Resumen

Capitulo #4
Elementos esenciales de la planeacin y la administracin por objetivos

Planeacin Seleccin de misiones y objetivos, as como de las acciones para lograrlos; lo anterior
requiere tomar decisiones, es decir, elegir una accin entre varias alternativas. En la planeacin
tambin participa activamente la innovacin gerencial, pues cierra la brecha entre dnde estamos
y adnde queremos ir. Los siameses de la administracin la planeacin y el control, son
inseparables; cualquier intento por controlar sin una buena planeacin no tiene sentido, pues no
hay forma de que las personas sepan si van en la direccin que quieren (el resultado de la tarea
del control), a menos de que primero estn seguros de adnde quieren ir (parte de la tarea de
planeacin); as, los planes aportan los estndares de control.
Tipos de planes
Los planes pueden clasificarse como:
1. Misiones o propsitos: La misin o el propsito identifican la funcin o las tareas bsicas de
una empresa o dependencia, o de cualquiera de sus partes.
2. Objetivos o metas: Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige la actividad;
no slo representan el punto final de la planeacin, sino el fin al que se dirige la organizacin, la
integracin de personal, la direccin y el control.
3. Estrategias: estrategia se define como la forma en que se determinan los objetivos bsicos a
largo plazo en una empresa, la instrumentacin de los cursos de accin y la asignacin de los
recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
4. Polticas: Las polticas tambin son planes, pues son declaraciones o interpretaciones
generales que orientan o dirigen las reflexiones para la toma de decisiones. No todas las polticas
son declaraciones: a menudo slo estn implcitas en las acciones de los gerentes. Las polticas
definen un rea dentro de la cual debe tomarse una decisin y aseguran que sta sea consistente
con un objetivo y contribuya a su logro. Las polticas ayudan a solucionar problemas antes de
que se vuelvan serios, hacen innecesario analizar la misma situacin cada vez que se presenta y
unifican otros planes, lo que si bien permite que los gerentes deleguen autoridad, sea con el
control sobre lo que hacen sus subordinados. Hay muchos tipos de polticas, algunos ejemplos
son: slo contratar ingenieros con capacitacin universitaria, promover las sugerencias de los
empleados para una mejor cooperacin, promover desde dentro, apegarse estrictamente a un alto
estndar de tica en las empresas, establecer precios competitivos e insistir en asignar precios
fijos y no de costo ms utilidad.
5. Procedimientos: Procedimientos Los procedimientos son planes que establecen un mtodo de
actuacin necesario para soportar actividades futuras; son secuencias cronolgicas de acciones
requeridas, lineamientos para actuar ms que para pensar que detallan la manera precisa en
que deben realizarse ciertas actividades. Por ejemplo, la Case Western University resume su
proceso de evaluacin en tres pasos:
1. Establecer los objetivos de desempeo.
2. Realizar una revisin de los objetivos a medio ao.
3. Realizar un anlisis del desempeo al final del periodo.
6. Reglas: Las reglas establecen las acciones especficas necesarias, o su ausencia, para evitar
que existan desviaciones. Las reglas se diferencian de las polticas en que estas ltimas tienen el
propsito de orientar la toma de decisiones al establecer reas donde los gerentes pueden usar su
discrecin, en tanto que las primeras no permiten discrecin en su aplicacin.
7. Programas: Los programas son un complejo de metas, polticas, procedimientos, reglas,
asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para
realizar un curso de accin determinado; por lo regular cuentan con el apoyo de un presupuesto
asignado.
8. Presupuestos: Un presupuesto es, en trminos numricos, el informe de los resultados
esperados puede llamarse plan cuantificado; de hecho, el presupuesto financiero operativo es a
menudo un plan de utilidades que puede expresarse en trminos financieros y de horas
laborables, en unidades de producto u horas mquina, o en cualquier trmino numrico medible.

Pasos de la planeacin

1. Estar atentos a las oportunidades

Aun cuando precede a la planeacin real y, por tanto, no es estrictamente parte del proceso de
planeacin, el estar atentos a las oportunidades en los entornos externo e interno de la
organizacin es el verdadero punto de partida de la planeacin.

2. Establecer objetivos
El segundo paso en la planeacin es establecer objetivos para toda la empresa y luego para cada
unidad de trabajo subordinada, lo que debe hacerse pensando en el corto y el largo plazo. Los
objetivos especifican los resultados esperados e indican el punto final de lo que debe hacerse,
dnde debe colocarse el inters primario y qu es lo que debe lograrse con la red de estrategias,
polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

3. Desarrollar premisas
Las premisas son supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollar el plan. Para todos los
gerentes involucrados en la planeacin es importante acordar las premisas; de hecho, el siguiente
es el principio de las premisas de planeacin ms importante: cuanto ms comprendan y
acuerden los individuos a cargo de la planeacin utilizar premisas de planeacin consistentes,
mejor ser la planeacin coordinada de la empresa.
 4. Determinar cursos alternativos
El cuarto paso de la planeacin es buscar y examinar cursos de accin alternativos,
especialmente los que no son muy evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan
alternativas razonables: a menudo la menos obvia demuestra ser la mejor.

5. Evaluar cursos alternativos

Despus de buscar cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y dbiles, el paso siguiente
es evaluarlos sopesndolos a la luz de premisas y metas. Un curso puede parecer el ms rentable,
pero requerir de un fuerte desembolso de efectivo y tener una lenta recuperacin; otro puede
parecer menos rentable, pero suponer menos riesgo; otro ms puede adecuarse mejor a los
objetivos de largo plazo de la compaa.

6. Seleccionar un curso
ste es el paso en que se adopta el plan, el verdadero punto de la decisin. En ocasiones un
anlisis y una evaluacin de los cursos alternativos revelarn que dos o ms son aconsejables y el
gerente puede decidir utilizar varios en lugar del mejor.

7. Formular planes derivados

Cuando se toma una decisin raras veces la planeacin est completa y se requiere un sptimo
paso: casi siempre se necesitan planes derivados para apoyar el plan bsico.

8. Cuantificar los planes mediante presupuestos

El presupuesto general de una empresa representa la suma total de ingresos y egresos, con las
utilidades o el valor agregado resultante y los presupuestos de las partidas de la hoja de balance
general, como los gastos de caja y capital. Cada departamento o programa de una empresa puede
tener sus propios presupuestos que se relacionan con el presupuesto general.

Objetivos
Objetivo verificable Es cuando al final del periodo puede determinarse si se ha logrado.

Jerarqua de los objetivos

Los objetivos forman una jerarqua que va desde la meta amplia hasta objetivos individuales
especficos. En el punto ms alto de la jerarqua est el propsito o la misin, que tiene dos
dimensiones:
1. El propsito social, como contribuir al bienestar de la gente proporcionando bienes y servicios
a un precio razonable.
2. La misin o propsito de la empresa, que podra ser proporcionar transportacin conveniente y
de bajo costo para la persona promedio.
Multiplicidad de objetivos
Por lo general hay mltiples objetivos dado que las realidades de las organizaciones as lo
demandan, por ejemplo, no sera suficiente establecer que el proyecto de una universidad es la
educacin y la investigacin; sera ms preciso listar los objetivos generales, que podran ser los
siguientes:
Atraer estudiantes de alta calidad.
Ofrecer capacitacin bsica en artes y ciencias, as como en ciertos campos profesionales.
Otorgar ttulos de postgrado a candidatos calificados.
Atraer profesores de gran reconocimiento.
Descubrir y organizar nuevos conocimientos mediante la investigacin.
Operar como escuela privada que se apoye, sobre todo, en colegiaturas y donativos de ex
alumnos y amigos.

Pautas para establecer objetivos

La lista de objetivos no debe ser demasiado larga, pero debe cubrir las principales caractersticas
del puesto. Como se destac en este captulo, los objetivos deben poder verificarse y en ellos
debe establecerse qu debe lograrse y cundo; de ser posible, debe indicarse tanto la calidad
deseada como el costo proyectado para alcanzar los objetivos; adems, los objetivos deben
plantear un reto, establecer prioridades y promover el crecimiento profesional y el desarrollo
personal.
Conceptos en evolucin de la administracin por objetivos
Administracin por objetivos (APO) como un amplio sistema administrativo que de manera
sistemtica integra muchas actividades gerenciales clave y est conscientemente dirigido hacia el
logro efectivo, eficiente y, en consecuencia, eficaz de objetivos organizacionales e individuales.

Ventajas y debilidades de la administracin por objetivos

Ventajas de la administracin por objetivos Hay bastantes pruebas de las ventajas de la APO casi
todas en estudios de laboratorio que muestran el aspecto motivacional de las metas claras; as, las
siguientes son tambin ventajas:
Perfeccionamiento de la administracin mediante la planeacin orientada a resultados.
Precisin en las funciones y estructuras, as como en la delegacin de autoridad segn los
resultados esperados de las personas que desempean las funciones.
Fomento al compromiso con las metas personales y las de la organizacin.
Desarrollo de controles efectivos que miden los resultados y conducen a acciones correctivas.

Debilidades de la administracin por objetivos

El fracaso en la enseanza de la filosofa de la APO es una de las debilidades de ciertos
programas: los gerentes deben explicar a sus subordinados qu es, cmo funciona, por qu se
hace, qu funcin tendr en la evaluacin del desempeo y, sobre todo, cmo pueden
beneficiarse los participantes.
Otro de los problemas es no orientar a quienes establecen las metas: los gerentes deben saber
cules son las metas corporativas y de qu manera sus propias actividades se ajustan a ellas;
tambin necesitan premisas de planeacin y el conocimiento de las principales polticas de la
compaa. Otro problema es la dificultad de establecer metas verificables con el grado correcto
de flexibilidad.