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GERENCIA TCNICA
DEPARTAMENTO DE ACREDITACION
MARZO 2011
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2. Estructura y elementos bsicos en la elaboracin del plan de trabajo
El plan de trabajo debe reflejarse en cuatro formularios:
a) Datos generales del Programa.
b) Anlisis de la situacin del programa FLOA (Fortalezas, Limitaciones,
Oportunidades y Amenazas).
c) Matriz de planeamiento, la que a su vez debe contener los siguientes
aspectos: objetivo general del programa, objetivos especficos del plan de
trabajo, actividades, metas, indicadores, costo estimado y cronograma.
d) Monitoreo.
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b) Anlisis de la situacin del programa y su entorno
Se busca que con esta informacin el programa realice un reconocimiento de
su realidad tanto a lo interno como de su entorno (social, natural, etc.) y con l,
identifique factores o variables que han influido, influyen o influirn en su desempeo
organizacional. Dichos factores son los elementos internos y externos que afectan
tanto de manera positiva como negativa al programa como un todo y que pueden
tambin alterar (negativa o positivamente) el cumplimiento de sus objetivos.
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En la formulacin de los componentes del FLOA deben tomarse, entre otros
aspectos, los resultados concertados del proceso de supervisin hecho por el PANI
(Departamento de Acreditacin o por otra de sus instancias u otras instituciones
pblicas rectoras vinculadas a la atencin de las personas menores de edad, y
concedentes de recursos econmicos u otros , as como la participacin de todas las
personas que integran la organizacin, siendo particularmente importante la
incorporacin de las personas menores de edad.
c) Matriz de Planeamiento
Por esa razn, es que para efectos de este instructivo es necesario que se
establezcan y diferencien dos tipos de objetivos:
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El planteamiento de los objetivos especficos del plan debe ser coherente con
las reas de atencin que han sido establecidas para las modalidades de programas
de atencin.
Metas
Son los elementos cuantificadores y cualificadores de los objetivos o
propsitos del programa (proyecto) en un marco de tiempo. Seala cunto queremos
alcanzar de cada objetivo, de qu calidad es lo que queremos lograr y en que lapso
de tiempo se va a conseguir.
Es importante considerar los siguientes aspectos para su elaboracin:
- Deben ser alcanzadas por el programa con los recursos financieros, humanos,
fsicos y tecnolgicos disponibles.
- Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado.
- Deben ser conocidas y acordadas por los miembros de la Junta Directiva de la
Organizacin.
- Deben sealar cunto queremos alcanzar de cada objetivo y de que calidad es
lo que queremos lograr.2
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Gua para la Elaboracin de Proyectos Sociales, Coleccin Liderazgo Social. Luis Ulla, Claudio Giomi. Espacio Editorial,
Buenos Aires. Argentina, pgina 58, 2006
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Indicadores
Referidos a los logros de los programas sociales, los indicadores de producto
o resultados suelen ser los ms simples de aplicar, pues se orientan a medir el grado
de cumplimiento de las metas propuestas en relacin con las realizadas. Por lo
mismo, su medicin se realiza generalmente comparando el nmero total de los
beneficios realizados o ejecutados con el nmero de los programados; sea que se
trate de beneficiarios, acciones, supervisiones, capacitaciones o proyectos, segn
como haya sido formulada la meta.
Actividades
Son las acciones concretas que realiza el personal del programa para alcanzar
los objetivos especficos sealados en la seccin anterior. Implica la definicin y
ejecucin de tareas.
Cul es la actividad?
Cul o cules sern los mecanismos para su realizacin?
Cules sern los parmetros para medir su logro?
Quin es o quienes son los responsables de llevarla a cabo?
Qu recursos son necesarios y cual es su costo estimado?
En que fecha inicia y concluye?
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Citado en Diseo y Evaluacin de Proyectos Sociales, Martinic Segio. Comexani, CEJUV. Mxico, pgina 85, 1997
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Debe existir total coherencia entre las actividades y el objetivo especfico. Se
recomienda enlistarlas para cada uno de ellos y as establecer el plazo, el personal
responsable y los recursos materiales.
Costos estimados
Es la estimacin financiera, coherente y detallada de los requerimientos
necesarios para la ejecucin del plan. Este costo debe consignarse para cada una de
las actividades y corresponde a una estimacin, sujeta a cambios por razones propias
de la economa (costos de materia prima, inflacin, entre otros) y del mismo proyecto
(cambios en las caractersticas de las actividades- tiempo, participantes etc).
Cronograma
Es importante determinar la duracin de las actividades, para lo cual se recomienda
que esos plazos se incluyan en la matriz de planeamiento de manera semestral.
d) Monitoreo (evaluacin)
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Para lo que corresponde a este documento, se recomienda que el plan se
someta a evaluacin, al menos dos veces al ao, lo que permite conocer el nivel de
cumplimiento del plan de trabajo del programa.
Nota Final
El Plan de trabajo debe ser oficializado mediante la aprobacin del rgano
competente, de acuerdo con lo que establecen los estatutos de la Organizacin.
Por ejemplo:
____________________________ ______________________________
Firma del Director(a) del Programa Firma del Presidente de la Junta
Directiva de la Organizacin
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Fuentes consultadas, incorporadas o adaptadas para este documento
1- http://www.erc.msh.org/fpmh_spanish/chp2/
2- http://www.cedpa.org/uploaded_files/stratplan_spanish_all.pdf
3- http://www.imacmexico.org/ev_en.php
4- http://www.quality-consultant.com/gerentica/aportes/aporte_001.htm
5- http://cienciasempresariales.info/productividad-economicidad-rentabilidad/
2005.
Mxico, 1997.
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Glosario
Actividad
Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona destinada al cumplimiento
de un objetivo.
Conjunto de tareas especficas que deben realizarse para alcanzar cada uno de los
objetivos especficos o productos de un proyecto (programa). 2
Eficacia
Capacidad de un programa para lograr los resultados que se esperan a partir del
alcance de sus objetivos.
Eficiencia
Capacidad que tiene un programa para disponer de diversos recursos y alcanzar uno
o varios de sus propsitos.
Evaluacin
Proceso mediante el cual un programa analiza oportunamente la ejecucin de su plan
de trabajo para conocer su nivel de cumplimiento y valorar la incorporacin de
modificaciones y adecuaciones.
Cronograma
Es un grfico que muestra visualmente el tiempo en el cual se realizar una actividad
o tarea.
Indicador de producto
Los indicadores de producto son las medidas del grado de cumplimiento de las metas
propuestas en relacin con las realizadas.
Meta
Es un elemento cuantificador y cualificador de los objetivos o propsitos del proyecto
(programa) en un marco de tiempo. Seala cuanto queremos alcanzar de cada
objetivo, de que calidad es lo que queremos lograr y en que lapso de tiempo se va a
conseguir.
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Objetivos especficos del plan anual de trabajo
Propsitos medibles y concisos que pretende definir los resultados concretos
esperados mediante el desarrollo de un conjunto de acciones.
Plan de trabajo
Documento elaborado por la direccin y el personal tcnico de un programa que
muestra el conjunto de actividades y recursos disponibles para su desempeo en un
periodo determinado. Para efectos de esta gua estos dos elementos estn
orientados hacia la garanta y defensa de los derechos fundamentales de las
personas menores de edad.
Plazo
Espacio en el tiempo que se define para realizar un conjunto de actividades o tareas,
las que se encuentran en funcin de los recursos disponibles.
Recursos
Conjunto de elementos o medios necesarios para realizar las actividades
establecidas en un plan de trabajo.
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