Resumen Ejecutivo

Resumen Ejecutivo sobre los Sistemas de Informacin presentes en las Instituciones

Educativas

Yecid Ibn Guerrero Herrera

Universidad de Santander

Notas del Autor

El documento descrito abajo corresponde a un resumen ejecutivo sobre los componentes

de un Sistema de Informacin.
Se presenta a la Profesora Marlene Lucila Guerrero Julio. Ingeniera de Sistemas,
Especialista en Docencia Universitaria, Magister en Ingeniera, rea de Informtica y Ciencias de
la Computacin.
La correspondencia relativa a este trabajo debe dirigirse a Yecid Ibn Guerrero H, Calle
15 Carrera 15, No 14-96, Sibundoy, Putumayo. E-mail: yecidiban@gmail.com
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Introduccin

El presente resumen habla sobre los tipos de Sistemas de Informacin y su incidencia en las

Instituciones Educativas, enfatiza en los procesos que se llevan en ellas que son primordialmente

estratgicos, claves y de apoyo como conceptualizaciones generalizadas. Se hace una crtica a

algunos de ellos porque desde luego que se tienen dificultades en la vida institucional educativa

porque las mejoras que pretender llevar no son visibles y se realiza un aporte constructivo

llamado a mejorar las condiciones de la vida cotidiana de una comunidad educativa en su

caracterizaciones curricular, pedaggica, ldica y recreativa.

En la Institucin Educativa donde se labora se tienen algunos sistemas de este tipo, pero

se encuentran aislados porque trabajan de manera independiente y desconectada, tampoco son

suplidos todos los procesos candidatos a sistematizar y eso se refleja en los problemas y

desordenes que se causan al ejercer la actividad docente y pedagoga; perdiendo importancia,

claridad y calidad en el proceso. Se espera con este trabajo al menos conocer en detalle a los

sistemas de informacin en las Instituciones Educativas para elaborar proyectos de software con

lenguaje de modelado unificado y empezar a construir un sistema de informacin institucional

acorde a las polticas nacionales y requerimientos regionales.

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Los Sistemas de Informacin, Tendencias Modernas

1. Sistemas de Informacin en las Organizaciones.

Norton (citado por UDES, 2016) afirma que:

Un Sistema de Informacin es un conjunto de aplicaciones de software que apoyan la

ejecucin de procesos de negocios al interior de una organizacin, automatizando el flujo de

Informacin entre tales procesos. Se ejecuta sobre una plataforma hardware especfica, y

actualmente permite el acceso de Informacin a travs de una red o Internet. (p.2)

En las Instituciones Educativas del mbito nacional el flujo de Informacin actualmente

est siendo canalizado por diferentes Sistemas de Informacin fundamentalmente en lo de

matrculas y de notas, sin embargo, muchas de estas tienen un atraso evidente reflejado en el uso

de las Tecnologas de las Informacin y la Comunicacin (T.I.C.S) de manera aislada en sus

subsistemas con la posterior dificultad de no compartir la Informacin til y tomar decisiones

sobre todo en el nivel estratgico.

Las operaciones bsicas de un Sistema de Informacin son: entrada de datos, su

procesamiento y almacenamiento y la salida de datos, los Sistemas de Informacin permiten

manipular las unidades bsicas de Informacin llamadas datos en transacciones de carcter

acadmico, por ende se administran y manipulan en colecciones estructuradas llamadas bases

de datos, adems son referentes a la vida cotidiana de una comunidad educativa y su contexto,
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por ejemplo el conglomerado de la matrcula, la asignacin acadmica de docentes, las notas

obtenidas , los datos de los proyectos obligatorios entre otros.

En toda organizacin se han identificado 3 tipos de procesos que son factibles de

sistematizar, ellos son: actividades estratgicas, actividades claves y procesos de apoyo. Los

Sistemas de Informacin permiten ejecutar tales procesos con eficiencia y eficacia, sin embargo,

en el contexto educativo nacional ha habido mucho desorden a la hora de implementarlos e

implantarlos, por ejemplo, existen en el nivel bsico como la Sistematizacin de notas y boletines

mas no en el gerencial o directivo, por ejemplo, no hay un Sistema o software que lleve el control

de los proyectos obligatorios, tampoco un software que le preste ms atencin a la poblacin de

inclusin, etc.. se puede concluir que ha habido una Sistematizacin incompleta y parcializada.

2. Pasos en el desarrollo de un Sistema de Informacin.

Para desarrollar un Sistema de Informacin en una organizacin, sea educativa o de otro tipo se

tienen en cuenta tres tipos de enfoques, ellos son: el enfoque tradicional, el basado en prototipos

y el lenguaje unificado de modelado.

El enfoque tradicional basa su filosofa de desarrollo en etapas lineales y secuenciales,

ellas son: requerimientos, anlisis, diseo, implementacin y puesta en marcha, es anticuado

porque es lineal en el tiempo y no retroalimenta las primeras etapas, sus diseos agrupan muchos

tipos de errores consecutivos y es obsoleto; en cambio el enfoque basado en prototipos permite

definir prototipos que retroalimenta el usuario siendo llevados al desarrollo final cuando estn
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bien, caso contrario son modificados por sus sugerencias para repetir el ciclo, pero entre usuarios

finales, desarrolladores y programadores no se habla el mismo lenguaje, al desarrollar sistemas

con esta denomina metodologa el tiempo tambin es considerable.

UDES (2016) afirma para el tercer modelo llamado lenguaje de modelado unificado o

U.M.L que:

Es un estndar para elaborar diagramas de software orientado a objetos, que posteriormente

evolucion para utilizarse en el modelado de procesos organizacionales y empresas. Se utiliza

mucho para especificar, analizar y disear aplicaciones de software en las cules se apoyan los

Sistemas de Informacin. (p.6)

El U.M.L coloca a los usuarios finales y desarrolladores a hablar un mismo lenguaje para

el diseo inicial e implantacin final de un Sistema. El lenguaje de modelado unificado es un

estndar referente que modela los procesos del negocio de un Sistema, funciones del mismo y

aspectos concretos; no tiene en cuenta la etapa de programacin, pero la amplia en su

elaboracin.

Para construir un Sistema mediante este lenguaje, son tres los tems ms importantes: los

elementos, las relaciones y los diagramas. En el mbito educativo los docentes han participado

como modeladores y actores en proyectos de informtica que mejoran la calidad de la educacin

en aspectos tales como las especificaciones del software, diseo y programacin. Las relaciones
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son ms pertinentes y exactas para mejorar los flujos de informacin y los esquemas, diagramas o

mapas que se elaboran para ser ms clarividentes en su comprensin y ejecucin.

Bajo este modelo los Sistemas de Informacin permiten ejecutar tales procesos con

eficacia y eficiencia, ms an est descrito el modelo de un sistema, ah se narran sus mtodos o

procesos, en detalle explica interfaces de entrada, lgica de procesos de negocio, organizacin de

los objetos de software, despliegue del sistema en plataformas de hardware y software; se puede

observar que la documentacin es amplia y duradera, en los ltimos aos este modelo se acopla

mucho a las necesidades y caractersticas de las Instituciones Educativas para adelantar proyectos

de software y de Sistemas de Informacin Educativos.

3. Sistemas de Informacin en las Instituciones Educativas.

A nivel nacional en las Instituciones Educativas existen muchos tipos de Sistemas, tenemos en

niveles desde el superior como el de nivel de Suprasistema, que es utilizado por los entes del

estado para hacer seguimiento, luego tenemos el nivel de Institucin que brinda el apoyo

estratgico y misional para alcanzar las metas y objetivos de los entes territoriales, y finalmente

en el mbito local tenemos los Sistemas a nivel de aula, que pretenden apoyar las labores de

enseanza y aprendizaje del docente y los estudiantes.

En general todos estos sistemas son aplicaciones de software que involucran macro

procesos con grandes volmenes de informacin encaminados en sus distintos niveles a cumplir

objetivos para mejorar la calidad en la prestacin del servicio educativo, por ejemplo los entes del
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estado vigilan por una buena educacin de carcter general y articulada a los estndares

internacionales; en el mbito local estn encaminados a fortalecer y cumplir en la mejora del

horizonte institucional educativo y en el nivel de aula en mejorar y aplicar el uso de las T.I.C.S

como medio para el aprendizaje de contenidos de carcter multimedial y masivo.

4. Sistemas de Informacin en Entidades Reguladoras de Educacin.

Los maneja el Ministerio de Educacin Nacional para monitorear las Instituciones Educativas y

disponer de estadsticas confiables y oportunas, los ms trascendentales son: Sistema de

Informacin Nacional de Educacin Bsica y Media, Sistema de Evaluacin Institucional,

Sistema de Informacin Nacional de Contratacin Educativa, Sistema Integrado de Matriculas,

estos en educacin bsica y media. En educacin superior son el Sistema Nacional de

Informacin de Educacin Superior y Sistema de Aseguramiento de la Calidad en la Educacin

superior.

En este tipo de sistemas se presentan muchos errores porque la informacin que manejan

es errtica y dispersa, su proceso es manual y dificultoso para su respectivo anlisis, pero el

Ministerio de Educacin Nacional de Colombia est estableciendo un Sistema Nacional de

Informacin con caractersticas de manejo en tiempo real para administrar y procesar la

informacin, as tomar decisiones oportunas y facilitar la participacin ciudadana que es la

columna vertebral y el alma de la educacin pblica nacional.

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5. Sistemas de Informacin en las Instituciones Educativas.

En una institucin educativa como Sistema abierto tambin existen muchos subsistemas de

Informacin utilizados para agilizar los procesos administrativos. estos procesos son de tres tipos:

estratgicos donde inciden en la evaluacin institucional y la gerencia estratgica; luego en los

procesos clave donde inciden en la planificacin de actividades, Sistema de matrcula, los

Sistemas de gestin y la escuela de padres. Por ltimo, tenemos los procesos de apoyo que

inciden en los recursos humanos, la contabilidad y el presupuesto.

En ellos se presentan procesos administrativos, de gestin acadmica y otras labores

procesales, pero actualmente presentan muchos inconvenientes por ser poco objetivos y

pertinentes en su desarrollo, sin embargo, estos mismos inconvenientes se convierten en

parmetros de solucin y hacen necesaria la participacin de todos los estamentos de la

comunidad educativa primordialmente en el anlisis, diseo e implantacin de este tipo de

sistemas, son los que ms interesan porque estn relacionados en el mbito del trabajo docente y

sus reas de influencia en el nivel local de anlisis.

Es muy importante, eso s que estn acordes a las polticas administrativas de los entes de

control territoriales y nacionales para ser tiles y duraderos en el tiempo, lo ms importante es

aplicar los decretos y normas vigentes del estado para su ejecucin, y as se puedan acoplar con el

desarrollo de una filosofa inclusiva entre ellos y los sistemas de control mas grandes.
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6. Sistemas de Informacin a Nivel de Aula.

Estos sistemas son un medio de apoyo, una especie de fin en las actividades de enseanza

aprendizaje en el aula, se tienen de manera significativa los entornos virtuales de aprendizaje y

sus colecciones de objetos virtuales de aprendizaje y los recursos educativos abiertos entre otros

que involucran contenidos ricos de elementos web.

Disponen entre otras caractersticas de tipologas que tratan de universalizar el acceso a la

informacin, convertirla de dominio pblico con rasgos de aprendizaje acadmicos que fortalecen

los planes de estudio, el dominio curricular, descubren nuevas formas de ensear los docentes e

incentiva el uso de las T.I.C.S en los estudiantes.

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Conclusiones

Las Instituciones Educativas son Sistemas abiertos que intercambian informacin con el

entorno circundante, este tipo de informacin es de carcter procesual y debe entregar

unas salidas o resultados en tiempo real para tomar correctamente decisiones y beneficiar

a todos sus miembros.

Las Instituciones Educativas necesitan directa e indirectamente de este tipo de sistemas,

sobre todo los del nivel de aula e institucional para establecer una dinmica de

intercambio de datos como primer paso en el establecimiento de polticas claras en la

misin y visin de las mismas y la consecucin de sus objetivos y metas anuales de

calidad medidas a travs de indicadores, que se destacaran en su evaluacin de

desempeo anual al finalizar el ao escolar.

Es interesante el Lenguaje de modelado unificado o U.M.L ya que engloba a una

Institucin Educativa como un todo, un sistema dinmico y la universaliza en un modelo

para su posterior sistematizacin y expansin de manera abierta y flexible, clarificando

sus subsistemas, componentes y las conexiones con el mundo exterior, as la caracteriza y

estructura en sus bases de datos para que sea til e importante en su accionar con nuevos

sistemas.
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Lista de Referencia

UDES (2016). Libro Electrnico Multimedial. Sistemas de Informacin en Instituciones

Educativas. Sistemas de Gestin para Educacin Mediados por TIC. Santander,

Bucaramanga. Recuperado de

http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.006.MG/Documentos/cap3/Capit

ulo_Completo.pdf