: 1€ = pesos colombianos el 27 de agosto de 2012 es $2. una moneda distinta a la moneda local.colombia. Por ejemplo se puede averiguar a cuanto equivale 1 € en dólares americanos.com/cambio_moneda/.Tipo de cambio variable: se establece por la interacción de la oferta y demanda de divisas en el mercado.17 Pesos colombianos/Euro. puede consultar este enlace. . Para acceder permanentemente.

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