Seguimiento de procesos en red e

Identificacin y registro de informacin

Bienvenidos a la actividad de aprendizaje virtual Seguimiento a los

procesos logsticos en la red Como parte de este seguimiento, se
realizar la identificacin y el registro de la informacin.

Los temas que se tratar sern:

1. Introduccin
2. Identificacin de procesos y de actores en la cadena de suministro
3. Cadena de Suministro
4. Flujo de los subprocesos de materiales en la cadena de
abastecimiento para la produccin de Blusas de Colombia SAS
5. Registros asociados a la trazabilidad de los procesos logsticos
6. Trazabilidad
7. Trazabilidad y sus caractersticas
8. Conclusiones
9. Bibliografa
 1. Introduccin

Las operaciones y transacciones realizadas por los actores que integran

la red logstica, requieren un seguimiento que documenta los procesos
que intervienen en cada una de las actividades, adems, muestra los
respectivos flujos y los registros logsticos. En la verificacin de la
informacin entre los actores de la cadena se valoran las operaciones
efectuadas, se revisa el mantenimiento actualizado del sistema de
informacin mediante la aplicacin de estndares y normas nacionales
e internacionales.
Esta actividad, presenta un ejemplo relacionado con la identificacin de
los actores en la cadena de suministro, sus procesos logsticos y
registros que permiten visualizar la organizacin de la trazabilidad.
Tambin se presentan los componentes del sistema de informacin,
tales como cdigos internacionales y tecnologas de la informacin y
comunicacin aplicada en la lectura y anlisis de datos y su impacto
del registro de informacin de los procesos logsticos en el desarrollo
de los sistemas de e trazabilidad.

2. Identificacin de procesos y de actores en la cadena de

suministro

En el desarrollo de las actividades de la cadena de suministro, los

registros de datos resultantes de las operaciones logsticas, tales
como: recibo, despacho, almacenamiento, cargue y descargue de
mercancas e inventarios, son el soporte del sistema de trazabilidad y
la base para la organizacin del sistema definido. De esta manera,
actores de la cadena comparten sistemas de informacin unificados.

La informacin resultante de las diferentes operaciones logsticas de

los actores que intervienen en la cadena de abastecimiento, debe
garantizar las condiciones de calidad, y as realizar un sistema de
trazabilidad confiable. Es preciso definir los actores que intervienen en
la cadena de abastecimiento para un producto; delimitar el alcance de
los procesos para facilitar las mediciones de la eficiencia a travs de la
lectura y anlisis de la informacin, apoyados en las tecnologas de la
informacin y comunicacin, como EDI, radiofrecuencia, correo
electrnico entre otras formas de trasmisin.

3. Cadena de Suministro

La actividad comercial de las empresas, unidades de negocio o cadena

de abastecimiento, realizan diferentes actividades logsticas orientadas
a las exigencias de los mercados y enmarcadas en la poltica de la
organizacin. Para una acertada toma de decisiones, cada una de
estas cuenta con informacin propia relacionada con la entrega del
producto al cliente, consumidor, usuario, o clientes finales segn sus
requerimientos.

Los flujos de informacin muestran el recorrido de las operaciones

desarrolladas en la red por los actores que intervienen en la gestin de
los procesos de aprovisionamiento, produccin y distribucin, as como
el registro de datos resultantes del movimiento fsico de las
mercancas.

Importante recordar:

La cadena de suministro involucra la administracin de

operaciones logsticas de los actores y la eficiencia en su
respuesta.

La accin y operacin de los actores o empresas participantes en

la cadena de abastecimiento, generan flujos de informacin
resultantes del movimiento fsico y financiero, lo que se
constituye en el referente para el registro de las operaciones
sistematizadas necesarias para satisfacer a un cliente.
 4. Flujo de los subprocesos de materiales en la cadena de
abastecimiento para la produccin de Blusas de
Colombia SAS

Para una mejor comprensin del flujo de informacin a travs de los

diferentes actores que integran la red logstica, se utilizar a manera
de ejemplo, el caso de Blusas de Colombia SAS, que pertenece al
sector de la confeccin.

Blusas de Colombia SAS

En la produccin de blusas, se genera una serie de actividades

logsticas realizadas por actores diversos que deben ser identificadas y
registradas. Para ello, es necesario reconocer el funcionamiento de la
cadena de abastecimiento y los procesos internos que son producidos
por estos actores.
Los flujos de materiales asociados a los flujos de informacin, permiten
establecer una interaccin permanente para lograr responder a las
expectativas de los clientes. En la Figura1, se identifican los siguientes
actores:

Proveedores

Proporcionan las materias primas para ser procesadas.

En el caso de las blusas, se suministrarn materia prima e insumos
como:
Seda: empresa ITALIANSETA.
Hilos: Hilanderas de Colombia S.A. Botones.
Empaques: Cartones y Empaques S.A.
 Produccin:

Se identifican procesos de produccin tales como los siguientes:

- Corte
- Confeccin
- Empaque
- Distribucin

Consumidores:

Son los que entregan la informacin de los requerimientos que han de

ser atendidos en la red logstica.

En el caso de las Blusas, que pertenecen al sector de las confecciones

se relacionar con la necesidad de vestuario.

En la figura 1. se presenta el flujo de los subprocesos de la cadena

desde el aprovisionamiento con la materia prima, la produccin hasta
la distribucin al consumidor que realiza la empresa.
Figura 1 Identificacin de procesos

La entrega de la materia prima y los insumos que se utilizan en la

fabricacin y el empaque generan una documentacin que puede ser
fsica o sistematizada

Una vez el cliente realiza la solicitud del pedido, el departamento

comercial enva la aceptacin del mismo a la fbrica que a su vez,
entrega a la seccin de despachos, encargada de organizar el orden
de los pedidos por cliente. Adems, solicita el transporte requerido una
vez se haya realizado el alistamiento de la documentacin.

Los clientes pueden ser nacionales o internacionales. A nivel nacional,

son cadenas comerciales para ventas al detal en las principales
ciudades del pas: Bogot, Medelln, Cali y Barranquilla.

Los clientes del exterior estn ubicados en Sur Amrica: Buenos Aires,
Ro de Janeiro, Santiago de Chile y Lima.

En la figura 2a y 2b se aprecia en detalle el registro de estos

movimientos: recibo del pedido del cliente, generacin de la
documentacin y registros. De esta manera se facilita el anlisis de
trazabilidad.

Figura 2 a. Movimiento de stock de la empresa

Blusas de Colombia SAS

Figura 2 b. Descargue de inventario

Figura 2. Lectura de registros de informacin aplicando

estndares

En la figura 2a, se presenta la logstica en la cadena de

abastecimiento de la empresa Blusas de Colombia SAS. En el flujo de
la izquierda, se observa que de la fbrica, las blusas son enviadas
debidamente codificadas e inspeccionadas. Luego, entran al centro de
distribucin, en donde se organizan los pedidos nacionales. Se utiliza el
sistema de RFDI para realiza la inspeccin de entrada y salida y del
stock en movimiento. Finalmente, llegan al punto de venta, en donde
tambin se procede a registrar de acuerdo a las diferentes referencias,
cdigo del producto, color, talla etc

En la figura 2b se presenta el flujo de descargue de inventario.

En la base de datos (Excel asociado), se muestra la organizacin de los

datos surgidos de stas acciones, que se sistematizan en herramientas
informticas.

Atencin!

La informacin resultante, tanto del ejemplo de la empresa de

blusas de Colombia SAS como de las experiencias que cada aprendiz
ha obtenido a partir de su propia empresa, permite identificar que
la cadena de abastecimiento involucra una secuencia de
operaciones: desde la adquisicin del bien, hasta la entrega al
usuario final.
Resumiendo

El alcance de este sistema de informacin se establece desde el

inicio de las operaciones en la red de suministros, se parte de la
atencin de clientes, investigando por sus requerimientos; la
adquisicin de materiales, el proceso de produccin, la logstica
interna, hasta encontrar la red de distribucin externa para ser
entregada al cliente o usuario final.

Su efectividad se apoya en sistemas de informacin para garantizar

una administracin integral de la cadena de abastecimiento y la
suficiente capacidad de respuesta.

El manejo de la informacin de los procesos logsticos, responde al

tipo de entidades: sea la logstica pura, comercial, de producto, de
consumo y la manera como se administra y se registra esta
informacin.

Cadena de suministro interna

 Produccin
Planeacin de la Logstica
demanda Manufacturacin Servicio al cliente
Compras de Logistica
insumos

Suministro Distribucin

Figura 3. Cadena de suministro interna

La figura 3 presenta la secuencia de la cadena de suministro interna,

donde se observan algunas actividades propias de la empresa, que
intervienen en los subprocesos.

La cadena de suministro interna coordina los sistemas de informacin

resultante de los subsistemas, tales como: de aprovisionamiento, de
produccin y de distribucin de los respectivos procesos y
procedimientos que ocurren al interior de cada uno de estos. Tal es el
caso de inventarios en doble va los que estn conectados con los
sistemas de informacin de los actores de la cadena externa.

El sistema de trazabilidad en torno al desarrollo de los procesos

logsticos se concentra en el servicio y el valor agregado que se ofrece
al cliente al menor costo posible, con la calidad esperada y en el lugar
solicitado.
EJERCICIO

Una vez identificados los diferentes elementos que integran los

procesos logsticos, el aprendiz se apropiar de la informacin
suministrada y realizar comparaciones con el fin de determinar la
trazabilidad de la cadena en los procesos de aprovisionamiento,
produccin y distribucin. El objetivo final ser el de replicar en una
empresa o negocio de su eleccin los mtodos estudiados.

Despus de analizar el texto, el aprendiz estar en capacidad de

responder las siguientes preguntas y aplicar y responder a la empresa
o proceso de su eleccin. Lo que se refiere al caso de Blusas de
Colombia, la informacin deber tomarse del caso propuesto

5. Registros asociados a la trazabilidad de los procesos

logsticos.

Los procesos logsticos asociados a la cadena de abastecimiento para

ser documentados, deben estar identificados, registrados, revisados y
actualizados segn el mbito de aplicacin del sistema de informacin
utilizado. Al hacer parte de la cadena de abastecimiento, se comparte
informacin de los registros de los proveedores y clientes que sirven
de base para la organizacin y administrador de un sistema de
trazabilidad
Los registros de cada una de las operaciones por actor de la cadena y
en seguimiento o rastreo de un producto, se realizan a partir de la
aplicacin de estndares nacionales e internacionales a travs de
cdigos de barras, se almacenan en archivos magnticos, se llevan
libros de registros de proveedores y clientes, es decir se consolidan en
lo que puede llamarse un sistema documental: registros,
procedimientos, formatos, hojas de control por citar algunos
documentos.
 Libro de registros
Almacenamien procedimientos
Cdigo de registro de
to en archivos
barras proveedores y Formatos
magnticos
clientes Hojas de control

Figura 4 Registro y seguimiento del producto

Recuerda que

La calidad de la informacin asociada a cada uno de los procesos

logsticos garantizan la efectividad del intercambio de informacin
entre los actores de la cadena de abastecimiento; al desarrollarse el
sistema de trazabilidad es importante manejar estndares nacionales
e internacionales, apoyados en sistemas de informacin robustos y
amigables para contar son un sistema documental acorde con la
norma ISO 28000.

6. Trazabilidad

La trazabilidad es la secuencia (tambin se le llama el histrico)

generada por los procedimientos preestablecidos y necesarios desde el
origen y el trayecto que sigue un producto o lote de productos, a lo
largo de la cadena de suministro, utiliza elementos de informacin,
ubicacin y comunicacin para detectar su localizacin seguimiento y
rastreo. La figura 5 ampla la comprensin de esta afirmacin.

Movimiento de mercancas y flujo de informacin

 Se identifica Organizacin
Recibo del Registro en el Ruta de Registro del Registro del en palets
Empaque empaque con
producto sistema picking pedido peso
el destino

Figura 5. Movimiento de mercancas y flujo de la informacin

En el caso de despachos de mercanca hacia el exterior, el monitoreo
de la carga se realiza desde la fecha de embarque, fechas y lugares de
transbordo y la fecha de llegada al destino final.

6. Uso de Tecnologas de la informacin y comunicacin

La trazabilidad de cualquier producto, requiere de la recoleccin de la

informacin en las diferentes etapas del proceso mediante el uso de
las tecnologas de la informacin TICs.

El sistema de trazabilidad de la cadena de abastecimiento se debe

visualizar de manera holstica, incluye todos los actores que ejercen
un rol en la cadena de suministro. Desde el proveedor del proveedor
hasta el consumidor del consumidor. Se detalla cada uno de los
procesos y procedimientos que desarrollan los diferentes actores que
participan en estos procesos, definidos por los diferentes acuerdos
comerciales que establecen momentos especficos para la captura
de datos, que son representativos para garantizar la calidad de la
cadena de abastecimiento.
La recoleccin de la informacin se realiza al registrar los nmeros de
identificacin de los productos en el sistema, a travs de cdigo de
barras. Las locaciones se registran con el nmero mundial - GLN ; lo
mismo que el cdigo seriado de contenedor de embarque SSCC-XML
entre otros. El sistema estandarizado internacional de normas de GS1,
es el ms utilizado en la cadena de suministro, cada uno de los pases
adscritos, estn autorizados para la asesora y mantenimiento de
software de los sistemas de informacin.

Las empresas u organizaciones, competitivas en el mercado, deben

enfocarse y adquirir el software y hardware apropiado, segn los
requerimientos y movimientos para la entrada y salida de datos y as
tener la posibilidad de rastrear los movimientos de la mercanca y el
seguimiento de sus proveedores y clientes. Segn los tipos de
empresas que hagan parte de la cadena, los requerimientos pueden
llegar a ser funcionales o no funcionales; pues depende del volumen
de operaciones, de la cantidad de usuarios y de las aplicaciones
simultaneas para su uso.

Es importante que ample sus conocimientos sobre este tema,

en: www.gs1.org.
(Organismo de cobertura internacional o el que haga sus veces de
estandarizacin internacional).
nimo!

El sistema de trazabilidad se apoya en las tecnologas de informacin

como la aplicacin de software libres o comerciales que permiten la
confiabilidad de la misma frente a las diferentes operaciones propias
de la logstica. Estas operaciones se caracterizan por la transferencia
de informacin entre los diferentes actores que integran la cadena de
abastecimiento, de tal manera que se evite la duplicidad en la
informacin.
Adicionalmente, se deben definir las caractersticas de la informacin,
as como la caracterizacin de los procesos, procedimientos y la
generacin de reportes peridicos acorde con los requerimientos de las
diferentes unidades de negocios de la empresa.

El flujo de informacin en la empresa se da internamente entre las

diferentes unidades de negocio que la integran y con el medio externo
de acuerdo con los roles que desarrolla cada uno de los actores de la
cadena de suministro.

En la figura 6, se presenta el flujograma del proceso de abastecimiento

de la empresa Blusas de Colombia SAS

Inicio proceso mat.prima

Eleccion proveedor
contrato
solicitud pedio
factura
datos de embarque

Llegada de embarque al pu
erto revisin m/cia
nacionalizacin m/cia elaboracion entrada almancen
documentos de la SIA
envio m/cia a la fbrica

eleccin proveedores
nacionales
contrato revisin m/cia
llegada insumos a la fbrica
orden de compra revisin
elaboracion entrada almancen
y elaboracion entrada
elaboracion entrada almancen

inicio mercadeo

contacto con comercial

cotizacin
aceptacin pdido

suministros: proceso de corte

mat.prima
insumos
empaque proceso de confeccin

empaque
verificac. producto

entrada p.t.
a bod. desp.

inicio
proceso de venta

nal. exp.

remision remision
factura venta factura
planilla transpte. planilla tranp.
dex y dcto.embarq

transpte. transpte. a
direccin cliente puerto de
monitoreo embarque
transporte

revisin sia
embarque a
puerto destino

Figura 6. Flujograma del proceso de abastecimiento de la empresa:

Blusas de Colombia SAS
Actividad de repaso

Ahora, lo invitamos a que disee una imagen similar desde un proceso

de su inters tomando como referente la figura 6.
Esperamos que a partir de esta recapitulacin afiance ms su
conocimiento. Adems es importante que usted indague sobre los
posibles proveedores y clientes de un producto que tenga en estudio.
As como la empresa se aprovisiona de materia prima y suministros,
genera el flujo de inventarios que integra proveedores y clientes hasta
llegar a conformar la cadena de abastecimiento.

7. Trazabilidad y sus caractersticas

Recuerde sus conocimientos previos

La trazabilidad es la secuencia (histrica), generada por los
procedimientos preestablecidos y necesarios desde el origen y el
trayecto que sigue un producto o lote de productos, a lo largo de
la cadena de suministro utilizando elementos de informacin,
ubicacin y comunicacin para detectar su localizacin y el
tracing o seguimiento y rastreo.

La implementacin del sistema de trazabilidad, permite

monitorear el recorrido del producto, en el espacio y el tiempo e
identificar los movimientos de la mercanca durante su
transporte y que as las partes interesadas en la negociacin,
pueden saber en qu lugar se encuentra ubicado su producto en
el momento de la consulta.
 Figura 7. Tecnologa aplicada al flujo de informacin

Esta figura presenta el flujo de materiales y la forma de captura y

trasmisin de informacin. Asimismo, se evidencia la representacin de
la tecnologa utilizada para el rastreo y seguimiento de los productos
requeridos por el cliente.
El diseo para organizar un sistema de trazabilidad, se plantea desde
la necesidad de rastrear el proceso realizado por los diferentes actores
en la cadena de suministros, desde el desarrollo hasta la entrega del
producto, facilitando as el seguimiento del producto mediante el
anlisis del comportamiento de las variables en cada etapa del
proceso. En este orden de ideas revisaremos aspectos relevantes en
cada uno de los eslabones de la cadena.

a. Aprovisionamiento:

Los actores asociados a este subsistema revisten importancia en el

sistema de trazabilidad ya que son los que aseguran la calidad del
producto terminado, al suministrar las materias primas asociadas al
proceso. Toma importancia para el sistema de trazabilidad la
informacin relacionada con: Ubicacin geogrfica, condiciones
tecnolgicas, buenas prcticas logsticas, formas de negociacin,
calidad de las materias primas, entre otras

b. Acopio
Es un eslabn opcional y responde a un proceso transitorio de
almacenamiento de la materia prima y se constituye en un actor que
realiza transacciones comerciales. En el sistema de trazabilidad se
considera relevante la informacin relacionada con cantidad de
materias primas recibidas, procedencia, condiciones de calidad,
mermas, daos y condiciones tcnicas de almacenamiento, fecha y
hora de entrada y de salida, turnos y responsables de recibo y
despacho.

c. Produccin

En este subsistema de la red logstica, ocurren eventos relacionados

con procesos definidos en la recepcin de las materias primas, el
acondicionamiento, la transformacin, el empaque y almacenamiento
del producto terminado. En el sistema de trazabilidad se requiere
manejar informacin propia de cada uno de estos en relacin con el
flujo de materiales, maquinaria, equipos, recursos humanos y
condiciones tecnolgicas del manejo de las materias primas en proceso
y del producto terminado; cada una de estos procesos estn
debidamente codificados por lotes de produccin con sus
caractersticas especiales de acuerdo con la normatividad

d. Distribucin

En este subsistema se busca llegar al cliente bajo las condiciones

establecidas y la estructuracin de los canales de distribucin; es
importante realizar seguimiento de las diferentes fases involucradas
en las operaciones, como por ejemplo el despacho de la mercanca.
Recuerden que en este trayecto se prepara y despacha la carga y a
travs de este se pueden encontrar registradas la fecha y hora de
cada proceso que involucra una orden, y pasa por las siguientes
actividades:
 Salida del
Recepcin Llegada al
Picking Packing Load o carga centro de Entrega
del pedido destinatario
distribucin

Figura 8 Actividades involucradas en la distribucin de productos

Realizar una adecuada trazabilidad sobre un determinado producto,

requiere controlar cada uno de los pasos que integran el proceso. La
siguiente imagen resume claramente este anlisis de trazabilidad.

Figura 9. Representacin proceso de trazabilidad

Como puede observarse, se genera el flujo de la mercanca

debidamente registrada lo que permite el rastreo o seguimiento o los
dos simultneamente por medios electrnicos y con la informacin
disponible para los actores de la cadena proveedores, clientes y partes
interesadas.
Estos eventos son registrados automticamente en el sistema de
informacin acordado y compartido con los socios. Tambin, a travs
de redes inalmbricas como el sistema Global Positioning System o
sistema de navegacin por satlite, -GPS-que el cliente consulta a
travs la web. Una vez que la mercanca est lista para ser
despachada, (es un inventario) pasa por procedimientos de
graficacin.
8. Conclusiones

Para una mejor comprensin analice los documentos que

se presentan en el ejercicio de trazabilidad presentado en el
ejemplo de Excel. Caso: Blusas de Colombia SAS.

La sistematizacin de la identificacin y registros de informacin

de las diferentes operaciones en la red logstica permite
identificar los productos registrarlos y codificarlos a travs de
estndares internacionales. Asimismo, posibilita el rastreo y
seguimiento de los productos a travs del uso de tecnologas de
informacin y comunicacin.

Un sistema de informacin debidamente documentado permite

hacer la trazabilidad del producto requerido por el cliente

Una de las acciones que se deben emprender en la valoracin del

sistema logstico es la delimitacin de los procesos y de los
actores que intervienen en la cadena de abastecimiento para
determinar el alcance de la red logstica.
 9. Bibliografa

Ballou, R. H. (2004). Logistica - administracion de la cadena de

suministro. Mxico: Pearson.
GS1 ARGENTINA. (2005). Trazabilidad- proyecto trace-1. Buenos Aires:
GS1 Argentina.